Beschrijving en checklist voor deelnemende archieven Stuk van het Jaar

Transcriptie

1 Beschrijving en checklist voor deelnemende archieven Stuk van het Jaar In 2013 organiseren BRAIN en de aangesloten leden een landelijke publieksactiviteit. Het gaat om een online verkiezing voor het Stuk van het Jaar tijdens de Maand van de Geschiedenis. Dit is een dynamisch digitaal project, met een landelijke verkiezing voor het mooiste of meest bijzondere archief- Stuk van het Jaar. Archieven in Nederland kunnen hun deelname hieraan in grote mate zelf bepalen. Werkwijze: In oktober 2013, tijdens de Maand van de Geschiedenis, loopt op de website een online verkiezing, waarbij archieven hun mooiste archiefstuk kunnen presenteren in beeld en tekst. Het publiek wordt opgeroepen om te stemmen op hun favoriete stuk. Elk archief kan daarvoor zijn eigen achterban enthousiast maken via websites, nieuwsbrieven, Facebook etcetera. Aan het eind van de Maand van de Geschiedenis wordt de winnaar op een ludieke wijze bekend gemaakt. Deelnemende archieven zijn vrij in de keuze van inzending. Hoe meer visueel aantrekkelijk een stuk is, of hoe spannender het verhaal erachter, hoe groter de kans hoog te eindigen! Om erachter te komen welk archiefstuk het mooiste is, kan lokaal of regionaal een voorverkiezing gehouden worden in de zomer van Doel: Het verbinden van de archieven onderling, archieven landelijk in de picture zetten en het vergroten van draagvlak en bekendheid van de archieven onder een breed publiek. Archieven, BRAIN en de website zullen hun bekendheid vergroten. Wat we vragen van de deelnemers: 1. zomer 2013: kiezen van het mooiste/meest bijzondere/populairste archiefstuk uit de collectie. Wees hierin creatief, zoek naar bijzondere stukken, een mooie oude film, een liefdesbrief, een in het oog springend affiche, de eerste vermelding van een plaatsnaam, net ontdekte historische foto s Kies een stuk dat tot de verbeelding spreekt. 2. uiterlijk 30 augustus: inzenden van tekst en beeld van dat archiefstuk naar BRAIN (afbeelding van het gehele archiefstuk en (indien mogelijk) van een detail, (indien mogelijk) een link naar stuk in database van archief, tekst van maximaal 100 woorden, NAW-gegevens van archief) 3. oktober 2013: achterban enthousiast maken voor de verkiezing Stuk van het Jaar via online en offline media Wat deelnemers kunnen verwachten van de organisatoren: 1. bijeenkomst op 22 april met uitleg voor de archiefmedewerkers 2. checklist als handleiding voor lokale voorverkiezing en voor de landelijke verkiezing 3. heldere richtlijnen voor de levering van inzending voor Stuk van het Jaar 4. levering van drie persberichten: voor lokale/regionale verkiezing in de zomer, voor landelijke verkiezing in oktober, na de uitslag met bekendmaking van de winnaar 5. logo Stuk van het Jaar voor gebruik in eigen communicatie

2 6. persfoto Stuk van het Jaar voor gebruik in eigen communicatie 7. online verkiezingspagina op gevuld met vanuit archieven toegestuurde informatie 8. tijdens oktober wordt twee of drie keer de tussenstand doorgegeven aan de deelnemende archieven 9. publiciteit via Maand van de Geschiedenis en Nacht van de Geschiedenis Hierna volgt een checklist die elk archief naar eigen keuze kan volgen. Deze is in twee delen: 1. de voorverkiezing in de zomer van de landelijke verkiezing in oktober 2013 Vragen over Stuk van het Jaar? Dan kun je terecht bij: Margot America van Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) (ma, di, do) via of Jojanneke van Zandwijk van Regionaal Archief Tilburg (di t/m vrij) via of

3 Checklist Stuk van het Jaar Als archief maak je zelf de keuze welke van onderstaande zaken je gaat inzetten en welke niet. Wel of niet een voorverkiezing? De voorverkiezing via een expositie of via Facebook? Elk deelnemend archief is daar vrij in. Onderstaande checklist kan dienen als leidraad. Bekijk hem eens en bedenk welke mogelijkheden je wilt benutten. Vink af wat je gerealiseerd hebt. Uiteraard ben je geheel vrij om nog hele andere middelen in te zetten! Mogelijkheid 1: Geen voorverkiezing zomer 2013 Wat Bepaal als archief zelf welk ene stuk wordt ingezonden voor Stuk van het Jaar. Stuur naar de volgende gegevens van dit archiefstuk: 1. Afbeeldingen: Een foto van het geheel (zie bijlage 4) Een foto van een detail (zie bijlage 4) NB Bij inzending van een filmfragment: YouTube-link en een still uit het geheel 2. Tekst: Beschrijving van het archiefstuk in max. 100 woorden Gegevens archief: naam + adres, website Eventueel link naar archiefstuk in databank Wanneer Uiterlijk 30 augustus 2013 Mogelijkheid 2: Wel een voorverkiezing zomer 2013 Wat Je laat je achterban meekiezen welk ene stuk naar de landelijke verkiezing wordt gestuurd. Daarvoor hou je een voorverkiezing! Kies daarvoor zelf een aantal mooie archiefstukken Je zorgt voor een afbeelding en beschrijving van de geselecteerde archiefstukken Je laat de achterban van je archief stemmen op hun voorkeur. Vraag ze iets als: Welk stuk zullen we sturen naar de landelijke verkiezing? Dat kan door een verkiezing: Wanneer Juni 2013 Juni 2013 Juli en/of augustus 2013

