Huishoudelijk reglement VLO.

Transcriptie

1 Huishoudelijk reglement VLO. Dit reglement regelt de bepalingen die in de statuten van de vzw VLO doorverwezen werden naar het huishoudelijk reglement of verdere verduidelijking behoeven. Besproken en goedgekeurd op de vergadering van de raad van bestuur van 27 maart HOOFDSTUK 1 - LEDEN Artikel 1: Lidmaatschap Lokale ontvangers worden lid door het betalen van het lidgeld. Bijzonder rekenplichtigen van politiezones die geen gemeente- of OCMW-ontvanger zijn kunnen op hun aanvraag aanvaard worden als toegetreden lid en na betaling van het lidgeld. Alle andere gevallen worden beoordeeld door de raad van bestuur. Artikel 2: Afdelingen De leden organiseren zich in vijf provinciale afdelingen, te weten: Provinciale afdeling VLO Antwerpen Provinciale afdeling VLO Limburg Provinciale afdeling VLO Oost-Vlaanderen Provinciale afdeling VLO Vlaams-Brabant Provinciale afdeling VLO West-Vlaanderen. Toelating van de leden tot een provinciale afdeling gebeurt onder de voorwaarden van de statuten van de vzw VLO. De provinciale afdelingen verkiezen volgens de principes van democratisch bestuur elk in hun midden een bestuur dat de verkiezing van een provinciale voorzitter regelt. De provinciale voorzitter of zijn vervanger is de woordvoerder van de provinciale afdeling. Alleen hij/zij kan namens de afdeling: - een bijeenroeping vragen van een buitengewone algemene vergadering - een voorstel agenderen op de algemene vergadering - leden voordragen voor de raad van bestuur - een provinciaal vertegenwoordiger in de raad van bestuur aanduiden om te zetelen in het dagelijks bestuur. Artikel 3: Ontslag, uitsluiting, schorsing De raad van bestuur kan voorstellen een lid te schorsen voor alle redenen vermeld in Art 8 van de statuten. VLO vzw pagina 1 van 10

2 Het voorstel tot schorsing wordt beslist via een twee derden meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders. De gemotiveerde beslissing van de raad van bestuur over het voorstel totde schorsing van een lid, wordt binnen de drie eerstvolgende werkdagen ter kennis gegeven aan het lid via een aangetekende brief met een uittreksel van de beslissing als inhoud. De schorsing is effectief op de datum aangeduid in de kennisgeving. De raad van bestuur roept binnen de maand de algemene vergadering samen die de handhaving van de schorsing vaststelt. Het geschorste lid heeft het recht om de middelen voor zijn verdediging aan te brengen voor de algemene vergadering. Dit kan gebeuren via een geschrift, vooraleer de algemene vergadering samenkomt om de schorsing te handhaven, of mondeling op de algemene vergadering zelf. Om de schriftelijke verdediging te kunnen laten toekomen aan alle leden voor de algemene vergadering, moet ze ten laatste veertien dagen voor de algemene vergadering bezorgd worden aan de secretaris. De beslissing van de algemene vergadering met betrekking tot de schorsing van een lid is definitief en moet niet gemotiveerd zijn. De beslissing wordt gemeld aan het lid via een aangetekende brief met een kopie van de beslissing als inhoud. De raad van bestuur kan op elk moment de schorsing (waarvan de algemene vergadering het behoud had beslist) opheffen via een twee derden meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde bestuurders. Zij beslist op hetzelfde ogenblik of het opportuun is de algemene vergadering samen te roepen om de opheffing van de schorsing te bevestigen. De samenroeping voor deze algemene vergadering kan uitgesteld worden tot de volgende gewone algemene vergadering. Artikel 11 p.m. AFDELING III - BijdrageArtikel 4:12 Lidgeld Op de eerste laatste raad van bestuur van het kalenderjaar wordt de jaarlijkse ledenbijdrage van het volgend werkjaar vastgesteld. De provinciale afdelingen hebben de mogelijkheid een eigen aanvullende bijdrage te vragen. De ledenbijdragen worden geïnd door de provinciale afdelingen die de gelden doorstorten aan de penningmeester uiterlijk op 31 maart. AFDELING IV - Register van de leden p.m. TITEL VHOOFDSTUK 2 - ALGEMENE VERGADERING Artikel 14 en 15 p.m. Artikel 5: Algemene vergadering16 De algemene vergadering wordt minstens éénmaal per jaar bijeengeroepen. Daarnaast kunnen buitengewone algemene vergaderingen worden bijeengeroepen indien : VLO vzw pagina 2 van 10

