BOEKENBANK VERSIE 3.7

Transcriptie

1 BOEKENBANK VERSIE 3.7 EEN HANDIGE HULP VOOR ELKE BOEKHANDEL! EEN HANDLEIDING. (10/10/2014) Meta4books vzw Te Boelaerlei Borgerhout T: F:

2 Inhoudstafel Doelstellingen en werkwijze 4 1. Ledenmodule voor boekhandels B2B 5 Startpagina 5 Beheer 5 Inkomende bestellingen 8 Bestellingen van bibliotheken en institutionele klanten 8 Inkomende bestellingen 8 Bestelhistoriek 11 Zoeken en bestellen 12 Snelzoeken 12 Gecombineerd zoeken 13 Zoeken op Recent Verschenen titels 16 Zoeken en bestellen: de zoekresultaten 17 Titels uit de Open Markt Module zoeken en bestellen 18 Instellen van de Open Markt Module 18 Zoeken op een titel uit een Open Markt Fonds 18 Een titel uit het Open Markt Fonds bestellen 19 Downloaden van het titelbestand 20 Een schematisch overzicht van het Titelbestand van Boekenbank 20 Extra (betalende) service: Webservice (RestService) van Boekenbank 21 Winkelkarretje 23 Snelorderen 25 Orderhistoriek 25 Orders opladen via een CSV-bestand in de ledenmodule 26 Orders opladen via een CSV-bestand via de FTP-server 27 Bestandslay-out orderfile 28 De bestandsopbouw 28 De velden 28 De inhoud van de velden: 29 Retourmodule 30 Retouraanvraag via de online applicatie 30 Retouraanvraag via de FTP-server met een CSV-bestand 32 Bestandslay-out retourfile 33 De bestandsopbouw 33 De velden 33 Algemene aspecten 34 Retourhistoriek 34 Titelbestand 35 Speciale prijzen ophalen via de ledenmodule en via de FTP-server daagse titelbestand ophalen op FTP-server 37 Bestandslay-out en afspraken rond 14-daagse titelbestand in CSV47 37 Bestandslay-out en afspraken rond 14-daagse titelbestand in ONIX 43 Dagelijkse titelmutaties ophalen op FTP-server 43 Titelbestand Open Markt Module ophalen op FTP-server 44 Content ophalen op FTP-server 45 Lijsten 47 Opzoeken uitgever 47 Fondsen 48 Kortingsbonnen 49 Artikelstatussen in Boekenbank 49 Standaard E-pakbons 49 Standaard Certipost 49 Distributeurs 50 2

3 Boekhandels 50 Bibliotheken/Instellingen 51 Aanbiedingsfolders 51 Overzicht NUR codes Legende 52 Lijsten 52 Sorteren 52 Bladeren op pagina-niveau 52 Exporteren naar Excel 52 Boekenbank-terminologie 54 Orderreferentie 54 Lijnreferentie 54 Distributeurscode 54 Fondscode 54 Icoontjes in de applicatie 54 Het vergrootglaasje 54 Het kalendertje 54 Het groene vinkje 54 3

4 Doelstellingen en werkwijze 1. Boekenbank vzw is begin 2000 opgericht door Boek.be als serviceprogramma voor boekhandels en uitgevers. Uitgevers kunnen informatie over hun boeken doorgeven aan de boekhandels. Omgekeerd kunnen boekhandels hun bestellingen online doorgeven aan de uitgevers. De voorbije jaren heeft Boekenbank zich ontwikkeld tot de ruimst mogelijke database over boeken in Vlaanderen. 2. Alleen de leden van Boekenbank (boekhandels, krantenwinkels, bibliotheken) kunnen, mits het aanvragen van een toegangscode, boeken bestellen en zien wie welk boek verdeelt. Particuliere gebruikers kunnen terecht op om te grasduinen in het boekenaanbod. 3. Boekhandels kunnen ook de titelgegevens van Boekenbank downloaden in hun eigen systeem, waardoor u ook off-line over de meest recente titelinformatie beschikt. 4. De boekhandels sturen hun bestellingen door naar Boekenbank. Boekenbank sorteert deze bestellingen uit per leverancier en stuurt die op regelmatige tijdstippen door naar de diverse leveranciers. Aangesloten leveranciers krijgen de bestellingen elektronisch doorgestuurd, wat een aanzienlijke besparing betekent. Ook de bestellingen van biliotheken worden doorgestuurd. 5. Boekhandels kunnen ook op basis van de naam of een prefix alle gegevens opzoeken van alle uitgeverijen in Vlaanderen en Nederland. Op die manier kunt u de uitgever van elk boek terugvinden, ook al staat het boek niet op Boekenbank. Boekenbank maakt maximaal gebruik van de voordelen die het internet biedt om de meest accurate informatie naar de klanten door te spelen en de efficiënte werking van de boekenbranche te verhogen. is een website in ontwikkeling. Zowel qua vorm als inhoud willen wij mee evolueren met de noden en de wensen van de deelnemers. De lidmaatschapsbijdrage van elke aangesloten partij bij Boekenbank zorgt ervoor dat wij over de middelen beschikken om aan deze evoluties te beantwoorden. 4

