Beheersovereenkomst voor de Vlaamse Regering. het Agentschap Centrale Accounting

Transcriptie

1 Beheersovereenkomst voor tussen de Vlaamse Regering en het Agentschap Centrale Accounting Missie De uitvoering van het beleid inzake opvolging, rapportering en certifiëring van de begrotingsen boekhoudverrichtingen en het beschikbaar stellen van beleidsinformatie op macroniveau en met betrekking tot dit alles een ondersteunende en dienstverlenende functie vervullen. Visie Een moderne financiële administratie uitbouwen zodat de rapportering en certifiëring optimaal kunnen verlopen in een gebruiksvriendelijke omgeving. De consolidatie met het oog op de vaststelling van het ESR-vorderingensaldo automatiseren in een auditeerbare vorm. Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 1

2 Inhoudsopgave A. GENERIEK GEDEELTE...4 I. Algemene bepalingen en beleidskader...4 Artikel 1. Ondertekenende partijen...4 Artikel 2. Voorwerp van de overeenkomst...4 Artikel 3. Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst...4 Artikel 4. Definities...5 II. Algemeen beleidskader...6 Artikel 5. Juridisch kader...6 Artikel 6. Beleidsmatig en financieel kader (functionele bevoegdheid)...7 Artikel 7. Beleidsmatig en financieel kader (horizontale bevoegdheid)...7 Artikel 8. Missie en kernopdrachten van het agentschap Centrale Accounting...12 III. Engagementen van het agentschap Centrale Accounting Artikel 9. Strategische en operationele organisatiedoelstellingen...16 Artikel 10. Realisatie van het beleid...23 Artikel 11. Organisatiedoelstellingen, activiteiten, processen en prestaties (interne werking)...33 Artikel 12. Aanvullende opdrachten...38 IV. Engagementen van de Vlaamse Regering...39 Artikel 13. Financiële engagementen...39 Artikel 14. Andere engagementen...39 V. Personeel...41 Artikel 15. Personeelsstatuut...41 Artikel 16. Algemene principes inzake personeelsmanagement, competentie- en ontwikkelingsbeleid...41 Artikel 17. Vaststelling van het personeelsbehoeftenplan...42 Artikel 18. Bijzondere regelingen in verband met de pensioenlasten...42 VI. Financiële betrekkingen tussen het agentschap en de toezichthoudende overheid...43 Artikel 19. Herkomst van de financiële middelen van het agentschap...43 Artikel 21. Algemene bepalingen inzake het beheer van de financiële middelen...43 VII. Controle en audit, opvolging, rapportering en overleg...44 Artikel 22. Controle en audit...44 Artikel 23. Opvolging, rapportering en overleg...44 VIII. Evaluatie, sanctionering en geschillenregeling...46 Artikel 24. Evaluatie...46 IX. Aanpassing beheersovereenkomst...47 Artikel 25. Aanpassing beheersovereenkomst...47 X. Aanvullende bepalingen en overgangsbepalingen...48 Artikel 26. Aanvullende bepalingen...48 Artikel 27. Overgangsbepalingen...48 Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 2

3 B. SPECIFIEK GEDEELTE...49 Artikel 28. Verplichtingen van het agentschap inzake tarieven...49 Artikel 29. Samenwerkingsovereenkomsten...49 Artikel 30. Bijzondere bepalingen tengevolge van specifieke situaties, eigen aan het agentschap...49 Bijlage: beschikbare kredieten 2008 van het agentschap centrale accounting...49 Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 3

4 A. GENERIEK GEDEELTE I. Algemene bepalingen en beleidskader Artikel 1. Ondertekenende partijen Tussen en de Vlaamse Regering, hierna genoemd "de Regering", vertegenwoordigd door de viceminister-president van de Vlaamse regering, Vlaamse minister van Financiën en Begroting en Ruimtelijke Ordening, de heer Dirk Van Mechelen, hierna genoemd de minister, enerzijds het intern verzelfstandigde agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Centrale Accounting, hierna genoemd het agentschap, vertegenwoordigd door de administrateurgeneraal, Gonda Cock, anderzijds wordt volgende beheersovereenkomst afgesloten: Artikel 2. Voorwerp van de overeenkomst Deze beheersovereenkomst wordt afgesloten: ter uitvoering van artikel 8 van het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid van 18 juli 2003; ter uitvoering van artikel V 10 van het Raamstatuut van 13 januari 2006; ter uitvoering van de artikelen 4 en 7 van het besluit van de Vlaamse Regering van 11 juni 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap Centrale Accounting ; ter uitvoering van het Vlaams regeerakkoord "Vertrouwen geven, verantwoordelijkheid nemen", de beleidsnota Financiën en Begroting en de beleidsbrief Financiën en Begroting Deze beheersovereenkomst legt de wederzijdse rechten en verplichtingen vast van de Regering enerzijds en van het agentschap anderzijds. Artikel 3. Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst 1. Onderhavige beheersovereenkomst treedt in werking vanaf de ondertekening ervan door beide partijen waartussen de beheersovereenkomst wordt afgesloten. Onder voorbehoud van de mogelijkheid tot verlenging, wijziging, schorsing en ontbinding van deze beheersovereenkomst, wordt deze afgesloten voor een periode die conform de bepalingen van het Kaderdecreet bestuurlijk beleid eindigt uiterlijk 9 maanden na beëdiging van een nieuwe Vlaamse regering na algehele vernieuwing van het Vlaams Parlement. Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 4

5 2. Als bij het verstrijken van deze beheersovereenkomst geen nieuwe beheersovereenkomst in werking is getreden, wordt de bestaande overeenkomst van rechtswege verlengd, tot op het ogenblik dat een nieuwe beheersovereenkomst in werking treedt. Als geen nieuwe beheersovereenkomst in werking is getreden binnen een termijn van één jaar na de in het voorgaande lid bedoelde verlenging, of wanneer de beheersovereenkomst werd ontbonden of geschorst, kan de Regering na overleg met de administrateur-generaal van het agentschap Centrale Accounting voorlopige regels vaststellen die als overgangsbeheersovereenkomst gelden. Artikel 4. Definities Voor deze beheersovereenkomst geldt volgend begrippenkader: minister: de Vlaamse minister van Financiën en Begroting, tot wiens bevoegdheid het agentschap Centrale Accounting behoort; het agentschap: het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Centrale Accounting; departement: het Departement Financiën en Begroting; persoon van allochtone afkomst: de personen van allochtone afkomst, vermeld in het besluit van de Vlaamse regering van 24 december 2004 houdende maatregelen ter bevordering en ondersteuning van het gelijkekansen- en diversiteitsbeleid in de Vlaamse administratie; persoon met een arbeidshandicap: de personen met een arbeidshandicap, vermeld in het besluit van de Vlaamse regering van 24 december 2004 houdende maatregelen ter bevordering en ondersteuning van het gelijkekansen- en diversiteitsbeleid in de Vlaamse administratie; ORAFIN: het software-systeem gebaseerd op de modules van Oracle finance voor de opvolging van de financiële administratie van de rechtspersoon Vlaamse gemeenschap; IWR: Impromptu Web Reporting, de web-applicatie van de versie van Cognos, in gebruik bij de Vlaamse gemeenschap; Rechtspersoon VG: rechtspersoon Vlaamse gemeenschap, dit is alle ministeries van de Vlaamse gemeenschap, waarbij elk ministerie kan bestaan uit een departement en één of meerdere IVA zonder rechtspersoonlijkheid, en diensten met afzonderlijk beheer. Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 5

