Jaarplan 2018 Bureau Keteninformatisering Werk en Inkomen

Transcriptie

1 Jaarplan 2018 Bureau Keteninformatisering Werk en Inkomen Datum Versienummer 27 september

2 Inhoudsopgave 1. VOORWOORD PRESTATIE-INDICATOREN EN KENGETALLEN OPDRACHTEN BKWI INLEIDING OPDRACHTLIJN 1: PRIMAIRE TAKEN BKWI (OPDRACHTEN MINISTERIE VAN SZW) Borgen continuïteit van gegevensleveringen via Suwinet Beheer van ketenstandaarden en wijzigingen Ondersteunen Suwi-partijen in het gebruik van Suwinet Aansluiten op veranderende wet- en regelgeving en veranderingen in de werkwijze van Suwi-partijen OPDRACHTLIJN 2: AANVULLENDE OPDRACHT VANUIT HET MINISTERIE VAN SZW OPDRACHTLIJN 3: OPDRACHTEN VAN EEN OF MEER SUWI-PARTIJEN Opdrachten van Suwi-partijen Bestaande gegevensuitwisseling met niet Suwi-partijen Nieuwe gegevensleveringen met niet Suwi-partijen Overige opdrachten Suwi-partijen OPDRACHTLIJN 4: OPDRACHTEN VAN DERDEN OVERIGE RELEVANTE ACTIVITEITEN BEDRIJFSVOERING MEDEWERKERS KWALITEITSBEWAKING & BEVEILIGING DOELMATIGHEID RECHTMATIGHEID DUURZAAMHEID EN MVO RISICOBEHEERSING FINANCIËN CAPACITEIT BKWI BEGROTING VERVANGINGSINVESTERINGEN PROJECTBEGROTINGEN AFKORTINGENLIJST van 27

3 1. Voorwoord Het Bureau Keteninformatisering Werk en Inkomen (BKWI) faciliteert de samenwerking tussen (semi-) overheidsorganisaties. Zo zorgen wij ervoor dat gegevens over burgers en bedrijven door deze organisaties gedeeld worden via Suwinet op een snelle, makkelijke en veilige (versleutelde) manier; binnen een paar seconden een digitaal klantdossier op maat. Hierdoor ervaren burgers betere dienstverlening door de overheid. BKWI doet dit als (zelfstandig) onderdeel van het Uitvoeringsinstituut Werknemers Verzekeringen (UWV). BKWI is verantwoordelijk voor het beheer en de ontwikkeling van Suwinet. Suwinet is een elektronische infrastructuur die is ontwikkeld om ervoor te zorgen dat de Suwi-partijen (UWV, SVB en gemeenten) gegevens met elkaar kunnen uitwisselen voor de uitoefening van hun wettelijke taak. Er worden alleen gegevens uitgewisseld voor zover daar een wettelijke grondslag voor is. In Suwinet worden deze gegevens niet opgeslagen maar alleen getransporteerd binnen het domein Werk en Inkomen. BKWI bewaart dus geen persoonsgegevens van burgers en bedrijven. Suwinet heeft de afgelopen jaren zijn waarde binnen het sociaal domein bewezen. Als een stabiele ontsluiter van gegevens binnen het sociaal domein heeft BKWI het maatschappelijk belang van Suwinet goed geborgd. Een prestatie waar stakeholders en medewerkers van BKWI trots op kunnen en mogen zijn. Na jaren van groei en aansluiten van ketenpartners hebben we de afgelopen twee jaren hard gewerkt aan het veiliger maken van Suwinet. Hiermee is een stevige basis gelegd voor een beheersbare doorontwikkeling in Kijkend naar 2018, gaan we door met het betrouwbaar uitvoeren van onze kerntaak, te weten het beheer van de centrale componenten van de Gezamenlijke electronische Voorzieningen SUWI (GeVS). Daarnaast willen we ons als organisatie én als partner verder ontwikkelen door een nog professionelere organisatie op het terrein van gegevensbeheer te worden. Hierbij wordt nog opgemerkt dat alle verzoeken die we ontvangen van onze opdrachtgevers worden getoetst aan de Suwiwetgeving, zodat we altijd binnen onze wettelijke taak blijven uitvoeren. In 2018 zal de focus van BKWI liggen op: Een betrouwbaar Suwinet, zodat afnemers kunnen rekenen op een werkend Suwinet; Een veilig Suwinet, zodat we borgen dat op een veilige manier gegevens worden uitgewisseld; Afronding van de acties uit het programma Borging Veilige gegevensuitwisseling Suwinet (BVGS), zowel ten aanzien van Suwinet (filtering, fijnmazigheid) als ten aanzien van de spelregels (normenkader); - 3 van 27

4 Ondersteunen van nieuwe taken/wensen vanuit UWV, SVB en gemeenten met Suwinet; De taken die vanuit het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) zijn opgelegd voor Zoals aangegeven, wil BKWI zich in 2018 neerzetten als een betrouwbare partner. Om dit verder te ontwikkelen maken we gebruik van de uitkomsten van het in 2016 onder bestuurders uitgevoerde klanttevredenheidsonderzoek. Dit om verbeteringen in de organisatie door te voeren die tevens positieve gevolgen hebben voor de afnemers. Eén van genoemde zaken is het zorgvuldiger opstellen van begrotingen in het kader van additionele opdrachten. BKWI heeft hier in 2017 een aanvang meegemaakt en zal dit in 2018 verder optimaliseren. Dit is slechts een korte, summiere weergave van de ambities voor In hoofdstuk 3 en 4 komen alle ambities uitgebreider aan de orde. Kortom, BKWI heeft ook in 2018 genoeg ambities, waarbij we uitkijken naar een goede samenwerking, het ontplooiien van nieuwe initiatieven en het blijven volgen van ontwikkelingen op het vakgebied samen met onze (keten)partners. Jeannette van Haren Directeur BKWI - 4 van 27

