Handleiding update Novak Kwaliteitshandboek deel Kantoor / Kantoor (klein), ADV en SO. September 2016 V1.3

Transcriptie

1 Handleiding update Novak Kwaliteitshandboek deel Kantoor / Kantoor (klein), ADV en SO September 2016 V1.3

2 Inleiding Deze handleiding voor het Novak Kwaliteitshandboek deel Kantoor / Kantoor (klein), ADV en SO bestaat uit twee delen: A. Beschrijving inhoud van de update met toelichtingen; B. Uitleg hoe u in zes stappen deze update kunt verwerken. Beheer en onderhoud in een handomdraai geregeld met het onderhoudsabonnement voor uw kwaliteitshandboek! Beheer van uw kwaliteitshandboek en het verwerken van updates ingewikkeld of tijdrovend? Voor het beheer van uw kwaliteitshandboek is via Novak een onderhoudsabonnement beschikbaar waardoor u hier geen omkijken meer naar heeft. Informatie over dit abonnement kunt u eenvoudig aanvragen door een te sturen naar redactie@novak.nl of kijk op Lees de ervaringen van kantoren die u zijn voorgegaan op Heeft u vragen over hulp bij het beheer en onderhoud van uw kwaliteitshandboek, dan kunt u contact opnemen met de projectmanager van het Novak Kwaliteitshandboek, Marcel Kurvers (redactie@novak.nl). Naast deze handleiding is een algemene handleiding van Scienta beschikbaar: Mocht u nog vragen hebben over de verwerking van deze update, dan kunt u een sturen naar redactie@novak.nl. Met vriendelijke groeten, mede namens de redacteuren, Marcel Kurvers Projectmanager Novak Kwaliteitshandboek 2

3 A. Beschrijving inhoud van de update met toelichtingen 3

4 Wijzigingen op hoofdlijnen Deze update bevat diverse aanscherpingen in de werkaanpak voor de uitvoering van samenstellingsopdrachten (in zowel instructies als modellen). Deze werkaanpak is vorig jaar geïntroduceerd en beschikbaar gekomen in de update van juni 2015, waarbij een splitsing is aangebracht tussen werkzaamheden in het kader van de administratieve dienstverlening (om te komen tot een uitgewerkte kolommenbalans) en de feitelijke samenstellingsopdracht conform Standaard Inmiddels is NBA Handreiking 1136 beschikbaar, is ruim een jaar praktijkervaring opgedaan met de nieuwe werkaanpak en heeft de Novak-redactie positieve terugkoppelingen ontvangen van kantoren die deze aanpak hanteren en dit jaar zijn getoetst. In het deel Administratieve dienstverlening is het werkprogramma op een aantal punten verder aangescherpt. Tevens bevat de update een nieuw werkprogramma ADV tussentijds. Hiermee kunnen de specifieke werkzaamheden in het kader van de administratieve dienstverlening na het inboeken direct worden uitgevoerd. Hierdoor hoeft niet met de werkzaamheden te worden gewacht totdat het boekjaar is afgerond. De voorbespreking met de samenstellend accountant is uit het deel Administratieve dienstverlening verwijderd en is opgenomen in het deel Samenstellingsopdrachten. In het deel Samenstellingsopdrachten is de omgang met significante aangelegenheden en dito oordeelsvormingen aangescherpt. Verder is de inventarisatie van significante posten uit het werkprogramma gehaald, wat het werkprogramma verder vereenvoudigt. Daarnaast is de instructie discontinuïteit inclusief bijbehorend werkprogramma vereenvoudigd en meer in lijn gebracht met Standaard Ook de instructie materialiteit is meer overeenkomstig Standaard 4410 geformuleerd, waarbij een materialiteitsberekening optioneel is. In de procedure toetsing vaktechnische kwaliteit op opdrachtniveau is een opsomming van kerndocumenten opgenomen welke minimaal dienen te worden afgetekend door de accountant. Ten slotte is de instructie dossiervorming aangescherpt in lijn met NBA Handreiking Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen aspecten die altijd uit het dossier dienen te blijken en aspecten die uit het dossier moeten blijken als de omstandigheid zich voordoet. In de delen Kantoor en Klein kantoor is een nieuwe instructie opgenomen inzake persoonsgegevens. Ook zijn enkele instructies aangepast in verband met het rapport In het publiek belang: het kan echter beter! en is de checklist risicoprofiel en beoordeling integriteit cliënt vernieuwd. De checklist is een beschrijvend document geworden. Een dergelijk document is bijvoorbeeld ook beschikbaar voor de bedrijfsbeschrijving. Enerzijds kan zo informatie gemakkelijker worden vastgelegd en geactualiseerd, anderzijds kan het profiel zo beter worden gebruikt in een cliëntdossier aangezien het een opdrachtoverstijgend document betreft. 4