6 II. Algemeen beleidskader Artikel 5. Juridisch kader Het juridisch kader waarbinnen deze beheersovereenkomst zich situeert is onder meer vastgelegd in: de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut; de wet van 15 maart 1991 houdende hervorming van de algemene Rijkscomptabiliteit en van de provinciale comptabiliteit; de artikelen 5 en 6 van het decreet van 8 juli 1996 houdende bepalingen tot begeleiding van de aanpassing van de begroting 1996; de wet van 16 mei 2003 tot vaststelling van de algemene bepalingen die gelden voor de begrotingen, de controle op de subsidies en voor de boekhouding van de gemeenschappen en de gewesten, alsook voor de organisatie van de controle door het Rekenhof; de wet van 22 mei 2003 tot wijziging van de wet van 29 oktober 1846 op de inrichting van het Rekenhof; het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli 2003; het decreet van 7 mei 2004 houdende regeling van de begrotingen, de boekhouding, de controle inzake subsidies, en de controle door het Rekenhof; het koninklijk besluit van 17 juli 1991 houdende coördinatie van de wetten op de Rijkscomptabiliteit; het koninklijk besluit van 14 januari 1992 houdende de oprichting van een Commissie voor de Normalisatie van de Openbare Comptabiliteit; het besluit van de Vlaamse regering van 21 mei 1997 betreffende een geïntegreerde economische boekhouding en budgettaire rapportering voor de Vlaamse openbare instellingen; het besluit van de Vlaamse regering van 19 januari 2001 houdende regeling van de begrotingscontrole en opmaak; het besluit van de Vlaamse Regering van 10 oktober 2003 tot regeling van de delegatie van beslissingsbevoegdheden aan de hoofden van de intern verzelfstandigde agentschappen van de Vlaamse overheid; het besluit van de Vlaamse Regering van 11 juni 2004 tot oprichting van het agentschap Centrale Accounting; het besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 houdende vaststelling van de rechtspositie van het personeel van de diensten van de Vlaamse overheid; het besluit van de Vlaamse regering van 23 juni 2006 tot operationalisering van het beleidsdomein Financiën en Begroting; het besluit van de Vlaamse regering het besluit van de Vlaamse Regering van 27 juli 2004 tot bepaling van de bevoegdheden van de leden van de Vlaamse Regering. Het agentschap wordt betrokken bij de voorbereiding van nieuwe - of aanpassing van bestaande - decreten en uitvoeringsbesluiten inzake begroting, boekhouding en financiële controle, die een invloed hebben op de werking en de taken van het agentschap. Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 6

7 Artikel 6. Beleidsmatig en financieel kader (functionele bevoegdheid) Het beleid van de regering dat betrekking heeft op de activiteiten van het agentschap is onder meer beschreven in: het Vlaams regeerakkoord "Vertrouwen geven, verantwoordelijkheid nemen"; de beleidsnota Financiën en Begroting ; de beleidsbrief Financiën en Begroting 2006; de beleidsbrief Financiën en Begroting Op het vlak van het beleid rond financieel management en de beheersing van de overheidsfinanciën wordt in voormelde documenten de wens uitgedrukt een modern financieel instrumentarium te ontwikkelen dat: De micro-budgettaire functie van de begroting kan ondersteunen. Een instrument dat met name aan de ministers en hun administraties toelaat op te volgen of de middelen zo worden beheerd dat zij het maximale effect genereren. De macro-budgettaire functie van de begroting kan ondersteunen. Een instrument dat met name aan de minister bevoegd voor Financiën en Begroting toelaat na te gaan of de norm verplichtingen t.a.v. de federale overheid en Europa kunnen nageleefd worden. De omzetting van deze beleidsdoelstelling wordt dan ook in het agentschap gerealiseerd door strategische projecten op te zetten die deze doelstelling kunnen waar maken binnen de huidige boekhoudregelgeving. Artikel 7. Beleidsmatig en financieel kader (horizontale bevoegdheid) 0. Algemene principes en waarden Het agentschap onderschrijft ten volle de algemene waardegebonden competenties die centraal staan binnen de Vlaamse overheid: klantgerichtheid; samenwerken; voortdurend verbeteren; betrouwbaarheid Voortbouwend op bovenvermelde algemene waardegebonden competenties staan volgende kernwaarden centraal binnen de organisatiecultuur, werking en dienstverlening van het agentschap: klantgericht; doelgerichte en effectieve communicatie; efficiënte werking, gebaseerd op moderne technische middelen; Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 7

