Draaiboek voor een geslaagd Medewerkeronderzoek. Ten behoeve van onderdeel Medewerkers, Benchmark in de Zorg

Transcriptie

1 Draaiboek voor een geslaagd Medewerkeronderzoek Ten behoeve van onderdeel Medewerkers, Benchmark in de Zorg Versie juni 2014

2 Inhoud Welkom Voorbereiden Inleiding De website: MijnBenchmark Planning Uitwerking activiteiten Informeren OR Voorbereiden van de MedewerkerMonitor Invullen van MijnIntake (doen van de intake) Informeren en enthousiasmeren medewerkers Contactpersoon zijn voor vragen Voorbereiden verzending inlogcodes/vragenlijsten vanuit uw organisatie aan uw medewerkers Optioneel: adressen en/of adresgegevens medewerkers aanleveren als u gekozen hebt voor verzending rechtstreeks aan uw medewerkers Voorbereiden faciliteiten bij gebruik van digitale vragenlijsten Ontvangst van inlogcodes en/of papieren vragenlijsten in uw organisatie Checklist fase 1: bent u goed voorbereid? Meten Inleiding Planning Uitwerking activiteiten Verzenden van de digitale codes Optioneel: verzenden van de papieren vragenlijsten Volgen van de respons en het stimuleren van de medewerkers om de MedewerkerMonitor in te vullen Verzenden van de herinnering voor de digitale vragenlijst Optioneel: verzenden van de herinneringsbrief voor de papieren vragenlijst Checklist fase 2 Is de meetperiode afgerond? Leren en verbeteren Inleiding Planning Uitwerking activiteiten Ontvangst MijnEersteUitkomsten Ontvangst scorecard, twee weken na MijnEersteUitkomsten Communiceren van de eerste resultaten Inhoud 2

3 18 Stellen van prioriteiten Opstellen, uitvoeren en evalueren van verbeterplannen Checklist fase 3 Zijn de conclusies door de organisatie opgepakt? Bijlage 1: lijst met voorbeeldmateriaal Bijlage 2: schematische weergave keuzemomenten in Voorbereiding Inhoud 3

4 Welkom Fijn dat u meedoet aan het onderdeel Medewerkers van Benchmark in de Zorg! Het onderdeel Medewerkers bestaat uit het voorleggen van een vragenlijst over werkbeleving en verandervermogen, aan de medewerkers in uw organisatie (de MedewerkerMonitor). Het uitvoeren van dit onderzoek kan bijdragen aan een positieve werkbeleving van medewerkers binnen uw organisatie, een belangrijk doel! Daarom is het van belang dat het onderzoek goed wordt voorbereid en uitgevoerd. Communicatie is hierbij een belangrijk speerpunt. Door middel van dit draaiboek willen we u informeren over het onderdeel Medewerkers en u helpen het onderzoek binnen uw organisatie zo succesvol mogelijk te laten verlopen. De MedewerkerMonitor is ontwikkeld met de sector en goedgekeurd door de vakbonden. De resultaten van de MedewerkerMonitor geven inzicht in de sterke en minder sterke punten van de organisatie als werkgever en vormen het startpunt voor een traject van leren en verbeteren. Voor een geslaagd medewerkeronderzoek zijn twee voorwaarden essentieel: zoveel mogelijk medewerkers vullen de vragenlijst in (een hoge respons); sleutelfiguren in de organisatie nemen de resultaten serieus en zien de resultaten als startpunt van een verbetertraject. Het onderzoek is opgedeeld in de volgende fasen: 1. voorbereiden; 2. meten; 3. leren en verbeteren. Het draaiboek is bedoeld voor de degene die het onderdeel Medewerkers in uw organisatie coördineert (we noemen deze personen binnen de benchmark de contactpersonen voor het onderdeel Medewerkers). In dit draaiboek krijgt u uitleg bij de verschillende activiteiten die u gaat doorlopen met daarbij het tijdspad. Na de beschrijving van elke fase vindt u een checklist waarin u kunt afvinken welke activiteiten zijn uitgevoerd. Zo krijgt u in één oogopslag een overzicht van alle openstaande acties. In het draaiboek komen alle activiteiten aan bod; er wordt uitgegaan van het basisarrangement van de benchmark (zie toelichting in het kader Basisarrangement ), indien van toepassing worden andere opties besproken die aangeboden worden. Welkom 4

5 Basisarrangement Meedoen aan het basisarrangement betekent het volgende: - u maakt gebruik van de digitale vragenlijst, zonder extra vragen toe te voegen; - uw organisatie verstuurt de inlogcodes zelf naar de medewerkers toe; - uw organisatie doet mee met maximaal 20 organisatie-eenheden op het 2e en/of 3e niveau Ten slotte geven wij aanvullende tips om te zorgen dat het onderzoek binnen uw organisatie zo soepel mogelijk verloopt en dat aan de genoemde essentiële voorwaarden wordt voldaan. Wij wensen u een goede benchmark toe en hopen dat deze zal bijdragen aan het bevorderen van een positieve werkbeleving bij de medewerkers binnen uw organisatie! Het Benchmarkteam Welkom 5

