INZENDPROTOCOL PATHOLOGISCH ONDERZOEK, EXTERNE INZENDERS

Transcriptie

1 Afdeling Pathologie Erasmus MC Rotterdam 1 / 18 INZENDPROTOCOL PATHOLOGISCH ONDERZOEK, EXTERNE INZENDERS 1 Algemeen Regulier onderzoek Algemeen Onduidelijkheid of vragen over inzenden Spoedonderzoek Aanvraagformulieren Overzicht wijze van behandeling, verpakking, identificatie en transport van patiëntenmateriaal Behandeling van het patiëntenmateriaal Consulten Obducties Algemeen Obductie aanvragen tijdens werktijden Obductie aanvragen buiten werktijden Moleculair onderzoek Verpakking van het patiëntenmateriaal Identificatie van het patiëntmateriaal Transport Algemeen Transport overledenen naar het mortuarium voor obductie, rituele wassing of thanatopraxie Uitslagen opvragen Onverwachte kritieke bevindingen Handelwijze bij een onverwachte kritieke bevinding Weefselbank Algemeen Contact Aanvraag van weefsel uit de weefselbank...13 Uitgifte voor aanvullende diagnostiek...13 Uitgifte voor experimenteel gebruik...13 Toestemming patiënt volgens geen bezwaar methode...13 Overdracht...14 Verantwoordelijkheid na uitgifte en gebruik Kwaliteitscontrole weefselbank Plattegronden Routebeschrijving naar de Pathologie, Centrale ontvangst Routebeschrijving naar het mortuarium Contact met pathologie Veiligheid Verantwoordelijkheid Klachten... 18

2 Afdeling Pathologie Erasmus MC Rotterdam 2 / 18 Inzendprotocol 1 Algemeen Het inzendprotocol hierna is bestemd voor huisartsen en externe specialisten, dwz artsen die niet werkzaam zijn voor het Erasmus MC, Erasmus MC Sophia en Erasmus MC Daniel den Hoed. Het is ook bedoeld voor uitvaartondernemers/rouwvervoerders die betrokken zijn bij vervoer van een overledene naar het mortuarium voor obductie of voor rituele wassing of thanatopraxie. In dit protocol vindt u instructie en informatie voor het correct opvangen, bewaren, verpakken en verzenden van patiëntenmateriaal ten behoeve van diagnostiek en het aanvragen van pathologisch onderzoek en obducties. De aanvrager is verantwoordelijk voor juiste afname, identificatie, behandeling en verpakking van het materiaal én voor het invullen van de juiste formulieren. Zie voor hulp bij het behandelen, correct etiketteren en verpakken van het weefsel Overzicht wijze van behandeling, verpakking, identificatie en transport. Voor externe aanvragen staan de aanvraagformulieren op de internetsite van het Erasmus MC, 2 Regulier onderzoek 2.1 Algemeen De reguliere openingstijden van het laboratorium zijn van 8.30 uur tot uur van maandag tot en met vrijdag. Raadpleeg s.v.p. periodiek het Overzicht wijze van behandeling, verpakking, identificatie en transport voor het correct insturen van het materiaal, omdat de inzendprocedure kan veranderen. Materiaal dat bedoeld is voor regulier onderzoek kan ingezonden worden per post (verpakt volgens UN-3373) of worden afgegeven bij de Centrale Ontvangst van het JNI, Be-223. Postadres: Erasmus MC Kamer Be-223 Postbus CA Rotterdam Zie Plattegrond. Buiten de hiervoor genoemde kantooruren is het niet mogelijk materiaal aan te bieden aan de Centrale Ontvangst. 2.2 Onduidelijkheid of vragen over inzenden

3 Afdeling Pathologie Erasmus MC Rotterdam 3 / 18 Bij twijfel of onduidelijkheid over het inzenden van materiaal, of het intrekken van reeds verzonden aanvragen, verzoeken we de inzender telefonisch contact op te nemen met de Centrale Ontvangst, telefoon Raadpleeg eerst s.v.p. het Overzicht wijze van behandeling, verpakking, identificatie en transport. 3 Spoedonderzoek Aanmelden van spoedonderzoek kan van maandag tot en met vrijdag van 8.30 uur tot uur via het secretariaat patiëntenzorg, U wordt doorverbonden met de daarvoor ingeroosterde patholoog. Zie voor een goede gang van zaken ook Identificatie, Verpakking en Transport en Overzicht wijze van behandeling, verpakking, identificatie en transport en de rubrieken hierna. Zie ook Obducties. 4 Aanvraagformulieren Aanvraagformulieren, ook voor obducties, zijn te vinden op de website van het Erasmus MC:

