7 maart 2015, Berchem ALGEMENE VERGADERING

Transcriptie

1 7 maart 2015, Berchem ALGEMENE VERGADERING

2 Inhoud 1. Welkomstwoord 2. Mededeling van de aanwezigen en volmachten 3. Aanduiding van de stemopnemers 4. Kennisname van de nieuw toegetreden leden 5. Goedkeuring verslag AV 7 maart Toelichting werkingsjaar 2014 door de coördinatoren 7. Financieel overzicht Wijziging statuten 9. Benoeming leden raad van bestuur 10. Slotwoord

3 1. WELKOMSTWOORD

4 2. MEDEDELING VAN DE AANWEZIGEN EN VOLMACHTEN

5 3. AANDUIDING VAN DE STEMOPNEMERS

6 4. KENNISNAME VAN DE NIEUW TOEGETREDEN LEDEN

7 4. Kennisname van de nieuw toegetreden leden Solid: Team Solid BIN: Brussels Ironman Nato IMTT: Innerme Triathlon Team TSN: Team Sporthuis Nokere

8 5. GOEKEURING VERSLAG ALGEMENE VERGADERING 7 MAART 2014

9 6. TOELICHTING WERKINGSJAAR 2014

10 6. Toelichting werkingsjaar Administratief coördinator: Stefaan Depaepe 2014 Topsport coördinator: Reinout Van Schuylenbergh Sporttechnisch coördinator: Sofie Dely Sporttechnisch coördinator jeugd & recreatie: Greet Smekens Communicatie verantwoordelijke: Wim Janssens

11 RAPPORTERING 2014 Administratief coördinator: Stefaan Depaepe

12 Algemeen beleid Ledenevolutie Communicatie Bijsturing statuten en huishoudelijk reglement Personeelsbeleid Administratie en boekhouding Sponsoring en merchandising

13 Algemeen beleid Beleidsvoering Aantal 2013 Aantal 2014 Raad van Bestuur VTDL 7 7 Dagelijks Bestuur VTDL 8 5 Raad van Bestuur BTDF 4 5

14 Algemeen beleid Adviesorganen Type commissie Aantal 2013 Aantal 2014 Financiële commissie 2 2 Organisatorencommissie 3 0 Scheidsrechterscommissie 3 3 Jeugdcommissie 1 1 Topsportcommissie 5 10 Disciplinaire commissie 1 1

15 Ledenevolutie Evolutie ledengroei Lidkaart Multimove Kidslicentie Jeugdlicentie Wedstrijdlicentie

16 Evolutie ledengroei dames Ledenevolutie

17 Ledenevolutie Evolutie ledengroei jeugd (6-18 jaar)

18 Inkomsten ledenbijdrage Ledenevolutie Type 2013 Bedrag Tot Bedrag Tot 2014 M K J W

19 Bezoekersinfo website 2014 Communicatie Aantal bezoekers Unieke bezoekers % nieuwe bezoekers 29,55 % 29,79 % 31,2% Tot paginabezoek [Aantal pag/ bezoek] 3,82 3,71 3,62 [bezoekerstijd]

20 Communicatie Nieuwsbrieven 2014 Doelgroep Aantal 2013 Aantal 2014 Leden 8 6 Niet - aangeslotenen 2 Clubs 7 9 Organisatoren 5 5 Topsport 2 2 Sponsors 2 2 Pers 2 1 Trainersacademy 2 1

21 Statutaire bijsturingen Bijsturing statuten en huishoudelijk reglement Wijzigingen statuten (AV 8/03/2014) Sportreglement Nieuwe sportreglementen gepubliceerd op 15 januari 2014 (van kracht vanaf 15 februari 2014)

22 Personeelsbeleid Wijzigingen personeel en contractuelen 31/07/2014: einde arbeidsovereenkomst Kurt Lobbestael 30/09/2014: einde arbeidsovereenkomst Stijn Goris 01/10/2014: nieuwe arbeidsovereenkomst Wim Janssens (extra halftime: communicatie)

