Handleiding gebruik platform. BeExcellent HANDLEIDING GEBRUIK PLATFORM BEEXCELLENT

Transcriptie

1 Handleiding gebruik platform HANDLEIDING GEBRUIK PLATFORM BEEXCELLENT Handleiding gebruik platform 13

2 14 Handleiding gebruik platform Wat is 1. Wat is? is de onlineomgeving van het IAB die beschikbaar is via de domeinnaam beexcellent.be. Het IAB (moederomgeving) biedt aan al zijn leden toegang tot deze onlineomgeving via een eigen beveiligde URL (dochteromgeving) in het kader van hun kantoor. Deze URL bestaat uit een afkorting van de kantoornaam, gevolgd door de domeinnaam beexcellent.be (bijvoorbeeld: omvat het softwarepakket (= programma) Scienta. Dit pakket bestaat uit twee delen: de portal en het beheer. De portal is het beginscherm van uw -omgeving en is alleen toegankelijk voor de gebruikers binnen uw kantoor door middel van een gebruikersnaam en wachtwoord. De portal is voor de medewerkers. Zij kunnen de artikels lezen en wijzigingsvoorstellen indienen. Het beheer is bedoeld voor de persoon die binnen het kantoor verantwoordelijk is voor de -omgeving. De beheerder verwerkt regelmatig de wijzigingsvoorstellen van het IAB en van medewerkers en blijft altijd eindverantwoordelijk voor de inhoud van de handboeken binnen de organisatie. Verschillende versies Scienta bestaat in drie verschillende versies: Start, Business en Premium. Het doel van deze korte handleiding is u snel kennis te laten maken met alle functionaliteiten van Scienta Start die u wordt aangeboden door het IAB in het kader van uw kantoor. In uw eigen -omgeving komt u via het vraagteken rechtsboven terecht in de algemene handleiding van Scienta. Deze algemene handleiding is toegankelijk voor alle Scienta-gebruikers, dus niet alleen voor IAB-kantoren. Vandaar dat niet alle informatie van toepassing is op het IAB. Niettemin raden wij u aan om regelmatig de handleiding te raadplegen aangezien die in detail weergeeft hoe u de functionaliteiten van Scienta Start optimaal kunt benutten. Bij een Startlicentie kunt u één beheerder en zeven gebruikers aanmaken. Bij een Startlicentie is het niet mogelijk om eigen handboeken, hoofdstukken en een onbeperkt aantal artikelen aan te maken. Bij een Startlicentie is het niet mogelijk om een handboek ineens te printen. Dit dient per artikel te gebeuren. In een Startlicentie is het niet mogelijk om stroomdiagrammen aan te maken. U kunt de stroomdiagrammen van het IAB wel wijzigen. In een Startlicentie is het niet mogelijk om tags aan te maken.

3 Voor vragen over Scienta kunt u contact opnemen met de helpdesk. De helpdesk is bereikbaar via het telefoonnummer of via helpdesk@beexcellent.be Wat is Scienta? Scienta is het onlinepakket voor het opzetten, publiceren en beheren van alle soorten handboeken. Het is zo ontwikkeld dat iedereen er snel en heel gemakkelijk mee kan werken. Met drie klikken heeft u elk artikel beschikbaar en bijhouden gaat bijna vanzelf. Mede door de krachtige Scienta Editor met de vertrouwde Word look & feel. Wat zijn handboeken? Handboeken zijn een verzameling documenten, zoals procesbeschrijvingen, werkinstructies of protocollen die samen het handelen van uw organisatie beschrijven. Een handboek is eigenlijk een blauwdruk van uw organisatie, waarin antwoord wordt gegeven op vragen als: Hoe doen we bepaalde dingen?, Wie doet bepaalde dingen? en Wat doen we als bepaalde dingen niet gaan zoals het hoort?. 15 Handleiding gebruik platform Wat is Een handboek is een document dat de uniformiteit en kwaliteit van handelen waarborgt in uw organisatie. Het is een document waarbij een eenduidige richting wordt beschreven, een document dat zelfreflectie biedt en een document dat voor een professionele uitstraling zorgt, zowel intern als naar de klant en naar de auditor. Handboeken zorgen voor stabiliteit en overzicht en helpen medewerkers snel informatie terug te vinden als ze er even niet uitkomen. Waarom gebruikmaken van Scienta? Scienta maakt uw gegevens (procedures, werkinstructies, checklists etc.) makkelijk toegankelijk voor iedereen binnen uw organisatie. De handboeken bestaan uit verschillende hoofdstukken en artikelen. Doordat het actualiseren van artikelen via Scienta volledig digitaal verloopt, gaat het verwerken van wijzigingen en updates beter en sneller. Medewerkers krijgen automatisch een melding wanneer artikelen zijn gewijzigd. Alle versies, verschillen en wijzigingen worden automatisch aangegeven en opgeslagen. Verschillende rechten Afhankelijk van een gebruikersnaam en wachtwoord heeft een gebruiker bepaalde rechten. Zo kan alleen de beheerder artikelen wijzigen, terwijl medewerkers een voorstel tot wijziging kunnen doen. Wijzigingen Een unieke functie van Scienta maakt het beheren van wijzigingen eenvoudiger. Wijzigingen in de handboeken voor uw organisatie kunnen op drie manieren plaatsvinden: De beheerder van het kantoor heeft de mogelijkheid om de handboeken te wijzigen.