4 - op Facebook (zie bijlage 1) - op je website - met een papieren stemformulier (zie bijlage 2) - met een kleine expositie van de stukken in je archief met een stemformulier - via Pinterest (zie bijlage 3) - een combinatie van deze manieren - eigen bedachte manier - Kies voor de PR voor de voorverkiezing een mix van de volgende media: - Nieuwsbrief - Website - Facebook - Twitter - Weblog - Lokale en regionale kranten - Lokale en regionale radio en/of tv - Papieren stemformulier - Je kunt gebruik maken van de tekst van het persbericht voorverkiezing, het logo en de persfoto Zorg dat uiterlijk 29 augustus bekend is, welk stuk voor de landelijke verkiezing wordt gekozen Stuur naar info@onsdna.nl de volgende gegevens van dit archiefstuk: 1. Afbeeldingen: Een foto van het geheel (zie bijlage 4) Een foto van een detail (zie bijlage 4) NB Bij inzending van een filmfragment: YouTube-link en een still uit het geheel 2. Tekst: Beschrijving van het archiefstuk in max. 100 woorden Gegevens archief: naam + adres, website Eventueel link naar archiefstuk in databank Juli 2013 Juli en/of augustus 2013 Uiterlijk 29 augustus Uiterlijk 30 augustus Landelijke verkiezing oktober 2013 Wat Op 1 oktober kun je de gegevens van jouw archiefstuk checken op (afbeeldingen, tekst, NAWgegevens) Je kunt in oktober je achterban mobiliseren via al je kanalen. Nodig ze uit om in de landelijke verkiezing te Wanneer 1 oktober 2013 Oktober 2013

5 stemmen op het mooiste stuk, uiteraard júllie stuk! Schakel voor de PR van de landelijke verkiezing een mix van de volgende media in: - Nieuwsbrief - Website - Facebook - Twitter - Weblog - Lokale en regionale kranten - Lokale en regionale radio en/of tv - Studiezaalbezoekers - Overig. - Je kunt gebruik maken van de tekst van het persbericht landelijke verkiezing, het logo en de persfoto Je kunt de aandacht voor de landelijke verkiezing herhalen (bijvoorbeeld rond 15 oktober). Spoor iedereen die nog niet gestemd heeft aan om alsnog te stemmen. Dat kan via nieuwsbrief, facebook, twitter, website etc. Wacht het evenement af waarop de winnaar bekend wordt gemaakt. Of nog beter: kom ernaar toe! Na bekendmaking ontvangen alle deelnemende archieven het persbericht Winnaar Stuk van het Jaar. Dit kun je verspreiden via je eigen kanalen. Oktober 2013 Oktober oktober 2013 eind oktober Begin november 2013 #stukvanhetjaar Stuk van het Jaar Bijlagen: 1. Inzet Facebook bij voorverkiezing (1 & 2) 2. Alternatieve manier van voorverkiezing 3. Inzet Pinterest bij voorverkiezing 4. Specificaties levering afbeeldingen