23 Administratie en boekhouding Ledenadministratie Wedstrijdadministratie Opstart wedstrijdautomatisatie ISB: 23/04/2014 Verzekeringen Verzekeringen Overleg Callant 17/04/2014: Bestuursaansprakelijkheid Repatriëring buitenland

24 Administratie en boekhouding Boekhouding Balans & resultaten rekening VTDL & BTDF /07/2014: neerlegging jaarrekening VTDL & BTDF 2013

25 Administratie en boekhouding Rapportering 2013 Bloso 31/03/2014: rapportering 2013 gefinaliseerd 29/08/2014: jaaractieplan 2015 Algemene vergaderingen 8 maart 2014: AV VTDL 19 maart 2014: AV BTDF 25 maart 2014: AV VSF (J. Druwé ) 13 juni 2014: AV BOIC (S. Depaepe & J. Ficheroulle) 19 juni 2014: AV ETU (J. Druwé, S. Depaepe, W. Taveirne en R. Van Schuylenbergh) 28 augustus: AV ITU Edmonton (J. Druwé & R. Van Schuylenbergh)

26 Sponsering en merchandising Sponsoring Sportimport Europe Dare2Tri: 2500 (wetsuits aan groothandelstarief voor verhuur) Overeenkomst 2014 Nutrimedes Samenwerkingsovereenkomst beurs Triatlon World 2014 Win situatie van 5000 Polar Samenwerkingsovereenkomst voor de periode (polar goederen aan winkeltarief) Tyr Verkennend gesprek met Mevr. Noordzij (Sittard)

27 Sponsering en merchandising Sponsorsmeeting Callant 4 juni 2014 Voorstelling project T³ Series Overeenkomst Bakala 5000 op jaarbasis Duur overeenkomst 2015 & 2016 Grinta: voorstel mediapartnership Ethias: negatief Lotto: dossier ingediend negatief High producten (aan groothandelstarief exclusief BTW)

28 Sponsering en merchandising Arendsoog 6000 ( reductie op offerte captatie 4 wedstrijden) Bioracer (Team Triathlon Series) Negatief

29 RAPPORTERING 2014 Topsport coördinator: Reinout Van Schuylenbergh

30

31 Topsport resultaten talent ID Aantal Topscore >

32 Topsport resultaten talent dev

33 Punten VTDL Topsportindex VTDL - topsportindex (03/11/2014) Long distance Multisport Olympic distance % (2012)

34 Topsport - resultaten ITU T100 WTS T100 OR (quotapl.) 4 (3VL+1W) 4 (3VL+1W) 3 (2VL+1W) +2 (2013) +2 (2013)

35 Topsport road to Rio Peter Denteneer Christophe De Keyser Jelle Geens Sofie Hooghe Marten Van Riel Katrien Verstuyft Simon De Cuyper Cl. Michel

36 Topsportclubs 2014

37 Topsport focus voor 2015 Verzekeren van minimaal 2 spots bij de heren en 2 bij de dames (BTDF-niveau) Verzekeren van minimaal 3 spots van VTDL atleten Versterken van het talent-id programma 4 regionale testdagen lage instapdrempel Vlaamse testdag Versterken van het coach-the-coach programma Bevraging noden in functie van geïndividualiseerd programma Deelname stimuleren aan internationaal hoogstaande clinics/symposia Project NTB ITU coaches conference

38 Externe communicatie Herschalen prioriteit Mixed team project

39 Sportkaderopleiding Cursusorganisaties Trainer A (Leuven) Initiator (Mechelen) Clinics Symposium (Sittard) Clinic voedingssupplementen (Leuven) Triathlon-World (Brussel) Dag van de trainer (Gent) Vernieuwingsoperatie Triatlon Academy #64 (+2)

