Reglement Praktijkkeurmerk. Juli t or S

Transcriptie

1 Po do th erapie Nederlan d TIJKKE K RA P tin ch i t or S g MERK R U Toe ge kend do Reglement Praktijkkeurmerk Juli 2018

2 Reglement Praktijkkeurmerk inhoudsopgave inleiding 4 Aanvraag Praktijkkeurmerk 5 procedure tijdens het praktijkbezoek 6 Kwaliteitsdomeinen 7 Beoordeling 8 Klachten 10 Certificaat 'visitatie' t.b.v. kwaliteitsregistratie Uitgangspunten praktijkkeurmerk 12 Begripsomschrijving 13 3

3 KPRAKTIJKKEURMER p nederlandse Vereni Toegekend door Stichting Podotherapie Nederland inleiding Doelstelling van het Praktijkkeurmerk is een gedegen kwaliteitssysteem aan te bieden waarmee een organisatie/praktijk inzicht krijgt in het functioneren op verschillende kwaliteitsdomeinen en hoe deze kwaliteit te verbeteren en borgen. Het Praktijkkeurmerk staat borg voor een adequaat kwaliteitsbeleid van de podotherapiepraktijk waaraan het keurmerk is verleend. Het keurmerk maakt voor alle partijen in de gezondheidszorg (patiënten, hulpverleners, zorgverzekeraars en overheid) zichtbaar dat het goed zit met het kwaliteitsbeleid van de praktijk die over het keurmerk beschikt. Dit reglement is bedoeld om een overzicht te geven van de criteria en procedures die van toepassing zijn ten aanzien van het Praktijkkeurmerk en dient bij te dragen aan een objectief, uniform en transparant ver-loop van de keuring Stichting Podotherapie Nederland

4 KPRAKTIJKKEURMER p nederlandse Vereni Toegekend door Stichting Podotherapie Nederland Aanvraag van het praktijkkeurmerk Bij de aanvraag voor het Praktijkkeurmerk of bij verlenging, meldt de praktijk zich aan via de website van de NVvP door het invullen van het aanmeldformulier. De normale aanvraagtermijn is drie maanden. Bij spoedaanvragen (< 3 maanden) worden extra kosten in rekening gebracht. Niet elk verzoek voor een spoedaanvraag kan worden gehonoreerd. Dit is o.a. afhankelijk van de planningsruimte. Indien sprake is van een keten van praktijken met verschillende eigenaren per praktijklocatie (franchisers) en verschillende KvK-nummers, dan dient voor iedere podotherapiepraktijk een aparte aanmelding te worden gedaan. Alle praktijken/locaties met een uniek KvK-nummer worden aangemerkt als een hoofdlocatie en krijgen een uitgebreide keuring. Uitgezonderd: 1. Indien er sprake is van één organisatie met één of meerdere eigenaren van de organisatie met meerdere praktijken met aparte KvK-nummers/AGB-codes, dan wordt dit gezien als één organisatie en vindt één hoofdlocatie keuring plaats. 2. Indien onderdelen van een organisatie een fiscale eenheid vormen wordt dit gezien als één praktijk en vindt één hoofdlocatie keuring plaats. Na aanmelding wordt gecontroleerd of de praktijk in aanmerking komt voor een praktijkkeuring. - Zo nee, dan wordt binnen 10 werkdagen aan de organisatie doorgegeven aan welke eisen niet voldaan wordt en wat de te ondernemen stappen zijn om hier wel aan te voldoen. - Zo ja, dan wordt binnen 10 werkdagen contact opgenomen met de contactpersoon en wordt in overleg een datum en locatie afgesproken waarop de hoofdlocatie wordt bezocht. De factuur voor de audit dient binnen 2 weken voorafgaand aan het praktijkbezoek te zijn voldaan; m.a.w. de kosten hiervan zijn bijgeschreven op de bankrekening van de Stichting Podotherapie Nederland (SPN). Zonder betaling wordt geen Praktijkkeurmerk verstrekt. Indien een praktijk de gemaakte afspraak 4 weken voor de bezoekdatum met een gerechtvaardigde reden afzegt -dit ter beoordeling van de Commissie Praktijkkeurmerk- heeft dit geen financiële consequenties. Bij afzeggingen buiten deze termijn wordt een financiële sanctie opgelegd waaruit de kosten van de auditors en de planningskosten worden gedekt. Het praktijkbezoek wordt afgerekend op basis van de werkelijke kosten, die gelden op de datum van de keuring. In geval van overmacht bij de praktijk (bijvoorbeeld sterfgeval in familie) volgt geen sanctie. Situaties van overmacht worden bij twijfel (wel of geen sprake van overmacht) voorgelegd aan de Commissie Praktijkkeurmerk. Wanneer het praktijkbezoek binnen 4 weken voor de bezoekdatum wordt afgezegd door overmacht bij de auditor (bijvoorbeeld sterfgeval of ziekte), ontvangt de praktijk een vergoeding gebaseerd op de vergoeding voor de auditors. In eerste instantie wordt gekeken of er in een dergelijk geval een andere auditor mee naar het praktijkbezoek kan. Mocht dat niet lukken dan geldt bovenstaande regel Stichting Podotherapie Nederland

