Achter de schermen. Any time, any place, any

Transcriptie

1 Achter de schermen Shared Service Centre ICT NIEUWSBRIEF VAN HET SSC ICT MEI/JUNI 2011 Any time, any place, any De wereld van werken en studeren is continu in beweging. Samenwerken staat centraal en de grenzen van communicatie vervagen. Om mee te kunnen bewegen, werkt de EUR aan de realisatie van een universiteitsbrede ICT-werkplek. De werkplek wordt ontwikkeld volgens het principe van Any time, any place, any device. Hans Roodbeen Bedrijfsvoering 2013 (BV 2013) In april 2010 is BV 2013 gestart als een project om de bedrijfsvoering binnen de EUR te verbeteren. Hiertoe zijn zes zogenoemde action teams actief geweest, waaronder een team op het gebied van ICT. Binnen BV 2013 bestaat een speciaal programma voor ICT en bedrijfsprocesintegratie. -project is hier onderdeel van. Het huidige concept van ICT-werkplekken binnen de EUR is toe aan verbetering. Trends en ontwikkelingen in onderwijs en onderzoek vragen om een nieuwe werkplek die de (facultaire) grenzen van de organisatie overstijgt. Op dit moment kan een student die aan twee verschillende faculteiten studeert niet overal over relevante informatie beschikken. Qua werkplek is alles binnen de EUR faculteitsgebonden. Hiermee sluit de huidige ICTomgeving niet meer aan bij de wensen en eisen van de moderne student en de eigentijdse medewerkers, stelt Hans Roodbeen. I N H O U D 1 Any time, any place, any 2 Top of the bill 3 Naar the cloud 5 Stand van zaken 5 Colofon Roodbeen is projectleider van het dat gericht is op het ontwikkelen van een nieuwe, universiteitsbrede ICT-werkplek. Het project omvat zowel de werkplek voor de student als voor de medewerker, de onderzoeker, de docent en de ondersteunende diensten. Het doel van het project is het bieden van een ICT-werkplek waarbij het niet uitmaakt binnen welk organisatieonderdeel iemand werkzaam is, of aan welke faculteit iemand studeert. De subtitel Any time, any place, any device benadrukt nog eens dat de werkplek van de toekomst overal moet kunnen zijn. Als je met mooi weer op de campus bent en liever niet in een computerzaal of de UB werkt, dan is het de bedoeling dat je straks met je laptop op schoot, buiten in het gras, zonder problemen toegang hebt tot al je applicaties en data, zegt Roodbeen. Het gaat vooral om de beschikbaarheid van de services die ervoor zorgen dat iedereen gemakkelijk en snel kan werken en studeren. Uit onderzoek voor het project Bedrijfsvoering 2013 (BV 2013)* kwam onder meer naar voren dat zowel de toepassing van ICT als de inrichting van de onderwijs- en onderzoeksondersteuning binnen de EUR verbeterd kan worden. vervolg op pagina 5 >

2 2 Top of the bill Wanneer je als universiteit tot de top wilt behoren, en dat is het motto van de EUR, moet je ook top of the bill ICT-ondersteuning bieden, aldus Bart Straatman, derde lid van het College van Bestuur en tevens opdrachtgever van -project. Hij geeft aan dat de EUR zich zal moeten professionaliseren en moderniseren op ICT-gebied. Wouter Drinkwaard, directeur van het SSC ICT, onderschrijft dit. Wij streven ernaar om een werkplek aan te bieden volgens de laatste stand van de technologie. Uiteindelijk willen wij dat de eindgebruikers tevreden zijn. Dominique Campman, programmamanager ICT van BV 2013 en binnen -project lid van de stuurgroep: Dat geldt voor de medewerkers en studenten, maar ook voor de vele gastdocenten uit het bedrijfsleven. Het is van groot belang dat zij, wanneer zij op de campus zijn, een fatsoenlijke werkplek krijgen aangeboden. Wouter Drinkwaard Bovendien is onderzoek tegenwoordig internationaal georiënteerd en niet meer beperkt tot de grenzen van de universiteit, vervolgt Drinkwaard. De nieuwste technologieën maken het mogelijk om 24 uur per dag aan onderzoek te werken, waar dan ook ter wereld. De nieuwe werkplek is gericht op het individu, dat zelf wil bepalen waar hij werkt, op welk tijdstip hij werkt en via welk platform. Any time, any place, any device dus. Hij benadrukt dat studenten en medewerkers dankzij de toekomstige ICT-ondersteuning niet meer genoodzaakt zijn om voor de ICT-faciliteiten naar de universiteit te komen. Studeren en werken moet flexibeler worden, aldus Drinkwaard. Studeren en werken moet flexibeler worden Samenwerken is volgens Campman het nieuwe toverwoord binnen de EUR. Hij vindt het fantastisch dat iedereen zich zo heeft ingezet. Mensen die hier al jaren rondlopen en gewend zijn om alles vanuit hun eigen organisatieonderdeel te regelen, zeggen nu ook: ik ga het voortaan samen met anderen doen. De belangrijkste doelstelling van -project is volgens Campman dan ook samenwerking. Daarnaast goed aan bij Het Nieuwe