DIE MOBILISERING VAN VRYWILLIGERS BINNE n GEMEENTE OPSET

Transcriptie

1 DIE MOBILISERING VAN VRYWILLIGERS BINNE n GEMEENTE OPSET Die volgende werksdokument is n opsomming van die kernaspekte van die bestuur van die vryilligers van Lewende Woord en Funanani Trust as nie-winsgewende organisasie. Dit dien as n riglyn vir die bespreking rondom vrywilligers maar ons vertrou die Here vir n oplossing wat die unieke situasie van vrywilligers in elke gemeente aanspreek. 1. SWOT-analise van die dinamika van vrywilligers binne n individuele gemeente Strengths Weaknesses Opportunities Threats 2. Profiel van die vrywilliger binne die kerkopset n Vrywilliger is n persoon wat uit eie wil en oortuiging (roeping en passie deur die Here daar geplaas) diens lewer, sonder die verwagting van vergoeding. n Vrywilliger verrig take names die projek of afdeling waar hy inskakel. Mobilisering van vrywilligers binne n gemeente opset Bladsy 1

2 Die vrywilliger binne n gemeente moet kan identifiseer met die behoefte van die gemeenskap en die oogmerke van die gemeente se afdelings, bv. Kinderkerk. n Vrywilliger moet aanvaar en in diens geneem word deur die gemeente, en word nie beskou as n werknemer nie. Daar moet altyd gebalanseer word dat die vrywilliger wel grense beleef, maar nie noodwendig so streng soos wat die werknemers binne die gemeente bestuur word nie. Vrywilliger binne die kerk vs. Vrywilliger binne n organisasie - Roeping van die Here - Eie oortuiging of goeddunke - Hart vir opheffing & ontwikkeling - Goeie bedoeling om te help Vlakke van betrokkenheid van vrywilligers Weekliks op n sekere spesifieke tyd (vra die meeste commitment en toewyding). Maandeliks op n vasgestelde naweek of geleentheid. Ad hoc vir sekere uitreikings of af-en-toe geleenthede (vra n groot mate van struktuur om dit vlot te laat verloop). Hou altyd in gedagte dat die vrywilliger se persoonlike omstandighede ook gaan bepaal op watter vlak hy/sy betrokke kan raak. Die vlak van betrokkenheid kan ook verander, soos bv. as hulle sy kinders kry. 4. Die dinamika van die hantering van vrywilliger binne die kerk Mobilisering van vrywilligers binne n gemeente opset Bladsy 2

3 Blootstelling aan nuwe areas van betrokkenheid die Here daag die vrywilliger uit. n Vrywilliger se betrokkenheid volg uit n wandel met die Here. Gesindheid is alles. n Persoon se gesindheid teenoor mense of n saak is baie wesenlik deel van sy hele menswees. Hierdie gesindheid word basies gevorm deur opvoeding, waardeur ook n mens- en lewensbeskouing gevorm word. Van die vrywilliger word n gesindheid van lojaliteit, entoesiasme, diensbaarheid en geroepenheid verwag. Die Woord gee ons ook 'n sterk riglyn rakende die gesindheid waarin ons behoort te funksioneer. (1 Pet 3:8 / Rom 12:10 / Fil 2:3) Dit is nie net die vrywilliger se tyd waarna ons vra nie, maar eerstens sy hart. As sy hart in dienswerk is, sal sy hande volg! Binne die kerkopset word n geleentheid vir groei en verandering aan die vrywilliger daar gestel. Die koördineerder van die vrywilligers stap n pad saam met elke vrywilliger om die groei optimaal te verseker. Stel minimum vereistes t.o.v. tyd, waardes, visie en verbintenis ( commitment ). Vrywilligers benodig grense, om te weet waarbinne sy betrokkenheid gaan val. Die belangrikheid van die mens is ononderhandelbaar dit geld vir die vrywilliger, maar ook vir die mense waarmee die vrywilliger gaan werk. Die koninkryk gaan eerstens oor mense, en die leier moet altyd die span help om die mens eerste te stel, en dan tweedens die taak. Jy gaan heel moontlik 'n persoon op jou span kry wat baie sterk taakgeőrienteerd funksioneer, en wat maklik die mense tweede sal stel. n Vrywilliger moet n begrip van geloof en genade hê. Geloof in die Here vir dit waarmee ons besig is, en genade vir die mense wat God aan ons toevertrou het. n Vrywilliger lewer diens in interafhanklikheid van die Here. Sonder die hart van die Here, gaan dit vir jou moeilik wees. I serve an Audience of One. Die eer kom nie van die skare nie, maar van die Here wat jou geroep het. Die individualiteit en uniekheid van elke vrywilliger word voortdurend in die oog gehou. Diens sonder liefde beteken NIKS (1 Kor. 13). Skep 'n liefdevolle gemeenskap waarbinne die vrywilligers kan funksioneer. 5. Konflikhantering onder Vrywilligers Mobilisering van vrywilligers binne n gemeente opset Bladsy 3