5 Reglement Praktijkkeurmerk procedure tijdens het praktijkbezoek Tijdens het bezoek van de hoofdlocatie van een meermanspraktijk wordt verwacht dat de praktijk zich door tenminste twee hiervoor verantwoordelijk gestelde medewerkers laat vertegenwoordigen, afhankelijk van de omvang van de praktijk. Bij een solopraktijk is één vertegenwoordiger voldoende. De ruimte moet geschikt zijn voor het aantal aanwezige personen, zodat iedereen in de gelegenheid is actief te kunnen meedelen in het proces. De keuring van de hoofdlocatie wordt uitgevoerd door twee auditors: de vaste auditor van de SPN en een podotherapeut-auditor. Voor auditors is een functiebeschrijving opgesteld waarin kwaliteitseisen zijn opgenomen. Met regelmaat wordt door de SPN en de Commissie Praktijkkeurmerk gecontroleerd en beoordeeld of de auditors aan dit profiel (blijven) voldoen. Indien de organisatie over meerdere locaties beschikt, wordt naast de keuring van de hoofdlocatiebij 25% van het totaal aantal locaties (exclusief de hoofdlocatie en met afronding naar boven) een kort praktijkbezoek gebracht. De locaties worden ad random bepaald door de SPN en het bezoek wordt in overleg op korte termijn gepland. Er wordt een zogenaamde verzadiging/saturatie (referentie: kwalitatief onderzoek) toegepast bij het checken van de nevenlocaties. Mocht blijken dat na enkele locatiebezoeken verdere bezoeken geen meerwaarde hebben, kan er worden afgezien van het bezoeken van meer praktijken voor het toekennen van het Praktijkkeurmerk. Dit kan dus betekenen dat minder dan 25%van de praktijklocaties worden bezocht. Praktijkbezoeken van de nevenlocaties worden uitgevoerd door één auditor: de vaste auditor van de SPN óf de podotherapeut-auditor. Tijdens het praktijkbezoek worden door auditors de Criteria Praktijkkeurmerk met 6 verschillende kwaliteitsdomeinen (zie hierboven) gehanteerd. Deze criteria worden met enige regelmaat herzien n.a.v. nieuwe ontwikkelingen in het werkveld. Patiëntendossiers van alle podotherapeuten werkzaam binnen de organisatie moeten ten tijde van het bezoek op de hoofdlocatie toegankelijk zijn, bijvoorbeeld via het ICT netwerk. Als dat niet het geval is, dan kan het bezoek geen doorgang vinden. Wanneer (gedeeltelijk) gewerkt wordt met papieren statussen, dienen alle onderdelen van dossiers (zoals verslaglegging, rapportages, blauwdrukken, verwijzingen etc.) van het afgelopen jaar aanwezig te zijn tijdens het praktijkbezoek op de hoofdlocatie. Het dossieronderzoek vindt plaats op afgesloten en niet-afgesloten (behandeling is nog niet beëindigd) dossiers van maximaal 1 jaar oud en zowel van patiënten met verwijzing of met DTP. Het aantal dossiers dat wordt beoordeeld is afhankelijk van het aantal podotherapeuten binnen de organisatie. Ten aanzien van de privacy van patiëntgegevens zijn vooraf intern afspraken vastgelegd met alle auditors door middel van het tekenen van een geheimhoudingsverklaring. De primaire verantwoordelijkheid voor het beschermen van patiëntgegevens ligt bij de zorgverlener. 6

