Huishoudelijk Reglement van de VJF

Transcriptie

1 CYCLUS HERHALEN VZW Vlaamse Judofederatie Huishoudelijk Reglement 2017 Huishoudelijk Reglement van de VJF HOOFDSTUK 3 : DE RADEN ART. 1 : De raad van bestuur. De VZW Vlaamse Judofederatie wordt bestuurd door een raad van bestuur die representatief is voor alle leden-clubs. De leden van de raad van bestuur worden verkozen door de algemene vergadering. De leden van de raad van bestuur hebben toegang tot elke manifestatie, organisatie, commissie of raad behorende tot de VJF. 1.1 Algemeen De raad van bestuur stippelt de visie, de missie en de strategie uit en bepaalt het risicobeheer op voorstel of na advies van de coördinatoren en is belast met het toezicht op het beheer van de VJF. In die hoedanigheid waakt de raad van bestuur onder andere over het risicobeleid, de financiële stabiliteit en de betrekkingen met de subsidiërende instanties, leden-clubs en vergunninghouders. Bestuurders zijn niet-uitvoerend omdat zij de effectieve leiding niet garanderen maar erop toezien. De leidinggevende coördinatoren zijn uitvoerend, omdat ze de effectieve leiding garanderen, de werknemers en ondersteunende activiteiten aansturen. Zij maken als adviserende stem deel uit van de raad van bestuur. 1.2 Samenstelling De raad van bestuur wordt samengesteld overeenkomstig de statuten van de VJF. (zie HOOFDSTUK 4 van de statuten) Een lid dat tussentijds wordt verkozen om een mandaat te voleindigen, treedt uit na het verstrijken van dit mandaat en is automatisch herkiesbaar. De raad van bestuur kan onvolledig worden (minder dan 6 leden). In afwachting van de eerstvolgende algemene vergadering waarop hij wordt aangeduid, blijft hij nochtans rechtsgeldig fungeren. Bij minder dan zes leden worden de voorzieningen in de statuten gevolgd. Om een continuïteit binnen de werking te waarborgen wordt er een gefaseerd rooster van bestuursfuncties toegepast. Functie/Dossier Voorzitter X Ondervoorzitter Secretaris-generaal Financieel beheerder X Dossier recreatieve sportbeoefening en jeugdwerking Dossier wedstrijdsportontwikkeling Pagina : 1 / 11

2 Dossier topsport Dossier sportspecifieke ontwikkeling Dossier kwaliteitszorg Dossier pers en communicatie, marketing en promotie Dossier eterne relaties & sponsoring X Dossier vrijwilligers- en personeelsbeleid Dossier administratieve vereenvoudiging Volgende functies zijn niet combineerbaar met een ander dossierbeheerderschap : Dossierbeheerder recreatieve sportbeoefening en jeugdwerking Dossierbeheerder wedstrijdsportontwikkeling Dossierbeheerder topsport Financieel beheerder De andere functies kunnen eventueel gecombineerd worden. Rangorde van de Bestuurders: Overeenkomstig artikel 14 van de statuten worden de leden van de raad van bestuur verkozen bij eenvoudige meerderheid der aanwezige stemmen op de algemene vergadering. De kandidaten die het vereiste quorum bereiken, zijn verkozen voor zover er nog mandaten te begeven zijn. Is het aantal stemmen dat de verschillende kandidaten die het quorum behaalden gelijk (en onder het beding dat er nog mandaten beschikbaar zijn), dient een tweede stemronde gehouden voor die kandidaten alleen; is het aantal stemmen bij een tweede stembeurt vooralsnog gelijk, dan bepalen de kandidaten met gelijk stemmenaantal in overleg wie de (het) te begeven mandaten (mandaat) zal bekleden. Komen deze kandidaten niet tot overeenstemming, dan bepaalt het lot wie de mandaten of het mandaat zal bekleden Kwalificaties van de bestuurders Een mi van verschillende achtergronden, competenties en bijbehorende profielen zorgt door het aan bod komen van meerdere perspectieven tijdens debatvoering voor de verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming van de raad van bestuur. De raad van bestuur gaat hierbij dan ook actief op zoek naar nieuwe bestuurders en kondigt de open profielen in december van elk kalenderjaar aan via de nieuwsbrief en de website van de Vlaamse Judofederatie vzw. Om een doeltreffend en efficiënt bestuur te zijn worden de bestuurstaken, verantwoordelijkheden, competenties en verwachte achtergrond van zowel de bestuurders als de bestuursfuncties beschreven. Pagina : 2 / 11

