JAARVERSLAG Huurdersbelangenvereniging Vestia Zoetermeer

Transcriptie

1 Huurdersbelangenvereniging Vestia Zoetermeer Fonteinbos XL Zoetermeer Telefoon (079) Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Zoetermeer onder nr JAARVERSLAG 2008

2 VOORWOORD Wij zijn weer een jaar verder en zie hier ons Jaarverslag Ook dit jaar zijn weer de nodige stappen gezet naar een goede en evenwichtige bewonersparticipatie waarbij de huurdersbelangen, uw belangen dus, weer heel wat aandacht hebben verdiend en gekregen. Zoals u van ons gewend bent, hebben wij de laatste jaren steeds in een jaarverslag een bepaald thema gehanteerd. Dit jaar is dat het thema Energie(k). Waarom? Energie, omdat dit onderwerp steeds belangrijker wordt. Ik noem het probleem van de toenemende schaarste aan fossiele brandstoffen, de op-en neergaande consumentenprijzen, energiebesparende maatregelen en de verder toenemende aandacht voor duurzame energietoepassingen. Ook in 2009 zal de HBVZ deze ontwikkelingen onverminderd kritisch volgen en een bijdrage leveren aan de toepassing hiervan. Energiek, omdat door een forse verbetering van de wetgeving op het gebied van bewonersparticipatie per 1 januari jl., wij, en dus u, daar maximaal profijt van willen hebben. Ik wens u ook dit jaar veel leesplezier. Zoetermeer, maart 2009, Namens het bestuur van de HBVZ., A. Vrolijk, voorzitter 2

3 INHOUD Voorwoord...2 Inhoud..3 Algemene en bestuurlijke zaken... 4 Bestuursvergaderingen.5 Uitdiepen vergaderonderwerpen..6 en 7 Bewonerscommissies...8 Algemene Ledenvergadering.. 9 Overleg met Vestia...10 Overige contacten met Vestia Stichting Woonkoepel...12 Financiën.13 en 14 Bijlage Verslag kascommissie 3

4 ALGEMEEN De Huurdersbelangenvereniging Vestia Zoetermeer (HBVZ) werd op 22 november 2000 opgericht bij akte van notaris Mr P.J.M. van Riet te Zoetermeer. De vereniging werd ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Zoetermeer onder nummer Sindsdien heeft tot 2006 in elk jaarverslag een korte samenvatting van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement gestaan. Ieder die geïnteresseerd is in de Statuten en/of het Huishoudelijk Reglement kan een afspraak maken met het bestuur en de stukken dan op kantoor inzien. BESTUUR Aan het einde van dit verslagjaar bestond het bestuur uit de volgende personen: *de heer A. Vrolijk voorzitter Dagelijks bestuur *de heer R.W. Ram vice-voorz./penningmeester Dagelijks bestuur *mevr. M. Bijkerk secretaris Dagelijks bestuur *de heer M.T. Giesen lid *mevr.m.scholtes-sanders lid *de heer J. van der Spek lid *mevr. C.J. Voshol lid/ass.secretariaat Het dagelijks bestuur vergaderde wekelijks, op dinsdagochtend in ons kantoor aan het Fonteinbos 208. Het algemeen bestuur kwam 1 x per maand bijeen. Maandelijks in principe elke tweede dinsdag van de maand - was er een overleg met de directie van Vestia Zoetermeer. Dit overleg werd tijdens de db-vergadering voorbereid, de vergaderdata van het algemeen bestuur werden gekoppeld aan de voorbereiding van de vergaderingen met Vestia. Op de dinsdagochtenden dat er overleg was tussen dagelijks bestuur en directie Vestia Zoetermeer werden op kantoor kopieer- en andere activiteiten verzorgd door leden van het algemeen bestuur. 4