6 1 Voorbereiden 1.01 Inleiding De voorbereiding is erg belangrijk. In deze fase is het belangrijkste doel om de hele organisatie op de hoogte te brengen van de MedewerkerMonitor om daarmee te zorgen voor een hoge respons op het onderzoek. Aan het einde van deze fase weten de medewerkers dat er een vragenlijst komt en hebben zij zin om de vragenlijst in te gaan vullen omdat: a ze hiermee hun mening over de organisatie kenbaar kunnen maken en; b zij er vertrouwen in hebben dat de organisatie deze mening serieus neemt en hier concrete acties aan zal verbinden. Ook belangrijke organen uit de organisatie, zoals de ondernemingsraad (OR), zijn op de hoogte van het onderzoek en hebben eventueel inspraak gehad in de organisatie-indeling en de extra vragen die toegevoegd worden aan de vragenlijst voor uw organisatie De website: MijnBenchmark Voor de Benchmark in de Zorg is een webpagina opgesteld: Op deze site heeft uw organisatie een eigen domein: MijnBenchmark. Met de inlogcode die uw organisatie bij aanmelding heeft ontvangen, heeft u toegang tot dit domein. Alle benchmarkactiviteiten kunnen vanuit de website gecoördineerd worden. In bijlage 1 van dit draaiboek vindt u een overzicht van al het beschikbare materiaal. Wij zullen dit communiceren via MIjnBenchmark en per . U kunt voor deze stukken tevens de helpdesk benaderen. Wanneer we gegevens nodig hebben voor de uitvoering van onderdelen van Benchmark in de Zorg of voor uw organisatie specifieke informatie beschikbaar hebben, stellen we de betreffende contactpersonen op de hoogte via een met daarin een link naar het betreffende onderdeel binnen MijnBenchmark Planning In onderstaande tabel ziet u de uit te voeren activiteiten en de planning voor de fase Voorbereiden. Naast de activiteiten ziet u het ondersteunend materiaal dat beschikbaar is en op welke wijze u ondersteuning krijgt vanuit het benchmarkteam. De activiteiten lichten we toe in paragraaf Nr. Datum Activiteit organisatie 1 t/m Informeren OR 22/08 2 t/m 22/08 Voorbereiden van benodigde gegevens MedewerkerMonitor via het menu MijnIntake Ondersteunend materiaal MedewerkerMonitor - Informatiebrief OR - MedewerkerMonitor Digitale ondersteuning - MijnBenchmark, MijnIntake Voorbereiden 6

7 Nr. Datum Activiteit organisatie 3 t/m Invullen van benodigde gegevens 12/09 MedewerkerMonitor via het menu MijnIntake 4 t/m 23/10 5 t/m 03/12 6 t/m 23/10 7 t/m 26/09 8 t/m 12/09 9 t/m 23/10 Informeren en enthousiasmeren medewerkers Contactpersoon zijn voor vragen Voorbereiden verzending inlogcodes/vragenlijsten vanuit uw organisatie aan uw medewerkers Laatste optie tot aanpassen van de aantallen medewerkers die opgegeven zijn in het menu MijnIntake Optioneel: adressen en/of adresgegevens medewerkers aanleveren als u gekozen hebt voor verzending rechtstreeks aan uw medewerkers Voorbereiden faciliteiten bij gebruik van digitale vragenlijsten 10 23/10 Ontvangst van inlogcodes en/of papieren vragenlijsten in uw organisatie Ondersteunend materiaal MedewerkerMonitor - informatiebrief medewerkers - posters, flyer - voorbeeldvragenlijst - uitnodiging medewerkers digitaal - uitnodiging medewerkers papier (inkijkexemplaar) - toelichting op invullen excelbestand contactgegevens - instructie bij de digitale vragenlijst (website) Digitale ondersteuning - MijnBenchmark, MijnIntake - MijnBenchmark, Home - Medewerkers - MijnBenchmark, Home - Medewerkers - MijnBenchmark, MijnIntake - Medewerkers 1.04 Uitwerking activiteiten 1 Informeren OR Een goede communicatie met de OR over het onderdeel Medewerkers is belangrijk. Wij adviseren u daarom direct na het besluit om deel te nemen aan de benchmark, met uw bestuurders te overleggen hoe de communicatie met de OR vorm zal krijgen. Het is niet verplicht advies te vragen aan de OR, maar een bestuurder kan over dit onderwerp uiteraard wel (niet-bindend) advies vragen aan de ondernemingsraad. Evengoed kan de ondernemingsraad ongevraagd advies uitbrengen. Als u met de resultaten van het onderdeel Medewerkers aan de slag gaat, kan het afhankelijk van de maatregelen die u gaat treffen wel nodig zijn om de maatregelen ter instemming of advisering aan de OR voor te leggen. 2 Voorbereiden van de MedewerkerMonitor Na het doen van de aanmelding vragen wij u in het menu MijnGegevens een aantal basisgegevens Voorbereiden 7

8 in te vullen of te controleren. Deze gegevens hebben te maken met de volgende onderwerpen: 1) de algemene organisatiegegevens; 2) contactgegevens. 3 Invullen van MijnIntake Voordat er een meting gestart wordt, vragen wij u gegevens te completeren en keuzes te maken betreffende de eerstvolgende meting. De volgende gegevens zijn nodig voor de start van de meting. 1) Organisatiegegevens; 2) Contactpersonen; 3) Organisatiestructuur; 4) Vragenlijsten verspreiden; 5) Extra vragen. Nieuw vanaf 2012: De vragenlijst van de MedewerkerMonitor is ingekort. De nieuwe vragenlijst heeft de titel Basisvragenlijst Ten opzichte van de oude vragenlijst, zijn een aantal indicatoren vervallen. De selectie is gemaakt in co-creatie met een aantal leden van ActiZ, ActiZ en PwC. Wij adviseren u, als contactpersoon Medewerkers om deze onderdelen samen met de benchmarkcoördinator in te vullen. Indien er meerkosten aan de gemaakte keuzes verbonden zijn, is een akkoord van de bestuurder verplicht. Hieronder volgt een uitleg van de onderdelen. 1) Organisatiegegevens In het menu MijnGegevens kunt u de kerngegevens van uw organisatie actueel houden. De gegevens zijn te vinden in het jaardocument van uw organisatie. Met de ingevulde gegevens zorgen wij dat u met vergelijkbare organisaties vergeleken wordt. 2) Contactpersonen Om de MedewerkerMonitor zo soepel mogelijk te kunnen uitvoeren, hebben wij contactpersonen nodig vanuit uw organisatie. Wij gebruiken hiervoor de gegevens uit het menu MijnGegevens. Voorbereiden 8

