EVALUATIE SAMENWERKING WESTERKWARTIER

Transcriptie

1 EVALUATIE SAMENWERKING WESTERKWARTIER Leerplichtbureau Westerkwartier (BLOK) Versie: 01

2 ALGEMENE INFORMATIE Periode waarop de evaluatie betrekking heeft: De evaluatie heeft betrekking op het jaar Uitgevoerd door de gemeente: De evaluatie is uitgevoerd door de gemeente Grootegast. Verantwoordelijk afdelingshoofd: Hielke Peursum, hoofd Afdeling Samenlevingszaken. Datum evaluatie:

3 ORGANISATIE VAN HET SAMENWERKINGSONDERDEEL Het samenwerkingsonderdeel is ingebed op de afdeling: Het Leerplichtbureau is een cluster binnen de afdeling Samenlevingszaken van de gemeente Grootegast. Aantal fte werkzaam aan het begin van de samenwerking: Met de start van de samenwerking is besloten dat de formatieomvang van het Leerplichtbureau 3 fte mag bedragen. Voor administratie 0,66 fte en voor leerplicht/rmc consultenttaken, inclusief beleid en coördinatie 2,34 fte. Aantal fte werkzaam aan het begin van de evaluatieperiode: Qua formatie is 2014 een relatief rustig jaar geweest. We zijn gestart met de voor de samenwerking beoogde formatie van 3 fte. Twee contracten waren toen nog van tijdelijke aard. Aantal fte werkzaam aan het einde van de evaluatieperiode : Aan het einde van het jaar 2014 was de omvang van de formatie hetzelfde als bij het begin van het jaar, namelijk 3 fte. De volgende personele mutaties vonden plaats in de evaluatieperiode: Er zijn geen personele mutaties geweest. Van een medewerker is het dienstverband omgezet van tijdelijke naar vast. Opmerkingen ten aanzien van de organisatie / formatie / bezetting: Er zijn aanloopproblemen geweest voor wat betreft personeel. Er zijn sinds de start van het Leerplichtbureau drie nieuwe medewerkers aangenomen. Twee van de drie medewerkers hebben ondertussen een vast betrekking. Daarmee is in het evaluatiejaar een einde gekomen aan de personele onrust en is de bezetting op dit moment op orde.

4 UITVOERING VAN HET SAMENWERKINGSONDERDEEL Het samenwerkingsonderdeel kent de volgende basisverplichtingen: De basisverplichtingen van het samenwerkingsonderdeel, het Leerplichtbureau, bestaat voor een belangrijk deel uit de uitvoering van de wettelijke taken voor de gemeenten in het Westerkwartier op het gebied van leerplicht en RMC. De wettelijke taken van de leerplicht staan vermeld in de Leerplichtwet De wettelijke taken met betrekking tot de RMC functie zijn verankerd in de diverse onderwijswetgeving, zoals de Wet op het Voortgezet Onderwijs en de Wet op de Expertise Centra. De verdere uitwerking van de wettelijke taken in procedures en termijnen staan beschreven in de ambtsinstructie leerplichtambtenaren regio Westerkwartier Samen vormen zij de basis voor de uitvoering van de wettelijke verplichting van leerplicht en RMC in het Westerkwartier. Het Leerplichtbureau heeft naast een handhavende taak ook een belangrijke zorgtaak om het tegengaan en terugdringen van schoolverzuim te realiseren. Het Leerplichtbureau heeft de ambitie het toezicht op de leerplichtwet en de uitvoering van de RMC functie primair vanuit de maatschappelijke zorgfunctie te benaderen. De volgende taken / werkzaamheden horen daarbij: Het Leerplichtbureau zoekt samen met de school en ouders naar een oplossing bij problemen met schoolbezoek. Indien nodig wordt er een proces-verbaal opgemaakt. Het Leerplichtbureau biedt hulp aan jongeren, ouder(s)/verzorger(s) en scholen, op het moment dat de jongere door verzuim in zijn ontplooiing wordt belemmerd. Ook wanneer er sprake is van problematisch gedrag waarop (dreigend) voortijdig schoolverlaten kan volgen, grijpt de leerplichtambtenaar in om verzuim of uitval te voorkomen. Het bijhouden van alle school in- en uitschrijvingen van alle inwoners tussen de 5 en 23 jaar. Daarmee wordt inzichtelijk welke leerplichtige kinderen en jongeren niet staan ingeschreven bij een school of voortijdig schoolverlater zijn. Ook zorgt de leerplichtadministratie ervoor dat de gegevens vanuit het GBA en DUO correct worden ingelezen in het jongerenvolgsysteem (JVS). Het verstrekken van voorlichting aan scholen, jongeren en ouders over de Leerplichtwet en RMC wetgeving. De RMC-trajectbegeleider zorgt voor een sluitende melding en registratie van voortijdig schoolverlaters (VSV ers). De trajectbegeleider verwijst de VSV er door en herplaatst de jongere op een opleiding met als doel om de VSV er alsnog een startkwalificatie te laten behalen. De trajectbegeleider bevordert de samenwerking tussen alle partijen in de regio die te maken hebben met jongeren tot 23 jaar en realiseert een sluitende aanpak met een zo goed mogelijk maatwerktraject voor de VSV er. De coördinerend beleidsmedewerker draagt er zorg voor dat het contact en de communicatie met de contactpersonen van alle vier de gemeenten goed verloopt. De hoofdlijnen voor het beleid worden aangedragen door het college van B&W van de vier gemeenten, het beleid wordt door de coördinerend beleidsmedewerker vastgesteld in overleg met vier contactpersonen uit de gemeenten. Daarnaast voorziet de coördinerend beleidsmedewerker alle colleges van B&W en gemeenteraden jaarlijks van een jaarverslag leerplicht- en RMC.

