ABAX WORKER Gebruikershandleiding Administrator WEB

Transcriptie

1 ABAX WORKER Gebruikershandleiding Administrator WEB Alles wat u moet weten over ABAX Worker web wordt in deze handleiding uitgelegd. My ABAX Gebruikers en rechten U krijgt toegang tot ABAX Worker door op de link naar My ABAX te klikken. Hier kunt u uw account activeren. Maak een wachtwoord en gebruikersnaam aan en log in. In My ABAX ziet u 3 verschillende tabs: Producten, Gebruikers en My Company. Onder Producten ziet u het totaal aantal licenties voor uw account. Ook ziet u hoeveel licenties actief in gebruik zijn en aan wie ze zijn toegewezen. Onder Gebruikers ziet u een lijst van alle gebruikers die binnen uw bedrijf geregistreerd zijn en welke ABAX-producten ze gebruiken. Hier kunt u nieuwe gebruikers uitnodigen. Zij ontvangen vervolgens een welkomst-sms met een link die hen door de setup leidt. Onder My Company staat een overzicht van uw bedrijfsinformatie die in My ABAX geregistreerd is. My Company toont welke gebruiker administratorrechten heeft. Een Administrator in My ABAX kan gebruikers aan ABAX Worker toevoegen of verwijderen. Login Om in te loggen in ABAX Worker als Administrator of Projectmanager gebruikt u link. Gebruik dezelfde inloggegevens als die u voor uw My ABAXaccount. Taal Telefoonnummer Wachtwoord Wijzig de taal in de rechterbovenhoek. Voer uw telefoonnummer in. Vergeet niet uw landcode toe te voegen (+31) Creëer of verander uw wachtwoord (dit wachtwoord geldt ook voor uw My ABAX-account)

2 Startpagina Op de startpagina ziet u een overzicht van de geregistreerde uren per project en taak. Ingecheckte werknemers Ingecheckte werknemers laat zien welke werknemers zijn ingecheckt en op welk project of taak ze zijn ingecheckt. U ziet hier de geregistreerde uren voor de verschillende projecten en taken. Projecten Projecten toont alle geregistreerde projecten. Deze pagina is blanco als u voor de eerste keer inlogt. U dient zelf een project aan te maken om te starten. De volgende filters zijn beschikbaar om uw projecten mee te bekijken: Status Naam of nummer Klant Projectmanager Kies uit: actief, gepland, lopend, on-hold, geannuleerd, voltooid en alles Zoek op projectnaam of projectnummer Zoek op klant Selecteer op projectmanager Nieuw project aanmaken Klik op Creëer nieuw project om een nieuw project aan te maken. Er zijn een aantal verplichte velden zoals, klant, projectnaam, Projectmanager, contactpersoon en telefoonnummer contactpersoon. Wanneer u alles heeft ingevuld klikt u op Project opslaan. De volgende velden zijn zichtbaar bij het aanmaken van een project: Klant Project Projectmanager Contactpersoon, telefoonnummer Projectlocatie en plaats Projectomschrijving Projectnummer Projectstatus Begindatum Deadline Selecteer de gewenste klant. Of maak een nieuwe klant aan door op Nieuw toevoegen te klikken Projectnaam Toegewezen projectmanager Contactinformatie contactpersoon Adresgegevens klant Omschrijving van het project U kunt een eigen projectnummer aanmaken of dit automatisch laten genereren Projectstatus (bijv. gepland of lopend) Begindatum van het project Deadline project