Werken*, dat vooral gericht is op het bieden van een flexibele werkplek. Binnen de Rotterdam School of Management is een project gestart om Het Nieuwe Werken vorm Dominique Campman Bart Straatman en inhoud te geven. De vele kantoren zijn bijvoorbeeld niet efficiënt als je veel parttimers hebt. Vaak staan kamers leeg en daarom kijken we nu naar een nieuw concept met meer werkplekken die kunnen worden gedeeld. Daarbij is het handig dat iedereen dan wel op elke plek bij zijn spullen kan. Er is behoefte aan iets en het één maakt het andere op deze manier mogelijk. Samenwerken is het nieuwe toverwoord Straatman benadrukt het belang van een solide ICT-werkplek voor studenten en medewerkers. Het grote probleem van nu is dat we te maken hebben met een verkokerde organisatie. Het is niet mogelijk om in ieder gebouw bij je gegevens te komen. In het verleden liep onze bedrijfsvoering altijd voorop. We waren de meest moderne universiteit van Nederland. Nu lopen we wat dat betreft achterop, omdat iedereen binnen de organisatie werkt met een eigen systeem. Dit gaat veranderen, zodat men all over de campus kan werken en studeren. En ook daarbuiten. Wij willen die nummer één positie weer behalen. Het Nieuwe Werken Het Nieuwe Werken betekent binnen organisaties dat medewerkers plaats- en tijdonafhankelijk kantoorwerkzaamheden uitvoeren. Ter ondersteuning wordt hierbij gebruik gemaakt van mobiele technologie.

3 Naar de cloud Bestanden opslaan, en, een elektronische agenda bijhouden en samenwerken. EUR-studenten doen dit binnenkort allemaal in de cloud. Voor hen betekent dit een aantrekkelijk pakket aan online applicaties, een grote opslagcapaciteit en geen zorgen meer over software-onderhoud. 3 EUR-studenten Chandro Kandiah, Laurens Bluekens en Laura Diepeveen denken binnen de projectgroep Studenten naar de cloud mee over de meest geschikte cloud -oplossing. Ik erger me al jaren aan de ongelijkheid tussen de computerwerkplekken, verklaart Bluekens. Toen ik hoorde over de plannen voor een nieuwe werkplek wilde ik daar graag aan meewerken. Straks kan iedere student op ieder moment bij zijn opgeslagen documenten, of hij nu hier op de campus zit, of bij wijze van spreken in Spanje Paul van den Braken (midden) met Chandro Kandiah en Laura Diepeveen. De EUR wil aansluiten bij de wensen en verwachtingen van haar studenten op ICT-gebied. De belangrijkste doelstelling van het project Studenten naar de cloud is volgens projectleider Paul van den Braken om EUR-studenten een werkplek te bieden die aansluit op de huidige standaard in de markt. Studenten zijn altijd in de weer met de nieuwste mobieltjes, computers en ipads, terwijl de webmail (Squirrelmail) die ze momenteel gebruiken niet meer van deze tijd is. Dat wordt nu rechtgetrokken. Ook de storage -oplossing wordt verbeterd. Straks kan iedere student op ieder moment bij zijn opgeslagen documenten, of hij nu hier op de campus zit, of bij wijze van spreken in Spanje. Vanuit het principe Any time, any place, any device is het straks mogelijk dat iedere student, ongeacht aan welke faculteit hij studeert, toegang heeft tot zijn en data en gemakkelijk kan communiceren in een uniforme omgeving. Een ander groot voordeel van de cloud -oplossing is volgens bedrijfskundestudent Kandiah dat automatisch de nieuwste software updates worden bijgehouden. Je hebt in die zin dus geen onderhoud meer. Daarnaast is het mogelijk om veel flexibeler om te gaan met studiegerelateerd werk, of je nu gebruik maakt van je vaste PC thuis, of van je Apple of je ipad. Wensen van de student De EUR streeft er naar om in de loop van het nieuwe collegejaar over te stappen naar de cloud met Microsoft Live@edu*. Voor studenten die hechten aan hun privacy kan het een belangrijk vereiste zijn dat alle data veilig binnen de EU blijven De keuze is niet alleen op Microsoft gevallen vanwege de applicaties en functionaliteiten, maar ook vanwege de grote en transparante opslagfaciliteit voor de student. Daarnaast garandeert Microsoft dat alle data worden opgeslagen in Europa, en niet in Amerika. De privacy van gebruikers is tijdens de brainstormsessies een aantal keren aan de orde geweest. Voor studenten die hechten aan hun privacy kan het een belangrijk vereiste zijn dat alle data veilig binnen de EU blijven. Hoewel de meesten van ons massaal social media gebruiken, betekent het dat we met Live@edu in elk geval wel vervolg op pagina 4 > Microsoft Live@edu Live@edu is een service van Microsoft met een groot aantal hulpmiddelen voor het onderwijs. De service biedt gratis , mogelijkheden om op afstand met elkaar te spreken, om projecten op het internet te zetten en om gezamenlijk online aan documenten te werken.

