Het collectieplan als hoeksteen van je erfgoedwerking

Transcriptie

1 Het collectieplan als hoeksteen van je erfgoedwerking Traject collectieplanning in het Bakkerijmuseum Erfgoedbeheerders kampen tegenwoordig met plaatsgebrek, minder middelen en personeel om hun collecties in goede omstandigheden te ontsluiten en te bewaren. De nood bestaat om collecties efficiënter te beheren en af te slanken. Een eerste stap hierbij is het opmaken van een collectieplan. Hiermee krijgt een collectiebeheerder een goed overzicht van wat hij allemaal in huis heeft en welke acties tot een beter beheer leiden. In dit artikel beschrijven we het traject dat het Bakkerijmuseum van Veurne aflegde tot een collectieplan voor de toekomst. voor zijn unieke collectie oude bakkerswerktuigen en machines. Hijzelf werd conservator van het museum dat hij een tiental jaar met hart en ziel zou leiden. Plaetinck was als conservator en bezieler van het museum in grote mate bepalend voor het toenmalige museumbeleid. Verzamelen zonder grenzen Walter Plaetinck (centraal) neemt een schenking van een maniokstamper in ontvangst (1996) Vroeger beschouwden erfgoedorganisaties zoals musea zichzelf voornamelijk als bewaarinstelling pur sang. Wat precies in de collectie stak, was enkel gekend door de conservator en hij/zij bepaalde zelf wat binnen kwam. Meestal werden aangeboden schenkingen zonder meer aanvaard. Museumverzamelingen breidden zich door de jaren heen uit met allerlei erfenissen zonder een neergeschreven plan van aanpak en structuur. Wat dat betreft, is het Bakkerijmuseum een kind van zijn tijd. Het museum werd in de jaren tachtig opgericht door een privéverzamelaar, Walter Plaetinck, zelf uit een bakkersfamilie afkomstig, die in de voormalige Zuidgasthuishoeve te Veurne een bestemming vond De voormalige Zuidgasthuishoeve in Veurne herbergt de collectie van het Bakkerijmuseum De museumverzameling breidde door de jaren heen hoofdzakelijk uit met schenkingen, voornamelijk afkomstig van oud-bakkers die na een grote schoonmaak hun gekoesterd materiaal schonken aan het Bakkerijmuseum. Of het betrof bijvoorbeeld nazaten die na het overlijden van vader of grootvader heel wat spullen van op zolder alsnog een mooie bestemming wilden geven in het museum. De meeste stukken hiervan waren niet uniek. De grotere, unieke stukken zoals oude machines waren dan al vaak op de schroothoop beland. Doordat schenkingen zonder meer werden aanvaard, vergrootte de collectie niet zozeer in waarde maar wel in aantal. Bijgevolg was het overzicht over de collectie zoek. Een inventarisatie van onze collectie drong zich op. 1 behoud en beheer

2 Registratie als fundament voor een collectieplan Naar aanleiding van de erkenning op regionaal niveau in 2003 inventariseerden we de volledige museumcollectie in drie fases. In de periode gebeurde dit grotendeels door verschillende projectmedewerkers. Voor de aanvang van de registratie werd de collectie geschat op ongeveer objecten. Tijdens de grote inventarisatiebeweging bleek de omvang bijna het dubbel te zijn: aan het einde van de laatste registratiefase omvatte de collectie maar liefst stukken. In de jaren daarop registreerden we nog ongeveer objecten, waardoor de teller in 2008 kwam te staan op ongeveer objecten. goed overzicht van wat er allemaal in onze collectie zat. Daarenboven was alle registratie gebeurd via het informatiesysteem ADLIB. Sindsdien kunnen we in een paar muisklikken allerlei informatie over de collectie opvragen. Als afronding van het inventarisatieproject stelden we in 2004 een eerste collectieplan op. Dit plan bevatte onder meer een overzicht van wat en hoeveel er in de collectie zat. De hoofdcollectie werd hierbij ingedeeld in 13 thematische deelcollecties, min of meer gebaseerd op de verschillende afdelingen die door bakkers zelf worden gehanteerd bij hun opleiding en de beroepsvereniging: broodbakkerij, banketbakkerij, chocoladebewerking, ijsbereiding 2 behoud en beheer Inventarisatie van briochevormpjes waarbij ieder vormpje een identiek nummer krijgt Het Bakkerijmuseum haalde als belangrijkste les uit dit inventarisatieproject het belang van uniformiteit. Omdat een inventaris vroeg