5 BESTUURSVERGADERINGEN Het algemeen bestuur heeft in 2008 elf maal vergaderd, het dagelijks bestuur kwam wekelijks bijeen en met een enkele onderbreking is er vijfentwintig keer vergaderd. Bovendien heeft het db een aantal werkvergaderingen gehouden waarbij ondermeer de website up-todate werd gemaakt. Onderwerpen voor deze vergaderingen waren (zowel voor het db als het ab): - de interne taakverdeling voor de bestuursleden; - opleidingen voor bestuursleden; - verhuizing naar tijdelijke kantoorruimte; - onderzoek naar opleidingen voor BC's; - het huurprijzen beleid van Vestia; - de Algemene Ledenvergadering 2008; - het jaarverslag 2007; - de begroting 2009; - Van de bestuurstafel ; - de website (de verzorging en het bijhouden van); - de HBVZ nieuwsbrief; - het periodieke overleg met Vestia (voor- en nabesprekingen); - beleid verkoop huurwoningen; - deelname aan de thema avonden van Vestia plus onze eigen presentatie op die avonden; - overleg met Vestia over verkiezingen voor BC's; - overleg met verschillende bewonerscommissies; - gebeurtenissen in de wijken, in het bijzonder in Het Dorp en in Palenstein, later in het jaar ook in Buytenwegh; (werkbezoeken) - onderzoek naar doorstromen van eengezinswoningen/ruime flats naar kleinere appartementen door gezinnen/personen die daar aan toe zijn ; - klachtenafhandeling; - gesprekken met de Nederlandse Woonbond; - gesprek met de heer R. van Genugten, huurdercommissaris bij de Vestia Groep; - het ICT-beleid; - de HBVZ-deelname in de Woonkoepel Zoetermeer; - deelname aan de werkgroep "Palenstein leeft"; - voorbereiden van de aanpassing van de Samenwerkingsovereenkomst tussen HBVZ en Vestia, in het kader van de Nieuwe Overlegwet Verhuurder/Huurder. De vergaderingen vonden plaats in het kantoor van de vereniging. 5

6 Public relations: UITDIEPING VAN ENKELE VERGADERONDERWERPEN. Dit is de samenvatting van acties gericht naar onze achterban. We trachten onze leden te informeren over belangrijke zaken en hebben daartoe mogelijkheid via onze website, die wij trachten iedere twee weken te actualiseren; we sturen alle leden een HBVZnieuws brief, deze keer verzonden in het voorjaar en in de decembermaand; de BC s ontvangen op gezette tijden informatie om door te spelen naar hun achterban in Van de bestuurstafel. Eigenlijk valt het cursusaanbod, deelname aan de thema avonden van Vestia en contact met individuele BC s ook onder de noemer PR. Onderzoek naar opleidingen voor BC s: In het kader van de Nieuwe Overlegwet Verhuurder/Huurder, gaat er wel het één en ander veranderen. Zeker ook voor bewonerscommissies is dit het geval. Wij hebben daarom gemeend om in samenwerking met de Nederlandse Woonbond een cursus te ontwikkelen, die op de nieuwe situatie (vanaf 2009) is toegepast. Deze cursus omvat 4 delen en zal in 2009 plaatsvinden. Opleiding voor het bestuur: In november is ons hele bestuur bijgeschoold voor wat betreft de nieuwe wetgeving, per , en de uitwerking hiervan. Doorstroming: Dit initiatief, door de HBVZ opgestart, wordt door verschillende werkgroepen verder uitgediept en uitgewerkt. Omdat veel partijen hierbij betrokken zijn is dit een langdurig proces. Het is duidelijk dat dit een gezamenlijke inspanning moet zijn van de Gemeente Zoetermeer met de woningcorporaties en diverse maatschappelijke instanties. Renovatie in Palenstein: Voor alle partijen en niet in het minst voor bewoners is dit een zeer ingrijpend project. Niet alleen de werkzaamheden aan de woningen zelf, maar ook aan de algemene voorzieningen en ruimten (liften, hallen, gangen, hekken e.d.) leveren veel last en (geluids)overlast op. Vestia heeft om die reden veel wisselwoningen beschikbaar gesteld. Ook heeft Vestia extra menskracht ingezet voor de begeleiding hiervan, aanzienlijk meer dan bij vergelijkbare projecten. De aannemer slaagde er voor de bouwvakantie niet in om op tijd een aantal woningen op te leveren en bovendien was de opgeleverde kwaliteit soms onvoldoende. Indringende gesprekken tussen Vestia en aannemer hebben opgeleverd dat de oplevertijd en de kwaliteit aanzienlijk verbeterd zijn. Dit is na onderzoek door de HBVZ vastgesteld. De 1 e oplevering levert soms klachten en onvolkomenheden op die na de 2 e oplevering in verreweg de meeste gevallen afdoende verholpen zijn. Communicatie naar de bewoners blijkt juist bij dit soort grootschalige projecten steeds weer een groot probleem, omdat emoties vaak de feitelijke situatie dreigen te beïnvloeden. Renovatie in Buytenwegh: De renovatie in de Rodes verloopt goed (o.a. kozijnen, ramen, isolatie en zonnepanelen). De Vivaldirode en de Verdirode zijn klaar en de bewoners zijn blij met de resultaten. Vermeldenswaard is ten slotte dat, net als bij de renovatie in Palenstein, de HBVZ de Nederlandse Woonbond een second-opinion onderzoek heeft laten uitvoeren naar de door Vestia gebruikte toepassingen. Verreweg de meeste onderdelen kregen de goedkeuring van de Woonbond en waar nodig zijn opmerkingen van de Woonbond door Vestia overgenomen. De HBVZ gaat ook in 2009 door met het laten uitvoeren van dit soort onderzoeken. 6