4 Afdeling Pathologie Erasmus MC Rotterdam 4 / 18 5 Overzicht wijze van behandeling, verpakking, identificatie en transport van patiëntenmateriaal Zie voor de behandeling van het uitgenomen weefsel, de verpakkingsmethode en identificatie de onderstaande tabel. Zie ook de vereiste Identificatie van het in te zenden weefsel. Biopt histologie 1-2 cm lang 2 mm dik Materiaalsoort Aanvraagformulier Resectiepreparaat formaline histologie Afmeting Behandeling Verpakking & identificatie Bewaar condities Vanaf enkele centimeters direct fixeren in 4% gebufferde formaldehyde of 10% gebufferde formaline direct fixeren in 4% gebufferde formaldehyde* of 10% gebufferde formaline In potje(s) ruim drijvend in gebufferde formaline, op elk potje sticker met patiëntgegevens, onderverdeling potjes (I,II, etc.) op potjes en formulier zetten aanvraagformulier invullen alles tezamen in sealbag met absorptie-materiaal en geprinte aanvraag vastnieten aan sealbag. Potjes met formaline moeten zijn voorzien van het betreffende gevarensymbool. In potje(s), ruim drijvend in gebufferde formaline op elk potje sticker met patiëntgegevens, onderverdeling potjes (I,II, etc.) op potjes en formulier zetten aanvraagformulier invullen alles tezamen in sealbag met absorptie-materiaal en geprinte aanvraag vast nieten aan seal bag. Potjes met de formaline moeten zijn voorzien van het betreffende gevarensymbool. Materiaal blijft goed, vertraging (uren) in transport kan geen kwaad Materiaal blijft goed, vertraging (uren) in transport kan geen kwaad Weefsel voor Electronen Microscopie histologie 3-4 mm fixeren in glutaar-di-aldehyde in potje, ruim drijvend in glutaar-di-aldehyde op elk potje sticker met patiëntgegevens, onderverdeling potjes (I,II, etc.) op potjes en formulier zetten aanvraagformulier invullen Materiaal blijft goed, vertraging in transport (uren) kan geen kwaad

5 Afdeling Pathologie Erasmus MC Rotterdam 5 / 18 alles tezamen in sealbag met absorptie-materiaal en geprinte aanvraag vastnieten aan seal bag. Materiaalsoort Lichaamsvochten Aanvraagformulier algemene cytologie of urine cytologie Afmeting Behandeling Verpakking & identificatie Bewaar condities variërend van 1 cc tot 1liter In koelkast zetten tot transport niet fixeren op elk potje sticker met patiëntgegevens, onderverdeling potjes (I,II, etc.) op potjes en formulier zetten aanvraagformulier invullen alles tezamen in sealbag met absorptie-materiaal en geprinte aanvraag vastnieten aan seal bag. Transport naar pathologie op afnamedag; Vertraging leidt tot schade aan het materiaal. Lichaamsvochten, bloederig algemene cytologie of urine cytologie variërend van 1 cc tot 1liter In koelkast tot transport 1cc EDTA toevoegen indien bloederig of EDTA buis gebruiken niet fixeren op elk potje sticker met patiëntgegevens, onderverdeling potjes (I,II, etc.) op potjes en formulier zetten aanvraagformulier invullen alles tezamen in sealbag met absorptie-materiaal en geprinte aanvraag vastnieten aan seal bag. Transport naar pathologie op afnamedag; Vertraging leidt tot schade aan het materiaal Materiaal op glaasjes, punctie algemene cytologie, mamma cytologie of urine cytologie variërend van 1-4 glaasjes, bij meer dan 4 glaasjes restmateriaal in medium voor restant puncties doen glaasjes aan de lucht laten drogen naam patiënt en PID nummer met potlood op glaasje. Indien verschillende locaties zijn gepuncteerd, de onderverdeling op de glaasjes vermelden. gedroogde glaasjes in plastic hoesje (max 2 glaasjes) of koker (max 5 glaasjes) aanvraagformulier invullen aantal glaasjes vermelden alles tezamen in sealbag met absorptie-materiaal en geprinte aanvraag vastnieten aan seal bag. materiaal blijft goed, vertraging in transport kan geen kwaad (behalve voor aanvullende immuno aanvragen)

6 Afdeling Pathologie Erasmus MC Rotterdam 6 / 18 Vers materiaal voor weefselbank of vriescoupe histologie nvt koelen op ijs, gekoeld transporteren (mbv koelelementen of anders). op elk potje sticker met patiëntgegevens, indien VC dit vermelden onderverdeling potjes (I,II, etc.) op potjes en formulier zetten aanvraagformulier invullen, indien voor VC of invriezen weefselbank dit vermelden alles tezamen in sealbag met absorptie-materiaal en geprinte aanvraag vastnieten aan sealbag. tijd afname vermelden Materiaal zo snel als mogelijk, gekoeld, insturen. Vertraging kan de kwaliteit van het weefsel beinvloeden. Voor verpakken materiaal zie ook Veiligheid

