Tussenrapportage. afzonderlijke commissies

Transcriptie

1 Tussenrapportage afzonderlijke commissies

2 Inhoudsopgave Doelstellingen technische commissie...3 Samenstelling commissie...3 Doelstellingen Wat gaan we daarvoor doen?...3 Resultaten 2013 (t/m oktober)...4 Doelstellingen Public Relations...5 Inleiding...5 Ontwikkelingen in de samenstelling...5 Doelstellingen Wat gaan we daarvoor doen?...5 Resultaten 2013 (t/m oktober)...6 Doelstellingen Doelstellingen Activiteiten Commissie...7 Inleiding...7 Samenstelling commissie Ontwikkelingen samenstelling Doelstellingen Resultaten 2013 (t/m oktober)...8 Doelstellingen Wat gaan we daarvoor doen?...8

3 Doelstellingen technische commissie Samenstelling commissie Voorzitter: Math Smeets (organisatie wedstrijden) Lid: Dennis Colijn (hoofdtrainer Nimo Landgraaf) Lid: Geert Janssen (organisatie badopbouw thuiswedstrijden) Lid: Maurice Willems (officialcommissie) Lid: Pascal Driessen (Sportlink) Lid: Thijs Villevoije (tijdenadministratie) Lid: Wim Lanckohr (Organisatie thuiswedstrijden) Technische staf: Algemeen hoofdtrainer: Dennis Colijn A-ploeg: Dennis Colijn (hoofd A-ploeg) en Math Smeets, Minioren: Nicolle Colijn-Janssen (hoofd Minioren), Sonja de Brouwer Ton Koonen en René van der Valk B-ploeg: Bob Goffin,, Sander Slaghuis, Lieke Janssen, Nieske Janssen, Camiel Smeets en Lester Snackers Doelstellingen Minimaal 2 nieuwe officials werven. De cursus start meestal in september. 2. Een opfriscursus organiseren voor de bestaande officials. 3. Een ervaren trainer zoeken voor de A-ploeg ter ondersteuning van het huidige trainerscorps. 4. Uitbreiding van de Technische Commissie, met name richting wedstrijdorganisatie. 5. De volledige ledenadministratie via Sportlink over te laten gaan. 6. De trainingsfaciliteiten / kwaliteit behouden en optimaal benutten. Gezien de ledengroei mogelijk de faciliteiten in 2013 uitbreiden Extra gediplomeerde trainers langs de kant hebben staan. 8. Een grote zwemwedstrijd / evenement organiseren. Wat gaan we daarvoor doen? 1. Vrijwilligers actief benaderen / werven voor het volgen van de officialcursus. 2. Een bijeenkomst organiseren voor de bestaande officials en kennis en kunde nogmaals opfrissen. Eventueel nieuwe regels bekend maken etc. 3. Een trainer werven van buitenaf. 4. Nieuwe vrijwilliger werven voor het helpen bij organisatie van wedstrijden. 5. Pascal Driessen gaat voor de start van het jaar 2013 de gehele ledenadministratie overbrengen in het Sportlink programma. 6. Acties voor ledenwerving zijn nodig om als zwemploeg te groeien. De trainingsfaciliteiten kunnen in de toekomst dan groeien. 7. De nieuwe gediplomeerde trainers gaan eind 2012 starten met de opleiding.

4 8. Nimo gaat in ieder geval de LKA organiseren. Er komt nog een evaluatie van de SZK, hierin wordt beslist of het voor herhaling vatbaar is. Resultaten 2013 (t/m oktober) 1. Er zijn in september geen mensen gestart met de cursus. Oorzaak hiervan kan gevonden worden doordat er te laat is gestart met het benaderen van mensen, anderzijds ook een beperkte interesse. Wel hebben zich enkele kandidaten aangemeld voor het volgende jaar. Tevens heeft Clemens de Brouwer de cursus tot kamprechter met succes afgerond. 2. Aan het begin van het jaar heeft een bijeenkomst plaatsgevonden olv Maurice Willems. 3. Op de vacature voor een trainer bij de A-ploeg is 1 reactie binnegekomen. Deze kandidaat werd door de betrokkenen niet als serieus beschouwd. 4. Wim Lanckohr zal helpen bij het organiseren van thuiswedstrijden. Hij treedt toe tot de technische commissie. 5. De ledenadministratie is door Pascal Driessen overgenomen via Sportlink. Op dit moment wordt ook gekeken of de inning van de contributie op deze wijze kan plaatsvinden. Er wordt gekeken of dit per 1 januari 2014 operationeel kan zijn. 6. Er is extra ruimte gecreëerd voor de B-ploeg en Minioren, via een samenwerking met een snorkelgroep. Baan 3 van de B-ploeg traint nu van 18:00u tot 19:00u op de vrijdagavond, hierdoor wordt er een 4e baan gecreëerd voor de minioren ploeg op zaterdagochtend. 7. René, Lieke en Sonja hebben met succes de trainerscursus 2 afgerond. René gaat ook verder met de cursus 3. Gekeken wordt of er een mogelijkheid is om wederom in Zuid- Limburg een cursus 2 te organiseren. Hiervoor zullen ook binnen Nimo weer mensen worden benadert. 8. Nimo heeft succesvol de LKA georganiseerd. Een grote groep vrijwilligers heeft ervoor gezorgd dat het toernooi strak en foutloos verliep, met veel complimenten van andere verenigingen. Voor het seizoen is bij de regio een aanvraag gedaan voor het organiseren van de LWK en de Kring Minioren Finale.