5 1. Ledenmodule voor boekhandels B2B Startpagina Inloggen doet u net als de publieke gebruiker. U surft naar en vult links boven onder de logincode in die u van Boekenbank gekregen hebt. Onder wachtwoord komt dan het wachtwoord te staan. Zodra u op Meld aan klikt, komt u in het ledengedeelte van Boekenbank terecht. LET OP: onze website is hoofdlettergevoelig. Het wachtwoord dat u van Boekenbank krijgt, bevat op de vier eerste posities steeds vier hoofdletters. U vindt bovenaan een menubalk met 6 knoppen / tabbladen. Het tabblad dat u aanklikt, zal telkens rood opkleuren. Met de knop Home komt u steeds terug naar dit beginscherm. De knop Meld af zorgt ervoor dat u opnieuw terechtkomt op de publieke website van Boekenbank. Beheer Als u zich voor het eerst inlogt op het ledengedeelte van Boekenbank, is het altijd interessant om eerst even uw eigen gegevens te controleren. Ga daarvoor naar de knop Beheer. U komt terecht onder de menuknop Beheer eigen data. Hier kan u de gegevens aanpassen door te klikken op Wijzig algemene gegevens. Daaronder vindt u het onderdeel Specifieke gegevens. Een aantal van deze gegevens moeten ingesteld worden door de administrator van Boekenbank. Andere kan u zelf instellen. U gaat op 5

6 dezelfde manier als bij de Algemene gegevens te werk. Klik op de link Wijzig uw boekhandelgegevens. De volgende zaken worden steeds door de Administrator van Boekenbank ingesteld: - Downloadmogelijkheid van de covers van Boekenbank (zie verder p. 40) - Gebruik van Boekenbank Plus - Gebruik van Banque du Livre - - Boekenbank Plus: In het menu links verschijnen twee extra icoontjes, namelijk een icoontje van CB Online en een icoontje van Libridis.com. U kan van hieruit doorklikken naar beide online systemen. Met CB Online voor Boekenbank Plus krijgt u de mogelijkheid om de status van uw bestellingen bij CB op te volgen, en om retouraanvragen in te dienen. In Libridis.com kan u over alle mogelijkheden van het systeem beschikken. - Banque du Livre: Dit platform is de Waalse gelijke van Boekenbank. Vanuit Boekenbank bieden wij u de mogelijkheid om door te klikken naar het platform van Banque du Livre zodat u daar ook bestellingen kan plaatsen. Afspraken over de leveringen dient u uiteraard met de Waalse distributeurs te maken. Vraag de projectleider (boekenbank@boek.be) van Boekenbank om deze gegevens voor u in te stellen indien u hier gebruik van wenst te maken. 6

7 Zelf kan u volgende zaken instellen en opladen: - uw openingsuren - uw specialisaties - een presentatietekst - foto s van de winkel Deze gegevens kunnen getoond worden op de publieke website. Een bezoeker van de site kan dit opzoeken in het zoekmenu onder Boekhandel. Als laatste onderdeel op deze pagina, kan u uw lidgegevens aanpassen. We raden u aan om deze aanpassingen te vermijden. Uw gegevens worden immers op verschillende manieren met andere systemen gekoppeld waardoor u daarmee moeilijkheden zou kunnen ondervinden. Dat geldt voor het gebruik van uw FTP-account (zie verder), en van Banque du Livre. 7

8 Inkomende bestellingen Zodra u ingelogd bent, ziet u op de startpagina al meteen of u inkomende bestellingen heeft ontvangen. - U kan bestellingen ontvangen van bibliotheken of andere instanties (scholen, musea, documentatiecentra, enz.). - Bestellingen van particulieren zijn niet meer mogelijk sinds augustus Als u klikt op Klik hier om deze te bekijken dan komt u terecht in de pagina met de ontvangen bestellingen. Bestellingen van bibliotheken en andere instanties vindt u onder het tabblad Bestellingen. Bestellingen van bibliotheken en institutionele klanten Boekenbank biedt de mogelijkheid aan bibliotheken en instellingen om via een inlogcode en wachtwoord titels in het ledengedeelte van Boekenbank op te zoeken en bestellingen door te sturen naar een favoriete boekhandel. Deze dienst is volledig gratis. Als boekhandel geniet u van een voordeel door het bestaan van deze extra module op Boekenbank. U hoeft immers zelf geen enkele bestelling van een bibliotheek meer over te tikken, want met één druk op de knop kan u de bestelde lijn toevoegen aan uw eigen winkelkarretje. Raad daarom elke bibliotheek of instelling waarmee u samenwerkt aan om via Boekenbank de bestellingen in te geven. Op die manier kunnen we u extra werk besparen. Inkomende bestellingen Als u vanuit uw inlogscherm doorklikt op Bestellingen, komt u in het bovenstaande scherm terecht. Dit scherm is opgebouwd uit een overzichtslijst van alle inkomende bestellingen. De lijst is gesorteerd op datum, met de oudste bestelling onderaan. U vindt in de lijst de orderreferentie*, de lijnreferentie*, het ISBN-nummer, de titel, de naam van de besteller, het aantal bestelde exemplaren en de eenheidsprijs per bestellijn. Naast elke lijn staan aan de rechterkant ook twee icoontjes: - : De lade betekent dat u de titel in voorraad hebt - : Het winkelkarretje met de groene pijl wijst erop dat u de titel wilt doorbestellen en hem dus naar uw winkelkarretje doorstuurt. 8

