AUDITPRODUCTEN Fysiotherapie t.b.v. De Friesland Zorgverzekeraar december 2011 versie 3.0

Transcriptie

1 Boerhaavelaan 32 A 2035 RC Haarlem hca@healthcareauditing.nl AUDITPRODUCTEN Fysiotherapie t.b.v. De Friesland Zorgverzekeraar december 2011 versie

2 Inhoudsopgave Inleiding blz. 3 Wat is een audit? blz. 3 Wat is een motivational paper? blz. 3 Hoofdstuk 1 Doelstelling, inhoud en procedure van de Plus audit Doelstelling en inhoud van de audit blz De voorbereiding op de audit blz De HCA auditor blz Procedure van de audit blz Auditrapportage blz Heraudit blz Samenvatting blz. 7 Hoofdstuk 2 Motivational paper 2.1 Het motivational paper blz. 8 Hoofdstuk 3 Reguliere Plus audit Fysiotherapie 3.1 De criteria blz Een praktijk met meerdere vestigingen blz Dossiers blz Bescherming van persoonsgegevens blz Kosten blz. 11 Hoofdstuk 4 Verkorte Plus audit Fysiotherapie 4.1 De criteria blz Kosten blz. 12 Hoofdstuk 5 Doelstelling, inhoud en procedure van de Beheersmodel audit Fysiotherapie Doelstelling en inhoud van de Beheersmodel audit Fysiotherapie 2012 blz De auditprocedure blz Het auditprogramma blz Dossiers blz De dossiertoets blz Auditrapportage blz Kosten blz Samenvatting blz. 16 Niets uit deze uitgave mag worden gekopieerd of vermenigvuldigd, dan wel worden gebruikt voor eigen doeleinden anders dan met schriftelijke toestemming van de auteur. De product- en auteursrechten zijn beschermd middels deponering bij de Rechtbank 2.

3 Inleiding HealthCare Auditing (HCA) heeft zich primair ten doel gesteld om fysiotherapeuten, oefentherapeuten en zorgverzekeraars te ondersteunen in het streven naar kwaliteitsontwikkeling en kwaliteitstoetsing. In dit kader heeft HCA een aantal auditproducten ontwikkeld. De Friesland is voornemens in de loop van 2012 de Plus audit in te voeren voor oefentherapeuten. Bij deze auditproducten zijn de richtlijnen van de beroepsorganisaties, het KNGF en de VvOCM leidend. De auditproducten fysiotherapie/oefentherapie bestaan voor 2012 uit een motivational paper, de reguliere Plus audit, de verkorte Plus audit en de Beheersmodelaudit. Waar gesproken wordt van Motivational Paper en Plus audit dient respectievelijk gelezen te worden: De Friesland 3*Motivational Paper en De Friesland 3*Plusaudit. Wat is een audit? Een audit wordt beschreven als een kwalitatieve toetsing van een zorgproces of elementen ervan. Het is een systematisch en onafhankelijk onderzoek naar de kwaliteit van processen, producten of diensten in de zorg. Tijdens een audit wordt vooral gekeken naar de borging van de primaire patiëntgebonden processen en de wijze waarop men dit geregeld heeft. Tijdens de evaluatie van deze primaire processen en de eveneens van belang zijnde secundaire bedrijfsprocessen wordt gebruik gemaakt van de PDCA-cyclus¹). Gedurende de uitvoering van de audit zullen aantoonbare bevindingen worden vastgelegd. Deze bevindingen (audituitkomsten) moet de aanvrager inzicht verschaffen over het kwaliteitsniveau in de breedste zin van het woord. De audituitkomsten worden verwerkt in een auditrapportage. Voor het zorgvuldig uitvoeren van een audit is het noodzakelijk dat alle betrokken partijen zich conformeren aan de afspraken die gemaakt worden. Het gaat hierbij om logistieke afspraken, procedurele afspraken, gedragsregels en afspraken over de gebruikte instrumenten. Deze afspraken zijn vastgelegd in de overeenkomst tussen de auditee en HealthCare Auditing, welke voorafgaand aan de uitvoering van de audit wordt ondertekend door beide partijen. ¹) Plan-Do-Check-Act, kwaliteitscirkel volgens Deming Wat is een motivational paper? Een motivational paper (MP) is een schriftelijke vragenlijst, die voorafgaand aan de Plus audit ingevuld dient te worden. Met het MP wordt inzicht gegeven of de fysiotherapiepraktijk (auditee) voldoet aan de aanvullende voorwaarden die een zorgverzekeraar stelt aan een kwalitatief goede fysiotherapiepraktijk. Elke zorgverzekeraar kent haar eigen MP. In hoofdstuk 1 is de doelstelling, de inhoud en de procedure van de Plus audit 2012 opgenomen. In de hoofdstukken 2, 3 en 4 worden de afzonderlijke Plus auditproducten Fysiotherapie toegelicht; het motivational paper voor fysiotherapeuten, de reguliere Plus audit Fysiotherapie en de verkorte Plus audit Fysiotherapie. In hoofdstuk 5 is de doelstelling, de inhoud en de procedure van de Beheersmodel audit Fysiotherapie 2012 opgenomen. 3.