5 Doelstellingen Public Relations Inleiding Subsidies staan onder druk en de kosten stijgen van de meeste verenigingen. Om deze ontwikkeling het hoofd te bieden doen verenigingen steeds vaker een beroep op het bedrijfsleven. Daarom zal in de komende jaren de PR van de vereniging een steeds belangrijker onderdeel worden van de vereniging om er voor te zorgen dat er voldoende geld naar binnen komt om de huidige activiteiten te kunnen blijven uitvoeren en wellicht zelfs uit te breiden. Ontwikkelingen in de samenstelling Op de ledenvergadering van 7 december 2012 heeft Wendy Dijkstra afscheid genomen van haar functie als bestuurslid PR en haar voorzitterschap van de PR-commissie. Tijdens deze vergadering hebben de leden en het bestuur Wendy bedankt voor haar activiteiten in de voorgaande jaren voor onze vereniging. Omdat pas kort voor de vergadering van 7 december bekend werd dat Wendy voornemens was om afscheid te nemen, was ten tijde van de vergadering nog niet in haar opvolging voorzien. Het bestuur stelde de ledenvergadering voor om vooralsnog binnen het bestuur de lopende zaken op te zullen vangen. De ledenvergadering stemde hiermee in. Naar aanleiding van het traject Besturen met visie wordt er op dit moment gewerkt, om te bekijken of we voor HGN een gezamenlijk PR-plan kunnen opzetten. Op dit moment zijn we in gesprek met een professionele kwartiermaker om dit op te zetten. Gesprekken lopen nog, maar verwachting is dat op 1 januari 2014 een begin gemaakt gaat worden met een nieuwe structuur van de PRcommissie. De doelstelling is om 1 april 2014 een functionerende PR-afdeling HGN te hebben. Doelstellingen Uitbreiden van de PR commissie met extra leden; 2. Het contact met de sponsoren verder verbeteren; 3. Actieve ledenwerving bij het afzwemmen in het zwembad; 4. Het organiseren van de schoolzwemkampioenschappen; 5. Deelname aan verschillende acties; 6. Vast contactpersoon voor media vinden; 7. 5 nieuwe sponsoren werven; 8. Een bord in de hal van het zwembad plaatsen voor de Club van 50 leden. Wat gaan we daarvoor doen? 1. Invulling geven aan ontstane vacature(s) binnen de commissie 2. Structureel sponsoren blijven uitnodigen voor activiteiten en activiteiten samen organiseren. 3. Coördinator zoeken. 4. Na evaluatie, in samenwerking met het Sport&Leisure Park Landgraaf wederom organiseren van SZK. 5. Deelnemen aan de Rabobank Clubkas Campagne, de Grote Clubactie en ook de campagne van de Lotto gaat in 2013 gewoon verder. Deelname aan andere acties zoals

6 bij supermarkten is ook onze intentie. 6. In samenwerking met Hellas-Glana bekijken hoe diverse middelen effectief kunnen worden ingezet. Vervolgens zullen er afspraken worden gemaakt over wat op welke wijze wordt gecommuniceerd. 7. Nieuwe sponsoren benaderen voor interesse. 8. Bord plaatsen na overleg met zwembad. Resultaten 2013 (t/m oktober) 1. Invulling van vacatures heeft wat vertraging opgelopen. Daarom is gekozen om te zoeken naar ondersteuning hierbij. Naar aanleiding van het traject Besturen met visie wordt er op dit moment gewerkt, om te kijken of we voor HGN een gezamenlijk PR-plan kunnen opzetten. Op dit moment zijn we in gesprek met een professionele kwartiermaker om dit op te zetten. Gesprekken lopen nog, maar verwachting is dat op 1 januari 2014 een begin gemaakt gaat worden met een nieuwe structuur van de PRcommissie. De doelstelling is om 1 april 2014 een functionerende PR-afdeling HGN te hebben. 2. Sponsoren zijn incidenteel voor activiteiten uitgenodigt. Dit heeft wel een structureler karakter gekregen in de loop van het jaar. 3. Afspraken met de zwembaduitbater zijn hierover gemaakt. De data van het afzwemmen zijn bekend. Bij het diplomazwemmen is iedere keer iemand van de vereniging aanwezig geweest. Er wordt nog gezocht naar iemand die dit wil coördineren. 4. De bedoeling was dat dit evenement in het najaar zou plaatsvinden, dit wordt vanwege de drukte op de kalender doorgeschoven naar het voorjaar van De Rabobank Clubkas Campagne is inmiddels afgelopen. Het resultaat is bekend en heeft de vereniging ruim 500 euro opgebracht. Een resultaat dat beter was dan verwacht. De actie van de Lotto loopt via de website. De Grote Clubactie is inmiddels beëindigd. Helaas is het resultaat minder dan afgelopen jaar. We zullen moeten kijken wat de oorzaak hiervan is. 6. Onderzoek loopt. Zie In het lopende jaar zijn er een aantal lopende contracten reeds verlengd, met Rijschool John Erkens en het Streeperkruis. Het contract met Rob's Sportshop is opgebroken en verbeterd. LS Electrotechniek is aangetrokken als hoofdsponsor en Stadion Personeelsdiensten is ook toegevoegd aan de lijst met sponsoren. Dit najaar zullen er nog een aantal contracten verlengd moeten worden. 8. Overleg heeft nog niet plaatsgevonden. Vooralsnog geen prioriteit. Doelstellingen Nieuw opzetten PR-commissie HGN; 2. Het contact met de sponsoren continueren en verder verbeteren; 3. Plan maken voor actieve ledenwerving; 4. Het organiseren van de schoolzwemkampioenschappen; 5. Deelname aan verschillende acties; 6. Vast contactpersoon voor media vinden; 7. 5 nieuwe sponsoren werven.