9 Bij het aanklikken van het icoontje onder het labeltje In stock krijgt u de vraag of u de titel wenst af te drukken. Kiest u ja, dan verschijnt een detailscherm met de titel en het afdrukscherm van uw printer (zie hieronder). Na het sluiten van het detailscherm is de titel uit de lijst Inkomende bestellingen verdwenen. Kiest u nee, dan verdwijnt de titel zondermeer uit de lijst. U kan ook steeds annuleren, zodat de titel in de lijst blijft staan. Bij het klikken op het icoontje van het winkelkarretje verdwijnt de titel ook meteen uit de lijst. Deze titel zal u terugvinden in uw winkelkarretje, onder het tabblad Orders (p. 24) OPMERKING: Titels die uit de lijst verdwijnen, zal u altijd terugvinden in uw Bestelhistoriek. Indien u dus per ongeluk een titel uit de lijst verwijderd hebt, kan u die steeds opsporen in uw bestelhistoriek en op die manier het ISBN-nummer alsnog toevoegen aan uw winkelkarretje. U kan ook met één beweging alle bestellingen verwerken. Hiervoor gebruikt u de knop die u links bovenaan vindt. Bij het aanklikken van deze knop krijgt u de volgende vraag: 9

10 Afhankelijk of u ja of nee kiest, zullen uw bestellingen in de Inkomende bestellingen blijven staan. In een pop-up-scherm worden de bestellingen geëxporteerd naar een CSV-formaat. Met een klik op uw rechtermuisknop kan u ervoor kiezen deze pagina op te slaan als Standaard wordt het document dan opgeslagen als tekstdocument. Slaat u het bestand dan op met de extensie.csv na de bestandsnaam, bv. Bestellingen bibliotheken.csv OPMERKING: Het bestand dat u op deze manier creëert, kan u pas gebruiken indien u met een eigen bestelsysteem werkt. In alle andere gevallen kan u beter alles via de icoontjes verwerken. 10

11 Bestelhistoriek In de bestelhistoriek vindt u alle bestellingen terug die u of doorverwezen hebt naar uw winkelkarretje of die u aangeduid hebt als in stock. Ook als u de bestellingen hebt omgezet naar een CSV-bestand en daarbij ervoor gekozen hebt de bestellingen te markeren als verwerkt, zal u de bestellijnen in uw historiek terugvinden. Net als bij de particuliere bestellingen zal u ook hier eerst een selectie moeten maken op datum, op referentie of op ISBN om een lijst van bestellingen terug te vinden. Bestellingen die u niet meer nodig hebt, kan u altijd zelf verwijderen door de lijn aan te vinken en te klikken op Archiveer orderlijnen. 11