4 Die Bybelse beginsels van konflikhantering Stryery (Jak. 4:1-3) Soek na wen/verloor Geneig om te verdeel/kies kant Oordryf vanuit na-ywer Bring situasies op n doodloopstraat Kraak af Het gewoonlik n verskuilde agenda Kom vanuit sake wat bo mense gestel word Is n stryd Is harde werk Konstruktiewe konflik (2 Tim. 3:16) Soek na wen/wen Soek versoening/kies stappe Praat die waarheid in liefde Is n proses tot oplossing Maak die pad ook vir iets beter Is oop en toeganklik Kom vanuit n behoefte tot groei Is n werksproses Is harde werk 6. Motivering Om mense te trek en te motiveer, behels 4 elemente: Opgewondenheid ( Excitement ) Energie Entoesiasme Effort Algemene motiveerders vir individue: Gevoel van prestasie / iets is bereik Die geleentheid om iets wat belangrik is, te bereik. Party mense wil 'n lysie afmerk van wat hy gedoen het. Herkenning Herkenning van vermoëns en bydrae (Recognition). Verantwoordelikheid Groei as leier Die geleentheid om leierskapsvaardighede te ontwikkel. Die werk self Om gedryf te wees om die visie en missie van die gemeente te kan bevorder. Groei en Leer Om te ontwikkel as n individu Mobilisering van vrywilligers binne n gemeente opset Bladsy 4

5 Paar tips om die 4 elemente en ook die algemene motiveerders van individue te kombineer, sodat mense terug kom vir betrokkenheid:. Verseker dat mense in n area betrokke is wat hulle die meeste geniet (help nie jy sit iemand wat met tegnologie wil werk, om met kleuters te werk nie). Maak seker hulle glo in die visie van die gemeente en van die afdeling waarbinne hulle dien. Betrek hulle om die benadering te ontwikkeling. Vra vir klein tydgleuwe van betrokkenheid en commitment (help hulle om nie te veel te gou wil doen nie). Laat mense welkom voel. Wees beskikbaar as die vrywilliger wil praat of persoonlike uitdagings deel. Vermy om mense uit te brand. Beloon hulle (Koffie op Sondae, sms van bemoediging, verjaarsdae, erkenning voor die gemeente). Maak persoonlike kontak Om vrywilligers te motiveer is eintlik algemene kennis ( common sense ). Hou in gedagte watter aspekte jou gemotiveer het om betrokke te raak, want dit sal jou help om vrywilligers ook te help motiveer. Meet jouself aan dit wat jy vir die vrywilligers bied, jy sal dadelik weet of dit jou behoefte aanspreek Wys jou entoesiasme, want dis aansteeklik. 7. Leemtes t.o.v die bestuur van vrywilligers in gemeentes - Meeste vrywilliger posisies is nie duidelik gedefinieër nie; - Tradisie kan baie maklik nuwe en kreatiewe idees insluk; - Nuwe vrywilligers wat aanmeld word in baie gevalle geïgnoreer, en die gesoute, welbekende vrywilligers word dan eerder gebruik en benut (donkies); - Kerkleiers is in baie gevalle baie swak met delegering van take; en Die werk wat gedoen moet word, kry in baie gevalle meer aandag as die persone wat die posisies vul. Mobilisering van vrywilligers binne n gemeente opset Bladsy 5

6 8. n Raamwerk vir n vrywilligerprogram Die volgende aspekte moet deel uitmaak van n program vir vrywilligers in 'n gemeente: - Beplanning - Uitklaar van vrywilliger take - Werwing van vrywilligers - Oriëntering - Opleiding van vrywilligers - Ondersteuning en onderhouding van vrywilligers - Herkenning van vrywilligers - Evaluasie van vrywilligers Mobilisering van vrywilligers binne n gemeente opset Bladsy 6