8 kwaliteitsvolle dienstverlening mét toegevoegde waarde. Het agentschap onderschrijft dan ook uitdrukkelijk de generieke principes met betrekking tot het horizontaal beleid, zoals goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 1 september Onderlinge samenwerking Het agentschap is gericht op en werkt actief onderling samen met de andere entiteiten in de Vlaamse overheid en met de andere bestuursniveaus, en dit in functie van een klantgerichte, oplossingsgerichte en doelmatige dienstverlening. Het agentschap engageert zich om binnen de termijn van deze beheersovereenkomst de volgende projecten met het oog op dergelijke entiteitsoverschrijdende samenwerking (binnen of buiten het beleidsdomein) concreet uit te voeren: Vanuit de missie van het agentschap om de betrouwbaarheid, correctheid, volledigheid en tijdigheid van de gegevens inzake begrotingsuitvoering en boekhouding te garanderen, is het agentschap belast met de zorg de financiële administratie van de Vlaamse gemeenschap zo te organiseren dat deze missie in samenwerking met alle boekhoudmedewerkers in de verschillende beleidsdomeinen kan gerealiseerd worden, en dit zowel op korte als op lange termijn. Hierbij neemt het agentschap de verantwoordelijkheid op voor het implementeren van een kwaliteitsvolle moderne financiële administratie. Binnen de afdeling systeemexploitatie wordt het dienstencentrum verder uitgebouwd. Een helpdesk staat ter beschikking van alle boekhoudmedewerkers in de verschillende beleidsdomeinen, voor de oplossing van zowel systeemtechnische als boekhoudtechnische problemen. Een procedure- en boekhoudhandleiding is raadpleegbaar via een door het agentschap ontworpen en onderhouden site (Vlimfinsite) op het intranet van de Vlaamse gemeenschap. In een projectgroep waarin de boekhoudmedewerkers van alle beleidsdomeinen vertegenwoordigd zijn, worden alle operationele problemen inzake het financieel systeem of de boekhouding besproken. De projectgroep gaat over in een produktievoortgangsvergadering wanneer er geen specifieke aanpassingen (in projectvorm) van het financieel systeem in uitvoering zijn. Het agentschap werkt vanuit haar expertise op een constructieve wijze mee aan het strategisch overleg financiën (SOFI) waarin elk beleidsdomein vertegenwoordigd is en dat wordt voorgezeten door de secretaris-generaal van het departement Financien en Begroting, en aan de werkgroepen die in de schoot van dit overleg worden opgericht. Met betrekking tot haar bevoegdheid inzake financiële controle onderhoudt het agentschap ook intensieve werkrelaties met andere controleactoren (Rekenhof, Interne audit, inspectie van financiën, regeringscommissarissen, gemachtigen van Financiën en bedrijfsrevisoren). De samenwerking is noodzakelijk om overlappende en inefficiënte controles te vermijden. Het agentschap werkt mee aan de door het Rekenhof ingestelde Ronde Tafel Conferentie (RTC) van controleactoren en gecontroleerden in de Vlaamse gemeenschap. 2. Kwaliteitsbeleid Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 8

9 Het agentschap werkt mee aan het brede kwaliteitsbeleid van de Vlaamse overheid (inclusief wetsmatiging en e-government). Het tekent een eigen beleid op maat van het agentschap uit en zet verschillende kwaliteitsprojecten ter verbetering en vereenvoudiging van de externe dienstverlening op. Het agentschap engageert zich om binnen de termijn van deze beheersovereenkomst aan de volgende kwaliteitsprojecten concreet uitvoering te geven: Het agentschap is verantwoordelijk voor het implementeren van een kwaliteitsvolle moderne financiële administratie. Alle beleidsdomeinen van de Vlaamse gemeenschap kunnen voor de boekhouding van hun departementen en IVA s zonder rechtspersoonlijkheid beroep doen op een gebruiksvriendelijk, performant financieel systeem dat in produktie wordt gesteld en gehouden door het agentschap. Op 1 januari 2008 wordt het bestaande Orafin aangepast aan de nieuwe organisatiestructuur ingevolge het BBB. Op lange termijn wordt gewerkt aan de standaardisering van de boekhoudprocessen zodat in 2010 een standaard implementatie van een financieel systeem, aan marktconforme prijzen, mogelijk wordt. Hiertoe wordt, wanneer noodzakelijk, de comptabiliteitsregelgeving vereenvoudigd. Vanuit dit financieel systeem moet te allen tijde kwaliteitsvolle wettelijke en beleidsmatige financiële rapportering kunnen geleverd worden aan alle klanten van het agentschap zijnde, de interne klanten zoals boekhoudcellen, de minister van Financiën en Begroting, de Vlaamse regering, het Vlaams parlement, de federale overheid, de Europese instanties (Eurostat) enz In het kader van e-governement wordt een verbeteringstraject opgezet om de administratie van het aankoopproces te digitaliseren en automatiseren. In dit verbetertraject zijn twee fasen te onderscheiden: - van bestelling tot factuur Het uitgangspunt van ERP-software is dat dezelfde informatie maar 1 keer geregistreerd wordt, en dit op de plaats waar ze ontstaat. Voor de start van het aankoopproces in VG betekent dit dat de bestelling best ingegeven wordt in de dienst waar ze ontstaat zodat rechtstreeks in het systeem de bestelbon kan aangemaakt worden, dat het budget verbruikt wordt en dat hierop kan gerapporteerd worden. In de registratie van de bestelbon is tevens de ESR-informatie opgenomen zodat op basis van de geregistreerde bestellingen de kwaliteit van de ESR-prognoses sterk kan verbeterd worden. Uiteraard moet hierbij voorafgaandelijk de correcte gunningprocedure gevolgd worden. In deze fase wordt het automatiseren van deze gunningprocedure binnen de ERP-software, gezien de uitgebreide functionele complexiteit ervan, niet beoogd. - het scannen van de inkomende facturen en betalingsopdrachten Het opvolgen van een gedecentraliseerde boekhouding met gedecentraliseerde archieven van de documenten, vereist dat heel wat documenten fysisch het administratief traject volgen en binnen handbereik moeten gestockeerd worden voor een vrij lange periode. Het scannen van de geboekte documenten en linken aan de geboekte verrichtingen zorgt ervoor dat de beelden van de geboekte documenten voor alle belanghebbende partijen (inclusief audit) in digitale vorm bereikbaar zijn. Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 9