5 Wijzigingen op detailniveau De update bevat op detailniveau de volgende aanpassingen en uitbreidingen in zowel het deel Kantoor / Kantoor (klein), Administratieve dienstverlening (ADV) en Samenstellingsopdrachten (SO): Deel Kantoor / Kantoor (klein) Procedure kantooropzet aanscherpt in verband met de invoering van de eed voor accountants en de maatregelen uit het rapport In het kader van het publiek belang (het laatste punt is niet verwerkt in het deel Kantoor (klein); Instructie overlegstructuur in het deel Kantoor (het deel Kantoor (klein) kent dit artikel niet): aandacht voor de fundamentele beginselen; Procedure voorschriften PE: de nieuwe driejaarstermijn is ingegaan; Een nieuwe instructie corruptierisico's in het deel Kantoor (niet in het deel kantoor (klein) voor kantoren die wettelijke controleopdrachten uitvoeren. Voor meer informatie zie hier de handleiding behorende bij de update van het deel Controleopdrachten (juni 2016) waarin dit onderdeel staat beschreven; Procedure financieel beleid in het deel Kantoor (niet in het deel Kantoor (klein) is aangescherpt voor kantoren die wettelijke controleopdrachten uitvoeren. In deze instructie zijn een aantal maatregelen uit het rapport In het kader van het publiek belang verwerkt; Instructie geheimhouding in zowel het deel Kantoor als het deel Kantoor (klein) is aangepast in verband met wijzigingen in de oriëntatievragenlijst van de Raad voor Toezicht; Procedure toetsing vaktechnische kwaliteit: aangescherpt mede in verband met wijzigingen in de oriëntatievragenlijst van de Raad voor Toezicht en de maatregelen uit het rapport In het kader van het publiek belang ; Procedure medewerkers is aangescherpt op basis van de maatregelen uit het rapport In het kader van het publiek belang en de aangepaste oriëntatievragenlijst van de Raad voor Toezicht; Instructie compliance officer is vernieuwd in het deel Kantoor (en niet het deel Kantoor (klein) (de titel van dit artikel is tevens gewijzigd in Instructie compliance ). In deze nieuwe instructie zijn tevens de instructie en het model functie- en taakomschrijving compliance officer verwerkt waardoor deze twee artikelen zijn komen te vervallen. Ook diverse maatregelen uit het rapport In het kader van het publiek belang zijn in de nieuwe instructie verwerkt; Procedure klachten en incidenten in het deel Kantoor (en niet in het deel Kantoor (klein) is aangescherpt in verband met de nieuwe Wet Huis voor klokkenluiders die voor kantoren met 50 medewerkers of meer geldt. Ook het bijbehorende voorbeeld klachten en meldingsregeling is hierdoor aangescherpt. Voor kleinere kantoren geldt deze aanscherping niet; De checklist risicoprofiel cliëntacceptatie en beoordeling integriteit cliënt is qua opzet vernieuwd voor gebruik in het cliëntdossier. Het is nu geen checklist meer maar een beschrijvend document zoals het model voor vastlegging van het inzicht in de entiteit; Instructie persoonsgegevens is een nieuwe instructie die ingaat op een veilige omgang met persoonsgegevens op basis van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Tevens is een nieuwe model bewerkersovereenkomst cliënt (verantwoordelijke) accountant (bewerker) binnen EER opgenomen in de modellenbibliotheek; Instructie meldplicht datalekken (Wbp) heeft enkele aanscherpingen gekregen; Instructie corruptierisico s voor het deel Kantoor (niet het deel Kantoor (klein) is een nieuwe instructie op basis van het schrijven van de AFM zoals kantoren met een Wta-vergunning deze dit voorjaar hebben ontvangen. Een nadere toelichting ten aanzien van deze aanscherping is opgenomen in de handleiding van de update deel Controleopdrachten juni 2016 zoals hier beschikbaar is. 5

6 Deel Administratieve dienstverlening Het stappenplan is aangescherpt voor het geval de administratieve dienstverlening wordt gecombineerd met een samenstellingsopdracht (wat in de praktijk in de meeste gevallen zo is); Instructie dossiervorming heeft een algemene aanscherping gekregen. Daarnaast zijn een aantal elementen verwijderd omdat deze in principe in de samenstellingsopdracht thuishoren; Instructie opdrachtaanvaarding is aangescherpt voor een betere aansluiting met de uitvoering van een samenstellingsopdracht; Instructie opdrachtcontinuatie is aangescherpt voor een betere aansluiting met de uitvoering van een samenstellingsopdracht; Instructie planning heeft een algemene aanscherping gekregen. De bijbehorende planningschecklist in de modellenbibliotheek is aangescherpt en iets ingekort; Overzicht werkprogramma s ADV is aangescherpt in verband met de aanpassingen in de diverse werkprogramma s (uitgebreid, klein, beheer, zzp en stichting/vereniging); De instructie uitvoering is gemoderniseerd waarbij het gebruik van scan- en herkenoplossingen is opgenomen inclusief een nieuw werkprogramma tussentijds ADV in de modellenbibliotheek. Met dit werkprogramma kunnen alle werkzaamheden op postniveau al voor een bepaalde periode (bijvoorbeeld per kwartaal) na het inboeken direct worden afgewerkt en hoeft niet te worden gewacht totdat het hele boekjaar is afgerond. Op deze wijze zijn de werkzaamheden ten aanzien van de administratieve dienstverlening sneller gereed waardoor eerder met de samenstellingsopdracht kan worden begonnen. Daarnaast draagt het gebruik van het werkprogramma bij aan de kwaliteit van de tussentijdse rapportages wanneer deze worden uitgebracht. Dit doordat de boekingen niet alleen zijn verwerkt maar ook de aanvullende werkzaamheden zijn verricht voordat de tussentijdse rapportage aan de cliënt wordt verstrekt. Let op: het gebruik van werkprogramma s bij de administratieve dienstverlening is facultatief en dient alleen te worden gebruikt indien dit binnen het kantoor bijdraagt aan een verhoging van de kwaliteit. Met de diverse softwareleveranciers van de dossiertemplates zal in het najaar van 2016 worden bekeken of het werkprogramma tussentijds ADV ook in de templates kan worden verwerkt. De bestaande werkprogramma s zijn qua naam in verband met het nieuwe werkprogramma ADV tussentijds gewijzigd in werkprogramma eindejaars ADV; Instructie afrondende werkzaamheden bevat diverse algemene aanscherpingen. Daarnaast is in deze instructie de overdracht met betrekking tot informatie die relevant is voor de uitvoering van de samenstellingsopdracht verwijderd. Deze instructie komt terug in het deel Samenstellingsopdrachten (instructie planning). Hiermee stopt het deel Administratieve dienstverlening bij de oplevering van het eindproduct van deze opdracht: de uitgewerkte kolommenbalans. De bijbehorende dossierafrondingschecklist in de modellenbibliotheek is verder ingekort; De checklist assuranties in de modellenbibliotheek komt te vervallen. De beoordeling of een cliënt adequaat verzekerd is, is de taak van bijvoorbeeld een assurantietussenpersoon en niet primair de taak van de accountant. Uiteraard kan de accountant de cliënt wel wijzen op de noodzaak om periodiek de verzekeringen te laten beoordelen; De checklist adv is komen te vervallen. Deze checklist is overbodig geworden; Een nieuw model opdrachtbevestiging aangifte plus opdracht is toegevoegd aan de modellenbibliotheek. 6