4 4 Ben Bode vervolg van pagina 3 onder de Europese wetgeving vallen, aldus geschiedenisstudent Bluekens. Een andere wens van de studenten heeft betrekking op samenwerken. De nieuwe cloud -dienst maakt het mogelijk om bestanden te delen met anderen en om tegelijkertijd toegang te hebben tot hetzelfde document, zegt Kandiah. Verschillende applicaties maken teamgesprekken mogelijk via tekst en straks ook met beeld en geluid. Bovendien kunnen bestanden met gedeelde mappen snel en eenvoudig worden uitgewisseld binnen een projectgroep, voegt bedrijfskundestudente Diepveen hier aan toe. Aangezien studenten niet alleen met elkaar maar ook met docenten communiceren, is het belangrijk dat de cloud - oplossing goed aansluit bij de en agendavoorzieningen die door medewerkers worden gebruikt. Ook Ben Bode, docent aan de Rotterdam School of Management, denkt dat studenten, als gevolg van de virtuele opslagmogelijkheid die Microsoft biedt (Windows Live Skydrive*), meer mogelijkheden krijgen om samen te werken aan projecten. Bode heeft zitting genomen in de projectgroep om vanuit het perspectief van het onderwijswerkveld van de EUR mee te denken over de meeste geschikte keuze voor de cloud -oplossing. Voor docenten verwacht ik dat het maken van afspraken met studenten en het geven van feedback op werkstukken en scripties makkelijker en efficiënter kan worden ingericht, zegt Bode. Harmonisatie en agenda voor medewerkers Niet alleen voor studenten, maar ook voor medewerkers zijn de voorzieningen voor en agenda niet meer up-to-date. Binnen het project Harmonisatie en agenda voor medewerkers wordt ook hiervoor een nieuw platform ingericht. Dit platform bevindt zich nog niet in de cloud, maar binnen de SSC-ICT-organisatie. Het project maakt officieel geen onderdeel uit maar heeft wel raakvlakken met het project Studenten naar de cloud en biedt uitstekende mogelijkheden om met de studentenomgeving te integreren. Medewerkers maken momenteel gebruik van een aparte - en kalenderomgeving, vertelt Van den Braken. Deze twee worden geharmoniseerd tot één platform, genaamd Microsoft Exchange 2010*. Daarnaast wordt vanuit het project gewerkt aan één integrale mailomgeving voor alle faculteiten binnen de EUR. Nu is de mail- en agendaomgeving, afhankelijk van de faculteit, nog al eens verschillend ingericht. Een ander voordeel van het Exchange -platform is dat mobiele apparaten straks beter kunnen worden geïntegreerd. Zo wordt het makkelijker om via een mobiele telefoon te ontvangen of een agenda bij te houden. Voorlopig gaan alleen studenten naar de cloud. Wel werken studenten en medewerkers straks allebei met een product van Microsoft. Bode verwacht hierdoor betere aansluitingsmogelijkheden. Dat geldt zeker wanneer in de toekomst wellicht ook medewerkers naar de cloud zullen gaan. Meer informatie over het project Harmonisatie en agenda voor medewerkers? Kijk eens op: Windows Live Skydrive Windows Live Skydrive is een dienst van Windows Live waarmee bestanden kunnen worden opgeslagen op internet. Computerbestanden kunnen online worden geplaatst en vanaf het internet worden geopend. Ook kunnen bestanden onderling worden uitgewisseld. Microsoft Exchange 2010 Microsoft Exchange 2010 is een bedrijfsoplossing van Microsoft voor berichtenverkeer en samenwerking. De service beveiligt de communicatie en biedt mogelijkheden voor mobiel werken.