10 Een volgende fase van verregaande automatisering is het gebruik van het systeem van elektronische bestelling, gekoppeld aan de elektronische facturatie (e-invoicing). Deze functionaliteit zal voorzien worden bij implementatie van de nieuwe softwareversie. 3. Correct en aantrekkelijk werkgeverschap Door zorg te dragen voor een aangename werksfeer en een rijke werkomgeving profileert de Vlaamse overheid zich als een aantrekkelijke werkgever. Dit bevordert het aantrekken van kwaliteitsvol en positief ingesteld personeel, maar heeft vooral een onmiddellijk effect op de motivatie, het rendement en de betrokkenheid van de medewerkers. De betrokkenheid van alle medewerkers moet een rode draad zijn doorheen het personeelsbeleid op elk niveau, dus ook op het niveau van elk agentschap. In dit kader engageert het agentschap zich om aan de volgende concrete projecten uitvoering te geven: - Ontwikkelen van een concreet actieplan voor competentiemanagement binnen het agentschap. Het agentschap heeft als centrale dienst een sterke nood aan gekwalificeerd personeel. Die doorgedreven competenties houden verband met de kerntaken van het agentschap. Boekhoudmedewerkers en gebruikers van het financieel systeem van alle beleidsdomeinen moeten met al hun problemen en vragen terecht kunnen bij het personeel van het agentschap Centrale Accounting. Het personeel van het agentschap Centrale Accounting moet door middel van financiële controles redelijke zekerheid kunnen verschaffen dat de financiële administratie en rapportering, correct, volledig en betrouwbaar is. Dit competentiemanagement moet het mogelijk maken dat het agentschap de beheersdoelstelling m.n. kennisoverdracht organiseren inzake de boekhouding in de Vlaamse gemeenschap, kan realiseren. Deze beheersdoelstelling werd expliciet vermeld in de beleidsnota Financiën en Begroting Samenhangend met de kernopdracht van het agentschap inzake financiële controle, zal in dit competentiemanagement bijzondere aandacht gaan naar de ontwikkeling van de competentie integriteit. In de beleidsnota Financiën en Begroting wordt de ontwikkeling van een deontologie binnen het agentschap die best nauw aansluit bij deze van de interne audit, expliciet als beheersdoelstelling voor het agentschap vermeld. - Ontwikkelen van een personeelsbeleid dat gericht is op retentie van de binnen het agentschap opgebouwde expertise. Onderzoeken hoe binnen het globaal reglementair kader van de Vlaamse gemeenschap een retentiebeleid kan uitgebouwd worden aan de hand van specifieke incentives voor het personeel, zoals loopbaanperspectief, ontwikkeling en vorming, verloning, jobrotatie binnen het agentschap enz.. Het agentschap Centrale Accounting heeft geen specifieke Human Resources Management (HRM) en Organisatie Ontwikkeling (OO) capaciteit in huis maar doet daarvoor een beroep op de managementondersteunende diensten (MOD) van het departement van Financiën en Begroting. Bovenvermelde projecten kunnen dan ook niet gerealiseerd worden zonder de inhoudelijk (conceptuele) en administratieve ondersteuning van deze diensten. 4. Diversiteitsbeleid Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 10

11 Het agentschap stelt m.b.t. het beleid inzake gelijke kansen en diversiteit de volgende streefcijfers voorop: 33% aandeel vrouwen op N-1 niveau, te bereiken tegen 2010; 4% aandeel personen van allochtone afkomst in het personeelbestand, te bereiken tegen 2015; 4% aandeel personen met een arbeidshandicap in het personeelsbestand 5. Duurzaam en ethisch verantwoord aankoopbeleid Het aankoopbeheer van het Agentschap wordt uitgevoerd door de MOD van het Departement Financiën en Begroting, in overeenstemming met de generieke principes inzake duurzaam en ethisch aankoopbeleid die door de Vlaamse regering worden vastgesteld. Dit engagement wordt enkel aangegaan wanneer er een valabel alternatief bestaat zodanig dat het zuinigheidsbeginsel gevrijwaard wordt. 6. Beheersrapportering Met betrekking tot het P&O-beleid en de efficiënte werking van de diensten, zal het agentschap, mits de nodige ondersteuning van de MOD van het beleidsdomein Financiën en Begroting, op basis van vooraf afgesproken formaten kunnen aantonen: hoe de personeelsbehoeften en de personeelsbezetting evolueren (o.a. VTE in personeelsplan en effectief tewerkgesteld, in -, door - en uitstroom van het personeel en een aantal specifieke personeelskenmerken (geslacht, leeftijd, diploma, niveau )); in welke mate het personeel doelmatig wordt ingezet en er geïnvesteerd wordt in het menselijk kapitaal in de organisatie (motivatie, competentie, ruime inzetbaarheid, ontwikkelkansen en ontwikkelingsinspanningen, ) ; dat er een correct en aantrekkelijk werkgeverschap wordt gerealiseerd met oog voor betrokkenheid, evenwicht werk-privé, welzijn op het werk, een positief arbeidsklimaat en diversiteit op de werkvloer. Met betrekking tot de financiële regelgeving en procedures en de financiële rapportering wordt door het agentschap, mits de nodige ondersteuning door de MOD van het Beleidsdomein Financiën en Begroting, op basis van vooraf afgesproken formaten in elk geval aandacht besteed aan: de periodieke opvolging van de begrotingsuitvoering van het agentschap, in het bijzonder de aanwending van de apparaatskredieten; Aangezien de begroting en boekhouding van het agentschap volledig geïntegreerd zijn in de begroting, boekhouding en financieel systeem van de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap worden de rapporten aangeleverd vanuit dit financieel systeem, aan de hand van de Cognos-rapporten die ter beschikking zijn op de IWR-server. 7. Interne controle Het agentschap verbindt zich er toe, om uiterlijk binnen het jaar na aanvang van de beheersovereenkomst te beschikken over een uitgeschreven en gedocumenteerd systeem van Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 11

12 interne controle, opvraagbaar door de ministers bevoegd voor Financiën & Begroting en Bestuurszaken, dat minstens de elementen zoals bepaald in artikel 33 van het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid behelst, met name: het effectief en efficiënt beheer van risico s; de betrouwbaarheid van de financiële en de beheersrapportering; de naleving van de regelgeving en de procedures; de effectieve en efficiënte werking van de diensten; de bescherming van de activa. Het agentschap zal uiterlijk tegen eind 2008 een stappenplan opstellen waarin wordt aangegeven hoe de organisatiebeheersing binnen de eigen organisatie wordt ingebed en waarbij wordt aangegeven hoe het agentschap tijdens de duurtijd van de beheersovereenkomst alle thema s inzake organisatiebeheersing zal afdekken. Het volgen van het stappenplan moet er bovendien toe leiden dat het agentschap een organisatiebeheersingssysteem opzet dat voldoet aan de toets van maturiteitsniveau 3 bij de voor het agentschap relevante thema s. 8. Meten van beleidseffecten Het agentschap engageert zich om de effecten van het door zichzelf uitgevoerde beleid te meten en te evalueren. Het agentschap informeert de minister van Financiën en Begroting op regelmatige tijdstippen en volgens de onderling afgesproken modaliteiten over de resultaten van de beleidseffectenmeting. Artikel 8. Missie en kernopdrachten van het agentschap Centrale Accounting De missie en kernopdrachten van het agentschap worden vastgelegd in het besluit van de Vlaamse Regering van 11 juni 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap Centrale Accounting. Missie Het agentschap Centrale Accounting wordt opgericht voor de uitvoering van het beleid inzake opvolging, rapportering en certificering van de begrotings- en boekhoudverrichtingen en het beschikbaar stellen van beleidsinformatie op macroniveau. Het agentschap heeft als missie de betrouwbaarheid, correctheid, volledigheid en tijdigheid van de gegevens inzake begrotingsuitvoering en boekhouding te garanderen, en op basis van deze financiële zowel als van niet-financiële gegevens relevante beleidsinformatie op macroniveau beschikbaar te stellen (artikel 2 van het besluit). De missie van het agentschap bestaat er dus in om de gegevens die aangeleverd worden vanuit de boekhoudingen van de verschillende entiteiten die tot de Vlaamse overheid behoren, te consolideren, na te gaan of ze een voldoende graad van correctheid, volledigheid en betrouwbaarheid vertonen om de erop gebaseerde rapporteringen als waarheidsgetrouw te mogen beschouwen, op basis van deze gegevens beleidsinformatie op macroniveau beschikbaar te stellen, en met betrekking tot dit alles een ondersteunende en dienstverlenende Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 12