6 KPRAKTIJKKEURMER p nederlandse Vereni Toegekend door Stichting Podotherapie Nederland Kwaliteitsdomeinen Er worden 6 kwaliteitsdomeinen gehanteerd binnen het Praktijkkeurmerk: 1. patiëntenperspectief Het doel van dit domein is om te kijken op welke manier de patiënt (actief) bij het zorgproces is betrokken. Dit volgt de trend dat patiënten een grotere rol toebedeeld krijgen in de beoordeling en ontwikkeling van (zorg)producten en diensten. De meest voor de hand liggende mogelijkheid van patiëntenfeedback is door gebruik te maken van patiëntenenquêtes, maar de patiënt kan ook op andere wijze zijn ervaring kenbaar maken. Een ander onderdeel betreft de afhandeling van klachten van patiënten: hoe functioneert de (wettelijk verplichte) klachtenregeling? Ook krijgt de informatievoorziening richting de patiënt en toegankelijkheid van de praktijk aandacht. 2. professionele ontwikkeling en innovatie Aandacht krijgen methodes waarop nieuw verworven kennis in de praktijk wordt gebracht. Zijn er bijvoorbeeld zorgprotocollen ontwikkeld? Podotherapeuten nemen kennis van nieuwe (praktijk)richtlijnen, innovatieve onderzoeks- en behandelmethodes en kunnen deze kennis delen met collega s door middel van bijvoorbeeld Intercollegiaal Overleg. Daarnaast wordt gekeken of de organisatie oog heeft voor de individuele ontwikkeling en ambities van medewerker (en hoe daar vorm aan gegeven wordt). Voorts wordt gekeken naar de kwaliteitsregistratie in het Kwaliteitsregister Paramedici en aanbod van stageplekken etc. 3. praktijkinrichting Eisen op het gebied van praktijkinrichting (kenmerken van ruimtes en inventaris), gebaseerd op de kwaliteitsrichtlijn van de NVvP: Minimale inrichtingseisen voor de podotherapiepraktijk, hygiëne en infectiepreventie Eisen op het gebied van hygiëne, gebaseerd op de kwaliteitsrichtlijn van de NVvP: Hygiëne en infectiepreventie, Statusvoering Beoordeling van patiëntendossiers, waarbij de richtlijn Podotherapeutische verslaglegging volgens de stappen van het methodisch handelen (2014) als basis dient. 6. evaluatie van zorg Het evalueren van uitkomsten (effectmetingen) van de geleverde zorg speelt een steeds belangrijkere rol in de zorgsector, zo ook binnen de podotherapie. Deze evaluaties kunnen gebaseerd zijn op zorguitkomsten (PROMs) of zorgprocessen (toepassing richtlijnen/protocollen, enquêtes (PREMs)). Bij PREMs gaat het om de cliëntervaringen. Daarnaast wordt gekeken of deze evaluaties en bijbehorende acties worden beschreven in het kwaliteitsjaarverslag, waarin de organisatie verantwoording aflegt over het kwaliteitsbeleid van het afgelopen jaar Stichting Podotherapie Nederland