3 - er dringende beslissingen dienen genomen te worden die direct verband houden met de bevoegdheden van de algemene vergadering; - de raad van bestuur het opportuun acht; - één vijfde van de leden van de algemene vergadering of een provinciale afdeling erom verzoekt. In dit laatste geval dient de raad van bestuur binnen de 2 maanden na de schriftelijke vraag de algemene vergadering samen te roepen. De uitnodiging voor zowel de gewone als de buitengewone algemene vergadering worden in principe per aan de leden bezorgd. Op uitdrukkelijke vraag van het lid kan zij ook per brief verzonden worden. Artikel 176: Agendapunten buiten raad van bestuur om Een voorstel om een punt bijkomend te laten agenderen, ondertekend door één vijfde twintigste van de leden of door een provinciale afdeling, kan slechts opgenomen worden indien het minstens één maand twintig dagen op voorhand schriftelijk ter kennis is gebracht aan de raad van bestuur. Artikel 187: Volmacht Ieder effectief lid kan zich op een algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een ander effectief lid van dezelfde provinciale afdeling. De volmachtdrager dient ten laatste bij de opening van de algemene vergadering een schriftelijke verklaring van de volmachtgever aan de secretaris van de raad van bestuur te overhandigen. In bijlage is een modelformulier voor het geven van een volmacht opgenomen. Artikel 19 p.m. Artikel 208: Persoonsgebonden materies Indien persoonsgebonden materies met betrekking tot één van de leden aan de algemene vergadering worden voorgelegd, dient een eventuele stemming door de algemene vergadering steeds geheim te gebeuren. De secretaris zal in dat geval de vergadering voorzien van de nodige stembiljetten. Tevens zal er een afzonderlijke tafel geplaatst worden met daarnaast een urne waarin de stembiljetten dienen gedeponeerd. De opstelling van de tafel en urne zal zodanig geschieden dat het geheim van de stemming voldoende kan gegarandeerd worden. Nadat ieder lid van de vergadering zijn stem heeft uitgebracht, zal de adjunct-secretaris samen met twee andere leden van de raad van bestuur overgaan tot de telling en de voorzitter op de hoogte brengen van de uitslag van de stemming. Deze zal op zijn beurt de uitslag laten notuleren en ze aan de algemene vergadering meedelen. Artikel 21 en 22 p.m. TITEL VI - BEHEERHOOFDSTUK 3 RAAD VAN BESTUUR Artikel 239: Samenstelling van de raad van bestuur. Het aantal te begeven mandaten per afdeling wordt jaarlijks in het jaar van vernieuwing van de raad van bestuur door de uittredende raad van bestuur vastgesteld op basis van het aantal effectieve leden op 31 maart. VLO vzw pagina 3 van 10

4 De provinciale besturen delen, van zodra het aantal te begeven mandaten bekend is, de lijst van de voor elk te begeven mandaat een kandidaat-bestuurslieden van hun afdeling, schriftelijk, mee aan de voorzitter voor de aanvang van de algemene vergadering. Artikel 10: Taakomschrijving De voorzitter leidt de vergaderingen van het dagelijks bestuur, de raad van bestuur en van de algemene vergadering. Hij/zij stelt de dagorde van deze vergaderingen op. Hij/zij ondertekent de briefwisseling namens de raad van bestuur. De ondervoorzitter vervangt de voorzitter indien hij/zij afwezig is. De ondervoorzitter kan belast worden met specifieke opdrachten. De secretaris verstuurt de uitnodigingen voor de vergaderingen van het dagelijks bestuur, de raad van bestuur en voor de algemene vergadering. Hij/zij stelt de verslagen op van deze vergaderingen en legt ze ter goedkeuring voor op de eerstvolgende vergadering. Hij/zij maakt het jaarverslag dat ter goedkeuring voorgelegd wordt aan de algemene vergadering.hij/zij houdt het archief van de vereniging bij. De adjunct-secretaris vervult alle formaliteiten waartoe de vereniging, conform de vzw wetgeving verplicht is. De penningmeester maakt de jaarlijkse begroting en de jaarrekening op. Daartoe voert hij/zij een boekhouding die conform is aan de vzw wetgeving. De begroting van het volgend werkjaar vordt aan de raad van bestuur voorgelegd ten laatste op de laatste raad van bestuur van het werkjaar. De rekening van het voorgaand werkjaar wordt voorgelegd ten laatste op de raad van bestuur van het tweede kwartaal. Hij/zij is belast met de inning van de lidgelden en maakt daartoe de nodige afspraken met de penningmeesters van de afdelingen. Hij/zij belegt de gelden van de vereniging binnen de door de raad van bestuur toegestane criteria. VLO vzw pagina 4 van 10

