Overzicht. Het pakket bestaat uit de volgende vier producten: Een tool waarmee u Microsoftdocumentsjablonen

Transcriptie

1 BigHand Produceren

2 Overzicht BigHand Produceren is een pakket tools waarmee u snel en eenvoudig professionele documenten kunt maken. Met het BigHand Producerenpakket kunt u documenten in uw huisstijl aanmaken die er altijd geweldig uitzien, compatibel zijn met Microsoft, passen bij uw merk en in de helft van de tijd zijn aan te De producten van BigHand Produceren zijn zowel los als in combinatie met onze andere producten te gebruiken. Met ons pakket heeft u dus een complete end-to-endoplossing in handen. Met BigHand heeft u toegang tot eersteklas spraak-, taak- en documenttechnologie die optimaal op elkaar aansluit - bovendien heeft u slechts met één leverancier te maken. Op dit moment zijn er meer dan actieve zakelijke gebruikers van de producten van BigHand Produceren. Het pakket bestaat uit de volgende vier producten: Een tool waarmee u Microsoftdocumentsjablonen centraal kunt beheren en organisatiebreed beschikbaar kunt stellen Een tool waarmee u eenvoudiger toegang krijgt tot sleutelfunctionaliteit van Microsoft Word, waaronder nummering en opmaak Een tool waarmee u belangrijke identificatiegegevens in uw documenten kunt opnemen, vanuit uw documentmanagementsysteem of Windows, zodat u zich makkelijker kunt voorbereiden op audits Een tool waarmee u met één klik metadata kunt bekijken en verwijderen als onderdeel van de natuurlijke documentworkflow, en daarnaast in één keer meerdere mappen kunt opschonen

3 Voordelen Iedereen kan professionele documenten aanmaken die er altijd geweldig uitzien Iedereen heeft toegang tot dezelfde tools, waarvandaan men ook werkt U heeft niet veel training nodig om de BigHand Produceren-tools effectief te kunnen gebruiken U kunt efficiënter werken met de Microsoft Office-programma s Het management kan alle instellingen en functionaliteit centraal regelen respectievelijk beschikbaar stellen U loopt minder risico op fouten in documenten en inbreuk op de beveiliging van metadata

4 Functies BigHand Create is een tool waarmee u zowel Microsoft Worddocumentsjablonen kunt maken en beheren, als Excel-, PowerPoint-, en pdf-sjablonen kunt centraliseren en beheren. Met BigHand Create kunt u Word-sjablonen maken en beschikbaar stellen aan uw medewerkers, niet alleen organisatiebreed of op afdelingsniveau, maar zelfs op individueel niveau. Dit maakt het voor iedereen binnen de organisatie eenvoudig om documenten te produceren die voldoen aan de huisstijl, ongeacht of iemand een training heeft gehad of waarvandaan iemand werkt. Met BigHand Create kan iedereen professionele documenten produceren, variërend van eenvoudige klantbrieven tot algemene voorwaarden en contracten, zonder dat er extra ondersteuning nodig is van documentproductiespecialisten. Te integreren met Microsoft Word, Excel en PowerPoint, Outlook, InterAction, GroupWise en Lotus Notes en documentmanagementsystemen Maak sjablonen voor uiteenlopende documenten, zoals brieven, contracten en verslagen Beheer en verspreid sjablonen vanaf een centraal administratiesysteem Te integreren met bestaande SQL of Active Directory databronnen om data op te vragen Update gegevens, zoals de auteur of geadresseerde, voor sjablonen op individueel niveau of groepsniveau Herstel bestaande documenten met de snelknop van BigHand Create Gebruik de Super Copy and Super Paste functie van BigHand Create om snel en efficiënt belangrijke tekst uit andere documenten in uw merksjablonen te importeren. Tijdens de implementatie van BigHand Create werden we volledig op de hoogte gehouden en werden alle projectprestaties op tijd gerealiseerd, waardoor we de zekerheid hadden dat onze eindgebruikers een optimaal geïntegreerd en functioneel product geleverd kregen. De uitrol van deze hoogwaardige software-applicatie is opvallend soepel verlopen en heeft geleid tot een positieve ROI. Julia Forbes, Manager of Information Systems, Brown Rudnick LLP Voordelen Snel uiteenlopende professionele documenten produceren na een korte training De zekerheid van uniforme bestpractice-documenten Zelfstandiger werken zonder regelmatig een beroep te hoeven doen op ontwerpof documentproductieteams De zekerheid dat u altijd de meest recente documentsjablonen gebruikt