5 5 Stand van zaken Voordat iedereen van de EUR met de universiteitsbrede ICT-werkplek aan de slag kan, wordt het platform uitgebreid getest. In mei is de Proof of Concept* van de nieuwe ICT-werkplek gestart. In deze Proof of Concept wordt getest of het platform voldoet aan de functionele eisen op basis waarvan de architectuur* is opgesteld en of de bijbehorende technologie voldoet aan de verwachtingen. Achter de schermen Op basis van de uitkomsten van de Proof of Concept worden eventuele aanbevelingen tot verbetering gedaan. Deze aanbevelingen worden vervolgens meegenomen in de pilot. In de pilot wordt op beperkte schaal de nieuwe universiteitsbrede ICT-werkplek in een bestaande omgeving geïmplementeerd en uitvoerig getest. Na afronding van deze definitieve testen vindt de verdere (EUR-brede) implementatie van de nieuwe ICT-werkplek geleidelijk plaats. Deze uitrol zal naar verwachting voor de aanvang van het collegejaar zijn afgerond. In het kader van de nieuwe ICT-werkplek wordt ook de toepassing voor studenten via Microsoft ( in de cloud ) de komende tijd getest. De EUR wil studenten een up-to-date - en collaboratieomgeving bieden die helemaal voldoet aan de wensen van de student. De Proof of Concept -testen van deze - en collaboratieomgeving zijn eveneens in mei gestart en moeten een goed beeld van de waardering van de student opleveren. Er wordt zowel gekeken naar verbeteringen ten opzichte van de huidige situatie als naar de mogelijkheden voor de toekomst. Ten slotte is de organisatie druk bezig met het opzetten van een ICT-beheerorganisatie die goed aansluit bij de -werkplek. De gebruiker van de universiteitsbrede ICT-werkplek moet straks immers ook altijd en overal ondersteund kunnen worden! Op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen? Houd dan -blog in de gaten: Proof of Concept De Proof of Concept is een basisimplementatie die getest wordt door de uiteindelijke eindgebruiker, om aan te tonen dat de voorgestelde methode in de praktijk te gebruiken is. Architectuur Architectuur is een op een visie gebaseerde consistente verzameling van principes en modellen, die richting geeft aan het ontwerp en de realisatie van processen, de organisatorische inrichting, informatievoorziening en de technische infrastructuur van een organisatie. vervolg van pagina 1 Een belangrijk doel is om de basis op orde te is de eerste stap en hiermee zetten we een ICTwerkplek neer die is voorbereid op toekomstige innovaties, aldus Roodbeen. Een project als dit creëert tevens een mooi momentum om ons te richten op het aanbieden van een programma voor studenten dat beter aansluit op de huidige technieken en is voorbereid op toekomstige ontwikkelingen, de zogenaamde cloud -oplossingen*. Daarnaast wordt ook van de gelegenheid gebruik gemaakt om meer structuur aan te brengen in de diversiteit aan applicaties die binnen de verschillende faculteiten worden gebruikt. Het gaat vooral om de beschikbaarheid van de services die ervoor zorgen dat iedereen gemakkelijk en snel kan werken en studeren Primair gaat het er om dat de EUR een werk- en studieplek aan zal bieden die altijd en overal toegankelijk is. Deze plek moet bovendien bereikbaar zijn vanaf verschillende, door de gebruiker te kiezen, platformen. Met de nieuwe instellingsbrede ICT-werkplek wil de universiteit aansluiten bij de wensen en behoeften van de studenten en medewerkers. Cloud -oplossingen Cloud computing is het via het internet desgevraagd beschikbaar stellen van functionaliteit en gegevens, ongeveer zoals stroom uit het elektriciteitsnet. De cloud (Nederlands: wolk) staat voor het internet en de applicaties die vanaf de server beschikbaar worden gesteld aan de gebruiker. De gebruiker is geen eigenaar meer van de gebruikte hard- en software en is niet verantwoordelijk voor het (technisch) onderhoud. Hij neemt diensten af en heeft daarvoor dus alleen een webbrowser en internetverbinding nodig. Colofon Uitgave SSC ICT ( E I N D) R E D A C T I E Marlies Staphorsius T E K S T E N Iris Withuis R E D A C T I E Wieneke Gunneweg V O R M G E V I N G Studio Bauman BNO, Rotterdam W E B S I T E V R A G E N Uw vragen, opmerkingen en suggesties zijn welkom. E- M A I L redactie@ict.eur.nl