Document Preview SE. Installation & Configuration Guide

Transcriptie

1 Document Preview SE Installation & Configuration Guide

2 2014, Eddon Software B.V., s-hertogenbosch. Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze ook en evenmin worden opgeslagen in een databank met als doel een terugzoek mogelijkheid te verschaffen aan derden zonder voorafgaande toestemming van Eddon Software B.V. Eddon Software B.V. Ingeschreven bij Kamer van Koophandel onder nr Add-on Document Preview SE Artikel software BSE023 Behorende bij release vanaf 4 Datum Auteur Ute van Riel van Fessem Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 2 van 18

3 Inhoudsopgave 1 Uitgangspunten en randvoorwaarden Systeemeisen server en client Benodigde rechten Afhankelijkheden andere applicaties Technische uitgangspunten Benodigde licenties Functionele uitgangspunten Installatie Document Preview SE Add-on Maatwerkmenu SE Installatie software Bijwerken database Configuratie Document Preview SE Beveiliging in Synergy Benodigde rol Enabling add-on solutions vanaf batch Benodigde functierechten Onderhoud Add-on Maatwerkmenu Onderhoud instellingen Installatie licentiesleutel Onderhoud verzoektypes - Instellingen Geavanceerde instellingen Onderhoud Verzoektypes - Gebruikersinstellingen Onderhoud Documenttypes - Instellingen Geavanceerde instellingen Onderhoud Documenttypes - Gebruikersinstellingen Office-bijlagen openen Windows XP Windows Vista en Windows Bekende meldingen Foutmeldingen bij openen bijlage Microsoft Excel-bestand Previews openen niet in de browser Geen voorbeeld bij PDF-bestanden DLL-bestanden geblokkeerd Technische eigenschappen Databasetabellen Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 3 van 18

4 Inleiding De Document Preview SE is een add-on gemaakt voor Exact Synergy Enterprise. Met deze add-on wordt de inhoud van aan verzoeken gekoppelde documenten direct zichtbaar gemaakt in het verzoekscherm. Hierdoor kunnen verzoeken snel afgehandeld worden vanuit één scherm, zonder extra muisklikken. Zowel de documentbody als de inhoud van de documentbijlage kunnen worden getoond. Daarnaast kunnen de aan Synergy-documenten gekoppelde bijlagedocumenten direct in het documentscherm als preview getoond worden. Het is hiermee niet nodig om de bijlage eerst te downloaden om de inhoud te kunnen bekijken. Wanneer er meerdere documentbijlagen gekoppeld zijn, worden deze onder elkaar weergegeven. De add-on kan documentenbijlagen tonen van de meest gangbare bestandsformaten, zoals PDF, JPEG en Office-bestandsformaten. Het is per verzoektype en/of documenttype in te stellen of de documentinhoud weergegeven moet worden. Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 4 van 18

5 1 Uitgangspunten en randvoorwaarden 1.1 Systeemeisen server en client Voor de server(s) en clients zijn de standaard systeemeisen voor Exact Synergy Enterprise van toepassing. Deze zijn te vinden in document op de Exact Customer Portal. 1.2 Benodigde rechten Voor de installatie zijn de volgende rechten van belang: System administrator (om de database te kunnen updaten en initialiseren) Synergy administrator (om rechten/rollen aan te maken) 1.3 Afhankelijkheden andere applicaties Om een of meerdere add-ons te kunnen gebruiken moet men ook het Add-on Maatwerkmenu SE hebben geïnstalleerd. Voor een correcte werking van de Document Preview SE dient op de clients Adobe Reader geïnstalleerd te zijn. Daarnaast dient afhankelijk van de instellingen binnen Document Preview Microsoft Office geïnstalleerd te zijn. LET OP: U dient altijd de recente commerciële versie van de bovengenoemde add-ons te installeren. 1.4 Technische uitgangspunten Er is bij de ontwikkeling gebruik gemaakt van de Software Development Kit (SDK) voor Exact Synergy Enterprise. Deze werkwijze zorgt ervoor dat de add-on zoveel mogelijk onafhankelijk van de standaard software kan functioneren. Hierdoor wordt het eenvoudiger om een update van de standaard software uit te voeren. Ondanks dat dient u toch contact met uw partner op te nemen wanneer u een update wilt uitvoeren naar een nieuwere versie van Exact Synergy Enterprise. 1.5 Benodigde licenties Module YA Enabling add-on solutions role in de Exact Synergy Enterprise licentie. Voor de Document Preview SE is een licentiesleutel van Eddon Software vereist. 1.6 Functionele uitgangspunten Er wordt gebruik gemaakt van de standaard oplossing van Exact Synergy Enterprise. Eventueel kan dit uitgebreid worden met andere add-ons en maatwerk. Installatie Document Preview SE Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 5 van 18