4 Hoofdstuk 1 Doelstelling, inhoud en procedure van de Plus audit Doelstelling en inhoud van de audit De ontwikkelde auditproducten hebben als doel inzicht te geven in de kwaliteit van processen, producten en diensten rondom fysiotherapie. De Plus audit kent twee varianten, de reguliere en de verkorte audit. De reguliere Plus audit geldt in principe voor alle fysiotherapiepraktijken. Echter, voor de fysiotherapiepraktijken die in het bezit zijn van een HKZ-certificaat geldt de verkorte Plus audit. Deze uitzondering wordt enkel gemaakt voor praktijken die individueel het HKZ-certificaat hebben behaald. Praktijken met HKZ-certificering op basis van multisite dienen de reguliere Plus audit te volgen. De audit vindt plaats op locatie. De reguliere Plus audit 2012 Fysiotherapie toetst de volgende criteria: 1. Centraal Kwaliteitsregister 2. Praktijkorganisatie, -inrichting en accommodatie 3. Hygiëne, privacy en veiligheid 4. Klachtenregeling 5. Methodisch handelen -rubriek 1 Algemeen (intake na verwijzing en screening) -rubriek 2 Gegevens t.b.v. de anamnese en het onderzoek -rubriek 3 Gegevens t.b.v. het behandelplan -rubriek 4 Gegevens t.b.v. de uitgevoerde behandelingen -rubriek 5 Gegevens t.b.v. de (eind)evaluatie -rubriek 6 Klinisch redeneren en meetinstrumenten -rubriek 7 Gegevens t.b.v. de afsluiting 6. KNGF-richtlijnen 7. Wet- en regelgeving 8. Kwaliteitszorg en zorginnovatie De verkorte Plus audit 2012 Fysiotherapie toetst de volgende criteria: 1. Centraal Kwaliteitsregister 2. Methodisch handelen -rubriek 1 Algemeen (intake na verwijzing en screening) -rubriek 2 Gegevens t.b.v. de anamnese en het onderzoek -rubriek 3 Gegevens t.b.v. het behandelplan -rubriek 4 Gegevens t.b.v. de uitgevoerde behandelingen -rubriek 5 Gegevens t.b.v. de (eind)evaluatie -rubriek 6 Klinisch redeneren en meetinstrumenten -rubriek 7 Gegevens t.b.v. de afsluiting 3. KNGF-richtlijnen 4. Kwaliteitszorg en zorginnovatie Bovenstaande criteria worden getoetst aan de hand van een aantal onderliggende vragen. De inhoud van de gehele audit is terug te vinden op de website van HCA ( 4.

5 De reguliere Plus audit duurt ongeveer 5 uur, maar is mede afhankelijk van het aantal FTE fysiotherapeuten. Met betrekking tot het toetsen van het Methodisch handelen (criterium 5) is de volgende afspraak gemaakt: < 5 FTE toetsing van 10 dossiers 5 uur > 5 FTE toetsing van 15 dossiers 6 uur De verkorte Plus audit duurt ongeveer 3 uur en is ook afhankelijk van het aantal FTE fysiotherapeuten. Met betrekking tot het toetsen van het Methodisch handelen (criterium 2) is de volgende afspraak gemaakt: < 5 FTE toetsing van 10 dossiers 3 uur > 5 FTE toetsing van 15 dossiers 4 uur De reguliere Plus audit kent de volgende indeling: Ontvangst, rondleiding en uitleg werkwijze audit Toetsen van de criteria 1, 2, 3, 4, 7 en 8 Dossiertoets (criterium 5 en 6) Auditrapportage en nabespreking De verkorte Plus audit kent de volgende indeling: Ontvangst, rondleiding en uitleg werkwijze audit Toetsen van criteria 1 en 4 Dossiertoets (criterium 2 en 3) Auditrapportage en nabespreking 30 minuten 120 minuten minuten (afh. van aantal dossiers) 60 minuten 30 minuten 30 minuten minuten (afh. van aantal dossiers) 30 minuten 1.2. De voorbereiding op de audit Voorafgaand aan de auditprocedure sluit de auditee een overeenkomst af met HCA, waarin o.a. afspraken worden gemaakt over: verantwoordelijkheden van de auditee in relatie tot het correct en goed laten verlopen van de audit; de periode waarover de dossiertoets zal plaatsvinden; het aantal dossiers dat wordt getoetst; het aantal praktijklocaties dat wordt bezocht; afspraken over de wijze waarop bescherming van de persoonsgegevens/patiëntgegevens wordt geborgd; de uitkomsten van de audit; de gevolgen/effecten van de audit voor de praktijk; de financiering van de audit De HCA-auditor HCA-auditoren zijn allen fysiotherapeut en hebben een geaccrediteerde auditoropleiding gevolgd. De auditor heeft zich de systematiek van de HCA-audits eigen gemaakt door scholing en ervaring. HCA stelt daarnaast de volgende eisen aan auditoren: landelijke spreiding van auditoren; de auditor is onafhankelijk; de auditor verleent geen andere diensten aan de auditee; de auditor heeft geen relatie met de auditee in persoonlijke sfeer of op het gebied van samenwerking op vakinhoudelijk gebied; de auditor verricht zijn werkzaamheden (anders dan de audit) op minimaal 30 km. afstand van de auditee; de auditor heeft een 2-daagse auditor opleiding gevolgd, georganiseerd door een erkend opleidingsinstituut (bijv. Walvis Consulting Group), welke gecertificeerd is volgens de NEN norm; de auditor heeft voldoende kennis van de richtlijn Verslaglegging en het methodisch handelen. 5.

