Jaarverslag Vereniging SOD 2011

Transcriptie

1 Bestuur Samenstelling Voorzitter: Secretaris: Penningmeester: Leden: Dr. J.C.M. Cox C. Molmans (ad interim) R. de Nieuwe G.J.J. Altena, tevens voorzitter Regio Noord-Oost L.C.M. van Minderhout, tevens voorzitter Regio Zuid. Drs. L. Verbeek, tevens voorzitter Regio West Het bestuur kwam bij elkaar op 11 maart, 13 mei, 24 juni en 16 september. De vergaderingen werden gehouden in de De Eenhoorn in Amersfoort. Om gezondheidsredenen heeft de secretaris Wim Plas in december 2010 afscheid genomen van het bestuur van de Vereniging. Juist de secretaris heeft een belangrijke inhoudelijke en activerende rol in de Vereniging. Uit de enquête die in het najaar van 2010 is gehouden blijkt dat de Vereniging nog steeds bestaansrecht heeft maar wel onder voorwaarde dat er activiteiten georganiseerd worden. Vanuit de Stichting SOD-Opleidingen wordt de noodzaak tot een actieve Vereniging gezien en de Stichting stelt voor om de directeur (C. Molmans) en het hoofd Marketing en verkoop (E. Kokke) een tijdelijk rol in de Vereniging te geven. Het is de bedoeling dat de Vereniging binnen anderhalf jaar haar activiteiten weer zelfstandig kan oppakken. C. Molmans vervult de functie van secretaris a.i. en E. Kokke zal zich vooral met communicatie bezighouden. Op de eerste vergadering (11 maart) presenteren Molmans en Kokke een plan van aanpak waarin zij voorstellen om de bestaande regiostructuur te vervangen door een structuur van commissies die actief zullen worden op een aantal thema s. De bron van de thema s is het resultaat van de enquete. De leden hadden daarin aangegeven op welke punten de Vereniging zich in eerste instantie zou moeten richten: behoud van Congres en regiobijeenkomst, opzetten van een Verenigings website, betere communicatie naar leden, werven van nieuwe leden, positioneren van de Vereniging op haar vakgebied en het ontwikkelen van een eigen visie op het vakgebied. Het voorstel van Molmans- Kokke wordt aangenomen. Een aantal van de regiobestuurders willen een rol gaan spelen in de commissies en een aantal zal afscheid gaan nemen van de bestuursfunctie in de Vereniging. Vooruitlopend op de beslissing van de ALV worden de commissies bemand en gaan zij van start. Tijdens de ALV in november wordt de nieuwe structuur van de vereniging aan de leden voorgelegd. De nieuwe structuur wordt aangenomen wat een wijziging van statuten tot gevolg heeft was ook een lustrumjaar voor de Vereniging SOD. In 1931 is de Vereniging opgericht dus de Vereniging bestaat in jaar! Ter gelegenheid van de verjaardag is op initiatief van de voorzitter een boek samengesteld door Johan Joor over 80 jaar SOD met de titel: Niet de instructie, doch het inzicht bouwt een goed archief, De geschiedenis van de Vereniging voor Overheidsdocumentatie (SOD) Het boek wordt onder grote belangstelling gepresenteerd op het SOD Congres. Het eerste exemplaar wordt die dag uitgereikt aan de ereleden de heren H.H.M. Dekkers, M.H. Kamphuis, H.A.J. Moné, J. Pap, H. van Biezen, J. Meijer, E.R. van Dijk, J. Gelauf en A.F.M. Schouten. 1 van 8

2 De ereleden en de voorzitter vlnr: Jan Pap, Hans Dekkers, Hans van Biezen, Harrie Kamphuis, Herman Moné, Joost Cox (Voorzitter), Joop Meijer, Eric van Dijk, Jan Gelauf en A.F.M. Schouten Ledenaantallen per 31 december 2011 Noord-Oost West Zuid Totaal Standaard lidmaatschap Uitgebreid lidmaatschap Bedrijfslidmaatschap Introductielidmaatschap 98 Totaal In 2011 hebben 62 leden opgezegd en zijn er 27 nieuwe leden bijgekomen. 2 van 8