7 Afdeling Pathologie Erasmus MC Rotterdam 7 / 18 6 Behandeling van het patiëntenmateriaal In het Overzicht wijze van behandeling, verpakking, identificatie en transport ziet u hoe materiaal correct kan worden behandeld en ingestuurd. Potjes en containers moeten goed geïdentificeerd, vloeistofdicht afgesloten, schokvrij en rechtop getransporteerd worden, verpakt conform de UN 3373 wetgeving, zie de rubrieken Verpakking van het patiëntenmateriaal, Identificatie van het patiëntenmateriaal en Veiligheid, en voor een totaal overzicht Overzicht wijze van behandeling, verpakking, identificatie en transport. Bij twijfel over de behandeling s.v.p. telefonisch overleggen, alle vragen over inzenden van materiaal of over de afdeling pathologie kunt u stellen via telefoonnummer Consulten Consulten kunt u aanvragen op een aanvraagformulier voor histologie, cytologie of moleculair onderzoek. Zie bij 4, aanvraagformulieren. Vult u s.v.p. het formulier volledig in, onvolledige aanvragen kunnen niet in behandeling worden genomen en worden retour gestuurd. 8 Obducties 8.1 Algemeen Op vindt u de formulieren die nodig zijn voor het aanvragen van een obductie. U wordt vriendelijk verzocht om ook altijd een door de nabestaanden ondertekende toestemmingsverklaring mee te sturen, omdat wij anders niet gerechtigd zijn de obductie uit te voeren. De obductie wordt na ontvangst van het aanvraag- en toestemmingsformulier en het stoffelijk overschot in het mortuarium, z.s.m. uitgevoerd. Indien er specifieke vragen, onderzoeken of wensen zijn, kunnen deze via de dienstdoende patholoog of via de obductieadministratie ( ) worden besproken. Voor het aanvragen van een MIA (Minimaal Invasieve Autopsie), dienen de formulieren te worden ingevuld die te vinden zijn in de overlijdensenveloppen op de verpleegafdeling. Indien de aanvraagformulieren voor obductie en/of MIA niet voorhanden zijn, kunnen deze worden opgevraagd via Er wordt gestreefd om binnen 28 dagen na het verrichten van de obductie, de eerste uitslag beschikbaar te hebben. NB. In de weekenden en op feestdagen worden er geen obducties uitgevoerd. Indien de obductie tijdens op werkdagen na wordt aangemeld, zal deze pas de volgende dag of bij tussenkomst van het weekend of feestdagen op de eerstvolgende werkdag worden uitgevoerd.

8 Afdeling Pathologie Erasmus MC Rotterdam 8 / Obductie aanvragen tijdens werktijden Tijdens werktijden (van maandag t/m vrijdag van 8.30 tot en met kunt u obducties telefonisch aanmelden bij de obductieadministratie, Indien de obductieruimte niet bemand is, wordt u automatisch doorgeschakeld naar het secretariaat patiëntenzorg. De volgende gegevens zijn nodig voor het aanmelden van een obductie: o Naam overledene o geboortedatum o contactpersoon met telefoonnummer o tijdstip verwachte aankomst in mortuarium o Indien mogelijk de 8.1 genoemde aanvraag- en toestemmingsformulieren 8.3 Obductie aanvragen buiten werktijden Buiten werktijden, dus op maandag t/m vrijdag tussen en 8.30, op feestdagen en in het weekend kunt u uitsluitend voor het aanvragen van obducties de telefoniste van het Erasmus MC bellen ( ). NB: Indien een overledene buiten werktijden wordt aangeboden aan het mortuarium zijn daar kosten aan verbonden, die de afdeling pathologie aan de inzender moet doorberekenen. U wordt om die reden vriendelijk verzocht om de overledene uitsluitend tijdens kantooruren naar het mortuarium over te laten brengen. Transport van de overledene naar het mortuarium van het Erasmus MC is voor rekening van de aanvrager. 9 Moleculair onderzoek Moleculaire bepalingen kunnen door een externe patholoog worden aangevraagd via het aanvraagformulier, zie hoofdstuk 4. In principe kan een moleculaire test op elke materiaalsoort worden uitgevoerd, ook op weefselfragmenten van gekleurde preparaten. Een uitzondering hierop vormt in situ hybridisatie (ISH) analyse. Dit is vaak lastiger uit te voeren op gekleurde preparaten. De behandeling van tumoren op geleide van specifieke moleculaire afwijkingen in de tumor (personalized cancer treatment) is een grote vlucht aan het nemen (longcarcinoom, colorectaalcarcinoom, GIST, etc.) en de verwachting is dat dit in de toekomst nog zal toenemen. Deze diagnostiek moet noodgedwongen steeds vaker uitgevoerd worden op zeer kleine weefselfragmenten (biopten, ingesloten cytologiepreparaten, gekleurde coupes) en het isoleren van een hoog percentage tumorcellen blijkt niet altijd mogelijk te zijn. Ter verbetering van onze analyses (analyse groot aantal DNA fragmenten, gevoeliger, geringe hoeveelheid DNA nodig, flexibiliteit, verkorting doorlooptijden) zijn wij per 1 september 2013 voor mutatie analyses overgegaan op Next Generation Sequencing (NGS) met behulp van de Ion Torrent Personal Genome Machine (PGM). Met deze NGS strategie kunnen wij een groot aantal DNA fragmenten (tientallen) simultaan en betrouwbaar analyseren in een geringe hoeveelheid tumor DNA (<10ng). De gevoeligheid van de NGS analyses zorgt ervoor dat wij 10% mutant DNA in een achtergrond van 90% wildtype DNA betrouwbaar aan kunnen tonen.