6 2 Installatie Document Preview SE 2.1 Add-on Maatwerkmenu SE Voor een correcte werking van de add-ons dient het Add-on Maatwerkmenu SE geïnstalleerd te worden. Het Add-on Maatwerkmenu is een aparte installatieset en voegt het Add-on menu toe aan Synergy. Hiervandaan kunnen meerdere add-ons en maatwerkonderdelen worden aangeroepen. 2.2 Installatie software De add-on dient op de server geïnstalleerd te worden waar ook Exact Synergy Enterprise staat. Door middel van het bestand CSSetup_NL.exe kan de set-up van de add-on opgestart worden. LET OP: Voor het installeren dienen alle gebruikers Synergy te verlaten. Ook eventuele achtergrondprocessen dient u tijdelijk te stoppen. Bij Installatie soort wordt gekozen voor CD installatie Bij Lokale installatiedirectory moet worden gekozen voor de directory waar Synergy in geïnstalleerd staat. Door te kiezen voor OK wordt de installatie gestart. Het volgende scherm verschijnt. Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 6 van 18

7 Door te kiezen voor Ja wordt de installatie verder uitgevoerd. Wanneer de installatie voltooid is, wordt het onderstaande scherm getoond. 2.3 Bijwerken database Na het installeren van de add-on moet de database opnieuw geïnitialiseerd worden. Hierom zal automatisch worden gevraagd bij het opstarten van Synergy. Door te kiezen voor Bijwerken wordt het initialiseren van de database uitgevoerd. De instellingen bij het onderdeel Login zijn afhankelijk van de beveiligingsinstellingen van de Synergy-database. Iedere database dient apart bijgewerkt te worden. Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 7 van 18

8 3 Configuratie Document Preview SE 3.1 Beveiliging in Synergy Benodigde rol Enabling add-on solutions vanaf batch 244 Vanaf batch 244 dienen alle medewerkers die gebruik moeten kunnen maken van de MS Word Merge Add-on, gekoppeld te zijn aan de licentierol Enabling add-on solutions op niveau Bedrijf. Koppel hiervoor allereerst een willekeurige licentierol aan de medewerkers, waarmee bepaald wordt op welke Synergy-portal (ESS, CRM, etc.) ze kunnen inloggen. Hierna kunt u de rol Enabling add-on solutions koppelen aan de gebruikers op niveau Bedrijf. U kunt de Document Preview NIET gebruiken op de dealer- en/of klantenportal, omdat dealers en klanten niet de juiste rechten toegewezen kunnen krijgen. Voor meer informatie over de rollenstructuur binnen Exact Synergy Enterprise verwijzen wij u naar documenten en op de Exact Customer Portal Benodigde functierechten Bij de installatie van de Document Preview zijn automatisch een aantal nieuwe functierechten aangemaakt. Deze zijn te vinden via het menupad Systeem Inrichting Beveiliging: Functierechten. Bovenstaand functierecht moet gekoppeld worden aan een rol. Automatisch zorgt Synergy ervoor dat standaard de rol Administrator de Document Preview mag onderhouden. Door functierecht te koppelen aan bepaalde rollen en die rollen vervolgens te koppelen aan medewerkers, kunt u zelf bepalen wie er verantwoordelijk is voor de inrichting van add-on. Na opnieuw inloggen kan de medewerker de add-on verder onderhouden. 3.2 Onderhoud Add-on Maatwerkmenu Klik in het topmenu op Add-on. De eerste keer dat een administrator dit doet, zal er gevraagd worden om de inloggegevens. Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 8 van 18