3 a) Gewenste eigenschappen van bestuurders Teneinde te kunnen voorzien in een gedifferentieerde (genderverhoudingen, leeftijd en etniciteit), evenwichtige en competente raad van bestuur (principe 12 code goed bestuur) die handelt in het belang van de organisatie dienen bestuurders een maimum van volgende eigenschappen in zich te dragen : Persoonlijke eigenschappen zoals integriteit en verantwoordelijkheidszin, een geïnformeerd oordeelsvermogen, financiële kennis, zelfvertrouwen en hoge standaarden Kernbekwaamheden zoals strategische inzichten omtrent managementbeleid en basiskennis van de wettelijke en decretale verplichtingen van de sportfederatie Toewijding of loyauteit aan de Vlaamse Judofederatie vzw, met inbegrip van het actief bijwonen van de vergaderingen van de raad van bestuur De RvB is van mening dat een kandidaat-bestuurder en surplus op de algemene individuele eigenschappen dient te voldoen aan onderstaande voorwaarden tot voordracht : Voorwaarde Reden 21 jaar zijn Zekere maturiteit bezitten Houder zijn van tenminste 1 e DAN-graad Verzekert een reeds langer functioneren (Sho-dan) binnen de werking van de VJF De Nederlandse taal machtig zijn Optimaal kunnen volgen bestuursvergaderingen Over al zijn burgerlijke en politieke Onberispelijke staat rechten beschikken Voorgedragen worden door een club De federatie staat ten dienste van haar waarbij de kandidaat minstens 2 jaar clubs dus is voordracht vanuit de clubs vergunninghouder is. De voordracht dient een evidentie. ondertekend te worden door ten minste Kleine drempel om bestuurder te worden twee geregistreerde mandatarissen van het bestuur van de club, waaronder de voorzitter, en ook door de kandidaat zelf en moet uiterlijk twee maanden voor de algemene vergadering aangetekend toekomen Samen met zijn curriculum vitae, zal de kandidaat bij zijn kandidatuurstelling meteen kenbaar maken, welke opengestelde functie of dossier zijn voorkeur heeft en zijn visie over de invulling ervan via een uitgeschreven visietekst voorstellen. Elke club kan slechts 1 kandidaat voordragen De RvB inlichten over eventuele nevenfuncties Herverkiesbare bestuurders moeten bij herverkiezing een evaluatie maken van hun werken binnen de RVB en dit toevoegen aan hun nieuwe motivatie voor een komend bestuursmandaat. Profielen op basis van de visie, missie en strategische doelen van de organisatie Tegengaan belangenvermenging Eventuele belangenconflicten in kaart kunnen brengen Aantonen prestaties + verdere motivatie De kandidaat-bestuurder moet zijn kandidatuur toelichten tijdens de AV VJF. Na eventuele verkiezing bereid zijn tot ondertekening van : Gedragscode (zie bijlage 3.1) Kennismaking AV potentieel bestuurder Interne waarden en normen hanteren In kaart brengen mogelijke belangenvermenging Pagina : 3 / 11

4 Registratie belangen bestuurders Eventuele bijkomende gewenste eigenschappen voor specifieke dossiers zullen via bijlage aan dit hoofdstuk omschreven worden. De bijkomende bestuurdersprofielen zullen opgesteld worden op basis van de visie, missie en strategische doelen van de organisatie en ter goedkeuring voorgelegd worden aan de AV Het basisprofiel en de bijkomende functieprofielen worden periodiek en bij het ontstaan van elke vacature geëvalueerd. Elke wijziging wordt opnieuw ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene vergadering. De algemene vergadering wordt tijdig voorafgaand aan de AV waarop de verkiezing plaatsvindt