of laat door meerdere personen gemaakt of aangevuld wordt, dienen er richtlijnen opgemaakt en gerespecteerd te worden: hoe registreer je een object, wat moet de inhoud van een beschrijving bevatten, hoe benoem je een collectiestuk, Bij voorkeur omschrijf je dit allemaal nog voor de inventarisatie start, maar dat is niet zo eenvoudig. Doordat in ons registratieproject een echte handleiding voor de medewerkers ontbrak, mist de huidige inventaris eenduidigheid op vlak van bijvoorbeeld de terminologie en de inhoud van de gebruikte registratievelden. Tegelijkertijd vormde het registratieproject wel een degelijk fundament voor het toekomstig collectiebeleid van het Bakkerijmuseum. Doordat de collectie zo goed als volledig was geregistreerd op basisniveau, was er bij de afronding van het project een In dit eerste collectieplan nam ons museum nog geen echte concrete criteria op die het museum kon gebruiken om actief te selecteren, bijvoorbeeld bij schenkingen of aanbiedingen. Daardoor groeide de collectie de daaropvolgende jaren aan met voorwerpen die al talrijk aanwezig waren. De deelcollectie wafelbakkerij bestaat bijvoorbeeld momenteel uit 233 wafelijzers, waarbij veelal geen unieke stukken zitten. Het eerste collectieplan gaf nog geen echte aanleiding om werk te maken van een beleid rond verwerving van ontbrekende voorwerpen en afstoting van stukken die niet echt in ons museum pasten of waarvan we er al veel in huis hadden. Dit resulteerde geleidelijk aan tot plaatsgebrek in het museum en het depot en tot een fysiek onoverzichtelijke verzameling. Bovendien had de provincie West-Vlaanderen, één van de grootste subsidiënten van het museum, bij de laatste evaluatieronde in 2012 kritiek op het te ondoordachte verzamelbeleid. Ons museum had dus dringend nood aan een nieuw en scherper collectieplan. Missie en visie als vertrekpunten Een collectieplan kadert natuurlijk ook in een ruimere context. Er moet gekeken worden naar welke doelstellingen het museum in zijn geheel naar voor wil schuiven. Tegelijkertijd vormt het verzamelbeleid vanzelfsprekend een belangrijk onderdeel van het algemene beleid van het museum. Naar aanleiding van de nieuwe beleidsperiode werkte het hele museumteam begin 2013 aan een nieuw beleidsplan, waarbij het uitschrijven van een nieuw collectiebeleid dan ook een belangrijk element vormde. Een allereerste stap was voor ons een nieuwe mis-

3 sie en visie opstellen, waarin we ons collectieprofiel duidelijker omschreven. Vroeger bevatte de missie van ons museum een wat vage omschrijving van wat het allemaal verzamelde: Het Bakkerijmuseum richt zich op het erfgoed in en rond het bakken en de bakkerij evenals aanverwante sectoren in onze gewesten door de eeuwen heen, zowel autochtoon als allochtoon. Ons museum maakte vroeger bijvoorbeeld geen onderscheid tussen huishoudelijk en professioneel bakken. Daarnaast liet de vorige missie toe om stukken te verzamelen die weliswaar verwant zijn met onze collectie maar niet direct of concreet iets te maken had met onze collectie. De missie was eigenlijk meer een samenvatting van wat er op dat moment in de collectie zat en ruimere zin van wat er zich afspeelde in de museumwerking. Het was op dat moment nog geen synthese van waar we naar toe wilden met onze collectie en ons museum. In de nieuwe missie verwoordden we scherper wat wij concreet (willen) verzamelen: Het Bakkerijmuseum is hét belangrijkste museum en kenniscentrum voor het bakerfgoed. Om dit engagement waar te maken verzamelt, bewaart, onderzoekt en presenteert het museum een collectie die een duidelijk beeld schetst van de Belgische ambachtelijke brood- en banketbakker in de 20ste eeuw. De collectie bakenden we dus in onderwerp, tijd en geografie scherper af. Duurzaam verzamelen: selecteren en afstoten Op basis van deze elementen konden we voor ons zelf gaan bepalen wat we nu en in de toekomst verzamelen en wat niet. We stelden een aantal (strengere) criteria voorop, die we bij toekomstige schenkingen of aanbiedingen voor de collectie gebruiken om een stuk al dan niet te aanvaarden. Tegelijkertijd vormen deze criteria een basis voor ons om te bepalen welke collectiestukken we