7 Renovatie Buytenwegh Nieuwbouw Zeeheldenbuurt (Dorp): De bouw verloopt volgens de planning. De bewoners zijn zeer betrokken bij de bouw (een goede zaak ) en laten zich veel informeren door de aannemer. Een enkele keer was dat succesvol omdat bij een bepaald onderdeel door de aannemer verkeerde tekeningen werden gebruikt. Klachtenafhandeling: Huurders moeten in eerste instantie hun klachten bij Vestia schriftelijk of per indienen. Met Vestia is afgesproken dat klachten die door huurders bij de HBVZ worden gemeld, direct aan de directie van Vestia worden doorgegeven. In het maandelijks overleg tussen Vestia en HBVZ wordt de stand van zaken doorgenomen. Als blijkt dat na afdoening van de klacht de huurder niet tevreden is, dan kan de huurder een officiële klacht bij de klachtencommissie van Vestia in te dienen. Met deze procedure beschikt de huurder over meer rechten. Het mag duidelijk zijn dat het bovenstaande betrekking heeft op echte klachten c.q. een mogelijk onjuiste behandeling door personeel van Vestia. De HBVZ bewaakt deze procedure. Gesprek met onze huurdercommissaris bij de Vestia Groep: Tijdens dit gesprek bespreken we de rol en de taak van de huurdercommissaris en de relatie tussen de commissaris en de HBVZ. De commissaris geeft aan de rol van een huurderbelangenvereniging van groot belang te vinden, zowel voor Vestia als voor de huurders. Immers, participatie leidt tot betrokkenheid. Verder zegt hij toe zich te willen inzetten een bijdrage te leveren aan onze ( hernieuwde ) contacten met de andere huurderbelangenorganisaties van Vestia. 7

8 BEWONERSCOMMISSIES In de onderstaande grafiek kunt u het verloop zien van het aantal bewonerscommissies over de afgelopen acht jaar. Zoals u ziet is er in het eerste jaar een bescheiden aantal bewonerscommissies. Dit is uitgegroeid tot 30 bewonerscommissies t/m december Bewonerscommissies zijn het eerste aanspreekpunt voor huurders met vragen en/of opmerkingen. Dit geldt uiteraard voor algemene zaken die voor meerdere huurders van belang kunnen zijn. Voor individuele vragen en/of klachten dient u zich rechtstreeks tot Vestia te wenden. Figuur 1 Aantal BC's 8