12 Zoeken en bestellen Er zijn verschillende manieren in Boekenbank om orders door te sturen naar de distributeurs die aangesloten zijn bij Boekenbank. U kan dit rechtstreeks doen vanuit een zoekmodule in Boekenbank, via het menu Snelbestellen onder Orders, of met het orderbestand dat via uw eigen bestelsysteem op de FTP-server van Boekenbank wordt geplaatst. Hieronder tonen we u hoe de eerste mogelijkheid, via de zoekmodule, werkt. Onder het tabblad Zoek vindt u verschillende zoekmodules terug, namelijk het Snelzoeken, het Gecombineerd Zoeken en het Zoeken op Recent Verschenen Titels. Vanuit elke module kan u titels doorsturen naar uw winkelmandje. Snelzoeken In het veld Snelzoeken kan u zoeken op ISBN-nummer, EAN, titel, auteur en uitgever of een combinatie van deze termen. Nieuw! U hoeft tussen de verschillende gegevens niets meer plaatsen (geen en meer zoals vroeger). Via snelzoeken combineren we de verschillende zoektermen die u heeft ingebracht en we tonen enkel de boeken die aan de combinatie van deze zoektermen voldoen. Enkele voorbeelden: Verdriet van België Claus brengt u bij Het Verdriet van België van Hugo Claus Failliet Acco brengt u bij Het failliet van de integratie van uitgeverij Acco Marquez Meulenhoff toont u de volledige lijst van boeken van uitgeverij Meulenhoff, geschreven door G.G. Marquez en de boeken met zijn naam in de titel èn uitgegeven door Meulenhoff Schaduw kruis Leyers brengt u bij De Schaduw van het Kruis van Jan Leyers IJzer toont u zowel de boeken met ijzer in de titel als de boeken van Uitgeverij IJzer. Mocht er ook nog een auteur bestaan die IJzer noemt, dan zou je ook zijn uitgaven vinden in de lijst. Rad des tijds Jordan toont u alle boeken uit deze reeks van uitgeverij Luitingh-Sijthoff Via snelzoeken dient u wel het woord correct in te geven. Tikt u één letter of cijfer fout in, dan krijgt u niet het juiste resultaat. Snelzoeken zoekt nu op de juiste woorden. Let op: u gebruikt best geen voornamen van auteurs. Als u bv. zoekt op Hugo Claus dan krijgt u niet alle boeken van Hugo Claus te zien want de auteur Claus zit in Boekenbank soms als Claus H. of gewoon als Claus. Bij samengestelde namen van auteurs neemt u best het hoofddeel van de naam: bv. zoek niet op Vandenbroeck en Laken want Walter Van den Broeck is in drie woorden gesplitst. Met Broeck en Laken komt u wel uit bij Het beleg van Laken van Walter Van den Broeck. Zoeken op ISBN kan uitsluitend op ISBN13. ISBN10 wordt niet omgerekend in het Snelzoeken. Daarvoor kan u terecht in het Gecombineerd zoeken. Titels uit het historische bestand of titels uit de Open Markt Module zal u met deze zoekfunctie niet kunnen opsporen. Ook daarvoor kan u terecht in het Gecombineerd zoeken. 12

13 Gecombineerd zoeken In het gecombineerd zoeken kan u zoeken op verschillende velden tegelijkertijd. De volgende zoekvelden kunnen gecombineerd worden: ISBN: dit is normaal een combinatie van 13 cijfers. Zodra u echter de eerste 6 cijfers inbrengt, krijgt u een zoekresultaat. Dit geldt dus ook voor een oud ISBN10-nummer. Bij het ingeven van 10 cijfers zal de zoekmachine het nummer automatisch omrekenen naar het overeenstemmende isbn13. LET WEL: de X van het ISBN10-nummer wordt niet aanvaard in Boekenbank. Laat u deze X steeds weg als u het ISBN10 ingeeft. Ook dan zal Boekenbank het juiste ISBN-nummer kunnen terugvinden. EAN: als u het nummer van de barcode ingeeft, krijgt u hier ook een resultaat te zien. Bovendien kan u hier een uitgeversprefix ingeven. U krijgt dan alle titels te zien waarvan het EAN-nummer start met de cijfers die u hebt ingegeven. Als u bv ingeeft, het prefix van Standaard Uitgeverij, dan zal u alle titels krijgen die met deze cijfers beginnen. Titel: hier kan u de hele titel, maar ook woorden uit de titel ingeven. U hoeft niet het juiste woord in te brengen. Als u boek intikt, dan geven we ook alle afgeleiden van dat woord mee zoals bv. boekentas, boekhouden enz Maar ook leerlingenboek, werkboek enz.. Ezel geeft als resultaat zowel Gezelle als gezellig. Reeksnaam: Hier kan u zoeken op de naam van een reeks. Sinds 30/6/2008 houdt Boekenbank geen reekscodes meer bij, maar kunnen distributeurs meteen de reeksnaam ingeven. Verschijningsperiode: u kunt een periode afbakenen waarbinnen het boek moet verschenen zijn. Datum steeds ingeven als dd/mm/jjjj (bv. 10/01/2002). Of klik op het kalendertje waarin u een datum kunt selecteren Uitgever: Vul de naam van de uitgever in of klik op het vergrootglaasje om een lijst van alle uitgevers te krijgen. Als u in het pop-upscherm de naam van de uitgever invult en op Filter klikt, krijgt u de selectie van uitgevers te zien die aan uw zoekopdracht beantwoordt. Selecteer de uitgever door op het groene vinkje te klikken. U zal merken dat de uitgever in 13