5 2. Prestatie-indicatoren en kengetallen Prestatie-indicator Norm 2018 Norm 2017 Uitvoeren en coördineren technisch en functioneel beheer voorzieningen Suwinet Beschikbaarheid Suwinet Netwerk 99,5% 99,5% Applicaties Suwinet gegevens binnen 6 95% 95% seconden Goedkeurende auditverklaring beveiliging Suwinet Ja Ja Voorbereiden en beheren ketenafspraken Actualisatie Suwinet-standaarden 1x per jaar 1x per jaar Innovatie Suwinet en keten werk en inkomen Uren besteed aan afgeronde activiteiten met een innovatief karakter Financieel 5% van besteedbare uren Goedkeurende accountantsverklaring Ja Ja Benutting regulier budget t.o.v. < 100% < 100% jaarbudget Benutting projectbudget (t.b.v. < 100% < 100% vervangingsinvesteringen t.o.v. jaarbudget) Rechtmatigheid (pas in december van toepassing) 99% 99% 5% van besteedbare uren - 5 van 27

6 Kengetallen Aantal fte in vaste dienst * 52,5 fte 52,5 fte Aantal fte op jaarcontract * Aantal fte inhuur Aantal releases 8 8 Aantal actieve gebruikers volgens gebruikersadministratie (gemiddeld per maand) Aantal raadplegingen (2) binnen Suwinet-Inkijk Gemiddelde responstijd BKWI 0,4 sec Aantal via Suwinet-mail verzonden berichten Aantal afgehandelde wijzigingsverzoeken 70-6 van 27

7 3. Opdrachten BKWI 3.1 Inleiding UWV, SVB en gemeenten gebruiken Suwinet om snel en op een juiste manier uitkeringen te verstrekken, de begeleiding van mensen naar werk te vereenvoudigen en fraude te bestrijden. Suwinet wordt ook gebruikt om gegevens aan te leveren aan overheidsorganisaties buiten de sector werk en inkomen. Ook in 2018 blijft de beveiliging van Suwinet en de bewaking van de privacy van de gegevens hoog op de agenda staan, zie hiervoor verder de hoofdstukken 3.2 en 3.4 Het Ministerie van SZW vraagt BKWI in 2018 aandacht te besteden aan de volgende zaken: De verdere doorontwikkeling en implementatie van de resultaten van het project BVGS (zie hoofdstuk 3.4.2); De activiteiten die BKWI onderneemt als gevolg van de Privacy Impact Assessment (PIA) die in 2016 is uitgevoerd, zodat aangesloten partijen de toegang van medewerkers tot Suwinet kunnen optimaliseren (zie hoofdstuk 3.4.2); De wijze waarop de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) wordt geïmplementeerd (zie 3.2.4); De toekomstige gegevenslevering binnen het domein werk en inkomen (zie hoofdstuk 3.3); De bijdrage die wordt geleverd aan de gegevensuitwisseling tussen UWV en gemeenten, zodat in de regionale werkgeversservicepunten digitaal kan worden gematched (zie hoofdstuk 3.2.4); De wijze waarop BKWI vormgeeft aan de verplichtingen voortvloeiend uit de Electronic Exchange of Sociale Security Information (EESSI) en hoe zij UWV en SVB hierin kan ondersteunen (zie hoofdstuk 3.2.4). Het jaarplan wordt in het opdrachtgeversberaad (OGB) voorgelegd aan de opdrachtgevers van BKWI, te weten UWV, SVB en VNG. Bij de ontwikkeling van het jaarplan en de bepaling van de activiteiten voor 2018 is gesproken met de ketenpartners, waarbij enerzijds is gekeken of er activiteiten missen en anderzijds gekeken is naar de prioritering voor zover bekend. - 7 van 27

8 Tot slot willen we opmerken dat we een zo reëel mogelijk beeld schetsen van de activiteiten die we in 2018 verrichten binnen de reguliere gelden. We doen dit op basis van dat wat we nu weten en we zijn daarin ook afhankelijk van de opdrachtgevers. 3.2 Opdrachtlijn 1: primaire taken BKWI (opdrachten Ministerie van SZW) Onder opdrachtlijn 1 verstaan we de reguliere dienstverlening van BKWI, namelijk het ondersteunen van de dienstverlening aan UWV, SVB en gemeenten door middel van gegevensdiensten. Hiervoor gebruiken we Suwinet. Binnen deze opdrachtlijn verricht BKWI de volgende werkzaamheden: Borgen continue, stabiele en veilige gegevenslevering via Suwinet; Ondersteunen van de Suwi-partijen in het beheer en gebruik van Suwinet; Beheer van de ketenstandaarden en wijzigingen; Aansluiten op veranderde wet- en regelgeving en veranderingen in de werkwijze van de Suwi-partijen. NB: de werkzaamheden in het kader van de veilige gegevensuitwisseling, namelijk de nog te treffen maatregelen op basis van het programma BVGS, vallen onder opdrachtlijn 3 en zijn dan ook opgenomen onder hoofdstuk De werkzaamheden worden in de volgende paragrafen nader uitgewerkt. BKWI legt over de activiteiten uit opdrachtlijn 1, zowel financieel als inhoudelijk, verantwoording af aan het Ministerie van SZW. Deze verantwoording vindt plaats via de reguliere (afstem)overleggen met UWV als bestuurlijk verantwoordelijke van BKWI en het Ministerie van SZW, alsmede in het halfjaarlijks en jaarverslag van BKWI. Het opdrachtgeversberaad wordt meegenomen in de verantwoording die BKWI aflegt omtrent Suwinet Borgen continuïteit van gegevensleveringen via Suwinet BKWI wil een betrouwbare en verantwoorde verstrekker van gegevens zijn, hetgeen vereist dat we zijn en blijven aangesloten op de nieuwe ICT-technologie en standaarden. Ten aanzien van het borgen van een veilige levering zal BKWI zich intern nog meer richten op het proces van Secure Software Development (SSD), zodat we altijd actueel blijven op het terrein van de beveiligde software. - 8 van 27