7 Deel Samenstellingsopdrachten De inleiding bevat algemene aanscherpingen; Instructie kwaliteitsbeleid bevat een algemene aanscherping op basis van Standaard 4410 Instructie samenstellingsopdracht is het onderdeel inzake de Uitvoeringswet richtlijn jaarrekening verwijderd naast een aantal andere aanscherpingen; Stappenplan bevat beperkte aanscherpingen; Procedure toetsing vaktechnische kwaliteit op opdrachtniveau bevat qua terminologie een verder aanscherping op basis van Standaard 4410; Instructie dossiervorming is grotendeels vernieuwd waarbij aansluiting is gezocht bij de praktijkhandreiking en het rapport van de tijdelijke commissie om aan te geven wat in het dossier dient te worden opgenomen en wanneer. Ook de bijbehorende dossierindex van het samensteldossier is aanzienlijk aangescherpt; Instructie opdrachtaanvaarding bevat algemene aanscherpingen ten aanzien van terminologie; Instructie opdrachtverandering bevat wijzigingen in verband met de gewijzigde groottecriteria; Instructie planning is vernieuwd waardoor de werkzaamheden van de planningsfase; duidelijker zijn beschreven. Ook de bijbehorende planningschecklist is aangescherpt; Instructie inzicht in de entiteit bevat enkele algemene aanscherpingen op basis van Standaard 4410 en de Wwft. Tevens is het bijbehorende model aangescherpt; Instructie materialiteit bij samenstellingsopdrachten is vernieuwd waarbij het een keuze is of er een materialiteitsberekening wordt uitgevoerd. Deze keuze is aan het kantoor. Daarnaast is het begrip materialiteit bij een samenstellingsopdracht verder uitgewerkt; Instructie uitvoering werkzaamheden is vernieuwd waarbij meer aandacht wordt geschonken aan de term significant. Welke werkzaamheden dienen te worden gedaan in de uitvoeringsfase? Ook het bijbehorende werkprogramma SO is aangescherpt. Zo is bijvoorbeeld de inventarisatie van de significante posten komen te vervallen; Instructie discontinuïteit is vernieuwd. De instructie is vereenvoudigd voor een samenstellingsopdracht evenals het bijbehorende werkprogramma; Instructie afrondende werkzaamheden bevat algemene aanscherpingen; Procedure toezending en bespreking concept jaarrekening bevat algemene aanscherpingen; Instructie bevestiging bij de jaarrekening is grotendeels vernieuwd. Ook de titel is gewijzigd in instructie erkenning van de cliënt. Het artikel bevat nu tevens de diverse mogelijkheden die het kantoor heeft om de erkenning van de cliënt te ontvangen; De instructie opstellen jaarrekening en rapportering heeft een algemene aanscherping gekregen; De instructie publicatie jaarrekening is aangescherpt qua terminologie (bestuursverslag) Aanpassing artikelvolgorde Tot slot hebben enkele wijzigingen plaatsgevonden in verband met de nieuwe artikelen die zijn toegevoegd. Zie bijlage 1 achterin deze handleiding voor een actuele inhoudsopgave van het deel Kantoor, deel Kantoor (klein), deel Administratieve dienstverlening en het deel Samenstellingsopdrachten. 7

8 B. Stap voor stap uitleg voor de verwerking van de update Let op: aangezien deze handleiding betrekking heeft op meerdere delen van het Novak Kwaliteitshandboek (deel Kantoor / deel Kantoor (klein), deel Administratieve dienstverlening en het deel Samenstellingsopdrachten), kan het zijn dat sommige onderdelen van deze handleiding niet voor u van toepassing zijn. Dit omdat u bijvoorbeeld geen abonnement op een specifiek deel van het Novak Kwaliteitshandboek heeft. Zoveel mogelijk wordt per stap aangegeven, voor welk deel van het Novak Kwaliteitshandboek de desbetreffende stap van toepassing is. 8

9 Stap 1: Inloggen Allereerst dient u de Scienta-omgeving van uw kantoor te openen. Weet u het adres van deze digitale kantooromgeving niet meer, of bent u uw inloggegevens vergeten, neem dan contact op met de helpdesk van Scienta ( ). Wanneer u bent ingelogd, opent u de beheeromgeving van uw handboek door in Scienta rechtsboven op beheer te klikken zoals in onderstaande schermafbeelding weergegeven. U komt nu in de beheeromgeving van uw kwaliteitshandboek. 9