13 functie te vervullen ten behoeve van de departementen en agentschappen van de onderscheiden beleidsdomeinen. Kernopdrachten Het agentschap Centrale Accounting heeft tot taak (artikel 3 van het besluit): 1. het uitvoeren van een a posteriori en steekproefsgewijze financiële controle en van een toezicht op de goede werking van de interne controleprocedures met betrekking tot de begrotings- en boekhoudverrichtingen van de ministeries, de intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid en de publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen van de Vlaamse overheid, met het oog op het certificeren van de volledigheid, de correctheid en de waarheidsgetrouwheid van de rekeningen van rekenplichtigen en van de algemene jaarrekening; 2. het coördineren, aggregeren en consolideren van de geïntegreerde begrotingsen economische boekhouding van de ministeries, de intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid en de publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen van de Vlaamse overheid, met inbegrip van de hiervoor vereiste reconciliaties; 3. het aansturen van een analytische boekhouding; 4. het aansturen en monitoren van en rapporteren over managementaccounting op macroniveau met voorbereiding, verzameling, meting, analyse, interpretatie en communicatie van informatie nodig voor het management, voor plannings- en controle activiteiten. 5. het verlenen van functionele en technische ondersteuning aan de ministeries, de intern verzelfstandigde agentschappen met rechtspersoonlijkheid en de publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen van de Vlaamse overheid met betrekking tot de boekhouding en het boekhoudsysteem; 6. het implementeren van de, door de regelgevende instanties uitgevaardigde richtlijnen inzake begroting en boekhouding, met uitvaardiging van de technischoperationele instructies in dat verband; 7. het verlenen van beleidsgerichte input, inzake de onder 1 tot en met 6 vermelde instanties In deze kernopdracht zijn een drietal clusters van activiteiten te onderscheiden: - rapporteringen; - financiële controles en certificeringen; - opereren als dienstencentrum. Rapportering Op periodieke basis dienen rapporten aangeleverd te worden die een overzicht bieden van de budgettaire en vermogenstoestand van de Vlaamse overheid en zijn deelentiteiten. Alhoewel de afzonderlijke entiteiten verantwoordelijk zijn voor de opportuniteit van hun uitgaven, voor de correcte registratie van de gegevens en de rapporteringen die specifiek op hun niveau betrekking hebben, dient het IVA Centrale Accounting in te staan voor de geconsolideerde rapportering op niveau Vlaamse Gemeenschap en Vlaamse overheid. Het gaat o.a. om de jaarrekening met een definitieve resultatenrekening en balans, jaargegevens voor de Nationale Bank, jaarlijkse ESR-rapporteringen ten behoeve van de Europese instanties. Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 13

14 Naast de periodieke rapporteringen dient er een permanente monitoring te zijn van de vermogens- en kasevolutie van de Vlaamse Gemeenschap om indien nodig gepast te kunnen ingrijpen. In functie van specifieke vraagstellingen dienen ad hoc rapporten te worden geleverd. Wat specifiek de wettelijke en decretale verplichtingen betreft kan gesteld worden dat de opmaak van de algemene rekeningen, en meer algemeen van de verplichte rapporteringen over de begrotingsuitvoering, eveneens een operationele taak is die toekomt aan het IVA Centrale Accounting eerder dan aan het departement FB. Het decreet op de algemene rekeningen is overigens geen normatief decreet, zoals ook het begrotingsdecreet geen normatief decreet is. Financiële controle en certificering Op dit ogenblik bestaan er een aantal vormen van toezicht die expliciet voorzien zijn in de nog van kracht zijnde wetgevingen, in het bijzonder het koninklijk besluit van 17 juli 1991 houdende coördinatie van de wetten op de rijkscomptabiliteit en de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut, of die voortvloeien uit de praktische toepassing ervan. Het betreft: 1. het visum door de controleurs van de vastleggingen op vastleggingen en ordonnanceringen ten laste van de begroting van de Vlaamse Gemeenschap, inclusief het gebruik van de daarin opgenomen machtigingen voor Vlaamse openbare instellingen en agentschappen; 2. het toezicht door verificateurs op ontvangst- en uitgavenverrichtingen die worden uitgevoerd door decentrale rekenplichtigen van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap; 3. het toezicht op de rekeningen van de Vlaamse openbare instellingen en agentschappen met rechtspersoonlijkheid, en de afhandeling van de opmerkingen die daarbij worden gemaakt door het Rekenhof; 4. de controle door een bedrijfsrevisor op sommige Vlaamse openbare instellingen, al dan niet in toepassing van de wet van 16 maart 1954; 5. het toezicht door regeringscommissarissen op Vlaamse openbare instellingen zoals voorzien door de wet van 16 maart 1954; 6. de begrotingscontrole door de Inspectie van Financiën; 7. de begrotingscontrole door de afdeling Budgettering en de minister bevoegd voor begroting. Zolang deze wetten van kracht blijven zal het IVA Centrale Accounting de onder 1 tot en met 3 vermelde opdrachten uitvoeren. De controle vermeld onder 6 zal verder uitgevoerd worden door de Inspectie van Financiën. De begrotingscontrole vermeld onder 7 heeft een plaats gekregen binnen het departement Financiën en Begroting. De controle door bedrijfsrevisoren (4) blijft bestaan. Het toezicht door regeringscommissarissen (5) werd opnieuw geregeld bij aanpassing van het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid 1. In het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid en in het Vlaams comptabiliteitsdecreet zijn de functies van controleur van de vastleggingen en van toezichtambtenaar op de rekenplichtigen niet meer opgenomen. In de plaats daarvan voorziet het comptabiliteitsdecreet in een finan- 1 De Vlaamse regering keurde op 26 januari 2007 het ontwerpdecreet houdende wijziging van het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid van 18 juli 2003 op het vlak van het toezicht van de Vlaamse Regering op de publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen en de bijbehorende memorie van toelichting, goed. De Vlaamse minister, bevoegd voor het algemeen beleid inzake personeel en organisatieontwikkeling, werd gelast voornoemd ontwerpdecreet en de bijbehorende memorie van toelichting, in naam van de Vlaamse Regering, in te dienen bij het Vlaams Parlement. Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 14