14 het invulveld in het zoekscherm wordt toegevoegd. Als u op dat moment op de zoekknop klikt, zal u alle titels krijgen van die uitgever. Distributeurscode of fondscode: dit is de code die Boekenbank voor een distributeur en voor het fonds vastlegt. De distributeurscode bestaat uit 3 letters, de fondscode uit 6. U kan deze codes terugvinden onder het tabblad Lijsten bij Distributeurs en Fondsen. Artikelstatus: geeft de beschikbaarheid van de titel weer. U kan kiezen uit de volgende lijst. De symbolen die u in onderstaande lijst voor elke status vindt, worden ook in de resultatenlijst op Boekenbank getoond (zie p ) o In productie: Onder deze status is een boek nog niet verschenen. Wij dringen er bij de uitgevers op aan om een titel zo snel mogelijk op Boekenbank aan te kondigen. Liefst vooraleer het wordt aangeboden aan de boekhandel, zodat deze zijn aanbiedingsbestelling kan inbrengen in zijn pakket. De boekhandel kan dit boek (bij)bestellen. o Verschenen: Deze status spreekt voor zich: het boek is leverbaar. Dit heeft niets te maken met het feit of het boek in stock is bij de distributeur of niet. Boekenbank kan niet rechtstreeks kijken in de voorraad van de distributeurs. Stockbreuken kunnen dus ontstaan. Na levering van de uitgever aan zijn distributeur wordt het boek dan uitgeleverd. o In herdruk: Het boek is tijdelijk uitgeput en is niet meer verkrijgbaar bij de uitgever. Er wordt wel een herdruk voorzien. o Uitverkocht: Dit betekent dat het boek niet meer verkrijgbaar is bij de uitgever en dat het niet meer opnieuw verkrijgbaar zal zijn onder hetzelfde isbn-nummer. Het boek blijft wel bestelbaar via Boekenbank omdat het in beperkte mate nog kan binnenkomen bij de uitgever/distributeur door laattijdige retours. Voor hardnekkige klanten kan men dus nog een bestelling doorsturen in de wetenschap dat de kans uiterst klein is dat het boek nog geleverd zal worden. o Zal niet verschijnen: Deze status geldt voor boeken die aangekondigd werden door de uitgever (bv. op aanbieding) maar die om de een of andere reden toch niet 14

15 zullen verschijnen (bv. te weinig belangstelling, auteur overlijdt of stopt met schrijven.). o Bestellen bij uitgever: Deze status geldt voor boeken die niet via het reguliere bestelcircuit lopen. Dit geldt bv. voor oplossingenboekjes. o In prijs opgeheven: Dit geldt voor boeken die in de koopjes worden gegooid, worden verramsjd. Dit geeft een indicatie voor de boekhandelaar of de lezer dat het boek wellicht nog ergens in een tweedehands boekhandel of in een ramsj-afdeling terug te vinden is. o Herdruk in overweging: Dit geldt wanneer een boek niet meer beschikbaar is en er nog geen duidelijkheid is of het zal herdrukt worden of niet, dan wordt een boek op status 8 geplaatst. o Printing on demand: Meer en meer worden boeken op vraag gedrukt. Dit geldt bijvoorbeeld voor uitverkochte titels waar toch nog vraag naar is. Een titel met artikelstatus Printing on demand zal meestal duurder zijn, terwijl er ook minder korting voor gegeven wordt en er geen recht van retour voor geldt. NUR-code: in dit zoekveld vult u de 3-cijferige NUR-code in die naar een specifiek genre verwijst. Aan de hand van het vergrootglaasje kan u ook hier een pop-upvenster oproepen zodat u de volledige NUR-lijst te zien krijgt. U gaat hier op dezelfde manier te werk als bij het pop-upscherm voor de uitgever (zie p. 14). Geef een kernwoord in voor het genre dat u zoekt en klik op het groene vinkje. De bijbehorende code wordt meteen ingevuld in het zoekscherm. Als u dan op zoek klikt, krijgt u alle titels die deze NUR-code dragen. Naam van de auteur: bent u niet zeker van de schrijfwijze, geef dan het gedeelte in waarvan u zeker bent. Bv. Is het Van den Broeck of Vandenbroek? Geef broe in en het valt zeker binnen de selectie. Opgelet: bij het inbrengen van een auteursnaam moet u wel aangeven of de naam van de auteur hiermee begint, dan wel dat het woord dat u ingeeft deel uitmaakt van de naam. Bijvoorbeeld: u zoekt op Marquez, maar in Boekenbank is de naam van de auteur ingebracht als Garcia Marquez. U moet dan onder het auteursveld aanvinken bevat want default staat het zoeken op begint met Medewerker: samen met het ingeven van de naam van de auteur kan u ook aanduiden of deze naam van de auteur, de illustrator, de redacteur/samensteller, de bewerker, dan wel de vertaler is. Bovendien kan u in het Gecombineerd zoeken aangeven in welk bestand u wilt gaan zoeken, in het actuele basisbestand (cf. Snelzoeken), in het historische basisbestand of in de Open Markt Module (zie p. 18). Om telkens een onderscheid hierin te maken duidt u de volgende zaken aan: Onder het label Bestand kan u aanduiden of u wilt gaan zoeken in ons basisbestand of in de Open Markt Module. Kiest u voor het eerste, dan kan u onder het label Bestandstype aanduiden of u in het historische of in het basisbestand, dan wel in beide Alles bestanden wilt zoeken. Boekenbank houdt een historisch bestand bij. Titels die al een hele tijd in één bepaalde artikelstatus staan, worden automatisch doorgestuurd naar het historische bestand. Dit bestand is puur informatief en kan dus niet gebruikt worden om titels te gaan bestellen. Hieronder geven we u het schema weer waarin u de overgangen tussen de verschillende artikelstatussen terugvindt en dus ook kan zien wanneer een titel in het Historisch Bestand terechtkomt. 15

