Maintenance en energielevering in één: the next level in gebouwoptimalisatie

Transcriptie

1 Maintenance en energielevering in één: the next level in gebouwoptimalisatie Management Summary Op 1 januari 2015 betrok een Fortune 500 multinationaal ingenieursbureau haar nieuwe Europese hoofdkantoor in Hoofddorp. Het in het oog springende pand heeft een oppervlakte van m 2 en telt meer dan 900 werkplekken. Door de vele verschuifbare tussenwanden zijn de werkplekken uitermate flexibel in te delen. Op het gebied van duurzaamheid worden de op dit moment meest optimale waarden gehaald: het pand heeft daarom het BREEAM Excellent-label gekregen. Onder andere dankzij een warmte- en koude-opslaginstallatie (WKO), een hoge isolatiewaarde en maar liefst 2000 m2 zonnepanelen op het dak. Daarnaast beschikt het pand over een uitgekiend luchtcirculatiesysteem waardoor het atrium niet hoeft te worden geconditioneerd. looptijd van maar liefst 30 jaar! Bij het tot stand komen, de implementatie en uitvoeren van het onderhoudsprestatiecontract is een team van specialisten betrokken. Het traject stopt nooit: door de grote hoeveelheid data die middels het gebouwbeheer- en energiemanagementsysteem voorhanden is, zijn we in staat constant te optimaliseren. Deerns Ted van Loosbroek, adviseur Asset Management Het contract voor het onderhoud aan alle E+Winstallaties werd aan Croonwolter&dros gegund. Het is een uniek contract geworden: niet alleen qua looptijd, maar vooral voor wat betreft de combinatie van maintenance en energielevering in één contract. Croonwolter&dros is verantwoordelijk voor zowel de maintenance als voor de levering van energie en de exploitatie van de zonnepanelen. De klant en Croonwolter&dros hebben een onderhoudsprestatiecontract afgesloten met een Croonwolter&dros Vincent de Kort, contractmanager Maincontracting Arjan van Riet, locatiemanager Maincontracting Edwin Normann, manager Energy Eric Oosterkamp, manager Maincontracting Sauter Nederland Wietse Hut, manager Sauter Nederland Petra de Jong, projectmanager Aftersales Sauter Nederland

2 Samenwerken aan uniek 30-jarig onderhoudsprestatiecontract In januari 2015 nam de opdrachtgever haar nieuwe hoofdkantoor in Hoofddorp in gebruik. Het onderhoud E+W is gegund aan Croonwolter&dros. Maar dat niet alleen: in het prestatieonderhoudscontract is een koppeling gemaakt tussen maintenance en de levering van energie. Opdrachtgever en opdrachtnemer sloten daartoe een contract met een looptijd van 30 jaar! Volgens opdrachtgever, adviseur Deerns en opdrachtnemer Croonwolter&dros is er sprake van een unieke samenwerking. De lange looptijd en de combinatie met energielevering resulteren in een optimale gebouwprestatie en een zakelijk interessante verbintenis voor de contractpartners. Hieronder leest u de bevindingen van de direct betrokkenen. Onze klant had in het vorige pand in Haarlem het onderhoud in eigen beheer; in Hoofddorp werd dit echter te complex. Er is nu gekozen voor een partnership met één technisch dienstverlener die zowel het onderhoud als de energielevering kan optimaliseren. De klant voert de regie op hoofdlijnen, Croonwolter&dros geeft op basis van zijn deskundigheid invulling aan het onderhoud en de energielevering. Met zoveel nieuwe technologie in het pand en zoveel beschikbare data, heb je een specialist nodig om het optimale resultaat te bereiken, aldus Eric Oosterkamp, manager Commercie Croonwolter&dros Door het contract uit te breiden met de levering en opwekking van energie, daagt de klant de opdrachtnemer uit om duurzaamheid tot prioriteit te maken: Croonwolter&dros kan geld verdienen met het efficiënt opwekken en besparen op minder verbruik van energie. Met een contract van 30 jaar weet iedereen waaraan hij toe is. Opdrachtgevers kunnen hun opdrachtnemer aanspreken op langdurig onderhoud en vervangingen. In tegenstelling tot een contract voor bijvoorbeeld 5 jaar, gaat er geen tijd en geld verloren met tussen tijdse overdracht tussen partijen. Ook voor de opdrachtnemer is een langdurig contract aantrekkelijk. Omdat de opwekking en het verbruik van energie deel uitmaken van het contract, wordt het voor hem bijvoorbeeld aantrekkelijk te investeren in de optimalisatie van het energieverbruik. De opdrachtgever beoordeelt elk jaar de kwaliteit van de dienstverlening op basis van vooraf afgesproken KPI s en elke 5 jaar is er een herzieningsmoment. Bij wederzijdse tevredenheid is verlenging vanzelfsprekend. De opdrachtgever betaalt een vast bedrag voor regulier onderhoud (inclusief beheer) en energie, met daarnaast de kosten van groot onderhoud aan het eigen vastgoed. Een gemeenschappelijk belang, contractpartners weten waaraan ze toe zijn. De klant werkte met adviseur Deerns het contract uit. Ted van Loosbroek, adviseur Asset Management van Deerns: De opdrachtnemer moet ervoor zorgen dat het gebouw werkt zoals het is bedoeld; de opdrachtgever hoeft dan nergens meer naar om te kijken. Dat kan alleen met een contract voor de lange termijn waarin de partners een gemeenschappelijk belang hebben: een goed functionerend, veilig en comfortabel gebouw met een zo laag mogelijk energieverbruik. Van Loosbroek (Deerns): Een contract waarin maintenance en energielevering zijn verenigd, is alleen realistisch wanneer je een lange horizon hebt afgesproken. Anders zijn het nauwkeurig monitoren van de installaties en het permanent optimaliseren van de regelingen moeilijk rendabel te krijgen. Ook spelen dan factoren mee als de bezettingsgraad van het pand en of het een warm of koud jaar is. Bij een langetermijncontract kun je de daaruit voortvloeiende fluctuaties in verbruik tegen elkaar wegstrepen.