9 BKWI werkt in 2017 en het eerste kwartaal van 2018 aan de upgrade van Suwinet-Inkijk. Alle afnemers moeten overschakelen naar een nieuw framework. Nog niet alle afnemers zijn aangesloten op de nieuwe pagina s, BKWI maakt daarom in 2018 een planning voor aansluiting van de overige partners. Samenvattende rapportage BKWI wil in 2018 de bestuurders en het Ministerie van SZW in staat stellen bij te sturen op de naleving van de spelregels op het terrein van beveiliging en privacy. Medio 2018 willen we daarom voor de eerste keer een samenvattend beeld geven over de veiligheid van Suwinet op basis van zelfevaluaties, audits en verantwoordingen van op Suwinet aangesloten partijen Beheer van ketenstandaarden en wijzigingen BKWI is verantwoordelijk voor het gestructureerd, betrouwbaar en veilig verlopen van het gegevensverkeer. Hiervoor geldt tevens dat afnemers moeten voldoen aan bepaalde standaarden en normenkaders. Het streven hierbij is om deze kaders en standaarden zo compact mogelijk te houden, zodat iedere afnemer aan de kaders kan voldoen en de kaders eenvoudig gemonitord kunnen worden. Om dit te bereiken willen we de kaders waar mogelijk integreren en afstemmen met ketenpartijen. Het gaat hierbij dan om het SUWI Gegevensregister (SGR), de bericht- en transactiestandaard, de keten-sla (Service Level Agreement) en Keten DAP (Dossier Afspraken en Procedures), de Ketenarchitectuur Werk en Inkomen (KARWEI), de lijst behorende bij de Wet Eenmalige Uitvraag (WEU) en de verantwoordingsrichtlijn en het normenkader. BKWI zorgt, in opdracht van de andere Suwi-partijen, voor het beheer van deze ketenstandaarden. Dit doen wij door middel van de vanuit de wetgeving ingestelde domeingroepen, die onder verantwoordelijkheid van BKWI vallen en waarvan BKWI het voorzitterschap voert. De domeingroepen zijn ingericht op technisch beheer, privacy en beveiliging, architectuur en gegevens en berichten. De domeingroepen worden bemenst door vertegenwoordigers van de ketenpartijen. De domeingroepen stellen jaarlijks hun eigen jaarplan op, dat wordt vastgesteld in het opdrachtgeversberaad. De bericht- en transactiestandaard zijn geactualiseerd. BKWI stelt vast dat de implementatie van de ketenstandaarden en het signaleren van afwijkingen van die standaarden aandacht vraagt. We zullen deze rol met de opdrachtgevers en het Ministerie van SZW in 2018 verder vormgeven. - 9 van 27

10 3.2.3 Ondersteunen Suwi-partijen in het gebruik van Suwinet UWV, SVB, gemeenten en andere gebruikers van Suwinet-producten zijn zelf verantwoordelijk voor een verantwoord gebruik van alle mogelijkheden die Suwinet biedt. Tevens zijn zij verantwoordelijk voor een goed gebruikersbeheer. De taak van BKWI is om de afnemers in staat te stellen deze taken zo goed mogelijk uit te kunnen voeren. Dit doen we door: Juiste en volledige documentatie en handleidingen over de Suwinet producten; Communicatie over releases en wijzigingen via verschillende kanalen; Suwidesk als 2 e lijns helpdesk; Vaste en incidentele contacten vanuit BKWI-relatiebeheer, voorzitterschap van domeingroepen en het management Aansluiten op veranderende wet- en regelgeving en veranderingen in de werkwijze van Suwi-partijen BKWI zal in 2018 zijn bijdrage leveren aan uitvoeringstoetsen, gevraagd vanuit het Ministerie van SZW aan UWV, om zodoende te bepalen wat de impact is van de voorgestelde wijzigingen voor processen binnen BKWI en voor haar afnemers. Per 25 mei 2018 gaat voor geheel Europa de AVG in werking. Via deze verordening worden extra garanties ingebouwd voor burgers ten aanzien van de veiligheid van gegevens. De AVG schrijft organisaties voor om afgewogen en traceerbare keuzes te maken bij de uitwisseling van gegevens. Binnen BKWI is al in een vroegtijdig stadium gestart met de voorbereidingen voor de implementatie. Elke nieuwe levering die we uitvoeren, wordt ingericht volgens het principe Privacy by design and default. Aangezien de uitvoering van AVG voor BKWI structureel een extra kostenpost gaat opleveren van is dit bedrag ook als zodanig opgenomen in de uitvoeringstoets AVG die vanuit UWV wordt opgeleverd. In de projectbegroting onder hoofdstuk 6.4 is dit bedrag vooralsnog opgenomen onder additioneel te financieren posten. Ten aanzien van EESSI moet duidelijk worden hoe BKWI UWV en SVB in dit traject kan ondersteunen. Dit brengt in 2018 mogelijk werkzaamheden met zich mee, hetgeen op dit moment nog onvoldoende helder is. Daarom is het op dit moment nog niet mogelijk de exacte kosten te bepalen van 27