9 Afdeling Pathologie Erasmus MC Rotterdam 9 / 18 Voor een frequent aantal aanvragen (bijv. longtumoren) is zowel mutatie analyse (NGS) als translocatie en amplificatie analyse met behulp van In Situ Hybridisatie (ISH) geïndiceerd. Voor deze aanvragen zullen wij de meest kostenefficiënte strategie hanteren. Dit betekent eerst de NGS analyse en indien mutatie-negatief dan de ISH bepalingen. De gemiddelde doorlooptijd, vanaf ontvangst van het materiaal tot het versturen van de uitslag is 5 à 10 werkdagen. Bij moeilijke casus (weinig uitgangsmateriaal, laag tumorcel percentage, slechte kwaliteit DNA) kan de doorlooptijd langer worden, omdat analyses moeten worden herhaald c.q. resultaten moeten worden bevestigd. In meer dan 95% van de aanvragen die wij in behandeling nemen, genereren wij betrouwbare resultaten. ISH analyse kost over het algemeen minder tijd. Complexe bepalingen zoals het bepalen van de relatie tussen verschillende tumoren binnen één patiënt nemen meer tijd in beslag en kunnen meerdere weken duren. Wanneer het onderzoek niet binnen de verwachte tijd afgerond kan worden, zal dit aan de aanvrager kenbaar gemaakt worden. Het komt regelmatig voor dat in het opgestuurde paraffine blokje geen of onvoldoende tumorcellen aanwezig zijn voor moleculaire analyses, terwijl in de routine gekleurde coupes meer tumorcellen aanwezig zijn. Onze ervaring is dat de moleculaire analyses ook redelijk succesvol kunnen worden uitgevoerd met de routine gekleurde coupes, indien daar voldoende tumorcellen in aanwezig zijn. Daarom doen wij hierbij het verzoek om bij aanvragen voor moleculaire diagnostiek, zeker wanneer het preparaten betreft met weinig tumorcellen (biopten of (ingesloten) cytologiepreparaten), naast de paraffine blokjes ook alle gekleurde routine coupes naar ons te sturen. Wanneer deze routine coupes gebruikt moeten worden, zullen voorafgaand aan het isoleren van de tumorcellen de coupes gescand worden met behulp van de virtuele microscoop (VM). De gescande VM-beelden worden vervolgens elektronisch opgeslagen, zodat ze voor u ook in de toekomst beschikbaar blijven. Wanneer deze procedure is gevolgd, zullen wij hiervan melding maken in het verslag. De door u toegestuurde blokjes en routine coupes zullen uiteraard worden geretourneerd. 10 Verpakking van het patiëntenmateriaal Het Overzicht wijze van behandeling, verpakking, identificatie en transport geeft aan op welke wijze materiaal ingestuurd kan worden. Potjes en containers moeten goed gesloten worden en schokvrij en rechtop getransporteerd worden, alles tezamen in seal bag met absorptiemateriaal, sticker met patiënt-gegevens op de sealbag of geprinte aanvraag met ook een sticker op aanvraag vastnieten aan seal bag. Potjes met formaline moeten zijn voorzien van het betreffende gevarensymbool. Al het patiëntenmateriaal moet vervoerd worden conform de UN 3373 voorwaarden, zie Veiligheid. Zie ook Behandeling, Identificatie en Transport.

10 Afdeling Pathologie Erasmus MC Rotterdam 10 / Identificatie van het patiëntmateriaal Op de sticker met patiëntgegevens moet minimaal staan: naam patiënt, geboortedatum, PID nummer geslacht Romeinse cijfer van het potje indien meerdere potjes zijn ingestuurd, corresponderend met de beschrijving op het aanvraagformulier. Op de glaasjes moet minimaal staan: naam van de patiënt en PID nummer met potlood geschreven, indien meerdere locaties zijn gepuncteerd tevens een duidelijke onderverdeling op de glaasjes markeren. Alle (gedroogde) glaasjes in een plastic hoesje of koker met daarop een sticker als hiervoor. Op de blokjes moet minimaal staat PA-nummer Op het aanvraagformulier moeten naast de verplichte velden minimaal ingevuld zijn: naam inzender naam instelling/afdeling inzender zoemernummer arts en/of telefoonnummer waar informatie kan worden ingewonnen bij de inzendende afdeling Onderverdeling in Romeinse cijfers indien meerdere potjes zijn ingestuurd, corresponderend met onderverdeling op de potjes aard materiaal relevante klinische gegevens tijd uitname van het patiëntenmateriaal t.b.v. eventuele verdere fixatie of weefselbank Niet of onjuist geïdentificeerd materiaal leidt tot vertraging in de verwerking, en/of tot een MIP melding. Indien het na navraag niet mogelijk is de aanvraag te behandelen, wordt het materiaal teruggestuurd naar de afdeling indien deze bekend is, of na verloop van 6 weken vernietigd indien er geen navraag is gedaan door de (onbekende) inzendende afdeling. 12 Transport 12.1 Algemeen