5 Functies BigHand Hyperstyles is een tool waarmee u efficiënter kunt werken in Microsoft Word doordat de belangrijkste functionaliteit beter toegankelijk wordt. Het vereist grote vaardigheid om uitgebreide en complexe professionele documentatie te kunnen formatteren. Veel mensen worden geacht documenten te produceren, maar hebben niet altijd de training gekregen die nodig is om dat werk op een effectieve manier te kunnen verrichten. Als iemand niet begrijpt hoe bestaande documenten zijn opgebouwd of de vaardigheid mist om ze opnieuw op te maken, kan die persoon er langer over doen om het werk gedaan te krijgen. Bovendien kan dat resulteren in beschadiging van een document wat nog moeilijker te herstellen is. Met BigHand Hyperstyles krijgt u de verborgen opmaak van Microsoft Word-documenten te zien en kunt u sneller en eenvoudiger gebruikmaken van de belangrijkste functionaliteit, waaronder opmaakstijlen, nummering en inhoudsopgaven. Dit betekent dat iedereen in de helft van de tijd documenten kan maken, terwijl er geen langdurige training of ondersteuning van een documentproductieteam nodig is. Sinds we BigHand Hyperstyles gebruiken, zijn we beter in staat om problemen met de opmaakstijl snel op te lossen. Problemen met de opmaak van documenten kunnen ontstaan als er met verschillende opmaakstijlen wordt gewerkt. Dankzij BigHand Hyperstyles is het mogelijk om deze documenten weer kloppend te maken met onze huisstijl. Vooral voor onze juristen die buiten kantoortijden werken aan grote, complexe documenten is de situatie merkbaar verbeterd. Garry Meikle, Director, Technology & Know How Minter Ellison Maak met één klik de bestaande instellingen van een document zichtbaar Krijg toegang tot de belangrijkste Microsoft Word-functionaliteit op een centrale plek met de snelknop van BigHand Hyperstyles Gebruik meerdere opmaakstijlen voor kopteksten en nummering in één document Het management kan op elk gewenst moment de internationale instellingen aanpassen, bewaren en verbeteren en op een centraal punt aan alle gebruikers beschikbaar stellen De instellingen kunnen zowel centraal of per afdeling, team of individuele medewerker beschikbaar worden gesteld U kunt de instellingen persoonlijk aanpassen en bewaren voor andere documenten U kunt handmatige nummering omzetten naar automatische nummering zodat het makkelijker wordt om uw inhoudsopgaven te beheren Voordelen Iedereen kan werken aan een bestaand document en inzicht krijgen in hoe het is opgebouwd Iedereen kan geavanceerde Microsoft Word-functionaliteit gebruiken zonder uitgebreide training Documenten kunnen sneller en met een constant hoge kwaliteit worden geproduceerd U kunt al uw energie richten op de inhoud van een document in plaats van hoe het eruitziet Organisaties kunnen hun personeel zelfstandiger laten werken en de noodzaak van ondersteuning bij documentproductie verminderen U kunt er zeker van zijn dat uw documenten altijd voldoen aan uw merkrichtlijnen