15 ciële controle en certificering die voor het geheel van de Vlaamse overheid uitgevoerd wordt door de diensten van het Vlaams ministerie, bevoegd voor het financieel en budgettair beleid, die belast zijn met de opmaak en de consolidatie van de algemene rekeningen. Concreet betekent dit dat alle onder 1 tot en met 4 vernoemde toezichtmodaliteiten zullen omgevormd worden tot een financiële controle die, ook voor de IVA s met rechtspersoonlijkheid en voor de publiekrechtelijk vormgegeven EVA s, zal uitgevoerd of aangestuurd worden door het IVA Centrale Accounting. Op lange termijn is de doelstelling van de financiële controle de algemene rekeningen van de rechtspersoon Vlaamse gemeenschap te certificeren, i.e. ze volledig, correct en waarheidsgetrouw te verklaren. Ten aanzien van de externe rechtspersonen (VOI s, IVA met rp, publiekrechtelijke EVA, strategische adviesraden (SARS), eigen vermogens (EV) ) blijft de financiële controle hoofdzakelijk bestaan uit een toezicht op de rekeningen. Nadruk ligt hier voornamelijk op het bewaken van het proces van de rekeningaflegging en de naleving van de regelgeving. In het agentschap wordt een controledossier per externe rechtspersoon aangelegd, waarin o.a. de diverse controlerapporten van de verschillende controle-instanties worden bijgehouden. Dienstencentrum Als dienstencentrum zal het IVA Centrale Accounting instaan voor het verlenen van functionele en technische ondersteuning met betrekking tot de boekhouding en het boekhoudsysteem. Dit proces omvat het verlenen van een kwalitatief hoogstaande dienstverlening voor alle systeemtechnische, applicatietechnische en boekhoudtechnische aangelegenheden, inclusief rapportering en work-flowopvolging. Steunend op de know-how binnen het agentschap Centrale Accounting moet de afdeling systeemexploitatie zorgen voor een moderne, performante boekhoudomgeving waarin de specifieke boekhoudkundige en financieeladministratieve noden van de beleidsdomeinen op een correcte manier beantwoord worden. Hierbij is het uitgangspunt dat zoveel als mogelijk standaardoplossingen moeten aangereikt worden. De functionele ondersteuning omvat het geven van richtlijnen bijvoorbeeld inzake (eindejaars)verrichtingen die nodig zijn om bepaalde deadlines te kunnen halen, of inzake te volgen boekingswijzen of te gebruiken rekeningen conform het door de CNOC uitgewerkte boekhoudplan. De systeemtechnische ondersteuning betreft op dit ogenblik de werking van het centrale boekhoudsysteem van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap (Orafin) en de interfacing met allerlei randsystemen. Door het in gebruik zijn van andere IT-systemen bij de VOI s die deels omgevormd werden tot een IVA of EVA, zullen de opdrachten van het IVA Centrale Accounting zich ook op ICTgebied meer gaan situeren naar de mogelijkheden en vereisten om tot consolidatie te komen aan de hand van een consolidatietool. Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 15

16 III. Engagementen van het agentschap Centrale Accounting. Artikel 9. Strategische en operationele organisatiedoelstellingen Uit het oprichtingsbesluit blijkt duidelijk de taakstelling van het agentschap. Deze taken worden opgenomen in de strategische en/of operationele organisatiedoelstellingen. Hieronder is een tabel opgenomen die de doelstellingen rangschikt in een logisch verband van strategische organisatiedoelstellingen, operationele doelstellingen en strategische projecten. Het is duidelijk dat het agentschap hierbij de nadruk en prioriteit zal leggen op de strategische projecten die verband houden met de doelstellingen en projecten die de minister bevoegd voor Financiën en Begroting heeft opgenomen in zijn beleidsbrieven (zie ook artikel 6 van deze beheersovereenkomst) De absolute prioriteit voor begrotingsopvolging en opvolging van het ESR-vorderingensaldo is verwerkt in de strategische doelstelling SOD02 : opvolging geconsolideerd ESRvorderingensaldo Vlaamse overheid (behorend tot de consolidatiekring sector 13). Specifiek in verband hiermee worden twee strategische projecten geformuleerd die de kwaliteit van uitvoeringsgegevens en prognoses moeten verbeteren. Aanzet van acties en prestatieindicatoren zijn (op hoog niveau) weergegeven in artikel 10. Strategische organisatiedoelstellingen (SOD) SOD01: Correcte financiële administratie voeren ten einde een correcte algemene rekening en rekendecreet tijdig af te leggen: uitvoeringsrekening van de begroting, balans, resultatenrekening en reconciliatie van de begrotingsuitvoering met de algemene boekhouding. Operationele organisatiedoelstellingen (OOD) en Strategische Projecten (SP) OOD0101: Valideren van de financiële gegevens in het financieel systeem en tijdig opstellen van de algemene rekening en rekendecreet van de Vlaamse gemeenschap, vanuit de boekhouding zoals gevoerd door de decentrale entiteiten. OOD0102: Behandelen van opmerkingen Rekenhof inzake de algemene rekening SP0101: Inhaaloperatie tijdig neerleggen van de rekeningen (beleidsbrieven 2006 en 2007) SP0102: Op punt stellen financiële administratie zodat reconciliatie begrotings- en boekhoudresultaat mogelijk is en de algemene rekening rechtstreeks uit het financieel systeem kan gehaald Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 16