6 De HCA-auditoren zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de Plus audit. Van de auditor wordt verwacht dat deze in staat is het auditproces in goede banen te leiden en zal zich als zodanig en vooral neutraal en onafhankelijk opstellen. De audit wordt uitgevoerd door twee auditoren. De auditor beperkt zich tijdens de audit tot het constateren van aantoonbare afwijkingen in relatie tot de gestelde normen en geeft géén oordeel over de inhoud van de eventueel gevonden afwijking. 1.4 Procedure van de audit Als een fysiotherapiepraktijk in aanmerking wil komen voor een Plus audit, dient de auditee zich hiervoor bij HCA te melden. Voorafgaand aan de audit wordt er een overeenkomst aangegaan tussen de auditee en HCA. In deze overeenkomst is opgenomen hoeveel dossiers er worden getoetst, hoeveel praktijklocaties er worden bezocht en worden er afspraken gemaakt over de wijze waarop de bescherming van persoons-/patiëntgegevens wordt geborgd. Tevens vindt de betaling voor het audittraject plaats. Daarna vult de auditee het motivational paper (MP) in. Na het invullen door de auditee, beoordeelt HCA de inhoud van het MP en geeft een advies over het al dan niet laten uitvoeren van de audit ²). Bij een positief advies kan een audit plaatsvinden in de praktijk van de auditee. De auditoren beoordelen de bevindingen, welke tijdens de audit zijn geconstateerd, direct na afloop. De audit kent twee uitkomsten. Bij een positieve uitslag ontvangt de auditee een certificaat, dat naar de zorgverzekeraar(s) waarvoor de audit uitgevoerd wordt, opgestuurd dient te worden. Bij een negatieve uitslag ontvangt de praktijk geen certificaat, maar kan er een heraudit plaatsvinden. De auditgegevens (dus excl. het MP) zijn uitwisselbaar tussen een aantal zorgverzekeraars (Achmea-Agis, CZ/Delta Lloyd/OHRA, De Friesland en Menzis). ²) Het staat de auditee vrij om ondanks een negatief advies t.a.v. van het MP toch een audit te laten uitvoeren. 1.5 Auditrapportage De tijdens de audit geconstateerde bevindingen worden vastgelegd in een auditrapport. Deze rapportage wordt aan het einde van de audit door de auditoren opgesteld en wordt met de auditee besproken en ondertekend door beide partijen. Bij de beoordeling van de verschillende deelvragen, wordt de volgende normering gebruikt: C onderdeel is conform de gestelde norm; NC onderdeel is niet conform de gestelde norm. Wanneer de audit op positieve wijze is afgerond, ontvangt de auditee een certificaat, welk een geldigheidsduur van 2 jaar heeft. 1.6 Heraudit Indien de uitslag van de audit negatief is, kan de praktijk een heraudit laten uitvoeren. Een heraudit moet binnen drie maanden na afloop van de eerste audit worden aangevraagd en dient plaats te vinden tussen de zesde en negende maand na de eerste audit. In dit geval hoeft er niet opnieuw een motivational paper te worden ingediend. De auditee dient wel voorafgaand aan de heraudit een schriftelijk overzicht te geven van de acties welke hij heeft uitgevoerd n.a.v. de uitkomsten van de eerste audit. Bij een heraudit worden alle criteria opnieuw getoetst en zullen bij ongewijzigde praktijkomstandigheden de kosten gelijk zijn aan die van de eerste audit. Bij een heraudit aanvraag na drie maanden moet er wel opnieuw een motivational paper worden ingediend. 6.

7 1.7 Samenvatting Bovenstaande procedure kan als volgt worden samengevat: Aanvraag audit traject door auditee Invullen motivational paper Negatief advies HCA advies Positief advies Plus audit certificaat Positieve uitslag Uitvoeren van Plus audit (verkort of regulier) Negatieve uitslag Certificaat kent een geldigheidsduur van 2 jaar Heraudit 7.