40 Meer doorgedreven revisie dan aanvankelijk gepland => nieuw tijdspad: 1) Initiator: ) Trainer B: ) Trainer A: 2017

41 Kaderopleiding focus voor 2015 Updating cursusmateriaal initiator triatlon Aanwerven nieuwe docenten Versterken bijscholingsprogramma Samenwerking NTB: 3 topsportclinics Versterken platform Triatlon Academy Posts op website en dropbox

42 RAPPORTERING 2014 Sporttechnisch coördinator: Sofie Dely

43 Kalender 1. Competitie cijfers Wedstrijddagen Events

44 Kalender 1. Competitie cijfers Deelnemers indiv. Deelnemers totaal

45 1. Competitie cijfers 2014 LOC VTDL-club Lokale overheid Externe org.

46 1. Competitie cijfers 2014 Triathlon en multisport events

47 1. Competitie cijfers 2014 Triatlon en multisport deelname

48 1. Competitie cijfers 2014 Flanders cup men/women M 2014 F 0

49 1. Competitie cijfers 2014 Flanders cup deelname

50 1. Competitie cijfers 2014 Belgische kampioenschappen deelname individuele BK s

51 1. Competitie - beleidsplan Strategische doelstelling Meer kwaliteit in het wedstrijdaanbod 2. Groter wedstrijdaanbod voor bepaalde doelgroepen 3. Meer deelname van bepaalde doelgroepen 4. Meer wedstrijdjury

52 1. Competitie - beleidsplan Meer kwaliteit in het wedstrijdaanbod Wedstrijdautomatisatie ism ISB Online aanvraag & wedstrijdbeheer Uitgebreid inschrijvingsbeheer (online banking, ) Efficiëntiewinst ook naar timing toe, wedstrijdjury, facturatie, Sinds opstart 2015 reeds inschrijvingen verwerkt + Snel bijsturen maar nood aan FAQ Communication & media Platform 3ntrance Digitale marketing: activatie app myvtdl, software LEDwall Communication manager LOC fonds (timing + PIP) = Gratis tijdwaarnemer (tot 450) + 20% per daglicentie Meerwaarde VTDL licentie (PIP) + investering timing + aantrekken van nieuwe potentiële leden

53 1. Competitie - beleidsplan Groter wedstrijdaanbod voor bepaalde doelgroepen Voorbereiding T³ Series Korte, spectaculaire triatlonformats Topcompetitie in eigen land voor clubs Meerwaarde voor de ontwikkeling van beloften Versterken van clubwaarde & teambuilding Media exposure Bezinning rond competitiecircuits Flanders Cup volwassenen vs jeugd Teams vs individueel Meerwaarde licentie

54 1. Competitie - beleidsplan Meer wedstrijdjury Ondanks positieve enquête bij TO-korps toenemende druk Probleemstelling: groei LOC/deelnemers > groei wedstrijdjury Meerdere oorzaken Oplossingen: Werving via clubs Prioriteitenbeleid bij het opstellen van officials / stewards Grenzen stellen Promotiecampagne (folder, week van de scheidsrechter) Ethische campagne (ND)

55 Clubs: beperking van dropout leden 2. Sportclubs Begeleiding inzake kwaliteitszorg Clubsubsidies op basis van kwant. en kwal. parameters Clubbegeleiding Begeleiding inzake sporttechnische werking Triatlon Academy, Raamplan Triatlon Begeleiding inzake bestuurs- en administratieve werking Clinic online ledenadministratie & clinic online wedstrijdbeheer Begeleiding inzake sportpromotionele werking Project nieuwe aansluitingsvormen (trypass start2 lidmaatschap) Ledendag - Triathlon-World Informatieverstrekking m.b.t. eigen beleid/eigen org

56 3. Promotie De VTDL bouwt aan haar identiteit/imago en maakt ze attractief voor al haar stakeholders Communicatie (parttime), communicatieplan Digitale marketing (website, social media, app myvtdl Toename in leden, deelname en sponsorinkomsten

57 RAPPORTERING 2014 Sporttechnisch coördinator jeugd & recreatie: Greet Smekens

58 Jaarverslag Recreatie start 2 Communicatie via website, nieuwsbrief, Stop&Go 1 organisatie 12 deelnemers Wel regelmatige aanvragen van potentiële deelnemers uit verschillende regio s Er is dus vraag!