3 Nieuwe klant toevoegen Een nieuw project moet altijd aan een klant gekoppeld worden. Is de klant nieuw, klik dan op Nieuwe klant toevoegen. U krijgt de volgende velden te zien: Klantnaam Klanttype Organisatienummer Contactpersoon, telefoonnummer, e- mail Straat, postcode, plaats Klant- of bedrijfsnaam Keuze tussen particuliere klant of bedrijf KVK-nummer (indien bekend) Contactgegevens klant Adresgegevens klant De nieuwe klantinformatie wordt automatisch opgeslagen en kan met behulp van een dropdown keuzemenu geselecteerd worden bij een nieuw project. Bij bestaande klanten worden velden zoals Projectinformatie en Projectlocatie automatisch ingevuld. Projectomschrijving Het veld Projectomschrijving wordt gebruikt om de hoofddoelen van het project te omschrijven. De omschrijving is zichtbaar voor iedereen die dit project toegewezen heeft gekregen. In de mobiele App Workers is deze informatie te vinden onder Omschrijving. Projectstatus Projectstatus geeft weer of het project direct start of ingepland is. U hoeft niet per se een deadline toe te voegen bij het aanmaken van het project. Dit kan ook op een later tijdstip. Projectbeheer Het aanmaken van projecten is de basis van ABAX Worker. U kunt een project aanmaken met alleen een klantnaam en locatie, bestaande projecten aanpassen en beheren, of zeer gedetailleerde projecten aanmaken. Al uw gegevens worden op één plek opgeslagen en zijn 24/7 beschikbaar. Hierdoor wordt het beheren van uw data erg makkelijk. ABAX Worker is flexibel en voldoet aan de behoeften van elk bedrijf, ongeacht de omvang. Klik op een project uit de lijst van bestaande projecten. Bovenaan ziet u de naam van het project en een navigatiemenu. Onder de tab Details vindt u alle informatie die u bij het aanmaken van het project heeft vastgelegd.

4 Werkplan (taken) ABAX Worker is een taakgeoriënteerd systeem. Dit houdt in dat uw Workers voornamelijk met taken werken. Maakt u een nieuw project dan wordt er automatisch een nieuwe taak aangemaakt die uw werknemers als Workers kunnen inzien. Deze taak heeft dezelfde naam als het project. Een project bestaat vaak uit meerdere taken. Begin met het bewerken van de automatisch aangemaakte taak. De bewerkbare velden (die automatisch zijn ingevuld) zijn: Naam, Status, Begindatum, Deadline (als ingevuld), Toegankelijk Beschikbaar voor alle werknemers en Omschrijving (als ingevuld). Deze velden zijn gevuld met data zoals vastgelegd bij het aanmaken van het project. De overige velden zijn: EN Schatting in uren Gerapporteerde uren Voortgang Toewijzen aan werknemer Een inschatting van het aantal uren benodigd voor de voltooiing van de taak. De projectmanager ontvangt een bericht bij overschrijding van de ingeschatte tijd. Toont een overzicht van het totaal aantal geregistreerde uren. Voortgang van het project in percentage. U kunt checken of dit overeenstemt met de geschatte dur van het project. Als de geschatte tijd 20 uur was, en blijkt dat na 10 uur werken slechts 25% van het werk gedaan is, kunt u de schatting aanpassen. Wijs taken toe aan uw medewerkers m.b.v. het dropdown menu. KAM (Kwaliteit, Arbo en Milieu) KAM-documenten kunnen zowel op project- als op taakniveau worden toegevoegd. Alle KAM-documenten die zijn toegevoegd op projectniveau worden automatisch gekoppeld aan de bijbehorende taken. KAM-documenten die toegevoegd zijn aan een specifieke taak zijn alleen voor die taak zichtbaar. U kunt een KAM-document toevoegen of inzien door op de KAM-tab te klikken bij het geselecteerde project. Het KAM- overzicht laat zien wat voor type documenten zijn toegevoegd en op welk niveau deze zijn opgeslagen (toegevoegd aan taak, project etc.):