9 Belangrijke informatie wordt naar deze personen verzonden. U kunt deze contactpersonen altijd aanpassen, ook gedurende een meting. Als een contactpersoon met vakantie gaat kan een vervanger tijdelijk als contactpersoon worden aangemaakt. Binnen de benchmark zijn er 4 verschillende contactpersonen: - Bestuurder: de bestuurder is de persoon die de aanmelding en mogelijke meerkosten van een organisatie accordeert, inclusief eventuele extra opties die buiten het basisarrangement vallen. Zonder het akkoord start de benchmark niet voor uw organisatie. De bestuurder ontvangt de eerste resultaten en bericht wanneer de scorecards gepubliceerd zijn. Naast deze informatie ontvangt de bestuurder geen algemene voortgang s van ons. - Vervangend bestuurder: als de bestuurder een tijdje afwezig is kan een vervangend bestuurder aangemaakt worden. Deze heeft dezelfde rechten als de bestuurder. - Benchmarkcoördinator: de benchmarkcoördinator ontvangt voor alle bouwstenen de informatie, zo kan hij/zij de voortgang monitoren. Ook wordt de benchmarkcoördinator op de hooogte gesteld wanneer er resultaten beschikbaar zijn voor de verschillende benchmarkonderdelen. - Contactpersoon Medewerkers: de contactpersoon medewerkers ontvangt alleen informatie vanuit het onderdeel Medewerkers. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om de inlogcodes van de medewerkers en bericht dat de resultaten beschikbaar zijn. Ook algemene voortgangsmails worden naar de contactpersoon medewerkers (met cc aan de benchmarkcoördinator gestuurd. - Teamleiders: de teamleiders worden alleen tijdens de responsperiode benaderd voor directe aansporing naar de medewerkers toe. Zij hebben tevens toegang tot de responsmonitor, alleen voor de OE s waar zij aan gekoppeld zijn in de organisatiestructuur die u ook kunt vinden onder MijnIntake. 3) Organisatiestructuur U kunt in het basisarrangement maximaal 20 eenheden selecteren op het tweede en derde niveau. Tegen meerprijs kunt u meer dan 20 eenheden selecteren, of kunt u een vierde niveau Voorbereiden 9

10 aanmaken. Wij adviseren zoveel mogelijk de bestaande structuur van de organisatie aan te houden, omdat er op die manier voor elke eenheid een verantwoordelijk manager is aan te wijzen die kan helpen de respons te verhogen en ook verantwoordelijkheid neemt om op basis van de resultaten gericht actie te ondernemen. Bij MijnIntake kunt u tot de sluitingsdatum aangeven hoeveel medewerkers er precies per eenheid werkzaam zijn voor de huidige meting. Per organisatie-eenheid vult u het volgende in: - het aantal medewerkers aan dat er werkzaam is; - of u papieren vragenlijsten wilt gebruiken (dit valt buiten het basisarrangement, maar wordt tegen meerprijs aangeboden). Belangrijk is rekening te houden met de minimale respons van 10 deelnemers. Om dit aantal te halen, zouden, uitgaande van een gemiddelde respons van een kleine 40%, binnen een eenheid minimaal 25 medewerkers moeten werken. Als bestaande organisatie-eenheden te klein zijn, kunt u deze eventueel samenvoegen met een andere eenheid. In het kader Papier of digitaal kunt u meer lezen over beide opties. Medewerkers die voor meerdere eenheden tegelijk werkzaam zijn, deelt u in bij de eenheid die u daarvoor het meest in aanmerking vindt komen. U kunt er ook voor kiezen om bijvoorbeeld een eenheid 'Medewerkers werkzaam voor meerdere eenheden' aan te maken. Wij raden u aan om sleutelfiguren in uw organisatie te betrekken bij het bepalen van de organisatie-indeling zodat de resultaten straks beschikbaar zijn op het gewenste (aansturings)niveau. TIP! Wij voorzien u van 5% extra vragenlijsten (papier) en 10% extra inlogcodes om kleine wijzigingen op te vangen. Gedurende de responsperiode kunt u, indien nodig, nog meer extra inlogcodes opvragen via MijnBenchmark. Voorbereiden 10

11 Papier of digitaal? De MedewerkerMonitor kan op papier of digitaal uitgevraagd worden. Bij papieren uitvraag krijgen medewerkers een papieren uitnodiging en herinnering op hun thuisadres. In de uitnodiging zit een papieren vragenlijst met antwoordenvelop om deze terug te sturen. Met de code die in de brief staat kunnen medewerkers de vragenlijst ook via internet invullen. Bij digitale uitvraag hebt u de keuze om medewerkers een uitnodiging en herinnering te sturen op hun - of privéadres. In de uitnodiging vinden medewerkers (een link naar) de website waar zij de vragenlijst digitaal kunnen invullen. Een voordeel van het versturen van de uitnodiging en herinnering per bij de digitale vragenlijst is dat de medewerker al achter een computer zit en direct na het aanklikken van de link de vragenlijst kan invullen. Dit kan responsverhogend werken. Van de personen die de vragenlijst op papier ontvangen, geeft 33,8% de antwoorden toch digitaal. Als uw medewerkers geen computer tot hun beschikking hebben kan een papieren vragenlijst de respons verhogen. U kunt ook het digitaal invullen faciliteren (zie activiteit 8 Voorbereiden faciliteiten bij gebruik van digitale vragenlijsten en de Tips voor het stimuleren van de respons op de website (onder menu Home, en vervolgens Medewerkers ). Digitale uitvraag zit in het basisarrangement. Aan het gebruik van papieren vragenlijsten zijn meerkosten verbonden. De kosten zijn te vinden op de website (menu Extra s). De keuze voor papier of digitaal kan niet herzien worden nadat u in het menu MijnIntake de intake heeft afgerond. 4) Vragenlijsten verspreiden Onder de organisatiestructuur in het menu MijnIntake kunt u aangeven of u de vragenlijsten of inlogcodes zelf naar uw medewerkers wilt verzenden of dat door de benchmarkorganisatie wilt laten doen. In het basisarrangement gaan we ervan uit dat u zelf de vragenlijsten of inlogcodes verstuurt. Tegen meerprijs kunnen wij dat voor u verzorgen. In het kader Zelf verzenden of verzending door het benchmarkteam leest u meer over beide opties. Voorbereiden 11

