Den Haag -7?R Hoogacht. . é.g.m. Noordam Waarnemend gemeentearchivaris. T Postbus DL Den Haag.

Transcriptie

1 ^ f r' * Ti ^ Den Haag -7?R Retouradres Postbus 12620, 2500 DL Den Haag Gemeente Leidschendam-Voorburg College van B&W Postbus BA Leidschendam Datum 5 april 2016 Ons kenmerk DPZ/ Contactpersoon H. Zwaanswijk Dienst Dienst Publiekszaken Afdeling Haags gemeentearchief Doorkiesnummer (070) adres hans.zwaanswijk@denhaag.nl Onderwerp Archiefinspectie Leidschendam-Voorburg Geacht college, In de maanden januari en februari 2016 is er door de gemeentelijk archiefinspecteur drs. H. Zwaanswijk een audit naar de naar de staat van het informatiebeheer bij de gemeente Leidschendam-Voorburg uitgevoerd. De uitkomsten van dit onderzoek wordt u hierbij aangeboden. In het rapport zijn verbeterpunten en aanbevelingen opgenomen die door de inspecteur kunnen worden toegelicht en hij is bereid u nader te adviseren over de te nemen maatregelen die leiden tot een verbetering van het informati^behfier bij uw gemeente. Hoogacht. é.g.m. Noordam Waarnemend gemeentearchivaris Gemeente Den Haag Spui 70 Den Haag Postbus DL Den Haag T

2 V-'A'i'* Den Haag Inspectierapport gemeente Leidschendam-Voorburg drs. H. Zwaanswijk Archiefinspecteur

3 Managementsamenvatting Sinds 2014 heeft de gemeente Leidschendam-Voorburg een overeenkomst met de gemeente Den Haag inzake het beheer en dienstverlening van het historisch archief. Een belangrijk onderdeel van deze overeenkomst is dat de gemeentearchivaris toezicht uitoefent op het beheer van de overgebrachte en (nog) niet overgebrachte archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. In toenemende mate bestaat het archief uit digitale informatie en een belangrijk deel van de inspectie heeft daarom betrekking op de vorming en het beheer van deze digitale documenten. In het rapport worden verschillende aanbevelingen gedaan die betrekking hebben op zowel de analoge (papieren) archieven als op de digitale archieven : Het aanbrengen van waterkerende drempels in de depots Raadhuisplein; Het plaatsen van watermelders. Nu is er slechts 1 geplaatst, er zijn drie depots op het Raadshuisplein; Het klimaat in het depot Raadhuisplein moet worden geregeld. Zowel de temperatuur als de relatieve luchtvochtigheid voldoen niet aan de normen. De gemeten waarden zijn veel te hoog. Het regelen van de toegang tot de depots. Het depot mag alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerd personeel; Het aanbrengen van voldoende brandvertragende middelen in de vorm van C02 blussers; Het aanschaffen van papier dat voldoet aan NEN-norm 2728; Het vervaardigen van een calamiteitenplan; Het vaststellen door B&W van: - het handboek vervanging; - de archiefverordening - het besluit informatiebeheer Maak gebruik van slechts 1 DMS. Het moet duidelijk zijn waar het archief van de gemeente zich bevindt met name voor de kunnen afleggen van verantwoording over het eigen handelen; De opslag van de audio en videobestanden van onder andere de raadsvergaderingen moeten in eigen beheer komen.