16 In de Open Markt Module kan u dan weer gaan zoeken op buitenlandse, voornamelijk Engelstalige titels, die door verschillende distributeurs verdeeld worden. Voor meer informatie over de Open Markt Module, zie p. 18. Zoeken op Recent Verschenen titels Als laatste kan u ook zoeken op recent verschenen titels. Het eerste zoekveldje laat u toe tot vier weken terug te keren in de tijd, terwijl u in het tweede zoekveldje kan aanduiden op welk genre u wilt zoeken. Opnieuw krijgt u hier het vergrootglaasje waarmee u het pop-upscherm kan openen met de volledige lijst van genres gebaseerd op de NUR-codes. 16

17 Zoeken en bestellen: de zoekresultaten Eender in welke zoekmodule u zoekt, de zoekresultaten zijn steeds op dezelfde manier opgebouwd en verschijnen onderaan de zoekmodule. In elke lijst met zoekresultaten vindt u de volgende kolommen terug. Deze eerste drie kolommen hebben tot doel uw bestelling vlot te laten verlopen. - Aantal - Lijnreferentie - Icoontje van een winkelkarretje U kan hier reeds aangeven hoeveel exemplaren van de titel u wenst te bestellen en welke referentie u aan die titel wilt meegeven. Zodra die zaken naar uw voorkeur zijn aangepast, klikt u op het winkelkarretje in de derde kolom. Ook als u niets aan deze gegevens verandert, klikt u op het icoontje van het winkelkarretje om die titel te bestellen. : Het winkelkarretje van de titel die u hebt besteld, zal rood oplichten. Op die manier kan u meteen zien welke titels al in uw bestellijst zijn opgenomen. Alle andere kolommen geven u informatie over de titel: - ISBN-nummer: Bij het doorklikken op het ISBN-nummer verschijnt de detailpagina van de titel. Als de uitgever een cover en een flaptekst heeft opgeladen, zal u die hier terugvinden. Ook kan u bovenaan zien wanneer de titel werd aangemaakt op Boekenbank en wanneer die het laatst werd aangepast. 17

18 - Leverbaarheidsgegevens: In deze kolom kan u verschillende letters terug vinden. o V: Leverbaar (Leveringstermijn is 1 à 2 dagen) o S: Speciale bestelling (leveringstermijn is minimum 5 dagen) o I: Informatieve titel (niet bestelbaar) o P: Printing on Demand (leveringstermijn is minimum 5 dagen) o N: Niet leverbaar o O: Nog niet leverbaar - Titel - Auteur - Prijs: Boekenbank toont steeds de adviesprijs van de uitgever, inclusief BTW. - Artikelstatus: zie p voor de betekenis van de verschillende symbolen. - Uitgever: Bij het doorklikken op de naam krijgt u een pop-upscherm met de coördinaten van de uitgever. - Distributeur: Bij het doorklikken op de naam krijgt u een pop-upscherm met de coördinaten van de distributeur. : Bij het aanklikken van de knop Naar winkelkarretje (boven de zoekresultaten) komt u terecht in uw winkelkarretje. Deze functionaliteit bevindt zich onder het tabblad Orders. Titels uit de Open Markt Module zoeken en bestellen Instellen van de Open Markt Module Om alles gebruiksklaar te maken voor de Open Markt Module start u de eerste keer dat u hieruit wenst te bestellen onder het tabblad Beheer. In het linkermenu kiest u de link Open Markt Fondsen. Hier kan u instellen in welke Open Markt Fondsen u wilt zoeken/bestellen en in welke niet. Op die manier kan u de overvloed aan zoekresultaten beperken. U vinkt hiervoor aan welke fondsen getoond mogen worden tussen de zoekresultaten. De andere vinkt u af. Standaard staan alle fondsen aangevinkt! Zoeken op een titel uit een Open Markt Fonds Zodra u de juiste fondsen heeft aangevinkt, kan u zonder problemen gaan zoeken en bestellen. In het tabblad Zoek heeft u drie zoekmogelijkheden. Zoeken in de Open Markt Module kan uitsluitend via Gecombineerd zoeken. Daarbij moet bij het label Bestand aangeduid worden dat in de Open Markt Module wordt gezocht. 18