11 Afdeling Pathologie Erasmus MC Rotterdam 11 / 18 Voor het transport van vers weefsel is het van belang de tijd tussen afname en ontvangst op de pathologie zo kort mogelijk te houden. Potjes en containers moeten goed afgesloten, schokvrij en rechtop getransporteerd worden, verpakt conform de UN 3373 wetgeving. Zie ook Overzicht wijze van behandeling, verpakking, identificatie en transport en Veiligheid voor een totaaloverzicht Transport overledenen naar het mortuarium voor obductie, rituele wassing of thanatopraxie Transport van overledenen dient te gebeuren op initiatief en voor rekening van de inzender. Voor ontvangst van overledenen in het mortuarium is dag en nacht een medewerker bereikbaar op NB: Indien een overledene buiten werktijden wordt aangeboden aan het mortuarium, zijn daar kosten aan verbonden, die de afdeling pathologie aan de inzender moet doorberekenen. U wordt om die reden vriendelijk verzocht om de overledene uitsluitend tijdens werkuren naar het mortuarium over te laten brengen. 13 Uitslagen opvragen Houdt u er rekening mee, dat de doorlooptijd van biopten gemiddeld 5 werkdagen is en excisies 10 werkdagen is, benig (bot) materiaal duurt langer in verband met ontkalking. Indien een uitslag langer uitblijft dan verwacht, kunt u het secretariaat patiëntenzorg ( ) bellen. De medewerkster van het secretariaat zal u eventueel doorverbinden met de (assistent) patholoog die het onderzoek in behandeling heeft. Het secretariaat geeft uitsluitend geautoriseerde uitslagen door. Over doorlooptijden van vriescoupes zijn met de externe inzenders afspraken gemaakt Onverwachte kritieke bevindingen Er wordt van een onverwachte kritieke bevinding gesproken als: 1. een bevinding per direct invloed heeft op de voortzetting van de behandeling van de patiënt. 2. de bevinding, die wordt gedaan, heel anders is dan verwacht kon worden (ook bij herziening uitslag/diagnose) en deze bevinding direct van invloed is op de behandeling. De betreffende patholoog schat dit op grond van zijn/haar ervaring of op grond van gemaakte afspraken binnen het MDO in. 3. van een aanvulling, die een wezenlijke verandering van de conclusie impliceert of tot een andere therapiekeuze kan leiden, moet een zgn. aangepaste conclusie worden gemaakt Handelwijze bij een onverwachte kritieke bevinding Bij het vaststellen van een onverwachte kritieke bevinding neemt de patholoog direct telefonisch contact op met de aanvragende arts. Indien niet bereikbaar

12 Afdeling Pathologie Erasmus MC Rotterdam 12 / 18 Wanneer de aanvragende arts telefonisch niet bereikbaar is zal contact gezocht worden met de dienstdoende (consulent) van de aanvragende afdeling. De voic wordt niet ingesproken. Bij geen gehoor van de dienstdoende (consulent) zal de patholoog een (GEMARKEERD MET HOGE URGENTIE) sturen aan de aanvragende arts met het verzoek om binnen 1 werkdag te reageren. Het secretariaat van de afdeling pathologie monitort of binnen 1 werkdag een reactie is ontvangen ( door de inzender is gelezen). Indien dat niet het geval is, zal het secretariaat opnieuw contact opnemen met de geadresseerden uit de verzonden mail. 14 Weefselbank 14.1 Algemeen Voornamelijk ten behoeve van later medisch onderzoek wordt restweefsel ingevroren van vers (ongefixeerd) aangeboden weefsel. Daarnaast wordt in sommige gevallen ook paraffine materiaal voor research doeleinden bewaard. Dit weefsel wordt opgeslagen en beheerd in de Erasmus MC weefselbank. De afdeling pathologie is beheerder van deze weefselbank. Bij de weefselbank worden weefselstukjes van tumoren of andere ziektebeelden en als dat mogelijk is een bijbehorend stukje niet aangedaan weefsel van waaruit het zieke weefsel zijn oorsprong vind. Deze stukjes worden geregistreerd, gecodeerd en voorzien van klinische informatie. Daarna worden ze anoniem beschikbaar gesteld voor medisch onderzoekers van het Erasmus MC, maar ook voor medisch onderzoekers van andere (Europese) instellingen voor onderzoek. De weefsels die in de Erasmus MC weefselbank worden opgeslagen worden niet voor transplantatie doeleinden gebruikt. Welk weefsel komt in aanmerking voor de weefselbank? Voor de weefselbank komen in aanmerking: resectiepreparaten en tumoren in het algemeen waarvan na afname van materiaal voor adequate diagnostiek voldoende weefsel overblijft (minimaal 1 cm 3, behalve lymfeklier). Het weefsel dient zo snel mogelijk naar Pathologie getransporteerd te worden en waar mogelijk te worden gekoeld op ijs, omdat het streven is het binnen maximaal 120 minuten na uitname in te vriezen. Om het invriesproces proces zo soepel mogelijk te laten verlopen is het belangrijk dat de hele keten van medewerkers (transport, ontvangst en laboratorium) begrijpt dat er weefsel in de weefselbank verzameld moet worden. Daarom is het belangrijk op het aanvraag formulier te vermelden: tijdstip van uitname van het weefsel Weefsel invriezen weefselbank met de projectnaam erbij en / of een sticker op de container plakken met daarop vermeld Weefsel invriezen weefselbank met de projectnaam. Extra verzoeken die buiten het standaard protocol van de weefselbank vallen dienen ruim van te voren te worden overlegd met het hoofd van de weefselbank op haalbaarheid. Dit omdat in de snijzaal niet allerlei apparatuur en oplossingen aanwezig zijn om hieraan te voldoen. Er is altijd de mogelijkheid om vers weefsel af te halen met een PA research nummer zie (PR-WSB-232) Uitgifte van vers ongefixeerd materiaal voor medisch wetenschappelijk onderzoek (Versie 3) Vul het PA formulier -indien mogelijk- al vóór de ingreep zo volledig mogelijk in.