8 Hoofdstuk 2 Motivational paper 2.1 Het motivational paper Het motivational paper (MP) wordt voorafgaand aan de audit ingezet als schriftelijke vragenlijst. Het MP is zorgverzekeraar specifiek en wordt ingezet als eerste onderdeel van het audittraject. Het motivational paper heeft de volgende doelstelling: - het door de auditee inzicht laten geven of hij voldoet aan de aanvullende voorwaarden die de zorgverzekeraar stelt ten aanzien van de audit. De door de zorgverzekeraar specifiek gestelde voorwaarden worden getoetst m.b.v. een vragenlijst waarin een aantal zorgverzekeraar specifieke criteria³) zijn opgenomen. Indien nodig en van toepassing zullen de auditoren tijdens de audit de door de zorgverzekeraar gestelde aanvullende voorwaarden nader toetsen en bespreken. ³) Iedere zorgverzekeraar laat d.m.v. het zorgverzekeraar specifieke motivational paper haar eigen voorwaarden toetsen. Dit betekent dat voor praktijken die voor meerdere verzekeraars de audit willen laten uitvoeren ook het invullen van meerdere motivational papers noodzakelijk is. Het motivational paper is te downloaden vanaf de website van HCA ( Een auditor van HCA zal het motivational paper beoordelen en zal een schriftelijk beargumenteerd advies geven i.r.t. het vervolgtraject. Kosten: 1 e motivational paper 157,50 excl. BTW. 2 e en volgende motivational papers 105,= excl. BTW. 8.

9 Hoofdstuk 3 Reguliere Plus audit Fysiotherapie Zoals in hoofdstuk 1 vermeld, wordt de praktijk bij de reguliere Plus audit Fysiotherapie op acht criteria getoetst. In dit hoofdstuk worden deze acht criteria verder uitgewerkt, waarbij wordt aangegeven welke normering wordt gebruikt bij de beoordeling (C/NC). Eén en ander is ook terug te vinden in het document Auditcriteria Reguliere Plus audit Fysiotherapie 2012 versie 3.1 welke u kunt downloaden vanaf de website van HCA. 3.1 De criteria De volgende criteria worden getoetst: Centraal Kwaliteitsregister -alle in de praktijk werkzame fysiotherapeuten staan ingeschreven in het CKR. De normering is als volgt: De geconstateerde bevindingen worden geregistreerd als conform of niet conform de norm (C/NC) Praktijkorganisatie, -inrichting en accommodatie -de praktijk voldoet aan de inrichtingseisen van het KNGF en de aanvullende eisen van de zorgverzekeraar; -in de praktijk voorkomende doelgroepen/behandelindicaties worden in een adequaat ingerichte en toegankelijke praktijkruimte behandeld. (bijv. groepsbehandelingen) De normering is als volgt: De geconstateerde bevindingen t.o.v. de normen worden gekwalificeerd als conform of niet conform de norm (C/NC) Hygiëne, privacy en veiligheid -de praktijk voldoet aan de huidig geldende hygiënische normen die aan een zorginstelling gesteld worden; -de praktijk biedt voldoende privacy aan patiënten en borgt de bescherming van persoonsgegevens/patiëntgegevens; -er zijn voorzieningen getroffen m.b.t. onderhoud van apparatuur en de veiligheid van patiënten in geval van calamiteiten. De normering is als volgt: De geconstateerde bevindingen t.o.v. de normen worden gekwalificeerd als conform of niet conform de norm (C/NC) Klachtenregeling -de praktijk beschikt over een klachtenregeling en een klachtenregistratie. De normering is als volgt: De geconstateerde bevindingen worden geregistreerd als conform of niet conform de norm (C/NC) Methodisch handelen Op basis van een representatief ¹) aantal at random gekozen patiëntendossiers - dit betreft niet alleen dossiers van De Friesland verzekerden - i.r.t. de praktijkgrootte wordt het methodisch handelen getoetst, waarbij de richtlijn Verslaglegging van het KNGF leidend is en moet de implementatie hiervan aantoonbaar geborgd zijn in het dagelijks handelen. Bij de dossiertoets geldt de volgende afspraak: - 5 FTE fysiotherapeuten 10 dossiers worden getoetst; - > 5 FTE fysiotherapeuten 15 dossiers worden getoetst. De normering is als volgt: De geconstateerde bevindingen worden geregistreerd als conform of niet conform de norm (C/NC). ¹) onder een representatief aantal dossiers wordt verstaan dat tenminste 80% van het aantal dossiers dat conform de afspraken is vastgelegd in de overeenkomst, beschikbaar dient te zijn. (zie verder 3.4). 9.