4 16 Handleiding gebruik platform Eerste registratie van uw kantoor Medewerkers van het kantoor kunnen ook wijzigingen voorstellen. De beheerder moet de wijziging eerst goedkeuren. Wijzigingen van het IAB ontvangt u als wijzigingsvoorstellen. Indien de beheerder niet regelmatig de wijzigingsvoorstellen van het IAB en medewerkers verwerkt, veranderen de handboeken niet! De beheerder blijft altijd eindverantwoordelijk voor de inhoud van de handboeken binnen de organisatie. 2. Eerste registratie van uw kantoor Voordat u kunt gebruikmaken van Scienta binnen uw kantoor, dient u eenmalig de -omgeving te activeren. Hieronder vindt u de instructies. Open uw internetbrowser en typ in uw adresbalk de URL van uw omgeving. U kunt eventueel eerst de handleiding lezen door op de button Scienta help openen te klikken. Vul bij Algemeen de volgende gegevens in: Kantoornaam Licentiecode Vul bij Scienta beheerder de volgende gegevens in: Naam Gebruikersnaam adres Wachtwoord Handboekabonnementen Het selectievakje Handboeken nu ophalen staat standaard aangevinkt. Uw handboeken worden na de registratieprocedure direct in uw omgeving toegevoegd. Let op: wanneer u de komende tijd niet met uw handboeken aan de slag gaat, adviseren wij u om de handboeken op een later tijdstip op te halen. Vink het selectievakje Handboeken nu ophalen dan uit.

5 Licentieovereenkomst Lees de algemene voorwaarden. Vink het selectievakje Voorwaarden accepteren aan. Heeft u alle gegevens correct ingevuld, klik dan rechtsboven op de button Registratie voltooien. U ontvangt een waarin gemeld wordt dat uw registratie voltooid is. Uw Scienta-omgeving is na de registratie actief en wordt automatisch geopend. 3. Snel aan de slag 17 Handleiding gebruik platform Snel aan de slag + Instructies voor de beheerder U heeft uw omgeving geregistreerd, maar hoe moet u nu beginnen? Wij hebben de belangrijkste stappen voor u op een rij gezet, zodat u meteen kennismaakt met de belangrijkste functies van Scienta Start. Voordat u begint is het belangrijk om te weten dat er een verschil is tussen de Portal en het Beheer. 4. Instructies voor de beheerder 1) Haal eerst de handboeken op die het IAB u aanbiedt Ga naar Beheer/Abonnementen en klik op de button Beschikbare content updates. Klik vervolgens op de button Updates verwerken. De handboeken zijn nu toegevoegd in uw -omgeving. U kunt nu de artikelen in de handboeken aanpassen aan uw kantoorsituatie. 2) Voeg een gebruiker toe aan uw -omgeving 1 Ga naar: Beheer/Instellingen 2 U bent nu in het gebruikersoverzicht 3 Klik op de button Nieuw 4 Vul bij Naam de voor- en achternaam van de gebruiker in 5 Vul een Gebruikersnaam in van minimaal vijf tekens 6 Vul het adres van de gebruiker in