9 Vul uw gegevens in en klik op Bewaren. Dit is een eenmalige handeling en het wordt aangeraden dit onder het administrator account uit te voeren. Hiermee wordt het add-on menu aangepast wanneer er een wijziging (update of toevoeging) heeft plaatsgevonden in de add-ons. Na het bijwerken, zal Add-on Inrichting er als volgt uitzien: U heeft hier de mogelijkheid om voor bepaalde verzoektypes en/of documenttypes aan te geven of de inhoud van gekoppelde documenten getoond moet worden, eventueel met de documentbijlage en voor welke bestandsformaten dit moet gelden. U legt dit bedrijfsbreed vast, maar gebruikers kunnen voor zichzelf de instellingen aanpassen. 3.3 Onderhoud instellingen Nadat de add-on voor Synergy is geïnstalleerd moeten er een aantal instellingen ingevuld worden. De instellingen zijn te onderhouden via het menupad Add-on Inrichting Document Preview: Instellingen Installatie licentiesleutel Voor een correcte werking van deze add-on is het noodzakelijk een licentiesleutel in te voeren. De licentiesleutel wordt via een tekstbestand verstrekt door uw leverancier. LET OP: De sleutel dient te worden aangeleverd in een tekstbestand. Direct kopiëren en plakken in een leidt tot een verminkte sleutel. Het tekstbestand heeft de volgende naamgeving: License_1707_Document Preview SE_[Naam klant in Exact]_[Einddatum]_[Aantal gebruikers].txt Als u dit bestand opent met Kladblok, ziet u bijvoorbeeld onderstaande (fictieve) licentiesleutel: De licentiesleutel is te onderhouden via het menupad Add-on Inrichting Document Preview: Instellingen. U kopieert de licentiesleutel vanuit het tekstbestand en in de instelling Algemeen: Licentiesleutel. Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 9 van 18

10 Zonder deze licentiesleutel zal de Document Preview SE niet functioneren. Zodra een verzoek wordt geopend waarbij een preview zou moeten verschijnen, zal een foutmelding worden getoond. U kunt de add-on alleen gebruiken in uw eigen Synergy-omgeving: de licentiesleutel wordt namelijk uitgegeven op naam zoals die in uw Exact Synergy Enterprise licentie is vastgelegd. In de volgende gevallen wordt een foutmelding getoond: 1. Verlopen van de einddatum. Dit geldt voornamelijk voor proeflicenties. 2. Foutieve / verminkte licentiesleutel. Indien de licentiesleutel ontbreekt of niet overeenstemt met de gegevens uit uw Exact licentie, wordt hier melding van gemaakt. 3.4 Onderhoud verzoektypes - Instellingen U bepaalt zelf bij welke verzoektypes de documentinhoud getoond moet worden. Dit legt u bedrijfsbreed vast door in Synergy te gaan naar Add-on Inrichting Document Preview: Verzoektypes - Instellingen. De bestaande instellingen worden getoond: U kunt koppelingen aanmaken, wijzigen of verwijderen. Klik op Nieuw om een nieuwe koppeling toe te voegen: Bij Verzoektype kiest u het verzoektype waarin u de preview van gekoppelde documenten wilt tonen. Dit mag elk willekeurig verzoektype zijn. Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 10 van 18

