EEN HANDIGE HULP VOOR ELKE LEVERANCIER! EEN HANDLEIDING.

Transcriptie

1 EEN HANDIGE HULP VOOR ELKE LEVERANCIER! EEN HANDLEIDING. (Laatste wijziging op 24/09/2018) Meta4Books vzw Te Boelaerlei Borgerhout T: F:

2 Inhoud Inhoud Doelstellingen Aan de slag Startpagina en inloggen Eigen gegevens beheren Over de boekenbank database Het basisbestand Hoe komt een titel in het historisch bestand terecht? De Open Markt Module Artikelstatus en voorraadcode Artikelstatus Voorraadcode Wanneer is een titel NIET bestelbaar? Hoe omgaan met herdruk? Wat met e-boeken? Zoeken Snelzoeken Gecombineerd zoeken Zoeken op recent verschenen titels De zoekresultaten Titelbestand Welke titels mag ik bewerken? Titels in quarantaine Titels toevoegen en bewerken via het formulier in Boekenbank-applicatie Titelbestand opladen via de Boekenbank-applicatie Titelbestand opladen via de FTP-server Het verwerkingsrapport Over het verwerkingsrapport Meldingen in het verwerkingsrapport: oorzaak en oplossing ISBN moet uniek zijn of Fondscode komt uit het basisbestand U mag geen titel van een andere distributeur wijzigen Het druknummer mag niet lager zijn dan het huidige (XX) Voor deze artikelstatus mag de verschijningsdatum niet leeg zijn of in de toekomst liggen U mag een artikel alleen uit het historisch bestand halen als de artikelstatus wijzigt Hoe geautomatiseerd aanleveren? Bestandslay-out CSV47-bestand Afspraken rond het titelbestand De bestandslay-out De CSV-file aanmaken vanuit Excel Bestandslay-out ONIX Omschrijvingen van nulprijzen opladen Substituten en co-edities Substituut Co-editie Titels exporteren De bibliografische controle Guaranteed Peer Reviewed Content (GPRC) titels Covers, flapteksten en uittreksels opladen Omschaling van covers en achterflappen in Boekenbank Waaraan moeten de bestanden voldoen? Front covers Achterflappen Flapteksten Uittreksels Hoe kan ik de bestanden opladen? Covers, flapteksten en uittreksels opladen via de ledenomgeving Covers, flapteksten en uittreksels opladen via de FTP-server

3 6.4 Waar vindt u de bestanden terug? Na het opladen van nieuwe cover zie ik de oude nog Inlezen van content vanuit het Centraal Boekhuis Foutenlijst Wat houdt deze lijst in? Waarop wordt gecontroleerd? Hoe past u de titels aan? Speciale prijzen opladen Over speciale prijzen Waar opladen? In welke formaat opladen? Business rules speciale prijzen Wanneer mag ik de vaste boekenprijs nog wijzigen? Verwerkingsrapporten Hoe kan ik speciale prijzen verwijderen? Raadplegen prijsinformatie Vraag en antwoord speciale prijzen Vragen over geplande prijswijzigingen Vragen over actieprijzen en introductieprijzen Orders Inkomende orders bekijken en downloaden Orderhistoriek Orders ophalen op de FTP-server Bestandslay-out van de orderfile De bestandsopbouw De velden De inhoud van de velden Retours Over retours in Boekenbank Inkomende retours bekijken en downloaden Retourhistoriek Retours ophalen op FTP-server Bestandslay-out retourfile De bestandsopbouw De velden Aanbiedingsfolders Aanbiedingsfolder toevoegen Aanbiedingsfolders raadplegen Lijsten Alle uitgevers en hun prefixen Fondsen Kortingsbonnen Artikelstatussen in Boekenbank Standaard E-pakbons Uitgevers Distributeurs Boekhandels Aanbiedingsfolders Overzicht NUR codes Boekenbank-terminologie Orderreferentie Lijnreferentie Distributeurscode Fondscode

4 1. Doelstellingen In een versnipperd landschap met heel wat verschillende uitgevers, distributeurs en boekhandels, biedt Boekenbank als centraal platform een aantal mogelijkheden om op een eenvoudige manier metadata rond publicaties uit te wisselen en bestellingen te verdelen. Door deze informatie uit te wisselen, draagt Boekenbank bij tot een efficiëntere werking van de boekenbranche. De kernfunctionaliteiten van Boekenbank kunnen we als volgt beschrijven: 1. Boekenbank fungeert als centraal bestelplatform zodat de bestellingen van boekhandels automatisch naar de juiste leveranciers worden gestuurd. Daar worden deze bestellingen dan verder afgehandeld. 2. Bibliotheken kunnen ook bestellingen plaatsen, die dan naar de boekhandel(s) wordt gestuurd. 3. Boekenbank verzamelt de gegevens van publicaties en verdeelt ze naar afnemers zoals boekhandels, kassasystemen, bibliotheken, webshops en andere websites zoals leesbevorderingssites zoals en zoek-een-boek op de Boekenbeurs. 4. Boekenbank is de referentiedatabank voor de gereglementeerde boekenprijs in Vlaanderen. 5. Boekenbank fungeert als ISBN-kantoor voor Vlaamse uitgevers. Boekenbank is een applicatie die we voortdurend verbeteren. Zowel vorm als inhoud evolueren mee met de noden en de wensen van onze leden. Daarom zullen wij in 2018 en 2019 een volledig nieuw Boekenbank platform ontwikkelen. De verwachte uitrol is in 2020 voorzien. 4

5 2. Aan de slag 2.1 Startpagina en inloggen Om in te loggen op Boekenbank, surft u naar en vult de inlogcode en het wachtwoord in dat u van ons ontvangen hebt. Klik vervolgens op Meld aan. U kunt navigeren via de menubalk bovenaan. Aan de linkerkant ziet u dan de bijbehorende mogelijkheden. 5

6 2.2 Eigen gegevens beheren Als u zich voor het eerst inlogt op het ledengedeelte van Boekenbank, is het altijd interessant om eerst even uw eigen gegevens te controleren. Ga daarvoor naar de knop Beheer. U komt terecht onder de menuknop Beheer eigen data. Hier kan u de gegevens aanpassen door te klikken op Wijzig algemene gegevens. Daaronder vindt u uw specifieke gegevens als distributeur en / of uitgever bij Boekenbank. Deze gegevens kan u niet zelf aanpassen, maar worden hier informatief getoond. Onderaan deze pagina, ziet u onder het stuk Lidgegevens uw logincode en aansluitingsnummer. Hier kunt u uw wachtwoord aanpassen. 6

7 3. Over de boekenbank database De database van Boekenbank bestaat uit twee grote delen: 1. Het basisbestand (+- 1 miljoen titels in 2018) 2. De open markt module (uitgefaseerd) (+- 8,7 miljoen titels in 2016) 3.1 Het basisbestand Het basisbestand bestaat op zijn beurt uit twee delen 1. Het actuele bestand ( titels in 2018) 2. Het historische bestand ( titels in 2018) Het actuele bestand bevat in theorie alle titels die in productie zijn, verschenen en leverbaar of recent uitverkocht. Dit is het bestand waarin je zoekt als je Snelzoeken gebruikt. Boekenbank houdt ook een historisch bestand bij. Dit bestand is puur informatief: titels die hierin zitten, kunnen niet besteld worden. Deze titels kun je opzoeken door Gecombineerd zoeken te gebruiken en Historisch (of Alles ) aan te duiden bij de drop-down Bestandstype : Aangezien Boekenbank in de eerste plaats een bestelplatform is, zullen titels die niet meer relevant zijn voor bestellingen automatisch van het actueel naar het historisch bestand verplaatst worden. 7

8 Titels afkomstig van importeurs, distributeurs en ISBN-bureau OPEN MARKT MODULE (=geïmporteerde titels zonder exclusiviteit) ACTUEEL TITELBESTAND (=beschikbare titels in Vlaanderen) HISTORISCH TITELBESTAND (= archief / niet bestelbaar) 3.2 Hoe komt een titel in het historisch bestand terecht? De volgende titels zullen elke nacht automatisch naar het historisch bestand verplaatst worden: Titels met artikelstatus Verschenen, niet voorradig, zal niet verschijnen, uitverkocht, out of print, in prijs opgeheven, Vervangen door nieuwe uitgave of Outlet én die langer dan 6 maanden niet gewijzigd zijn geweest. Daarbij verandert in prijs opgeheven in verschenen, niet voorradig. Titels die aan een fonds hangen dat meer dan 10 maanden geleden op inactief is gezet én die al langer dan 10 maanden niet gewijzigd zijn geweest. Deze krijgen dan artikelstatus Bestellen bij uitgever. Er verschijnt een hoger druknummer van een bepaalde ISBN. Dan zal het vorige druknummer in het historisch bestand terechtkomen. De oude druk krijgt de artikelstatus Uitverkocht. Het is ook mogelijk handmatig of via CSV of ONIX een bepaalde titel in het historisch bestand te zetten (of uit het historisch bestand te halen). o Om dit handmatig te doen, ga naar het scherm om een titel te wijzigen en selecteer (of deselecteer) het aankruisvakje Historisch bestand : 8

9 In een ONIX titelbestand verplaatst Waarde 05 bij <NotificationType> en <NotForSale><RightsCountry>BE</RightsCountry></NotForSale> een titel naar het historisch bestand. In een CSV-bestand verplaatst de waarde J bij de kolom Doorsturen historisch bestand (kolom 28 / kolom AB in excel) titels naar het historisch bestand. OPGELET: Wanneer een titel manueel naar het historisch bestand verplaatst wordt en een actieve status heeft (dus verschillend van Uitverkocht, In prijs opgeheven, Verschenen, niet voorradig of Onzeker ), zal deze automatisch de status Uitverkocht krijgen. De beheerders van Boekenbank kunnen alle titels met een bepaalde fondscode in één keer naar het historisch bestand verplaatsen. Deze titels krijgen dan de artikelstatus Onzeker en voorraadcode Niet leverbaar. Je moet de artikelstatus wijzigen wanneer je een titel terug uit het historisch bestand haalt! Wanneer een titel naar het historisch bestand verplaatst wordt, verandert soms automatisch ook de artikelstatus en vooral voorraadcode als volgt: Proces Artikelstatus in actueel bestand Nieuwe voorraadcode 6 maanden niet gewijzigd Verschenen, niet voorradig Niet leverbaar 6 maanden niet gewijzigd Zal niet verschijnen Niet leverbaar 6 maanden niet gewijzigd Vervangen door nieuwe uitgave Niet leverbaar 6 maanden niet gewijzigd In prijs opgeheven Niet leverbaar 6 maanden niet gewijzigd Uitverkocht Niet leverbaar 6 maanden niet gewijzigd Out of print Niet leverbaar 6 maanden niet gewijzigd Outlet Niet leverbaar Fondscode 10 maanden inactief en 10 maanden niet gewijzigd Lager druknummer naar historisch bestand Bestellen bij uitgever Uitverkocht (Leeg) (Leeg) 9

10 3.3 De Open Markt Module In Vlaanderen bestaat er voor de meeste boeken een exclusiviteitsovereenkomst tussen uitgever en distributeur. In het buitenland geldt deze regel over het algemeen niet. Daar kan een titel door verschillende importeurs gevoerd worden. Ook in Boekenbank kunnen deze titels aangemeld worden. Deze titels komen dan terecht in de Open Markt Module. Heeft u titels die thuishoren in de Open Markt Module van Boekenbank? Neem dan contact op met de beheerder van Boekenbank zodat de fondsen die u verdeelt als Open Markt Fondsen ingesteld kunnen worden. Zit één van uw titels in de Open Markt Module maar hoort hij thuis in het basisbestand? Zie 5.6.3: ISBN moet uniek zijn op pagina 24. Om een zicht te krijgen op welke titels aanwezig zijn in de Open Markt Module, kan u deze titels opzoeken via de zoekmodule van het Gecombineerd zoeken. Dan moet u Open markt kiezen in het veld Bestand : Als een titel door verschillende distributeurs verdeeld wordt, zal het meer dan één keer verschijnen. Titels uit de Open Markt Module worden niet getoond op de website van Boek.be. Deze titels zijn om die reden uitsluitend opzoekbaar en bestelbaar via het ledengedeelte van Boekenbank 10

11 3.4 Artikelstatus en voorraadcode Elke titel in Boekenbank heeft twee statusvelden: 1. Artikelstatus 2. Voorraadcode Artikelstatus Elk boek heeft een natuurlijke levenscyclus, waarbij het bijvoorbeeld in productie is, vervolgens verschijnt en een tijdlang verkocht wordt, dan eventueel herdrukt en verder verkocht om uiteindelijk uitverkocht te zijn. Als dan geen herdruk meer plaatsvindt, heeft het boek het einde van zijn levenscyclus bereikt. BELANGRIJK: Alleen door de artikelstatus goed up-to-date te houden in Boekenbank, kunnen de boekhandels uw titels bestellen. De artikelstatus is altijd een verplicht veld. Het is ook onder andere de artikelstatus die bepaalt of een titel op een bepaald moment automatisch naar het historisch bestand verplaatst wordt (zie p. 8).. BELANGRIJK: Wanneer een titel manueel of via het automatische archiveringsproces naar het historisch bestand verplaatst wordt, kan de artikelstatus veranderen. Voor meer informatie, zie Hoe komt een titel in het historisch bestand terecht? op pagina 8. Hieronder is deze levenscyclus weergegeven in een overgangsschema waarbij vooral de artikelstatussen in Boekenbank en het archiveringsproces in kaart gebracht zijn: 11

12 De belangrijkste artikelstatussen in Boekenbank zijn: In productie: Onder deze status is een boek nog niet verschenen. Wij dringen er bij de uitgevers op aan om een titel zo snel mogelijk op Boekenbank aan te kondigen. Liefst vooraleer het wordt aangeboden aan de boekhandel, zodat deze zijn aanbiedingsbestelling kan inbrengen in zijn pakket. De boekhandel kan dit boek (bij)bestellen. Verschenen: Deze status spreekt voor zich: het boek is leverbaar. Dit heeft niets te maken met het feit of het boek in stock is bij de distributeur of niet. Boekenbank kan niet kijken in de voorraad van de distributeurs. Stockbreuken kunnen dus ontstaan. Na levering van de uitgever aan zijn distributeur wordt het boek dan uitgeleverd. In herdruk: Het boek is tijdelijk uitgeput en is niet meer verkrijgbaar bij de uitgever. Er wordt wel een herdruk voorzien. Uitverkocht: Dit betekent dat het boek niet meer verkrijgbaar is bij de uitgever en dat het niet meer opnieuw verkrijgbaar zal zijn onder hetzelfde ISBN-nummer. Het boek blijft wel bestelbaar via Boekenbank omdat het in beperkte mate nog kan binnenkomen bij de uitgever/distributeur door laattijdige retours. Voor hardnekkige klanten kan men dus nog een bestelling doorsturen in de wetenschap dat de kans uiterst klein is dat het boek nog geleverd zal worden. Zal niet verschijnen: Deze status geldt voor boeken die aangekondigd werden door de uitgever (bv. op aanbieding) maar die om de een of andere reden toch niet zullen verschijnen (bv. te weinig belangstelling, auteur overlijdt of stopt met schrijven, ). Bestellen bij uitgever: Deze status geldt voor boeken die niet via het reguliere bestelcircuit lopen en waarbij rechtstreeks contact moet worden opgenomen met de uitgever. Dit geldt bv. voor oplossingenboekjes. In prijs opgeheven: Dit geldt voor boeken die in de koopjes worden gegooid, worden verramsjt. Dit geeft een indicatie voor de boekhandelaar of de lezer dat het boek wellicht nog ergens in een tweedehandsboekhandel of in een ramsj-afdeling terug te vinden is. Herdruk in overweging: Dit geldt wanneer een boek niet meer beschikbaar is en er nog geen duidelijkheid is of het zal herdrukt worden of niet, dan wordt een boek op status 8 geplaatst. Printing on demand: Meer en meer worden boeken op vraag gedrukt. Dit geldt bijvoorbeeld voor uitverkochte titels waar toch nog vraag naar is. Een titel met artikelstatus Printing on demand zal meestal duurder zijn, terwijl er ook minder korting voor gegeven wordt en er geen recht van retour voor geldt Voorraadcode De voorraadcode is een optioneel veld dat (indien gewenst) gebruikt kan worden om de stocksituatie van een artikel weer te geven. De volgende waarden zijn mogelijk: Leverbaar uit voorraad Speciale bestelling: deze titels moeten doorbesteld worden. Informatieve titel: standaard voorraadcode bij titels die in Boekenbank zitten louter als gevolg van aanvraag van een ISBN-nummer. Deze titel is ter informatie aanwezig op Boekenbank. Deze titels zijn niet bestelbaar. Printing on demand Niet leverbaar Nog niet leverbaar Tijdelijk niet beschikbaar 12