5 Onder Toegevoegde documenten ziet u door wie en wanneer het document is toegevoegd. U heeft de mogelijkheid om het document te verwijderen van het project of de taak. Klik op Voeg nieuw document toe en u ziet twee opties; Arbo & Mileu en Kwaliteitszorg. Als u op een van deze opties klikt, ziet u twee kolommen. De rechterkolom laat alle reeds toegevoegde documenten zien. Om een bestaand document toe te voegen, selecteert u het gewenste document in de linkerkolom en kiest Toevoegen klikken. U kunt ook een document zoeken door de documentnaam in het zoekveld in te typen. Onder de tab Toegevoegde documenten kunt u een nieuw document uploaden door op Voeg nieuw document toe te klikken. Dit document wordt dan toegevoegd aan de bibliotheek. Om documentatie te downloaden kunt u één of meerdere bestanden selecteren en in de rechterbovenhoek op downloaden klikken. Selecteert u meerdere documenten dan worden deze als ZIP- bestand gedownload. Gebruik Documenttype om de bibliotheek op basis van documenttype te doorzoeken. U kunt filteren op alles, foto, overig, voltooide Arbo en Milieu documenten, concept Arbo en Milieu, voltooide Kwaliteitszorg documenten en concept Kwaliteitszorg. Wilt u een document verwijderen? Gebruik dan het prullenmand-icoontje. Uren U kunt het Uren-menu gebruiken om ingevoerde uren te bekijken, registreren, bewerken en exporteren. Controle Urenlijst Controle Urenlijst bestaat uit een overzicht van de door Workers geregistreerde uren binnen een bepaalde periode. U kunt de uren selecteren op basis van projectnaam of persoon. U kunt de geregistreerde uren ook aanpassen. Kies linksbovenaan Toon alleen werknemers of Toon werknemers en projecten. Toon alleen werknemers geeft een overzicht van uw werknemers en hun geregistreerde uren met daarbij de verschillende salaristypes. Toon werknemers en projecten geeft u een overzicht van uw werknemers én de projecten waarop zij uren geregistreerd hebben. Door op de naam van een werknemer te klikken krijgt u een gedetailleerd overzicht van de dagen en projecten die binnen de geselecteerde periode vallen. Hier kunt u de geregistreerde uren bewerken en waar nodig verwijderen. Door op een datum te klikken ziet u een overzicht van het aantal geregistreerde uren per project en/of taken voor die dag. Klik op Toevoegen om extra uren toe te voegen voor de geselecteerde werknemer. U bent

6 verplicht om de velden Project en Taak in te vullen als u uren toe wilt voegen. Tevens heeft u de mogelijkheid om een opmerking, begin- en einddatum, salaristype en pauzes toe te voegen. De uren die zijn toegevoegd door een projectmanager of administrator zijn voor de betreffende medewerker zichtbaar in de mobiele app. Urenlijst rapporteren Rapportage uren maakt het mogelijk om via ABAX Worker op een makkelijke manier te browsen door geregistreerde uren en ze te exporteren naar een Microsoft Excel bestand. Klik op Creëer nieuw rapport en volg de aanwijzingen van de export wizard. Om een nieuwe export aan te maken selecteert u de gewenste data, project(en), werknemer(s) en velden die u in uw export wilt opnemen. Dit kunt u doen door de gewenste velden te slepen naar inclusief of exclusief. U kunt ook de volgorde van de velden aanpassen (positie 1 komt overeen met kolom A1 in Excel). Selecteer Voeg samenvatting toe om een samenvattingsregel onderaan de kolommen toe te voegen. Wanneer u klaar bent klikt u op Rapport voorbereiden en voegt u daarmee het rapport toe aan de lijst voor gecreëerde rapportages klaar voor download. Salaris export In Salaris export kunt u geregistreerde uren exporteren naar uw salarissysteem en daarmee de uren afschermen. Uw werknemers kunnen deze uren nu niet langer meer bewerken. Het verschil tussen Rapportage uren en Salaris export is dat Rapportage uren de uren exporteert naar een Microsoft Excel (.xsls) bestand en de geëxporteerde uren niet op slot zet. Terwijl Salaris export de werknemersuren afschermt (kunnen niet meer gewijzigd worden) en u verschillende exportopties geeft, afhankelijk van uw salarissysteem. Om er zeker van te zijn dat de getoonde data correct is kunt u het filter Toon alleen werknemers of toon werknemers en projecten gebruiken. Deze filters hebben geen invloed op het rapport. Daarnaast kunt u ook op een werknemersnaam klikken om details in te zien en uren te bewerken (Let op: dit heeft wel gevolgen voor de export en de geregistreerde uren voor deze werknemer). Bent u tevreden met de lijst, dan klikt u op Volgende stap om de export te voltooien. In de laatste stap selecteert u het bestandstype. 1. Excel a. Selecteer kolommen en volgorde (zie Rapportage uren)