geïnformeerd over de kandidaat-bestuurders (naam, CV, relevante nevenfuncties en//of de beschikbare kandidaat over voldoende tijd beschikt om de functie naar behoren te vervullen. De RvB beslist dat aanstelling van gecoöpteerde leden in gemotiveerde gevallen op korte termijn kan helpen om eventuele hiaten inzake vaardigheid en deskundigheid op te vangen. Gecoöpteerde leden dienen een minderheid te vormen in de raad van bestuur en mogen slechts voor een beperkte periode, die in voorkomend geval zal bepaald worden, worden aangesteld. Na deze periode kunnen gecoöpteerde leden zich eventueel kandidaat stellen voor een bestuursfunctie Onverenigbaarheid lidmaatschap raad van bestuur/belangenconflicten Teneinde de besluitvorming van de organisatie te vrijwaren van beïnvloeding door oneigenlijke belangen, werden de zaken die als onverenigbaar met het lidmaatschap van de raad van bestuur beschouwd opgenomen in de statuten. Onderstaande mogelijkheden van belangenconflicten houden geen uitdrukkelijke onverenigbaarheid met het bestuurderschap in : Clubbestuurder/hoofdtrainer bij één van de aangesloten clubs (Management)functie vervuld hebben binnen de VJF Controlewerkzaamheden uitgevoerd hebben als revisor gedurende de voorbije 3 jaar Personen die een vergoeding krijgen van de VJF. (m.u.v. de onkostenvergoeding als bestuurder) groter dan het maimaal bedrag van de forfaitaire onkostenvergoeding voor vrijwilligers Behalen van eigen doelen (sportief of graad) Etra voeling met clubgebeuren vormt meerwaarde Etra voeling met werking VJF Geen actieve functie meer maar in omgekeerde richting niet mogelijk : De bedrijfsrevisor mag geen enkele revisorale opdracht aanvaarden in een onderneming waar hij gedurende de drie voorafgaande jaren de functie van bestuurder, zaakvoerder, afgevaardigde voor het dagelijks bestuur of lid van het directiecomité bekleedt of heeft bekleed. (Koninklijk Besluit van 10 januari 1994 betreffende de plichten van de bedrijfsrevisoren (B.S. 18 januari 1994) Mits duidelijke voorafgaandelijke afspraken over inhoud, tijdsduur en hoegrootheid vergoeding en goedkeuring RvB Betrokkenheid werking VJF Pagina : 4 / 11

5 Gepercipieerde of daadwerkelijke belangenconflicten worden gemeld in de notulen en bijgehouden in een register. Leden van de raad van bestuur kunnen in beslissingen waarin er sprake is van een belangenconflict niet deelnemen aan de bespreking en de stemming. 1.3 Werking van de raad van bestuur Agenda De raad van bestuur oordeelt dat in functie van de grootte van haar werking 8 vergaderingen, waarvan 1 dagvergadering, aan te bevelen zijn. Oproeping gebeurt door de voorzitter of op verzoek van drie van haar leden. De oproepingsbrief wordt via mail verstuurd. De oproeping dient tenminste acht dagen voor de geplande datum van de vergadering aan alle leden gericht te worden. De raad van bestuur bespreekt jaarlijks de vergaderplanning voor het komende jaar en publiceert deze op de website. Bij dringende gevallen mag van deze oproepingswijze afgeweken worden op voorwaarde dat alle leden verwittigd worden. Het verslag van de vergadering vermeldt dan dat het om een dringende vergadering gaat. Ieder lid van de RvB en iedere leidinggevende coördinator (inclusief afdeling topsport) kan punten op de agenda laten plaatsen. Dit kunnen voorstellen, opmerkingen, vragen, enz. zijn. De aangevraagde punten dienen minstens 1 week voor de geplande vergadering per aan de administratief coördinator gestuurd te worden en bevatten de nodige beschrijving, en eventuele bijlagen zodat iedereen zich terdege kan voorbereiden Procedure bij beslissingen via elektronische weg De voorzitter of zijn vervanger laat via het secretariaat een zenden naar alle leden van de raad van bestuur. Deze beschrijft het voorstel dat ter goedkeuring voorligt en waarom