9 ALGEMENE LEDENVERGADERING De algemene ledenvergadering werd dit jaar gehouden op 21 april 2008 in het gebouw van B2-Home in het Vernèdesportpark. Aanwezig waren 69 leden, volgens de presentielijst. Na de opening door de voorzitter Arie Vrolijk met een extra woord van welkom tot onze ereleden Will Lammers en Martin Naves werd het voltallige bestuur aan de vergadering voorgesteld. Daarna volgde het vaststellen van de agenda en konden de verschillende agendapunten worden behandeld. Het conceptverslag van de ALV op 24 april 2007 werd ongewijzigd vastgesteld. Alleen op de namenlijst stond de heer van der Wilt met foutieve voorletters, dit is aangepast. Bestuurlijke zaken: de heer M. (Mart) Giesen heeft zich na een aantal proefvergaderingen definitief beschikbaar gesteld als bestuurslid. Deze benoeming wordt door de aanwezigen met applaus bekrachtigd. Hierna volgt de herbenoeming van de heer R.W. (Roel) Ram, (penningmeester) en krijgt de aftredend secretaris, mevrouw M.M. (Mayke) Frings een woord van dank. De voorzitter kondigt aan, dat hij voornemens is in het najaar terug te treden als voorzitter. Kleine aanpassing in het huishoudelijk reglement: In overleg met de notaris is gebleken dat deze aanpassing voldoende is: de volgende aanpassing wordt voorgesteld: Onder artikel 2 een artikel 2a toevoegen: De vereniging kent naast leden ook ereleden. Ereleden zijn (ex)bestuursleden van de HBVZ, die zich gedurende langere tijd bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt voor de vereniging. De Algemene Ledenvergadering keurt daartoe een door het Algemeen Bestuur ingediend voorstel goed. De benoeming van een erelid geldt voor het leven. Met applaus wordt deze aanpassing van het HHR goedgekeurd. Bij de presentatie van het Concept Jaarverslag 2007 werden geen vragen gesteld. Leuke felicitatie van Jan Dekker voor de HBVZ met het door Vestia laten terugbetalen van de waarborgsom. Ook werd het hoofdstuk Financiën uitvoerig besproken. De penningmeester geeft een toelichting. Na de pauze werd antwoord gegeven op de ingebrachte vragen. Tenslotte presenteerde de voorzitter het beleidsplan 2008/2009, waarin veel aandacht zal zijn voor de uitwerking van de Nieuwe Overlegwet Verhuurder/Huurder. Dit houdt onder meer in dat de samenwerkingsovereenkomst van de HBVZ en Vestia wellicht aangepast moet worden. Hieruit volgt ook een gewijzigde vorm voor het participatiereglement voor BC s. Het vergroten van kennis zal voor bestuursleden, maar ook voor BC s een steeds belangrijker plaats gaan innemen. Na de rondvraag werd de vergadering gesloten. Na afloop was er nog gelegenheid in informele sfeer onder het genot van een drankje zich met elkaar te onderhouden. 9

10 OVERLEG MET VESTIA In principe werd maandelijks door het Dagelijks Bestuur overleg gevoerd met de directie van Vestia Zoetermeer. Bij ieder overleg werd aandacht besteed aan - Nieuwbouw en renovatie voor Het Dorp (Paltelaan en Zeeheldenbuurt) en Palenstein, - later kwam daar ook nog Buytenwegh bij. - Ook stond Doorstroming maandelijks op de agenda vanwege de betrokkenheid van zowel Vestia als de HBVZ. Verder is gesproken over - Het lik-op-stuk-beleid en de effecten daarvan; - Procedures bij betalingsachterstanden; - Nieuwe instructies voor warmtemeters en stookgedrag; - Energiebesparende maatregelen; - Thema avonden door Vestia georganiseerd voor de Bewonerscommissies; - Mutatiebeleid en woonruimteverdeling; - Communicatie met de achterban; - Onderhoudsbeleid; - Huurbeleid; - Opleiding voor BC-leden; Een breed scala van onderwerpen, in goede sfeer besproken, meestal in het kantoor van Vestia. HBVZ zit niet bij de pakken neer 10

