Beïnvloeden van processen Hoe je vanuit de inhoud actief grip krijgt op processen

Transcriptie

1 Beïnvloeden van processen Hoe je vanuit de inhoud actief grip krijgt op processen Aanleiding Procesmanagement is voor medewerkers van Grontmij een steeds belangrijker onderdeel van het werk geworden. Dit komt enerzijds doordat klanten steeds meer ingewikkelde vragen hebben. Anderzijds heeft procesmanagement meerwaarde als effectief, resultaatgericht en commercieel instrument. Voor projectmedewerkers en opzichters die aan projecten willen snuffelen is er de cursus Processen in Projecten. Zeer ervaren projectmanagers die in complexe klussen processen in goede banen moeten leiden, volgen Samenwerking in Procesmanagement. Beïnvloeden van processen (BVP) is een training voor projectleiders en adviseurs met ervaring die de ambitie hebben, hun kennis van processen verder te verdiepen. Zij willen vanuit de inhoud processen leren beïnvloeden om aan het verloop ervan een actieve bijdrage te leveren. Doelgroep De deelnemers zijn primair projectleiders/adviseurs met 5 tot 10 jaar ervaring die de projectmatige kant van het werk beheersen. Denk ter indicatie aan deelnemers die een aantal jaren op niveau functioneren in 11, 12 of begin 13. De deelnemers zijn volop bezig met de eigen ontwikkeling en willen graag groeien in hun werk. Zij stellen zich vragen als: - Hoe kan ik vanuit de inhoud het proces en de omgeving meer beïnvloeden? - Hoe kan ik mezelf beter een positie geven als ik klem zit tussen verschillende belangen? - In hoeverre is proces- en omgevingsmanagement een onderwerp waar ik mij verder in wil bekwamen? Uitgangspunten en opzet Leren leren, intakes en outtakes Geen mens leert op dezelfde manier. Toch zijn er in een groep altijd overeenkomstige patronen te vinden. Het leertraject sluiten we daar op aan. Daarnaast is het voor de verbinding met de werkpraktijk erg belangrijk Brochuretekst BVP doc 1

2 dat deelnemers hun eigen leervragen formuleren en die hebben afgestemd met hun leidinggevende. Om dit voor te bereiden voeren we individuele intakegesprekken om specifieke vragen op het spoor te komen, leervragen waar nodig aan te scherpen en deelnemers alvast aan de slag te laten gaan met een huiswerkopdracht. Bij zo n gesprek is de leidinggevende van de deelnemer van harte welkom. Op basis van de intakes snijden we het programma verder op maat en maken we een verdeling van onderwerpen over bijeenkomsten. We sluiten het traject af met een outtake met de individuele deelnemers en hun leidinggevenden. Daarin besteden we aandacht aan de doorwerking van het geleerde in de eigen werkpraktijk, krijgt het traject voor de individuele deelnemer een afronding en maken we een doorkijkje naar nieuwe vragen en ontwikkelingen. Leren van elkaar In een goed draaiende leergroep zijn de deelnemers elkaars praktijkadviseur. De deelnemers kunnen en zullen veel van elkaar leren tijdens het traject. Het is daarom belangrijk dat zij elkaar goed leren kennen en op basis van vertrouwen met elkaar omgaan. Dat versterken we door een start met twee aaneengesloten dagen. Dat biedt tijd en ruimte om hiervoor de fundering te leggen. Van buiten naar binnen De aanleiding voor een proceshandeling ligt doorgaans buiten in de vraag van een klant. Daarom werken we in het leertraject van buiten naar binnen. We beginnen bij de procesomgeving, gaan verder met de positie en betekenis van procesmanagement in de Grontmijorganisatie en komen dan uit bij de deelnemer zelf en de rol en verantwoordelijkheid die hij/zij pakt. Beïnvloeden Projectleiders die deelnemen aan BVP worden door opdrachtgevers gevraagd om hun inhoudelijke bijdrage. Veelal komen zij in dusdanig ingewikkelde omgevingen dat het noodzakelijk is meer vaardigheden te ontwikkelen om het proces te beïnvloeden. Daarom kijken we niet alleen naar de procesomgeving en de eigen rol en verantwoordelijkheid, maar investeren we ook in een methodische verrijking van het eigen beinvloedingsrepertoire. Ook vergroten we het aantal tools. Om de deelnemers de gelegenheid te geven, het geleerde in praktijk te brengen en te checken waar men staat sluiten we af met een grote Brochuretekst BVP doc 2