13 3.5 Wanneer is een titel NIET bestelbaar? Een titel is NIET bestelbaar in Boekenbank in één van de volgende gevallen: 1. De distributeur is geen lid van Boekenbank 2. Het is een e-book 3. De titel draagt één van de volgende artikelstatussen: Zal niet verschijnen Bestellen bij Uitgever In prijs opgeheven Out of Print Onzeker 4. De titel draagt de volgende voorraadcode: Informatieve titel 5. De titel staat in het historisch bestand: aankruisvakje historisch bestand is geselecteerd 6. Het aankruisvakje Bestellen via Boekenbank is niet geselecteerd 7. De titel hangt aan een inactieve fondscode: neem hiervoor contact op met de Administrator van Boekenbank of verplaats de titel naar een actieve fondscode. 8. De titel is in quarantaine. Voor meer informatie hierover, zie 5.2: Titels in quarantaine op pagina Hoe omgaan met herdruk? Als een titel in herdruk is, geef je dit als volgt aan in Boekenbank: Verhoog het druknummer met 1 (b.v. van 1 naar 2). Pas de verschijningsdatum aan (naar de verwachte verschijningdatum van de herdruk) Zet de artikelstatus op In herdruk Zet de vooraadcode op (bijvoorbeeld) Nog niet leverbaar Zodra je klikt op Bewaar, zul je een bevestiging zien om het druknummer te verhogen. De oude druk van dat ISBN zal in het historisch bestand van Boekenbank terechtkomen. Die oude druk heeft nog de oorspronkelijke verschijningsdatum en krijgt de artikelstatus Uitverkocht. In het actueel bestand zie je dan de nieuwe druk met de nieuwe verschijningsdatum. BELANGRIJK: Vergeet niet de artikelstatus terug aan te passen wanneer de herdruk verschenen is! Voor foutmeldingen met betrekking tot het druknummer, zie ook Het druknummer mag niet lager zijn dan het huidige (XX) op pagina Wat met e-boeken? Als je een ISBN oplaadt met productvorm e-boek, downloadbare audiobestanden of online data, wordt automatisch bestellen via Boekenbank uitgevinkt en krijgt het de vooraadcode informatieve titel. Deze productvormen zijn immers niet bestelbaar via Boekenbank. 13

14 4. Zoeken Hieronder geven we de verschillende zoekmogelijkheden uit Boekenbank weer. Voor u als titelleverancier beperken de mogelijkheden zich tot het opzoeken van titels. Voor boekhandels houdt deze zoekmodule de mogelijkheid in om titels te bestellen door op het winkelkarretje voor een titel te klikken. U zal merken dat de winkelkarretjes voor u als uitgever/distributeur niet aanklikbaar zijn. U kan van deze zoekmodule wel op die manier gebruik maken om uw eigen titels te controleren. Staat er een rood kruis over een winkelkarretje, dan betekent het dat u bij de titel heeft ingesteld dat hij niet bestelbaar is. Als dat niet de bedoeling is, dan moet u ervoor zorgen dat u de gegevens van de titel nakijkt. 4.1 Snelzoeken In het veld Snelzoeken kan u zoeken in het actueel bestand (zie pagina 7) op ISBN-nummer, EAN, titel, auteur en uitgever of een combinatie van deze termen. Enkele voorbeelden: Verdriet van België Claus brengt u bij Het Verdriet van België van Hugo Claus Failliet Acco brengt u bij Het failliet van de integratie van uitgeverij Acco Marquez Meulenhoff toont u de volledige lijst van boeken van uitgeverij Meulenhoff, geschreven door G.G. Marquez en de boeken met zijn naam in de titel én uitgegeven door Meulenhoff Schaduw kruis Leyers brengt u bij De Schaduw van het Kruis van Jan Leyers IJzer toont u zowel de boeken met ijzer in de titel als de boeken van Uitgeverij IJzer. Mocht er ook nog een auteur bestaan die IJzer noemt, dan zou je ook zijn uitgaven vinden in de lijst. Rad des tijds Jordan toont u alle boeken uit deze reeks van uitgeverij Luitingh-Sijthoff Via Snelzoeken dient u wél het woord correct in te geven. Let op: U gebruikt best geen voornamen van auteurs. Als u zoekt op Hugo Claus dan krijgt u niet alle boeken van Hugo Claus want de auteur Claus zit in Boekenbank soms als Claus H. of als Claus. Bij samengestelde namen van auteurs neemt u best het hoofddeel van de naam: bv. zoek niet op Vandenbroeck en Laken want Walter Van den Broeck is in drie woorden gesplitst. Met Broeck en Laken komt u wel uit bij Het beleg van Laken van Walter Van den Broeck. Zoeken op ISBN kan uitsluitend op ISBN13. ISBN10 wordt niet omgerekend in het Snelzoeken. Daarvoor kan u terecht in het Gecombineerd zoeken. Titels uit het historisch bestand of titels uit de Open Markt Module zal u met deze zoekfunctie niet kunnen opsporen. Ook daarvoor kan u terecht in het Gecombineerd zoeken. 14

15 4.2 Gecombineerd zoeken In het Gecombineerd zoeken kan u op meer velden zoeken en uw zoekcriteria verder verfijnen. Bij de drop-down Bestand kan u aanduiden of u wilt gaan zoeken in ons basisbestand of in de Open Markt Module. Kiest u voor het basisbestand, dan kan u onder het label Bestandstype aanduiden of in het historisch, in het actuele of beide wilt zoeken. In de Open Markt Module kan u dan weer gaan zoeken op buitenlandse, voornamelijk Engelstalige titels, die door verschillende distributeurs verdeeld worden. Voor meer informatie over de Open Markt Module, zie p. 10. De volgende zoekvelden kunnen gecombineerd worden: ISBN: dit is normaal een combinatie van 13 cijfers. Zodra u echter de eerste 6 cijfers inbrengt, krijgt u een zoekresultaat. U kan dus ook zoeken op prefixen van uitgevers. En ook op oude ISBN10- nummers. Bij het ingeven van 10 cijfers zal de zoekmachine het nummer automatisch omrekenen naar het overeenstemmende ISBN13. LET WEL: de X van het ISBN10-nummer wordt niet aanvaard in Boekenbank. Laat u deze X steeds weg als u het ISBN10 ingeeft. Ook dan zal Boekenbank het juiste ISBN-nummer kunnen terugvinden. EAN: als u het nummer van de barcode ingeeft, krijgt u hier ook een resultaat te zien. Bovendien kan u hier een uitgeversprefix ingeven. U krijgt dan alle titels te zien waarvan het EAN-nummer start met de cijfers die u hebt ingegeven. Als u bv ingeeft, het prefix van Standaard Uitgeverij, dan zal u alle titels krijgen die met deze cijfers beginnen. Titel: hier kan u de hele titel, maar ook woorden uit de titel ingeven. U hoeft niet het juiste woord in te brengen. Als u boek intikt, dan geven we ook alle afgeleiden van dat woord mee zoals bv. boekentas, boekhouden enzovoort. Maar ook leerlingenboek, werkboek,. Ezel geeft als resultaat zowel Gezelle als gezellig. Reeksnaam: Hier kan u zoeken op de naam van een reeks. Verschijningsperiode: u kunt een periode afbakenen waarbinnen het boek moet verschenen zijn. Datum steeds ingeven als dd/mm/jjjj (bv. 10/01/2002) of klik op het kalendericoontje. Uitgever: Vul de naam van de uitgever in of klik op het vergrootglaasje om een lijst van alle uitgevers te krijgen. Als u in het pop-upscherm de naam van de uitgever invult en op Filter klikt, krijgt u de selectie van uitgevers te zien die aan uw zoekopdracht beantwoordt. Selecteer de uitgever door op het groene vinkje te klikken. U zal merken dat de uitgever in het invulveld in het 15

16 zoekscherm wordt toegevoegd. Als u op dat moment op de zoekknop klikt, zal u alle titels krijgen van die uitgever. Distributeurscode of fondscode: dit is de code die Boekenbank voor een distributeur en voor het fonds vastlegt. De distributeurscode bestaat uit 3 letters, de fondscode uit 6. U kan deze codes terugvinden onder het tabblad Lijsten bij Distributeurs en Fondsen (zie pagina 67). Artikelstatus: geeft de beschikbaarheid van de titel weer. U kan kiezen uit de volgende lijst. De symbolen die u in onderstaande lijst voor elke status vindt, worden ook in de resultatenlijst op Boekenbank getoond (zie pagina 11). NUR-code: in dit zoekveld vult u de 3-cijferige NUR-code in die naar een specifiek genre verwijst. Aan de hand van het vergrootglaasje kan u ook hier een pop-upvenster oproepen zodat u de volledige NUR-lijst te zien krijgt. Geef een kernwoord in voor het genre dat u zoekt en klik op het groene vinkje. De bijbehorende code wordt meteen ingevuld in het zoekscherm. Als u dan op zoek klikt, krijgt u alle titels die deze NUR-code dragen. Naam van de auteur: bent u niet zeker van de schrijfwijze, geef dan het gedeelte in waarvan u zeker bent. Bv. Is het Van den Broeck of Vandenbroek? Geef broe in en het valt zeker binnen de selectie. Opgelet: bij het inbrengen van een auteursnaam moet u wel aangeven of de naam van de auteur exact is, of hiermee begint, dan wel dat het woord dat u ingeeft deel uitmaakt van de naam. Bijvoorbeeld: u zoekt op Marquez, maar in Boekenbank is de naam van de auteur ingebracht als Garcia Marquez. U moet dan onder het auteursveld aanvinken bevat. Default staat het zoeken op exact Medewerker: samen met het ingeven van de naam van de auteur kan u ook aanduiden of deze naam van de auteur, de illustrator, de redacteur/samensteller, de bewerker, dan wel de vertaler is. 16

17 4.3 Zoeken op recent verschenen titels Als laatste kan u ook zoeken op recent verschenen titels. Het eerste zoekveldje laat u toe tot vier weken terug te keren in de tijd, terwijl u het tweede en derde zoekveld kunt gebruiken om te filteren op genre en subgenre. Opnieuw krijgt u hier het vergrootglaasje waarmee u het pop-upscherm kan openen met de volledige lijst van de NUR-codes. 4.4 De zoekresultaten In welke zoekmodule je ook zoekt, de zoekresultaten zijn steeds op dezelfde manier opgebouwd en verschijnen onderaan de zoekmodule. In elke lijst met zoekresultaten vindt u de volgende kolommen terug: Het icoontje van het winkelkarretje. Dit icoon kan op twee manieren verschijnen. Met of zonder rood kruis boven het icoontje. Indien een kruis over het winkelkarretje staat, is de titel niet bestelbaar voor de boekhandel. Zonder rood kruis is de titel steeds bestelbaar, ook als hij bv. artikelstatus Uitverkocht heeft gekregen of voorraadcode Niet leverbaar! ISBN-nummer: Bij het doorklikken op het ISBN-nummer verschijnt de detailpagina van de titel. Als de uitgever/distributeur een cover en een flaptekst heeft opgeladen, zal u die hier terugvinden. Ook kan u bovenaan zien wanneer de titel werd aangemaakt op Boekenbank en wanneer die het laatst werd aangepast. Titel en ondertitel: in de zoekresultaten tonen we steeds de verkorte titel. We tonen de ondertitel indien deze is ingevuld. 17

18 Reeksnaam en -nummer: deze worden getoond indien deze velden zijn ingevuld. Er kan gesorteerd worden op reeksnaam. Er kan niet gesorteerd worden op reeksnummer. Auteur: in de zoekresultaten tonen we slechts één auteursnaam. Dit is steeds de naam van de hoofdauteur. De naam die als eerste is opgegeven bij de auteursgegevens. Prijs: o o Als er een actieprijs actief is, wordt deze getoond. Anders zal de adviesprijs getoond worden. BELANGRIJK: Boekenbank bevat slechts de adviesprijs van het boek in de winkel. Kortingsafspraken worden gemaakt tussen boekhandel en distributeur/uitgever en zitten niet in Boekenbank. Uitgavejaar: dit is het jaar van eerste uitgave van dit ISBN. Er kan gesorteerd worden op uitgavejaar zodat de oudste of de meeste recente titels bovenaan getoond worden. Artikelstatus: zie p. 11 voor de betekenis van de verschillende symbolen. Uitgever/Imprint: Als er een imprint is ingevuld, zal je deze zien. Anders zie je de uitgever (dit is op basis van het prefix). Bij het doorklikken op de naam krijgt u een pop-upscherm met de gegevens van deze uitgever. Distributeur: De naam van de distributeur (afgeleid van de fondscode). Bij het doorklikken op de naam krijgt u een pop-upscherm met de coördinaten van de distributeur. In de laatste kolom kan je soms een icoontje terugvinden, namelijk Als u dit icoon naast een titel ziet staan, dan betekent het dat u toelating heeft om deze titel te wijzigen. U kunt op dit icoon klikken om de nodige aanpassingen te doen. Zie ook 5.1: Welke titels mag ik bewerken? op pagina