19 Als een titel door verschillende distributeurs verdeeld wordt, zal de titel / het ISBN meer dan één keer verschijnen. Hierbij kan u op basis van de distributeur een keuze maken bij wie u de bestelling wenst te plaatsen. U zal in de zoekresultaten alleen die titels te zien krijgen die verdeeld worden door de distributeurs die u heeft aangevinkt (zie Instellen van de Open Markt Module, p. 18) Een titel uit het Open Markt Fonds bestellen Online orders: Binnen de online module kan u (zoals hierboven aangegeven) kiezen bij welke distributeur (die op ja staat onder Beheer Open Markt Fondsen) u het gezochte boek wilt bestellen. De vrije keuze ligt hier bij de boekhandel. U kan titel per titel de keuze maken aangezien in de zoekresultaten de distributeur zichtbaar is in de meest rechtse kolom. Offline orders (zie Orders opladen via een CSV-bestand via de FTP-server p. 26 e.v.): Bij offline bestellingen dient u in de orderfile (via uw eigen pakket) het veld voorkeursdistributeur (veld 13) in te vullen zodra u een titel uit een Open Markt Fonds bestelt. Indien u met een softwarepakket (Titelive, TSA,.) werkt, neemt u hiervoor best zo snel mogelijk contact op met uw softwareleverancier. Deze laatste moet veld 13 zo definiëren in de orderfiles zodat bij bestellingen van Open Markt titels de voorkeursdistributeur wordt ingevuld. De mogelijke distributeurscodes zijn (op dit ogenblik): - voor Lannoo: LAN - Central Book House: CBE - Papyrus: PAP - Nilsson & Lamm: NLE Vragen en antwoorden: Q1: Als het veld voorkeursdistributeur niet is ingevuld en het boek zit in de OMM, wat doet Boekenbank? A1: Boekenbank verwerpt het order, gezien Boekenbank niet kan weten bij welke leveranciers het order moet worden geplaatst. In het foutenrapport verschijnt voor de bestelde lijn U moet een voorkeursdistributeur aangeven voor titels uit de open markt module. Q2: Wat als een boekhandel een distributeurscode invult in het veld voorkeursdistributeur en het boek bevindt zich in de basismodule onder een andere leverancier? 19

20 A2: Boekenbank stuurt het order door naar de leverancier uit de basismodule en brengt via de verwerkingsrapport de boekhandel op de hoogte dat het order naar een andere leverancier is gestuurd. Het foutenrapport meldt WAARSCHUWING: U hebt een voorkeursdistributeur aangegeven voor een titel die in het basisbestand zit. Het order wordt echter doorgestuurd naar de distributeur of voorkeursdistributeur van het fonds van dit ISBN, zoals gedefinieerd in de applicatie. Q3: Wat als een boekhandel een distributeurscode invult in het veld voorkeursdistributeur en deze distributeur heeft het boek niet aangemeld in Boekenbank? A3: Als het boek niet in de basismodule zit, dan wordt het order doorgestuurd naar de aangeduide voorkeursdistributeur, ongeacht of de titel door deze distributeur aan Boekenbank gemeld is. Het is dan aan de distributeur om de boekhandel verder op de hoogte te houden. Downloaden van het titelbestand De titelbestanden van diverse leveranciers zijn erg groot (7 à titels). Het principe dat we nu hanteren is dat u dit bestand kan downloaden via uw FTP-account op Boekenbank. U moet hiervoor de toestemming vragen aan de bewuste leverancier. De aanvraag moet ingediend worden bij de projectleider van Boekenbank. Boekenbank zal dan de nodige stappen ondernemen om dit in orde te brengen. Een schematisch overzicht van het Titelbestand van Boekenbank Zoals we hierboven uitgelegd hebben, kan u op verschillende manieren in Boekenbank zoeken. De titelbestanden in Boekenbank zijn daarom ook op verschillende manieren opgesplitst. We geven u hieronder graag een schematisch overzicht van de verschillende titelbestanden waarin u kan zoeken: Titels afkomstig van importeurs, distributeurs en ISBN-bureau OPEN MARKT MODULE (=geïmporteerde titels zonder exclusiviteit) ACTUEEL TITELBESTAND (=beschikbare titels in Vlaanderen) HISTORISCH TITELBESTAND (= archief / niet bestelbaar) Snelzoeken: Deze zoekfunctie geeft u enkel toegang tot het Actuele Bestand van Boekenbank Gecombineerd zoeken: Deze zoekfunctie geeft u toegang tot het Actuele Bestand (standaard instellingen), tot het Historische Bestand (kies onder Bestandstype historisch ) en tot de Open Markt Module (kies onder Bestand Open Markt ) of tot het geheel van deze bestanden (kies onder Bestand Alle en onder Bestandstype Beide.) 20