4 1. Inleiding Goed informatiebeheer is van groot belang voor het zo optimaal mogelijk laten functioneren van een organisatie. Informatie moet betrouwbaar zijn, up to date, liefst snel leverbaar en dus goed worden beheerd. Kort gezegd, een archief moet voldoen aan de volgende eisen, zowel in papieren als in digitale vorm: authentiek rechtmatig volledig betrouwbaar In december 2015 en januari 2016 is een archiefinspectie bij de gemeente uitgevoerd om vast te stellen of de door de gemeente beheerde informatie voldoet aan de genoemde criteria. De grondslag van de archiefinspectie is vastgelegd in de "Overeenkomst beheer en dienstverlening historisch archief' tussen het Haags Gemeentearchief en de Gemeente Leidschendam-Voorburg Het uitoefenen van het toezicht is een taak van de gemeentearchivaris (art. 8, lid 1): De gemeentearchivaris oefent het toezicht uit op het beheer van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente Leidschendam-Voorburg. De integrale inspectie is gericht op alle aspecten van het digitale en analoge beheer van de niet overgebrachte archieven van de gemeente Leidschendam-Voorburg. Het toetsingskader omvat zowel wet- en regelgeving als de kaders en randvoorwaarden die de organisatie hanteert om tot een transparante controleerbare en beheersbare informatiehuishouding te komen. Het effect van deze informatiehuishouding moet zijn dat de gemeente over haar handelen verantwoording kan afleggen. De inspectie toetst het archiveringssysteem op rechtmatigheid en doelmatigheid. Zij bestaat onder andere uit: interviews met de direct verantwoordelijken voor het informatie- en archiefbeheer; een inventarisatie van relevante kwalitatieve en kwantitatieve gegevens, procedures en hulpmiddelen ten behoeve van informatie- en archiefbeheer; het belichten van een aantal werkprocessen in relatie tot de aanwezige documentaire neerslag; het in ogenschouw nemen van de beheerlocaties (archiefruimten en archiefbewaarplaatsen). Op basis van gesprekken met vertegenwoordigers van de verschillende disciplines en afdelingen bij de gemeente Leidschendam-Voorburg is getracht inzichtelijk te krijgen welke archieven, archiefbestanden en overige documentaire informatie in de organisatie aanwezig zijn. Vervolgens is onderzocht op welke manier deze informatiebestanden worden beheerd en of deze beheermethode overeenkomt met de daarvoor geldende wet- en regelgeving. In overleg met het teamhoofd DIM en de senior medewerker DIM is er gesproken met medewerkers die belast zijn met taken op het gebied van documentbeheer en informatiebeheer. 2. Onderzoeksaspecten 2.1. Beleid en sturing Er is de afgelopen jaren hard gewerkt om procedures, werkwijzen en het informatiebeheer te laten aansluiten bij de ambitie volledig digitaal te werken in Daartoe is de Archiefverordening en het besluit Informatiebeheer (deze zijn nog niet vastgesteld door B&W) aangepast en daarmee beschikt de gemeente over de juiste kaders om het digitale informatiebeheer verder vorm te geven. Door samen te werken met de gemeente Den Haag voor wat betreft het archieftoezicht en archiefbeheer is er ook invulling gegeven aan de functie van gemeentearchivaris, een positie die al enkele jaren vacant was. Daarbij maken de twee gemeenten gebruik van eikaars archiefdepots wat de efficiency in de opslag ten goede komt. Voorts kunnen de archiefstukken van Leidschendam- Voorburg worden ingezien op de studiezaal van het Haags gemeentearchief, zodat ook hier een efficiency en kwaliteitsslag gemaakt is.

5 Informatiebeheer De informatie elementen die door de gemeente Leidschendam-Voorburg beheerd worden bestaan uit papieren documenten en in toenemende mate uit digitale archiefbescheiden. Beide onderdelen, papier en digitaal, zijn onderzocht en beoordeeld en worden apart beschreven. Analoog Dankzij de voortschrijdende digitalisering van de gemeentelijke werkprocessen is de aanwas van papieren archief vrijwel gestopt. Het nog aanwezige papieren archief wordt bewerkt en gereed gemaakt voor vernietiging of voor overdracht naar het gemeentearchief. De archieven zijn toegankelijk gemaakt in Verseon. Voor het uitvoeren van de selectie in te bewaren en op termijn te vernietigen documenten wordt de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke- en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari De archiefdepots De gemeente Leidschendam-Voorburg beschikt over twee archiefbewaarplaatsen (Kluis 1, 2 en 3, Raadhuisplein) en een archiefruimte (kluis 4, Raadhuisplein). De depots zijn beoordeeld aan de hand van de "'Handleiding voor gebruikers van de Archiefregeling op het gebied van bouw en inrichting archiefbewaarplaatsen en archiefruimten" (Branchevereniging Archiefinstellingen 2013). In het algemeen kan gesteld worden dat de beoordeelde ruimten grotendeels voldoen aan de eisen van de Archiefregeling. Per archiefruimte is een opsomming gemaakt van de verbeterpunten: Kluis 2, Raadhuisplein 1 (verbonden met kluis 3) : een waterkerende drempel ontbreekt. Ingeval van binnendringend water is een drempel met een hoogte van tenminste 10 cm een eerste vereiste om waterschade aan de archieven te voorkomen. Om de toegang tot het depot niet teveel te belemmeren is het mogelijk een verplaatsbare drempel aan te brengen. De depots zijn ondergronds gebouwd, watermelders zijn daarom aan te raden. De melders moeten zijn doorgeschakeld naar de centrale meldkamer. In deze kluis is een watermelder geplaatst. Het klimaat. De toegestane waardes van de relatieve luchtvochtigheid (RV) en de temperatuur worden ruimschoots overschreden. Tijdens de controle bedroeg de RV 76% (maximaal 50% +/- 5%) en de temperatuur 21 0 (maximaal 18 +/- 2 ). Een te hoge temperatuur en RV is schadelijk voor de aanwezige materialen en vergroot de kans op de aanwezigheid van insecten en het ontstaan van schimmels. Het is dus van groot belang dat het klimaat zo spoedig mogelijk gaat voldoen aan de gestelde normen. Het verdient daarbij aanbeveling dataloggers te plaatsen zodat de RV en temperatuur continu gecontroleerd worden. De toegang tot de kluis. De kluisdeur is afgesloten met een elektronische kaartlezer. De toegang is in principe voorbehouden aan de geautoriseerde medewerkers In de praktijk zijn alle ambtenaren geautoriseerd. Dit is niet wenselijk. Het binnenlaten van niet geautoriseerd personeel verhoogt de kans op zoekraken van archiefmateriaal. Beter is om alleen die personen toegang te geven die vanwege hun functie toegang tot het depot mogen hebben. Naast de toegangsdeur hangt een losse, niet geïsoleerde elektriciteitskabel. Deze moet worden verwijderd. Kluis 3, Raadhuisplein 1 (verbonden met kluis 2 en kluis 1): Brandveiligheid, er zijn geen brandvertragende middelen in deze ruimte aanwezig. Het verdient aanbeveling om in ieder geval een a twee C02 blussers te plaatsen. Er is geen watermelder geplaatst, een vereiste bij depots die gebouwd zijn onder het maaiveld.