12 Zelf verzenden of verzending door het benchmarkteam? De papieren vragenlijsten en de inlogcodes dienen terecht te komen bij uw medewerkers. Het basisarrangement gaat ervan uit dat de organisatie de verzending naar de medewerkers verzorgt. U kunt in het menu MijnIntake aangeven dat u de verzending naar de medewerkers door de benchmarkorganisatie wilt laten verzorgen. Hieraan zijn meerkosten verbonden (zie website, menu Extra s). Basisarrangement: verzenden van inlogcodes/papieren vragenlijsten door de eigen organisatie Zelf verzenden kunt u doen bij digitale uitvraag, dan verzendt u de inlogcodes, en/of bij papieren uitvraag, dan verzendt u de papieren vragenlijsten. Zelf verzenden van de inlogcodes Als u ervoor kiest om de inlogcodes zelf te verzenden ontvangt uw organisatie 2x een bestand met daarin per organisatie-eenheid twee sets van inlogcodes (één voor de eerste verzending en één voor de herinneringsbrief). Elke set is gelijk aan het aantal medewerkers dat is opgegeven voor de digitale vragenlijst voor de betreffende organisatie-eenheid in het menu MijnIntake+ 10% extra. De codes zijn niet persoonsgebonden. U kunt zelf bepalen hoe u de codes wilt verzenden (per brief of per ). Belangrijk is om in de gaten te houden dat de codes per organisatie-eenheid verspreid worden onder de medewerkers van de juiste eenheid. Een voorbeeldbrief/- is te vinden op de website. Zelf verzenden van de papieren vragenlijsten Bij papieren vragenlijsten die u zelf aan uw medewerkers verzendt, ontvangt u van de benchmarkorganisatie per organisatie-eenheid twee pakketten. Het eerste pakket is voor de eerste verzending en bevat een set van gesloten enveloppen met in iedere envelop: a een vragenlijst; b een begeleidende brief met een inlogcode voor de digitale vragenlijst; c een gefrankeerde antwoordenvelop. Het tweede pakket is voor de herinnering en bevat ook een set van gesloten enveloppen met daarin enkel een brief met een inlogcode voor de digitale vragenlijst. Elke set enveloppen is gelijk aan het aantal medewerkers dat is opgegeven voor een papieren vragenlijst voor de betreffende organisatie-eenheid in het menu MijnIntake + 5%. U dient de enveloppen zelf te frankeren en te adresseren en vervolgens te verzenden naar uw medewerkers. Optioneel: verzenden van inlogcodes/papieren vragenlijsten door het benchmarkteam Uw organisatie kan er ook voor kiezen om de inlogcodes en de papieren vragenlijsten door het Voorbereiden 12

13 benchmarkteam direct naar de medewerkers te laten versturen. Hieraan zijn extra kosten verbonden. U kunt deze kosten vinden op de website (menu Extra s). Als u voor deze optie kiest levert u de adressen of de adresgegevens van uw medewerkers aan bij het benchmarkteam (adresgegevens als u gebruik maakt van de papieren vragenlijst, bij de digitale vragenlijst kunt u kiezen of u de inlogcodes op papier of digitaal wilt verzenden en levert u afhankelijk van die keuze adresgegevens of adressen aan). De gegevens van de medewerkers levert u aan per organisatie-eenheid. U ontvangt hierover een met een instructie. 5) Extra vragen Indicatoren of losse vragen die u mist ten opzichte van de voorgaande vragenlijst, kunt u alsnog toevoegen tegen een meerprijs. Evenals vragen die u zelf bedenkt. Op de website vindt u de basisvragenlijst MedewerkerMonitor en een lijst van suggesties van vragen. Met behulp hiervan kunt u direct na gaan denken over eventuele extra vragen, bijvoorbeeld over een recent doorgemaakte fusie. U kunt gebruik maken van vooraf vastgestelde antwoordcategorieën. U kunt ook extra vragen toevoegen uit de oude vragenlijst, evenals een gehele indicator uit de oude vragenlijst met de daarbij behorende vragen. Van vragen die u zelf inbrengt kunnen wij geen indicatoren berekenen. Het invullen van de basisvragenlijst kost ongeveer 15 minuten. Hoe langer de vragenlijst, hoe lager de respons. Houd hier rekening mee bij het opstellen van extra vragen. Aan het toevoegen van extra vragen zijn meerkosten verbonden. De kosten zijn te vinden op de MijnBenchmark. TIP! Betrek bij het opstellen van extra vragen sleutelfiguren in uw organisatie, zodat de vragenlijst maximaal aansluit bij de organisatiedoelstellingen. 4 Informeren en enthousiasmeren medewerkers Om een hoge respons van uw medewerkers te krijgen, raden wij u aan om tijdig met hen te Voorbereiden 13

14 communiceren over het naderende onderzoek. Hiervoor is digitaal communicatiemateriaal beschikbaar. Wij bieden ook tips om het invullen van de (digitale) vragenlijst (de respons) te stimuleren. TIP! Formuleer als organisatie een streefrespons. Doe het niet alleen: vorm een groep met collega s (indien van toepassing vanuit verschillende locaties) die samen verantwoordelijk zijn voor het behalen van de respons. Bedenk samen acties om medewerkers te stimuleren deel te nemen. Gedurende de responsperiode kunt u de respons van uw organisatie volgen via MijnBenchmark. Zodra de eerste responsgegevens online staan ontvangt u een met de link naar deze gegevens. Door de respons te volgen kunt u naar behoefte het onderzoek extra onder de aandacht brengen. TIP! Stel een communicatieplan op, op basis van de informatiebehoefte met daarin: doelstellingen, doelgroep, planning en communicatiemiddel. Goede communicatie is essentieel voor een geslaagd onderzoek, zowel tijdens de voorbereiding, de responsperiode als wanneer de resultaten beschikbaar zijn. TIP! Besteed in de communicatie aandacht aan de anonimiteit van het onderzoek. Dit is voor medewerkers belangrijk zodat ze zich vrij voelen om hun mening te geven. 5 Contactpersoon zijn voor vragen Tijdens de voorbereiding en tijdens de responsperiode bent u aanspreekpunt binnen uw organisatie voor medewerkers met vragen. In de uitnodigingsbrief voor de medewerkers die een papieren vragenlijst ontvangen wordt het nummer van de contactpersoon voor het onderdeel Medewerkers opgenomen, zodat medewerkers contact kunnen opnemen. Wij gebruiken de contactgegevens zoals opgegeven in het menu MijnGegevens. Wij raden u aan om ook in de uitnodigingsbrief voor de digitale vragenlijst uw contactgegevens op te nemen. 6 Voorbereiden verzending inlogcodes/vragenlijsten vanuit uw organisatie aan uw medewerkers Deze activiteit is alleen van toepassing indien u zelf de verzending van de inlogcodes en/of papieren vragenlijsten aan uw medewerkers verzorgt. Bij de voorbereiding van de verzending door uw organisatie maken wij onderscheid tussen de verzending van de inlogcodes voor digitale vragenlijsten en de verzending van de papieren Voorbereiden 14