7 Reglement Praktijkkeurmerk Beoordeling Binnen 10 werkdagen wordt de uitslag (wel/niet behaald) gecommuniceerd aan de praktijk, mits er is voldaan aan alle voorwaarden die zijn gesteld in dit reglement. Na het praktijkbezoek wordt op basis van gegevens van de auditors een kwaliteitsprofiel gegenereerd met als doel een totaaloverzicht te geven van de situatie binnen de praktijk. Er wordt 1 kwaliteitsprofiel opgesteld per organisatie, waarin de uitkomsten van de praktijkbezoek(en) van de nevenlocatie(s) worden meegenomen. Om in aanmerking te komen voor het Praktijkkeurmerk dient het kwaliteitsprofiel aan de volgende score te voldoen: - minimale totaalscore van 60%; - de domeinen Hygiëne en infectiepreventie (bij alle bezochte locaties) en Statusvoering scoren minimaal 60%. - De factuur/facturen voor de audit(s) dient/dienen volledig te zijn voldaan. Daarnaast gelden de volgende voorwaarden voor het verkrijgen van het Praktijkkeurmerk: - alle werkzame podotherapeuten binnen de praktijk staan kwaliteitsgeregistreerd in het Kwaliteitsregister Paramedici (KP); - de praktijkgegevens in de ledenadministratie/praktijkzoeker van de NVvP zijn op orde. Als de uitslag positief is, ontvangt de praktijk het Praktijkkeurmerk. Dit keurmerk is vijf jaar geldig. De geldigheidsduur van het Praktijkkeurmerk wordt aangegeven bij de praktijkzoeker op de website van de NVvP. De praktijk mag alleen tijdens de periode waarvoor het Praktijkkeurmerk is verleend het Praktijkkeurmerk gebruiken in al haar communicatie uitingen, zoals op briefpapier, op de website en in praktijkruimte(s). Om het Praktijkkeurmerk te kunnen behouden, wordt een half jaar voor afloop van het keurmerk een herinnering naar de praktijk gestuurd met de verstrijkdatum van het Praktijkkeurmerk. Daarbij wordt tevens een termijn aangegeven waarvoor de praktijk uiterlijk weer het aanvraagformulier ingevuld dient te hebben op de website om het Praktijkkeurmerk te kunnen behouden. Indien een organisatie met het Praktijkkeurmerk gedurende de geldigheid van het keurmerk nieuwe locatie(s) opent, hoeft er geen keuring voor deze nieuwe locatie(s) aangevraagd te worden. Het Praktijk-keurmerk is geldig voor de gehele organisatie inclusief alle nevenlocaties met hetzelfde KvK-nummer. Een nieuwe locatie valt daar ook onder. Indien een praktijk zonder Praktijkkeurmerk en een praktijk met Praktijkkeurmerk fuseren, vervalt het keurmerk voor de organisatie en moet een nieuwe praktijkkeuring worden aangevraagd. Indien 2 praktijken met een Praktijkkeurmerk fuseren, dan geldt de oudste datum van afloop van het keurmerk (kortste geldigheidsduur van het certificaat). In het geval een praktijk na het plaatsvinden van het praktijkbezoek niet voldoende kwaliteit blijkt te hebben om in aanmerking te komen voor het Praktijkkeurmerk, dan kan een praktijk meteen of op een later moment een nieuw praktijkbezoek aanvragen. Tijdens dit praktijkbezoek worden alle kwaliteitsdomeinen weer volledig betrokken en beoordeeld. De praktijk heeft de mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen tegen de beoordeling van de keuring. De praktijk kan bezwaar aantekenen door, binnen vier weken na verzending van de beoordeling, schriftelijk haar bezwaar en/of commentaar in te dienen bij de Commissie Praktijkkeurmerk. De commissie beoordeelt of het bezwaar/commentaar gegrond is. Het bezwaar kan leiden tot aanpassing van de beoordeling. Ook bestaat de mogelijkheid dat het commentaar van praktijk ter kennisname wordt aangenomen door de Commissie Praktijkkeurmerk, maar dat de commissie geen aanleiding ziet de beoordeling te wijzigen. Een podotherapeut kan door supervisie zorg dragen voor individuele zorgverlening op het eigen aandachtsgebied door een andere daartoe opgeleide zorgverlener binnen zijn praktijk. Voor het delegeren van taken aan een andere daartoe opgeleide zorgverlener is vereist dat de patiënt hiervoor vooraf toestemming heeft verleend en dat de podotherapeut fysiek aanwezig is in de praktijk waarin de gedelegeerde zorgverlening plaatsvindt. 8