5 Het samenwerkingsonderdeel hanteerde in de evaluatieperiode de volgende doelstellingen: Het Leerplichtbureau had twee belangrijke doelen voor het jaar 2014: Het Leerplichtbureau heeft te maken met het landelijk doel van het RMC om de verdergaande daling van het aantal nieuwe VSV ers voort te zetten tot nieuwe VSV ers in Voor de regio Westerkwartier betekent dit streefaantal van ongeveer 89 (of minder) VSV ers in Het inrichten en werken met een nieuw administratiesysteem voor leerplicht en RMC. Deze doelstellingen zijn behaald (incl. toelichting): Daling aantal VSV ers Het aantal VSV ers daalde landelijk gezien in het schooljaar 2013/2014 naar Daarmee daalde het aantal VSV ers met bijna 2000 ten opzichte van het schooljaar daar voor. De doelstelling van maximaal in 2016 komt dus heel dichtbij. De landelijke doelstelling vertaalt naar het Westerkwartier levert een aantal van maximaal 89 VSV ers op per De voorlopige cijfers van voor het Westerkwartier zijn als volgt: Gemeente Aantal VSV ers Aantal VSV ers Grootegast Leek Marum Zuidhorn Dit betekent dat het Westerkwartier nu al op 66 VSV ers zit. Dit aantal een ver beneden het streefaantal voor het jaar De inzet van het Leerplichtbureau blijkt dus effectief. Daarbij moet worden opgemerkt dat het steeds moeilijker wordt om het aantal VSV ers terug te dringen. De doelgroep waar we nu nog mee te maken hebben is erg complex. Administratiesysteem Begin 2014 is een nieuwe administratiesysteem voor leerplicht en RMC in gebruik genomen. Dit systeem is ingericht en medewerkers zijn geschoold om met het systeem te kunnen werken. Dit levert de administratieve besparing op dit in aanloop naar het Leerplichtbureau was verwacht. Gegevens kunnen nu goed worden verwerkt en managementinformatie is eenvoudig uit het systeem te halen. Naast de reguliere werkzaamheden hebben de volgende activiteiten plaatsgevonden ter verbetering / ontwikkeling van het samenwerkingsonderdeel: - Intensivering samenwerking basisscholen: In het schooljaar hebben we de samenwerking met de basisscholen geïntensiveerd door middel van het brengen van een bezoek aan alle basisscholen in het Westerkwartier. - Pilot CJG: De leerplichtambtenaren van het Leerplichtbureau hebben deelgenomen in het multidisciplinair overleg binnen het CJG Westerkwartier. - Luxe verzuim controles: Dit jaar hebben we extra gecontroleerd op luxeverzuim. Tijdens onze acties zijn we bij basisscholen langs gegaan, hebben we de absentieregistratie van verschillende scholen gecontroleerd en zijn we steekproefsgewijs in de klassen geweest om een voorlichting te geven en de kinderen in de klassen te controleren op hun aanwezigheid.