19 5. Titelbestand In Boekenbank kan u op verschillende manieren titels aanpassen: 1. Via het invulformulier in de Boekenbank-applicatie (pagina 20). 2. Door een bestand op te laden in Boekenbank-applicatie (pagina 21). 3. Door een bestand te plaatsen op de FTP-server van Boekenbank (pagina 21). 5.1 Welke titels mag ik bewerken? 1. Die titels die gekoppeld zijn aan één van uw eigen actieve fondscodes. 2. Als de titel de fondscode ISBISB ( Niet vertegenwoordigde titels ), UTGUTG ( Distributeur onbekend, contacteer uitgever ) of SCHSCH draagt. Titels met deze codes kunnen door iedereen gewijzigd worden. U kunt deze titels toe-eigenen en uzelf als distributeur plaatsen door de fondscode te wijzen naar een eigen fondscode. Alleen u mag deze titel vanaf dan bewerken. Bestellingen op deze titels zullen dan ook naar u worden toegestuurd. Opmerking: het komt soms voor dat een uitgever de metadata zelf wilt beheren in Boekenbank, maar het afhandelen van de bestellingen gebeurt door een derde partij. Dan is diegene die de titels kan bewerken en de distributeur van elkaar verschillend. Indien u dit scenario wenst, gelieve contact op te nemen met de beheerder van Boekenbank. 5.2 Titels in quarantaine Nieuwe titels die vanuit het ISBN bureau in Nederland binnenstromen vanuit de distributeur CB Vlaanderen én fondscode ISBISB hebben, worden in Boekenbank 40 dagen in quarantaine geplaatst. Dit betekent dat deze titels niet te vinden zijn via het snelzoeken of gecombineerd zoeken in Boekenbank. Dit geeft bepaalde distributeurs de mogelijkheid deze titels te claimen. Na 40 dagen zijn deze titels wel gewoon vindbaar in Boekenbank onder fondscode ISBISB en kan iedereen deze titels claimen. Zie hiervoor ook punt 2 onder 5.1: Welke titels mag ik bewerken?. Het is mogelijk deze titels toch te bekijken door gebruik te maken van de optie Titel toevoegen & wijzigen in Boekenbank. Zie 5.3 hieronder. 19

20 5.3 Titels toevoegen en bewerken via het formulier in Boekenbank-applicatie Als u in Boekenbank naar het tabblad Titelbestand > Titel toevoegen & wijzigen gaat, komt u terecht in dezelfde pagina als diegene die u ziet wanneer u via de zoekmodule een titel wenst aan te passen door op het icoontje te klikken. Hier moet u enkel nog het ISBN ingeven dat u wenst te toe te voegen/bewerken: 1. Als u een ISBN invult dat nog niet in Boekenbank zit, zult u een leeg formulier krijgen dat u kunt invullen om het ISBN toe te voegen. 2. Als u een ISBN invult dat al in Boekenbank zit, ziet u de gegevens van dit ISBN en kunt u het formulier gebruiken om dingen aan te passen. 1. U kunt titel per titel uw gegevens inbrengen. U brengt het ISBN-nummer in en u krijgt een invulpagina te zien die u kunt invullen. De keuze van de productvorm is beslissend voor het vervolg van uw ingave. Als u een Andere productvorm of E-boek kiest, zal u merken dat u bepaalde velden in het formulier niet meer kan invullen, omdat die ook niet meer van toepassing zijn op die productvorm. 2. Bij de velden voor taal, uitgeversprefix en NUR-code, kunt u het -icoontje gebruiken om een lijst met mogelijke waarden op te roepen 3. Verplichte velden worden aangegeven door een rood sterretje (*). 4. De minder evidente invulvelden werden voorzien van een -tje. Als u met uw muisaanwijzer op de gaat staan, krijgt u extra informatie bij dit veld. BELANGRIJK: 1. In het invulformulier op Boekenbank, kan je meer productvormen en artikelstatussen kiezen dan in het CSV titelbestand. Ook kun je tot 32 auteurs/medewerkers toevoegen en een andere rol dan auteur kiezen (b.v. fotograaf/illustrator/vertaler/ ). Als je artikelgegevens aanlevert in het ONIX formaat, kan dit allemaal ook. 2. Er zijn enkele validaties van toepassing, bijvoorbeeld dat een verschijningsdatum niet in de toekomst mag liggen als de artikelstatus gelijk aan verschenen. Het systeem zal hiervan een melding maken als je je gegevens wilt bewaren. Pas wanneer het aan alle checks voldoet, zullen de gegevens effectief bewaard worden. 20

21 5.4 Titelbestand opladen via de Boekenbank-applicatie Onder menukeuze Titelbestand > Titelbestand opladen kunt u uw eigen titelbestand doorsturen naar Boekenbank door dit bestand op te laden in het onderstaande venster: Door op de knop Bestand kiezen te klikken, kan u het bestand ophalen op uw eigen computer. Als u dan op de knop Opslaan klikt, zal het bestand door ons verwerkt worden. Twee formaten zijn toegestaan: CSV47 ONIX 2.1 Dit titelbestand dient uiteraard te beantwoorden aan de afgesproken lay-out (voor de lay-out van het CSV-bestand, zie pagina 25). De verwerking duurt, afhankelijk van de grootte van uw bestand ongeveer een 5 à 10-tal minuten. 5.5 Titelbestand opladen via de FTP-server U kunt bestanden met titelgegevens ook opladen op onze FTP server, ftp://ftp.boekenbank.be. In uw verkenner (Deze computer) logt u in met de inlogcode en het paswoord van Boekenbank. (U kan de FTP-server bereiken als u naar Deze computer gaat op uw computer en in het adresveld het adres van de FTP-server (ftp://ftp.boekenbank.be) ingeeft. Elke leverancier beschikt over een eigen map op de FTP-server van Boekenbank. In die map kan u onder de map \upload\titels_csv of upload\titels_onix respectievelijk uw CSV of ONIX bestand neerzetten. 21

22 De titelbestanden worden tweemaal per dag door Boekenbank automatisch verwerkt: Om 4u30 Om 16u30 Opgepikte titelbestanden worden door Boekenbank verplaatst, eerst naar de subfolder in verwerking en zodra ze helemaal verwerkt zijn naar de subfolder fouten of succes, afhankelijk of het titelbestand volledig verwerkt werd of nog fouten bevatte. Als een titelbestand geen fouten bevat, komt het titelbestand zelf terecht in de folder succes. Als een titelbestand fouten bevat, komt het titelbestand zelf terecht in de folder fouten. Enkel de lijnen met fouten worden niet verwerkt. Alle andere lijnen uit dit titelbestand worden opgeladen. In de folder Rapporten vindt u het verwerkingsrapport. Daarin kan u terugvinden welke lijnen uit het titelbestand niet verwerkt werden. Het verwerkingsrapport bevat enkel die lijnen die niet verwerkt zijn. U kunt deze daarnaast ook nog altijd bekijken via de ledenpagina s onder Titelbestand opladen. 5.6 Het verwerkingsrapport Over het verwerkingsrapport Na de verwerking zal onder het oplaadvenstertje het verwerkingsrapport verschijnen (het kan zijn dat je de pagina even moet verversen voor je het ziet). Elk nieuw verwerkingsrapport komt boven het vorige te staan, zodat u na verloop van tijd een volledige lijst krijgt. U kunt op de naam van een rapport klikken om het te bekijken. Op basis van de datum en de naam van het bestand kan u afleiden bij welk van de opgeladen titelbestanden dit rapportje hoort. Daarnaast vindt u ook nog de grootte van het bestand, de datum en een verwijdericoontje terug. Zodra u het rapportje niet meer nodig heeft, mag u dit verwijderen. 22

23 BELANGRIJK: Verwerkingsrapporten worden maar één maand bijgehouden door Boekenbank. Indien u deze langer wilt bewaren, zult u deze dus zelf moeten bewaren. (Een uitzondering zijn de foutrapporten van CB accounts 432 en 9998 die respectievelijk om 7u en 20u10 naar de archieffolder /tempfiles/titelmutaties_cb gekopieerd worden.) Ook worden ze gekopieerd naar de in folder van de FTP server van CB. De naam van het rapport is als volgt opgebouwd: Naam_titelbestand.csv.datumyyyymmdd_tijduummss.error.txt Naam_titelbestand.csv.datumyyyymmdd_tijduummss.succes.txt. Of Naam_titelbestand.onx.datumyyyymmdd_tijduummss.error.txt Naam_titelbestand.onx.datumyyyymmdd_tijduummss.succes.txt. of of Het eerste deel van de naam van het rapport stemt dus volledig overeen met de naam die u aan uw titelbestand hebt gegeven. 1. De.succes.txt -bestanden zullen altijd leeg zijn en wijzen erop dat uw titelbestand volledig goed verwerkt is. 2. De.error.txt -bestanden bevatten alleen de foute lijnen uit uw titelbestand die niet verwerkt werden om een bepaalde reden. Alle andere lijnen die niet in het foutenbericht voorkomen, werden correct door Boekenbank verwerkt en die hoeft u dus niet opnieuw door te sturen. De opbouw binnen het foutenrapport is als volgt: Lijnnummer: ISBN-nummer Foutboodschap BELANGRIJK: Kijkt u deze meldingen steeds goed na, zodat u zeker alle titels correct kan opladen in Boekenbank. Indien een foutmelding niet duidelijk is, kan u steeds contact opnemen met de projectleider van Boekenbank. Bekijk eerst even de meldingen die hieronder beschreven zijn. 23

24 5.6.2 Meldingen in het verwerkingsrapport: oorzaak en oplossing Het verwerkingsrapport dat gegenereerd wordt na het opladen van een titelbestand, kan verschillende soorten meldingen bevatten. Hieronder worden de meest voorkomende toegelicht. De meeste meldingen betekenen dat er voor dat ISBN geen gegevens zijn opgeladen en je deze dus opnieuw zult moeten doorsturen. Een uitzondering is de melding Taalcode is verplicht ISBN moet uniek zijn of Fondscode komt uit het basisbestand OORZAAK: De Boekenbank database bestaat uit een basisbestand en een Open Markt Module. (Zie Over de Boekenbank database op pagina 4 voor meer informatie). Als je een titelbestand oplaadt, zal Boekenbank dit op basis van de fondscode automatisch toewijzen aan het basisbestand of de Open Markt Module. Een ISBN-nummer moet uniek zijn over de hele Boekenbank database heen. Dus als je bijvoorbeeld een titelbestand oplaadt naar het basisbestand, maar het bestaat al in de Open Markt Module, zal het deze waarschuwing geven om te zorgen dat het ISBN niet tweemaal wordt aangemaakt. Wanneer de titel reeds aan een fondscode van jou hangt, zul je de melding Fondscode komt uit het basisbestand zien. Anders zie je ISBN moet uniek zijn. OPLOSSING: Vraag aan de beheerder van Boekenbank om deze titel van de Open Markt Module naar het basisbestand te verplaatsen (of omgekeerd). Alleen hij/zij kan titels verplaatsen van het basisbestand naar Open Markt en omgekeerd. De beheerder van Boekenbank heeft de volgende informatie nodig: ISBN in kwestie de fondscode waaraan het ISBN moet gekoppeld worden U mag geen titel van een andere distributeur wijzigen OORZAAK: Deze foutmelding krijg je als in je titelbestand een ISBN aanwezig is dat gekoppeld is aan een andere distributeur. Elke uitgave in Boekenbank hangt aan een fondscode. De eerste drie letters van de fondscode (b.v. PEL) maken de koppeling naar een distributeur (b.v. Pelckmans). Alleen die distributeur mag de gegevens van die uitgave wijzigen. (Een uitzondering zijn de fondscodes ISBISB en UTGUTG die iedereen kan bewerken (zie pagina 5.1: Welke titels mag ik bewerken? op pagina 19). OPLOSSING: Kijk na of deze uitgave zeker door jullie verdeeld wordt. Indien ja, contacteer de beheerder van Boekenbank om deze titel te wijzigen van fondscode Het druknummer mag niet lager zijn dan het huidige (XX) OORZAAK: Elke uitgave in Boekenbank heeft een druknummer. Zodra dit druknummer wordt verhoogd (bijvoorbeeld door inlezen van titelbestand, manueel verhogen van druknummer, ), zal de titel met het oude druknummer automatisch in het historisch bestand terechtkomen. In het basisbestand staat dan datzelfde ISBN met het nieuwe, hoogste druknummer. 24

25 Scenario 1: Als je een titelbestand inleest waarbij het ISBN een lager druknummer heeft dan wat in het basisbestand zit (= hoogste druknummer in Boekenbank voor dat ISBN), zul je deze melding zien. Scenario 2: Wanneer het druknummer leeg is, zal Boekenbank dit automatisch druknummer 1 geven. Als er al een hoger druknummer in Boekenbank zit, zul je ook deze melding zien. OPLOSSING: Is het druknummer in je titelbestand te laag? Verhoog het druknummer in jouw titelbestand. Is het druknummer in Boekenbank te hoog? Contacteer de beheerder van Boekenbank indien je het druknummer wil verlagen. Enkel de beheerder van Boekenbank kan een druknummer verlagen. Laad het titelbestand vervolgens opnieuw op Voor deze artikelstatus mag de verschijningsdatum niet leeg zijn of in de toekomst liggen OORZAAK: Bij het inlezen van het titelbestand wordt er ook een controle gedaan op de verschijningsdatum in functie van de artikelstatus. Voor een overzicht waaraan de verschijningsdatum moet voldoen, zie Waarop wordt gecontroleerd? op pagina 44. OPLOSSING: Pas de verschijningsdatum of artikelstatus aan U mag een artikel alleen uit het historisch bestand halen als de artikelstatus wijzigt OORZAAK: Wanneer je een ISBN uit het historisch bestand wil halen, moet je het een andere artikelstatus geven dan het op dat moment al heeft. OPLOSSING: Pas de verschijningsdatum of artikelstatus aan. 5.7 Hoe geautomatiseerd aanleveren? Boekenbank werkt met twee bestandsformaten voor de verwerking van Titelinformatie, namelijk CSV47 en ONIX 2.1. U kan zelf kiezen welk formaat u wenst te gebruiken. Beide formaten zullen we hieronder beschrijven. 5.8 Bestandslay-out CSV47-bestand Hierboven hebben we besproken hoe u een titelbestand in Boekenbank oplaadt. Het formaat van het titelbestand is echter nog niet ter sprake gekomen. Hieronder vindt u de exacte beschrijving van het titelbestandsformaat in CSV Afspraken rond het titelbestand Het bestandsformaat van de titelfile is CSV47. Dat betekent dat het bestand, net als het orderbestand dot comma separated values is en dat dus elk veld van een ander veld gescheiden wordt door een puntkomma. Het bestand bestaat uit 47 velden. Tekststrings (alfanumeriek) staan altijd tussen aanhalingstekens. Elke datum (zie veld 3) is als volgt opgebouwd: ddmmyyyy Getallen staan niet tussen aanhalingstekens:

26 5.8.2 De bestandslay-out Hieronder vindt u per veld de naam, de omschrijving, of het veld verplicht is, of het (alfa)numeriek is. De onderstaande volgorde moet strikt gehanteerd worden. Ook lege velden worden steeds tussen puntkomma geplaatst. # XLS Kolom Omschrijving Verplicht? Type nodig? 1 A Verkorte titel hoofdtitel max.140 karakters verplicht Alfanumeriek string("") 2 B Auteur rangschikking volgens Nederlandse normering: [Familienaam],[Voornaam] [Tussenvoegsels] Alles voor de komma komt terecht in het Achternaam veld. Wat na de komma komt maar vóór de spatie, zie je in het Voornaam veld. Wat na de spatie komt, verschijnt in het Voorvoegsel veld. Voorbeeld: Jan van der Heyden lever je aan als Heyden, Jan van der. 3 C Co-auteur Idem als voor auteur. 4 D Uitgevernummer/pr efix 5 E Distributeurscode (oud veld, niet meer gebruikt) Wil je meer auteurs toevoegen (maximaal 32) of andere rollen (b.v. illustrator/vertaler), moet je dit in Boekenbank zelf doen of je titelgegevens aanleveren in het ONIX formaat. uitgeversgedeelte uit ISBN. Zie ook 12.1: Alle uitgevers en hun prefixen op pagina 67. facultatief Alfanumeriek string("") facultatief Alfanumeriek string("") verplicht Numeriek string("") Opgelet: als een beheerder van Boekenbank handmatig het prefix heeft aangepast in het verleden, kun je dit niet overschrijven. Neem dan contact op met de beheerder. Wordt niet ingelezen, mag je leeg laten facultatief Alfanumeriek string("") 6 F Druknummer hoeveelste druk / editie verplicht Numeriek geen string Moet kleiner zijn dan G Verschijningsdatum In formaat DDMMYYYY b.v De verschijningsdatum moet altijd in overeenstemming zijn met het veld artikelstatus. Bij artikelstatus 1, 3 of 8 moet de verschijningsdatum in de toekomst liggen of mag hij de leegwaarde ( ) bevatten. Bij artikelstatus 2, 4, 6, 7 en 9 moet de verschijningsdatum in het verleden liggen of op de dag van opladen. Bij artikelstatus 5 moet de verschijningsdatum leeg zijn (leegwaarde = ). verplicht Datum string("") 26

27 8 H Fondscode Moet 6 letters zijn: eerste 3 posities=distributeur, volgende 3 posities=uitgever. Elke nieuwe fondscode dient voorafgaandelijk te worden aangevraagd bij Boekenbank verplicht Alfanumeriek string("") 9 I Reeksnaam Reeksnaam, maximaal 255 karakters lang, vrije tekst. 10 J NUGI-code Nugi wordt niet meer gebruikt. Het veld moet wel worden voorzien facultatief Alfanumeriek string("") facultatief Numeriek geen string 11 K AWSO-code A=algemeen boek W=wetenschappelijk boek, S=studieboek O=overige verplicht Alfanumeriek string("") 12 L Artikel status 1=in productie, 2=verschenen, 3=in bijdruk/herdruk, 4=uitverkocht 5=zal niet meer verschijnen, 6=te bestellen bij uitgever (informatieve titels), 7=in prijs opgeheven, 8= herdruk in overweging, 9=Printing on Demand verplicht Numeriek geen string 13 M Uitgavesoort B=boek, DG=E-boek, K=kaart, D=diverse, C=CD-ROM, V=video, A=audiocassette, Z= DVD, P=CDI, S=software, I=internetpublicatie, E=CD(audio), X=display/promotiemateriaal Voor ISBN s met meerdere drukken, kan je de uitgavesoort (productvorm) niet meer wijzigen. 14 N Uitvoering GB=gebonden, PB=paperback, PK=pocket, LB=losbladig, GL=garenloos, SP=spiraalband, AA=andere (Voor e-boeken moet je andere codes gebruiken, zie onderaan pagina 30). 15 O Voorraadcode V=leverbaar uit voorraad, S=speciale bestelling (langere levertermijn), I=informatieve titel (niet bestelbaar via Boekenbank), P=printing-on-demand, N=niet leverbaar, O=nog niet leverbaar, T=tijdelijk niet leverbaar 16 P Bestelbaar via Boekenbank (vroeger: netwerkcode ) 17 Q bestellen boekhandel (oud veld, niet meer gebruikt) J=kan besteld worden via Boekenbank, N=kan niet besteld worden via Boekenbank verplicht verplicht Alfanumeriek string("") Alfanumeriek string("") facultatief Alfanumeriek string("") verplicht Alfanumeriek string("") Wordt niet ingelezen, mag je leeg laten facultatief Alfanumeriek string("") 27

28 18 R BTW-code 1=6%, 3=21%, 2=samengestelde BTW verplicht Numeriek geen string 19 S ISBN-nummer 13 cijfers verplicht Alfanumeriek string("") 20 T EAN-code 13 cijfers facultatief Numeriek geen string 21 U Formaat In centimeter: [hoogte][breedte][dikte] (max. 2 cijfers telkens en een geheel getal). Bijvoorbeeld voor een boek met hoogte 24 cm, breedte 17 en dikte 1 cm. Decimalen meegeven is alleen mogelijk in ONIX of Boekenbank zelf. 22 V Gewicht In gram 23 W Percentage onderhevig aan 21% btw Indien e-boek als uitgavesoort wordt gekozen, moet je dit leeg laten. Indien e-boek als uitgavesoort wordt gekozen, moet dit ook leeg zijn. Dit geldt alleen voor boeken met een samengestelde btw. Het percentage dat men hier opgeeft is het percentage op de brutoprijs (btw inclusief) dat onderhevig is aan 21% BTW. Op die manier kan de boekhandel een juiste berekening maken van de BTW. facultatief Alfanumeriek string("") facultatief Numeriek geen string facultatief Numeriek geen string 24 X Bruto adviesverkoopprijs eindconsument in EURO Maximum vijf posities voor de gehele getallen. Twee posities mogelijk (niet verplicht) na de komma. Bv ,99 Geen punten gebruiken. De prijs mag niet de waarde 0 hebben. 25 Y Aantal pagina's Maximum vier posities: bv Het aantal pagina s mag niet 0 zijn. facultatief Numeriek geen string facultatief Numeriek geen string 26 Z Illustraties J=ja, N=nee facultatief Alfanumeriek string("") 27 AA Minimum bestelaantal 28 AB Doorsturen historisch bestand default=1 verplicht Numeriek geen string J=ja, leeg=nee LET WEL: als u een artikel doorstuurt naar het historisch bestand moet u de artikelstatus steeds aanpassen. Een titel kan pas in het historische bestand terechtkomen als de artikelstatus 4, 5, 6, 7, of 9 is. Als u een artikel uit het historisch bestand terugplaatst naar het actuele bestand, dan moet u steeds de artikelstatus wijzigen naar een andere status. Zoniet zal u een foutmelding krijgen en wordt de titel niet aangepast. facultatief Alfanumeriek string("") 28

29 29 AC Wettelijk depotnummer Deze moet als volgt samengesteld zijn: D/jaar/uitgeversnummer toegekend door KB/volgnummer van het ingediende exemplaar: bv. D/2000/0108/529. Veld is VERPLICHT voor Vlaamse uitgevers die aangesloten zijn bij de beheersvennootschap Librius. 30 AD Co-edities Hier kunt u het Nederlandse ISBN inbrengen wanneer het over een co-editie gaat; 13 cijfers. Zie ook Substituten en co-edities op pagina AE Substituut ISBN Wanneer een boek is uitverkocht kunt u hier het ISBN invoeren van de nieuwe versie. De bestelling wordt dan automatisch naar het nieuwe ISBN doorgesluisd; 13 cijfers. Zie ook Substituten en co-edities op pagina AF NUR 1 Rubrieksindeling lijst beschikbaar in de online webapplicatie van Boekenbank onder Lijsten (zie verder) 33 AG NUR 2 Rubrieksindeling - lijst beschikbaar in de online webapplicatie van Boekenbank onder Lijsten (zie verder) 34 AH Hoofdtitel Volledige titel, zoals die op de titelpagina van het boek staat - max. 255 karakters 35 AI Ondertitel Ondertitel, zoals die op het voorblad van het boek staat - max. 255 karakters 36 AJ Sectietitel WB= werkboek, HB=handboek, HL=handleiding, DO=docentenhandleiding 37 AK Deeltitel Geeft aan over welk deel het gaat bv. 4b. Maximum lengte is 255 karakters. 38 AL Nummer binnen reeks Hier geeft men het volgnummer dat een boek in een bepaalde reeks heeft (staat in relatie met reeksnaam). Een nummer binnen reeks kan pas ingevuld worden als ook de reeksnaam opgenomen is in het veld Reeksnaam 29 AM Bijlage Wat in bijlage bij het boek wordt gegeven: CD=CD-Rom, DV=dvd, DI=diskette 40 AN Taalcode De taal van het boek. Zie lijst van ONIX met drielettercodes facultatief alfanumeriek string("") facultatief Alfanumeriek string("") facultatief Alfanumeriek string("") Verplicht voor BE en NL titels Alfanumeriek string("") facultatief Alfanumeriek string("") verplicht Alfanumeriek string("") facultatief Alfanumeriek string("") facultatief Alfanumeriek string("") facultatief Alfanumeriek string("") facultatief Numeriek geen string facultatief Alfanumeriek string("") Verplicht (BE/NL) Alfanumeriek string("") 41 AO Oorspronkelijke taal De taal van de oorspronkelijke uitgave. Lijst idem als bij veld Taalcode facultatief Alfanumeriek string("") 29

30 42 AP Oorspronkelijke titel Titel van de oorspronkelijke uitgave - maximum 255 karakters facultatief Alfanumeriek string("") 43 AQ Bijkomende prijsinformatie Mogelijke codes: A=Onderdeel van een abonnement, G=Gratis, P=Promotiemateriaal, U=Uniek exemplaar, voor boeken met een extreem hoge prijs, N=prijs niet gespecificeerd facultatief Alfanumeriek string("") 44 AR Avi-niveau Geeft het leesniveau aan van kinderen - cijfer van 1 t.e.m =leeg. Maak eventueel gebruik van de AVI conversietabel op om nieuwe Nederlandse AVI-categorieën naar de Vlaamse te converteren. 45 AS jaar van 1ste verschijnen Jaar waarop deze titel voor het eerst is verschenen - max. 4 cijfers 46 AT Imprint Beschrijving van de imprint. Maximum lengte is 255 karakters. 47 AU Set Als het boek onderdeel uitmaakt van een set, dient men hier het ISBN van de volledige set op te geven- 13 cijfers facultatief Numeriek geen string facultatief Numeriek geen string facultatief Alfanumeriek string("") facultatief Alfanumeriek string("") Uitgebreide lijst uitgavesoort in combinatie met Uitvoering voor e-boeken: Zichtbaar in detailpagina op Boekenbank Vertaling in CSV-waarden Eboek productvorm Uitgavesoort Uitvoering Epub met Adobe DRM, Download DG EAD Epub zonder Adobe DRM, Download DG EZD Epub met digitaal watermerk, Download DG EDD Epub met Adobe DRM, Download/Online DG EAB Epub met digitaal watermerk, Download online DG EDB Epub zonder Adobe DRM, Download/online DG EZB PDF met Adobe DRM DG PA PDF zonder DRM DG PZ PDF met digitaal watermerk DG PD Amazon Kindle formaat met Kindle DRM DG AK ereader formaat met DRM DG ER HTML formaat DG HT Netlibrary formaat DG NL 30

31 5.8.3 De CSV-file aanmaken vanuit Excel Meestal wordt een dergelijk CSV bestand automatisch gegeneerd vanuit uw applicatie. U kan echter ook zelf een CSV-bestand creëren vanuit een Excel-bestand. Hiervoor kan u een handleiding en sjabloon Boekenbank Van XLS naar CSV van de beheerder van Boekenbank ontvangen die u op basis van de handleiding verder kan invullen. We geven hieronder alvast de instructies: 1. Bekijk het sjabloon Boekenbank Van XLS naar CSV. Je vindt onder het tabblad Titelbestand hierin diverse (lege) kolommen (velden) met een bepaalde waarde. Bv. veld 1 = titelomschrijving, veld 2 = auteur enz 2. Vul nu de eigen gegevens in deze file in de juiste kolom in, in tabblad blad1 : a. kolom a = veld 1 = titel b. kolom b = veld 2 = auteur c. kolom c = veld 3 = co-auteur d. enz. 3. Een aantal van deze kolommen (velden) zijn verplicht in te vullen. De verplichte velden werden met een gele markeerder aangeduid. Een overzicht van de verplichte en facultatieve velden staat in het document Boekenbank CSV-formaat. 4. In het sjabloon staan er alfanumerieke en numerieke velden. Deze twee soorten velden onderscheiden zich van elkaar in opmaak. Alfanumerieke velden moeten in de uiteindelijke file tussen (strings) komen te staan. Ook deze velden vind je terug in Boekenbank CSV-formaat. 5. Werk nu verder in tabblad Titelbestand. Daar breng je de verschillende gegevens in die je in Boekenbank wilt inbrengen. 6. Ga naar tabblad CSV-formaat. Daar voegden wij in de eerste rij al een formule toe, waardoor er automatisch strings rond de gegevens in de eerste rij komen te staan. Selecteer deze rij tot en met het laatste veld en ga met de cursor op het hoekje rechtsonder van het laatste veld staan. Sleep nu met de muis naar beneden tot er evenveel rijen geselecteerd zijn als er ingevulde rijen op tabblad Titelbestand staan. Je zal merken dat er rond elk veld strings komen te staan. 7. Wanneer alle gegevens zijn ingevuld en in het tabblad CSV-formaat zijn doorgetrokken, bewaar dan het Excel-document als een gewoon Excel-document. 8. Daarna bewaar je het bestand opnieuw, nu als CSV-bestand. Je doet dat als volgt: Ga naar het tabblad CSV-formaat Kies Bestand in de menubalk Vervolgens kies je Opslaan als Typ een naam in voor het bestand Kies als bestandsformaat CSV (gescheiden door lijstscheidingsteken)(*.csv) BELANGRIJK: Als je titels speciale tekens bevatten (bijvoorbeeld in een andere taal), kies dan het bestandsformaat CSV UTF-8 (door komma s gescheiden). Anders gaan deze speciale tekens verloren en zie in de plaats????-tekens in Boekenbank. Je drukt op opslaan Je selecteert Ja bij de vraag of je de map in deze indeling wilt bewaren. 31

32 9. Open het gemaakte CSV-bestand in Kladblok (of Wordpad). Je zal merken dat er overal drie quotes staan ( ) ipv. 1 quote ( ). Je gaat naar edit / bewerken, dan replace / vervangen en je vervangt de drie quotes door 1 quote. 10. Ga naar Bestand > Opslaan als en zorg dat je als codering UTF-8 kiest: Laad je bestand tenslotte op via de Boekenbank-applicatie of via FTP. 32