7 Nadat u het bestandsformaat geselecteerd heeft kunt u op Exporteren klikken. U ziet een overzicht van alle geëxporteerde bestanden, met het nieuwste bestand bovenaan. Let op: De geëxporteerde uren kunnen nu niet meer worden aangepast. Wilt u iets wijzigen, dan moet u het geëxporteerde bestand eerst volledig verwijderen. Als het bestand verwijderd is, kunt de geregistreerde uren weer bewerken. Worker log Hier ziet u welke werknemers op de bouwplaats zijn of zijn geweest. De werknemerslijst geeft een overzicht van medewerkers en de in- en uitchecktijd. Om dit te kunnen zien kiest u een project en geeft u de gewenste periode aan. In de rechterbovenhoek kunt u dit overzicht downloaden als PDF of Excel bestand. Dit overzicht toont eveneens de klantgegevens en naam van de projectleider. Werknemers Werknemers toont alle geregistreerde werknemers. Bij elke werknemer vindt u informatie zoals telefoonnummer, rol, adres en noodcontact- gegevens. Iedere Worker kan profielgegevens bewerken en toevoegen via de mobiele app. Een Administrator heeft dezelfde bevoegdheden via de ABAX Worker website en kan ook een arbeidsovereenkomst uploaden. Let op: Naam en telefoonnummer kunnen alleen via My ABAX worden aangepast. Documentatie Bedrijfsdocumenten toont een overzicht van alle voltooide documenten. U vindt deze u in het documentatie-menu. Deze documenten maken vaak deel uit van interne controles. Het standaardoverzicht laat u de voltooide documenten van afgelopen maand zien. U kunt de periode naar wens aanpassen door de Vanaf en Tot opties te gebruiken. U kunt zoeken op naam van de checklist, of een document uit de bibliotheek selecteren. Wanneer u op Werknemer filtert ziet u alle documenten die de betreffende werknemer heeft toegevoegd. Klik op Voeg nieuw document toe om nieuwe documenten toe te voegen of te voltooien. Voltooide checklists De optie Voltooide checklist toont een overzicht van alle voltooide checklist op project- en bedrijfsniveau. Het standaardoverzicht toont de documenten die in de afgelopen maand zijn voltooid. Ook hier kunt u de Vanaf en Tot functie gebruiken om de periode aan te passen. U kunt zoeken

8 op naam checklist, of een document uit de bibliotheek selecteren. Wanneer u Voltooid door als filter gebruikt ziet u alle voltooide documenten van die specifieke werknemer. Dit overzicht laat zien waar binnen uw bedrijf de meeste afwijkingen plaatsvinden. Non-conformiteit De afwikkeling van non-conformiteit binnen ABAX Worker is gebaseerd op gebruikersrollen. Dit betekent dat iedereen een non-conformiteit kan melden, maar dat de behandeling toegewezen wordt aan specifieke werknemers die daarvoor verantwoordelijk zijn. Om verantwoordelijkheden toe te kennen klikt u op het tandwieltje in de rechterbovenhoek en selecteert u de betreffende medewerker. Administrators, Projectmanagers en Workers hebben allen de bevoegdheid om nonconformiteit te melden. Workers melden non-conformiteit via hun mobiele applicatie. Administrators en Projectmanagers doen dit via de website of mobiele applicatie. Om non-conformiteit te melden klikt u op Melding non-conformiteit. U kunt non-conformiteit melden op project-, taak- of bedrijfsniveau. Het niveau heeft geen gevolgen voor het behandelingsproces. Selecteer het project of de taak, en klik op Melding non-conformiteit. Wilt u nonconformiteit op bedrijfsniveau melden, klik dan op Non-conformiteit onder het menu Documentatie en klik daar op Melding non-conformiteit. Datum en tijd Categorie Prioriteit Omschrijving Toegevoegde bestanden Locatie Betrokken personen Tijdelijke oplossing Advies Selecteer een datum en tijd Selecteer een categorie Selecteer de passende prioriteit. De keuze heeft gevolgen voor de behandelsnelheid. Hogere prioriteit betekent een kortere deadline. Voeg een omschrijving toe Stuur relevante geüploade bestanden mee Voeg een locatie toe Voeg de betrokken personen toe Omschrijving tijdelijke oplossing (indien van toepassing) Adviseer over mogelijke oplossing(en)