13 Afdeling Pathologie Erasmus MC Rotterdam 13 / 18 Indien weefsel of biopt in zijn geheel is bestemd voor de weefselbank dient dat ook duidelijk in de aanvraag en vooral op de sticker op de betreffende transport container te worden vermeld Zie ook Overzicht wijze van behandeling, verpakking, identificatie en transport Contact Voor inlichtingen kunt u (alleen werkdagen) tussen 8.30 en bellen met de medewerkers van de weefselbank: of Aanvraag van weefsel uit de weefselbank Uitgifte voor aanvullende diagnostiek Samples worden na ontvangst voor een periode van minstens drie maanden niet uitgegeven door de weefselbank voor experimentele doeleinden en niet voor de diagnostiek het dossier heeft gesloten. Aangezien de activiteiten van de weefselbank nooit voorrang hebben op de diagnostiek, zal voor aanvullende diagnostiek het weefsel meteen ter beschikking worden gesteld van de patholoog, zonder verdere formaliteiten. Indien weefsels uitgegeven worden voor aanvullende diagnostiek zal geadministreerd worden zoals in de weefselbank datacommunicatie staat omschreven. Uitgifte voor experimenteel gebruik De ontsluiting van de weefselbank gebeurt op een manier waarbij rekening wordt gehouden met onderzoekers die aanvragen hebben lopen of onderzoekers die rekenen op samples voor hun project. Dit is vastgelegd in het weefselbak reglement dat openbaar is en verkrijgbaar is op de website van de weefselbank. Een aanvraag kan bij weefselbank medewerkers worden ingediend via het weefselbank aanvraag formulier. Daarnaast kan het weefselbank geraadpleegd worden voor het verkrijgen van de benodigde METC toestemming of keuring. Vervolgens bepaalt een weefselbankcommissie, samengesteld uit het hoofd van de weefselbank, een op het aangevraagde weefseltype gespecialiseerd patholoog, indien aanwezig een in het aangevraagde type weefsel geïnteresseerde onderzoeker en indien clinici zich hebben aangemeld betrokken te zijn bij de beslissingsprocedure,, of het voorgestelde onderzoek het waard is om de gevraagde weefselsamples aan uit te geven. Parameters die de beslissing beïnvloeden zijn: de kwaliteit van het voorgestelde onderzoek, de hoeveelheid samples die gevraagd wordt, de hoeveelheid samples beschikbare samples van hetzelfde type en hoeveel er van elk uitgegeven sample gebruikt zal gaan worden. De aanvrager wordt van het besluit op de hoogte gebracht door het hoofd van de weefselbank. Als de aanvraag wordt toegekend, wordt er een afspraak gemaakt wanneer en waar de weefsels kunnen worden uitgeleverd. Toestemming patiënt volgens geen bezwaar methode Toestemming voor het gebruik van deze weefsels dient volgens de code goed gebruik te worden verkregen middels een geen bezwaar methode. Door geen bezwaar te ontvangen van de betreffende patiënt wordt stilzwijgend de toestemming verleend. Patiënten hebben de mogelijkheid bezwaar te maken bij de behandelend arts, zoals in de