6 - Project crisisopvang Zienn Leek: Het Leerplichtbureau heeft een pilot gedraaid, waarbij alle jongeren die in de crisisopvang werden opgevangen, direct werden aangemeld bij het Leerplichtbureau. Medewerkers van het Leerplichtbureau gingen samen met een begeleider van de crisisopvang het gesprek aan met de jongere om te kijken hoe de terug geleiding naar school zo soepel mogelijk kan worden geregeld. - Educatiemeter: In het afgelopen schooljaar hebben twee medewerkers van het Leerplichtbureau een cursus gevolgd voor het afnemen van de educatiemeter. De educatiemeter is een digitaal assessment bedoeld voor jongeren met een ontwikkel- en/of opleidingsvraagstuk in het voortgezet en beroepsvoorbereidend onderwijs. Het samenwerkingsonderdeel heeft er op de volgende manieren voor gezorgd dat de bereikbaarheid voor en de evt. aanwezigheid bij de andere gemeenten geborgd was: De bereikbaarheidstijden zijn intern onder de loep genomen. We hebben ervoor gezorgd dat we bereikbaar, dat er bezetting is, tijdens openingstijden. In samenwerking met de afdeling communicatie zijn de openingstijden en alle contactgegevens op alle websites in het Westerkwartier geplaatst zodat alle inwoners en de medewerkers van het leerplichtbureau snel weten te bereiken. Dit heeft erin geresulteerd dat het Leerplichtbureau goed bereikbaar is. Het contact tussen het samenwerkingsonderdeel en de samenwerkende gemeenten heeft als volgt een invulling gekregen: Uit elke gemeente is een beleidsmedewerker als contactpersoon aangesteld. Drie keer per jaar vindt er een overleg plaats met de coördinerend beleidsmedewerker van het Leerplichtbureau met de contactpersonen. Hierin worden de actualiteiten besproken en het beleid vastgesteld. Indien nodig is er tussentijds contact met de coördinerend beleidsmedewerker.

7 FINANCIEN De volgende tabel laat een overzicht zien van de kosten en inkomsten in de evaluatieperiode. Tabel 1: financieel overzicht Uitgaven Begrote uitgaven Werkelijke uitgaven Resultaat Salarissen en sociale lasten Arbeidskosten personeel van derden Overige kosten Saldo Inkomsten Begrote inkomsten Werkelijke inkomsten RMC Middelen RMC+ gelden Saldo Hieruit kan de volgende conclusie worden getrokken: De uitgaven zijn binnen het begrote bedrag gebleven. De RMC+ gelden zijn in 2014 niet ontvangen. Inmiddels is deze opbrengst in boekjaar 2015 verantwoord. Ten tijde van het opmaken van de jaarrekening kon nog geen boekstuk/beschikking worden overlegd. Aan de vier gemeenten zijn de volgende bedragen in rekening gebracht op basis van de onderliggende samenwerkingsovereenkomst: Grootegast: Leek: Marum: Zuidhorn: Opmerkingen over de financiën: De verdeling van het saldo tussen de gemeente Grootegast en de overige gemeenten laat een kleine afwijking zien ten opzichte van de afgesproken verdeling. Dit heeft te maken met doorgeschoven btw. De in rekening gebrachte bedragen bevatten een klein deel btw, dat de gemeenten Marum, Leek en Zuidhorn kunnen compenseren.