33 5.9 Bestandslay-out ONIX 2.1 Een ONIX-bestand is een internationale standaard (gebaseerd op het XML-formaat) om gegevens uit te wisselen over media zoals boeken. Deze standaard wordt beheerd door Editeur ( De huidige versie van Boekenbank ondersteunt op dit moment enkel ONIX 2.1 rechtstreeks. Omdat de ONIX standaard erg uitgebreid is, hebben we hiervoor een aparte handleiding opgesteld. Indien u met ONIX wenst te werken, kan u de handleiding opvragen bij de beheerder van Boekenbank op boekenbank@boek.be. Het is ook mogelijk om een ONIX 3.0 bestand aan te leveren. Neem hiervoor ook contact op met de beheerder van Boekenbank Omschrijvingen van nulprijzen opladen In het CSV-formaat waarmee u een volledig titelbestand in Boekenbank kan opladen (zie ook Titelbestand opladen op pagina 21), is een veld aanwezig genaamd Bijkomende prijsinformatie. In dit veld kan u met verschillende codes meegeven waarom een boek een prijs heeft van 0 EUR. U kan deze informatie ook afzonderlijk in Boekenbank opladen met de module Prijsomschrijvingen opladen onder Titelbestand. Onder deze module kan u opnieuw een CSV-bestand opladen, waarbij aanhalingstekens facultatief zijn. Het bestand moet bestaan uit twee kolommen: 1. ISBN13 2. Prijsomschrijving Code Mogelijke codes voor het tweede veld zijn: A - Onderdeel van een abonnement G - Gratis P - Promotiemateriaal U - Uniek exemplaar: dit is voor boeken met een extreem hoge prijs N - Prijs niet gespecifieerd Alle overige waarden (dus ook "") geven een fout. Zodra deze informatie aan een titel is toegevoegd, verschijnt de titel niet meer op de foutenlijst. Bovendien wordt in deze informatie ook in de detailpagina van een titel opgenomen. 33

34 5.11 Substituten en co-edities Substituut Wanneer een nieuwe, gewijzigde editie uitkomt van een uitgave, wordt hiervoor meestal een nieuw ISBN aangevraagd. Het is mogelijk in het substituut veld van de oude uitgave het ISBN van de nieuwe uitgave in te vullen. Wanneer een boekhandel dan het oude ISBN aan zijn winkelmandje toevoegt, zal dit automatisch vervangen worden door het nieuwe ISBN met de melding exemplaar van ISBN [nieuw ISBN] toegevoegd aan winkelkarretje. Let op, ISBN [oud ISBN] werd vervangen door ISBN[nieuw ISBN]. Wanneer je het oude ISBN bekijkt, is het nieuwe ISBN zichtbaar als substituut: Je kunt klikken op dit nieuwe ISBN om het te bekijken Co-editie Een co-editie is een uitgave die een samenwerking is van meer dan één uitgeverij. Meestal gaat het dan om een Vlaamse en een Nederlandse uitgeverij. Volgens de regels van het ISBN-kantoor moet hiervoor één ISBN aangevraagd worden, maar in de praktijk worden hier vaak aparte ISBN s voor aangevraagd. Een Vlaamse uitgever kan in het Vlaamse ISBN van de co-editie het Nederlandse ISBN van deze coeditie invullen. Wanneer een Vlaamse boekhandel dan het Nederlandse ISBN bestelt, zal dit automatisch vervangen worden door het Vlaamse. 34

35 Wanneer je het Vlaamse ISBN bekijkt, zal het Nederlandse ISBN als co-editie zichtbaar zijn: Je kunt klikken op het ISBN van de co-editie om het te bekijken Titels exporteren Als distributeur heeft u de mogelijkheid om titels die u opgeladen heeft, ook weer zelf te exporteren uit Boekenbank. De export via deze weg gebeurt uitsluitend in CSV47 (en niet in ONIX 2.1.) U filtert daarbij op een datumbereik waarin de titel voor het laatst gewijzigd is: Net als bij de titelbestanden krijgt u onderaan het filterscherm een link naar de ZIP-file te zien, zodra u op de Exporteer knop heeft geklikt. Door op de link te klikken, opent het zip-bestand zich waarin u het CSV47-bestand terugvindt. U kan dit bestand ook terugvinden op de FTP-server onder DOWNLOAD > titels > export 35

36 5.13 De bibliografische controle Bibliotheken nemen titelgegevens van Boekenbank af. Zij voeren voor titels die zij zelf aankopen een bibliografische controle uit. Dan kijken ze op basis van het fysieke exemplaar enkele dingen na. Deze gecontroleerde metadata wordt op zijn beurt automatisch naar Boekenbank teruggestuurd. Wanneer voor deze gecontroleerde velden de waarde verschilt van wat er al in Boekenbank stond, wordt dit overschreven. Het gaat om de volgende velden: titel ondertitel auteurs/medewerkers reeksnaam reeksnummer aantal pagina s indicatie van aanwezigheid illustraties AVI niveau oorspronkelijke titel Publicaties die bibliografisch gecontroleerd zijn, hebben het volgende icoontje: De bedoeling is de bibliografische controle van bibliotheken te gebruiken om de kwaliteit van de metadata in Boekenbank te verbeteren. Het is daarom niet mogelijk om de velden die bibliografisch gecontroleerd zijn te wijzigen bij het bewerken van een titel. Deze velden zijn dan uitgegrijsd, b.v.: Is het toch noodzakelijk om deze velden aan te passen voor een specifieke titel, kan de beheerder van Boekenbank dit voor je doen door het zelf aan te passen of het vinkje titel is geblokkeerd uit te vinken. Onder de menu-optie Beheer > Beheer eigen data zie je een optie Export bibnet bestand. Als hier Ja staat, zul je op de FTP server onder de folder /download/bibnet telkens een lijst terugvinden van je titels die door de bibliotheken gecontroleerd zijn. Deze instellingen kan gewijzigd worden door de beheerder van Boekenbank. Neem hiervoor contact op met boekenbank@boek.be. 36

37 5.14 Guaranteed Peer Reviewed Content (GPRC) titels GPRC staat voor Guaranteed Peer Reviewed Content. Het is een kwaliteitslabel waarmee de Groep Educatieve en Wetenschappelijke Uitgevers (GEWU) aangeeft dat de publicatie die dit label draagt, een peer-reviewprocedure heeft doorlopen die beantwoordt aan de internationale wetenschappelijke standaard. Uitgevers die lid zijn van de GEWU kunnen aan de beheerder van Boekenbank vragen om toegang te krijgen tot het GPRC-logo voor hun titels. Als deze beheerder een distributeur aanvinkt als GPRCgerechtigde, dan beschikt deze distributeur over de mogelijkheid om per titel het GPRC-logo (Guaranteed Peer Reviewed Content) in te stellen. Distributeurs die over deze mogelijkheid beschikken, zullen onderaan de pagina voor het bewerken van het ISBN een aankruisvakje vinden, waarmee kan aangegeven worden dat een titel het GPRC-logo mag dragen: De titel krijgt dan volgende melding in de detailpagina op Boekenbank, en verschijnt een dag later op de website van GPRC: Meer informatie over GPRC, zie 37

38 6. Covers, flapteksten en uittreksels opladen Naast de bibliografische informatie is het ook mogelijk om content aan te leveren aan Boekenbank. Met content wordt bedoeld: covers, achterflappen, flapteksten en uittreksels. Deze content zal ook zichtbaar zijn op boek.be en afnemers van onze data zoals bijvoorbeeld webshops. Opgelet: het kan minstens één dag duren vooraleer de gegevens ook zichtbaar zijn op andere sites omdat deze s nachts worden doorgestuurd. BELANGRIJK: Omdat u enkel uw eigen titels kunt bewerken, worden bestanden met ongeldige ISBN-13 nummers, of bestanden met een geldig ISBN-13 nummer dat eigendom is van een andere uitgever/distributeur geweigerd. Voor titels die hangen aan een distributeur van de CB-groep (bijvoorbeeld Agora, WPG, VBK, Elkedagboeken, L&M Books, Clavis, Lemniscaat, Overamstel, CBH fondsen, ), kan enkel manueel content opgeladen worden wanneer er nog geen content is. Alle andere updates van content moeten via de automatische nachtelijke loads gebeuren. 6.1 Omschaling van covers en achterflappen in Boekenbank Elke cover en achterflap die wordt opgeladen, wordt omgeschaald. De verhouding blijft altijd: 1. Thumbnail: bij het opladen wordt de afbeelding naar beneden geschaald (of bij heel kleine afbeeldingen omhoog geschaald) op basis van de grootste dimensie. Is de hoogte de grootste dimensie, wordt deze omgeschaald naar 150 pixels, de breedte volgt. Is de breedte de grootste dimensie, wordt deze omgeschaald naar 100 pixels, de hoogte volgt. De thumbnail is de kleine afbeelding die je altijd ziet in Boekenbank bij openen van het boekdetail. 2. Standaard: dit is een formaat dat je niet ziet in de Boekenbank-applicatie, maar exporteren we wel als klein formaat naar de afnemers van onze data. Enkel wanneer het bestand in de hoogte groter of gelijk is aan 300 pixels. Dan wordt de hoogte omgeschaald naar 300 pixels, de andere dimensie volgt (verhouding blijft). 3. Groot: dit formaat wordt enkel gevormd wanneer het bestand in de hoogte groter is dan 700 pixels. Is deze grootste dimensie tussen 700 en 1200 pixels, houden we het origineel bij en wordt het dus niet omgeschaald. Is de hoogte groter dan 1200 pixels, zullen we deze omschalen tot 1200 pixels, de breedte volgt. Deze grote cover zie je in Boekenbank wanneer je op grote cover klikt en exporteren we ook naar afnemers van onze data. Opgelet: het oorspronkelijke bestand dat je hebt opgeladen (bijvoorbeeld de cover groter dan 1200 pixels) wordt niet bewaard in onze database. Het wordt wel nog één maand bijgehouden op onze FTP server onder de success of fouten map, afhankelijk of de upload gelukt is of niet. Zie ook Covers, flapteksten en uittreksels opladen via de FTP-server op pagina 42. BELANGRIJK: Als je wilt dat je covers ook in groot formaat zichtbaar zijn in Boekenbank en op webshops, moet je ze zeker met een hoogte groter dan 700 pixels aanleveren. Alle covers en achterflappen moeten in RGB compressie zijn, andere compressie zoals CYMK wordt niet aanvaard. Dan zie je de melding de afbeelding kan niet gelezen worden. 38

39 6.2 Waaraan moeten de bestanden voldoen? Front covers Dit is een afbeelding van de voorzijde van de omslag van het boek. Zorg ervoor dat de covers geen witranden hebben. De naam van de afbeelding moet overeenkomen met een geldig ISBN-13 nummer, dat in het bezit is van de uitgever/distributeur die de afbeelding oplaadt. De extensie kan JPG, PNG of GIF zijn. Voorbeeld: GIF JPG Achterflappen Dit is een afbeelding van de achterzijde van de omslag van het boek. Zorg er ook voor dat achterflappen geen witranden hebben. De naam van het bestand met de achterflap moet overeenkomen met een geldig ISBN-13 nummer, dat in het bezit is van de uitgever/distributeur die de afbeelding oplaadt. Na het ISBN-13 wordt een letter a geplaatst om de inhoud aan te duiden. De extensie moet.jpg, PNG of GIF zijn. Voorbeeld a.JPG a.GIF Flapteksten Dit is een samenvatting van het boek van maximaal enkele alinea s De tekst hoeft niet hetzelfde te zijn als de flaptekst. Het hoeft dus niet de volledige tekst van de back cover te beslaan. De tekst mag geen bibliografische gegevens (titel, auteur, ISBN enz ) of hyperlinks bevatten. Dit maakt immers deel uit van de metadata van het boek. De tekst mag maximaal uit 2000 karakters bestaan. De extensie moet.txt zijn. De bestandsnaam is dus ISBN.txt, bijvoorbeeld txt. Je mag HTML tags gebruiken om bijkomende opmaak mee te geven, bijvoorbeeld <B></B> Bovendien moet de flaptekst bewaard zijn in de codering UTF-8, anders zullen speciale tekens niet goed weergegeven worden. UTF-8: Wat betekent dit concreet? Als u flapteksten aanmaakt via Word of Kladblok, kiest u bij het opslaan steeds voor Opslaan als (type) : tekstdocument of Tekst zonder opmaak (*.TXT). Om dit bestand ook in de UTF8-codering te kunnen zetten, moet u nog een extra stap doorlopen. Indien u opslaat in een WORD-document: 1. Kies in de menubalk Bestand > Opslaan als 2. Vul in het venster Opslaan als het ISBN in als bestandsnaam en kies voor Opslaan als: Tekst zonder opmaak (*.txt) 39

40 3. U krijgt een extra venster Bestandsconversie. U selecteert het keuzerondje Andere codering en duidt in het selectievenstertje Unicode (UTF-8) aan: 4. Klik op OK. U hebt de flaptekst nu in de juiste codering opgeslagen. Indien u opslaat in Kladblok: 1. Kies in de menubalk Bestand > Opslaan als 2. Vul in het venster Opslaan als het ISBN in als bestandsnaam en kies voor Opslaan als type : tekstdocument (*.TXT) 3. Onderaan hetzelfde venster ziet u nog een veld: Codering. Klik op het pijltje en kies voor UTF Klik op Opslaan. U hebt de flaptekst nu in de juiste codering opgeslagen. 40

41 6.2.4 Uittreksels Ook wel leesfragmenten genoemd. Bijvoorbeeld de inhoudstafel, de eerste pagina( s) van het boek enzovoort. Een uittreksel moet het ISBN-13 als naam hebben en.pdf als extensie. De naam van het.pdf bestand moet overeenkomen met een geldig ISBN-13 nummer, dat in het bezit is van de uitgever/distributeur die de.pdf oplaadt. Voorbeeld: pdf 6.3 Hoe kan ik de bestanden opladen? Covers, flapteksten en uittreksels opladen via de ledenomgeving Kies in het horizontale menu het tabblad Titelbestand en in het verticale menu Covers ed. opladen. Hier kan u covers, flapteksten, uittreksels en flapteksten opladen. Dat kan op twee manieren: File per file Via een ZIP-file TIP: In een.zip-bestand kan u àl uw content (covers, flapteksten, ed.) voor àl uw titels samenvoegen en in één beweging opladen. Opgelet: stop de content-bestanden niet in een apart mapje vooraleer te zippen. De naamgeving van het zip-bestand is vrij te kiezen, maar let op dat de content-bestanden zelf steeds het ISBN als naam hebben. Voer de volgende stappen uit om content op te laden via de Boekenbank applicatie: 1. Klik op Bestand kiezen om het bestand te selecteren en daarna op opladen. Uw bestand wordt nu naar de Boekenbank server gebracht en verwerkt. 2. Na enkele minuten (naargelang de grootte van uw bestand), wordt er een rapport gepubliceerd in het kader Content. 3. Bevat de rapportnaam het woord succes, dan zijn al uw afbeeldingen ed. goed verwerkt. 4. Bevat de rapportnaam het error, dan zijn er met één of meerdere titels problemen ondervonden. Open het rapport om deze na te kijken en eventueel te verhelpen. 41