6 18 Handleiding gebruik platform Instructies voor de beheerder 7 Vink Ontvang aan. De gebruiker ontvangt berichten van Scienta en eventueel de content provider(s). 8 Vink Geactiveerd aan. De gebruiker is nu geactiveerd en kan inloggen. 9 Vul een Wachtwoord in. Kies hier voor een veilig wachtwoord, wat uit minstens zes tekens bestaat en zowel getallen als kleine- en hoofdletters bevat. 10 Klik op selecteer Gekoppelde groepen en voeg de groep toe waarin u de gebruiker wenst toe te voegen. 11 Klik op de button Opslaan 12 De gebruiker ontvangt een met daarin zijn/haar gebruikersnaam en wachtwoord. 3) Maak een nieuw artikel aan Ga naar Beheer/Handboeken U komt nu in het Handboekenbeheer Ga met uw muis achter het handboek of hoofdstuk staan waarin u het artikel wilt toevoegen Klik op de button Nieuw, die nu verschijnt Klik op Nieuw artikel toevoegen De Scienta Editor opent zich nu U kunt bovenaan een titel invullen en meteen beginnen met schrijven van het artikel Klik op de button Opslaan 4) Bewerk een bestaand artikel Een bestaand artikel bewerken werkt als volgt: Ga naar Beheer/Handboeken U komt nu in het Handboekenbeheer Klik op het artikel dat u wilt bewerken De Scienta Editor opent zich nu Pas de tekst en/of instellingen aan Klik op de button Opslaan

7 Wanneer u aan de Scienta-gebruikers wilt bekendmaken dat het artikel bewerkt is, klikt u naast de button opslaan op het Pijltje en vervolgens op Opslaan en notificatie versturen. Selecteer ontvangers, typ een bericht en klik vervolgens op de button Versturen. 5. Instructies voor de gebruiker Uitleg menu linkerzijde Aan de linkerzijde ziet u een menu met alle handboeken die in uw -omgeving staan. Elk handboek heeft een eigen kleur en afkorting. 19 Handleiding gebruik platform Instructies voor de gebruiker Werking menu Wanneer u op een handboek klikt, dan ziet u dat het menu over het dashboard heen uitklapt. Wanneer u op de button met de drie streepjes klikt, dan ziet u dat het dashboard opschuift en de complete namen van de handboeken zichtbaar worden. Als het menu uitgeklapt is, dan ziet u alle hoofdstukken en artikels die in een handboek aanwezig zijn. U kunt de verschillende onderdelen van het menu weer inklappen door bovenin op het pijltje naast de titel van het hoofdstuk te klikken. De desbetreffende rij wordt dan weer ingeklapt. Door op de button met de drie streepjes te klikken, kunt u het menu altijd weer helemaal inklappen. Mijn Scienta In het handboekenmenu ziet u helemaal bovenaan een boek met een boekenlegger eroverheen. Hiermee kunt u Mijn Scienta openen. Dit is uw persoonlijke handboek waarin al uw favoriete artikelen staan. Verschillende iconen In het menu komen verschillende soorten iconen voor. Elk handboek heeft een kleur en een afkorting. De hoofdstukken hebben een mapje als icoon. De artikelen

8 20 Handleiding gebruik platform Instructies voor de gebruiker hebben ook verschillende iconen. Het icoon van een tekstbestand is een A4 tje met een aantal streepjes, van een stroomdiagram een ministroomdiagram en van een bestand een A4 tje met een omgeslagen rechterhoekje. Aanmelden Wanneer er meer dan drie lagen in een handboek aanwezig zijn, klapt de eerste laag weer in. Door op het Scienta-logo te klikken, keert u altijd weer terug naar het dashboard. 1 Ga naar uw Scienta-omgeving. 2 Klik rechtsboven op de button Aanmelden. 3 Vul uw Gebruikersnaam in. 4 Vul uw Wachtwoord in. 5 Plaats eventueel een vinkje bij Login onthouden. 6 Klik op de button Aanmelden. U kunt een vinkje zetten bij Login onthouden. U hoeft dan niet iedere keer wanneer u Scienta benadert uw gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen. Gebruik de mogelijkheid Login onthouden alleen in een veilige omgeving, zoals binnen uw organisatie. Uw wachtwoord is hoofdlettergevoelig. Mocht uw wachtwoord niet werken, dan heeft u wellicht een spatie mee gekopieerd. Afmelden 1 Klik rechtsboven op het icoon met de Persoon. 2 Klik op Afmelden. Het is verstandig om uzelf altijd af te melden als u op een computer werkt die niet van uzelf is.