8 KPRAKTIJKKEURMER p nederlandse Vereni Toegekend door Stichting Podotherapie Nederland Indien binnen de periode waarvoor het Praktijkkeurmerk is verleend wordt vastgesteld dat niet meer aan de voorwaarden wordt voldaan dan vindt intrekking van het aan de praktijk toegekende keurmerk plaats. Intrekking kan plaatsvinden indien bijvoorbeeld: - een of meer podotherapeuten, die werkzaam zijn binnen de praktijk waaraan het keurmerk is verleend, niet (meer) kwaliteitsgeregistreerd staan bij het Kwaliteitsregister Paramedici. - binnen de praktijk niet volgens de NVvP beroepscode wordt gehandeld. De bovenstaande opsomming is niet limitatief. Het besluit tot het intrekking is een bestuursbevoegdheid. Voorafgaand aan het besluit tot intrekking beziet het bestuur van de SPN of er sprake is van bijzondere omstandigheden (bijvoorbeeld als de podotherapeut een dispensatieverzoek heeft ingediend bij het KP dat nog in behandeling is) die tot een andere beslissing moeten leiden Stichting Podotherapie Nederland

9 Reglement Praktijkkeurmerk Klachten Klachten kunnen worden ingediend over: - de bejegening door de auditor(s); - de gevolgde procedure tijdens het praktijkbezoek; - de beoordeling van de keuring. Het geniet te allen tijde de voorkeur deze gevoelens van ongenoegen te bespreken met degenen die hier aanleiding toe hebben gegeven. Indien dit niet mogelijk is, of indien de reactie onbevredigend is dan kan een klacht bij de Commissie Praktijkkeurmerk worden ingediend. Binnen vier weken na ontvangst van de beoordeling van het praktijkbezoek kan de praktijk een schriftelijke klacht indienen bij de commissie. De commissie behandelt de klacht door informatie in te winnen bij beide partijen. De klager ontvangt een brief van de commissie met daarin haar oordeel over de klacht. In het uiterste geval kan een klacht er toe leiden dat een auditor zijn bevoegdheid om te keuren wordt ontnomen. Indien de praktijk zich niet kan verenigen met de afhandeling van het bezwaar/de klacht door de Commissie Praktijkkeurmerk kan de praktijk binnen vier weken na ontvangst van de brief van de commissie schriftelijk beroep aantekenen bij het bestuur van de NVvP. Klachten over de audit verlopen te allen tijde via het bureau van de SPN/NVvP. Het is niet toegestaan direct met auditors of commissieleden te communiceren. 10