10 KNGF-richtlijnen Op basis van vijf dossiers (at random geselecteerd) wordt getoetst of de KNGF-richtlijnen aantoonbaar zijn geïmplementeerd. Het kan hierbij gaan om vijf dossiers die ook geselecteerd en gebruikt zijn voor het toetsen van criterium 5 Methodisch handelen. Er kunnen echter ook vijf "nieuwe" dossiers geselecteerd worden voor het toetsen van criterium 6 KNGF-Richtlijnen. De implementatie van de richtlijnen kan o.a. worden aangetoond door de aanwezigheid van meetinstrumenten (vragenlijsten en performance testen), zoals aanbevolen in de KNGF-richtlijn(en), een behandelprotocol waarin zichtbaar de richtlijnsystematiek aanwezig is of het benoemen in het dossier van specifieke richtlijnkenmerken, zoals patiëntenprofielen/keuze van verrichtingen. De normering is als volgt: De geconstateerde bevindingen worden geregistreerd als conform of niet conform de norm (C/NC). Voor een nadere uitwerking van de toetsingsnorm in relatie tot de diverse criteria verwijzen wij u graag naar het document Auditcriteria Reguliere Plus audit 2012 versie 3.1 welke u kunt downloaden vanaf de website van HCA Wet- en regelgeving -De praktijk voldoet aan de huidig geldende wet- en regelgeving welke geldt voor fysiotherapiepraktijken; -De praktijk heeft een noodplan en heeft voorzieningen getroffen i.r.t. ongevallen; -De praktijk informeert zijn patiënten inzake de WGBO; -De praktijk voldoet aan periodieke controles van diverse installaties, zoals CV- water en elektravoorzieningen. De normering is als volgt: De geconstateerde bevindingen worden geregistreerd als conform of niet conform de norm (C/NC) Kwaliteitszorg en zorginnovatie -De praktijk heeft een kwaliteitsjaarverslag; -De praktijk beschikt over een beleidsplan en heeft de daarin opgenomen doelstellingen geëvalueerd; -De praktijk heeft een klantervaringsonderzoek uitgevoerd (bijv. CQ FPM Kwaliefy) en heeft de uitkomsten geëvalueerd. De normering is als volgt: De geconstateerde bevindingen worden geregistreerd als conform of niet conform de norm (C/NC). 3.2 Een praktijk met meerdere vestigingen Indien de auditee meerdere vestigingen heeft, zal aan de hand van de zogenaamde wortelformule bepaald worden hoeveel vestigingen bezocht worden voor de audit. Als regel hiervoor geldt de Ѵ van het aantal vestigingen, met een afronding naar boven. Bijv. een praktijk heeft 10 vestigingen. M.b.v. de wortelformule (Ѵ10 = 3.16) zullen 4 vestigingen bezocht worden. Indien een auditee meer dan 30 vestigingen heeft, wordt in overleg met de zorgverzekeraar(s) een afspraak gemaakt over het aantal te toetsen vestigingen. Bij de keuze van het locatiebezoek wordt rekening gehouden met de grootte van de vestiging, waarbij de grootste vestiging(en) als eerst word(t)(en) bezocht. Tijdens dit locatiebezoek zullen er afhankelijk van het aantal werkzame fysiotherapeuten een aanvullend aantal dossiers worden getoetst (zie 3.5). Wanneer de praktijk niet beschikt over een ICT-netwerk tussen de verschillende vestigingen (d.m.v. een server) en de auditor dientengevolge geen inzage kan hebben in alle dossiers op alle locaties komt de wortelformule te vervallen en geldt dat er voor iedere vestiging een aparte audit uitgevoerd wordt. Het aantal dossiers dat per vestiging zal worden getoetst, is afhankelijk van het aantal FTE fysiotherapeuten per vestiging (zie onder Methodisch handelen). 10.

11 3.3 Dossiers Direct aan het begin van de audit (tijdens de praktijkontvangst) zal met de auditee besproken worden op welke wijze het representatieve en at random karakter van de dossiertoets gewaarborgd wordt. In de praktijk betekent dit dat er patiëntenlijsten of agenda s van alle werkzame fysiotherapeuten beschikbaar dienen te zijn. Uit deze lijsten en agenda s zullen dossiers gekozen worden van patiënten die op grond van de afspraken in de overeenkomst tussen de auditee en HCA in aanmerking komen voor de dossiertoets. Eén van deze afspraken is de periode (6 maanden voorafgaand aan de audit), waarbij er zowel dossiers worden beoordeeld van lopende zorgprocessen als van zorgprocessen die zijn beëindigd in de afgesproken periode. Bijv. de audit wordt uitgevoerd op 15 juli Dan dienen de dossiers vanaf 15 januari 2012 beschikbaar te zijn. Een andere afspraak omvat de dossierkeuze. Bij de at random keuze zal rekening gehouden worden met zgn. korte en langdurige zorgtrajecten. Korte zorgtrajecten zijn trajecten waarbij het totaal aantal behandelingen 8 behandelingen is. Tevens zullen er tijdens de dossiertoets ook zorgtrajecten worden beoordeeld waarvan de behandeling inmiddels is beëindigd (de afgesloten behandeltrajecten). 3.4 Bescherming van persoonsgegevens De auditee dient tijdens de audit alle patiëntendossiers welke van toepassing zijn op de afgesproken periode, zoals vastgelegd in de overeenkomst, beschikbaar te stellen aan de auditor. Het is de verantwoordelijkheid van de auditee dat hij ten aanzien van de dossiertoets voldoet aan de eisen zoals opgenomen in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Dit betekent dat ingevolge de Wbp in beginsel geen tot de persoon herleidbare patiëntgegevens mogen worden verstrekt aan derden. Voor de auditee betekent dit dat de steekproefsgewijs gekozen dossiers geanonimiseerd dienen te worden aangeleverd of dat er een schriftelijke toestemmingsverklaring is van de patiënt. Het is belangrijk vast te stellen dat er slechts getoetst kan worden bij een representatief aantal dossiers uit de overeengekomen toetsperiode. Bij een onvoldoende aantal beschikbare dossiers (< 80% van het totaal) kunnen aan de uitkomst van de dossiertoets geen rechten worden ontleend. Dit betekent dat er door HCA geen certificaat wordt afgegeven. Voor de auditee betekent dit dan ook dat hij verantwoordelijk is voor een gedegen en zorgvuldige voorbereiding. De wijze waarop de auditee kiest voor voldoende waarborg voor bescherming van persoonsgegevens/patiëntgegevens is in principe vormvrij en kan door de auditee zelf worden ingevuld, rekening houdend met de huidig geldende wet- en regelgeving. Wij verwijzen hierbij graag naar de afspraken welke vooraf zijn vastgelegd in de overeenkomst tussen de auditee en HCA. 3.5 Kosten (tijdens deze audit zullen 2 auditoren de praktijk bezoeken) 1 vestiging: - 10 dossiers ( 5FT) 1.540,= (excl. BTW) - 15 dossiers (> 5FT) 1.750,= (excl. BTW) meerdere vestigingen, extra kosten: -per locatie bezoek en 5 dossiers ( 5FT) binnen 30 km 315,= (excl. BTW) -per locatie bezoek en 10 dossiers (> 5FT) binnen 30 km 420,= (excl. BTW) -per locatie bezoek en 5 dossiers ( 5FT) buiten 30 km 420,= (excl. BTW) -per locatie bezoek en 10 dossiers (> 5FT) buiten 30 km 525,= (excl. BTW) 11.