6 Bijlagen: Bijlage 1: Inzet Facebook bij voorverkiezing (1) 1. Plaats een bericht waarin je de voorverkiezing aankondigt. Zet dat ook eventueel op je blog, twitter, nieuwsbrief etc. Leg uit dat je Facebookvrienden elke paar dagen een nieuw archiefstuk te zien krijgen waarop ze kunnen stemmen. Nodig ze uit zoveel mogelijk te stemmen (op meerdere stukken, dat mag) (voorbeeld) 2. Plaats daarna om de paar dagen (of eens per dag gedurende 14 dagen) een archiefstuk voor de voorverkiezing, met korte uitleg, eventueel met link naar je databank. 3. Tag binnen Facebook Stuk van het Jaar, zodat het ook op de speciale Facebookpagina van Stuk van het Jaar terechtkomt. 4. Nodig steeds uit om te liken. 5. Aan het eind van het traject tel je welk stuk het meest geliked is. Stuur de gegevens van dat stuk uiterlijk 30 augustus naar Inzet Facebook voor de voorverkiezing (2) 1. Ga naar de facebookpagina van je archief. 2. Klik op 'Foto's', daarna op 'Albums' 3. Maak een nieuw album aan met als titel 'Verkiezing Stuk van het Jaar' 4. Vul een tekst in, bijvoorbeeld: In oktober is er een landelijke verkiezing voor mooiste of meest bijzondere archiefstuk van het jaar. Wij doen als archief graag mee! Welk stuk zullen wij inzenden? Stem vóór 23 augustus op je favoriete archiefstuk door die ene foto te liken. Let erop: elke foto heeft een beschrijving. Die lees je pas als je elke foto apart opent. Je kunt meerdere stemmen uitbrengen. Degene met de meeste stemmen gaat door naar de landelijke verkiezing in oktober! 5. Klik op 'Foto toevoegen' 6. Voeg dan de foto's van de te verkiezen archiefstukken toe. Typ bij elk archiefstuk een korte beschrijving en klik op 'klaar'. (voorbeeld) 7. Tag binnen Facebook Stuk van het Jaar, zodat het ook op de speciale Facebookpagina van Stuk van het Jaar terechtkomt. 8. Optioneel: Ga naar je timeline en houdt de cursor rechtsboven het zojuist aangemaakte album. Klik daar op het sterretje. Daarmee maak je dit album 'hoogtepunt' op de facebookpagina. 9. Post regelmatig een nieuw bericht op Facebook over deze verkiezing, met link naar het album, om te levendig te houden. 10. Tel na afloop het aantal stemmen en bepaal de winnaar. Stuur de gegevens van dat stuk uiterlijk 30 augustus naar Let op: deze laatste mogelijkheid heeft het gevaar dat mensen het hele album liken of hun favoriet in een reactieveld typen. Dat maakt het tellen lastiger. Bijlage 2: Alternatieve manier van voorverkiezing 1. Maak een verkiezing op papier met per archiefstuk een afbeelding en een korte beschrijving en een leeg keuzevak. Plaats bovenaan het logo van Stuk van het Jaar

7 2. Print deze in veelvoud en deel uit aan iedere archiefbezoeker. Nodig ze uit het mooiste stuk te kiezen door hun keuze aan te vinken. 3. Optioneel: Combineer dit met een expositie van de archiefstukken in het archief. 4. Tel na afloop het aantal stemmen en bepaal de winnaar. Stuur de gegevens van dat stuk uiterlijk 30 augustus naar Bijlage 3: Inzet Pinterest bij voorverkiezing 1. Maak in Pinterest een board voor Stuk van het Jaar. 2. Leg in de beschrijving van het board uit dat dit board gaat om de verkiezing van jullie mooiste archiefstuk. Geef een begin en einddatum van deze digitale verkiezing. 3. Vul het board met afbeeldingen van jullie archiefstukken van de voorverkiezing door ze te pinnen en in dit board te plaatsen. Historische films zijn hier ook eenvoudig te plaatsen via een YouTube-link. 4. Vul het tekstveld bij een gepinde afbeelding met de beschrijving van het archiefstuk. (voorbeeld) 5. Meet in de gestelde periode van de voorverkiezing hoe vaak een stuk geliked of gerepinned wordt. 6. Haal daaruit de winnaar. Bijlage 4: Specificaties levering afbeeldingen 1. Stuur twee afbeeldingen op voor de landelijke verkiezing: een foto van het geheel voor de grotere weergave op de verkiezingssite, en een foto van een detail voor de kleinere polaroids op de verkiezingspagina. 2. Geef de beide afbeeldingen die je opstuurt een makkelijk te herkennen naam, bijvoorbeeld: WestfriesArchief StukvhJaar_detail.jpg en WestfriesArchief StukvhJaar_geheel.jpg 3. Stuur bij voorkeur in JPG. In elk geval geen PDF s of een afbeelding in een Worddocument. 4. de grootte van beide afbeeldingen moet minimaal 1 MB en maximaal 3 MB zijn 5. Zorg dat je als archief de auteursrechten op de beelden hebt, zodat er geen moeilijkheden kunnen ontstaan met derden. 6. In het geval van dat je Stuk van het Jaar een historische fil is, stuur dan de YouTube link en een still uit het geheel. Tip 1: verwijs vanuit Twitter, nieuwsbrief, website etc. ook naar deze verkiezing. Gebruik de hashtag #stukvanhetjaar Tip 2: Meld je voorverkiezing voor Stuk van het Jaar aan bij Maand van de Geschiedenis. Tip 3: tag Stuk van het Jaar in je Facebookberichten. Er is een Stuk van het Jaar Facebookpagina aangemaakt. Door te taggen, wordt dat een soort verzamelpagina van alle Facebookactiviteiten over Stuk van het Jaar

8 Er zijn nog vele andere mogelijkheden om de voorverkiezing te houden, bijvoorbeeld door een poll op je website of weblog. Hier hebben we een paar eenvoudige mogelijkheden beschreven, maar elk archief is vrij om er een eigen draai aan te geven. Veel succes! Vragen over Stuk van het Jaar? Dan kun je terecht bij: Margot America van Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) (ma, di, do) via of Jojanneke van Zandwijk van Regionaal Archief Tilburg (di t/m vrij) via of