3 Het vaste team dat zich bezig houdt met het onderhoud & beheer van het totale gebouw er is sprake van een win-winsituatie. Nauwe samenwerking Sauter en Croonwolter&dros. Het gebouwbeheersysteem ze (GBS) van Sauter Nederland is een cruciaal onderdeel van de installatietechniek; het regelt de warmte-koude-opwekking, de verlichting, het klimaat en de zonwering in het gebouw. Door het verschuiven van de wanden is het gebouw flexibel in te delen. Het GBS is daarom in segmenten opgedeeld, waardoor elke ruimte software matig in te regelen is. Alleen de wand moet nog fysiek worden verschoven, de rest kan gemakkelijk door Croonwolter- &dros in het GBS worden ingeregeld. Het betreft een geïntegreerd systeem: verlaat iemand de kamer, dan gaat na een bepaalde periode het licht en de klimatisering uit. Croonwolter&dros heeft Sauter volledig betrokken bij het contract. Er is veel geïnvesteerd in de scholing van de Croonwolter&dros-medewerkers: Sauter heeft ze in detail opgeleid en volledig inzicht in haar systemen gegeven. De eerste en tweedelijnsservice wordt verleend door Croonwolter&dros, Sauter verleent de eventuele derdelijnsservice. De beschikbare kennis bij beide partners vult elkaar prima aan, Altijd blijven investeren in de samenwerking. Het contract werd op 19 december 2014 gegund; al op 1 januari 2015 betrok de klant het gebouw, een kleine twee weken later dus! Van Loosbroek (Deerns): Achteraf gezien was de overdracht van build naar maintain niet ideaal. De uitbesteding is pas in een heel laat stadium gestart en de oplevering van het pand is vier maanden naar voren gehaald. Daardoor moesten er nog restpunten door de aannemer worden opgelost, terwijl de onderhoudscontractpartner zich aan het inwerken was. Eigenlijk wil je dat alles is opgelost voordat de fase van onderhoud en beheer van start gaat. Vincent de Kort, contractmanager van Croonwolter- &dros: We hebben veel geïnvesteerd in het doorgronden van het gebouw, in het opleiden van onze mensen en in het opbouwen van een goede relatie met de klant. We zijn gestart met een nulmeting. We hebben elk onderdeel geïnventariseerd en geregistreerd en een heel uitgebreid inwerktraject opgezet. In het licht van