3 Maandblad Overheidsdocumentatie Samenstelling redactie Od per 31 december 2011 Hoofdredacteur: Mr. Drs. G.J.M. de Graaf Redactieleden: Drs. A.M. Adema, Mr. K.A.M. Duijvelaar, E.A.M. Maes Msc, A.W. Plat, H. van Rijn Namens verenigingsbestuur: Drs. L. Verbeek Redactiesecretaris: Mevrouw I. de Bock Eindredacteur: T. Kooiman Uitgever: E. van Doesburg Algemene Leden Vergadering 2011 De heer Joost Cox start de vergadering met de mededeling dat Ruud Tempels, een consultant die al jaren in ons vakgebied actief is, twee dagen geleden plots op 58 jarige leeftijd is overleden. Het jaarverslag en de jaarrekening worden ongewijzigd vastgesteld, de voorzitter en penningmeester worden herbenoemd respectievelijk tot 2014 en Over de beschrijving van de activiteiten van de commissies wordt de vraag gesteld of er geen betere afstemming mogelijk is met collega verenigingen als de NVB. De NVB heeft juist ook vandaag haar congres georganiseerd. Aangegeven wordt dat er sinds kort bijeenkomsten met de besturen van de verschillende verenigingen (waaronder de NVB) worden gehouden. Daarin staat een betere afstemming op het programma. Tenslotte wordt afscheid genomen van vier bestuurders van de Vereniging: Wim Plas, secretaris, Gerard Altena, Gert-Jan Lodder en Wies Minderhout, allen regiovoorzitter. Jaarcongres 2011 Locatie Stadion Galgenwaard, Utrecht Thema Dagvoorzitter Een nieuw elan! Juist in dit jaar waar de Vereniging 80 jaar is wil zij zich profileren als een organisatie die leeft en die na al die jaren nog actief is en een heldere visie op de toekomst heeft. Joost Cox, secretaris en algemeen directeur van de gemeente Alkmaar; voorzitter van de Vereniging SOD en lid van de VNG-archiefcommissie. De voorzitter presenteert de nieuwe visie van de Vereniging SOD: Informatiespecialisten van waarde. Hij kondigt aan dat op basis van deze visie de Vereniging in het voorjaar van 2012 een programma in de regio s gaat ontwikkelen. 3 van 8

4 Ochtend Keynote spreker 1 Een digitale overheid, betere service, Rob Evelo, programmamanager inup. meer gemak Keynote spreker 2 De kracht van waardevolle informatie Henk Kuiper, Gemeente Eindhoven Middag Parallelsessie I - DIV in de verkoop Eric Kokke, SOD-Opleidingen - Waar staat DIV in jouw Yvon Berg, Doxis organisatie? - Een wereld zonder DIV?!! Chris Bellekom, gemeente Gouda - Nieuwe kaders, nieuwe eisen, Lydia Jongmans, VNG nieuw elan! Parallelsessie II - Denken in problemen of Pauline van Hezik, Green Heart Company oplossingen? - Planet of the Apps Tjerk van Dijk, Prover - (Mobile devices & informatiemanagement) - De weg naar substitutie Arie Vink, Provincie Overijssel - Een andere Archiefinspectie Ria van den Heuvel, Provinciale archiefinspectie Noord Brabant en Limburg Het congres wordt afgesloten met de uitreiking van de Mailprofs Kwaliteitsaward. Dit jaar werden de DIV afdelingen van de Autoriteit Financiële Markten, gemeente Groningen (dienst RO/EZ) en WMD (Watermaatschappij Drenthe) en WBGr (Waterbedrijf Groningen) genomineerd. De Autoriteit Financiële Markten kon uiteindelijk de kwaliteitsaward uit handen van de juryvoorzitter Gert-Jan de Graaf in ontvangst nemen. In de vakjury hadden zitting: Gert-Jan de Graaf, Erika Hokke, Hans Hofman, Remko Oosterwijk en John Roos. In totaal hebben 252 deelnemers het congres bijgewoond. Regiobesturen Regio Noord-Oost Samenstelling van het bestuur Voorzitter: G.J.J. Altena Secretaris: A.E. Koole-Schreuder Penningmeester J.H. Ike Lid Drs. M. Dik Voorjaars- en najaarsbijeenkomst Op 10 februari j.l. vond de bijeenkomst van de regio Noordoost plaats in Zwolle. Het thema van de middag was Zaakgericht Werken. Een onderwerp dat tot de verbeelding spreekt, met ruim 60 4 van 8