deze procedure gebruikt wordt. De voorzitter of zijn vervanger bepaalt de uiterlijke termijn waarbinnen beslissing van de bestuurders noodzakelijk wordt geacht. Indien geen minimale termijn van 48 uur in acht kan genomen worden wegens de hoogdringendheid van de materie zullen de bestuurders telefonisch verwittigd worden van de verstuurde mail. De leden van de raad van bestuur antwoorden aan allen met hun standpunt : akkoord of niet akkoord. Het voorstel is goedgekeurd van zodra een gewone meerderheid (helft plus 1) van de leden van de raad van bestuur het voorstel goedkeurt. Indien slechts de helft van de raadsleden het voorstel goedkeurt, is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Het voorstel mag dan onmiddellijk uitgevoerd worden. Deze beslissing wordt genotuleerd op de eerstvolgende raad van bestuur. Deze uitzonderlijke procedure geldt bij volgende materie : 1. Het vooraf goedkeuren van uitgaven van meer dan (zie financieel handboek) met uitzondering van de topsportuitgaven die onder de bevoegdheid van de high performance manager vallen. 2. Telkens de voorzitter dit noodzakelijk acht. Pagina : 5 / 11

6 1.3.3 Notulen De beslissingen van de raad van bestuur worden opgenomen in een proces-verbaal, ondertekend door de voorzitter en de secretaris-generaal. Deze notulen worden ingelast in een speciaal register. De aanwezigheidslijst en de volmachten worden gehecht aan de notulen van de vergadering waartoe zij behoren. Het ontwerp van proces-verbaal wordt binnen de 15 werkdagen na de vergadering digitaal verspreid. Elke vraag tot rechtzetting moet schriftelijk worden gericht aan alle collegabestuurders en de administratief coördinator binnen de 5 kalenderdagen volgend op de verspreiding. Taalkundige opmerkingen worden bij noodzaak onmiddellijk aangepast; voor opmerkingen met impact op de werking wordt de procedure beslissingen via elektronische weg gevolgd. De beslissingen van de RvB worden van kracht vanaf de datum van de RvB waarop de desbetreffende beslissing werd genomen tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in het verslag. Een samenvatting van de besluiten van de RvB wordt via de publieke versie van de notulen binnen de 25 kalenderdagen aangevuld op de website Initiatieprogramma voor nieuwe bestuurders Het managementteam zal er samen met de voorzitter voor zorgen dat nieuw benoemde bestuurders een passende introductie krijgen om hun bijdrage tot de raad van bestuur te verzekeren. Elk nieuw lid van de raad van bestuur wordt door de voorzitter van de raad van bestuur uitgenodigd voor een individueel gesprek en wordt door het managementteam gebrieft over de werking van de organisatie. Elk nieuw lid van de raad van bestuur ontvangt een benoemingsbrief waarin wordt beschreven op basis van welk profiel hij/zij werd aangezocht. Daarnaast ontvangt het nieuwe lid een eemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement van de organisatie alsook het meerjarenbeleidsplan en andere relevante documenten. Elke bestuurder ondertekent, in het kader van goed bestuur, bij aanvang van zijn bestuurderschap volgende documenten die als bijlage aan dit hoofdstuk worden toegevoegd : Gedragscode (bijlage ) Registratie belangen bestuurders ( ) Ontvangst benoemingsbrief ( ) Het introductieproces moet de bestuurders helpen om vertrouwd te geraken met hun verantwoordelijkheden als bestuurders en met de grondbeginselen van de Vlaamse Judofederatie vzw, zoals het concept, de organisatiestructuur, de werking en andere sleutelelementen van zijn beleid, zijn strategische plannen, financiële en zakelijke uitdagingen, zijn betekenisvolle financiële, boekhoudkundige en risicobeheersingsuitdagingen, de geldende gedragsregels en zijn management. 1.4 Remuneratiebeleid Alle bestuurders ontvangen per zitting een reële onkostenvergoeding. De onkostenvergoedingen worden enkel uitbetaald indien de bestuurder aanwezig is op de zitting. 1.5 Opvolging en evaluatie De raad van bestuur onderwerpt zijn werking minstens 1/jaar aan een interne evaluatie teneinde na te gaan of het zijn taken en verantwoordelijkheden naar behoren en op efficiënte wijze invult. Pagina : 6 / 11