11 BKWI is door het Ministerie van SZW gevraagd te onderzoeken welke bijdrage geleverd kan worden aan de gegevensuitwisseling tussen UWV en gemeenten binnen de regionale werkpleinen. Dit alles om binnen het werkdomein de digitale matching tussen UWV en gemeenten in de regionale werkgeversservicepunten en ten behoeve van de te vullen profielen banenafspraak. We zullen hierover nog met beide partijen in gesprek gaan. 3.3 Opdrachtlijn 2: aanvullende opdracht vanuit het Ministerie van SZW Zoals in 2017 is aangegeven, moet vanaf 1 januari 2018 de Interventieteam (IVT)-applicatie worden beëindigd. Hiervoor zijn in 2017 al de nodige maatregelen genomen richting afnemers om hen hierover te informeren. Het beëindigen van de IVT-applicatie betekent voor BKWI dat wij de applicatie ook zo spoedig mogelijk in 2018 gaan verwijderen, zodat we de systeemomgeving niet belasten met applicaties die niet meer werkzaam zijn. We moeten als organisaties binnen de keten alert zijn op toekomstige ontwikkelingen op het terrein waarvoor we gezamenlijk de verantwoordelijkheid dragen. In dat kader is vanuit het Ministerie van SZW een project gestart om als keten te kijken naar de toekomst van de gegevensuitwisseling ( wie heeft mijn gegevens gezien ) en burgerregie. In 2017 heeft BKWI in samenwerking met het Inlichtingenbureau geïnvesteerd in de wijze waarop burgerregie kan worden vormgegeven. Beide partijen is gevraagd in gezamenlijkheid een demo en POC te ontwikkelen. BKWI ziet ernaar uit om dit initiatief verder uit te breiden in 2018 en samen met de overige ketenpartners verder te werken aan een stabiele toekomst voor de gegevensuitwisseling. 3.4 Opdrachtlijn 3: opdrachten van een of meer Suwi-partijen BKWI ondersteunt de Suwi-partijen om te voldoen aan hun leverplicht aan de niet Suwipartijen. Een onderscheid naar bestaande gegevensuitwisseling met niet Suwi-partijen en nieuwe gegevenslevering met niet Suwi-partijen is hier van belang van 27

12 3.4.1 Opdrachten van Suwi-partijen Programma BVGS Het programma Borging veilige gegevensuitwisseling Suwinet was een gezamenlijk programma van de Suwi-partijen en ingericht onder meer naar aanleiding van enkele kritische rapporten over het gebruik van Suwinet. Alhoewel het programma officieel tot een eind is gekomen zal BKWI in 2018 nog enkele zaken opleveren, zoals: Voorwaardelijke levering; Online rapportages; Voorwaardelijke levering In 2017 is voor UWV en SVB de basale oplossing gerealiseerd, zodat zij kunnen filteren en whitelisten conform de afspraken met het Ministerie van SZW rond de PIA. Hiermee wordt voorkomen dat personen werkzaam bij organisaties toegang hebben tot gegevens van alle burgers, in plaats van alleen toegang tot de gegevens van die burgers aan wie ze dienstverlening bieden. Voor 2018 worden de onderdelen opgeleverd die partijen in staat stellen om elkaars filter te gebruiken, deze in te zetten voor niet-suwileveringen en te gebruiken voor andere toepassingen naast Suwi-inkijk. Hiermee kan de meerwaarde van de generieke oplossing worden benut. Indien gewenst kan ook een eigen beheerscherm voor afnemers worden gerealiseerd, zodat filters zelf aan- of uitgezet kunnen worden. Online rapportages In 2017 is een start gemaakt met het ontwikkelen van online rapportages. Voordelen hiervan voor de afnemer zijn dat direct specifieke rapportages kunnen worden opgevraagd zodat de afnemer voor hem relevante gegevens kan analyseren. Daarnaast zullen gebruikers zich bewuster worden van het gebruik van Suwinet, omdat mogelijk oneigenlijk gebruik direct kan worden besproken. De afnemer ontvangt namelijk wekelijks een mail met de signalen van mogelijk oneigenlijk gebruik. Dit alles om de privacy voor de burger nog beter te garanderen. In 2018 moet de interactieve omgeving en de wekelijkse mail met signalen van mogelijk oneigenlijk gebruik worden opgeleverd van 27

13 Fijnmazige levering In hoofdstuk is gemeld dat in 2017 is gewerkt aan de upgrade van Suwinet en dat alle afnemers over moeten naar dit nieuwe framework. Aanvullend is het mogelijk dat afnemers kunnen kiezen om de overgang naar het nieuwe framework te combineren met het vernieuwen van pagina s (fijnmaziger autoriseren). Op deze manier hoeft de gebruiker niet lang te zoeken naar de voor hem van belang zijnde informatie, waardoor het gebruikersgemak van Suwinet wordt vergroot. Verder wordt de gegevensset beperkt tot het hoogst noodzakelijke. In overleg met de Suwi-partijen zal worden bepaald in hoeverre zij hier behoefte aan hebben en of zij de fijnmazige inrichting ook willen voor hun niet Suwi-partijen die hun gegevens afnemen. Wet wijziging financieringsstelsel kinderopvang In het kader van de Wet wijziging financieringstelsel kinderopvang is er behoefte aan uitwisseling van gegevens tussen Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) en UWV via GeVS. De opdracht die hierbij aan BKWI is gegeven vanuit UWV, is de realisatie van de ad-hoc vraagen antwoordenlevering tussen DUO en UWV bij nieuwe klanten. Daarnaast is BKWI gevraagd om de mogelijkheid tot mutatieleveringen middels een abonnementenvoorziening, te verkennen. Verkenning Suwinet abonnementen Via Suwinet wordt veelal de eerste beoordeling van de uitkering, toeslag of eigen bijdrage ondersteund. Uitvoeringsorganisaties willen ook graag weten of er daarna mutaties zijn die bepalend zijn voor de recht/hoogte bepaling. Hierin kan worden voorzien via een abonnementensysteem. Als een organisatie zich abonneert op deze service worden relevante wijzigingen in de situatie van de klant automatisch gemeld. Deze oplossing is reeds beschreven in Karwei, echter vooralsnog niet beschikbaar. Samenwerking UWV en gemeenten Vanuit de Suwi-partijen is de wens geuit aan BKWI te onderzoeken of het mogelijk is een scherm te bouwen, waar gegevens kunnen worden ingevoerd en vervolgens verzonden. Dit als uitbreiding op het bestaande product Suwinet. Deze functionaliteit zou ondersteunend kunnen zijn bij de uitvoering van de Wet Tegemoetkomingen Loondomein en om de bijstandafhankelijkheid te toetsen. De gesprekken over de mogelijke bouw en realisatie hiervan zijn in 2017 gestart en worden voortgezet in van 27