5 aanwezigen en de discussies n.a.v. de presentaties van Mirella van de Velde (Waterschap Groot Salland) en Tjerk van Dijk (Prover, docent SOD-Opleidingen). Regio West Samenstelling van het bestuur Voorzitter: Drs. L. Verbeek Secretaris: A. Gomes Penningmeester Drs. H. Ongering Lid T. Knops W. Plas Drs. G.J. Lodder Drs. M. van Kooten Activiteiten Het bestuur is in het afgelopen verslagjaar zes keer bijeengekomen. Voorjaarsbijeenkomst Op 14 april 2011 was er de bijeenkomst van regio West in het Geldmuseum in Utrecht. De titel van de bijeenkomst, De mythe van de paradigmashift?!, Oude methodieken in een nieuwe omgeving, met 75 bezoekers. De sprekers, Charles Jeurgens (Nationaal Archief) en Wim Broekhuis (Erasmus MC) hielden het publiek gekluisterd aan hun stoelen. Kees Schabbing (Archiefinspectie provincie Noord- Holland) maakte het een heel interactieve middag waarin met veel vooroordelen werd afgerekend. Regio Zuid Samenstelling van het bestuur Voorzitter: L.C.M. van Minderhout Secretaris: A. van der Meulen Penningmeester H. Hellings Lid L. Maas Activiteiten Het bestuur is in 2011 een aantal keren bij elkaar gekomen. In het voorjaar is gewerkt aan de voorjaarsbijeenkomst en later in het jaar is de overdracht van de regio aan het landelijk bestuur van stukken en financiën georganiseerd. Voorjaarsbijeenkomst Voor het voorjaar was een regiobijeenkomst georganiseerd. Het aantal aanmeldingen was echter te gering om - gezien de opzet van het programma - het door te laten gaan. 5 van 8

6 Commissies Samenstelling van de commissies per 31 december 2011 Commissie Voorzitter Leden Visieontwikkeling Drs. M. Dik G. Altena Drs H. Butter J. Velterop J. Goudswaard Profileren Drs. L. Verbeek H. Ongering G-J. Lodder Twee vacatures Ledenwerving R. Sweyen L. Maas J. Ike Twee vacatures Communicatie Vacant (tijdelijk ingevuld door E. Kokke) M. Gutteling N. Kuijpers R. Luis A. de Waal Website H. Ongering E. Kokke A. Gomes C. Schouten M. van Kooten S. Bakker Bijeenkomsten en Congres J. de Groot E. Hokke J. Visser M. Paarlberg E. Kokke Activiteiten Visieontwikkeling De commissie visie heeft zich in de zomer van 2011 gebogen over de visie van de vereniging op het vakgebied en de rol die de vereniging hierin vervult. De visie is een open, dynamisch stuk en dient ter discussie/praatstuk voor leden. De visie geeft de ontwikkelingen weer in de wereld waarin de informatiespecialisten van nu zich in bewegen en waardoor ze worden beïnvloed. De visie eindigt met welke rol de vereniging SOD hierin speelt. Op 17 november is tijdens het jaarcongres SOD de visie voor het eerst gepresenteerd. In voorjaar 2012 zal de visie onderwerp zijn bij voorjaarsbijeenkomsten. Profilering De commissie profilering is in 2011 nog niet actief. Ledenwerving De Commissie ledenwerving is in 2011 gestart. Bij aanvang van de Commissie waren de volgende leden actief: Rob Sweijen (voorzitter), Theo Knops, John Ike en Laurens Verbeek. Helaas heeft Theo Knops zijn werkzaamheden in als commissielid in januari 2012 beëindigd. De overige drie leden hebben de werkzaamheden voortgezet. 6 van 8