3 opdracht, ter plekke uit te werken, te presenteren en te beoordelen in een tweedaagse bijeenkomst. Aansluiting bij de organisatie De groep bestaat uit maximaal 15 personen uit alle clusters van Grontmij. We willen zoveel mogelijk aansluiten bij de vragen en strategie van de organisatie. Daarom leveren ervaren proces- en projectmanagers op een aantal momenten input. Programma (indicatie) De intakes met de deelnemers en hun leidinggevenden leveren input voor de definitieve samenstelling van het programma. Op hoofdlijnen ziet dat er ongeveer als volgt. Tweedaagse start: Procesmanagement in een praktische context We positioneren procesmanagement als een ordenende en disciplinerende activiteit, die je uitstekend kunt inzetten in vraagstukken en contexten die door de opdrachtgever en andere belanghebbenden als ingewikkeld en onoverzichtelijk worden ervaren. Om dat effectief en efficiënt te doen, heb je een betrouwbaar beeld nodig waar de proceselementen in je klus zitten. We gaan daarom uitgebreid in op diagnostische hulpmiddelen. We bieden je nieuwe tools in aanvulling op het GOTIK-repertoire. Procesmanagement is een hulpmiddel dat je professioneel inzet. Daarom worden er professionele eisen aan je gesteld. Het verder ontwikkelen van reflectieve en lerende vermogens is daartoe onmisbaar. Het mes snijdt aan twee kanten - wie processen bij en van anderen beïnvloedt, activeert immers ook hùn reflectieve en lerende capaciteiten. Tegelijkertijd gebruiken we dit als een vorm van groepsvorming in de praktijk Ook gaan we in op de taligheid die hoort bij effectief procesmanagement. Wie zijn streven weet te construeren en presenteren in frames met krachtige beelden en metaforen, neemt al bij de start een voorsprong. Deze en dergelijke concepten en inzichten toetsen we aan de praktijk van vier ervaren projectmanagers en adviseurs, die in hun werkpraktijk veel processen managen. Zij zijn te gast en worden door de deelnemers geïnterviewd en bevraagd op hun opvattingen over het vak. Brochuretekst BVP doc 3