kunnen afstoten. Deze criteria zijn een soort checklist die we voor onszelf hebben opgemaakt en die we gemakkelijk kunnen overlopen, met heel wat concrete vragen en aandachtspunten, zoals: - de referentiewaarde van het object: is het aanwezig in meerdere musea in Vlaanderen en België, gaat het om een uniek stuk? - Behoort het object tot ons verzamelgebied? Is het onze taak als Bakkerijmuseum om dit object te bewaren? Is er een ander museum dat als bewaarinstelling misschien beter geschikt is voor dit object? Een geschonken speculaasmachine uit 2014 die de checklist is doorlopen. Bij de selectiecriteria vermeldden we de dubbele collectiestukken ook specifiek. Zoals we hierboven aanhaalden, zitten er in onze verzameling heel wat dubbele collectiestukken. Volgens de ideale standaard in de museumwereld, zou een museum slechts drie, maximum vijf exemplaren van elk voorwerp mogen bewaren: één voor de permanente tentoonstelling, één voor tijdelijke expo s en één depotstuk voor onderzoek. Taartringen zijn bijvoorbeeld voorwerpen die vaak in veelvoud voorkomen in bakkerijcollecties. Deze standaard gaat echter niet op voor technische en ambachtelijke collecties, zoals die van het Bak- 3 behoud en beheer

4 kerijmuseum. Deze verzamelingen bevatten vaak industriële voorwerpen die ooit in veelvoud geproduceerd en te vinden waren in de oorspronkelijke werkomgeving. Zo bezat een ambachtelijke bakker vroeger niet enkele, maar tientallen metalen taartvormpjes. Om een representatief beeld te schetsen van een werkatelier zoals dat er vroeger uitzag, moeten deze voorwerpen dan ook in veelvoud worden getoond aan het publiek of in ieder geval in meerdere exemplaren bewaard worden. Vanuit deze context stelden we voor de dubbele stukken in onze collectie een limiet voorop. Voor de kleine voorwerpen die in veelvoud voorkomen, streven we er bijvoorbeeld naar om maximum 70 exemplaren in de collectie te bewaren. Op basis van onze selectiecriteria, schreven we een afstotingsplan uit voor de periode , dat integraal deel uitmaakt van ons nieuw collectieplan. Dit afstoottraject bestaat uit drie fases. In een eerste fase werden objecten uit de collectie afgestoten die in slechte tot zeer slechte toestand verkeerden en waarvan de erfgoedwaarde gering was. Deze fase is momenteel afgerond. In een tweede fase gaan we de dubbele collectiestukken uit onze verzamelingen gedeeltelijk afstoten. In de eerste plaats herbestemmen we een deel van deze voorwerpen naar onze educatieve collectie. Dit is een verzameling van voorwerpen die we voor onze educatieve werking (workshops, gidsbeurten en bakdemonstraties) kunnen gebruiken. Op deze manier krijgen dergelijke objecten een tweede leven en verdwijnen ze nog niet direct uit beeld. In een laatste fase stoten we de collectievreemde objecten af; voorwerpen die niet meer in de huidige missie passen. Na toestemming van de oorspronkelijke schenkers, gaan we deze stukken eerst aanbieden aan een ander museum of erfgoedorganisatie waarin het voorwerp veel beter tot zijn recht komt. Indien we geen andere bewaarinstelling vinden voor bepaalde stukken, kunnen we ze toevertrouwen aan geïnteresseerde verzamelaars of particulieren die graag een museumstuk willen adopteren. 4 behoud en beheer Speculaasworkshop in het Bakkerijmuseum waarbij speculaasvormen uit onze educatieve collectie worden gebruikt. Reconstructie van werkatelier de ambachtelijke suikerbakker in het Bakkerijmuseum Collectieplan Vlaanderen Collectieplan Vlaanderen is een concept dat al enkele jaren leeft binnen het erfgoedveld en bij de Vlaamse overheid. Het is een algemene noemer waaronder alle Vlaamse erfgoedcollecties van musea, culturele archiefinstellingen en erfgoedbibliotheken kunnen onder vallen. Dit idee grijpt terug naar het Nederlandse voorbeeld, waar dit concept al langer bestaat en uiteindelijk is uitgegroeid naar één Rijkscollectie. Door één gezamenlijke collectie op te richten en samen aan één touw te trekken, kunnen collectiebeheerders de collecties onderling beter op elkaar afstemmen en het hoofd bieden aan de uitdagingen waarmee ze tegenwoordig te kampen hebben zoals de beperkte aankoopbudgetten voor de collectie.