42 6.3.2 Covers, flapteksten en uittreksels opladen via de FTP-server Wenst u het oplaadproces te automatiseren, of wilt u zip-bestanden opladen die groter zijn dan 5 MB, dan gebruikt u best de FTP-server. Op uw persoonlijke FTP-locatie is er een map voorzien waarin u covers kan onderbrengen. Dat is rechtstreeks in de map UPLOAD > Content. De contentbestanden op de FTP-server worden om het uur verwerkt. Opgepikte bestanden worden door Boekenbank verplaatst, eerst naar de subfolder in verwerking en zodra ze helemaal verwerkt zijn naar de subfolder fouten of succes, afhankelijk of het bestand volledig verwerkt werd of nog fouten bevatte. Hier worden je oorspronkelijke contentbestanden nog één maand bewaard. Als een bestand fouten bevat, komt het terecht in de folder fouten. Enkel de lijnen met fouten worden niet verwerkt, alle andere lijnen uit dit bestand worden wel verwerkt. In het foutenrapport dat staat onder Rapporten kan u terugvinden welke lijnen niet verwerkt werden. Het foutrapport bevat enkel die orderlijnen die niet verwerkt zijn. OPMERKING: Als u dus uw covers e.d. via de FTP-server oplaadt, kan u uw verwerkingsrapporten toch bekijken via de ledenpagina s onder Covers e.d. opladen. 6.4 Waar vindt u de bestanden terug? Als u covers, achterflappen, flapteksten of uittreksels opgeladen hebt in Boekenbank, dan kan u die meteen terugvinden via de zoekmodule. Ga naar de titel waarvoor u een cover heeft opgeladen. In de detailpagina zal u de cover en flapteksten meteen kunnen zien. Als u ook een uittreksel heeft opgeladen dan zal er onder de details een link verschijnen waarop u kan klikken en waarna het uittreksel zich opent. Een dag later vindt u de content ook terug op Na het opladen van nieuwe cover zie ik de oude nog Je kunt de volgende dingen nakijken: Is er een foutrapport bij het opladen? Is je nieuwe cover minstens 700 pixels hoog? Hij moet namelijk minstens 700 pixels hoog zijn om de bestaande grote cover te vervangen Is de bestandsnaam zeker het nummer van het juiste ISBN? Zie de nieuwe in Boekenbank maar de oude nog op Dan moet je wachten tot de volgende dag 42

43 6.6 Inlezen van content vanuit het Centraal Boekhuis Elke nacht stromen gegevens van gewijzigde titels vanuit het Centraal Boekhuis (CB) door naar Boekenbank in het ONIX formaat. Dit gebeurt onder de /432 account voor de fysieke boeken en /9998 voor de e-boeken. Boekenbank leest flapteksten, covers en leesfragmenten niet direct in bij het inlezen van het ONIX bestand. We downloaden de covers en leesfragmenten van CB en zetten deze neer op onze FTP server in de content folder. De flapteksten uit ONIX zetten we om naar.txt bestanden die ook in de content folder terechtkomen. We downloaden alleen content voor ISBN s die niet in fout zijn gegaan (zie foutrapport titelbestand). Covers downloaden we alleen wanneer er NIET reeds een recentere cover in Boekenbank zit (op basis van de <MediaFileDate> in ONIX). Dus wanneer er nog geen cover is of de cover in Boekenbank is ouder dan diegene in het ONIX-bestand. Dit om geen onnodige downloads te doen. We mogen op de CB-server niet meer dan 3600 downloads per uur doen (1 per seconde). Boekenbank zal vervolgens deze content bestanden inlezen onder de /432 of /9998 account. Bepaalde content zal in fout gaan bij het importeren (bijvoorbeeld fout in de kleurcompressie). Wanneer een ISBN gekoppeld aan de CB-groep al een cover/flaptekst of leesfragment heeft (ook al is deze ouder), zal dit altijd de fout geven U mag geen bestaande content overschrijven. Dit laatste is het gevolg van historische aspecten. Deze content die in fout is gegaan, wordt om 5u30 automatisch gekopieerd naar administrator account /5151 (projectleider). Onder deze administrator account zal Boekenbank vervolgens deze content opnieuw importeren. Zo worden ook ISBN s geüpdatete die reeds een cover, flaptekst of leesfragment hadden. Bij deze titels staat dan Projectleider als account die de titel voor het laatst gewijzigd heeft. 43

44 7. Foutenlijst Een van de belangrijkste zaken op Boekenbank is onze foutenlijst. Deze lijst bevat een overzicht van titels die foutieve informatie bevatten. 7.1 Wat houdt deze lijst in? Boekenbank doet wekelijks een vijftal controles op de aanwezige titels in de databank met als doel om titels waar bepaalde informatie niet correct voor is per distributeur te verzamelen zodat deze titels gecontroleerd en gecorrigeerd kunnen worden door de distributeur. 7.2 Waarop wordt gecontroleerd? De foutenlijst voert 5 controles uit en geeft hiervoor de volgende meldingen: Er bestaat een foutieve relatie tussen de artikelstatus en de verschijningsdatum De titel heeft een prijs lager dan 0,50 EUR De titel staat langer dan 6 maand op status in herdruk De titel staat langer dan 6 maand op status Herdruk in overweging Het Wettelijk Depotnummer ontbreekt (via aparte menu-optie Isbn s zonder WD-nummer ) Voor de eerste controle is het belangrijk om te weten welke relaties tussen de artikelstatus en de verschijningsdatum correct zijn. We geven ze u hieronder mee: 1 In productie Datum moet in de toekomst liggen 2 Verschenen Datum moet in het verleden liggen 3 In herdruk Datum moet in de toekomst liggen 4 Uitverkocht Datum moet in het verleden liggen 5 Zal niet meer verschijnen Datum moet leeg zijn omdat het boek nooit is verschenen. 44

45 6 Te bestellen bij uitgever Datum moet in het verleden liggen 7 In prijs opgeheven Datum moet in het verleden liggen 8 Herdruk in overweging Datum mag zowel in verleden als toekomst liggen 9 Printing on demand Datum moet in verleden liggen 7.3 Hoe past u de titels aan? 1. Klik op het ISBN-nummer dat u in de rechterkolom ziet. Het invulformulier voor een titel verschijnt. U kan de fout ook aanpassen in uw eigen titeldatabank en via CSV of ONIX doorsturen naar Boekenbank. 2. Hierop kijkt u de fout na die door het fouttype is opgegeven boven de lijst waarin u werkt. 3. Elke twee uur wordt de lijst bijgewerkt. Dat betekent dat, als u een fout correct heeft aangepast, er een groen vinkje voor de titel wordt geplaatst. Indien de fout niet correct is aangepast, dan wordt er geen vinkje geplaatst. 4. Een titel die langer dan veertien dagen niet werd aangepast wordt voorafgegaan door een rood uitroepteken. Elke week (op maandag) wordt deze lijst automatisch vernieuwd Opgeloste problemen verdwijnen dan volledig uit deze lijst. 45

46 8. Speciale prijzen opladen 8.1 Over speciale prijzen Met de module Speciale prijzen opladen kunnen in totaal 8 verschillende soorten prijzen opgeladen worden in Boekenbank: 3 soorten prijzen die gelden buiten de gereglementeerde boekenprijs (GBP)-termijn: 1. een prijswijziging van de adviesprijs die vooraf wordt doorgegeven met de startdatum waarop de wijziging ingaat. 2. een gewone actieprijs (= actieprijs buiten GBP-termijn) met begin- en einddatum van de actieperiode. 3. een introductieprijs met begin- en einddatum van de actieperiode. 5 soorten prijzen die gelden binnen de gereglementeerde boekenprijs (GBP)-termijn: 1. de gereglementeerde boekenprijs: dit is altijd verplicht voor boeken die vallen onder de GBP 2. een actieprijs binnen GBP-termijn : een speciale actie die maximaal 3 maanden mag gelden 3. een serieprijs: een speciale prijs omdat de titel deel uitmaakt van een serie 4. een combinatieprijs: een speciale prijs omdat het wordt verkocht in combinatie met een ander product 5. een ledenprijs: een speciale prijs omdat men lid is van een bepaalde vereniging In de zoekresultaten wordt de gereglementeerde boekenprijs of actieprijs getoond zolang deze geldig is. Boekenbank zal daarnaast de speciale prijzen ook in het titeldetail van elke titel tonen, met daarbij de vermelding van de data waartussen de nieuwe prijs geldig is: Een prijswijziging wordt niet apart getoond aangezien een prijswijziging tot doel heeft de oude adviesprijs te vervangen. 46

47 Het label van de gewone actieprijs (dus actieprijs buiten GBP-termijn) in het boekdetail kan veranderen naargelang de context: 1) Titel heeft géén GBP: "Actieprijs" 2) GBP aanwezig én titel hangt aan fondscode van de CB-groep: "Actieprijs Nederland". Dit geven we zo weer omdat deze gewone actieprijs automatisch bij ons binnenkomt vanuit het Centraal Boekhuis en niet noodzakelijk een actieprijs is die mag gelden als actieprijs binnen GBP in Vlaanderen. Hier kunnen immers andere regels van toepassing zijn. 3) GBP aanwezig én titel hangt NIET aan fondscode van CB-groep: "Actieprijs buiten GBP". Zo is het onderscheid duidelijk tussen een gewone actieprijs en het type actieprijs dat geldt binnen de GBP termijn (enkel deze laatste wordt weergegeven op Dan tonen we namelijk het label Actieprijs binnen GBP-termijn. 8.2 Waar opladen? U heeft twee mogelijkheden om het CSV-formaat op te laden. 1. In de applicatie onder Titelbestand > Speciale Prijzen opladen 2. Op de FTP-server onder de folder Upload > Prijzen (bestand wordt achtergelaten in de rootfolder prijzen ) 47

48 8.3 In welke formaat opladen? CSV-bestand met onderstaande kolommen. De bestandsnaam van het bestand is vrij te kiezen. Kolom Omschrijving Type 1 ISBN alfanumeriek veld (tussen ) 2 nieuwe prijs - vier posities voor de gehele getallen. Twee posities mogelijk (niet verplicht) na de komma. Bv. 9999,99 - Geen punten gebruiken 3 Begindatum: datumformaat ddmmyyyy vb Einddatum: datumformaat ddmmyyyy vb Prijstype: Prijstypes buiten GBP-termijn: A = actieprijs W= prijswijziging I = introductieprijs Prijstypes binnen GBP-termijn: G = gereglementeerde boekenprijs P = actieprijs binnen GBP-termijn S1, S2 en S3 = maximaal 3 serieprijzen C1, C2 en C3 = maximaal 3 combinatieprijzen L1, L2 en L3 = maximaal 3 ledenprijzen 6 Omschrijving: omschrijving van de speciale prijs. Deze mag maximaal bestaan uit 255 karakters. Dit is enkel verplicht bij de volgende prijstypes: S1, S2 en S3 (serieprijzen) C1, C2 en C3 (combinatieprijzen) L1, L2 en L3 (ledenprijzen) numeriek veld (geen ) alfanumeriek veld (tussen ) alfanumeriek veld (tussen ) alfanumeriek veld (tussen ) alfanumeriek veld (tussen ) OPGELET: Ook lege kolommen moet je voorzien, bijvoorbeeld wanneer de omschrijving leeg is. Een leeg datumveld wordt ingevuld als (ook tussen ). Als je de melding ziet Er mag geen einddatum gespecifieerd worden voor een prijswijziging., kan het ook zijn dat je waarde niet tussen staat. Met de excelformule TEKEN(34) kun je waarden tussen aanhalingstekens plaatsen. Zo zal de formule TEKEN(34)&A2&TEKEN(34) de waarde in cel A2 tonen, omsloten door twee dubbele aanhalingstekens. Als je de melding krijgt Incorrect CSV-formaat ook al heb je alle kolommen voorzien, kan dit ook voorkomen wanneer je het CSV-bestand hebt aangemaakt vanuit Excel. Excel zal elk dubbel aanhalingsteken nogmaals tussen dubbele aanhalingstekens zetten ( wordt dus ) omdat hij dit als een speciaal teken ziet. Je kunt dit zien door je CSV-bestand bijvoorbeeld te openen in kladblok (notepad). Vervang daar de door en bewaar het bestand opnieuw. Zie ook schermafbeelding bij punt 9 op pagina

49 8.4 Business rules speciale prijzen De volgende voorwaarden gelden voor speciale prijzen: Actieprijs Prijstype Beperkingen Begin- én einddatum moeten gevuld zijn. Prijswijziging Begindatum moet gevuld zijn Begindatum moet in de toekomst liggen Einddatum moet leeg zijn ( ). Introductieprijs Begin- én einddatum moeten gevuld zijn Gereglementeerde boekenprijs Begindatum moet gevuld zijn. Startdatum mag niet in het verleden liggen. Actieprijs binnen GBP-termijn Er moet voor dat ISBN een gereglementeerde boekenprijs zijn Begin- én einddatum moeten gevuld zijn. Begin- en einddatum moeten binnen GBP-termijn liggen De begindatum mag niet in het verleden liggen De periode mag niet langer zijn dan 3 maanden Serieprijzen Er moet voor dat ISBN een gereglementeerde boekenprijs zijn Begindatum moet gevuld zijn. Begindatum moet binnen GBP-termijn liggen. De begindatum mag niet in het verleden liggen Einddatum moet binnen GBP-termijn liggen (indien gevuld) De omschrijving mag niet leeg zijn Combinatieprijzen Er moet voor dat ISBN een gereglementeerde boekenprijs zijn Begindatum moet gevuld zijn. Begindatum moet binnen GBP-termijn liggen. De begindatum mag niet in het verleden liggen Einddatum moet binnen GBP-termijn liggen (indien gevuld) De omschrijving mag niet leeg zijn Ledenprijzen Er moet voor dat ISBN een gereglementeerde boekenprijs zijn Begindatum moet gevuld zijn. Begindatum moet binnen GBP-termijn liggen. De begindatum mag niet in het verleden liggen Einddatum moet binnen GBP-termijn liggen (indien gevuld) De omschrijving mag niet leeg zijn Serie-, combinatie- of ledenprijzen mogen een einddatum hebben, maar dit is niet verplicht. Als ze geen einddatum hebben, eindigen ze automatisch op het einde van de gereglementeerde prijzenperiode. Dit is altijd 6 maanden na de start van de gereglementeerde boekenprijs (type G ). 49

50 8.5 Wanneer mag ik de vaste boekenprijs nog wijzigen? Zodra een uitgave is verschenen (op basis van artikelstatus met een artikelstatus verschillend van In productie, POD, aangekondigd of Zal niet verschijnen ) én de GBP-termijn reeds is ingegaan, mogen bepaalde prijzen niet meer gewijzigd of verwijderd worden. BELANGRIJK: Met de gereglementeerde boekenprijs in voege, wordt het dus NOG belangrijker de artikelstatus, verschijningsdatum en gegevens met betrekking tot de gereglementeerde boekenprijs goed up-to-date te houden. Je kunt bijvoorbeeld niet een gereglementeerde boekenprijs of speciale prijs binnen de GBP-termijn toevoegen met terugwerkende kracht (b.v. startdatum in het verleden). Ook kun je de prijs niet meer wijzigen zodra de GBP-termijn is ingegaan en het boek een artikelstatus heeft die aangeeft dat het verschenen is. In Boekenbank kun je in de zoekresultaten zien of de GBP-gegevens nog gewijzigd kunnen worden aan de hand van een slot-icoontje: = prijs kan nog gewijzigd worden = prijs kan niet meer gewijzigd worden Ook zijn de GBP-velden uitgegrijsd wanneer je ze niet meer kunt aanpassen, bijvoorbeeld: 50