5 De adjunct-penningmeester maakt de jaarlijkse begrotingen en jaarrekeningen van de permanente commissies op. Hij/zij voert daartoe, in overleg met de penningmeester, een boekhouding met vermelding van alle ontvangsten en uitgaven. Hij/zij beheert de werkingsmiddelen die door de raad van bestuur aan de permanente commissies worden toegekend. Artikel 11: Volmacht Elk bestuurslid kan zich laten vertegenwoordigen door een ander bestuurslid van zijn/haar afdeling bij volmacht. Het geven van volmachten geschiedt schriftelijk op het daartoe opgestelde formulier. Dit formulier wordt aan de secretaris overhandigd voor de aanvang van de vergadering. De secretaris licht de vergadering in over de ontvangen volmachten. Artikel 12: Coöptatie Zowel effectieve als toegetreden leden kunnen bij beslissing van de raad van bestuur worden gecoöpteerd. Hiervan wordt een lijst opgenomen in het jaarverslag. Worden steeds gecoöpteerd : De leden die de VLO vertegenwoordigen in externe verenigingen of instellingen De voorzitters van de permanente commissies voor zover zij niet als stemgerechtigd lid van de raad van bestuur zetelen. Artikel 13: Vergoedingen De verplaatsingskosten van de leden van het dagelijks bestuur en van de raad van bestuur worden vergoed volgens de reglementering die ter zake geldt in de gemeentebesturen. Artikel 14: Samenstelling en werking van het intergewestelijk overlegorgaan De leden van het intergewestelijk overlegorgaan worden door de raad van bestuur aangesteld. De duur van hun mandaat valt samen met dat van de leden van de raad van bestuur. De verplaatsingskosten van de leden van het intergewestelijk overlegorgaan worden op dezelfde wijze vergoed als deze van de leden van de raad van bestuur. Artikel 24 en 25 p.m. Artikel 2615: Werking van de raad van bestuur De raad wordt bijeengeroepen door de voorzitter, de secretaris, op vraag van ten minste één vijfde van zijn leden of door zijn leden zetelend voor een provinciale afdeling. De raad vergadert minstens éénmaal per jaar of zo dikwijls als de belangen van de vereniging het vereisen. De voorzitter stelt de agenda samen. De oproepingsbrief vermeldt minimaal de plaats, datum, agenda en eventuele bijlagen. Deze brief wordt per brief of verzonden naar de leden zeven dagen voor de vergadering. VLO vzw pagina 5 van 10

6 Bij hoogdringende gevallen kan elk lid van de raad van bestuur een agendapunt toevoegen. Dit moet ten laatste twee werkdagen voor de vergadering meegedeeld worden aan de voorzitter. VLO vzw pagina 6 van 10

7 Indien één vijfde van de leden of de leden zetelend voor een provinciale afdeling de raad van bestuur willen samenroepen, dienen zij dit verzoek per brief te richten aan de voorzitter. Dit verzoek vermeldt de te behandelen agendapunten en een omstandige verantwoording voor deze vergadering. Het verzoek moet ondertekend zijn door alle aanvragende leden. De bijeenroeping gebeurt binnen de maand na indiening van de vraag bij de voorzitter. De notulen van de raad van bestuur worden aan de bestuurders toegezonden per brief of binnen de veertien dagen na de vergadering. De vergaderingen zijn niet openbaar. De schriftelijke volmacht moet uiterlijk op de vergadering worden bezorgd aan de secretaris. Het volmachtformulier vormt een bijlage van het huishoudelijk reglement. De stemming gebeurt bij handopsteking. Enkel in geval van persoonsgebonden materies en bij de uitsluiting van een lid, is de stemming geheim. De secretaris zal in dat geval de vergadering voorzien van de nodige stembiljetten. Tevens zal er een afzonderlijke tafel geplaatst worden met daarnaast een urne waarin de stembiljetten dienen gedeponeerd. De opstelling van de tafel en urne zal zodanig geschieden dat geheim van de stemming voldoende kan gegarandeerd worden. Nadat ieder lid van de vergadering zijn stem heeft uitgebracht, zal de adjunct-secretaris samen met twee andere leden van de raad van bestuur overgaan tot de telling en de voorzitter op de hoogte brengen van de uitslag van de stemming. Deze zal op zijn beurt de uitslag laten notuleren en ze aan de raad van bestuur meedelen. Artikel 16: Ontslag en uitsluiting van bestuursleden Een bestuurder dient zijn/haar ontslag per brief of per te richten aan de voorzitter. De voorzitter brengt dit ontslag of het overlijden van de bestuurder ter kennis aan de raad op zijn volgende vergadering. De overeenstemmende provinciale afdeling moet uiterlijk 10 dagen vóór de daaropvolgende vergadering van de raad van bestuur een nieuwe bestuurder voordragen. Deze voordracht gebeurt per brief of en is gericht aan de voorzitter. Op de eerstvolgende algemene vergadering wordt deze voordracht bekrachtigd. De uitsluiting van een bestuurder kan slechts geldig beslist worden door twee derden van de aanwezige bestuurders. De beslissing wordt binnen de zeven dagen na de vergadering per aangetekend schrijven ter kennis gebracht aan de betrokken bestuurder en de voorzitter van de provinciale afdeling waartoe de bestuurder behoort. Uitsluitingsgronden : niet meer beantwoorden aan de voorwaarden voorzien in artikel 5 en 6 van de statuten. Het betrokken bestuurslid beschikt over een termijn van dertig dagen om beroep aan te tekenen tegen deze uitsluiting bij de voorzitter van de raad van bestuur per aangetekend schrijven. De beslissing tot uitsluiting zal conform artikel 24 van de statuten moeten bekrachtigd worden door de algemene vergadering. VLO vzw pagina 7 van 10