10 Stap 2: Update ophalen In de beheeromgeving kunt u door middel van de knop zoek naar abonnement-updates de update ophalen zoals op onderstaande schermafbeelding is weergegeven. Op basis van uw abonnement wordt nu zichtbaar welke wijzigingsvoorstellen op bestaande artikelen en welke nieuwe artikelen de update voor u bevat. Indien u een abonnement heeft op meerdere handboeken, ontvangt u ook voor de andere handboeken updates wanneer u deze nog niet eerder heeft opgehaald. Zodra u op de knop heeft geklikt, wordt een overzicht voorbereid waarmee u kunt zien voor welke artikelen een update beschikbaar is. Afhankelijk van uw abonnement op het Novak Kwaliteitshandboek, kunt u nu in één keer de update voor het deel Kantoor / Kantoor (klein), deel Administratieve dienstverlening en het deel Samenstellingsopdrachten ophalen. Het is ook mogelijk om een selectie van de totale update nog niet op te halen. Bijvoorbeeld wanneer er nog een update van een ander deel van het kwaliteitshandboek beschikbaar is die u nog niet wenst te verwerken. In dat geval plaatst u een vink voor het desbetreffende artikel en klikt u boven de tabel met wijzigingsvoorstellen op Uitsluiten. Zie onderstaande schermafbeelding: De wijzigingsvoorstellen waarbij u voor Uitsluiten heeft gekozen, worden vervolgens niet opgehaald. De volgende keer dat u wederom naar abonnement-updates gaat zoeken, worden deze wijzigingsvoorstellen opnieuw aangeboden. Let op: haal de update pas op zodra u deze ook daadwerkelijk gaat verwerken. Updates blijven voor u beschikbaar, ook wanneer u de update niet direct na het verschijnen ophaalt. Deze update bevat enkele nieuwe artikelen. Nieuwe artikelen worden standaard als een Publiceren na update artikel weergegeven. Hiermee zijn de artikelen na het binnenhalen voor iedereen te raadplegen (zowel voor medewerkers als voor u als beheerder). Het is aan te raden om nieuwe artikelen eerst op depubliceren na update te zetten zodat u als beheerder eerst de nieuwe artikelen kunt beoordelen en zo nodig kantoorspecifiek kunt maken. Vervolgens kunt u artikelen handmatig publiceren wanneer deze gereed zijn. 10

11 Nieuwe artikelen ophalen Om de nieuwe artikelen gedepubliceerd op te halen, zet de lijstgrootte op 250 en kruist u het selectievakje aan boven de tabel. Vervolgens klikt u op Depubliceren na update. Zie onderstaande schermafbeelding. Let op: deze actie wordt alleen uitgevoerd op nieuwe artikelen en niet op bestaande artikelen waarop u wijzigingsvoorstel ontvangt. Klik vervolgens rechts bovenin op Updates verwerken om de update op te halen zoals weergegeven op bovenstaande schermafbeelding. Gezien de omvang van de update, kan het enige tijd duren totdat alle wijzigingsvoorstellen (updates) en nieuwe artikelen zijn opgehaald. U kunt in het overzicht Achtergrond opdrachten waarin u automatisch terecht bent gekomen, zien wanneer de wijzigingsvoorstellen allemaal zijn ontvangen. In dat geval wordt onder status Succesvol verwerkt weergegeven. Zie onderstaande screenshot. 11

12 Stap 3: Oude artikelen archiveren De volgende artikelen dienen te worden gearchiveerd. De inhoud van deze artikelen is geïntegreerd in de vernieuwde Instructie compliance (voorheen Instructie compliance officer ). Het betreft de Hoofdstuk / Sectie Subsectie Artikel volgende artikelen: Deel Kantoor Compliance Instructie functie- en taakomschrijving compliance officer Kantoor Compliance Model functie- en taakomschrijving compliance officer Modellenbibliotheek Uitvoering overige Administratieve Checklist assurancties Modellenbibliotheek opdrachten Uitvoering overige opdrachten dienstverlening Administratieve dienstverlening Checlist ADV Voor het archiveren van bovenstaande artikelen, gaat u als volgt te werk. Open het desbetreffende handboek door in het dashboard aan de rechterzijde (onder het logo) op het desbetreffende deel van het kwaliteitshandboek te klikken, zoals op onderstaande schermafbeelding weergegeven. Klap het handboek open door op de naam te klikken en open daarna het hoofdstuk, in dit voorbeeld, Compliance. Plaats vervolgens een vink voor het desbetreffende artikel door het selectievakje aan te klikken en klik vervolgens boven de tabel op Meer acties en vervolgens Archiveren. Zie de schermafbeelding op de volgende pagina. 12

13 Op dezelfde wijze kunt u de overige te archiveren artikelen (zoals op de vorige pagina in de tabel weergegeven) archiveren. 13