14 3.4.2 Bestaande gegevensuitwisseling met niet Suwi-partijen BKWI ondersteunt gegevensleveringen van UWV, SVB en gemeenten aan onder andere CAK (Centraal Administratie Kantoor), Zorginstituut Nederland, Inspectie SZW en de Immigratie en Naturalisatie Dienst (IND). Deze gegevenslevering vindt plaats op basis van het aansluitprotocol bij de regeling SUWI dat is vastgesteld voor het aansluiten van partijen buiten de sector. In 2018 geldt ook voor deze afnemers dat de nadruk ligt op het implementeren van de BVGS-maatregelen, zoals filtering, online rapportages en fijnmazige levering Nieuwe gegevensleveringen met niet Suwi-partijen Het is mogelijk om gegevens te leveren aan niet Suwi-partijen. Hierbij is in het driehoeksoverleg tussen UWV en het Ministerie van SZW de afspraak gemaakt dat Suwinet alleen wordt ingezet als het de meest passende oplossing is. Daarnaast is de afspraak gemaakt dat de groei van partijen die Suwinet willen gaan gebruiken beheersmatig moet plaatsvinden. Beheersmatig is ingevuld dat 10% van het totaal van de berichtuitwisseling gebruikt mag worden voor levering van gegevens van de ketenpartijen aan partijen buiten de sector Overige opdrachten Suwi-partijen Op verzoek van VNG verricht de Suwidesk van BKWI voor KING (Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten) werkzaamheden rondom de afhandeling van incidenten van EROW (eenmalige registratie op werkpleinen). KING verricht deze werkzaamheden in opdracht van VNG. Vooralsnog gaat BKWI ervan uit dat deze werkzaamheden in 2018 worden gecontinueerd. 3.5 Opdrachtlijn 4: Opdrachten van derden In opdrachtlijn 4 worden voor 2018 nog geen nieuwe opdrachten voorzien. In opdracht van Logius beheert BKWI sinds 2010 het Koppelnet Publieke Sector (KPS). In 2018 zal BKWI deze werkzaamheden voortzetten. Het KPS is de koppeling waarop bestaande netwerken (Haagse Ring, Suwinet, Gemnet, RINIS, egem en in 2018 RWS) aansluiten en hiermee Diginetwerk vormen van 27

15 De overheidsbrede gegevensuitwisseling wordt hiermee ondersteund en hierbij hoort ook de ondersteuning van de beheerders van de koppelnetwerken op hun aansluiting op het basiskoppelnetwerk. De kosten die met deze opdracht samenhangen worden 100% additioneel en op nacalculatie door Logius gefinancierd. BKWI vervult een brokerfunctie voor het Inlichtingenbureau ten behoeve van het product Digitaal Klant Dossier (DKD) Inlezen. Deze werkzaamheden bestaan uit het routeren van inleesberichten ten behoeve van de uitvoering van de participatiewet door gemeenten. Gemeenten verwerken deze berichten in hun eigen systemen en/of applicaties. BKWI rapporteert over de prestaties en beschikbaarheid van de broker functionaliteit aan het Inlichtingenbureau van 27

16 4. Overige relevante activiteiten Naast de in het vorige hoofdstuk benoemde activiteiten die zijn te koppelen aan een opdrachtlijn wil BKWI zich in 2018 nog richten op de volgende activiteiten. Om ervoor te blijven zorgen dat ook de interne organisatie BKWI goed georganiseerd is, is BKWI in 2017 gestart met het uitvoeren van een risicoanalyse. Aan de hand van de uitkomsten worden, waar nodig, aanvullende en preventieve maatregelen genomen, die worden meegenomen in de afdelingsjaarplannen De risicoanalyse zal jaarlijks worden uitgevoerd. Iedere twee jaar voert BKWI een klanttevredenheidsonderzoek uit onder de gebruikers. Binnen het reguliere schema zou dit in 2017 moeten plaatsvinden, echter BKWI wil dit onderzoek gaan uitvoeren eind De reden hiervoor is dat op basis van de beoordeling en suggesties van gebruikers onderdelen verbeterd worden waar zij minder tevreden over zijn. Veel van de gebruikerswensen konden niet worden verwerkt in de oude versie van Suwinet-inkijk. Nu echter gewerkt wordt aan de upgrade van inkijk kunnen de wensen wel worden verwerkt. We willen dan ook mensen laten werken met het hernieuwde Suwinetinkijk en dan een klanttevredenheidsonderzoek uitvoeren van 27

17 5. Bedrijfsvoering 5.1 Medewerkers BKWI is verantwoordelijk voor de bouw, beheer en ontwikkeling van Suwinet en wordt hierin steeds professioneler. Dit is mede mogelijk door de inzet van de medewerkers werkzaam binnen BKWI die de organisatie mede vormgeven en maken tot wat het vandaag de dag is. Het is belangrijk dat de medewerkers voldoening hebben in hun werk, dat zij zich betrokken voelen bij het product en loyaal zijn aan de organisatie. Hierdoor blijft het mogelijk zich met enthousiasme in te zetten voor het realiseren van de producten en te komen met nieuwe initiatieven. BKWI kent een open bedrijfscultuur en dat wensen we ook zo te houden en waar mogelijk willen we dit versterken. Dit doen we door continue aandacht te blijven schenken aan de ontwikkeling van BKWI als werkorganisatie, door onze kernwaarden af te zetten tegen activiteiten die we willen ondernemen en door middel van klanttevredenheidsonderzoeken nagaan hoe derden over ons denken. Deze onderwerpen zijn tevens onderdeel van de HRM-cyclus, waarbij we aandacht hebben voor competentiemanagement en persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers. Gelet op de omvang van de organisatie en de producten die BKWI levert, kan het vinden van geschikt personeel op de krappe arbeidsmarkt een probleem vormen voor de voortgang van levering. Hierbij doelen we op de schaarste op de arbeidsmarkt ten aanzien van onder meer ICT-personeel en analisten. Door de concurrentie op de markt, zowel binnen de overheid als in de publieke sector, wordt invulling van vacatures steeds moeilijker en komt er meer neer op de zittende medewerkers. We zien een stijgende werkdruk bij de medewerkers van BKWI. BKWI is daarom in 2017 al intern gestart om te kijken hoe we ons kunnen profileren als een aantrekkelijke werkgever en wil dit in 2018 verder vormgeven. 5.2 Kwaliteitsbewaking & Beveiliging Binnen een organisatie als BKWI is het van groot belang dat er meer dan voldoende aandacht is voor het aspect van Privacy & Beveiliging en de kwaliteit van de processen. Kwaliteitsbewaking Binnen BKWI is een kwaliteitsmanager belast met de kwaliteitsbewaking van de bedrijfsprocessen. De kwaliteitsmanager heeft als taak toe te zien dat de bedrijfsprocessen voldoen aan de geldende standaarden en tevens heeft hij een adviserende en ondersteunende rol bij de implementatie van bedrijfsprocessen van 27