17 worden, (dit SP houdt tevens verband met SP0701) SOD02 : Opvolging geconsolideerd ESRvorderingensaldo Vlaamse overheid (behorend tot de consolidatiekring sector 13) OOD0201: Periodiek opstellen vanuit de boekhouding van de rechtspersoon VG van het ESRvorderingensaldo voor de rechtspersoon VG, (zijnde departementen, agentschapppen zonder rp en DAB s) en het opmaken van een prognose tot het jaareinde OOD0202: Periodieke monitoring van de uitvoeringsgegevens, ontvangsten- en uitgavenprognoses van de VOI s, agentschappen met rp, SARS en EV in het kader van de opvolging van het ESR-vorderingensaldo van de rechtspersonen die behoren tot de consolidatiekring (sector 13). OOD0203: Periodieke consolidatie, en rapportering hierover, van het geconsolideerd ESRvorderingensaldo en de prognoses aan de ambtelijke commissie en ministerieel comité SP0201: Verbetering van de kwaliteit van de ESR-uitvoeringsgegevens en prognoses van de rechtspersoon VG (inclusief DAB s), SP0202: Door middel van automatisering, verbetering van de kwaliteit van de ESRuitvoeringsgegevens en prognoses van de IVA en EVA, inclusief consolidatieproblematiek SP0203: Uitbouw van een competentiecentrum inzake de toepassing van de ESR-methodologie, in samenwerking met de afdeling beleidsondersteuning en begroting van het departement. SOD03: Wettelijke en ad hoc rapporteringen over de financiële situatie van de Vlaamse overheid OOD0301: Wettelijke rapportering aan Rekenhof en Vlaams Parlement overeenkomstig de Rijkscomptabiliteit (voorlopige uitvoeringsrekening per 31/12 (artikel 81 CWR), voorlopige uitvoeringsrekening per 30/09 (artikel 18 CWR)) Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 17

18 OOD0302 Rapportering aan Algemene gegevensbank (economische en functionele hergroepering) OOD0303: Kwartaalrapportering financiële activa rechtspersonen aan INR (NBB) OOD0304: Opvolging en rapportering over de evolutie van de verwijlintresten in de rechtspersoon VG SOD04: Financiële controle boekhouding rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap OOD0401: Controle van de vastleggingen: controleren en ex ante goedkeuren van uitgaven via de CRU (vastleggingen en ordonnanceringen) OOD0402: Boekhoudkundige controle en begeleiding bij correcties van de rekeningen van de rekenplichtigen (kwartaalstaten, rekening-enverantwoordingen, uitvoeringsrekeningen DAB s) OOD0403: Controle en begeleiding bij verzamelboekingen OOD0404: Beheer van de orde- en thesaurie artikelen (correcties budgetten en transacties) OOD0405: Administratief beheer van de financiële rekeningen van de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap OOD0406: Behandeling van de opmerkingen van het Rekenhof met betrekking tot de rekeningen van de decentrale rekenplichtigen, en boekhouding en jaarrekeningen van de DAB s SP0401: Organisatie van de centralisatie van alle ontvangsten en uitgaven via 1 rekenplichtige met sub-rekeningen (CRU=CRO) SP0402: Uitwerken van een concept voor ex post en steekproefsgewijze controle van de uitgaven Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 18

19 (certificering) en operationalisering hiervan SOD05: Financiële controle boekhouding rechtspersonen, andere dan de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap (VOI s, IVA met rp, publiekrechtelijke EVA, strategische adviesraden (SARS), eigen vermogens (EV) ) OOD0501: Goedkeuring jaarrekeningen adviseren van de VOI/Agentschappen, SARS en EV OOD0502: Opvolging commissarissen, gemachtigden van Financiën en bedrijfsrevisoren, aangesteld bij de VOI/Agentschappen OOD0503: Behandeling van de opmerkingen van het Rekenhof met betrekking tot de boekhouding en jaarrekeningen van de VOI s/agentschappen, SARS en EV OOD0504: Informatie-data bank inzake de rechtspersonen onderhouden waarin minstens een controledossier per rechtspersoon wordt aangelegd waarin o.a. de controlerapporten van de verschillende controle-instanties worden bijgehouden; en fungeren als helpdesk voor interne en externe klanten SP0501: Uitwerken van richtlijnen van de minister: Actualisatie van bestaande richtlijnen voor de gemachtigden van Financiën; Uitwerken van de opdracht van bedrijfsrevisoren aangesteld bij de externe rechtspersonen. SOD06: Functionele ondersteuning bieden aan de gebruikers van het financieel systeem OOD0601: Procedure manual onderhouden (procedures = beschrijven administratief verloop van een dossier; maken van refers (technische verwerking in Orafin)) OOD0602: Accounting manual (instructies en advies mbt gebruik rekeningstelsel en boekingsschema s Vlimfin) OOD0603: Opleiding m.b.t. de boekhouding en het financieel systeem organiseren OOD0604: Communicatie en informatie verstrekken: o.a. beheer van de Vlimfin-site Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 19

20 SP0601: Een volledige en grondige review van de procedure manual doorvoeren ingevolge aanpassingen beslist in de Strategische Projecten met betrekking tot de andere processen in het agentschap (in het bijzonder SP0102, SP0401, SP0701 en SP0702). SP0602: Nieuwe software oplossing implementeren om de procedure manual te ondersteunen en gebruiksvriendelijk ter beschikking te kunnen stellen van de intern klanten. SOD07: Produktieondersteuning van het financieel systeem OOD0701: Applicatiebeheer (users, profielen, autorisaties, workflow, behandelen van setup change requests) OOD0702: Helpdesk (behandelen van vragen en incidenten) OOD0703: Scheduling en technisch beheer interfaces OOD0704: Functionele analyses: behandelen van change requests (wijzigingsaanvragen) testen, beheer FAD, analyses interfaces OOD0705: Rapportering: beheer van Cognos WebReporting (IWR), verdere uitbouw en beheer van de catalogs, ontwikkelen, onderhouden en beheren van rapporten OOD0706: Opvolging technisch beheer Orafin en Cognos (contract-en kredietbeheer met outsourcer en onderaannemers, performantie issues, bugs, overleg databasebeheerder (DBA van EDS) enz..) SP0701: Aanpassing van het financieel systeem ORAFIN in het kader van BBB tegen 1 januari 2008 Set-up van 14 operating units (13 beleidsdomeinen en kabinetten), 1 boekhoudorganisatie, centralisatie Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 20