5 Bij selectie en afstoting van collectiestukken is het belangrijk dat men zicht heeft op wat andere erfgoedbeheerders verzamelen en in huis hebben. De waarde van de voorwerpen in de eigen collectie worden immers ook gedeeltelijk bepaald door hun uniciteit. Daarnaast kunnen andere erfgoedbeheerders potentiële overnemers zijn voor af te stoten voorwerpen. Evenzeer is het noodzakelijk dat je eigen collectie zichtbaar wordt voor anderen. Het laat toe dat anderen je collectie zien als een herbestemmingsdoel of als referentiepunt voor de eigen collectie(waardering). Hierin spelen samenwerkingsverbanden en online databanken zoals Erfgoedinzicht een heel belangrijke rol. In ons collectieplan namen we daarom expliciet op dat we de komende jaren intensief zullen inzetten op het zichtbaarder maken van onze collectie én om de komende jaren contacten te leggen met erfgoedbeheerders die een soortgelijke bakkerijcollectie bezitten. Op Erfgoedinzicht.be worden West- en Oost-Vlaamse collecties ontsloten. Collectieplanning: een dynamisch en interactief proces Er zijn tegenwoordig heel wat tools voor handen voor erfgoedbeheerders die het opmaken van een collectieplan vergemakkelijken. De structuur van ons nieuw collectieplan baseerden we op bestaande handleidingen, waaronder de Handreiking voor het schrijven van een collectieplan. Bovendien zijn er in het huidige erfgoedveld experten aanwezig die erfgoedbeheerders verder op weg kunnen helpen bij hun collectieplanning. Bij de opmaak van een collectieplan is de kritische blik van anderen essentieel. Een eerste versie van ons collectieplan was af in september Vervolgens legden we dit voor aan de wetenschappelijke adviesraad van ons museum. Ook vroegen we advies aan externen, waaronder het MIAT en de depotconsulenten van de provincie West-Vlaanderen. We kregen van hen heel wat suggesties en constructieve kritiek, die we in een tweede en uiteindelijke versie herwerkten. Dit maakte ons collectieplan inhoudelijk sterker. Eind februari 2014 was het collectieplan uiteindelijk af. Af is uiteraard een relatief begrip, want een collectieplan op zich is dynamisch, het wordt gaandeweg altijd wat bijgestuurd en aangepast aan de dagdagelijkse collectiepraktijk. Een neergeschreven collectieplan is immers niet bestemd om in een kast te belanden: het moet een instrument zijn dat je als collectiebeheerder bijna dagdagelijks gebruikt. 5 behoud en beheer Lacunes Een collectieplan geeft je niet alleen een goed inzicht over wat je precies in huis hebt, wat je wil verwerven of ontzamelen en wat de procedures hiervoor zijn. Het geeft ook een beeld van wat ontbreekt. Hoewel het Bakkerijmuseum een quasi volledige objectenverzameling heeft, stelden we nog leemten vast in documentaire collectie en in de verzameling immaterieel erfgoed. Naar dit materiaal gaan we actief op zoek. We vragen bijvoorbeeld aan schenkers of ze naast voorwerpen ook fotoof archiefmateriaal hebben liggen. Daarnaast voorzien we ieder jaar een beperkt budget voor de aankoop van collectiestukken, voornamelijk voor de collectie van ons kenniscentrum waar er nog veel hiaten zitten. Een studiedag in 2014 waarop vrijwilligers én personeel, van het Bakkerijmuseum ingelicht werden over het belang van een goed collectiebeheer-en behoud. Ten slotte is het belangrijk dat een collectieplan intern wordt besproken. De daarin beschreven acties voor de komende jaren, moeten voor iedereen duidelijk zijn. Dit geldt nog meer voor kleine erfgoedorganisaties, waarbij iedere medewerker wel eens