14 Stap 4: structuur actualiseren De structuur van het deel Kantoor / Kantoor (klein) en de modellenbibliotheek is licht gewijzigd. Als bijlage 1 bij deze handleiding is een inhoudsopgave opgenomen van het deel Kantoor / deel Kantoor (klein), deel Administratieve dienstverlening en het deel Samenstellingsopdrachten. Ook is een inhoudsopgave van de sectie Accountantsopdrachten en Administratieve dienstverlening opgenomen. Aan de hand van deze inhoudsopgave kunt u zien wat de verschillen zijn met de structuur van uw eigen kwaliteitshandboek. Artikelen die in het verleden reeds zijn gearchiveerd in de redactieomgeving maar nog niet in uw eigen Scienta-omgeving, worden onderaan het desbetreffende hoofdstuk geplaatst. Deze artikelen kunt u alsnog archiveren. U kunt dit eenvoudig vaststellen aan de hand van de inhoudsopgave achterin deze handleiding wanneer u deze stap 4 structuur actualiseren heeft doorlopen. U kunt geautomatiseerd de structuur van uw kwaliteitshandboek en modellenbibliotheek actualiseren. Het is overigens aan te raden om de indeling van uw kwaliteitshandboek zoveel mogelijk gelijk te houden aan de Novak-standaard aangezien de tekstuele verwijzingen die door de reactie zijn aangebracht (bijvoorbeeld een verwijzing vanuit een instructie naar een checklist in de modellenbibliotheek), dan blijven kloppen. Indien u de structuur van uw kwaliteitshandboek of de modellenbibliotheek aanpast, zult u deze tekstuele verwijzingen ook aan moeten passen aan uw eigen indeling. Let op, het gaat bij het actualiseren van de structuur niet om de inhoud van artikelen, maar om de volgorde van artikelen en de verdeling van artikelen in de diverse hoofdstukken (= structuur). Ook in een kantoorspecifiek gemaakt kwaliteitshandboek kunt u automatisch de structuur van uw handboek actualiseren, er is geen effect op de inhoud van uw kwaliteitshandboek. Ook is het mogelijk om de structuuraanpassing handmatig door te voeren. U kiest voor handmatig indien u bijvoorbeeld de volgorde in andere delen van het Novak Kwaliteitshandboek zo wenst te laten zoals u deze nu heeft ingericht. Dit is meestal aan de orde wanneer u veel ervaring heeft op het gebied van het werken met Scienta. Om deze reden wordt handmatig aanpassen van de structuur niet beschreven in deze handleiding, maar wordt u verwezen naar de algemene handleiding van Scienta ( waarin dit onderwerp is uitgewerkt. Voor automatische actualisatie van de structuur ga naar Abonnementen en kies vervolgens voor Herstellen naar oorspronkelijke structuur. Plaats vervolgens een vink achter Corrigeer de titel van de categorie (voor wijziging van de hoofdstuknaam). Plaats vervolgens een vink achter Ja, ik wil deze actie uitvoeren en klik op Uitvoeren. Zie de schermafbeelding op de volgende pagina. 14

15 Het verwerken kan enige tijd duren. Dit is afhankelijk van het aantal te corrigeren artikelen. 15

16 Stap 5: Niet-afgewikkelde wijzigingsvoorstellen verwerken De niet-afgewikkelde wijzigingsvoorstellen dienen te worden verwerkt. Klik in het dashboard op de snelkoppeling met wijzigingsvoorstellen (zie onderstaande schermafbeelding). Zodra u op de knop Wijzigingsvoorstellen klikt, wordt het overzicht met niet afgewerkte wijzigingsvoorstellen geopend. Zie bovenstaande schermafbeelding. Het is aan te raden om de lijstgrootte onderaan de tabel op 250 te zetten zoals op onderstaande schermafbeelding weergegeven. Open het artikel met het niet-afgewikkelde wijzigingsvoorstel door op de artikelnaam te klikken zoals op bovenstaande schermafbeelding weergegeven. Nadat het wijzigingsvoorstel is geopend wordt in de kleuren groen en rood weergegeven wat de wijzigingen zijn. Groen betekent, deze tekst in het wijzigingsvoorstel is nieuw ten opzichte van de tekst in de huidige versie van het artikel. Rood betekent, deze tekst is in het wijzigingsvoorstel verwijderd ten opzichte van de tekst in de huidige versie van het artikel. Let op: Afhankelijk van het feit of u het desbetreffende artikel kantoorspecifiek heeft gemaakt, kiest u op de volgende pagina s voor de methode A of B om de wijzigingen uit het wijzigingsvoorstel over te nemen. 16

17 Methode A: Verwerking in een kantoorspecifiek gemaakt artikel Indien het wijzigingsvoorstel is uitgebracht op een kantoorspecifiek gemaakt artikel, zullen veel groene en rode teksten worden weergegeven zodra u het wijzigingsvoorstel heeft geopend. Door middel van het tabblad Vergelijken kunt u heel eenvoudig uw oorspronkelijke Novak artikel of de één na laatste Novak update vergelijken met het wijzigingsvoorstel uit deze update. Op deze wijze ziet u wat er in de standaard is gewijzigd en kunt u zelf bepalen of u deze wijzigingen wenst over te nemen in uw eigen kantoorspecifieke artikel (Zie onderstaande schermafbeelding). Klik vervolgens op de knop Vergelijk met content provider (Zie bovenstaande schermafbeelding). Let op: indien u in de afgelopen periode minder dan twee updates op dit artikel heeft ontvangen, krijgt u een melding dat de vergelijking niet mogelijk is. U selecteert dan aan de linkerzijde de één na laatste versie die u van Novak heeft ontvangen ( Revisies ) en aan de rechterzijde het wijzigingsvoorstel ( Wijzigingsvoorstellen ) met de meest recente update. Indient u de tekst wilt overnemen uit het wijzigingsvoorstel, gaat u hiervoor terug naar de tab Wijzigingsvoorstellen en selecteert u uit het wijzigingsvoorstel de gewenste tekst. Doordat de verschillen in dit wijzigingsvoorstel in groen en rood worden weergegeven, kan het lastig zijn om de juiste tekst te selecteren. Klik op de knop Vergelijken boven het wijzigingsvoorstel, om alleen de meest actuele tekst in het wijzigingsvoorstel te zien (Zie onderstaande schermafbeelding). Selecteer de gewenste tekst en kopieer deze door met uw muis voor de te selecteren tekst te gaan staan, de linker muisknop ingedrukt te houden en uw muis naar het einde van de te kopiëren tekst te slepen. Vervolgens laat u de linker muisknop los en klikt u op de rechtermuisknop. Kies in dit menu voor Kopiëren. Vervolgens klikt u met uw linker muisknop in uw actieve kwaliteitshandboek aan de linkerzijde op de plek waar u de gekopieerde tekst wilt plakken. Kies in de menubalk van het tekstvlak waar u uw muiscursor heeft neergezet voor het icoontje Plakken als platte tekst. (Zie onderstaande schermafbeelding). 17