18 De belangrijkste bedrijfsprocessen zijn in 2016 en 2017 herschreven, waardoor BKWI nu beschikt over een actuele set van beschrijvingen van onze bedrijfsprocessen. Dit draagt bij aan een gestructureerde en voorspelbare werkwijze. In 2018 zullen deze bedrijfsprocessen worden geborgd en zullen nog enkele kleine processen worden beschreven. In het kader van risicomanagement zal de kwaliteitsmanager in 2018 een interne controlecyclus starten ten behoeve van de bewaking en verbetering van de bedrijfsprocessen. Beveiliging en Privacy Het bewaken dat BKWI voldoet aan de gestelde beveiligingseisen vanuit wet- en regelgeving wordt verzorgd door de Information Security Officer (ISO). Hij zorgt er tevens voor dat het onderwerp beveiliging nadrukkelijk onder de aandacht is binnen BKWI, waarbij elk afdelingshoofd een verantwoordelijkheid heeft binnen zijn afdeling. In 2017 is BKWI begonnen met de voorbereidingen voor de nieuwe wet: AVG. In 2018 zullen we daarmee doorgaan met als doel om op 25 mei 2018 te voldoen aan de nieuwe wet. Veel persoonsgegevens van burgers worden via elektronische voorzieningen van BKWI ontsloten. BKWI is zich hiervan terdege bewust en zorgt ook in 2018 ervoor dat gegevens adequaat beveiligd zijn en binnen de verantwoordelijkheid van BKWI blijven vallen. Hiermee voldoen we onder meer aan de Suwinet normenkaders en de BIR (Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst). De BIR is inmiddels geborgd in de staande organisatie en in 2018 zullen we onszelf blijven verbeteren op de gestelde eisen. De Suwinet normenkaders en de kaders die de BIR stelt, dienen als uitgangspunt voor het informatiebeveiligingsbeleid van BKWI. Minimale eisen waaraan invulling moet worden gegeven zijn o.a. een separaat besloten netwerk, autorisatie en authenticatievoorzieningen, logging en monitoring, antivirusscanners. Het toezicht op het daadwerkelijk gebruik en de naleving op het gebruik van de beveiligingsnormen is geborgd via periodieke EDP-audits en penetratietesten van 27

19 5.3 Doelmatigheid BKWI vindt het zeer belangrijk dat het zijn taken doelmatig uitvoert. In hoofdstuk 3 en 4 hebben wij aangegeven welke activiteiten wij in 2018 gaan uitvoeren. Alleen bij additionele opdrachten zal het nodig zijn extra personeel in te huren. Dit doen wij door gebruik te maken van de door UWV met derden afgesloten contracten. Mocht het nodig zijn een deel van de reguliere bezetting in te zetten op additionele opdrachten dan wordt dit door middel van inzet van externe inhuur als vervangingscapaciteit geborgd. 5.4 Rechtmatigheid Naar aanleiding van het percentage rechtmatigheid binnen BKWI over 2016 zijn in het eerste half jaar van 2017 acties benoemd en gestart om ervoor te zorgen dat het percentage op zowel de inkoop van middelen als de inhuur van mensen stijgt. Deze acties zijn opgenomen in een plan van aanpak en worden vanaf de tweede helft van 2017 in gang gezet en uitgevoerd. Als het gaat om de inhuur van personeel op ICT-gebied is BKWI in 2017 aangesloten bij de procedure geldend binnen UWV. Dit heeft ertoe geleid dat het percentage rechtmatigheid op de inhuur van personeel in 2017 naar alle waarschijnlijk zal stijgen van 92,4% naar ca. 96%. De ingezette acties krijgen een vervolg in 2018, waardoor de verwachting is dat de rechtmatigheid rond de 99% komt te liggen. Ten aanzien van de inkoop van middelen geldt dat de effecten van het aansluiten bij de door UWV aangegane contracten met gegunde bedrijven pas op langere termijn, na afloop van eerder afgesloten (jaar/meerjarige) contracten, zichtbaar wordt. Hierdoor zal er een marginaal effect zijn op het percentage rechtmatigheid (95,4%) in Dit zal wel tot een groter effect leiden in Duurzaamheid en MVO BKWI is opgericht om de gegevensuitwisseling binnen de Suwi-keten op digitale wijze te ondersteunen en te bevorderen. Dit gebeurt enerzijds door het vervangen van fysieke, papieren informatiestromen en anderzijds door digitaal hergebruik van reeds opgevraagde en vastgelegde gegevens. Een burger hoeft slechts éénmalig zijn gegevens aan te leveren en als hij dit digitaal doet wordt bespaard op papier fysiek transport van gegevens en op bezoeken van de burger aan meerdere instellingen van 27