9 Wachtwoord vergeten Volg de onderstaande stappen wanneer u uw wachtwoord vergeten bent. Let op! U ontvangt twee s. De eerste bevat een link om uw gegevens opnieuw op te vragen. De tweede bevat de gegevens om te kunnen inloggen. Nieuw wachtwoord opvragen 1 Ga naar uw Scienta-omgeving. 2 Klik rechtsboven op de button Aanmelden. 3 Klik op de link Nieuw wachtwoord aanvragen. 4 Vul uw adres in. 21 Handleiding gebruik platform Instructies voor de gebruiker 5 Klik op de button Verzenden. 6 U ontvangt een met daarin een link om uw wachtwoord op te vragen. 7 Klik op de link in de . 8 U ontvangt direct een met uw gebruikersnaam en nieuwe wachtwoord. 9 Ga naar uw Scienta-omgeving. 10 Meld u aan met de gegevens uit de . Als u de URL van uw Scienta-omgeving niet meer weet, kunt u deze vinden in de registratie van Scienta. Mocht u deze niet meer hebben, dan kunt u contact opnemen met de helpdesk van Scienta. Uw beheerder kan eventueel ook uw wachtwoord aanpassen. Uitleg bovenkant Bovenin ziet u een menubalk met verschillende buttons. Wat houden deze verschillende onderdelen in? Dashboard Door op de button Dashboard te klikken, kunt u op elk moment weer terugkeren naar het dashboard.

10 22 Handleiding gebruik platform Instructies voor de gebruiker Inhoudsopgave Wanneer u op de button Inhoudsopgave klikt, dan ziet u een lijst met de inhoudsopgave van alle handboeken. Via de inhoudsopgave kunt u elk artikel openen. Wijzigingsvoorstellen Als u op de button Wijzigingsvoorstellen klikt, dan ziet u een lijst met wijzigingsvoorstellen die u heeft ingediend. U ziet op welke datum het wijzigingsvoorstel is ingediend en wat de status is. Zoeken Met deze functie kunt u gemakkelijk zoeken binnen de handboeken. Voor meer informatie over zoeken, lees ook het artikel Uitleg zoeken in de algemene handleiding van Scienta. Aanmelden Wanneer u op de button De Persoon klikt, kunt u zien dat u aangemeld bent. U kunt uw inloggegevens bewerken en uzelf afmelden. Voor meer informatie hierover lees het hoofdstuk Mijn account in de algemene handleiding van Scienta. Beheer Deze button is alleen zichtbaar wanneer u over de rechten van beheerder beschikt. In de beheeromgeving kunt u artikels bewerken, updates verwerken, gebruikers toevoegen en alle overige werkzaamheden verrichten die met het beheren van Scienta te maken hebben. Wat is een wijzigingsvoorstel? Gebruikers kunnen bij de beheerder een voorstel doen om een artikel te wijzigen (wijzigingsvoorstellen indienen) en hierdoor op eenvoudige wijze bijdragen aan (de verdere ontwikkeling van) de handboeken. Een wijzigingsvoorstel wordt niet direct gepubliceerd, maar wordt eerst voorgelegd aan de beheerder. De beheerder bepaalt vervolgens of het artikel: wordt goedgekeurd zoals ingediend. verder aangepast dient te worden. wordt afgekeurd zoals ingediend. Een wijzigingsvoorstel indienen Om een wijzigingsvoorstel te maken, moet u aangemeld zijn met uw gebruikersnaam en wachtwoord.