10 KPRAKTIJKKEURMER p nederlandse Vereni Toegekend door Stichting Podotherapie Nederland Certificaat visitatie t.b.v. kwaliteitscriteria Situatie 1: de praktijk heeft al een praktijkkeurmerk. Situatie 2: de praktijk heeft geen praktijkkeurmerk. Situatie 1: De praktijk heeft al een praktijkkeurmerk. Indien werkzame podotherapeuten binnen het bedrijf nog een verplichte visitatie nodig hebben voor de KP-registratie (criteria ), dan wordt de volgende activiteit uitgevoerd door de betreffende podotherapeut: - IPO fase 1 (zie Kwaliteitscriteria en de website van de NVvP en het KP voor meer informatie). Dit ter controle van het bureau van de NVvP ten behoeve van de puntenregistratie. Situatie 2: de praktijk heeft geen praktijkkeurmerk. Indien werkzame podotherapeuten binnen het bedrijf nog een verplichte visitatie nodig hebben voor de KP-registratie (criteria ), dan worden de volgende activiteit uitgevoerd: - IPO fase 1 (zie Kwaliteitscriteria en de website van de NVvP en het KP voor meer informatie) Dit ter controle van het bureau van de NVvP ten behoeve van de puntenregistratie. - Praktijkkeuring (zoals bovenstaand). Alle genoemde onderdelen dienen met een voldoende te zijn beoordeeld voordat men in aanmerking komt voor het certificaat visitatie. De activiteit en bijbehorende punten worden na afronding bijgeschreven in de persoonlijke digitale portfolio's door de NVvP. Tot besluit: in geval van onduidelijkheden of bijzondere gevallen waarin het reglement niet voorziet, vraagt het bestuur van de SPN advies aan de Commissie Praktijkkeurmerk. Na ontvangst van het advies neemt het bestuur een beslissing Stichting Podotherapie Nederland

11 Reglement Praktijkkeurmerk Uitgangspunten praktijkkeurmerk Het Praktijkkeurmerk is ontwikkeld door de NVvP en wordt uitgevoerd door de SPN. Het Praktijkkeurmerk is eigendom van de NVvP. De criteria Praktijkkeurmerk zijn gebaseerd op wettelijke eisen en regelgeving en bestaande kwaliteitsinstrumenten zoals richtlijnen van de beroepsvereniging. De volgende wetten en kwaliteitsinstrumenten zijn gebruikt bij het samenstellen van de criteria: Wet BIG, 1993 Arbowetgeving, 1998 Wet op de Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO), 1994 Wet Kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz), 2016 Wet burgerservicenummer in de zorg (Wbsn-z), 2008 Wet op de medische hulpmiddelen, 1970 Wet Marktordening gezondheidszorg (Wmg), 2006 NVvP Richtlijn Podotherapeutische verslaglegging, 2014 NVvP richtlijn Minimale inrichtingseisen voor de podotherapiepraktijk, 2015 NVvP richtlijn Hygiëne en infectiepreventie, 2015 Beroepscode Podotherapeut, 2011 Beroepscompetentieprofiel Podotherapeut, 2009 Syllabus Directe Toegankelijkheid Podotherapie, 2011 Wet Meldplicht Datalekken, 2016 Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG),

12 KPRAKTIJKKEURMER Toegekend door Stichting Podotherapie Nederland Begripsomschrijving In dit reglement wordt verstaan onder: 'praktijk: dit is de omgeving waarin de praktijk wordt uitgeoefend, inclusief haar medewerkers. ' praktijkbezoek': een ter plaatse te verrichten onderzoek, waarbij auditors in georganiseerd verband de omstandigheden waaronder en de wijze waarop zorg wordt verleend, beoordelen, waar mogelijk op grond van vooraf opgestelde normen of eisen. 'auditor': een auditor wordt geselecteerd op basis van de profielschets die is vastgesteld door de NVvP. Auditors volgen een training alvorens zij een keuring mogen uitvoeren. 'Commissie Praktijkkeurmerk': de commissie die is ingesteld door de SPN. De commissie heeft een ontwikkelende en evaluerende rol met betrekking tot het Praktijkkeurmerk. De commissie Praktijkkeurmerk is samengesteld uit de beleidsmedewerker Kwaliteit en minimaal drie podotherapeuten die geschoold zijn als auditor. 'bureau': het bureau wordt vertegenwoordigd door een door het bestuur van de SPN aangestelde persoon Stichting Podotherapie Nederland

13 Reglement Reglement Praktijkkeurmerk NVvP reglement praktijkkeurmerk is een uitgave van: Stichting Podotherapie Nederland Laapersveld VB Hilversum T KvK: secretariaat@podotherapie.nl 15