11 OVERIGE CONTACTEN MET VESTIA Wij waren aanwezig bij de opening van de eetkeet in Palenstein. En ook bij de verloting van serres ( afgesloten balkons ) van de drie te renoveren flats in Palenstein. Natuurlijk waren wij present bij de door Vestia georganiseerde Thema avonden. Daar ontmoetten wij leden van Bewonerscommissies en konden wij in de wandelgangen met deze leden spreken. Wij maakten ook gebruik van de uitnodiging van Vestia deel te nemen aan het eindejaarsetentje, dat dit keer werd verzorgd in de Drie Hooibargen. Informele gesprekken voerden wij met medewerkers van Vestia - denk aan flatopzichters, huismeesters, leden van het managementteam van Vestia Zoetermeer en weer met leden van Bewonerscommissies. Als ons klachten bereikten van bewoners of Bewonerscommissies zochten wij na het contact met betrokkenen ook altijd contact met Vestia. Iedere zaak heeft altijd meer kanten en die willen wij graag door ieder belicht zien om daarna te kunnen komen tot mogelijk een oplossing van het probleem. Afhankelijk van de problemen hadden we mail, telefonisch of direct contact met een of meer leden van het managementteam of een andere werknemer van Vestia Zoetermeer. 11

12 STICHTING WOONKOEPEL ZOETERMEER De HBVZ is vertegenwoordigd in de Stichting Woonkoepel Zoetermeer. Deze stichting beoogt op te treden als samenwerkingsverband van de officiële vertegenwoordigers van de Zoetermeerse woonconsumenten, te weten de huurders van de sociale en particuliere verhuurders en georganiseerde belangengroepen op het gebied van wonen en woonomgeving. Doel van de Woonkoepel is het op stedelijk niveau behartigen van de belangen van de woonconsument. In dit verband valt te denken aan huisvesting voor speciale doelgroepen in Zoetermeer, grootschalige herstructureringen en andere vormen van stedelijke vernieuwing. In de vergaderingen van de Woonkoepel is doorstroming een regelmatig weerkerend onderwerp, zoals dat ook bij Vestia en de andere corporaties gebeurt. In november 2008 is het overleg gestart met OBC Vidomes met de bedoeling OBC Vidomes te laten toetreden tot de Woonkoepel. Als de samenwerking tussen de drie Huurdersorganisaties (binnen Zoetermeer) tot stand is gebracht dan vertegenwoordigen we in de Woonkoepel woningen. Als vertegenwoordigers werden de heren Vrolijk en Ram afgevaardigd. Halverwege dit jaar werd deze afvaardiging vertegenwoordigd door mw. M. Bijkerk en de heer R. Ram. 12

13 FINANCIËN De financiële positie geeft het volgende beeld te zien: Balans per 31 december / / / / Meubilair 623,06 415,37 Algemene reserve: Kopieerapparatuur 3.419, ,47 1 januari ,26 Automatisering 2.321, ,94 resultaat 1.382,02 Waarborgsommen 415,21 415,21 31 december , ,28 Vorderingen - - Schulden 3.943,24 600,00 Vooruitbetaald - - Vooruitontvangen - - Giro 265,84 497,59 Sterrekening , , , , , ,28 Overzicht van de besteding van de geldmiddelen 2008: Saldo 1 januari ,33 Resultaat 1.382,02 Investeringen - Afschrijvingen 2.922,18 Mutatie waarborgsommen - Mutatie vorderingen/schulden 3.343,24- Mutatie voouitontvangen/betaald - Saldo 31 december ,29 13

14 FINANCIËN Resultatenrekening 2008 Lasten Baten begroot begroot begroot begroot Kantoorbehoeften 84,98 838,87 800,00 800,00 Contributies , , , ,00 Kopiëren 1.149,46 815, , ,00 Rente 392,85 129,21 450,00 450,00 Automatisering 469,92 542, , ,00 Vestiabijdragen: , , , ,00 Telefoon 715,71 750,36 932,00 932,00 Resultaat 1.477, , , ,00 Secretariaat , , , ,00 Huisvesting 7.572, , , ,00 Belastingen 91,00 90,00 100,00 100,00 Bestuurskosten 8.593, , , ,00 Verzekeringen 555,94 573,04 600,00 600,00 Advies/Scholing 7.692, , , ,00 Verenigingskosten 1.627, , , ,00 Lidmaatsch./Abonn , , , ,00 Afschrijving 2.922, , , , , , , , , , ,00 14

15 15