9 Aan de slag met non-conformiteit Wanneer non-conformiteit is gemeld krijgt de melding de status Wacht op goedkeuring en is de melding verstuurd naar de verantwoordelijke medewerker(s). Zolang de nonconformiteit deze status heeft kan de verantwoordelijke persoon data toevoegen of aanpassen. Heeft de verantwoordelijke meer informatie nodig, kan deze een bericht terugsturen naar de Worker. Het bericht is bij de Worker zichtbaar in Mijn taken. Alle updates en wijzigingen worden automatisch opgeslagen. Bij beoordeling van de melding heeft de verantwoordelijke drie opties: Aanvullen informatie gewenst Markeer als ongeldig Begin met verwerken Vraag de melder om aanvullende informatie Markeren als ongeldig en de melding sluiten Melding wordt in behandeling genomen Wanneer een zaak de status In behandeling krijgt, zijn de volgende velden beschikbaar Details Bestanden Case analyse Ondernomen acties Details van de gebeurtenis Bestanden toegevoegd aan de melding Analyse van de melding/gebeurtenis Acties/ingrepen die voortkomen uit deze melding U kunt suggesties voor acties/ingrepen toevoegen door op de tab Acties te klikken en daar op Voeg nieuwe actie toe te klikken. Omschrijving Omschrijving van de actie/ingreep Gerealiseerd actie Reeds uitgevoerde/toegepaste actie Verantwoordelijken Namen verantwoordelijke personen Deadline Deadline(s) gekoppeld aan de actie(s)

10 Configuratie/ instellingen Om uw ABAX Worker account in te stellen klikt u op het tandwieltje rechtsboven. Hier heeft u de mogelijkheid om de instellingen voor non-conformiteit, salaris en Arbo & Milieu/ Kwaliteitszorg aan te passen. Hoe u werknemers non-conformiteit bevoegdheden toewijst wordt in het non-conformiteit hoofdstuk uitgelegd. We richten ons nu op de volgende opties: Salarisinstellingen Salarisinstellingen geeft u de mogelijkheid om salarisniveaus in te stellen voor door uw werknemers geregistreerde uren in ABAX Worker. U kunt uw eigen salarisinstellingen vastleggen of onderstaande opties gebruiken: Salaristype Medewerkersnummer Salaristype Actief Standaard Aanpassen (pen-icoontje) Prullenmand Naam salaristype Medewerkersnummer conform salarissysteem Salaristype als in het salarissysteem Selecteren als u deze instellingen aan uw medewerker wilt tonen Selecteer de standaardsalaris-optie Bewerken salarisinstelling Verwijder de selectie(s) Let op: Het medewerkersnummer en salaristype moet overeenkomen met uw salarisadministratie, anders werkt het exporteren en koppelen van bestanden niet. Heeft u problemen met het achterhalen van deze informatie? Raadpleeg de salarisadministratie.