59 Jaarverslag Recreatie Just4fun & alternatieve wedstrijden Weinig populair concept Liever 1/8 triatlon (ook bij Start 2 deelnemers) Cross disciplines worden populairder 10 crossduatlons in 3 provincies 3 crosstriatlons in 2 provincies

60 Jaarverslag Recreatie 2015 Meer actieve communicatie Start 2 project Opmaak praktische gids recreatieve organisaties Mogelijkheden recreatief (regelmatigheids-) circuit bekijken

61 Jaarverslag jeugd Jeugdleden Leden * Leden TOTAAL * Voornaamste groei via Multimove Stijging 25% van tov vorig jaar Stijging 40% van tov 2012

62 Jaarverslag jeugd Zwemlopen Dlns Prov Opm Grimbergen VB / Zwem en Loop Maldegem OVL Tongeren L volzet Wachtebeke OVL PK OVL 2014 Oostkamp WVL Izegem WVL Maasmechelen L / / 117 Nieuwe organisatie Zwevegem WVL VK in 2012 Scherpenheuvel VB VK in 2013 Geraardsbergen OVL / Bilzen L VK in 2014 Geel A Nijlen A Wilrijk A

63 Jaarverslag jeugd Zwemlopen ZWEMLOPEN Aantal wedstrijden Aantal deelnemers Gemiddelde deelnemers/wedstrijd 66,9 68, Er blijft een stijging in het gemiddeld aantal deelnemers per zwemloop. Meerdere zwemlopen zitten aan maximale capaciteit Alle sterrenclubs met uitzondering van LT, SP&O, BRTC, Mc3TB, 3TK 16 zwemlopen in 2015 (+SP&O & Mc3TB)

64 Jaarverslag jeugd Jeugdcups Duatlon Aantal Dln Opmerking Doornik / / 201 BK 2014 Ruddervoorde BK 2013 Waardamme Torhout / Aantal wedstrijden Aantal deelnemers Gem. Dln/wedstrijd

65 Jaarverslag jeugd Jeugdcups Triatlon Aantal Dln Opmerking Zwevegem BK 2012, 2013 Brasschaat BK 2014 Vilvoorde Izegem Viersel Brugge / / 135 Nieuw Aantal wedstrijden Aantal deelnemers Gem. Dln/wedstrijd

66 Jaarverslag jeugd Eindranking jeugdcircuits Zwemlopen Jeugdcup triatlon Jeugdcup duatlon * 52 *Slechts 2 wedstrijden nodig voor de ranking Er waren evenveel zwemlopen en duatlon wedstrijden tov vorig jaar Er was 1 triatlon meer dan 2013

67 Aantal sterrenclubs blijft op werd verdeeld Jaarverslag jeugd Sterrenplan Enkele bevindingen: 1 club met minder dan 50% gediplomeerde trainers 4 clubs zonder ontwikkelingstesten 6 clubs met vier doelgroepen 7 clubs minstens 90% gediplomeerde trainers 13 clubs werkt met zwemgroep obv niveau ipv leeftijd 17 clubs met een evenveel of meer jeugdleden 18 clubs halen evenveel of meer sterren 19 clubs ontvingen minstens 550

68 Jaarverslag jeugd Sterrenplan Club Sterren 2011 Sterren 2012 Sterren 2013 Sterren TK / / 1 1 ATRIAC BRTC DVB ETL GETC GETT / / 3 4 GLH ITC KTT LT NLT SMO SP&O Mc3TB / TCM / / 0 2 TRIBE WTT ZLTC TOTAAL 54 sterren 59 sterren 54 sterren 64 sterren