14 Afdeling Pathologie Erasmus MC Rotterdam 14 / 18 Overdracht algemene patiënten informatie Wegwijs bij opname op pagina s 22 en 23, die bij opname van de patiënt wordt uitgereikt staat beschreven. In geval van bezwaar stelt de behandelend arts de weefselbank op de hoogte. Op het moment dat een bezwaar wordt gemeld door de afdeling medische informatie die de PID nummers van de bezwaarden rapporteert bij de Erasmus MC weefselbank, wordt nagegaan of er samples van deze patiënt worden bewaard in de bank. Mocht blijken dat inderdaad samples van een patiënt met bezwaar worden bewaard, zullen deze niet worden uitgegeven voor onderzoek, maar zo snel mogelijk worden vernietigd en wordt bijbehorende data onherkenbaar gemaakt. De bijbehorende data die aan een medisch onderzoeker wordt meegegeven is coded linked opgesteld, tenzij de aanvrager een clinicus is die onderzoek doet aan de eigen patiëntengroep. De clinicus dient dan zelf zorg te dragen voor een discrete omgang met de data volgens de code goed gebruik. Na uitgifte wordt in de weefselbank databaseapplicatie aangegeven aan wie de weefsels zijn uitgeleend, zoals in de procedure Weefselbank datacommunicatie procedure staat omschreven. De weefsels en de bijbehorende data worden overgedragen nadat beide partijen de Tissue Transfer Agreement (UK) hebben ondertekend. Tijdens de aanvraag wordt middels het aanvraagformulier geverifieerd of er toestemming is verleend voor het aangevraagde onderzoek door de METC. Is dit niet het geval dan wordt het advies gegeven de METC alsnog goedkeuring te vragen. Daarbij wordt ondersteuning geboden door voorbeelden en/of standaard documenten van eerdere aanvragen te overhandigen. De METC is wettelijk gezien niet bij machte om onderzoek aan restweefsels staande te houden, maar het kan later bij de publicatie van de resultaten moeilijkheden geven als om documenten wordt gevraagd die METC goedkeuring aantonen. Bij de overdracht wordt middels het Tissue Transfer Agreement, zie onder weefselbank op de mogelijke besmettingsgevaren die kunnen optreden bij het verwerken van het weefsel en het bestaan van de Code Goed gebruik onder de aandacht gebracht. De samples worden uit de vloeibare stikstof gehaald door een medewerker van de weefselbank en overgebracht in een piepschuim isoleercontainer of dewarvat met droogijs. Is er een groot tijdsverschil tussen het ophalen en weefsel retrieval, dan kunnen de samples tussentijds in een -80 vriezer worden bewaard. De weefselbank medewerkers zijn verantwoordelijk voor het goede verloop van de hier beschreven aanvraag, uitgifte en terug ontvangst procedures. Verantwoordelijkheid van de beslissing de weefsels wel of niet toe te kennen aan een aanvraag ligt bij de weefselbankcommissie. Verantwoordelijkheid na uitgifte en gebruik De verantwoordelijkheid over de weefsels komt na ondertekening van de Tissue Transfer Agreement zie weefselbank onder link te liggen bij de aanvrager van de weefsels, totdat de weefsels moeten zijn teruggebracht of heeft doorgegeven dat de weefsels opgebruikt zijn. Medewerkers van de weefselbank zijn bevoegd om door de onderzoeker gevraagde extra klinische feiten horende bij de gevraagde samples te achterhalen en in coded linked vorm mee te geven aan de onderzoeker. Uitgegeven weefsels mogen alleen gebruikt worden voor de experimenten die zijn omschreven in het aanvraagformulier. Als deze experimenten zijn afgerond moet nog resterend weefsel worden teruggegeven aan de weefselbank. De weefselsamples dienen tijdens de procedure bevroren te blijven en in de cryo-vial waarin ze zijn uitgegeven te

15 Afdeling Pathologie Erasmus MC Rotterdam 15 / 18 worden bewaard en terugbezorgd. Terug bezorging vindt plaats in het weefselbankkantoor tenzij anders is afgesproken. Aanvraagformulier: te vinden op onder kopje weefselbank Kwaliteitscontrole weefselbank Elk jaar wordt 1% van de in dat afgelopen jaar verzamelde monsters gecontroleerd op juiste nummering, plaatsing en RNA kwaliteit. De monsters worden in principe random gekozen. Mocht er een zeldzaam monster tussen zitten, wordt deze overgeslagen en een nieuw monster uitgekozen. De analyse van de samples wordt omschreven in de weefselbank RNA kwaliteitscontrole analyse SOP. De bevindingen worden gerapporteerd aan het hoofd weefselbank. Hij beslist aan de hand van de resultaten of er aanleiding is tot verbeteren van de tot dan toe gebruikte procedure voor het verzamelen van weefsels. Van alle samples waarvan ook blokken zijn gemaakt, worden HE coupes gemaakt. Enerzijds om digitale opnamen te maken om de keuze van de samples te faciliteren en anderzijds voor kwaliteitscontrole van de ingevroren samples. Voor de kwaliteitscontrole wordt op alle HE coupes, die zijn gemaakt van verzamelde stukjes weefsel, door een patholoog door middel van sneldiagnostiek de gestelde diagnose geverifieerd. Gevonden afwijkingen worden in het commentaar veld van de database omschreven. Worden afwijkingen gevonden in de weefselconditie, worden ook deze in de database aangepast. De afwijkingen worden in het geval deze buiten de normale verwachtingspatronen vallen gerapporteerd aan het hoofd weefselbank en toegevoegd aan het labjournaal. 15 Plattegronden 15.1 Routebeschrijving naar de Pathologie, Centrale ontvangst Het JNI is gelegen tussen het faculteitsgebouw en de Westzeedijk. Het is bereikbaar via de hoofdingang van de medisch faculteit Ee (volg bordjes JNI, Josephine Nefkens gebouw), of via looproutes langs het faculteitsrestaurant. De Centrale ontvangst van het laboratorium pathologie is gelegen in gebouw Be, 2e verdieping kamer Be-223.