20 BKWI heeft de MVO-gedachte concreet gemaakt in het werving- en selectiebeleid in 2017 en inmiddels zijn 2 functies ingevuld door mensen vanuit de doelgroep banenafspraak. Hiermee leveren wij onze bijdrage aan het quotum voor arbeidsbeperkten. 5.6 Risicobeheersing BKWI heeft in 2017 besloten het integrale risicomanagementproces in te richten. Risicoanalyse is de eerste stap binnen het risicomanagementproces. Hiervoor heeft BKWI gekozen voor de A&K-analyse methode. De A&K-analyse concentreert zich op Afhankelijkheden en Kwetsbaarheden. Het proces van de risicoanalyse is in vijf stappen uitgevoerd: Stap 1: Schetsen theoretische kader en beschrijving proces Stap 2: Beschrijven methode Stap 3: Uitlevering en verzamelen van gegevens Stap 4: Analyse van de gegevens Stap 5: Conclusies en aanbevelingen De uitgevoerde risicoanalyse ligt momenteel bij het MT-BKWI ter bespreking en goedkeuring en na goedkeuring zal worden gekeken welke risico s direct moeten worden aangepakt en welke later en met welke maatregelen we de risico s tot een minimum gaan beperken. Aangezien de maatregelen momenteel nog niet bekend zijn zullen deze worden opgenomen in de nog op te stellen afdelingsjaarplannen van In het jaarverslag 2017 zullen we ingaan op de risico s die zijn benoemd en welke maatregelen we hiervoor in gang hebben gezet en gaan oppakken in van 27

21 6. Financiën BKWI wordt gefinancierd uit publieke middelen en deze middelen willen we op een zorgvuldige en verantwoorde manier besteden. Wij zijn scherp op de vraag of de inspanningen die worden geleverd en de uitgaven die we verrichten bijdragen aan de realisatie van de doelstellingen. De reguliere financiering die BKWI ontvangt vanuit het Ministerie van SZW wordt verantwoord binnen opdrachtlijn 1. Alle additionele financieringen zijn te vinden in de opdrachtlijnen 2 tot en met 4 en deze zijn opgenomen in hoofdstuk Capaciteit BKWI De personele capaciteit voor de uitvoering van reguliere werkzaamheden uit opdrachtlijn 1 in 2018 is geraamd op 52,5 fte. Dit aantal bestaat uit zowel medewerkers met een vast contract als met een tijdelijk contract. Voor de opdrachten uit de opdrachtlijnen 2, 3 en 4 is additionele financiering die per opdracht moet worden aangevraagd. Uitgangspunt is dat deze opdrachten budgetneutraal zullen zijn. Over de personele invulling als onderdeel van de groeiende beheerkosten gaan wij graag het gesprek aan met het Ministerie van SZW. 6.2 Begroting 2018 De begroting voor 2018 is weergegeven in de tabel op de volgende pagina. In de begroting zijn de kosten opgenomen voor de uitvoering van reguliere activiteiten uit opdrachtlijn 1. De beschrijving van deze opdrachten is weergegeven in hoofdstuk 3.2. De activiteiten uit de opdrachtlijnen 2, 3 en 4 zijn opgenomen in hoofdstuk 3.3 tot en met van 27

22 Reguliere dienstverlening Begroting 2018 Begroting 2017 Kosten Personele kosten Subtotaal Bureaukosten 0 Subtotaal Communicatie 0 Subtotaal Beheer en onderhoud en infra 0 Kosten opvragen authentieke bronnen Subtotaal Subtotaal Totaal exploitatiekosten regulier Vervangingsinvesteringen Kosten opdrachtlijnen 2 IVT (2018 nvt) Kosten opdrachtlijn 3 Gegevenslevering Kosten opdrachtlijn 4 Logius Dotatie aan egalisatiereserve 0 0 Totaal exploitatiekosten overig Totale kosten Baten Ministeriele bijdrage Totale baten regulier van 27

23 Opdrachtlijn 2 activiteiten 0 0 Opdrachtlijn 3: activiteiten Opdrachtlijn 4: logius Ontrekking UWV fonds tbv vervangingsinvesteringen Totale baten overig Totale baten regulier en overig NB. (1) 2017 correctie voor dubbeltelling IVT : 41K (-) (2) 2017 extra budget tbv uitreiziger 10K (+) (3) 2018 extra budget tbv uitrezgers 1K (+) Toelichting op de bovenstaande tabel: (NB alle kosten zijn inclusief BTW) Exploitatiekosten De exploitatiekosten van BKWI vallen uiteen in personele kosten, bureaukosten (inclusief ondersteuning UWV), communicatie, beheer en onderhoud infrastructuur, kosten opvragen authentieke bronnen en projecten. Personele kosten Het totale pakket aan personele kosten is opgebouwd uit diverse componenten: Op basis van de formatie, te weten 52,5 fte, zijn de loonkosten van het vaste, tijdelijke en ingehuurde personeel ter grootte van opgenomen. Hierbij is rekening gehouden met 1,5% salarisverhoging voor loon-prijscompensatie en additionele externe inhuur voor specifieke expertise ten behoeve van de uitvoering van reguliere werkzaamheden. De accountantskosten zijn voorzien op voor de jaarlijkse EDP-audit en accountantscontrole. De interim-controles, vanwege additionele controles vanuit de EDP audit op het punt van privacy & beveiliging; Voor opleidingen is gereserveerd. Dit bedrag is gebaseerd op opgebouwde ervaring ten aanzien van de behoefte aan scholing en ontwikkeling. Voor werving en selectie is opgenomen. Onder overige kosten vallen onder meer kosten voor teambuilding, bedrijfsuitje etc. en die bedragen Ten behoeve van de leaseauto is voorzien van 27