15 vragenlijsten (waarbij in de uitnodigingsbrief ook een code zit om de vragenlijst op de website in te vullen). Bij digitale vragenlijsten Verzending van de inlogcodes kan via of per brief gebeuren. De verzending van de inlogcodes kunt u voorbereiden door een standaardbrief of te maken waarin de contactgegevens van de medewerkers en de inlogcodes ingelezen kunnen worden per organisatieeenheid. Hiermee kunt u na ontvangst van de inlogcodes voor elke medewerker een uitnodigingsbrief of genereren met een unieke inlogcode. Een voorbeeldbrief en het voorbeeldbestand met inlogcodes kunt u opvragen bij de helpdesk. Het verzenden van de inlogcodes per werkt responsverhogend omdat medewerkers dan de inlogcode op hun computer bij de hand hebben. De eerste verzending en de verzending van de herinnering kunt u op dezelfde manier voorbereiden. Bij papieren vragenlijsten De verzending van papieren vragenlijsten kunt u voorbereiden door per organisatie-eenheid alvast adresstickers te genereren voor alle medewerkers die binnen deze eenheid werkzaam zijn. De eerste verzending en de verzending van de herinnering kunt u op dezelfde manier voorbereiden. 7 Optioneel: adressen en/of adresgegevens medewerkers aanleveren als u gekozen hebt voor verzending rechtstreeks aan uw medewerkers Deze activiteit is alleen van toepassing indien u heeft gekozen voor verzending van de inlogcodes en/of papieren vragenlijsten aan uw medewerkers door de benchmarkorganisatie. Als u ervoor kiest om de benchmarkorganisatie vragenlijsten of inlogcodes te laten versturen vragen wij u om de adressen (alleen mogelijk bij digitale uitvraag) of de privé-adressen (bij papieren of digitale uitvraag) door te geven van uw medewerkers via de Invoertool. Als deze beschikbaar is ontvangt de contactpersoon medewerkers daarvan bericht. De gegevens kunnen aangeleverd worden in een voorgestructureerd Excelbestand, dat u aanvult met de benodigde gegevens. In het bestand levert u de medewerkergegevens per organisatieeenheid aan. In de invoertool staat beschreven hoe u het bestand kunt uploaden. Tijdens dat proces wordt het bestand direct gecontroleerd. Als er velden missen of de formatting niet juist is ziet u dat direct en kunt u een aanpassing doen. Voorbereiden 15

16 TIP! Om te vermijden dat er fouten in de lijst met adressen staan, raden wij u aan om aan al uw medewerkers zelf een testmailing te sturen. 8 Voorbereiden faciliteiten bij gebruik van digitale vragenlijsten De digitale vragenlijst wordt ingevuld op internet. Dit betekent dat medewerkers op het werk of thuis een computer met internetverbinding tot hun beschikking moeten hebben. Wij raden u aan om tijdig te starten met het treffen van de voorbereidingen, bijvoorbeeld door computerfaciliteiten in een centrale ruimte beschikbaar te hebben tijdens de responsperiode. Een aantrekkelijke omgeving met bijvoorbeeld koffie/thee en koekjes kan uitnodigend werken (zie voor meer tips de Tips voor het stimuleren van de respons op de website). TIP! Als uw medewerkers niet gewend zijn om met computers te werken is het raadzaam om ondersteuning te bieden, bijvoorbeeld bij het inloggen. 9 Ontvangst van inlogcodes en/of papieren vragenlijsten in uw organisatie Deze activiteit is alleen van toepassing indien u zelf de verzending van de inlogcodes en/of papieren vragenlijsten aan uw medewerkers verzorgt. Als u (deels) gekozen hebt voor digitale uitvraag ontvangt u per een excelbestand met daarin per organisatie-eenheid twee sets van inlogcodes (één voor de eerste verzending en één voor de herinneringsbrief). Een voorbeeldbestand met inlogcodes kunt u vinden op de website. Elke set is gelijk aan het aantal medewerkers dat is opgegeven voor de digitale vragenlijst voor de betreffende organisatie-eenheid in het menu MijnMetingen + 10% extra. De codes zijn niet persoonsgebonden, maar zijn alleen gebonden aan de organisatie-eenheid. Als u (deels) gekozen hebt voor papieren uitvraag ontvangt u per post pakketten met daarin per organisatie-eenheid twee sets met enveloppen (één voor de eerste verzending en één voor de herinneringsbrief). Elke set is gelijk aan het aantal medewerkers dat is opgegeven voor de digitale vragenlijst voor de betreffende organisatie-eenheid in het menu MijnMetingen + 5% extra. De papieren vragenlijsten worden bezorgd op het adres dat u bij MijnGegevens hebt opgegeven. Dit is het einde van fase 1 voorbereiden. Hierin heeft u de voorbereidingen gedaan voor deelname aan de MedewerkerMonitor. In de volgende fase worden de inlogcodes en/of papieren vragenlijsten ook daadwerkelijk verzonden. Vul onderstaande checklist in om te zien of u alle benodigde activiteiten hebt uitgevoerd. In bijlage 2 kunt u de keuzemogelijkheden nog even nakijken. Voorbereiden 16

17 1.05 Checklist fase 1: bent u goed voorbereid? Nr. Datum Activiteit organisatie Klaar? 1 t/m Informeren OR Ja Nee 22/08 2 t/m 22/08 3 t/m 12/09 4 t/m 23/10 5 t/m 03/12 6 t/m 23/10 7 t/m 26/09 8 t/m 12/09 9 t/m 23/10 Voorbereiden van benodigde gegevens MedewerkerMonitor via het menu MijnIntake Invullen van benodigde gegevens MedewerkerMonitor via het menu MijnIntake Ja Nee Informeren en enthousiasmeren medewerkers Ja Nee Contactpersoon zijn voor vragen Ja Nee Voorbereiden verzending inlogcodes/vragenlijsten vanuit uw organisatie aan uw medewerkers Laatste optie tot aanpassen van de aantallen medewerkers die opgegeven zijn in het menu MijnIntake Optioneel: adressen en/of adresgegevens medewerkers aanleveren als u gekozen hebt voor verzending rechtstreeks aan uw medewerkers Voorbereiden faciliteiten bij gebruik van digitale vragenlijsten Ja Nee 10 23/10 Ontvangst van inlogcodes en/of papieren vragenlijsten in uw organisatie Ja Nee Ja Ja Ja Ja Nee Nee Nee Nee Voorbereiden 17