7 1.6 Bevoegdheid, functies en taken in de raad van bestuur De raad van bestuur is bevoegd voor alle zaken waarover geen verdere bepalingen opgenomen zijn in de statuten. De functies in de raad van bestuur worden ingevuld voor de duur van het mandaat. Op eigen verzoek kan de mandataris eveneens ontslagen worden van zijn functie. De leden van de raad van bestuur kiezen één voorzitter, één ondervoorzitter, één secretaris-generaal en één penningmeester Functie van de voorzitter De voorzitter van de sportfederatie zit de algemene vergaderingen en de bijeenkomsten van de raad van bestuur voor. Als voorzitter doet hij regelmatig genomen beslissingen van de algemene vergadering of van de raad van bestuur uitvoeren. Hij ondertekent alle akten, processen-verbaal, notulen en andere gewichtige stukken met een andere dignitaris, hetzij de secretaris-generaal voor de administratieve stukken, hetzij de penningmeester voor de financiële stukken. Hij ziet toe op de betaling van het personeel, het berekenen van de nodige inhoudingen en maakt deze binnen de door de wet vastgestelde termijnen over aan de bevoegde instanties. Indien hij deze opdracht niet zelf uitvoert, zal hij in overleg met de raad van bestuur een verantwoordelijke aanduiden. De ondervoorzitters - verantwoordelijke dossierbeheerders staan de voorzitter bij in de uitoefening van zijn functies en vervangen hem in geval van afwezigheid. Hij is eveneens verantwoordelijk voor de voorbereiding en de opvolging van de dossiers. Samen met de sporttechnisch coördinator is hij verantwoordelijk voor de organisatie van evenementen en tornooien ingericht door de sportfederatie Functie van de secretaris-generaal De secretaris-generaal is verantwoordelijk voor de goede gang van zaken in verband met de door de wet voorziene publicatiemaatregelen en voor de neerlegging van documenten bij officiële instanties. Hij stelt de verslagen van de algemene vergadering en van de bijeenkomsten van de raad van bestuur op. Dit gebeurt in een speciaal voorzien register der notulen. Hij ziet er tevens op toe dat de verslagen van de reglementaire handtekeningen worden voorzien. In voorkomend geval kan hij de verslagen laten opmaken door het administratief personeel van de sportfederatie. Hij bewaart alle verslagen en documenten die verband houden met de VZW Vlaamse Judofederatie. Hij ondertekent, samen met de voorzitter, of met de dignitaris, die de voorzitter vervangt wanneer deze verhinderd is, alle administratieve bescheiden. Hij staat de voorzitter bij in de uitoefening van zijn functies. Samen met de administratief coördinator is hij verantwoordelijk voor het administratief beleid van de sportfederatie Functie van de penningmeester De financieel beheerder voert de titel van penningmeester. De penningmeester bewaart de gelden van de sportfederatie. Hij zorgt voor de invordering van de aan de sportfederatie verschuldigde sommen en ondertekent, samen met de voorzitter of met de dignitaris die de voorzitter vervangt, wanneer deze verhinderd is, alle kwitanties. Hij regelt de uitgaven en beheert de goederen van de sportfederatie volgens de richtlijnen van de raad van bestuur. Hij brengt verslag uit over de financiële toestand van de sportfederatie bij elke bijeenkomst van de raad van bestuur en telkens hij erom verzocht wordt door deze. Hij houdt zelf de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van de sportfederatie bij. Bovendien ziet hij erop toe dat de uitgaven het op de begroting vastgelegde en ingeschreven bedrag niet overschrijden. Pagina : 7 / 11