8 HOOFDSTUK 4: COMMISSIES Artikel 17: Oprichting De raad van bestuur van de VLO kan zowel permanente als tijdelijke commissies oprichten. De duur van het mandaat van de commissieleden valt samen met dat van de leden van de raad van bestuur. Afdeling 1: De permanente commissies Artikel 18: Doelstelling De permanente commissies beraadslagen over de materies die door de raad van bestuur omschreven worden in de oprichtingsbeslissing. Artikel 19: Samenstelling Elke provinciale afdeling duidt twee afgevaardigden aan per permanente commissie. Deze afgevaardigden moeten lid zijn van de VLO. Bij voorkeur is er in elke commissie een evenwicht tussen gemeente- en OCMW-ontvangers (de eventuele commissies opgericht voor één welbepaalde beroepsgroep uitgezonderd). De voorzitter van de VLO, of een door hem aangeduid lid van de raad van bestuur, kan op eenvoudig verzoek bij de commissievoorzitter deelnemen aan de vergaderingen. Artikel 20: Werking Elke commissie kiest onder haar leden een voorzitter en een secretaris. De voorzitter licht de raad van bestuur in over de werkzaamheden van de commissie. De secretaris stelt van elke vergadering een verslag op ten behoeve van de commissieleden en van de leden van de raad van bestuur. Verslagen die betrekking hebben op individuele leden worden alleen overgemaakt aan de commissieleden en aan de voorzitter van de VLO. De commissies vergaderen, op uitnodiging van de voorzitter, volgens de noodwendigheden. De uitnodiging bevat de dagorde. De verplaatsingskosten van de commissieleden worden op dezelfde wijze vergoed als deze van de leden van de raad van bestuur. Hiermee rekening houdend regelt elke commissie zelf de wijze waarop ze haar werkzaamheden uitoefent. Artikel 21: Werkingsmiddelen Commissies die bij de uitoefening van hun werkzaamheden over financiële middelen dienen te beschikken, leggen jaarlijks een rekening van het afgelopen jaar en een begroting voor het komende jaar ter goedkeuring voor aan de raad van bestuur. De begroting van deze commissies wordt ten laatste in de loop van de maand oktober aan de raad van bestuur voorgelegd, de rekening ten laatste in de loop van de maand februari. VLO vzw pagina 8 van 10

9 Afdeling 2: De tijdelijke commissies Artikel 22: Tijdelijke commissies De doelstelling, werking en samenstelling van de tijdelijke commissies worden bepaald in de oprichtingsbeslissing. BIJLAGE 1: Modelformulier voor het geven van volmacht voor de algemene vergadering. Te overhandigen aan de secretaris van de VLO ten laatste vóór de aanvang van de algemene vergadering. VOLMACHT Mevrouw /Mijnheer 1, effectief lid van de VLO, zal niet aanwezig zijn op de algemene vergadering van de VLO van / /. en geeft volmacht aan Mevrouw /Mijnheer 1, effectief lid van de VLO. Datum Handtekening 1 Het onnodige schrappen VLO vzw pagina 9 van 10

10 BIJLAGE 2: Modelformulier voor het geven van volmacht voor de raad van bestuur. Te overhandigen aan de secretaris van de VLO ten laatste vóór de aanvang van de raad van bestuur. VOLMACHT Mevrouw /Mijnheer 1, lid van de raad van bestuur van de VLO voor de afdeling zal niet aanwezig zijn op de raad van bestuur van de VLO van / /. en geeft volmacht aan Mevrouw /Mijnheer 1, lid van de raad van bestuur van de VLO voor dezelfde afdeling. Datum Handtekening 1 Het onnodige schrappen VLO vzw pagina 10 van 10