12 Hoofdstuk 4 Verkorte Plus audit Fysiotherapie Zoals in hoofdstuk 1. vermeld, wordt de praktijk bij de verkorte Plus audit Fysiotherapie op vier criteria getoetst en is deze audit alléén van toepassing op praktijken die individueel het HKZ-certificaat hebben behaald. 4.1 De criteria Voor de beoordeling en normering van de verschillende criteria wordt verwezen naar hoofdstuk 3. Reguliere Plus audit. Voor de verkorte Plus audit zijn de criteria 2, 3, 4 en 7 niet van toepassing. Ook voor de dossiers, een praktijk met meerdere vestigingen en bescherming van persoonsgegevens wordt verwezen naar hoofdstuk 3. Voor een nadere uitwerking van de toetsingsnorm in relatie tot de diverse criteria verwijzen wij u graag naar het document Auditcriteria Verkorte Plus audit Fysiotherapie 2012 versie 3.1 welke u kunt downloaden vanaf de website van HCA ( 4.2 Kosten (tijdens deze audit zullen 2 auditoren de praktijk bezoeken) 1 vestiging: - 10 dossiers ( 5FT) 1.120,= (excl. BTW) - 15 dossiers (> 5FT) 1.330,= (excl. BTW) meerdere vestigingen, extra kosten: - per locatie bezoek en 5 dossiers ( 5FT) binnen 30 km 315,= (excl. BTW) - per locatie bezoek en 10 dossiers (> 5FT) binnen 30 km 420,= (excl. BTW) - per locatie bezoek en 5 dossiers ( 5FT) buiten 30 km 420,= (excl. BTW) - per locatie bezoek en 10 dossiers (> 5FT) buiten 30 km 525,= (excl. BTW) 12.