18 Het spreekt voor zich dat u de bestaande tekst (eerst) moet verwijderen of overschrijven om ervoor te zorgen dat de oude teksten niet blijven staan. Zodra op deze wijze een wijzigingsvoorstel is afgewerkt, dient het wijzigingsvoorstel uit de lijst met wijzigingsvoorstellen te worden gehaald. Dit doet u door op Ja te klikken bij Verwerkt zoals op onderstaande schermafbeelding weergegeven: Afhankelijk van uw Scienta-licentie kan hier in plaats van bovenstaande weergave, onderstaande weergave beschikbaar zijn: In dat geval kiest u voor één van onderstaande mogelijkheden en klikt u vervolgens op toepassen: Om het artikel af te sluiten, kiest u voor Sluit editor, rechtsboven het scherm zoals op onderstaande schermafbeelding weergegeven. Vervolgens kiest u voor Alle wijzigingen opslaan zoals op onderstaande schermafbeelding weergegeven. 18

19 Op deze wijze verwerkt u de wijzigingsvoorstellen in de kantoorspecifiek gemaakte artikelen. Methode B: Verwerking in niet kantoorspecifiek gemaakte artikelen Indien u een artikel (instructie of model) (nog) niet specifiek heeft gemaakt, kunt u de inhoud van het wijzigingsvoorstel direct in zijn totaliteit accepteren door op de knop Accepteer dit wijzigingsvoorstel te klikken. Zie onderstaande schermafbeelding. Hiermee kopieert u de gehele inhoud van het wijzigingsvoorstel ineens naar uw artikel. Alle voorstellen wegwerken Herhaal deze stappen totdat alle wijzigingsvoorstellen zijn weggewerkt. Om het artikel af te sluiten, kiest u voor Sluit editor, rechtsboven het scherm zoals op onderstaande schermafbeelding weergegeven. Vervolgens kiest u voor Alle wijzigingen opslaan zoals op onderstaande schermafbeelding weergegeven. Op deze wijze verwerkt u de wijzigingsvoorstellen in niet-kantoorspecifiek gemaakte artikelen. 19

20 Let op: indien u diverse artikelen heeft waarvan u weet dat deze niet kantoorspecifiek zijn gemaakt, kunt u wijzigingsvoorstellen op deze artikelen automatisch verwerken. Selecteer hiervoor in het overzicht met wijzigingsvoorstellen links onderin de herkomst van het artikel. Dit moet zijn Wijzigingsvoorstel van Content Provider. Zie de schermafbeelding hieronder. Vink vervolgens de wijzigingsvoorstellen aan die automatisch geïmplementeerd kunnen worden. Hiermee wordt de inhoud van de huidige artikelen overschreven met de inhoud van het wijzigingsvoorstel en kies voor Implementeer wijzigingsvoorstellen zoals op onderstaande schermafbeelding weergegeven. Vervolgens worden de geselecteerde wijzigingsvoorstellen automatisch geïmplementeerd (handig bijvoorbeeld bij het updaten van modellen uit de HRA in de modellenbibliotheek die in principe standaard worden gelaten). 20

21 Stap 6: Beoordelen en activeren nieuwe artikelen Als laatste stapt dienen de artikelen te worden beoordeeld die nieuw zijn opgenomen. Hieronder is een overzicht met nieuwe artikelen opgenomen: Deel Hoofdstuk/Sectie Subsectie Artikel kwaliteitshandboek Kantoor Compliance - Instructie persoonsgegevens Kantoor Cliëntbeheer en - acceptatie - Instructie corruptierisico s Modellenbibliotheek Kantoorvoering Kwaliteitsborging en - bewaking Model bewerkersovereenko mst cliënt (verantwoordelijke) accountant (bewerker) binnen EER Modellenbibliotheek Uitvoering overige Administratieve Werkprogramma Modellenbibliotheek opdrachten Uitvoering overige opdrachten dienstverlening Administratieve dienstverlening tussentijds ADV Model opdrachtbevestiging aangifte plus opdracht De hiervoor beschreven nieuwe artikelen dienen te worden beoordeeld, zo nodig kantoorspecifiek te worden gemaakt en vervolgens te worden gepubliceerd zodat medewerkers erover kunnen beschikken. Het publiceren werkt als volgt. Open het desbetreffende hoofdstuk. Achter de artikelnaam staat een kolom met groene vinken, Pub. Dit betekent: publicatie. Artikelen die gedepubliceerd zijn (en dus niet in gebruik door het kantoor), hebben een rood kruis, artikelen die gepubliceerd zijn (en daarmee in gebruik zijn bij het kantoor), hebben een groene vink. Klik op het rode kruis om artikelen te publiceren. Zie onderstaande schermafbeelding. Meerdere artikelen ineens publiceren? Plaats een vink in het vlakje voor de desbetreffende artikelen, en klik vervolgens boven de tabel op Publiceren. Zie de schermafbeelding op de volgende pagina. 21

22 Tip: depubliceer artikelen in het kwaliteitshandboek of de modellenbibliotheek die niet van toepassing zijn op het kantoor, dit is essentieel in het kader van de periodieke kwaliteitstoetsing vanuit de beroepsorganisatie. Na afronding van deze laatste stap, is de update verwerkt. 22