8 Hij stelt jaarlijks het financieel verslag op en legt dit voor aan de raad van bestuur. Het goedkeuren van het financieel verslag komt toe aan de algemene vergadering. Hij stelt tevens de begroting op voor het komende dienstjaar en legt deze voor aan de raad van bestuur. Het goedkeuren van de begroting komt toe aan de algemene vergadering. Hij maakt de nodige rekeningen op in geval van schenkingen of giften, laat deze door de voorzitter ondertekenen en maakt ze over aan de griffie van de rechtbank, tegen ontvangstbewijs. Elk jaar maakt hij een verklaring op van het bezit van de sportfederatie. Hij doet al het noodzakelijke om het rekeningnazicht mogelijk te maken door een bedrijfsrevisor of beëdigd accountant. De voorgestelde kandidaat moet worden aanvaard door de Algemene Vergadering. Art. 2 : Het managementteam (dit orgaan zal na een proefperiode geëvalueerd worden) In het kader van het algemeen beleid dat de raad van bestuur bepaalt, garandeert het management de operationele leiding van de Vlaamse Judofederatie vzw en stuurt het de verschillende activiteiten. Het management is ook verantwoordelijk voor de follow-up van de beslissingen van de raad van bestuur. 2.1 Samenstelling Het managementteam van de Vlaamse Judofederatie vzw bestaat uit: de technisch directeur topsport de sporttechnisch coördinator de administratief coördinator de recreatief coördinator (toegevoegd lid) Het managementteam handelt als college onder toezicht van de raad van bestuur. De handelingen van het managementteam dienen steeds conform te zijn met de beslissingen van de raad van bestuur. Het managementteam kan zich bij noodzaak laten bijstaan door door hen gekozen personeelsleden of dossierbeheerders, dit in functie van de te bespreken dossiers. Elk lid van het managementteam kan voorafgaand aan de managementteammeeting ook het advies van de dossierbeheerder inwinnen. Het managementteam zal zich ter ondersteuning van de begrotingscontroles minimaal 2/jaar laten bijstaan door de financieel beheerder. 2.2 Bevoegdheden In het kader van het strategisch beleid dat de raad van bestuur bepaalt, garandeert het managementteam de effectieve operationele leiding van de vzw en stuurt de verschillende activiteiten. Het managementteam maakt, rekening houdende met de budgettaire ruimte en de beleidsrichtlijnen van de subsidiërende overheid, het voorstel van beleidsplan en de hieruit voortvloeiende jaaractieplannen en tussentijdse bijsturingen op. Het managementteam streeft ernaar de vooropgestelde beleidsdoelstellingen te behalen en zorgt voor de nodige coördinatie tussen de verschillende provinciale afdelingen, commissies, werkgroepen, professionele en/of vrijwillige actoren bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en de werking van de Vlaamse Judofederatie vzw inclusief de interne communicatie. Het managementteam adviseert de raad van bestuur over belangrijke celoverschrijdende dossiers op het vlak van personeelsbeleid, financieel beheer en organisatieontwikkeling. Het managementteam is gemachtigd om beslissingen van dringende aard te nemen. Pagina : 8 / 11

9 Voor alle leden van het managementteam geldt dat zij het algemeen bedrijfsbelang laten primeren boven het persoonlijk of afdelingsbelang. Het managementteam bereikt of een consensus of het punt stroomt door naar de raad van bestuur. 2.3 Overlegmomenten Het managementteam vergadert bij voorkeur op een vast moment en minimaal 1/week in het kader van het overkoepelend agendabeheer van de personeelsleden en vrijwilligers De leden nemen in de praktijk om de beurt de rol van voorzitter op zich. Informatie voor agendapunten dient minimaal 5 werkdagen voorafgaand aan de vergadering bij de dienstdoend voorzitter beschikbaar te zijn, waarna deze de info uitwisselt met de teamleden. Van elke managementmeeting wordt een besluiten- en actielijst opgesteld die ter rapportering wordt overgemaakt aan de raad van bestuur. 