6 Kluis 1, Raadhuisplein 1 (verbonden met kluis 3): De ruimte is in gebruik als archiefbewaarplaats en als archiefruimte, dat wil zeggen dat te bewaren (overgebracht archief) en op termijn te vernietigen archief in een ruimte zijn geplaatst. Kluis 4, semi-statisch archief Raadhuisplein 1: Deze ruimte is nieuw aangelegd en is geschikt voor het plaatsen van nog te selecteren archieven (semistatisch archief). Aan de buitenmuur hangen enkele cv-radiatoren die gevuld zijn met water. Het verdient aanbeveling om in deze ruimte een watermelder te plaatsen zodat bij lekkage direct kan worden gehandeld. Watermelders zijn in ieder geval verplicht aangezien deze ruimte ondergronds is gebouwd. De toegangsdeur draait naar binnen, volgens de Archiefregeling (art. 34) moet de deur zelfsluitend zijn en naar buiten draaien. De brandwerendheid van de toegangsdeur is onbekend. Voor een archiefruimte behoort dit minimaal 60 minuten te zijn. Archiefbewaarplaats Voorburg, Raadhuisstraat 47a Dit depot is op grond van het bepaalde in artikel 61, lid 2 van het Archiefbesluit door het College van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland goedgekeurd op 19 november 2001, onder nummer DRGG/9954. De ruimte is voorzien van klimaatbeheersingsapparatuur en de verschillende waarden worden continu gemonitord. De RV en temperatuur voldoen beiden aan de norm. Door het in gebruik nemen van dit depot is er geen archief meer geplaatst in een externe archiefopslag. Duurzaamheid Binnen de gemeentelijke organisatie wordt gebruik gemaakt van papier dat voldoet aan DIN ISO Papier dat aan deze norm voldoet kan kan zonder noemenswaardige achteruitgang in de kwaliteit 200 jaar worden bewaard. De Archiefregeling (art. 5) schrijft echter gebruik van papier dat voldoet aan NEN-norm 2728 voor. Deze norm verschilt van de DIN ISO 9706 doordat het papier dat voldoet aan de NEN-norm beter bestendig is tegen veroudering hetgeen is onderzocht aan de hand van het zogenaamde vouwgetal. Het aantal keren dat papier gevouwen kan worden zonder te scheuren. Het verdient aanbeveling om op korte termijn het huidige papier te vervangen door papier dat voldoet aan de NEN norm Calamiteitenplan De gemeente beschikt nog niet over een eigen calamiteitenplan waarin voorziening zijn getroffen voor de archieven in geval van een calamiteit. De verschillende alarmeringssystemen staan doorgeschakeld naar de centrale meldkamer. Deze draagt zorg voor het inschakelen van de betreffende hulpdienst. Voor de gemeentelijke archiefbewaarplaats zijn dit onder meer de medewerkers van het gemeentearchief. Er is een overeenkomst met de Documenten Wacht die kan worden ingeschakeld voor herstel van beschadigde archiefbescheiden. In kluis 3 is een formulier opgehangen waarop staat hoe de Documenten Wacht benaderd kan worden. Digitale archivering De gemeente heeft als doelstelling door te groeien naar een regieorganisatie. De burger wordt meer zelfsturend en de overheid treedt alleen daar op waar het noodzakelijk is, zoals in het geval van het stellen van kaders en scheppen van randvoorwaarden. Het informatiebeleid zal op deze ontwikkeling