11 Bij Verzoekveld geeft u aan in welk veld van het verzoek het document en/of de bijlage is gekoppeld. U maakt hier de keuze uit het documentveld, bijlageveld of een van de vrije guidvelden. LET OP: Voor elk verzoekveld waarvan u het gekoppelde document wilt tonen, dient u een nieuwe koppeling te maken. U maakt daarmee dus meerdere regels aan voor het betreffende verzoektype. Moet de documentbijlage getoond worden, dan kiest u bij Bijlage voor Ja. Anders kiest u voor Nee. Als naast de bijlage ook de inhoud van het Synergy-document getoond moet worden, dan kiest u bij Body voor Ja. De optie Ja, indien geen bijlage zorgt ervoor dat de inhoud van het Synergydocument alleen getoond wordt als er geen bijlage aan het document is gekoppeld. Wanneer er wel een documentbijlage is gekoppeld, zal de body niet worden getoond. U kunt ook kiezen voor Nee, waarmee de body nooit zal worden getoond in het verzoek. Vink bij Tonen extensie bijlage aan welke bestandsformaten er getoond mogen worden. U heeft de keuze uit de meest gangbare bestandsformaten voor afbeeldingen en documenten. Tot slot bepaalt u in welke Volgorde de documentpreviews getoond moeten worden. Deze instelling gebruikt u alleen wanneer u meerdere regels heeft aangemaakt voor het betreffende verzoektype. Wilt u bijvoorbeeld eerst de bijlage van het bijlageveld tonen en daarna de body van het gekoppelde document in het vrije guidveld? De gekoppelde documenten worden in het verzoek uiteindelijk onder elkaar weergegeven in de opgegeven volgorde. Klik op Bewaren om de instellingen op te slaan Geavanceerde instellingen Wanneer u in het scherm Add-on Inrichting Document Preview: Verzoektypes - Instellingen klikt op Instellingen, kunt u extra instellingen opgeven voor de previews. Deze instellingen gelden voor alle koppelingen die u heeft aangemaakt. U geeft bij Breedte en Hoogte de afmetingen op waarin de documentpreviews getoond moeten worden. Dit kunt u opgeven in aantal Pixels, maar dit kan ook in een bepaald percentage ( % ) van het scherm. Bepaal tevens het Maximum aantal getoonde bijlagen. Wanneer u aan documenten meerdere bijlagen heeft gekoppeld, kunt u met deze instelling dus opgeven dat er altijd slechts één bijlage wordt getoond in de documentpreview. Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 11 van 18

12 Wanneer u Converteer Microsoft Office bestanden naar PDF aanvinkt, worden Office-bestanden altijd automatisch geconverteerd en zullen als PDF worden weergegeven. Deze instelling geldt voor Word, Excel en PowerPoint. LET OP: Het gaat hierbij slechts om een preview in PDF-formaat. Er wordt GEEN PDF-bestand als bijlage van het gekoppelde document opgeslagen Onderhoud Verzoektypes - Gebruikersinstellingen Medewerkers kunnen voor zichzelf bepalen bij welke verzoektypes ze de documentpreviews getoond willen hebben. Een gebruiker kan de standaard bedrijfsbrede koppelingen voor zichzelf wijzigen via Add-on Inrichting Document Preview: Verzoektypes - Gebruikersinstellingen. Ook de geavanceerde instellingen kunnen door de gebruiker zelf gewijzigd worden. Deze instellingen zullen de bedrijfsinstellingen overrulen. Wanneer een gebruiker aangeeft dat hij een bepaalde documentpreview niet kan zien, terwijl dit wel is ingesteld in de bedrijfsinstellingen, dient u dus altijd de gebruikersinstellingen na te lopen. 3.5 Onderhoud Documenttypes - Instellingen U bepaalt zelf bij welke documenttypes de documentinhoud getoond moet worden. Dit legt u bedrijfsbreed vast door in Synergy te gaan naar Add-on Inrichting Document Preview: Documenttypes - Instellingen. De bestaande instellingen worden getoond: U kunt koppelingen aanmaken, wijzigen of verwijderen. Klik op Nieuw om een nieuwe koppeling toe te voegen: Bij Document type kiest u het documenttype waarin u de preview van gekoppelde bijlagedocumenten wilt tonen. Dit mag elk willekeurig documenttype zijn. Vink bij Tonen extensie bijlage aan welke bestandsformaten er getoond mogen worden. U heeft de keuze uit de meest gangbare bestandsformaten voor afbeeldingen en documenten. Klik op Bewaren om de instellingen op te slaan. Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 12 van 18