4 een langdurige relatie is dit het meer dan waard. Ook hebben we een vast team onderhoudsmensen voor dit pand samengesteld dat over de benodigde domeinkennis beschikt; de collega s hebben aan een half woord genoeg. Doordat we het gebouw en de installaties exact kennen is er een optimaal meerjarenonderhoudsplan opgesteld en voeren we het onderhoud conform dit plan uit. Opdrachtgever: Gezien de omstandigheden bij de start, hebben we ons flexibel opgesteld. Eigenlijk hadden we maar twee eisen voor de eerste dag: het koffiezetapparaat moest het doen en het IT-netwerk moest functioneren. Of het een graadje warmer of kouder was, was van minder belang. We hadden onze medewerkers vooraf voorbereid dat het in de eerste weken nog niet optimaal zou zijn; ze hebben er uiteindelijk niet zoveel van gemerkt. De vaste medewerkers van Croonwolter&dros hebben flink geïnvesteerd in de relatie en inmiddels kennen ze onze cultuur. Bovendien handelen ze niet naar de letter, maar naar de geest van het contract. Ze nemen ons mee in het advies en het maken van keuzes, ze komen met verbetervoorstellen, monitoren het verbruik en geven goede rapportages. Voor onze facilitaire dienst was het best wennen; we moesten leren denken als opdrachtgever. Opeens hadden we de regierol, terwijl we vroeger zelf de uitvoerder, de dienstverlener waren. Het is dan niet langer de bedoeling om zelf een lampje te vervangen. In plaats daarvan moet je de telefoon pakken. Locatiemanager Arjan van Riet van Croonwolter&dros vult aan: Dat snappen we volledig. Bij storingen en vragen acteren we dan ook altijd zo snel mogelijk. Dat doen we graag, want we voelen ons welkom. Met hulp van Sauter wordt alle kilowattuurmeter-informatie verzameld en zijn alle hotspots in het gebouw in kaart gebracht. Afwijkingen worden gemonitord, zodat er gericht en snel actie kan worden ondernomen. Zonder verlies van comfort kan er in de toekomst mogelijk nog vijf à tien procent energie worden bespaard. Vincent de Kort, (Croonwolter&dros): Inmiddels is duidelijk geworden dat de bezettingsgraad en de klimaatfactoren minder interessant zijn dan vooraf gedacht. In het contract zijn hiervoor bandbreedtes opgenomen, die we op basis van de opgedane ervaring zullen aanpassen. Met als uitgangspunt dat dit niet nadelig mag zijn voor de opdrachtgever maar met als resultaat dat we minder complexe berekeningen maken. Hierdoor beperken we het aantal correcties en bijstellingen; het contract biedt ruimte voor dergelijke aanpassingen. Het houdt ook rekening met uitbreidingen of aanpassingen die op termijn worden doorgevoerd; niemand kan immers voorspellen hoe de bedrijfsvoering zich in dertig jaar ontwikkelt. En de overeenkomst is afgestemd op toekomstige veranderingen in weten regelgeving en in de technische mogelijkheden. Croonwolter&dros weet welke nieuwe ontwikkelingen relevant zijn en kan daar de juiste systemen bij leveren. We hebben veel geïnvesteerd in het doorgronden van het gebouw en in het opleiden van onze mensen. Een contract met oog voor de toekomst De data die het gebouwbeheersysteem genereert over de opbrengst van de zonnepanelen en het verbruik van gas, water en elektra wordt dagelijks geanalyseerd en per kwartaal gerapporteerd. Trends en afwijkingen worden in kaart gebracht en onderzocht. De data worden steeds verder verfijnd, in nauwe samen werking met Croonwolter&dros en het team energie-experts. Zowel de opdrachtgever, de asset manager als de opdrachtnemer zijn tevreden: Wat je zoekt bij de aanbesteding is een degelijke technisch dienstverlener die voor een faire prijs het onderhoud en de exploitatie van dit complexe pand op zich neemt en die betrokken is bij de organisatie. Na ruim twee jaar kunnen we stellen dat de gekozen contractvorm dit absoluut mogelijk maakt. We zijn gewoon tevreden.

5 Checklist Een 30 jaar lopend onderhoudsprestatiecontract, waarin maintenance en energielevering zijn verenigd, eist veel van de houding en het handelen van opdrachtgever, tussenpersonen én opdrachtnemer. Het vraagt een specifieke mind-set, een vergaande automatisering en digitalisering, volledige openheid en de bereidheid om alles te doen en laten om een dergelijk contract te laten slagen. We zetten hier de belangrijkste voorwaarden op een rijtje: Verduurzaming houdt nooit op: nieuwe (ICT-) technieken bieden kansen en mogelijkheden tot verdere verduurzaming; partijen zullen moeten blijven investeren om deze te kunnen signaleren en realiseren. Partijen dienen volstrekte openheid in hun systemen te (durven) geven. Een state-of-the-art gebouwautomatisering is een voorwaarde voor het slagen. Indien de opdrachtnemer de regie krijgt, impliceert dit ook dat de opdrachtgever de feitelijke invulling van het onderhoud en de energielevering geheel moet kunnen loslaten! Alle (big) data moet verzameld worden en als basis voor het verder optimaliseren gebruikt worden. Dit vereist de juiste verslagleggingen en overlegstructuren. Een goede overgang van build naar maintain is cruciaal voor het behalen van optimale resultaten direct aan het begin van de contractduur. Om alle systemen optimaal te kunnen inregelen is er tijd nodig; dit vraagt om een flexibele opstelling en begrip bij alle contractpartners. Een optimaal resultaat wordt pas behaald wanneer het eerste contractjaar wordt gezien en beoordeeld als inwerkjaar. Contactpersoon: Eric Oosterkamp, manager Commercie afdeling Maincontracting, T E eric.oosterkamp@croonwolterendros.nl Schiemond 20-22, 3024 EE Rotterdam T E info@croonwolterendros.nl