7 De Commissie ledenwerving van de vereniging SOD heeft een in het oog springende flyer ontwikkeld om nieuwe leden enthousiast te maken voor de Vereniging SOD. De inhoud is er vooral op gericht om de DIV-er nieuwe stijl uitgaande van het nieuwe digitale werken aan te spreken. De flyer is op diverse congressen en bijeenkomsten in het land uitgedeeld. Er is ook in kaart gebracht op welke bijeenkomsten de SOD met een vertegenwoordiging aanwezig kan zijn om mensen enthousiast te maken voor het lidmaatschap van de Vereniging SOD. Daarnaast is er gewerkt aan het contacten leggen met hogescholen en universiteiten ter promotie van het lidmaatschap van de Vereniging SOD als vakvereniging voor de documentaire digitale informatievoorziening. Bij de diverse diploma uitreikingen vanuit de eigen gelederen binnen de SOD is een lid van de Commissie ledenwerving aanwezig. Aan alle geslaagden wordt persoonlijk de flyer overhandigd met daarbij een korte aanmoediging om de toegevoegde waarde van het lidmaatschap van een goede vakvereniging nog eens te benadrukken. De Commissie Ledenwerving heeft het plan opgepakt een visie neer te leggen waarop het verder uitbouwen van nieuwe leden gebaseerd zal zijn. Communicatie De commissie is in 2011 slechts één keer bij elkaar gekomen. In deze bijeenkomst is het gewenste imago / gewenste boodschap vastgesteld. De inzet van de communicatie-mix moet dan aansluiten bij de profilering van de vernieuwde vereniging SOD: - Spraakmakend, Uitdagend en Grensverleggend (actief en vooroplopend in de discussie over de ontwikkeling van het beroep via de diverse kanalen) - Normatief en Vertegenwoordigend (initiërend in het opzetten van een beroepsregister, functie en opleidingsprofielen, maar ook duidelijk aanwezig bij relevante overleg-organen, opleidingcentra, politiek en leveranciers) - Sociaal (platform voor gesprek, ideeënuitwisseling en reflectie op hype van de dag, netwerken en ontspannend) Helaas is na dit goede begin de voortgang gestokt en zijn we er niet meer in geslaagd om bij elkaar te komen en de communicatie echt vorm te geven. Website De cie website heeft zich in 2011 sterk gemaakt voor het in de lucht gaan en houden van de website Vanaf 17 november is de website operationeel. De leden van de commissie dragen ideeën en teksten bij aan de website. De cie bestaat uit een voorzitter, vier leden en ondersteuning vanuit de Opleiding SOD. Zij fungeert de facto als de redactie van de site. Bijeenkomsten en Congres In juni heeft de commissie SOD bijeenkomsten zijn eerste vergadering gehad. De commissie heeft bij aanvang zeven leden. Helaas hebben twee leden aangegeven het lidmaatschap niet op te kunnen brengen door reistijd en werkdrukte. Het eerste doel van de nieuwe commissie was het organiseren van het SOD jaarcongres op 17 november. Het 80-jarig jubileum en de ambitie om een visie en een nieuwe website te presenteren op het jaarcongres bracht de commissie al snel op het thema Een nieuw elan. Een nieuw elan, waarbij uitgegaan wordt van de kansen en niet van problemen, maar waarbij de nuchterheid het wint van 7 van 8

8 luchtfietserij. Bij de samenstelling van het programma heeft de commissie zoveel mogelijk gezocht naar presentaties die getuigen van nieuw elan, of workshops die aanzetten tot een nieuw elan. Op 17 november hebben ruim 250 bezoekers het jaar congres bezocht. De twee plenaire sessies, de presentatie van de visie, uitreiking van het jubileum en de lancering van de website hebben veel bezoekers getrokken. De twee ronden met parallelsessies sloten goed aan op de behoefte van de deelnemers en waren een succes. Uit de reacties aan het einde van de dag maakt de commissie op dat veel deelnemers met nieuw elan huiswaarts keerden. Het succes van het jaarcongres heeft ook bij de commissie voor nieuw elan gezorgd en voor nieuwe ideeën in van 8