13 Hoofdstuk 5 Doelstelling, inhoud en procedure van de Beheersmodel audit Fysiotherapie Doelstelling en inhoud van de Beheersmodel audit Fysiotherapie 2012 Het in samenwerking met HCA ontwikkelde Beheersmodel audit product 2012 heeft als doel inzicht te geven in de kwaliteit van processen, producten en diensten rondom de fysiotherapie. De Beheersmodel audit wordt uitgevoerd bij praktijken welke vooraf door de zorgverzekeraar zijn geselecteerd. De Beheersmodel audit wordt altijd uitgevoerd op de praktijklocatie. De Beheersmodel audit zal uitgevoerd worden door twee HCA auditoren. Eén van de auditoren vervult de rol van lead-auditor terwijl de andere auditor alle verkregen audit gegevens vastlegt en het auditproces bewaakt. De Beheersmodel audit Fysiotherapie 2012 toetst de volgende criteria: 1. Centraal Kwaliteitsregister 2. Praktijkorganisatie/inrichting en Accommodatie 3. Hygiëne, Privacy en Veiligheid 4. Klachtenregeling 5. Methodisch handelen rubriek 1 Algemeen (Intake na verwijzing en screening) rubriek 2 Gegevens t.b.v. de anamnese en het onderzoek rubriek 3 Gegevens t.b.v. het behandelplan rubriek 4 Gegevens t.b.v. de uitgevoerde behandelingen rubriek 5 Gegevens t.b.v. de (eind)evaluatie 6. KNGF-richtlijnen 7. Wet- en regelgeving rubriek 6 Gegevens t.b.v. de afsluiting 5.2 De auditprocedure Na selectie door de zorgverzekeraar, meldt de zorgverzekeraar u aan bij HCA. Direct na aanmelding ontvangt u van ons een bevestiging. U ontvangt een speciale inlogcode waarmee u direct toegang krijgt tot alle inhoudelijke documenten. Deze documenten geven u alle noodzakelijke informatie welke voor een goede voorbereiding van belang zijn. In de voorbereidingsfase zijn de volgende zaken van belang: - het volledig invullen en terug sturen van de Vragenlijst Beheersmodel audit Fysiotherapie 2012; - het ondertekenen en retourneren van de overeenkomst; - het maken van een auditafspraak, binnen 6 weken na het starten van de procedure; - het selecteren van de dossiers¹) - het inzicht krijgen in de patiëntenpopulatie²), i.r.t. duur van het zorgtraject en de evt. toepassing van een KNGF-richtlijn. ¹) voor de dossiertoets moeten alle dossiers van verzekerden van de betreffende verzekeraar m.b.t. de in de overeenkomst genoemde toetsperiode, ter beschikking staan van de auditoren. (dit zal in de meeste gevallen van 1 januari tot en met 30 juni 2012 zijn). Het gaat hierbij om lopende en afgesloten dossiers waarvan er tenminste één behandeling in de hiervoor genoemde periode heeft plaatsgevonden. ²) voor een optimale voorbereiding is het plezierig als u voorafgaand aan de audit inzicht heeft in de duur van de zorgtrajecten, welke behoren bij de getoetste dossiers. Zorgtrajecten waarbij er sprake is van meer dan 8 behandelingen worden in dit geval als een lang zorgtraject beschouwd, terwijl trajecten van 8 of minder behandelingen als een kortdurend traject worden beschouwd. Tenslotte is het ook prettig als u een overzicht heeft van behandelindicaties waarop een KNGF richtlijn van toepassing is. Tijdens de audit mag u met max. 3 personen aanwezig zijn. Wilt u hiervan afwijken, dan vernemen wij dit graag van u zodat wij hierover aparte afspraken kunnen maken. 13.

14 5.3 Het auditprogramma Afhankelijk van de praktijkgrootte geldt de volgende tijdsopbouw (dit is slechts een indicatie omdat er zich tijdens de audit omstandigheden kunnen voordoen die het noodzakelijk maken af te wijken van het oorspronkelijke programma). Solopraktijk 5 dossiers - Ontvangst, rondleiding en uitleg werkwijze van de audit 30 minuten - Toetsen van criteria 1, 2, 3, 4 en 7 60 minuten - Toetsen van criteria 5 en 6 60 minuten - Nabespreking en auditrapportage 30 minuten Meermanspraktijk (2 t/m 5 FTE) 10 dossiers - Ontvangst, rondleiding en uitleg werkwijze van de audit 30 minuten - Toetsen van criteria 1, 2, 3, 4 en 7 60 minuten - Toetsen van criteria 5 en minuten - Nabespreking en auditrapportage 30 minuten Meermanspraktijk (> 5 FTE) 15 dossiers - Ontvangst, rondleiding en uitleg werkwijze van de audit 30 minuten - Toetsen van criteria 1, 2, 3, 4 en 7 60 minuten - Toetsen van criteria 5 en minuten - Nabespreking en auditrapportage 30 minuten Een praktijk met meerdere vestigingen Indien de auditee meerdere vestigingen heeft, zal aan de hand van de zogenaamde wortelformule bepaald worden hoeveel vestigingen bezocht worden voor de audit. Als regel hiervoor geldt de Ѵ van het aantal vestigingen, met een afronding naar boven. Bijv. een praktijk heeft 10 vestigingen. M.b.v. de wortelformule (Ѵ10 = 3.16) zullen 4 vestigingen bezocht worden. Indien een auditee meer dan 30 vestigingen heeft, wordt in overleg met de zorgverzekeraar(s) een afspraak gemaakt over het aantal te toetsen vestigingen. Bij de keuze van het locatiebezoek wordt rekening gehouden met de grootte van de vestiging, waarbij de grootste vestiging(en) als eerst word(t)(en) bezocht. Tijdens dit locatiebezoek zullen er afhankelijk van het aantal werkzame fysiotherapeuten een aanvullend aantal dossiers worden getoetst (zie 5.5 en 5.7). Wanneer de praktijk niet beschikt over een ICT-netwerk tussen de verschillende vestigingen (d.m.v. een server) en de auditor dientengevolge geen inzage kan hebben in alle dossiers op alle locaties komt de wortelformule te vervallen en geldt dat er voor iedere vestiging een aparte audit uitgevoerd wordt. Het aantal dossiers dat per vestiging zal worden getoetst, is afhankelijk van het aantal FTE fysiotherapeuten per vestiging. 5.4 Dossiers Direct aan het begin van de audit (tijdens de praktijkontvangst) zal met de auditee besproken worden op welke wijze het representatieve en at random karakter van de dossiertoets gewaarborgd wordt. In de praktijk betekent dit dat er patiëntenlijsten of agenda s van alle werkzame fysiotherapeuten beschikbaar dienen te zijn. Uit deze lijsten en agenda s zullen dossiers gekozen worden van patiënten die op grond van de afspraken in de overeenkomst tussen de auditee en HCA in aanmerking komen voor de dossiertoets. Eén van deze afspraken is de periode (6 maanden voorafgaand aan de audit), waarbij er zowel dossiers worden beoordeeld van lopende zorgprocessen als van zorgprocessen die zijn beëindigd in de afgesproken periode. Bijv. de audit wordt uitgevoerd op 15 juli Dan dienen de dossiers van 1 januari tot 30 juni 2012 beschikbaar te zijn. Een andere afspraak omvat de dossierkeuze. Bij de at random keuze zal rekening gehouden worden met zgn. korte en langdurige zorgtrajecten. Korte zorgtrajecten zijn trajecten waarbij het totaal aantal behandelingen 8 behandelingen is. Tevens zullen er tijdens de dossiertoets ook zorgtrajecten worden beoordeeld waarvan de behandeling inmiddels is beëindigd (de afgesloten behandeltrajecten). 14.