7 GEMEENTE KANTOOR Voortdurende terugvoer aan die Koördineerder rakende vrywilligers se inskakeling in die afdeling. Databasis word op datum gehou met alle opleiding, ens. wat die vrywilliger bygewoon het. - Vrywilliger Nuusbrief - Omgee - SMS / Epos kontak - Ondersteuning - Waardering - Herkenning - Een Jaareindfunksie - Algemene Oriëntering rakende Gemeente visie, waardes, inskakeling en betrokkenheid ens. Bemarking vir nuwe vrywilligers VRYWILLIGER KOöRDINEERDER Eerste kontak met alle voornemende vrywilligers (insluitend aansoekvorms) Kommunikasie via die databasis (IT) Verpligtende Oriënterings Oggend (4x per jaar elke kwartaal) Na Oriëntering, word Aansoekvorms met 2 verwysings ingevul en ingehandig. Vrywilliger Koördineerder hou onderhoude met elke voornemende vrywilligers (passing met gawes, talente en die beskikbare geleenthede) Die gekeurde vrywilligers word aan afdelings leiers oorhandig, om oudisie te ondergaan (bv. Kinderkerk) en/of om meer spesifieke opleiding te ontvang Mobilisering van vrywilligers binne n gemeente opset Bladsy 7

8 VOORBEELD VAN BEPLANNING VIR 'N VRYWILLIGER PROGRAM Visie: Om elke vrywilliger (bestaande en voornemende) binne se hart eerstens met die Here, maar tweedens met se hart te trou en n lewenslange verbintenis te verseker. PROSES: - Standardisering van prosesse binne in alle seksies (een werkswyse, standaard, ens.) BELEID & PROSEDURES - Opleiding van personeel oor die hantering van vrywilligers (dit kan in werkswinkel formaat gebeur) Mites oor vrywilligers aanspreek Werkswinkel aanbied Potensiaal vir groei deur vrywilligers Verskil tussen vrywilligers en personeel - Voorraadopname van vrywilligers, via die afdelings Hoeveel vrywilligers is waar betrokke? Evaluasie vorm waar vrywilligers vir ons terugvoer gee van hulle belewenis positief en negatief (dis baie 'scary' maar tog goeie oefening om te doen) - Bepaling van behoeftes en n strategie om die behoeftes aan te spreek Proses waar leiers betrokke is, om die potensiële geleenthede vir vrywilligers deur te gee - Vestiging van n omgee kultuur binne elke plek waar vrywilligers betrokke is. Hoe? Omgeegroepe, verhouding, Kontak (telefonies, epos) Sigbaarheid van n vrywilliger koördineerder Mobilisering van vrywilligers binne n gemeente opset Bladsy 8

9 - Voortdurende waardering en herkenning: Met spesiale geleenthede Erkenning by geleenthede Brief van bemoediging en waardering (nuusbrief) Sms e - Vrywilliger oggende (1 per kwartaal) : Oriëntering in terme van, Ontdek gawes en passie, Proses om betrokke te raak - Jaarlikse gesamentlike Vrywilliger Afsluiting tydens n erediens Groot geleentheid waar afdelings voor die gemeente uitgesonder word en erkenning aan vrywilligers gegee word. Goeie plek om ook ander mense as vrywilligers te werf. - Deurlopende monitering van vrywilligers se betrokkenheid, te veel of te min of ongereeld, en dan opvolg om nie die persoon te verloor nie Databasis is n baie goeie hulpmiddel dit is tog 'n administratiewe taak wat tog jou help om by die mens uit te kom * Werwing van vrywilligers Bestaande vrywilligers is n waardevolle vorm van bemarking vir nuwe vrywilligers * Opvolg van persone wat wil betrokke raak Gemeente kantoor volg eerste op, gaan deur die hele proses van Oriëntering, waarna dit dan deurgegee word aan departemente, databasis help met terugvoer, opvolg en geskiedenis ten opsigte van kontak met persoon Mobilisering van vrywilligers binne n gemeente opset Bladsy 9

10 * Maandelikse terugvoer vergadering met alle rolspelers wat met vrywilligers werk Via bestaande vergaderings DEURLOPEND: Opdatering van databasis Herderskap van vrywilligers (verjaarsdae, huweliksherdenking, siekte, lief en leed) Opleiding en oriëntering van vrywilligers (Algemeen en spesifiek) Herderskap oor leiers van vrywilligers Mobilisering van vrywilligers binne n gemeente opset Bladsy 10