21 van alle ontvangsten en uitgaven via 1 rekenplichtige met sub-rekeningen (dit SP houdt ook verband met SP0401) Implementatie unieke identificatie procedure en opkuis van klanten- en begunstigdenbestand teneinde een correcte overdracht te kunnen realiseren Set-up van 1 activaboek per beleidsdomein SP0702: Verbetering en automatisering van de administratie van het aankoopproces in twee fasen: Registratie van de bestelbon in Orafin Scannen van inkomende facturen en betalingsopdrachten Op langere termijn (na invoering van de nieuwe software) het automatiseren van de bestelling en het gebruik van de elektronische factuur. SP0703: Activeren van de BTW functionaliteit in Orafin ten einde alle facturen met de juiste BTW informatie te registreren om een correcte rapportering mogelijk te maken (dit SP houdt verband met SP0102) SP0704: Met het oog op een oplossing na het verstrijken van huidige licentie, een standaard implementatie van Oracle of een andere standaardboekhoudsoftware voorbereiden, om de technische mogelijkheden die deze systemen bieden maximaal te gebruiken voor de begrotingsopvolging, de opvolging van het ESR-vorderingensaldo en de vermogenstoestand (dit SP houdt verband met de SP1001) SOD08: Het aansturen van een analytische boekhouding OOD0801: Definitie en afspraken rond het gebruik van de analytische segmenten in Orafin SP0801: Herdefiniëring van de analytische segmenten in het kader van BBB (dit SP houdt verband met het SP0701) Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 21

22 SOD09: Het aansturen en monitoren van en rapporteren over managementaccounting op macroniveau met voorbereiding, verzameling, meting, analyse, interpretatie en communicatie van informatie nodig voor het management, voor plannings- en controle activiteiten. SOD10: Het verlenen van beleidsgerichte input m.b.t. de kernopdrachten (SOD01 t/m SOD09) van het agentschap SP0901: Opzetten van een ontwikkelpad om op termijn vanuit een correcte analytische boekhouding de link met niet-financiële prestatiegegevens te kunnen leggen en uiteindelijk de stap naar managementaccounting te kunnen zetten. OOD1001: Voorstellen uitwerken voor aanpassing van de regelgeving inzake boekhouding en financiële controle. SP1001: Voorstellen voor aanpassing van het comptabiliteitsdecreet voorbereiden en hierover in overleg treden met alle belanghebbenden (minister, departement FB, Rekenhof, CAG ) (houdt verband met SP0704) Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 22

23 Artikel 10. Realisatie van het beleid SOD01 : Correcte financiële administratie voeren ten einde een correcte algemene rekening en rekendecreet tijdig af te leggen: uitvoeringsrekening van de begroting, balans, resultatenrekening en reconciliatie van de begrotingsuitvoering met de algemene boekhouding. OOD0101: Valideren van de financiële gegevens in het financieel systeem en tijdig opstellen van de algemene rekening en rekendecreet van de Vlaamse gemeenschap, vanuit de boekhouding zoals gevoerd door de decentrale entiteiten. Processen/activiteiten: Opstellen van de uitvoeringsrekening van de begroting in vastleggingen en ordonnanceringen en per kredietsoort Aanwendingstaat van de vastleggingsmachtigingen Saldi en encours vastleggingen (staat 10) Samenvatting vd beheersrekeningen vd rekenplichtigen (staat 3) Rekening van de ontvangsten Opmaak staten: Overschrijving in de schrifturen (staat 5), toestand van de te regulariseren begrotingsuitgaven (staat 6), mandaten (staat 9), betalingen (staat 8), staat 7, interne overboekingen (staat 4), Uitvoeringsrekening DAB's, Grootboek (staat 1), rekening van de thesaurie (staat 11), proces-verbaal (staat 2), stand van de schuld Opmaak vermogensrekening Wijze van monitoring en/of prestatie-indicatoren. Er wordt een boordtabel over de voortgang van de opmaak van de algemene rekening opgemaakt. Aan de hand daarvan kan nagegaan worden tegen welk tijdstip de rekening kan afgelegd worden. De norm wordt gehaald als de rekening wordt afgelegd binnen de wettelijk voorziene termijn t.t.z. de rekening van jaar x wordt afgelegd op 30 juni van het jaar x+1. OOD0102: Behandelen van opmerkingen Rekenhof inzake de algemene rekening Processen: Analyseren van de opmerkingen van het Rekenhof Bespreking organiseren over discussiepunten met vertegenwoordigers van het Rekenhof Ontwerp van antwoord aan het Rekenhof voor de minister bevoegd voor Financiën en Begroting voorbereiden Verwerken van de opmerkingen in een aangepaste algemene rekening en/of rekendecreet Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 23

24 Prestatie indicator De opmerkingen van het Rekenhof worden binnen de wettelijke, of door het Rekenhof vooropgestelde termijn beantwoord. SP0102: Op punt stellen financiële administratie zodat reconciliatie begrotings- en boekhoudresultaat mogelijk is en de algemene rekening rechtstreeks uit het financieel systeem kan gehaald worden, (dit SP houdt tevens verband met SP0701). Acties: Balansrekeningen correct zetten. Registratie en inventaris van vaste activa verbeteren door bijhouden van 1 activaboek per beleidsdomein. Het afschaffen van het bijhouden van het tweede grootboek m.n. dat op kasbasis; éénvormige en éénduidige rapportering vanuit grootboek op transactiebasis doorvoeren. Centralisatie van de aangifte van de intracommunautaire BTW. Permanente opvolging van de boekhoudkundige registratie van de boekingen op orde- en thesaurieartikelen met verbetering van de boekhoudkundige registratie van de interne verrichtingen. Correcte loonboekingen doorvoeren zodat reconciliatie van de geboekte en op de begroting aangerekende loongegevens t.o.v. de berekeningen in de loonadministratie mogelijk is. Prestatie indicator. De acties worden uitgevoerd tegen het in werking treden van het aangepast financieel systeem Orafin, m.n. tegen 1 januari SOD02 : Opvolging geconsolideerd ESR-vorderingensaldo Vlaamse overheid (behorend tot de consolidatiekring sector 13) OOD0201: Periodiek opstellen vanuit de boekhouding van de rechtspersoon VG van het ESRvorderingensaldo voor de rechtspersoon VG, (zijnde departementen, agentschapppen zonder rp en DAB s) en het opmaken van een prognose tot het jaareinde OOD0202: Periodieke monitoring van de uitvoeringsgegevens, ontvangsten- en uitgavenprognoses van de VOI s, agentschappen met rp, SARS en EV in het kader van de opvolging van het ESRvorderingensaldo van de rechtspersonen die behoren tot de consolidatiekring (sector 13) OOD0203: Periodieke consolidatie, en rapportering hierover, van het geconsolideerd ESRvorderingensaldo en de prognoses aan de ambtelijke commissie en ministerieel comité Beheersovereenkomst IVA Centrale Accounting 24