7 moeten aansluiten door meer in te zetten op het digitaliseren van de werkprocessen dat leidt tot meer transparantie en eenduidigheid. In 2013 startte het project "Sprongsgewijs digitaal", als onderdeel van het programma De Moderne Overheid (DMO). Inmiddels heeft het project zoveel vooruitgang geboekt dat het merendeel van de gemeentelijke werkprocessen digitaal verloopt. Het sluitstuk van het project is het digitaliseren van de bouwdossiers. Een grote operatie waarbij ruim 500ml bouwtekeningen en vergunningen gedigitaliseerd worden. Het project "'Sprongsgewijs digitaal" heeft de volgende documenten opgeleverd: Handboek vervanging gemeente Leidschendam-Voorburg (concept) Werkprocedures Ordeningsplan Metadataschema Bewaarstrategie Informatiebevelingsplan Autorisatiematrix Back-up herstel en uitwijk (door de gemeente Westland) Kwaliteitshandboek De archiefverordening (concept) Besluit informatiebeheer (concept) Handboek gedigitaliseerde archieven Zowel de archiefverordening als het besluit informatiebeheer moeten nog worden vastgesteld door het college. Het handboek vervanging is momenteel in onderzoek bij een externe partij waarna het eveneens kan worden vastgesteld en deel gaat uitmaken van de aanvraag tot machtiging substitutie. Net zoals voor het papieren archief verplicht is het archief in goede, geordende en toegankelijke staat en bewaard in een gecontroleerde omgeving, geldt dit nog meer voor digitale archieven. De vluchtigheid van digitale informatie maakt het noodzakelijk dat juist deze documenten in een veilige omgeving zijn opgeslagen en worden beheerd. Het belang van het goed bewaren (en op tijd vernietigen) van digitale archieven is groot. Het gaat tenslotte om informatie die voor een ieder op een bepaald moment van belang kan zijn; over beleidsarchieven van de gemeente, gegevens in basisregistraties en persoonsgerichte dossiers van de afdeling Werk en Inkomen. Voor de opslag van de gemeentelijke informatie worden twee documentmanagement systemen gebruikt, Alfresco en Verseon (sinds 2015 versie 2.1 van Circle en is NEN 2082 gecertificeerd) Hierin worden de archiefbescheiden in een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht bewaard. Het hanteren van twee systemen naast elkaar vormt een risico voor de volledigheid van de archiefbestanden en het volledig vernietigen van archiefbestanden. Er zal dus op enige termijn een keuze gemaakt moeten worden voor één centraal en duurzaam opslagsysteem. Het DMS dat uiteindelijk wordt gekozen zal na inrichting en in gebruik name in ieder geval moeten voldoen aan de eisen die beschreven staan in de NEN norm 2082 en RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal informatiebeheer). De gemeente Leidschendam-Voorburg heeft de uitvoering van het ICT beleid uitbesteed aan de gemeente Westland. Zij zijn verantwoordelijk voor het maken van back-ups, het onderhouden van de systemen en de ICT-veiligheid. Metadata Het gebruik van metadata is essentieel voor het beheer en toegankelijk maken en houden van digitale informatie. Het bepalen van de context, het vast stellen van de structuur en het beheer van digitale documenten is alleen goed mogelijk als er metadata aan documenten zijn toegevoegd. Voor het vaststellen van de te gebruiken metadata heeft de gemeente gekozen voor het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden (TMLO), een metadatamodel dat is opgesteld en vastgesteld is door het