11 1 Ga naar het Artikel dat u wilt wijzigen. 2 Klik bovenaan het artikel op de button Wijzigingsvoorstel aanmaken. 3 U kunt het artikel nu bewerken. 4 U kunt eventueel een opmerking toevoegen. 5 Klik op de button Opsturen naar beheerder. 6 De Scienta Editor wordt nu afgesloten. Het is mogelijk om commentaar toe te voegen, zodat u een toelichting kunt geven op uw wijzigingsvoorstel. Klik hiervoor naast de button Opslaan op het Pijltje en kies voor Voeg commentaar toe en opslaan. U kunt dit ook doen op het moment dat u het wijzigingsvoorstel opstuurt naar de beheerder. Dan krijgt u automatisch het veld Opmerkingen te zien, waar u eventueel commentaar kunt toevoegen. 23 Handleiding gebruik platform Instructies voor de gebruiker De opmerkingen die u toevoegt, worden weergegeven in de geschiedenislijn van het wijzigingsvoorstel. Wanneer u een wijzigingsvoorstel heeft aangemaakt en wilt opsturen naar de beheerder, klikt u op Mijn wijzigingsvoorstellen en klikt u op de titel om het wijzigingsvoorstel te openen. Een wijzigingsvoorstel overschrijft niet het bestaande artikel. Het wijzigingsvoorstel wordt altijd eerst opgestuurd naar de beheerder van het handboek. Zoekfunctie De krachtige zoekfunctie maakt het mogelijk informatie binnen de handboeken, hoofdstukken en artikels op een eenvoudige wijze snel te vinden. 1 Ga naar: uw Scienta-omgeving. 2 Vul in het Zoekvenster de woorden waarop u wilt zoeken. 3 Druk op Enter of het symbool Vergrootglas. 4 U krijgt een overzicht met de resultaten van uw zoekopdracht. 5 Open het gewenste artikel. Haal meer uit uw zoekresultaten U kunt gebruikmaken van de filters Zoektermen, Handboeken en Type artikel om de resultaten te verfijnen.

12 24 Handleiding gebruik platform Instructies voor de gebruiker U kunt binnen de resultaten zoeken door in het zoekvenster aan de linkerzijde nieuwe zoektermen in te vullen. Bij elk zoekresultaat wordt het handboek en hoofdstuk weergegeven. Door hierop te klikken, ziet u in het menu in één keer de andere artikelen van het desbetreffende handboek/hoofdstuk. U kunt ook geavanceerd zoeken, door in de widget Zoeken op de button Geavanceerd zoeken te klikken. Zo haalt u direct het maximale uit uw zoekresultaten. Wanneer er meerdere artikels als resultaat op uw zoekopdracht worden gevonden, kunt u deze allemaal tegelijk openen door de artikels aan te vinken en links boven op Open selectie te klikken. Tips voor beheerders Stel de beheerder aan van het kantoor en laat die zo snel mogelijk de gebruikers aanmaken in het beheer. Kies de taal die u wenst voor de software via mijn account. Lees het artikel Snel aan de slag. Dit helpt u snel op weg in Scienta. Bekijk de webinar op Verwerk regelmatig de wijzigingsvoorstellen zodat uw handboek up-to-date blijft. Voordat u begint met het verwerken van wijzigingsvoorstellen, controleer eerst of er nog updates openstaan. Dit kunt u dubbel werk besparen. Lees wanneer u een vraag heeft, de lijst met veelgestelde vragen op Het is belangrijk dat u uw schermen altijd op de juiste manier afsluit. Gebruik altijd de buttons die aanwezig zijn (Opslaan, Annuleren en Sluit Scienta Editor) en niet de pijltjes van uw internetbrowser. Zo voorkomt u dat artikelen, categorieën of handboeken geblokkeerd worden. Tips voor gebruikers Kies de taal die u wenst voor de software via mijn account. Voeg de artikelen die u vaak raadpleegt toe aan uw favoriete artikelen. Wanneer u een artikel aan het lezen bent, kunt u onder Meer opties kijken of er Gekoppelde artikelen aanwezig zijn.

13 Lees eerst het handboek met de veelgestelde vragen wanneer u een vraag heeft. Wanneer u een fout in het handboek leest, een artikel niet meer actueel is of u een verbetering in een artikel wilt doorvoeren, kunt u dit aan de beheerder laten weten door een wijzigingsvoorstel aan te maken. Zet de leesmodus aan wanneer u artikelen op een e-reader, smartphone of tablet leest. Gebruik de zoekfunctie om snel de gewenste artikelen te vinden. Is er iets niet helemaal duidelijk? Bel de Helpdesk ( ) of neem contact op via helpdesk@beexcellent.be. 25 Handleiding gebruik platform Instructies voor de gebruiker

14