16 Afdeling Pathologie Erasmus MC Rotterdam 16 / Routebeschrijving naar het mortuarium De bezoekersingang van het Mortuarium bevindt zich schuin onder ingang 2, op de begane grond in de parkeergarage, naast de Revalidatie. Vanuit het H(oofd)-gebouw is het mortuarium te bereiken door bij ingang 2 de lift te nemen naar de begane grond. De ingang van het mortuarium is zichtbaar vanaf de achterzijde van de lift. 16 Contact met pathologie Bezoekers JNI : patiëntenzorg administratie, Be 212 Centrale Ontvangst : Telefonische uitslagen en overleg met pathologen : Obductieruimte : Mortuarium : Weefselbank : / De bovenstaande nummers zijn bereikbaar tussen 8.30 en op werkdagen. Voor spoedonderzoek bereikt u de dienstdoende patholoog via de telefoniste van het Erasmus MC ( ).

17 Afdeling Pathologie Erasmus MC Rotterdam 17 / Veiligheid In patiëntenmonsters die niet zijn gefixeerd, zijn eventuele pathogene agents vitaal. Het weefselstukje dient in een daarvoor bestemd transportpotje gedaan te worden dat een goed afsluitbaar deksel heeft en bestemd is voor deze toepassing. Medewerkers dienen zorg te dragen voor een schone buitenzijde van deze verzendpotjes. Handen wassen na deze handelingen is vereist, dit om kruisbesmetting te voorkomen. Alle inzendingen moeten verpakt worden volgens de voorwaarden UN 3373, verpakkingsinstructie P650. Deze voorwaarden zijn samengevat als volgt: o Verpakkingsinstructie P 650. o Goede kwaliteit verpakking o Goed gesloten, elk verlies uit de collo moet uitgesloten worden o Verpakking bestaat uit: primaire container, secundaire container en de buiten verpakking. o Primaire houders zodanig verpakken zodat ze niet kunnen breken of worden doorboord o Secundaire verpakking met geschikt opvulmateriaal in een buitenverpakking o Collo moet valproef kunnen doorstaan (vanaf 1.2 meter vallen zonder dat er beschadiging of breuk optreedt) o Een gespecificeerde inhoudsopgave moet tussen de secundaire en buitenverpakking worden bijgevoegd. o De primaire en secundaire houder moet vloeistofdicht zijn o Tussen primaire en secundaire verpakking moet zich voldoende absorberend materiaal bevinden. o Bij verschillend breekbare primaire houders in een enkelvoudige secundaire moet er het onderling contact verhinderd zijn. o De houders moeten een drukverschil van 0.95 Bar kunnen doorstaan o De buitenverpakking mag niet meer dan 4 liter zijn. o Primaire houders mogen niet meer dan 500 ml bevatten. o Primaire en secundaire verpakking moet stofdicht zijn. o Onderling contact voor meerdere breekbare primaire houders in een secundaire verhinderen. o Het gewicht mag niet meer dan 4 kg zijn. o Primaire houders mogen niet meer dan 500 gram bevatten Zie ook Overzicht wijze van behandeling, verpakking, identificatie en transport 18 Verantwoordelijkheid De verantwoordelijkheid voor het correct inzenden van het patiëntmateriaal ligt bij de aanvragers. De afdeling pathologie is verantwoordelijk vanaf ontvangst van het materiaal (registratie lab management systeem of aftekening op lijst voor ontvangst.. De afdeling behoudt zich het recht voor om onjuist verpakte inzendingen te retourneren.

18 Afdeling Pathologie Erasmus MC Rotterdam 18 / Klachten De afdeling pathologie doet er alles aan om klachten te voorkomen, en als die zich toch voordoen, om dan maatregelen te nemen ter voorkoming van herhaling. In een streven naar voortdurende verbetering wordt u vriendelijk verzocht om, als u onverhoopt toch een klacht of probleem betreffende de dienstverlening van de afdeling pathologie heeft, deze/dit in elk geval altijd, d.m.v. onderstaan de manier door te geven: Schriftelijk aan de afdeling Pathologie (Afdeling Klinische Pathologie o.v.v. "klacht", Postbus 3000 CA, Rotterdam) Telefonisch aan het afdelingshoofd ( ), betreffende patholoog of unithoofd van de afdeling Pathologie (te bereiken via ) via de klachtencommissie van het Erasmus MC. Patiënten en bezoekers kunnen een klacht indienen met het Binnen 5 werkdagen zal contact worden opgenomen Voor alle punten waarop verbetering van de informatie in deze rubrieken gewenst is, is de kwaliteitsmanager ( ) of het unithoofd de aangewezen persoon.