18 2 Meten 2.01 Inleiding De meetperiode is de fase waarin medewerkers de gelegenheid hebben om de MedewerkerMonitor in te vullen. Dus vanaf het moment dat de inlogcodes en/of papieren vragenlijsten verstuurd zijn tot de sluiting van de website of tot het verstrijken van de uiterste termijn waarop de papieren vragenlijsten opgestuurd kunnen worden. In deze periode is het belangrijk medewerkers steeds te herinneren aan het onderzoek om de respons zo hoog mogelijk te maken Planning In onderstaande tabel ziet u de uit te voeren stappen en de planning voor de fase Meten. Naast de activiteiten ziet u het ondersteunend materiaal dat beschikbaar is en op welke wijze u ondersteuning krijgt vanuit het benchmarkteam. De activiteiten lichten we toe in paragraaf Nr. Datum Activiteit organisatie 10 23/10 Verzenden van de digitale codes (indien u (deels) gekozen heeft voor digitale uitvraag) Ondersteunend materiaal MedewerkerMonitor - uitnodiging medewerkers digitaal (Digitale) ondersteuning - bestand met inlogcodes Let op: Voor een goede respons is het zeer belangrijk dat de inlogcodes zo snel mogelijk worden doorgestuurd naar de medewerkers. Alle tijd dat de inlogcodes blijven liggen, gaat ten kosten van de invultijd /10 Optioneel: verzenden van de papieren vragenlijsten (indien u (deels) gekozen heeft voor papieren uitvraag) Let op: Voor een goede respons is het zeer belangrijk dat de vragenlijsten zo snel mogelijk worden doorgestuurd naar de medewerkers. Alle tijd dat de vragenlijst blijven liggen, gaat ten kosten van de invultijd /10 Volgen van de respons en het stimuleren van t/m de medewerkers om de MedewerkerMonitor in 03/12 te vullen /11 Verzenden van een herinnering voor de digitale vragenlijst (indien u (deels) gekozen heeft voor digitale uitvraag) - uitnodiging medewerkers papier (inkijkexemplaar) - herinnering medewerkers digitaal - ingepakte set enveloppen met daarin vragenlijst, uitnodigingsbrief en antwoordenvelop - tips voor het stimuleren van de respons (website) - actueel responsoverzicht is continu beschikbaar op internet - bestand met inlogcodes (2 e set) Meten 18

19 Nr. Datum Activiteit organisatie 14 11/11 Optioneel: verzenden van een herinneringsbrief voor de papieren vragenlijst (indien u (deels) gekozen heeft voor papieren uitvraag) Ondersteunend materiaal MedewerkerMonitor - herinnering medewerkers papier (inkijkexemplaar) (Digitale) ondersteuning - ingepakt enveloppen met daarin herinneringsbrief 2.03 Uitwerking activiteiten 10 Verzenden van de digitale codes Deze activiteit valt binnen het basisarrangement; u maakt gebruik van digitale vragenlijsten en verzorgt zelf de verzending aan uw medewerkers. In de stap Voorbereiding (stap 6) heeft u de uitnodigingsmails of brieven voorbereid en in stap 9 heeft u de inlogcodes aan de s of brieven toegevoegd. Nu de meetperiode van start gaat, dient u deze s/brieven te versturen aan de medewerkers, en ervoor te zorgen dat alle medewerkers een inlogcode ontvangen. Belangrijk is om erop te letten dat de codes binnen de juiste organisatie-eenheid worden verspreid en om dit zo snel mogelijk te doen, zodat de responstijd voor de medewerkers zo lang mogelijk is. TIP! Voor elke medewerker ontvangt u twee inlogcodes: een oorspronkelijke code en een code ter herinnering. Deze codes zijn niet aan elkaar en aan de persoon gekoppeld, maar wel aan de organisatie-eenheid. Als u te weinig inlogcodes heeft voor alle medewerkers, kunt u via de website extra inlogcodes aanmaken vanaf het moment dat de responsperiode is gestart. 11 Optioneel: verzenden van de papieren vragenlijsten Deze activiteit is een maatwerkoptie; u maakt gebruik van papieren vragenlijsten en verzorgt zelf de verzending aan uw medewerkers. Als u gekozen hebt om (deels) gebruik te maken van de papieren vragenlijsten en zelf de verzending aan uw medewerkers verzorgt, ontvangt u gesloten enveloppen, met daarin de vragenlijst, een begeleidende brief met inlogcode en een antwoordenvelop. In de Voorbereiding (activiteit 6) heeft u adresstickers voorbereid. U dient er voor te zorgen dat de enveloppen voorzien van een adres en frankering gepost worden. Meten 19