7 Doelstellingen Activiteiten Commissie Inleiding De zwemmers en zwemsters van NIMO leveren tijdens trainingen en wedstrijden vooral inspanning. De activiteiten commissie (het AC) is er om te zorgen dat onze leden ook ontspanning krijgen. Die ontspanning zorgt er ook voor dat mensen zich thuis voelen binnen een vereniging en die stimmung is voor een vereniging erg belangrijk. De afgelopen jaren is het AC erg succesvol geweest in het organiseren van haar activiteiten. Structureel en administratief is er nog veel ruimte voor verbetering en vooral daarop willen wij ons in 2014 gaan richten. Samenstelling commissie Voorzitter: Secretaris: Penningmeester: Lid: Lid: Lid: Tom Hinskens Helmi Janssen Hub van den Akker Sander Slaghuis Lieke Janssen Petra Thomas Ontwikkelingen samenstelling 2013 Begin 2013 is Manuela Beckers toegevoegd aan het AC. Een nieuw lid is in oktober gevraagd voor een vergadering bij te wonen maar is nog niet officieel toegevoegd. Doelstellingen 2013 Activiteiten: 1. Nieuwjaarsborrel 2. Paasactiviteit voor de kinderen 3. Vrijwilligerswerk bij MINLI met Pinkpop 4. Feestavond na Clubkampioenschappen 5. Grote verrassingsactiviteit 6. Seizoensafsluiting / -opening 7. Kamp 8. Sinterklaas 9. Pokeravond 10. Geld beschikbaar stellen voor A-, B- en speedoploeg voor een teamuitje/materiaal Plonskranten uitbrengen Algemeen: 12. Meer structuur brengen in het organiseren van activiteiten 13. Meer structuur brengen in de vergaderingen 14. Aantal vrijwilligers AC bewaken / uitbreiden

8 Resultaten 2013 (t/m oktober) Er zijn een aantal activiteiten wel georganiseerd en een aantal activiteiten helaas niet. De activiteiten die dit jaar georganiseerd zijn bleken zeer succesvol. Met name de paasactiviteit was een echte uitblinker dit seizoen. Ook het kamp was wederom een groot succes. Helaas is de verrassingsactiviteit en de pokeravond dit jaar niet doorgegaan vanwege de drukke wedstrijdagenda. Het was niet mogelijk om voor deze activiteiten een datum te prikken. De plonskrant liep dit jaar erg moeizaam en deze is gelukkig overgedragen aan een nieuwe hoofdredacteur namelijk Petra Thomas. De betere structuur in de vergaderingen leidt tot korte en effectievere vergaderingen. Ook het aantal vrijwilligers van het AC is uitgebreid. Doelstellingen 2014 Activiteiten: 1. Nieuwjaarsborrel 2. Kienavond 3. Paasactiviteit voor de kinderen 4. Vrijwilligerswerk bij MINLI met Pinkpop 5. Feestavond na Clubkampioenschappen 6. Grote verrassingsactiviteit 7. Seizoensafsluiting / -opening 8. Sinterklaasavond 9. Pokeravond 10. Geld beschikbaar stellen voor A-, B- en Miniorenploeg voor een teamuitje / materiaal Plonskranten uitbrengen Algemeen: 12. Strakker administratief kasboek bijhouden 13. Draaiboeken maken voor alle teurgkomende activiteiten 14. Aantal vrijwilligers AC bewaken Wat gaan we daarvoor doen? Algemeen: 12. Vanuit de kascontrole commissie hebben wij een aantal adviezen meegekregen over het kasboek. Deze nemen wij mee en gaan aan de slag met een nieuw kasboek. 13. Na iedere activiteit op papier zetten welke zaken goed liepen en welke zaken stroef of spaak liepen en wat we daaraan kunnen veranderen. 14. Zorgen dat de vrijwilligers gewaardeerd worden voor hun goede werk.