15 5.5 De dossiertoets Hiervoor gelden de volgende afspraken. - Voor de normering en eindscore van de diverse rubrieken verwijzen wij u graag naar het document Auditcriteria Beheersmodelaudit Fysiotherapie 2012 (criterium 5). - Voor het aantal dossiers: Bij een éénmanspraktijk worden 5 at random geselecteerde dossiers getoetst. Bij een meermanspraktijk worden 10 at random geselecteerde dossiers getoetst als er 2 t/m 5 FTE of minder werkzaam zijn. Bij een meermanspraktijk worden 15 at random geselecteerde dossiers getoetst als er meer dan 5 FTE werkzaam zijn. Vervolgens kan het voorkomen dat er meerdere locaties bezocht gaan worden. Per locatie zullen er 5 in elk geval extra dossiers getoetst worden. - De dossierkeuze: Bij een dossiertoets van 5 dossiers zullen er tenminste 3 dossiers worden getoetst van zorgtrajecten die binnen de gestelde termijn zijn afgerond. Bij een dossiertoets van 5 dossiers zullen er tenminste 3 dossiers worden getoetst van zorgtrajecten waarbij er sprake is van een lang zorgtraject (> 8 behandelingen) Bij een dossiertoets van 10 dossiers zullen er tenminste 5 dossiers worden getoetst van zorgtrajecten die binnen de gestelde termijn zijn afgerond. Bij een dossiertoets van 10 dossiers zullen er tenminste 5 dossiers worden getoetst van zorgtrajecten waarbij er sprake is van een lang zorgtraject (> 8 behandelingen) Bij een dossiertoets van 15 dossiers zullen er tenminste 8 dossiers worden getoetst van zorgtrajecten die binnen de gestelde termijn zijn afgerond. Bij een dossiertoets van 15 dossiers zullen er tenminste 8 dossiers worden getoetst van zorgtrajecten waarbij er sprake is van een lang zorgtraject (> 8 behandelingen) 5.6 Auditrapportage De tijdens de audit geconstateerde bevindingen worden vastgelegd in een auditrapport. Deze rapportage wordt aan het einde van de audit door de auditoren opgesteld en wordt met de auditee besproken en ondertekend door beide partijen. Bij de beoordeling van de verschillende deelvragen, wordt de volgende normering gebruikt: C onderdeel is conform de gestelde norm; NC onderdeel is niet conform de gestelde norm; RvV ruimte voor verbetering wordt gebruikt bij criterium 2 en Kosten (tijdens deze audit zullen 2 auditoren de praktijk bezoeken) 1 vestiging: - 5 dossiers (solopraktijk) 1.120,= (excl. BTW) - 10 dossiers (2 t/m 5 FTE) 1.330,= (excl. BTW) - 15 dossiers (> 5 FTE) 1.540,= (excl. BTW) meerdere vestigingen, extra kosten: - per locatie bezoek en 5 dossiers ( 5FTE) binnen 30 km 315,= (excl. BTW) - per locatie bezoek en 10 dossiers (> 5FTE) binnen 30 km 420,= (excl. BTW) - per locatie bezoek en 5 dossiers ( 5FTE) buiten 30 km 420,= (excl. BTW) - per locatie bezoek en 10 dossiers (> 5FTE) buiten 30 km 525,= (excl. BTW) 15.

16 5.8 Samenvatting De Beheersmodel audit procedure kan als volgt worden samengevat: Auditee kiest een auditbureau (HCA) Selectie Beheersmodel audit traject door zorgverzekeraar Toezenden documenten door HCA Invullen vragenlijst door auditee Beoordeling auditor Overleg met zorgverzekeraar Positieve uitslag Uitvoeren van Beheersmodel audit Negatieve uitslag Voortzetting van contractuele relatie 2 e Beheersmodel audit 16.