20 Belangrijk is om ervoor te zorgen dat de codes en vragenlijsten binnen de juiste organisatieeenheid worden verspreid en om dit zo snel mogelijk te doen, zodat de responstijd voor de medewerkers zo lang mogelijk is. 12 Volgen van de respons en het stimuleren van de medewerkers om de MedewerkerMonitor in te vullen Uw medewerkers hebben beperkte tijd voor het invullen van de vragenlijsten. Tijdens de responsperiode - dit is de periode waarin de medewerkers de vragenlijsten kunnen invullen kunt u de respons volgen via de website. Dit overzicht geeft een zo volledig mogelijke weergave van de respons. Echter, de respons van de papieren vragenlijst kan vanwege de benodigde verwerkingstijd enige dagen achterlopen. U ontvangt per een link naar het responsoverzicht op het moment dat het overzicht beschikbaar is. Aan de hand van dit overzicht kunt u gericht verdere invulling van de vragenlijsten promoten (zie de website voor een document met tips voor het stimuleren van de respons). TIP! Begin op tijd met acties om de respons te verhogen, en houd rekening met schoolvakanties. Stuur wekelijks het responsoverzicht naar de betreffende leidinggevenden, en informeer die groep over het belang van het onderzoek voor de medewerkers. 13 Verzenden van de herinnering voor de digitale vragenlijst Deze activiteit valt binnen het basisarrangement; u maakt gebruik van digitale vragenlijsten en verzorgt zelf de verzending aan uw medewerkers. U ontvangt een tweede set met inlogcodes: een herinneringsset. Twee weken na de eerste verzending, stuurt u alle medewerkers de tweede inlogcode. De tweede set is bedoeld als herinnering voor de medewerkers. Elke medewerker krijgt een nieuwe code, zodat ook degene die zijn code kwijt is de mogelijkheid heeft aan het onderzoek deel te nemen. 14 Optioneel: verzenden van de herinneringsbrief voor de papieren vragenlijst Deze activiteit is een maatwerkoptie; u maakt gebruik van papieren vragenlijsten en verzorgt zelf de verzending aan uw medewerkers.. U heeft twee sets met enveloppen ontvangen. De eerste set enveloppen met vragenlijst verstuurt u aan het begin van de responsperiode. Twee weken na de eerste verspreidt u de tweede set aan de medewerkers. De tweede set is bedoeld als herinnering voor de medewerkers. In herinneringsenveloppen zit geen nieuwe vragenlijst, maar wel staat er in de brief een inlogcode zodat de medewerkers die hun vragenlijst kwijt zijn de vragen op het web kunnen beantwoorden. Dit is het einde van fase 2 meten. De responsperiode is afgelopen, de medewerkers kunnen de digitale vragenlijst niet meer invullen en de papieren vragenlijsten zijn allemaal ingestuurd. Vul onderstaande checklist in om te zien of u alle benodigde activiteiten hebt uitgevoerd. Meten 20

21 2.04 Checklist fase 2 Is de meetperiode afgerond? Klaar? Nr. Datum Activiteit organisatie 10 23/10 Verzenden van de digitale codes (indien u (deels) gekozen heeft voor digitale uitvraag) Ja Nee Let op: Voor een goede respons is het zeer belangrijk dat de inlogcodes zo snel mogelijk worden doorgestuurd naar de medewerkers. Alle tijd dat de inlogcodes blijven liggen, gaat ten kosten van de invultijd /10 Optioneel: verzenden van de papieren vragenlijsten (indien u (deels) gekozen heeft voor papieren uitvraag) Ja Nee Let op: Voor een goede respons is het zeer belangrijk dat de vragenlijsten zo snel mogelijk worden doorgestuurd naar de medewerkers. Alle tijd dat de vragenlijst blijven liggen, gaat ten kosten van de invultijd /10 Volgen van de respons en het stimuleren van de medewerkers om de t/m MedewerkerMonitor in te vullen. 03/ /11 Verzenden van een herinnering voor de digitale vragenlijst (indien u (deels) gekozen heeft voor digitale uitvraag) 14 11/11 Optioneel: verzenden van een herinneringsbrief voor de papieren vragenlijst (indien u (deels) gekozen heeft voor papieren uitvraag) Ja Ja Ja Nee Nee Nee Meten 21

22 3 Leren en verbeteren 3.01 Inleiding Na beëindiging van de uitvraagperiode krijgt uw organisatie de resultaten van het onderzoek terug. Dit is de start van de fase Leren en verbeteren. De uitkomsten van het onderzoek worden gepresenteerd in een scorecard. Als u aan alle onderdelen van de benchmark deelneemt, ontvangt u alle resultaten samen in een integraal dashboard. Bij ontvangst van het dashboard hebt u de mogelijkheid tot het aanvragen van een reflecterend consult. Er komen dan adviseurs van PwC bij u op bezoek om een toelichting te geven op de resultaten en te bespreken welke verbeterpunten uw organisatie heeft en hoe u deze kunt realiseren. Tot slot is het aan u om een verbeterplan op te stellen voor een aantal onderwerpen die belangrijk zijn voor uw organisatie. Wij geven hiervoor een aantal korte tips. Het is tevens mogelijk adviseurs van PwC te vragen uw organisatie te bezoeken voor een presentatie, gesprek of workshop om uw resultaten een slag dieper te analyseren en een start te maken met verbeterplannen Planning In onderstaande tabel ziet u de uit te voeren activiteiten en de planning voor de fase Voorbereiding. Naast de activiteiten ziet u het ondersteunend materiaal dat beschikbaar is en op welke wijze u ondersteuning krijgt vanuit het benchmarkteam. De activiteiten lichten we toe in paragraaf Nr. Datum Activiteit organisatie 15 05/12 bij digitale Ontvangst en papieren MijnEersteUitkomsten uitvraag Ondersteunend materiaal MedewerkerMonitor Digitale ondersteuning MijnBenchmark - MijnEersteUitkomsten 16 19/12 Ontvangst scorecard - voorbeeldscorecard concern - MijnScorecard 17 Vanaf 19/12 Communiceren van de resultaten 18 Vanaf 19/12 Stellen van prioriteiten 19 Vanaf 19/12 Opstellen, uitvoeren en evalueren van verbeterplannen Leren en verbeteren 22