11 Documenten administreren Onder de tab Arbo & Milieu en Kwaliteitszorg kunt u de Arbo & Milieu en Kwaliteitszorg bibliotheek beheren. Daar kunt u nieuwe artikelen toevoegen, volgens bepaalde categorieën. Wanneer u een document aanpast, ververst of bewerkt, creëert ABAX Worker automatisch een nieuwe versie en slaat de oude versies op. Zo kunt u beslissen welke versie moet worden gebruikt. Alle projecten en taken worden automatisch geüpdatet met de nieuwste versie van een bewerkt document of artikel. Hierdoor kunt u uw Arbo & Milieu en Kwaliteitszorg bibliotheek centraal beheren. Arbo en Milieu Kwaliteitszorg Documentnaam Naam Status Artikel Laatste versie Nieuw Artikel Bewerken Prullenmand Klik om de Arbo & Milieu-bibliotheek te bekijken Klik om de Kwaliteitszorgbibliotheek te bekijken Zoek naar een artikel op naam Artikelnaam Geef de status van het artikel aan Toont informatie over de meest recente versie Creëer een nieuw Arbo & Milieu of Kwaliteitszorg artikel Klik op het pen-icoontje om een bestaand artikel te bewerken Klik om een artikel te verwijderen (terugplaatsen uit prullenbak is mogelijk) Nieuw artikel en bewerk artikel U kunt een nieuw artikel aanmaken door een categorie te selecteren en te kiezen voor Nieuw artikel. Om een bestaand artikel te bewerken klikt u op het pen-icoontje. Artikeltitel Paragraaf Omschrijving Nieuwe paragraaf toevoegen Publiceer artikel Naam van het artikel Naam of nummer van de paragraaf Inhoud van het artikel Klik om een nieuwe paragraaf toe te voegen Klik en publiceer het artikel Versies ABAX Worker maakt automatisch een nieuwe versie aan wanneer u een artikel bewerkt. Onder artikeldetails ziet u alle versies. Door op versies te klikken ziet u alle wijzigingen. U ziet de datum, wie het artikel heeft aangepast en het versienummer. De meest recente versie staat altijd bovenaan en is de actieve gepubliceerde versie.

12 Materialen Materialen vindt u in het hoofdmenu. Op deze pagina ziet u een lijst van alle toegevoegde (bouw)materialen en beschikbaarheid voor de werknemers die gebruikmaken van de ABAX Worker-applicatie. Om nieuwe materialen toe te voegen klikt u op Nieuwe toevoegen. Materiaalnaam Eenheid Opslaan Naam van het materiaal De meeteenheid (gewicht, lengte, etc.) Sla het nieuwe materiaal op De materiaallijst geeft u een overzicht van de beschikbare materialen. Het materiaalverbruik wordt op deze manier per project geregistreerd. Status Naam Toegevoegd door Vanaf Tot Wat is de status (voorraad) Zoek materiaal op basis van naam Bekijk wie het materiaal heeft toegevoegd Wanneer is het materiaal is toegevoegd Tot wanneer is het materiaal beschikbaar is Om de beschikbaarheid van materiaal te veranderen kunt u de schuifbalk rechts in beeld gebruiken. Schuif naar links: niet beschikbaar. Schuif naar rechts: beschikbaar. Materialen op taakniveau Elke taak heeft een lijst van gebruikte materialen. Selecteer een taak en klik op de tab Materialen. Daar ziet u het materiaalverbruik en de mogelijkheid om verbruik toe te voegen aan de taak. Er zijn twee manieren om materialen te bekijken. Klik op Toon en kies tussen Samenvatting of Details. Samenvatting geeft een overzicht van het totaal materiaalverbruik. Details geeft een overzicht van het verbruik per materiaaltype. Vanaf Tot Toegevoegd door Materialen Toon Wanneer is het materiaal toegevoegd Tot wanneer is het materiaal beschikbaar Wie heeft het materiaal toegevoegd Het materiaaltype Kies tussen Samenvatting en Details Klik op Voeg nieuw verbruik toe om nieuw materiaalverbruik toe te voegen. Selecteer het materiaal en kies de hoeveelheid.