51 Hieronder vind je een schematisch overzicht wanneer je speciale prijzen nog kan wijzigen: Prijstype Actieprijs buiten GBP Prijswijziging Introductieprijs Altijd Altijd Altijd Als je een speciale prijs of gereglementeerde boekenprijs oplaadt en deze bestaat al voor dat ISBN met die code (G, P, S1, L3, ), zal deze geüpdatet worden met de nieuwe gegevens (indien er iets wijzigt). 8.6 Verwerkingsrapporten Wanneer kan ik het nog wijzigen of verwijderen? Gereglementeerde boekenprijs De GBP-termijn is nog niet ingegaan o.b.v. startdatum -EN/OF- Artikelstatus is gelijk aan in productie, POD, aangekondigd of zal niet verschijnen Actieprijs binnen GBP De actieprijs is nog niet ingegaan o.b.v. startdatum Het is mogelijk de gereglementeerde boekenprijs nog te wijzigen (zie hierboven) Serieprijzen De serieprijs is nog niet ingegaan o.b.v. startdatum Het is mogelijk de gereglementeerde boekenprijs nog te wijzigen (zie hierboven) Combinatieprijzen De combinatieprijs is nog niet ingegaan o.b.v. startdatum Het is mogelijk de gereglementeerde boekenprijs nog te wijzigen (zie hierboven) Ledenprijzen De ledenprijs is nog niet ingegaan o.b.v. startdatum Het is mogelijk de gereglementeerde boekenprijs nog te wijzigen (zie hierboven) Online applicatie: rapport verschijnt onder uploadvenster. Afhankelijk van bestandsnaam (succes.txt of error.txt) is het bestand goed verwerkt. De niet-verwerkte regels zijn opgenomen in het rapport (error.txt). FTP-server: rapport verschijnt in submap rapporten, bestand zelf kan teruggevonden worden in submap fouten of succes, afhankelijk van de goede verwerking. 8.7 Hoe kan ik speciale prijzen verwijderen? Je mag speciale prijzen binnen de GBP-termijn of de gereglementeerde boekenprijs zelf alleen verwijderen indien je ze nog mag wijzigen. Het verwijderen doe je door deze gewoon op te laden met 1 januari van het jaar 1 als begindatum en einddatum: je zet de waarde in kolom 3 (startdatum) en kolom 4 (einddatum). 51

52 8.8 Raadplegen prijsinformatie De speciale prijzen die u zelf heeft opgeladen, kan u ook steeds opnieuw downloaden. Dat kan u onder Titelbestand > Speciale prijzen raadplegen. Als u lopende prijswijzigingen, actieprijzen of introductieprijzen heeft, worden deze dagelijks op deze plaats voor u klaargezet. Ook worden ze dagelijks automatisch klaargezet op de FTP server onder de subfolder prijzen die u kunt vinden onder de folder download. Deze bestanden worden één maand bijgehouden. 52

53 8.9 Vraag en antwoord speciale prijzen Vragen over geplande prijswijzigingen Vraag: Op een bepaalde datum in de toekomst zijn er prijswijzigingen voorzien voor heel wat titels van ons fonds. Maar die dag is iedereen (terecht) met vakantie. Kan ik die prijswijzigingen niet op voorhand doorgeven aan Boekenbank met de vraag om deze vanaf 1 januari 2009 te laten ingaan? Antwoord: Het is om zulke problemen op te lossen dat we deze module uitbouwen. Je gaat naar de ledenpagina in Boekenbank en je laadt daar een CSV-bestandje op met daarin de lijst van de ISBN s die van prijs moeten veranderen, de nieuwe prijs en de datum waarop deze prijs moet ingaan. Op die datum zullen de nieuwe prijzen op de website van Boekenbank getoond worden. Opgelet: als u dan na de opgegeven datum (in het voorbeeld hierboven dus 01/01/2009) een titelmutatie doorgeeft aan Boekenbank via het gewone CSV-titelbestand, dan moet in dat CSVtitelbestand wel de nieuwe prijs staan voor elk boek dat van prijs is veranderd! Indien u in het CSVtitelbestand een andere prijs doorstuurt, dan lezen we de prijs in Boekenbank in, zoals het in het CSVtitelbestand is ingegeven Vraag: ik geef als uitgever/distributeur in dat een aantal artikels van prijs moeten veranderen op een bepaalde dag in de toekomst. Wanneer is die informatie op Boekenbank te zien? Antwoord: De nieuwe prijzen zijn te zien op de dag die je in het bestandje hebt doorgegeven. Zelfs al heb je de gegevens opgeladen in Boekenbank op bv. 1 oktober 2017, als je 1 januari 2018 hebt doorgegeven als begindatum, dan zal de nieuwe prijs op 1 januari 2018 op de website staan Vraag: Wanneer kunnen de boekhandels de nieuwe prijzen in hun eigen database inlezen? Antwoord: De boekhandel kan deze informatie op twee manieren downloaden vanuit Boekenbank 1. De boekhandel kan dit exporteren naar een CSV bestand. 2. via de dagelijkse titelmutaties krijgt de boekhandel de prijswijzigingen doorgestuurd de dag dat de prijswijziging ingaat. Dit is echter ENKEL in de ONIX titelmutaties. Deze kunnen tevens van de FTPlocatie worden opgehaald. Deze gegevens zijn beschikbaar de dag nadat de leverancier de informatie in Boekenbank heeft opgeladen. Voor meer informatie, verwijst u best de boekhandels naar de Boekenbank handleiding voor boekhandels Vraag: ik heb een prijswijziging opgeladen in Boekenbank, maar achteraf blijkt dat de prijs toch nog verandert. Hoe kan ik de nieuwe prijs doorgeven? Antwoord: Elke prijswijziging kan meerdere keren worden doorgestuurd naar of ingeladen worden in Boekenbank. Dus laadt de prijswijziging opnieuw op de gebruikelijke manier. Het zal dan worden overschreven worden (voor dat ISBN en hoogste druknummer) Vraag: ik heb een prijswijziging opgeladen in Boekenbank, maar achteraf blijkt dat de prijs toch dezelfde blijft. Hoe kan ik de prijswijziging ongedaan maken? Antwoord: In geval men een aangekondigde prijswijziging wil ongedaan maken, dan dient men een CSV-prijsbestand door te sturen of op te laden in Boekenbank met daarin ingevuld: het ISBN, als begindatum de leegwaarde voor het datumveld en als prijstype W= prijswijziging. De leegwaarde voor 53

54 een datum is Telkens Boekenbank een prijswijziging ontvangt met een leegwaarde in een datumveld, zal de prijswijziging uit de lijst worden verwijderd. Deze informatie zal ook doorgegeven worden in de lijsten die via ftp worden doorgestuurd naar de boekhandels. De prijswijziging zal uit de lijst van komende prijswijzigingen die op de website staat, worden verwijderd Vragen over actieprijzen en introductieprijzen Vraag: ik heb een actieprijs of introductieprijs opgeladen in Boekenbank, maar achteraf blijkt de actieprijs/introductieprijs niet door te gaan. Hoe kan ik de doorgegeven informatie ongedaan maken? Antwoord: In geval men een aangekondigde actieprijs/introductieprijs wil ongedaan maken, dan dient men een CSV-prijsbestand door te sturen of op te laden in Boekenbank met daarin ingevuld: het ISBN, de prijs, als begindatum de leegwaarde voor het datumveld, als einddatum de leegwaarde voor het datumveld en als prijstype A (voor actieprijs) of I (voor introductieprijs). De leegwaarde voor een datum is Telkens Boekenbank een actieprijs/introductieprijs ontvangt met een leegwaarde in de datumvelden, zal de actieprijs/introductieprijs uit de lijst worden verwijderd. Deze informatie zal ook doorgegeven worden in de lijsten die via ftp worden doorgestuurd naar de boekhandels. De prijswijziging zal uit de lijst van komende prijswijzigingen die op de website staat, worden verwijderd. Ook bij de detailpagina van het boek zal de actieprijs/introductieprijs verwijderd worden Vraag: Kan ik via actieprijs aangeven dat een boek definitief afgeprijsd wordt? Antwoord: Nee. Een actieprijs is een tijdelijke prijsverlaging naar aanleiding van een bepaalde actie van een uitgever met daarbij een begin en een einddatum. Na de einddatum krijgt het boek zijn oorspronkelijke prijs terug. Definitieve afprijzingen mogen niet aangegeven worden via actieprijs. 54

55 9. Orders Zodra u ingelogd bent, ziet u op de startpagina al meteen of u orders of retouraanvragen heeft ontvangen. Als u klikt op Klik hier om deze te bekijken dan komt u terecht in de pagina met de inkomende orders, respectievelijk de inkomende retours. Beide zaken vindt u in Boekenbank terug onder het tabblad Orders. 9.1 Inkomende orders bekijken en downloaden Onder de knop Inkomende orders vindt u de bestellingen van boekhandels terug. Deze bestellingen staan oplopend gesorteerd in de volgorde van ontvangst. U kan de bestellingen zelf sorteren op een andere kolom door op één van de labels boven de kolommen te klikken. Ook kan u de lijst overzetten naar Excel. Klik hiervoor op. Wenst u de orders te verplaatsen naar de orderhistoriek of wenst u de orders om te zetten naar het CSV-formaat, kies dan voor Verwerk alle orders. Hiervoor gebruikt u de knop die u links bovenaan vindt. 55

56 Bij het aanklikken van deze knop krijgt u de volgende vraag: Afhankelijk of u ja of nee kiest, zullen uw orders in de Inkomende bestellingen blijven staan. In een pop-up-scherm worden de bestellingen geëxporteerd naar een CSV-formaat (zie onder) OPGELET: Voor sommige distributeurs worden orders vier maal per dag automatisch geëxporteerd naar een.csv bestand op de FTP server. Voor meer informatie, zie pagina 58. Deze orders verdwijnen automatisch uit het scherm inkomende orders maar blijven zichtbaar onder Orderhistoriek. 56

57 Met een klik op uw rechtermuisknop kan u ervoor kiezen deze pagina op te slaan als Standaard wordt het document dan opgeslagen als tekstdocument. Slaat u het bestand dan op met de extensie.csv na de bestandsnaam, bv. Orders boekhandels.csv 9.2 Orderhistoriek Zodra u de orders uit Inkomende orders heeft verwerkt (of ze zijn automatisch geëxporteerd naar een.csv bestand op de FTP server), komen ze terecht in de orderhistoriek. Daar blijven ze een jaar beschikbaar. Na 12 maanden verdwijnen de orders definitief uit de database van Boekenbank. U komt in de orderhistoriek terecht door onder het tabblad Orders en Retours links te klikken op Orderhistoriek. Bij het openen van de pagina zal u nog geen orderlijnen zien verschijnen. Hiervoor moet u eerst de filter instellen (b.v. op datum, referentie en/of ISBN). U krijgt dan de lijst te zien die aan uw zoekactie voldoet. 57

58 Opnieuw vindt u hier de verschillende kolommen uit de inkomende orders terug. Indien u zelf een orderlijn uit de orderhistoriek wenst te verwijderen, kan u de lijn aanvinken in de laatste kolom en kiezen voor. De lijn wordt dan definitief uit de database van Boekenbank geschrapt. Net als in de inkomende orders kan u de orders in de orderhistoriek ook omzetten naar een Excel-bestand door op Exporteer naar excel te klikken. 9.3 Orders ophalen op de FTP-server Boekenbank beschikt naast de online applicatie ook over een FTP-server. Iedereen die een account heeft in de online module heeft toegang tot een eigen map op de FTP-server. De orders van boekhandels die in Boekenbank binnenkomen, kan u ook via de FTP-server laten verwerken. Concreet betekent de verwerking via de FTP-server het volgende: de orders van boekhandels worden 4 keer per dag omgezet in een CSV-bestand dat op de FTP-server wordt geplaatst. De tijdstippen van verwerking zijn 3u30, 11u30, 14u30 en 21u. OPMERKING: Voor leveranciers die met CB werken, worden geen CSV maar OPDNAW bestanden gegenereerd en zijn deze tijdstippen respectievelijk 8u30, 14u, 16u30, 19u en 21u30. Ze worden in /download/orders folders gezet van de respectievelijke accounts. Na 10 minuten worden ze gekopieerd naar de FTP-server van CB (en naar /tempfiles/opdnaw als backup). De CSV-bestanden kan u ophalen op ftp://ftp.boekenbank.be, nadat u bent ingelogd met uw inlogcode en paswoord van Boekenbank, onder de map DOWNLOAD > ORDERS. Indien u uw orders via de FTP-server wenst te verwerken, kan u dit laten instellen door de Administrator van Boekenbank. Neem hiervoor contact op met de beheerder van Boekenbank. 58

59 OPGELET: Boekenbank verwijdert niet automatisch de orderbestanden van de FTP server. U moet dit zelf doen als dit gewenst is. Orders in Boekenbank die bewaard zijn als.csv bestand op de FTP-server, verdwijnen uit het scherm inkomende orders maar blijven zichtbaar onder Orderhistoriek. 9.4 Bestandslay-out van de orderfile Hierboven hebben we besproken hoe u een orderbestand in Boekenbank kan ophalen, zowel online als via de FTP-server. Het formaat van het orderbestand is echter nog niet ter sprake gekomen. Hieronder vindt u de exacte beschrijving van het orderformaat De bestandsopbouw 1. De bestandsnaam is steeds orders_yyyy_mm_dd_hh_mm_ss.csv. De extensie is steeds.csv. 2. Het formaat van het bestand zelf is dot comma separated values, dat betekent dat elk veld van een ander veld gescheiden wordt door een puntkomma. 3. Tekstvelden (alfanumeriek) staan altijd tussen aanhalingstekens 4. Elke datum (zie veld 2, 4 en 9) is als volgt opgebouwd: dd/mm/yyyy (Let op, in Boekenbank zijn niet alle datumvelden op dezelfde wijze opgebouwd!) 5. Het tijdformaat (zie veld 3 en 5) is als volgt opgebouwd: uu:mm 6. Getallen staan niet tussen aanhalingstekens: Een aantal velden zijn verplicht, andere zijn optioneel. Optionele velden kunnen leeg zijn. De leegwaarden voor tekststrings, getallen en datums zijn, 0 en 01/01/0001. Er moet evenwel steeds per veld een scheidingsteken geplaatst worden, ook als velden leeg gelaten worden De velden De orderfile bestaat uit 13 velden. We geven hieronder aan wat de inhoud van elk veld is, of dit veld al dan niet verplicht is, of het veld alfanumeriek, numeriek, datum of tijd-veld is en of de velden tussen aanhalingstekens moeten staan. Nr Omschrijving Verplicht? Type Aanhalingstekens? 1 Aansluitingsnr klant Verplicht Alfanumeriek Strings 2 Datum ingave Optioneel Datum Strings 3 Tijd ingave Optioneel Tijd Strings 4 Datum creatie Optioneel Datum Strings 5 Tijd creatie Optioneel Tijd Strings 6 ISBN13 Verplicht Alfanumeriek Strings 7 Aantal besteld Verplicht Numeriek Geen strings 8 Soort bestelling Verplicht Alfanumeriek strings 9 Datum update Optioneel Datum strings 10 Orderreferentie Verplicht Alfanumeriek strings 11 Lijnreferentie Optioneel Alfanumeriek strings 12 Stroomnummer Optioneel Numeriek geen strings 13 Voorkeursdistributeur Optioneel Alfanumeriek strings 59