13 3.5.4 Geavanceerde instellingen Wanneer u in het scherm Add-on Inrichting Document Preview: Documenttypes - Instellingen klikt op Instellingen, kunt u extra instellingen opgeven voor de previews. Deze instellingen gelden voor alle koppelingen die u heeft aangemaakt. U geeft bij Breedte en Hoogte de afmetingen op waarin de documentpreviews getoond moeten worden. Dit kunt u opgeven in aantal Pixels, maar dit kan ook in een bepaald percentage ( % ) van het scherm. Bepaal tevens het Maximum aantal getoonde bijlagen. Wanneer u aan documenten meerdere bijlagen heeft gekoppeld, kunt u met deze instelling dus opgeven dat er altijd slechts één bijlage wordt getoond in de documentpreview. Wanneer u Converteer Microsoft Office bestanden naar PDF aanvinkt, worden Office-bestanden altijd automatisch geconverteerd en zullen als PDF worden weergegeven. Deze instelling geldt voor Word, Excel en PowerPoint. LET OP: Het gaat hierbij slechts om een preview in PDF-formaat. Er wordt GEEN PDF-bestand als bijlage van het gekoppelde document opgeslagen Onderhoud Documenttypes - Gebruikersinstellingen Medewerkers kunnen voor zichzelf bepalen bij welke documenttypes ze de documentpreviews getoond willen hebben. Een gebruiker kan de standaard bedrijfsbrede koppelingen voor zichzelf wijzigen via Add-on Inrichting Document Preview: Documenttypes - Gebruikersinstellingen. Ook de geavanceerde instellingen kunnen door de gebruiker zelf gewijzigd worden. Deze instellingen zullen de bedrijfsinstellingen overrulen. Wanneer een gebruiker aangeeft dat hij een bepaalde documentpreview niet kan zien, terwijl dit wel is ingesteld in de bedrijfsinstellingen, dient u dus altijd de gebruikersinstellingen na te lopen. Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 13 van 18

14 3.6 Office-bijlagen openen Laat u op een werkstation de optie Convert Microsoft Office files to PDF uitgevinkt, dan worden Word-, Excel- of PowerPoint-bijlagen in de betreffende Office-applicatie geopend worden. De gebruiker krijgt de volgende pop-up, waarin u op Openen dient te klikken: Vink de optie Altijd waarschuwen voordat bestanden van dit type worden geopend uit om het Office-bestand de volgende keer zonder pop-up direct te openen in de Office-applicatie. Ook is het mogelijk om het Office-bestand niet in de betreffende Office-applicatie te laten openen, maar direct in de Internet Explorer browser weer te geven Windows XP Ga in Windows Verkenner naar Extra Mapopties : Kies tabblad Bestandstypen en selecteer de juiste Extensies. Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 14 van 18

15 Klik op Geavanceerd voor meer opties: Vink de optie Openen na downloaden bevestigen uit en vink de optie In hetzelfde venster openen aan. Klik tot slot op OK om de instellingen op te slaan Windows Vista en Windows 7 In de installatiemap van Document Preview wordt het registerbestand FilenameTypesVistaORWord2007.reg meegeleverd. De hierboven beschreven instellingen voor Windows XP zijn niet meer beschikbaar op werkstations waarop Windows Vista of Windows 7 is geïnstalleerd. U dient daarom een aanpassing uit te voeren in het register. Het meegeleverde REGbestand voert deze aanpassing automatisch voor u uit. Plaats het bestand op het betreffende werkstation en dubbelklik erop om het uit te voeren. Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 15 van 18