6 geconfronteerd kan worden met een persoon die iets wil schenken aan de organisatie of met een zoek geraakt collectiestuk. Iedere medewerker moet op dat moment op de hoogte zijn van de juiste acties. Een goed intern gecommuniceerd collectiebeleid zorgt bovendien voor een sterkere profilering van de eigen collectie naar de buitenwereld. Een collectieplan opmaken is een tijdrovend proces. Het is bovendien een traject van vallen en opstaan: het is iets dat nooit echt af is maar tegelijkertijd ook zo veel voordelen met zich meebrengt. Ons museum heeft wat dat betreft een hele weg afgelegd, die ze graag wil delen met de erfgoedsector. Ze wil hierbij ook de andere erfgoedbeheerders inspireren, in de overtuiging dat elk beheerder baat heeft bij het samen uitdenken van een kritisch collectiebeleid. Ina Ruckebusch Wetenschappelijk medewerker Bakkerijmuseum Liesbeth Inghelram Conservator Bakkerijmuseum 6 behoud en beheer Een workshop Word Schatbewaarder van het Bakkerijmuseum waarbij ons publiek zelf collectiestukken registreerde. Via dergelijke activiteiten betrekken we ons publiek actief bij ons collectiebeleid. Een sterk collectieplan kan men eigenlijk beschouwen als een hoeksteen voor de gehele organisatie. In het Bakkerijmuseum heeft het nieuwe collectiebeleid invloed op alle aspecten van de werking. Voor de publiekswerking levert het collectiebeleid bijvoorbeeld materiaal voor tentoonstellingen, ondersteunt het de educatieve werking d.m.v. de aanleg van een educatieve collectie. Voor het wetenschappelijk werk levert het informatie over de collectie zelf en brengt het de hiaten in de kennis over de collectie in kaart. Op vlak van organisatiemanagement heeft een goed intern gecommuniceerd collectieplan een positief effect op de teamsfeer: iedereen is betrokken bij de collectie en ziet het belang in van een goed behoud en beheer ervan. Op hun beurt hebben alle aspecten hun invloed op het collectiebeleid. Beknopte Bibliografie F. Bergevoet, A. Kok en M. De Wit, Leidraad voor het afstoten van museale objecten (2006). J. Capenberghs, B. De Munck en F. Geerardyn, Nooit genoeg. Over verzamelen en verzamelaars (Tielt, 2008). T. Luger en J. Leistra, Handreiking voor het schrijven van een collectieplan (2008). G. Van Kempen (red.), Spectrum-N. Standaard voor collectiemanagement (Brussel, 2012). A. Versloot, Op de museale weegschaal. Collectiewaardering in zes stappen (2006). 1 Het Bakkerijmuseum te Veurne heet voluit vzw Bakkerijmuseum Walter Plaetinck Zuidgasthuishoeve. Momenteel is het Bakkerijmuseum in Veurne het enige museum in Vlaanderen met een exclusieve focus op de ambachtelijke brood-en banketbakker. 2 Een museum dat op regionaal niveau ingedeeld wordt, wordt tot eind 2016 door de provincie gesubsidieerd. Eén van de basisvereisten voor een (regionale) erkenning is onder meer een inventarisatie van de collectie. 3 Erfgoedinzicht is het samenwerkingsverband tussen West- en Oost-Vlaamse erfgoedcollecties. Deze collecties worden virtueel ontsloten op 4 De website kan bijvoorbeeld al een eerste vertrekpunt zijn voor het opmaken van je collectieplan. Op dit internetplatform vind je onder meer handige tips& tricks voor alles wat collectiebeheer-en behoud aangaat.