23 Bijlage: inhoudsopgave Novak Kwaliteitshandboek deel Kantoor / Kantoor (klein, Administratieve dienstverlening, Samenstellingsopdrachten en Modellenbibliotheek Versiedatum: 23 september 2016 Deel Kantoor Inleiding Inleiding Bronnen Kantooropzet Procedure kantooropzet Instructie overlegstructuur Instructie verzekeringen Procedure strategie en risicomanagement Instructie kantoorplan Procedure financieel beleid Instructie pensioenadvisering en vergunningplicht (Wft) Instructie inschakelen overige deskundigen Kantoorregelingen Procedure planning en voortgangsbewaking Instructie archivering Instructie bewaartermijnen Instructie tekeningsbevoegdheid Procedure urenverantwoording Procedure debiteurenbeheer Instructie telefoon Instructie correspondentie Procedure vakliteratuur Procedure overige huishoudelijke zaken Instructie besprekingsverslagen Kantoorautomatisering Instructie ICT Instructie elektronische communicatie Instructie disclaimer Instructie cloud computing Instructie beheersingsmaatregelen betrouwbaarheid ICT Procedure website Kwaliteitsbeleid Instructie kwaliteit: meten en verbeteren Instructie gedragscode Voorbeeld gedragscode Instructie onafhankelijkheid Instructie geheimhouding Procedure cliënttevredenheidsonderzoek 23

24 Procedure toetsing vaktechnische kwaliteit op kantoorniveau Instructie behandelen van verbetermogelijkheden Procedure medewerkers Procedure voorschriften PE Kruistabel oriëntatievragenlijst Novak Kwaliteitshandboek Kruistabel oriëntatievragenlijst Raad voor Toezicht Novak Kwaliteitshandboek Kruistabel maatregelen In het Publiek belang - Novak Kwaliteitshandboek (alleen bij een abonnement (ook) op het deel Controleopdrachten) Compliance Instructie compliance Actuele regelgeving compliance officer Instructie communicatieplicht en meldingsplicht voor Wta vergunninghouders Procedure klachten en incidenten Instructie vastleggingen compliance Instructie melding ongebruikelijke transacties (Wwft) Instructie persoonsgegevens Instructie meldplicht datalekken (Wbp) Procedure boekenonderzoek Belastingdienst Instructie onderzoek FIOD Cliëntbeheer en -acceptatie Procedure relatiebeheer Instructie cliëntdossier Instructie kennismaking en uitbrengen offertes Instructie risicoprofiel cliënt en beoordeling integriteit Instructie corruptierisico's (alleen bij een abonnement (ook) op het deel Controleopdrachten) 24

25 Deel Kantoor (klein) Starten (met het kwaliteitshandboek) Inleiding Startend accountantskantoor Overzicht artikelen startend accountantskantoor Instructie type opdrachten Startersbrochure NBA: Mijn accountantspraktijk Voorwoord Oriëntatiefase Vereisten op kantoor/organisatieniveau Vereisten opdrachtuitvoering en dossiervorming Kwaliteitsbewaking Hulpmiddelen bij de praktijkuitoefening Bijlage: Schema regelgeving openbaar accountantsuitoefening Inleiding Inleiding, inhoud en beheer Bronnen Kantooropzet Kantooropzet Verzekeringen en waarneming Pensioenadvisering en vergunningplicht (Wft) Inschakelen overige deskundigen Kantoorregelingen Archivering Bewaartermijnen Tekeningsbevoegdheid Urenverantwoording Debiteurenbeheer Telefoon Correspondentie Overige huishoudelijke zaken Besprekingsverslagen Kantoorautomatisering ICT Elektronische communicatie Disclaimer Cloud computing Beheersingsmaatregelen betrouwbaarheid ICT Website Kwaliteitsbeleid Kwaliteitsbeleid Objectiviteit Geheimhouding Instructie klachten- en klokkenluidersregeling 25

26 Medewerkers Voorschriften PE Toetsing vaktechnische kwaliteit op kantoorniveau Kruistabel oriëntatievragenlijst Raad voor Toezicht - Novak Kwaliteitshandboek Kruistabel oriëntatievragenlijst aan assurance verwante opdrachten - kwaliteitshandboek deel 'Kantoor (klein)' en deel 'SO' Compliance Onderzoek FIOD Boekenonderzoek Belastingdienst Melding ongebruikelijke transacties (Wwft) Instructie persoonsgegevens Meldplicht datalekken (Wbp) Cliëntbeheer en -acceptatie Relatiebeheer Cliëntdossier Kennismaking en uitbrengen offertes Risicoprofiel cliënt en beoordeling integriteit 26

27 Deel Administratieve dienstverlening Inleiding Inleiding Bronnen Kwaliteitsmaatregelen op opdrachtniveau Stappenplan ADV Instructie dossiervorming Opdrachtaanvaarding en -continuatie Instructie opdrachtaanvaarding Instructie opdrachtcontinuatie Instructie opdrachtbeëindiging Opdrachtplanning Instructie planning Uitvoering Instructie uitvoering Overzicht werkprogramma's ADV Afronding en bespreking Instructie afrondende werkzaamheden 27

28 Deel Samenstellingsopdrachten Inleiding Inleiding Bronnen Kwaliteitsmaatregelen op opdrachtniveau Instructie kwaliteitsbeleid Instructie samenstellingsopdracht Stappenplan samenstellingsopdracht Procedure toetsing vaktechnische kwaliteit op opdrachtniveau Instructie dossiervorming Instructie consultatie Kruistabellen Standaarden - Novak Kwaliteitshandboek deel 'SO' Kruistabel NV COS 4410 (Samenstellingsopdrachten) Opdrachtaanvaarding en -continuatie Instructie opdrachtaanvaarding Instructie opdrachtverandering Instructie opdrachtcontinuatie Procedure opdrachtbeëindiging Opdrachtplanning Instructie planning Instructie inzicht in de entiteit Instructie materialiteit bij samenstellingsopdrachten Instructie fraude-indicaties en opvolging Uitvoering Instructie uitvoering werkzaamheden Instructie discontinuïteit van de onderneming Afronding en bespreking Instructie afrondende werkzaamheden Procedure toezending en bespreking concept jaarrekening Instructie erkenning van de cliënt Rapportering Instructie opstellen jaarrekening en rapportering Instructie gebruik en verspreiding jaarrekening Instructie datering jaarrekening en ondertekening Instructie notulen van de Algemene Vergadering Instructie publicatie jaarrekening 28