8 landelijke programma Archief Het model is aangevuld met een klein aantal eigen, lokale elementen. Digitaal werken Volgens een vastgestelde Postprocedure, versie januari 2010, wordt bepaald welke van de ontvangen of opgemaakte stukken er worden geregistreerd. De postprocedure staat vermeld in het "Handboek substitutie" dat dit jaar wordt aangeboden aan het College. In het DMS Verseon worden van de te registreren bescheiden de inhoud, structuur en verschijningsvorm vastgelegd, waarbij tevens de te volgen route (het proces) van de documenten wordt bepaald. Voor het registreren van de documenten is een metadataset opgesteld, die is gebaseerd op het TMLO. De samenhang met andere archiefbescheiden wordt door het onderling koppelen van stukken vastgelegd. Daarbij is er een start gemaakt met het vormen van digitale dossiers door gebruik te maken van een documentair structuurplan (DSP). Het totaal van deze activiteiten zorgt voor een goede borging van de onderlinge samenhang van de archiefbescheiden. Er is sprake van een centrale intake die in principe alle inkomende post opent met uitzondering van de post gericht aan de burgemeester. Deze wordt indien nodig later ter registratie aangeboden. Alle ter zake doende stukken gaan na het scannen ter afhandeling de organisatie in. Per dag worden er voor de afdeling Werk en Inkomen ca. 300 per dag gescand. De papieren documenten worden na het scannen opgeborgen in zgn. dagdozen. Hiervan is nog niets vernietigd omdat de substitutie aanvraag nog in behandeling is. De uitgaande post wordt door de ambtenaar zelf opgeslagen in Verseon. Omdat er gebruik gemaakt wordt van een digitale handtekening kunnen deze digitale documenten rechtstreeks in het DMS geplaatst worden. Aandachtspunten in het kader van verdere digitalisering zijn: Digitale opslag bestemmingsplannen; Digitale stukken uit het Omgevingsloket Online (OLO); Digitalisering van archieven (Personeels-, Cliënten-, WMO dossiers (Wet Maatschappelijke Ondersteuning) en Omgevingsvergunningen (onder meer bouw- en milieuvergunningen). Griffie Het verhandelde in de commissie- en raadsvergaderingen wordt sinds 2006 digitaal opgenomen, eerst alleen audio en later ook met beeld. De aldus bewaarde bestanden, de videotulen, zijn doorzoekbaar en raadpleegbaar. Op grond van het bepaalde in de Gemeentewet worden van de vergaderingen fysieke vergaderverslagen en besluitenlijsten opgemaakt. Deze digitale archiefbescheiden zijn opgeslagen in het DMS Verseon. Zowel de videotulen als de besluitenlijsten en vergaderverslagen zijn permanent te bewaren archiefmateriaal en dienen als zodanig behandeld te worden. De audio- en videobestanden staan niet bij de gemeente op een server maar zijn elders door de leverancier opgeslagen in het raadsvergadering systeem Notubiz. Een van de redenen hiervoor is dat om de opgeslagen vergaderingen te kunnen raadplegen de software van Notubiz noodzakelijk is. Er moeten derhalve afspraken met de leverancier gemaakt en vastgelegd zijn over imports, exports en backups en het duurzaam ter beschikking stellen van de videotulen.

9 Conclusie en aanbevelingen De algehele conclusie die getrokken kan worden uit het voorgaande is dat er in voldoende mate rekening wordt gehouden met de wet en regelgeving omtrent het beheer van de gemeentelijke informatie. De afgelopen jaren is veel tijd en moeite is gestoken in het op orde krijgen van de informatiehuishouding. Desondanks zijn er een aantal aanbevelingen die van belang kunnen zijn voor het op orde houden van het digitale archief en een aantal maatregelen die getroffen moeten worden om de risico's in het papieren archief weg te nemen: Het aanbrengen van waterkerende drempels in de depots Raadhuisplein; Het plaatsen van watermelders. Nu is er slechts 1 geplaatst, er zijn drie depots op het Raadshuisplein; Het klimaat in kluis 2 moet worden geregeld. Zowel de temperatuur als de relatieve luchtvochtigheid voldoen niet aan de normen. De gemeten waarden zijn veel te hoog. Het regelen van de toegang tot de depots. Het depot mag alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerd personeel; Het aanbrengen van voldoende brandvertragende middelen in de vorm van C02 blussers; Het aanschaffen van papier dat voldoet aan NEN-norm 2728; Het vervaardigen van een calamiteitenplan; Het vaststellen door B&W van: - het handboek vervanging; - de archiefverordening - het besluit informatiebeheer Maak gebruik van slechts 1 DMS. Het moet duidelijk zijn waar het archief van de gemeente zich bevindt met name voor de kunnen afleggen van verantwoording over het eigen handelen;