23 3.03 Uitwerking activiteiten 15 Ontvangst MijnEersteUitkomsten Meteen na sluiting van de responsperiode ontvangt de bestuurder van uw organisatie de eerste resultaten van het onderzoek, in de vorm van MijnEersteUitkomsten per . In MijnEersteUitkomsten vindt u alle vragen met bijbehorende antwoordcategorieën terug. Per vraag ziet u welk percentage van de respondenten welk antwoord heeft gegeven. 16 Ontvangst scorecard, twee weken na MijnEersteUitkomsten Uiterlijk 2 weken na de publicatie van MijnEersteUitkomsten, ontvangt uw organisatie de scorecard met daarin de belangrijkste resultaten van uw organisatie. Deze scorecard geeft snel inzicht in de belangrijkste verbeterpunten en succesfactoren van uw organisatie. 17 Communiceren van de eerste resultaten Uit onderzoek blijkt dat medewerkers het belangrijk vinden om snel een terugkoppeling te krijgen van onderzoeken waaraan zij meegewerkt hebben. Wij raden u dan ook aan zo snel mogelijk na het beschikbaar komen van de resultaten, deze aan uw medewerkers terug te koppelen. Daarbij kunt u aangeven hoe uw organisatie met de resultaten aan de slag gaat, met daarbij een reële planning. Zo schept u de juiste verwachtingen over uw vervolgtraject. Het is belangrijk de rapportages aan te passen aan het niveau van de verschillende belanghebbenden. Voor de Raad van Bestuur de scorecard met de hoofdconclusies, voor de verschillende afdelingen de interne benchmark waarin de afdeling vergeleken wordt met andere afdelingen om zo prioriteiten voor verbeteracties te bepalen. TIP! Reserveer ruim vooraf ruimte in uw nieuwsbrief of op intranet. Zo kunt u zeker zijn van de mogelijkheid om de resultaten tijdig te communiceren. 18 Stellen van prioriteiten Er zijn verschillende manieren om te kijken naar de resultaten. Nadruk kan gelegd worden op het vergelijken met andere organisaties, maar ook tussen de eigen afdelingen kunnen scores vergeleken worden om zo van elkaar te leren. Belangrijk is om de organisatiedoelstellingen te gebruiken bij het prioriteren van verbeterpunten en te onderzoeken welke punten organisatiebreed kunnen worden opgepakt en welke punten op afdelingsniveau verbeterd kunnen worden. 19 Opstellen, uitvoeren en evalueren van verbeterplannen De laatste stap voor een geslaagd medewerkeronderzoek is het eventueel met ondersteuning - opstellen van verbeterplannen op basis van de informatie uit het onderzoek. We geven een aantal Leren en verbeteren 23

24 handvatten om ervoor te zorgen dat de u de verbeterpunten die u wilt doorvoeren, daadwerkelijk realiseert. 1. Betrekken medewerkers. U kunt medewerkers betrekken bij het opstellen van de verbeterplannen. Zij hebben immers aangegeven dat een punt voor verbetering in aanmerking komt. Zij kunnen dan ook vaak zelf het beste aangeven waarom iets in de huidige werkwijze niet goed werkt en welke aanpassingen nodig zijn om tot daadwerkelijke verbetering te komen. U kunt de resultaten bijvoorbeeld in groepjes medewerkers op afdelingsniveau bespreken om tot verbetervoorstellen te komen. 2. Betrek belangrijkste stakeholders. Wanneer u grote veranderingen wilt doorvoeren, is het belangrijk dat u de stakeholders betrekt bij deze beslissing en de uitvoering hiervan. Hierbij kunt u denken aan uw Raad van Toezicht, maar ook aan cliëntgroepen, organisaties waarmee u samenwerkt of informele leiders in uw organisatie. Ook managers zijn hier van belang. Als zij achter de plannen staan, faciliteren zij de medewerkers bij de invoering hiervan en dat komt ten goede aan de borging. 3. Communiceer over de verbeterplannen. Door medewerkers tijdig op de hoogte te stellen van verbeterplannen, zorgt u ervoor dat uw medewerkers niet voor verrassingen komen te staan. Ook geeft dit medewerkers de mogelijkheid om in een vroeg stadium met ideeën te komen. Hiernaast voelen zij zich serieus genomen. Dit is cruciaal voor het creëren van draagvlak voor de verbeterplannen. 4. Maak uw doelstellingen zo concreet mogelijk. Dit zorgt ervoor dat u goed kunt evalueren na invoering van de verbeterpunten. Dit is het einde van fase 3 leren en verbeteren. Let erop dat veranderingen in de werkzaamheden goed geborgd worden in de bestaande werkprocessen. Vul onderstaande checklist in om te zien of u alle benodigde activiteiten hebt uitgevoerd. Leren en verbeteren 24

25 3.04 Checklist fase 3 Zijn de conclusies door de organisatie opgepakt? Klaar? Nr. Datum Activiteit organisatie 15 05/12 digitaal en papier Ontvangst MijnEersteUitkomsten Ja Nee 16 19/12 Ontvangst scorecard Ja Nee 17 Vanaf 19/12 Communiceren van de resultaten Ja Nee 18 Vanaf 19/12 Stellen van prioriteiten Ja Nee 19 Vanaf 19/12 Opstellen, uitvoeren en evalueren van verbeterplannen Ja Nee Leren en verbeteren 25

26 Bijlage 1: lijst met voorbeeldmateriaal Inkijkversies MedewerkerMonitor Uitnodiging medewerkers papier Herinnering medewerkers papier Voorbeeldscorecard concern Voorbeeld bestand met inlogcodes Informatie ter ondersteuning van de organisatie van het onderdeel Medewerkers Draaiboek (actuele versie van dit draaiboek) Planning onderdeel medewerkers Schematische weergave keuzemomenten in voorbereiding Medewerkers in het kort Tips voor het stimuleren van de respons 10 tips voor het opstellen van vragen Anonimiteit binnen het onderdeel medewerkers Instructie bij de digitale vragenlijst Voorbeelden van communicatiemiddelen Informatiebrief OR Informatiebrief medewerkers Posters Uitnodiging medewerkers digitaal Herinnering medewerkers digitaal Aanvullende informatie voor organisaties die de verzending van inlogcodes en/of papieren vragenlijsten aan medewerkers door de benchmarkorganisatie laten verzorgen Voorbeeld bestand contactgegevens Bijlage 1: lijst met voorbeeldmateriaal 26

27 Stap 8&9 Stap 8&9 Stap 4 Stap 2 Bijlage 2: schematische weergave keuzemomenten in Voorbereiding. Keuzemomenten onderdeel Medewerkers Keuze papieren of digitale uitvraag Keuze voor papieren uitvraag Keuze voor digitale uitvraag Keuze zelf verzenden of door benchmarkorganisatie Keuze zelf verzenden of door benchmarkorganisatie Zelf verzenden Verzenden door benchmarkorganisatie Zelf verzenden Verzenden door benchmarkorganisatie Voorbereiding verzending: adresstickers genereren Voorbereiding verzending: privé adressen aanleveren Keuze papieren of digitale uitnodiging Keuze papieren of digitale uitnodiging Papieren uitnodiging Digitale ( ) uitnodiging Papieren uitnodiging Digitale ( ) uitnodiging Voorbereiding verzending: uitnodiging opstellen Voorbereiding verzending: uitnodigingsmail opstellen Voorbereiding verzending: privé adressen aanleveren Voorbereiding verzending: adressen aanleveren Bijlage 2: schematische weergave keuzemomenten in Voorbereiding. 27