4 Dag 2: Het managen van de context en de omgeving De losse dagen werken we inhoudelijk met de gehele groep tot uur, daarna gaan we uiteen in twee intervisiegroepen. Om een ruimte te kunnen opspannen waarin het proces zich afspeelt, heb je een analyse nodig van de behoeftestelling van de spelers, alsmede een beeld van de context waarin het proces zich afspeelt en je eigen rol en positie daarin. We oefenen met een tool voor omgevingsmanagement. Om de behoeftestelling van participanten goed te kunnen duiden, introduceren we enerzijds het verschil in ideeën, doelen, criteria en resultaten, en hoe je die verschillen kunt benutten om te beïnvloeden. Anderzijds leren we de standpunten die personen en partijen meebrengen, te ontbinden in de factoren belangen, behoeften en randvoorwaarden. Verder introduceren we een instrument om factoren en actoren in je klus te analyseren op de kansen op bijdragen aan draagvlak en draagkracht. Dit alles bijeengenomen leidt tot het opstellen van een aantal scenario's, om beweging te organiseren in het krachtenveld. Dag 3: Procesontwerp en -beinvloeding Wie vanuit een inhoudelijke oriëntatie een procesingreep doet, moet zichzelf even op een ander been zetten. In een procescontext werkt een louter inhoudelijke benadering niet en ook projectsturing (denk aan GITKO) is niet effectief. Er zijn andere manieren van ontwerpen en beïnvloeden nodig. Die introduceren we hier, in zes ontwerpstappen en acht beïnvloedingsvariabelen. Daaraan voorafgaand onderzoeken we de belangrijkste uitgangspunten bij procesmanagement. Die hebben namelijk veel invloed op wat een goed ontwerp wel en niet kan. Dag 4: Jezelf als instrument De mate waarin je processen daadwerkelijk en soms zelfs beslissend beïnvloedt wordt mede bepaalt door wie je bent, hoe je je toont, welke voorkeuren je hebt in gedrag en hoe je omgaat met je eigen tekortkomingen en die van anderen. Op deze dag kijken we vooral naar deze aspecten. De Keyrsie-vragenlijst gebruiken we daarbij als ingang. Bij het vormen van teams en het begrijpen van de conflicten die zich daarin (kunnen) afspelen helpt inzicht in de eigen gedragsvoorkeur en die van anderen. Bovendien geeft dat inzicht mogelijkheden voor beïnvloeding. Brochuretekst BVP doc 4

5 Binding creëren is een belangrijke conflictoplossende ingreep. We gaan in op instrumenten boven en onder de waterspiegel die je daarbij kunt inzetten. Dag 5: Praktijkanalyses Procesmanagement is gepositioneerd als instrument en hulpmiddel. We hebben diagnostiek tot onze beschikking, kunnen een procesruimte opspannen door behoeftestelling en context te analyseren, hebben kennis van framing, weten van ontwerpen en sturen en kunnen ook onszelf als instrument inzetten. In deze dag toetsen we de kennis aan de praktijk. Twee ervaren collega's brengen een reëel bestaande procescasus in en leggen die aan de deelnemers ter analysering en advisering voor. Dit biedt deelnemers gelegenheid, de verworven kennis en inzichten te toetsen aan de praktijk van een ander. Slot 2-daagse Procesmanagement zet je in om ideeën te ontwikkelen, klussen obstakelvrij te maken of besluitvorming te organiseren. Deze omstandigheden kenmerken zich door veel vrijheid, onzekerheid en instabiliteit voor alle betrokkenen. Alleen al de notie dat processen zich niet zomaar laten beheersen (zoals bijvoorbeeld projecten of routines dat wel doen) maakt dat betrokkenen procesmanagement vaak een spannende en risicovolle activiteit vinden. Het ligt dan ook voor de hand om risico s effectief en efficiënt te managen, en potentiële procesverstoringen te benutten en incorporeren in de procesgang. In de slotmodule gaan we daar nader op in. Verder krijgen de deelnemers een reëel bestaande uitvraag voorgelegd, met het verzoek een aanpak te ontwikkelen voor de proceselementen daarin. In die aanpak willen we de diverse onderdelen van Beinvloeden van processen terugzien. Ook moet de aanpak een reflectie bevatten op hoe procesmanagement hier kan helpen, de inhoudelijke en projectmatige doelen te verwezenlijken. Een en ander wordt beoordeeld en van commentaar voorzien door een aantal ervaren collega's en door de cursusleiding. Daarna maken de deelnemers een beeld van zichzelf: Wat heb ik te bieden op het gebied van beïnvloeden van processen en waarin onderscheid ik mij van anderen? Brochuretekst BVP doc 5

6 Outtake Na afloop voeren we met de deelnemers een individueel gesprek over de vragen: - Wat heeft het leertraject mij gebracht? - Wat ga ik ermee doen? - Welke nieuwe vragen liggen er voor de toekomst? - Hoe ga ik verder met processen? Data 2013 In overleg Kosten De kosten per deelnemer bedragen 3.550,-- per deelnemer exclusief BTW en reis- en verblijfkosten. Brochuretekst BVP doc 6