6 Functies BigHand DocID is een tool waarmee u documenten kunt voorzien van essentiële informatie, zoals de auteur, titel, aanmaakdatum en het versienummer. De informatie wordt gepresenteerd in de vorm van een niet-destructieve voettekst die het voor u makkelijker maakt om uw documenten te organiseren, bewaren, terug te vinden en op te halen. BigHand DocID zorgt voor consistentie en bevordert gedeelde best-practice door het eenvoudiger te maken om werkbestanden zorgvuldig te archiveren. Daarnaast bent u als organisatie beter voorbereid op audits. We waren op zoek naar een tool waarmee we documenten konden voorzien van identificatiegegevens die flexibel genoeg was om te integreren met ons documentmanagementsysteem en verschillende soorten documenten. BigHand DocID bleek zowel de functionaliteit als de flexibiliteit te kunnen bieden waarnaar we op zoek waren. Karen Norman, Information Technology Director, Downs Rachlin Martin Te integreren met Microsoft Word en Excel, imanage Work, OpenText / DM, NetDocuments en Worldox Te integreren met documentmanagementsystemen voor automatische documentopslag en om te voldoen aan archiveringsregels Te bewerken identificatie-informatie, waaronder de voettekstpositie en diverse opties voor het bewaren en printen van documenten Instellingen zijn op organisatieniveau en vanaf een centraal punt te regelen en beheren door het management Kan worden gebruikt om de identificatieinformatie automatisch te vervangen in bestaande documenten Aanpassingen doen zonder code Voordelen Verbeter het archiveren, regelen en beheren van documenten De belangrijkste documentinformatie is in één oogopslag te zien Stel op mondiaal niveau normen zodat alle documenten uniform zijn Stel per gebruiker of gebruikersgroep instellingen in Heb de zekerheid dat u altijd werkt in de meest recente versie van een document Voldoe eenvoudiger aan archiveringsregels

7 Functies Telkens als u een document aanmaakt, wordt er veel informatie gegenereerd zonder dat u dat merkt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan gegevens als de oorspronkelijke auteur, de aanmaakdatum, het versienummer, doorgevoerde wijzigingen en zelfs verwijderde tekst. Deze informatie wordt ook wel metadata genoemd. Metadata kan leiden tot een ernstige schending van de geheimhoudingsplicht als deze buiten uw organisatie terechtkomt. BigHand Scrub is de allereerste tool waarmee u metadata kunt beheren en verwijderen en die u zeggenschap geeft over uw documentinformatie. Met BigHand Scrub kunt u de metadata van een document met één klik ophalen en tevens volledig verwijderen. Dit geeft u de zekerheid dat gevoelige documentinformatie strikt vertrouwelijk blijft. Toen onze bestaande metadataverwijdertool zijn beste tijd had gehad, zijn we een aantal tools gaan uitproberen die op de markt zijn. Uiteindelijk hebben we gekozen voor BigHand Scrub omdat die tool vanaf het eerste moment werkte, het gemakkelijkst in het gebruik was en een gebruikerstraining niet nodig bleek. Alleen maar voordelen dus. Shane Robb, IT Manager, Simpson Grierson Te integreren met Microsoft Outlook, Lotus Notes en GroupWise Alle document-metadata is op één scherm te zien Verwijder metadata automatisch met één klik uit Word-, Excel-, PowerPoint- en pdf-bestanden Converteer documenten naar pdfbestanden en geef desgewenst mee wie ze mag lezen, bewerken of printen Verwijder metadata automatisch bij het verzenden per Stel op mondiaal niveau instellingen in en stel ze vanaf een centraal punt beschikbaar aan alle gebruikers Aanpassingen doen zonder code Voordelen Beveilig uw werk en dek het risico op het lekken van vertrouwelijke informatie volledig af Bescherm uw organisatie tegen de ernstige financiële gevolgen en imagoschade na een metadata-breuk Krijg beter inzicht in uw intern of extern aangemaakte documenten met alle documentinformatie op één scherm Regel zelf de instellingen voor het verwijderen van metadata via een centraal administratiebedieningspaneel, of laat iedere gebruiker de metadata per dossier beheren Bespaar tijd door bestanden bij het verzenden per automatisch op te slaan als pdf in plaats van dit handmatig te doen

8 BigHand Euroope Flight Forum 40 Ground floor 5657 DB Eindhoven T E enquiry@bighand.com bighand.com