2.4 Agendapunten en managementinformatie Elke agenda bestaat uit een combinatie van vaste punten en variabele punten. Bij aanvang van de vergadering is er steeds gelegenheid om dringende punten toe te voegen. Vaste agendapunten : Wekelijks agendabeheer werknemers en vrijwilligers Actieplan, rapportering en voorstellen tot genoodzaakte wijzigingen/aanvullingen Financiële managementinformatie (afwijkingen op begroting) Personeelszaken (vacatures, opleidingen, afwezigheden, ziekteverzuim,.) Organisatie (handleidingen, werkwijze, procedures, reglementen) IKZ 2/jaar : begrotingscontrole 4-jaarlijks : voorbereiding beleidsplan Opmaak voorstel (en bijsturing na jaarlijkse evaluatie door RvB) van gestandaardiseerde introductieprocedure voor nieuwe leden raad van bestuur Onderwerpen en actiepunten worden goed voorbereid. Bij elk probleem wordt ook steeds een voorstel van oplossing aangereikt. Een managementteam is bevoegd en wordt geacht knopen door te hakken Er wordt gestreefd om problemen in eerste instantie met de eigen afdeling of deelbegroting op te lossen. Het managementteam kan afdelingsoverschrijdend beslissen over afwijkingen ten aanzien van de vooropgestelde begroting, dit met een maimum van 0,25% t.o.v. de totale begroting en mits melding op de eerstvolgende RvB. Meningsvorming d.m.v. discussie op basis van argumenten is noodzakelijk Managementteamleden denken met elkaar mee en ondersteunen elkaar in de uitvoering van hun plannen Kort en helder formuleren en discussiëren volgens een vast tijdschema is genoodzaakt Loyaliteit t.a.v. genomen besluiten is vereist. Managementteaminformatie is vertrouwelijke informatie. Het managementteam wordt geacht als team te opereren. Naar de organisatie wordt met één mond gecommuniceerd. Managementteamleden praten met elkaar en niet over elkaar. Art. 3 : De topsportcommissie 1. Samenstelling : De topsportcommissie dient voorgezeten te worden door de de facto trekker van het topsportbeleid. In geval van aanstelling is dat de high performance manager, zo niet in elk geval bij voorkeur de coördinator topsport of bij belet de dossierbeheerder topsport Pagina : 9 / 11

10 VJF, nominatief goedgekeurd door de Taskforce Topsport op voorstel van de topsportfederatie. Sport Vlaanderen wordt in elke topsportcommissie vertegenwoordigd door de desbetreffende dossierbeheerder, die op alle vergaderingen wordt uitgenodigd en mee de verslagen goedkeurt, die ter inzage worden gesteld van de Taskforce Topsport. De samenstelling zal jaarlijks geëvalueerd worden. De samenstelling van het volgende kalenderjaar wordt opgenomen in het verslag van de laatste vergadering van het lopende kalenderjaar. 2. Bevoegdheden : De topsportcommissie is een autonome commissie. Alle genomen beslissingen worden ter bekrachtiging voorgelegd aan de raad van bestuur. De taak van de topsportcommissie bestaat in het opstellen, voorstellen en verdedigen van het vierjaarlijks beleidsplan en jaarlijks actieplan topsport ten aanzien van de raad van bestuur. Deze commissie zal het beleids- en actieplan uitvoeren, opvolgen en bijsturen. 3. Werking : De topsportcommissie vergadert minstens maandelijks. Elk topsportdossier dat (mede) via Vlaamse topsportmiddelen wordt gesubsidieerd/gefinancierd, wordt door de topsportcommissie formeel besproken, alvorens het via het beleidsplan topsport, actieplan topsport of ad hoc aanvraag door de topsportcommissie bij Sport Vlaanderen wordt ingediend. Art. 4 : De raad van hogere graden De vergadering van de raad van hogere graden heeft plaats in de maand juni, op het einde van het sportseizoen. De dagorde wordt opgesteld door de voorzitter van de raad van hogere graden, de voorzitter van de VJF en de technisch directeur. 