8 ERVARINGEN VAN ANDERE GEMEENTEN De samenwerkingsgemeenten ervaren de verhouding tussen de mate van ondersteuning en de ondersteuningsbehoefte als volgt: Het Leerplichtbureau verricht haar taken in het kader van Leerplicht- en RMC wetgeving. Daarbij wordt waar nodig en waar gewenst samengewerkt met andere onderdelen van de gemeentelijke organisaties. Er is niet zozeer sprake van ondersteuning. De rol van het Leerplichtbureau is zelfstandig en op onderdelen aanvullend op de uitvoering van onder andere het onderwijs- en jeugdbeleid en sociale zaken. De samenwerkingsgemeenten zijn positief op de volgende onderdelen: De gemeenten zijn tevreden over de bereikbaarheid van het Leerplichtbureau. Een ander positief punt dat is aangedragen is de goede samenwerking. Er is een goed contact tussen medewerkers van het Leerplichtbureau en de consulenten P-wet en er is een goede samenwerking tussen het Leerplichtbureau en het CJG (Centrum voor Jeugd en Gezin). Men weet elkaar te vinden en in overleg wordt gekeken welke samenwerkingsafspraken met het CJG vast worden gelegd. Bovendien wordt de betrokkenheid van de medewerkers bij de cliënt zeer gewaardeerd. Dit uitzicht onder andere door de kennis die de medewerkers hebben van de thuissituatie. Een ander punt is de beleidsoverleggen tussen het basisonderwijs en het Leeplichtbureau. Dit wordt erg gewaardeerd door het onderwijs. Het onderwijs ziet een dergelijke overleg graag structureel terugkomen (bijvoorbeeld 1 of 2 keer per jaar). Verder levert het Leerplichtbureau snel gevraagde en uitgebreide informatie uit het leerplichtsysteem. En er is een goede samenwerking tussen het leerlingenvervoer van de gemeente en het Leerplichtbureau. De samenwerkingsgemeenten hebben de volgende verbeterpunten meegegeven: Het versturen van informatie aan driejarigen kan beter. Hierbij is het van belang om de informatie af te stemmen met het onderwijs (met name open dagen) en eventueel met de onderwijsambtenaren. Afgelopen jaar is er een andere peildatum gebruikt waardoor de helft van de kinderen 2 keer een brief heeft gekregen en een helft had eerst geen informatie ontvangen (dat is later weer rechtgetrokken). Een ander verbeterpunt is de afstemming tussen sociale zaken en de medewerkers van het Leerplichtbureau. De samenwerking is, zoals gezegd goed, maar de afstemming op cliëntdossierniveau kan in sommige gevallen beter. Er moet een goede informatieuitwisseling zijn zonder dat de medewerkers van het Leerplichtbureau afbreuk doen aan de vertrouwensrelatie met de cliënt of in strijd handelen met privacy regels. Conclusie naar aanleiding van de input van samenwerkingsgemeenten: De gemeenten zijn tevreden over de samenwerking, bereikbaarheid, betrokkenheid en deskundigheid van met het Leerplichtbureau. De resultaten zijn goed er wordt snel gereageerd op vragen. Er is een punt van aandacht als het gaat om structureel overleg met het onderwijs en er zijn twee punten voor verbetering vatbaar. Het gaat dan om informatie-uitwisseling op cliëntniveau en het versturen van informatie aan driejarigen.

9 CONCLUSIES EN TOEKOMSTBEELD De evaluatie heeft de volgende conclusies opgeleverd: De gemeenten zijn tevreden over de samenwerking, bereikbaarheid, betrokkenheid en deskundigheid van met het Leerplichtbureau. De resultaten zijn goed er wordt snel gereageerd op vragen. Er is een punt van aandacht als het gaat om structureel overleg met het onderwijs en er zijn twee punten voor verbetering vatbaar. Het gaat dan om informatie-uitwisseling op cliëntniveau en het versturen van informatie aan driejarigen. De doelstelling voor wat betreft de gewenste daling van het aantal VSV ers is ruimschoots behaald en het administratiesysteem voor leerplicht en RMC is in gebruik genomen en werk goed. De volgende doelstellingen zijn (naar aanleiding van deze evaluatie) op de volgende evaluatieperiode van toepassing: Voor het jaar 2015 heeft het Leerplichtbureau twee belangrijke doelen: Het Leerplichtbureau heeft te maken met het landelijk doel van het RMC om de verdergaande daling van het aantal nieuwe VSV ers voort te zetten tot nieuwe VSV ers in Voor de regio Westerkwartier betekent dit streefaantal van ongeveer 89 (of minder) VSV ers in De genoemde verbeterpunten over het jaar 2014 oppakken. De volgende financiële gevolgen worden naar aanleiding van deze ontwikkelingen verwacht: Een leerplichtmedewerkster gaat met zwangerschapsverlof. Dat betekent dat er extern moet worden ingehuurd. Dat is duurder dan de loonkosten van de eigen medewerker. De personeelskosten zullen daardoor iets toenemen. Echter, daar staan de nog te ontvangen RMC+ gelden 2014 tegenover.