29 Modellenbibliotheek Inleiding Inleiding Kantoorvoering Kantooropzet Model algemene voorwaarden NBA Model brief introductie nieuwe Algemene Voorwaarden Model waarnemingsovereenkomst (enkelvoudige waarneming) Model waarnemingsovereenkomst (wederzijdse waarneming) Debiteurenbeheer Modelbrief betalingsherinnering Modellen voor aanmaningen Voorbeeld brief werkstop Onafhankelijkheid, objectiviteit en geheimhouding Modelverklaring objectiviteit (onafhankelijkheid) en betrokkenheid bij incidenten (alleen deel Kantoor) Modelverklaring objectiviteit en integriteit (alleen deel Kantoor (klein)) Model geheimhoudingsverklaring externen Kwaliteitsborging en -bewaking Voorbeeld klachten en meldingsregeling (alleen deel Kantoor) Model klachten- en meldingsregeling (Optioneel) (alleen deel Kantoor (klein)) Checklist kwaliteitsreview SO Checklist kwaliteitsreview BO Checklist opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling BO Model overeenkomst externe compliance officer Voorbeeld werkprogramma compliance officer Voorbeeld compliance plan Model bevestigingsbrief (mede-) beleidsbepalers Model vastleggingen compliance Model vastlegging datalekken Model bewerkersovereenkomst cliënt (verantwoordelijke) accountant (bewerker) binnen EER Voorbeeld dossier compliance officer Cliëntbeheer en -acceptatie Personeel Model bespreekpunten oriëntatie nieuwe cliënt Voorbeeld offerte SO Model risicoprofiel cliëntacceptatie en beoordeling integriteit cliënt Functies en beoordelen Model beoordelingsformulier medewerkers Uitvoering accountantsopdrachten Opdrachtaanvaarding en -continuatie Model plegen collegiaal overleg Checklist opdrachtaanvaarding SO 29

30 Checklist opdrachtaanvaarding assurance-opdracht Checklist onafhankelijkheid op opdrachtniveau assurance-opdracht Checklist samenloop assurance- en overige dienstverlening assurance-opdracht Model controleprogramma beoordeling dossier voorgaande accountant Checklist opdrachtcontinuatie SO Checklist opdrachtcontinuatie assurance-opdracht Model brief beantwoording verzoek collegiaal overleg Opdrachtplanning (en risicoanalyse) Model vastlegging inzicht in de entiteit en haar omgeving Model vastlegging inzicht in de entiteit assurance-opdracht Overzicht materiële posten, processen en werkzaamheden assurance-opdracht Model formulier bepaling materialiteit assurance-opdracht Model urenbegroting SO Model urenbegroting BO Model planningschecklist SO Model beoordelingsplan BO Model controleplan en memorandum voor bijzondere assurance-opdrachten Uitvoering Werkprogramma SO Werkprogramma BO Controleprogramma opgave verzekerd belang Controleprogramma bij een declaratie voor een subsidie Model afsluitend sectiememorandum per jaarrekeningpost BO Werkprogramma consolidatie SO Werkprogramma consolidatie assurance-opdracht Werkprogramma discontinuïteit van de onderneming SO Werkprogramma discontinuïteit van de onderneming assurance-opdracht Model formulier evaluatie niet gecorrigeerde afwijkingen assurance-opdracht Model eindejaars-topmemo BO Afronding en bespreking Model dossierafrondingschecklist SO Model dossierafrondingschecklist assurance-opdracht Model brief toezending concept jaarrekening SO Model bespreekpunten concept jaarrekening bespreking SO Werkprogramma gebeurtenissen na de einddatum van de verslagperiode SO Werkprogramma gebeurtenissen na de einddatum van de verslagperiode assuranceopdracht Rapportering Model rapportgeleideformulier SO Model brief toezending definitief rapport SO Model brief toezending definitief rapport BO Model brief toezending publicatiestukken aan cliënt SO Model brief aanbieding Kamer van Koophandel SO Uitvoering overige opdrachten Administratieve dienstverlening Checklist opdrachtaanvaarding ADV Model opdrachtbevestiging ADV Checklist opdrachtcontinuatie ADV 30

31 Model planningschecklist ADV Model urenbegroting ADV Model stamformulier ADV Werkprogramma tussentijds ADV Werkprogramma tussentijdse rapportages Werkprogramma eindejaars ADV (uitgebreid) Werkprogramma eindejaars ADV (klein) Werkprogramma eindejaars ADV (beheer) Werkprogramma eindejaars ADV (ZZP) Werkprogramma eindejaars ADV stichting/vereniging Model dossierafrondingschecklist ADV Model overdrachtsdocument ADV - Samenstellingsopdracht Salarisadministratie Model opdrachtbevestiging salarisadministratie Voorbeeld salarisgegevens werkgever Voorbeeld permanente gegevens werkgever Checklist beëindiging werkgever Voorbeeld gegevens werknemer Voorbeeld ziekmeldingen Checklist werknemer uit dienst Voorbeeld urenstaat 31