1: Samenstelling: De raad van hogere graden is samengesteld uit alle judoka s met een geldige vergunning vanaf de graad van 4 de DAN heren, 3 de DAN dames en de leden van de raad van bestuur. De raad kiest een voorzitter en een secretaris voor een termijn van twee jaar. De kandidaten moeten ten volle 21 jaar. De verkiezingen vallen onder de verantwoordelijkheid van de technisch directeur. Het secretariaat van de VJF nodigt alle leden van de raad van hogere graden en de raad van bestuur persoonlijk uit om aanwezig te zijn op de vergadering en de verkiezing van de kandidaten. De kandidaturen, voorstellen of punten voor de dagorde dienen ten laatste op 1mei, voorafgaand aan de vergadering, schriftelijk op het secretariaat van de VJF toe te komen. Het administratief secretariaat zal zorgen voor een geschikte vergaderplaats. Aan de hand van een aanwezigheidslijst zal door het secretariaat van de VJF en de pedagogische commissie controle uitgeoefend worden op de voorwaarden van toelaatbaarheid tot deelname aan de verkiezingen evenals op de voorwaarden van verkiezing. De raad van hogere graden kiest een voorzitter en een secretaris ongeacht het aantal aanwezige leden. Het administratief secretariaat van de VJF stelt de stembrieven op. Deze formulieren zullen vermelden: Pagina : 10 / 11

11 1. Verkiezing van de voorzitter en de secretaris van de raad van hogere graden op datum van (dag, maand, jaar) met de vermelding van het maimum toegelaten uit te brengen stemmen. 2. Naam en graad van de leden die in functie blijven. 3. Naam en graad van de leden die uittredend en herkiesbaar zijn. 4. Naam en graad van de nieuwe kandidaten. De volgorde van deze opsomming dient gerespecteerd te worden. Elk stembiljet is ongeldig als men er: om het even welke opmerking op aangebracht heeft, meer dan het maimum aantal toegelaten uit te brengen stemmen op aangeduid heeft. Om in aanmerking te komen voor een functie dient de kandidaat meer dan éénderde van de geldig uitgebrachte stemmen achter zijn naam te krijgen. Is het getal van de geldig uitgebrachte stemmen niet deelbaar door drie dan wordt het afgerond naar boven, dit getal is het quorum. De kandidaat die het hoogst aantal stemmen haalt, wordt als eerste aangeduid, daarna in dalende lijn tot het maimum toegelaten aantal leden bereikt is. In geval van gelijkheid van stemmen, worden volgende regels toegepast: een nieuwe stemming dient onmiddellijk plaats te grijpen, evenwel alleen voor de kandidaten met gelijk aantal stemmen. Blijkt na deze stemming dat het stemmenaantal van deze kandidaten vooralsnog gelijk is, dan worden volgende regels toegepast: 1 de hoogste in judograad 2 de oudste in leeftijd Een kandidatuurstelling kan door de raad van bestuur geweigerd worden. De uitslag van de verkiezing dient door de raad van bestuur bekrachtigd te worden. Bij weigering of niet-bekrachtiging dient de raad van bestuur zijn beslissing te motiveren. 2: Bevoegdheden: De raad van hogere graden is een raadgevend orgaan op technisch gebied. De raad van hogere graden kiest de sporttechnische commissies (met uitzondering van de sportcommissie). De raad van hogere graden kiest maimaal vijf afgevaardigden uit de binnengekomen kandidaturen 7 e dan en hoger met geldige vergunning voor de onderzoekscommissie voor hogere Dangraden. Op deze vergadering worden de diploma's van 5 de DAN en hoger uitgereikt. 3: Opmerkingen: Bij afwezigheid van de voorzitter zal de technisch directeur het voorzitterschap waarnemen. Bij afwezigheid van de secretaris zal een lid van de pedagogische commissie het verslag opmaken. Indien noodzakelijk kan de RVHG door de raad van bestuur op een ander tijdstip worden bijeengeroepen. Pagina : 11 / 11