16 4 Bekende meldingen 4.1 Foutmeldingen bij openen bijlage Microsoft Excel-bestand Bovenstaande foutmelding kan worden getoond bij het weergeven van sommige XLSX-bestanden. Dit heeft te maken met welke versie van Microsoft Office 2007 het betreffende bestand is gemaakt en opgeslagen. De melding geeft aan dat het bestand misschien corrupt is, terwijl dit niet het geval is. In de installatiemap van de Document Preview vindt u het bestand DisableXLSLPopup.reg. Dit registerbestand kan worden uitgevoerd op werkstation waarbij bovenstaande pop-up veschijnt. Doorgaans staat op deze werkstations Microsoft Office 2007 geinstalleerd. Om het bestand uit te voeren, klikt u er dubbel op. De pop-up zal daarna niet meer verschijnen en de Excel-bijlage wordt normaal getoond in het preview scherm. 4.2 Previews openen niet in de browser Het kan voorkomen dat de previews niet in de browser zelf openen, ondanks de aanpassingen die u heeft gedaan volgens paragrafen 3.6 en 4.2. Om de juiste weergave van de previews in uw browser te krijgen, is het raadzaam om Internet Explorer te gebruiken. De beste ondersteuning bieden wij voor Internet Explorer 9 in 32-bit modus. 4.3 Geen voorbeeld bij PDF-bestanden Om PDF-bestanden te bekijken in Internet Explorer dient de Adobe PDF Reader geïnstalleerd te zijn op de werkstations. Het kan voorkomen dat het nog steeds niet mogelijk is om PDF-bestanden in de preview te bekijken. Via de Adobe PDF Reader kunt u namelijk aangeven of u gebruik wilt maken van deze optie. Open Adobe Reader en kies voor Edit Preferences. Onderstaand scherm wordt zichtbaar: Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 16 van 18

17 Kies voor het item Internet (1) en vink de optie Display PDF in browser (2) aan. Is de optie al aangevinkt, vink deze dan uit en sluit het scherm af. Ga opnieuw naar Edit Preferences Internet en vink de optie opnieuw aan. Wanneer u de Internet Explorer herstart kunt u nu de preview van het PDF-bestand bekijken. 4.4 DLL-bestanden geblokkeerd Bij het gebruik van de Document Preview op een Windows 2008 R2 Server kan de volgende foutmelding verschijnen: Request for the permission of type 'System.Web.AspNetHostingPermission, System, Version= , Culture=neutral, PublicKeyToken=b77a5c561934e089' failed., Application = WflSearch.aspx, Source = CSNOBWord.Extension, Function = Void AfterInit(), Stack = CSNOBWord.Extension.WflSearchWordMerge.AfterInit() Deze melding heeft ermee te maken dat Windows de DLL-bestanden van de Document Preview heeft geblokkeerd. De DLL-bestanden van de Document Preview vindt u in de Bin-map van de Synergy programmatuurmap. Wanneer u in de eigenschappen van de DLL-bestanden (klik met de rechter muisknop op de bestanden en kies Eigenschappen ) de volgende melding ziet, dient u op Unblock te klikken om de DLL-bestanden te deblokkeren: Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 17 van 18

18 5 Technische eigenschappen 5.1 Databasetabellen Na installatie van de Document Preview SE worden in de database automatisch tabellen toegevoegd. Tabel CSNobDpvSettings CSNobDpvDocumentTypeSettings Omschrijving Alle instellingen van de ingestelde verzoektypen worden hierin opgeslagen; zowel bedrijfsbrede als gebruikersspecifieke instellingen. Alle instellingen van de ingestelde documenttypen worden hierin opgeslagen; zowel bedrijfsbrede als gebruikersspecifieke instellingen. Eddon Software BV Document Preview SE 26 maart 2014 pagina 18 van 18