24 Bureaukosten en ondersteuning UWV De bureaukosten bestaan uit huurkosten, kantoorautomatisering, kantoormateriaal, bijdrage aan UWV en afschrijvingskosten. Ten behoeve van de huur inclusief parkeerplaatsen en servicekosten is vanaf voorzien. Vanaf 2017 begroot BKWI alleen de huurverplichting voor zijn eigen deel in het bedrijfsverzamelgebouw en zijn de opbrengsten uit doorbelastingen eveneens gestopt. Dit doordat er een ontvlechting van gezamenlijke contracten heeft plaatsgevonden. De KA wordt in eigen beheer uitgevoerd, derhalve is voor beheer en onderhoud van KAbedrijfsapplicaties en diverse kosten begroot. Naast de standaard KA-software begroot BKWI aan eigen KA-applicaties en voorzieningen, licenties beheer en onderhoud aan de BKWI ontwikkelomgeving Suwinet in totaal Voor de overige bureaukosten (kantoorartikelen, telefoonkosten) wordt gereserveerd. Daarnaast maakt BKWI gebruik van een aantal diensten van UWV, zoals ICT-ondersteuning (0,1 fte), de financiële administratie (1,25 fte), de personeelsadministratie en het personeelsadvies (0,2 fte), de facilitaire afdeling (0,2 fte) en de juridische afdeling (0,25 fte). Voor deze ondersteuning is in totaal de kosten van 2 fte begroot, te weten Voor afschrijvingen wordt een bedrag van gereserveerd. Dit bedrag bestaat uit afschrijvingen voor meubilair en voor diverse automatiseringsmiddelen en kantoorautomatisering. Communicatie Communicatie is afzonderlijk opgenomen in de begroting in het kader van de ketencommunicatie t.a.v. Suwinet. Voor de uitvoering is begroot. Dit is inclusief lidmaatschappen, abonnementen, lezingen workshops en themadagen. Voor de papieren en digitale uitingsvormen van BKWI wordt begroot en dit omvat onder meer handleidingen, foldermateriaal en het beheer van de BKWI-website. Beheer en ontwikkeling De totale kosten van het technisch beheer, inclusief de licenties worden vastgesteld op per jaar. Deze kosten zijn opgebouwd uit twee componenten, te weten: 1) kosten voor de centrale inkijk applicatie zoals de contractkosten van externe leveranciers en kosten voor technisch beheer dat uitgevoerd wordt door Schuberg Philis ter hoogte van ; 2) voor kosten van het beheer en onderhoud van het koppelnetpunt en netwerkcomponent wordt begroot van 27

25 Kosten opvragingen authentieke bronnen BKWI heeft gegevens beschikbaar van Graydon als aanvulling op de gegevens van de KvK voor het bedrijvenregister. De totale kosten worden begroot op Vervangingsinvesteringen Naast de reguliere dienstverlening en het uitoefenen van activiteiten uit de opdrachtlijnen 2, 3 en 4 is door UWV, voor de periode een voorziening getroffen voor vervangingsinvesteringen. Voor financiering zal, indien er geen ruimte is in de begroting / rijksbijdrage, een beroep worden gedaan (in 2018) op het UWV fonds. Vanaf 2019 zal de dekking. indien nodig, uit het bestemmingsfonds vervangingsinvesteringen gevonden moeten worden. Jaarlijks vindt een herijking plaats van het investeringsplan volgens een rolling forward planning (Zie tabel hieronder) Vervangingsinvesteringen periode (bedragen * 1.000) Omschrijving Broker (ESB) 250 Userinteface Inkijk (upgrade) 300 Europese aanbesteding centrale omgeving Suwinet netwerk 150 Certificaten Servers virtueel platform (2 stuks p/j) Reportserver 200 Kantoorautomatisering Website BKWI.NL CMK-applicatie Totaal per jaar van 27

26 6.4 Projectbegrotingen Zoals aangegeven ontvangt BKWI naast de reguliere financiering per opdracht een additionele financiering. In de hoofdstukken 3.3 t/m 3.5 treft u de inhoudelijke toelichting aan op de projecten. Deze projecten zijn in overleg met de opdrachtgevers bepaald voor 2018 en besproken in het OGB. Nog niet voor alle projecten is een offerte door het OGB goedgekeurd. In onderstaande tabel treft u dan ook een schatting aan van de door BKWI verwachte kosten. De uitvoering van de projecten zal niet eerder plaatsvinden dan wanneer de financiering rond is. Het OGB is het gremium waarin de besluitvorming over de uitvoering van projecten door BKWI plaatsvindt. Kostensoort additionele projecten Lijn 2 (SZW) Begroting 2018 Wie ziet mijn gegevens Verkenning abonnementen Implementatie AVG 100K 50K 100K Lijn 3 (Suwi-partijen) Begroting 2018 Voorwaardelijke levering 100K - 500K Online rapportages > 500K Kinderopvang 100K WTL 100K Fijnmazig autoriseren 100K-250K Aansluiten NHR 100K - 250K End to end security 286K Lijn 4 (niet Suwipartijen_ Begroting 2018 Logius Totaal kosten lijn 4 70K 70K - 26 van 27

27 7. Afkortingenlijst BIR BKWI BVGS CAB CAK CMK CRM DIB DKD DUO ENSIA EROW GBA GeVS IB IND ISO IVT KArWeI KetenDap KING KPS Ministerie van SZW MT OGB P&B PIA PoC RvB SGR SLA SSD SVB SUWI SZW UWV VNG WEU Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst Bureau Keteninformatisering Werk en Inkomen Borging Veilige Gegevensuitwisseling Change Advisory Board Centraal Administratie Kantoor Centraal Meldpunt Ketenwijzigingen Customer Relationship Management Domeingroep ICT beheer Digitaal Klant Dossier Dienst Uitvoering Onderwijs Eenduidige Normatieve Single Information Audit Eenmalige Registratie op Werkpleinen Gemeentelijke Basis Administratie Persoonsgegevens Gezamenlijke electronische Voorzieningen Suwi Inlichtingenbureau Immigratie en Naturalisatie Dienst Information Security Officer Interventieteams Ketenarchitectuur Werk en Inkomen Keten Dossier Afspraken en Procedures Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten Koppelnet Publieke Sector Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Managementteam Opdrachtgeversberaad Privacy en Beveiliging Privacy Impact Assessment Proof of Concept Raad van Bestuur Suwi GegevensRegister Service Level Agreement Secure Software Development Sociale Verzekerings Bank Structuur Uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen Sociale Zaken en Werkgelegenheid Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen Vereniging Nederlandse Gemeenten Wet Eenmalige Uitvraag - 27 van 27