69 Jeugdcommissie (Juni) SVS zwemloop Kuurne (Mei) Gent Zwemt & Loopt (Juli) Jaarverslag jeugd Andere activiteiten Triathlon World kidsplaza (November) Vergadering jeugdclubs (November)

70 Jaarverslag jeugd 2015 Leerplan triatlon volledig uitwerken Talentdetectie wordt FIT&FUN FESTIVAL 5 talentdagen in verschillende provincies Bijscholingen jeugdtraining en jeugdwerking Opstart nieuwe jeugdwerkingen Wijzigingen wedstrijdcircuits FUN & TEAM labels in het zwemloopcircuit Nationaal jeugdcircuit

71 RAPPORTERING 2014 Communicatie verantwoordelijke: Wim Janssens

72 2014 Communicatie-actieplan & communicatietijdlijn Stop&Go Website(s) Uniformiteit Social media Partnerships

73 2014 Communicatie VTDL was op verschillende vlakken een werkpunt ½ FTE eind 2014 Groeiproces

74 8/01/2015: werkgroep Communicatie-actieplan & communicatietijdlijn Vertrokken vanuit de kernwaarden Communicatie-actieplan SWOT, Doelen, Wie-wat-hoe Communicatietijdlijn Fb, Tw, nieuwsbrieven, S&G Deadline eind 2015

75 Stop&Go Nieuw jasje Digitale versie

76 Website(s) T³ website VTDL Krijgt ook een nieuw jasje Onderzoek prof. Scheerder afwachten Eventuele naamsverandering BTDF

77 Uniformiteit Templates Ppt Nieuwsbrieven Mailadressen Handtekening s Business Cards

78 Social media

79 Partnerships Samenwerking optimaliseren met de verschillende partners Bioracer foto s gesponsorde atleten aanleveren advertenties Stop&Go op maat elkaar ondersteunen via social media

80 7. FINANCIEEL OVERZICHT 2014

81 7. Financieel overzicht 2014 a) Balans en resultatenrekening 2014 b) Verslag rekeningnazicht 2014 (J. Goedgebeur & E. H Madoun) c) Goedkeuring rekeningen 2014 d) Begroting 2015 e) Goedkeuring begroting 2015 f) Aanstellen rekeningnazichters 2015 g) Verlenen van kwijting aan de Raad van Bestuur

82 8. WIJZIGING STATUTEN

83 8. Wijziging statuten Amendement 1 Artikel 15: De VTDL wordt bestuurd door de raad van bestuur bestaande uit minimum vijf fysieke personen, voor gedragen door de effectieve leden. De bestuurders worden benoemd voor één Olympiade. Het mandaat loopt voor iedereen ten einde op de algemene vergadering in het jaar van de Olympische Zomerspelen. Binnen de raad van bestuur wordt er a priori, één plaats voorbehouden aan het andere geslacht. De kandidaat moet wel voldoen aan Art 11. Elk rechtstreeks verkozen lid van de raad van bestuur dient zich ten laatste terug te trekken op het einde van het kalenderjaar waarin hij de leeftijd van 70 jaar bereikt. Voorstel aanpassing Artikel 15: De VTDL wordt bestuurd door de raad van bestuur bestaande uit minimum vijf (5) fysieke personen, voor gedragen door de effectieve leden. De bestuurders worden benoemd voor één Olympiade. Het mandaat loopt voor iedereen ten einde op de algemene vergadering in het jaar van de Olympische Zomerspelen. Binnen de raad van bestuur worden er a priori, twee (2) plaatsen voorbehouden aan het andere geslacht. De kandidaat moet wel voldoen aan Art 11. De raad van bestuur kan maximum twee (2) experten coöpteren.

84 9. BENOEMING LEDEN RAAD VAN BESTUUR

85 9. Benoeming leden Raad van Rechtstreeks verkiesbaar lid door de algemene vergadering Bestuur a) Kandidatuur: Katty Van Driessche b) Geheime stemming c) Telling stemmen door stemopnemers d) Bekendmaking resultaat stemming

86 10. SLOTWOORD