60 9.4.3 De inhoud van de velden 1) Soort Bestelling (veldnummer 8): Sommige boekhandels willen een onderscheid kunnen maken tussen het soort bestelling. Daarom kunnen in het veld 8 (soort bestelling) volgende waarden ingevoerd worden: Nieuwigheden: N Speciale Bestelling: S Klantenbestelling: K Gewone bestelling: G Veld 8 is een verplicht veld. De boekhandel dient dit veld dus steeds in te vullen met een waarde. De standaardwaarde zal steeds G zijn. Wie gebruik wil maken van de verschillende waarden in dit veld, neemt best contact op met de leveranciers, zodat zij deze extra informatie kunnen terugkoppelen op alle documenten. 2) Orderreferentie en lijnreferentie (veldnummers 10 en 11): Deze velden mogen maximaal 255 karakters lang zijn. De orderreferentie moet uniek zijn per bestand. De referentie kan dus slechts één keer gebruikt worden en mag in de volgende bestanden niet opnieuw voorkomen. Dit is zo geïmplementeerd om te voorkomen dat een bestand per toeval twee keer doorgestuurd wordt en dus dubbele orders creëert. 3) Stroomnummer (veldnummer 12) Het stroomnummer is een veld dat mogelijk maakt dat orders gegroepeerd kunnen worden en apart geleverd kunnen worden, maar wel samen kunnen worden gefactureerd onder hetzelfde klantnummer. De boekhandel die hier een cijfer invult dient eerst met de leveranciers af te spreken welk nummer slaat op welke stroom, zodat de leverancier dit in zijn bestand kan verwerken. Opgelet: Dit stroomnummer kan enkel worden meegegeven in orders die via ftp worden doorgestuurd. In de online applicatie is hiervoor geen ruimte voorzien. Het veld is numeriek en mag maximaal 4 karakters bevatten. Boekhandels die niet met stroomnummers werken dienen hier zoals nu een 0 (= de leegwaarde van een numeriek veld) in te vullen. 4) Voorkeursdistributeur (veldnummer 13) Indien u titels uit de Open Markt Module verdeelt, dan zal in veld 13 (voorkeursdistributeur) uw distributeurscode ingevuld zijn (zie ook pagina 7). BELANGRIJK: Zie 12.8: Boekhandels op pagina 71 voor het verkrijgen van een lijst van alle aansluitingsnummers en adresgegevens van de boekhandels. 60

61 10. Retours De retourmodule kan u in Boekenbank terugvinden onder de knop Orders en Retours. U komt er automatisch in terecht als u in de startpagina op de melding klikt dat er nieuwe retouraanvragen zijn Over retours in Boekenbank Gezien verschillende leveranciers op een verschillende manieren werken (sommige sturen etiketten op die op de dozen moeten gekleefd worden, andere dan weer niet), verloopt de opvolging van de retours buiten Boekenbank om. Sommige velden zijn in Boekenbank optioneel terwijl bepaalde leveranciers deze als verplicht beschouwen. Vanuit Boekenbank kunnen wij ons in deze kwestie niet mengen, omdat dit erg verschillend is per distributeur. Een retouraanvraag is alleen mogelijk voor ISBN s die in Boekenbank voorkomen. ISBN s die in Boekenbank niet gekend zijn, komen niet in aanmerking voor een retouraanvraag. Binnen Boekenbank wordt niet gekeken of een ISBN in het actuele of het historische bestand zit. Retouraanvragen zijn dus ook mogelijk op titels in het historische bestand (dit kan belangrijk zijn om oudere versies te kunnen retourneren) Boekenbank doet geen controle op distributeur (via de fondscode), omdat een titel van distributeur gewijzigd kan zijn, terwijl de voorgaande distributeur wel nog de retouraanvragen ontvangt Inkomende retours bekijken en downloaden Onder Orders en Retours > Inkomende retours vindt u de binnengekomen retouraanvragen terug, indien u bij uw lidmaatschap van Boekenbank heeft aangegeven dat u retouraanvragen via de applicatie wenst te ontvangen. De retouraanvragen worden in een lijst weergegeven, waarbij datum, referentie, boekhandel, en aantal worden weergegeven. Deze lijst kan u zelf verder openklikken zodat u de onderliggende ISBNnummers kan zien. Bovendien kan u per ISBN-nummer ook nog verdere details opvragen door op het icoontje van het vergrootglas te klikken: U kan elke retouraanvraag omzetten naar een CSV-bestand door te klikken op het volgende icoontje: 61

62 Na omzetting kan u kiezen om de retourlijnen te laten staan in inkomende retours of om ze te verplaatsen naar de retourhistoriek Retourhistoriek In de retourhistoriek worden de retourlijnen opnieuw op dezelfde manier weergegeven, inclusief de mogelijkheid om een retourdetail per ISBN op te roepen. Elke retouraanvraag kan je uit de retourhistoriek verwijderen door te klikken op het -icoontje. 62

63 10.4 Retours ophalen op FTP-server Indien u ervoor kiest om uw orderbestanden via de FTP-server op te halen, zullen ook de retouraanvragen (indien u deze ontvangt), via de FTP-server in CSV-formaat aangeboden worden. Deze retourbestanden worden dagelijks om 5u (per 10 retours) op de FTP-server geplaatst onder DOWNLOAD > RETOURAANVRAGEN : 10.5 Bestandslay-out retourfile Hierboven hebben we besproken hoe u een retourbestand in Boekenbank kan ontvangen. Het formaat van het retourbestand is echter nog niet ter sprake gekomen. Hieronder vindt u de exacte beschrijving van het retourformaat De bestandsopbouw De bestandsnaam is steeds orderreturn_yyyy_mm_dd_hh_mm_ss.csv. Het formaat van het bestand zelf is dot comma separated values, dat betekent dat elk veld van een ander veld gescheiden wordt door een puntkomma. Tekststrings (alfanumeriek) staan altijd tussen aanhalingstekens. Elke datum (zie veld 3) is als volgt opgebouwd: dd/mm/yyyy Het tijdformaat (zie veld 4) is als volgt opgebouwd: uu:mm Getallen staan niet tussen aanhalingstekens: Een aantal velden zijn verplicht, andere zijn optioneel. Optionele velden kunnen leeg zijn. De leegwaarden voor tekststrings, getallen en datums zijn, 0 en 01/01/0001. Er moet evenwel steeds per veld een scheidingsteken geplaatst worden, ook als velden leeg gelaten worden De velden De retourfile bestaat uit 16 velden. We geven hieronder aan wat de inhoud van elk veld is, of dit veld al dan niet verplicht is, of het veld alfanumeriek, numeriek, datum of tijd-veld is, of de velden tussen aanhalingstekens moeten staan, en hoeveel karakters een veld kan bevatten. Nr Omschrijving Verplicht? Type 1 Lijnnummer Optioneel Numeriek Nee 2 Aansluitingsnummer_BB_ boekhandel Verplicht Alfanumeriek Ja 3 Datum creatie Optioneel Datum Ja 4 Tijd creatie Optioneel Tijd Ja 5 Aansluitingsnummer_BB_ Leverancier Verplicht Alfanumeriek Ja 6 Klantnummer bij_ Verplicht Alfanumeriek Ja Aanhalingstekens? Max # karakters 63

64 Leverancier 7 ISBN Optioneel / Verplicht indien EAN leeg is 8 EAN Optioneel / verplicht indien ISBN leeg is Alfanumeriek Alfanumeriek 9 Aantal Verplicht Numeriek Nee 10 Retourreden Verplicht Numeriek Nee 11 Pakbon/Factuur nr_levering Optioneel Alfanumeriek Ja 60 Ja Ja 12 Prijs levering Optioneel Numeriek Nee 13 Korting levering Optioneel Numeriek Nee 14 Referentie Verplicht Alfanumeriek Ja Lijnreferentie Optioneel Alfanumeriek Ja Commentaar Optioneel Alfanumeriek Ja

65 11. Aanbiedingsfolders In Boekenbank bestaat de mogelijkheid om uw digitale aanbiedingsfolders op te laden, zodat de aangesloten boekhandels deze informatie kunnen raadplegen Aanbiedingsfolder toevoegen 1. Ga naar tabblad Beheer, en kies in het linkermenu voor Aanbiedingsfolder toevoegen. 2. U krijgt een scherm te zien waarin u verschillende zaken moet invullen: De naam van de uitgever (let op, vul hier nooit het uitgeversprefix in!) Het jaar waarvoor de folder bestemd is De periode waarvoor de folder bestemd is Een korte beschrijving van de folder 3. Vink aan of de folder actief moet zijn (getoond of niet) 4. Laad de aanbiedingsfolder op in het oplaadvenster 5. Kies bewaar. 65

66 11.2 Aanbiedingsfolders raadplegen Onder het tabblad Beheer > Aanbiedingsfolders krijg je een overzicht van alle aanwezige aanbiedingsfolders in Boekenbank. Deze lijst krijgt de boekhandel te zien onder het tabblad Lijsten. U kan selecteren op distributeur, jaar en periode, en bovendien de lijst zelf sorteren op de labels boven elke kolom. 66

67 12. Lijsten Als laatste en informatieve functie beschikt u in Boekenbank over een aantal lijsten om informatie op te zoeken. Deze optie vindt u onder het tabblad Lijsten. U heeft hier een keuze uit: Uitgevers en hun prefixen Fondsen Kortingsbonnen Artikelstatussen in Boekenbank Standaard E-pakbons Standaard Certipost Uitgevers die lid zijn van Boekenbank Distributeurs die lid zijn van Boekenbank Boekhandels die lid zijn van Boekenbank Aanbiedingsfolders Overzicht NUR codes Hieronder is elk van deze lijsten in iets meer detail beschreven Alle uitgevers en hun prefixen Op de FTP server van Boekenbank, wordt op de eerste dag van elke maand een nieuw uitgeversbestand weggeschreven. Dit bevat alle uitgevers in Boekenbank met gekoppelde prefixen, naam en adres gegevens. Dit staat op ftp://boekenbank.be onder de folder /uitgeversbestand Dit is bereikbaar door in te loggen met een aparte BBANK account. Vraag het wachtwoord van deze account aan de beheerder van Boekenbank op boekenbank@boek.be. Als je een.csv of ONIX titelbestand oplaadt, kun je dit uitgeversbestand gebruiken om een prefix te kiezen om een uitgever te koppelen aan het ISBN. 67

68 12.2 Fondsen De fondslijst bevat een lijst met de fondscodes die Boekenbank gebruikt om een distributeur aan een fonds (uitgever) te koppelen. Een fondscode bestaat uit 6 letters, waarvan de eerste drie naar de distributeur en de laatste drie naar het fonds (de uitgever) verwijzen. Door deze code aan een titel te koppelen kan bij de titel aangegeven worden wie de distributeur van de titel is. In de lijst wordt per fondscode aangegeven wie de distributeur is, hoe het fonds heet, of het een Vlaams of een importfonds is en of het fonds nog actief is bij de distributeur. Via de nieuwsbrief van Boekenbank en via de Meta4Books website ( wordt u op de hoogte gehouden over fondswijzigingen. Als een fonds van de ene distributeur naar de andere verhuisd dan wordt de fondscode bij de eerste distributeur in Boekenbank op inactief gezet en wordt er een nieuwe fondscode bij de tweede distributeur aangemaakt voor het fonds. Deze lijst geeft u het overzicht (ook historisch) van de fondsen en de distributeurs die ze verdelen of die ze ooit verdeeld hebben. 68

69 12.3 Kortingsbonnen Uitgevers kunnen via Boekenbank kortingsbonnen voor hun boeken aanvragen. Boekenbank kent dan een barcode en bonnen-id toe, die de uitgever bij publicatie van de bon kan gebruiken. De lijst van de aangevraagde bonnen vindt u in de lijst Kortingsbonnen terug. In de lijst staat het ID van de kortingsbon, de titel van het boek waarvoor de bon geldig is, het ISBNnummer, het actienummer, de waarde van de bon, de start- en einddatum van de actie en de naam van de actie. Als laatste kan u een PDF oproepen waarin u de barcode van de bon vindt. De afspraak geldt dat de waarde van de bon voor de helft door de uitgever en voor de helft door de innende boekhandel betaald wordt. Op het moment dat u als boekhandel de bon int, neemt u de volledige waarde van de bon voor uw rekening. Als u aangesloten bent bij de Vlaamse Boekverkopersbond (VVB), kan u echter vorderingsstaten indienen waarin u uw uitgaves per bon opneemt. Meer informatie hierover kan u verkrijgen bij Nancy.Reynders@boek.be Artikelstatussen in Boekenbank Onder de menuknop Artikelstatussen in Boekenbank vindt u een Word-document terug waarin u een overzicht krijgt van alle artikelstatussen die Boekenbank gebruikt Standaard E-pakbons Onder deze menuknop Standaard E-pakbons vindt u een Word-document terug waarin een standaard voor uitwisseling van elektronische pakbonnen beschreven is. Boekenbank ondersteunt deze standaard niet via de eigen applicatie, maar biedt u met dit document wel een overzicht hoe u zelf, in samenspraak met de distributeurs, elektronische pakbonnen zou kunnen ontvangen. 69

70 12.6 Uitgevers De lijst Uitgevers is een adressenlijst van alle aangesloten uitgevers bij Boekenbank. Per uitgever wordt het aansluitingsnummer, de naam van de uitgever, het telefoonnummer en de postcode weergegeven. Op de naam van de uitgever kan u doorklikken om meer adresgegevens op te roepen Distributeurs De lijst Distributeurs is een adressenlijst van alle aangesloten distributeurs bij Boekenbank. Per distributeur wordt het aansluitingsnummer, de naam van de distributeur, het telefoonnummer, de postcode en het distributeursnummer (eerste drie letters van de fondscode) weergegeven. Op de naam van de distributeur kan u doorklikken om meer adresgegevens op te roepen. 70

71 12.8 Boekhandels De lijst Boekhandels is een adressenlijst van alle aangesloten boekhandels bij Boekenbank. Per boekhandel wordt het aansluitingsnummer, de naam van de boekhandel, het adres, het telefoonnummer, het adres, de contactpersoon en het BTW-nummer weergegeven. BELANGRIJK: In het overzicht ziet u enkel het aansluitingsnummer, de naam, het telefoonnummer en de postcode. U kunt echter al gegevens zien door te klikken op Exporteer naar excel. Deze lijst van boekhandels en hun aansluitingsnummer is extra belangrijk voor distributeurs die orders ontvangen als.csv bestanden (op de FTP server). In de orderbestanden geeft immers het aansluitingsnummer aan van welke boekhandel de bestelling komt. Daarom moeten nieuwe leden die met orderbestanden als.csv werken altijd éénmaal het volledige boekhandelbestand in hun systeem importeren. Bij nieuwe boekhandels mailt Meta4books naar alle distributeurs de adresgegevens en het aansluitingsnummer. Zie ook 9.4: Bestandslay-out van de orderfile op pagina

72 12.9 Aanbiedingsfolders Boekenbank biedt u ook de mogelijkheid om de aanbiedingsfolders van alle distributeurs digitaal als PDF te bekijken. In de lijst kan u selecteren op distributeur, jaar en periode. Helemaal rechts krijgt u telkens een link naar de PDF Overzicht NUR codes Als laatste geven wij u ook een overzichtslijst van alle NUR-codes. De lijst kan u pagina per pagina doorzoeken of via het filterveld een algemene zoekterm ingeven. 72