21 Extra (betalende) service: Webservice (RestService) van Boekenbank De database van Boekenbank kan ook op uw eigen website doorzocht worden als u dat wenst. Daarvoor biedt Boekenbank een webservice aan. Een webservice maakt het mogelijk om op afstand, over het Internet vanaf uw eigen website een titel(s) op te vragen aan de server van Boekenbank en die zo op uw website te tonen alsof ze van uw website zelf komen. Voor de opbouw binnen uw website is uiteraard de hulp van uw eigen IT-partner nodig. De webservice van Boekenbank gebruikt het REST-protocol. Boekenbank biedt u alvast aan dat op de volgende zoekvelden gezocht kan worden: - ISBN of deel van het ISBN - Titel - Trefwoord uit de flaptekst - Auteursnaam - Genre: Het genre mapt op de categoriegroepen van boekenbank. - Verschijningsdatum: Voor de verschijningsdatum zijn de volgende mogelijkheden selecteerbaar: o Nog te verschijnen deze maand: vandaag < verschijningsdatum <(vandaag + 1 maand)(inclusief vandaag) o Nog te verschijnen deze week: vandaag < verschijningsdatum <(vandaag + 1 week) (inclusief vandaag) o Vorige maand verschenen: (vandaag - 1 maand) < verschijningsdatum < vandaag o De voorbije 3 maanden verschenen: (vandaag - 3 maanden) < verschijningsdatum < vandaag o De voorbije 6 maanden verschenen: (vandaag - 6 maanden) < verschijningsdatum < vandaag o Het voorbije jaar verschenen: (vandaag - 1 jaar) < verschijningsdatum < vandaag o Niet belangrijk: alles Als resultaat geeft de webservice de volgende velden terug: - ISBN - EAN - Hoofdtitel - Ondertitel - Medewerker: type(auteur,co-auteur,illustrator.),firstname,lastname, meerdere contributoren - Verschijningsdatum - Artikelstatus - NUR + omschrijving (indien twee worden die allebei meegegeven) - AWS - Producttype (Actueel of historisch bestand) - Fondscode - Druknummer - Pagina s - Categoriegroep - Het database ID - ISBN - Cover (als URL) - Flaptekst De resultaten komen uit alle databanken van Boekenbank, hetzij Actueel bestand, Historisch bestand en Open Markt bestand. Officieel wordt dit als volgt toegestuurd met bijvoorbeeld de volgende 21

22 inhoud: <Result xmlns=" <Titles> <Title> <ISBN> </ISBN> <EAN> </EAN> <MainTitle>new main title</maintitle> <SubTitle>new sub title</subtitle> <Publisher>editor</Publisher> <ProductAvailability>Verschenen</ProductAvailability> <CategoryGroup>Kunst en media</categorygroup> <PrintNumber>1</PrintNumber> <FundCode>AZERTY</FundCode> <ProductType>Historisch</ProductType> <Pages>99</Pages> <Price>1350</Price> <Nurs> <NurCode> <Code>666</Code> <Description>Muziek populair</description> </NurCode> <NurCode> <Code>023</Code> <Description>Spelletjes voor kinderen en jongeren</description> </NurCode> </Nurs> <AWS> <Code>W</Code> <Description>W - wetenschappelijk boek</description> </AWS> <Contributors> <Contributor> <Type>Auteur</Type> <FirstName>firstName</FirstName> <LastName>name</LastName> </Contributor> <Contributor> <Type>Illustrator</Type> <FirstName>Voornaam</FirstName> <LastName>naam</LastName> </Contributor> <Contributor> <Type>Vertaler</Type> <FirstName>Voornaam</FirstName> <LastName>naam</LastName> </Contributor> </Contributors> </Title> Om van de Webservice gebruik te maken, neemt u contact op met de projectleider. Deze dienst vraagt een extra kostprijs bovenop de lidmaatschapsbijdrage. 22

23 Orders Winkelkarretje Het winkelkarretje is de eerste knop in het Ordermenu. U kan hier ook rechtstreeks naartoe komen vanuit de zoekresultaten zodra u een titel heeft besteld, met de knop Naar winkelkarretje. U vindt in het winkelkarretje alle titels terug die u via de zoekmodule (zie p. 12) of via Snelorderen (zie p. 25) heeft ingebracht. Bestellingen in het winkelkarretje zijn nog niet verstuurd. Net als in de zoekresultaten krijgt u ook hier een lijst te zien waarin u per lijn de titel, het ISBNnummer, de lijnreferentie, de distributeur, het aantal, de prijs en een verwijdericoontje te zien krijgt. Als u het aantal en de lijnreferentie al aanpaste in uw zoekresultaten zullen die velden hier ingevuld zijn. OPMERKING: Het veld lijnreferentie is niet verplicht en is louter ingesteld als hulp voor de boekhandel. U kan dit dus ook leeg laten. Indien een lijn te veel werd toegevoegd kan u die lijn verwijderen door aan het einde van de lijn op het Verwijder -icoontje te klikken. Pas nadat u de orderreferentie onderaan de lijst heeft ingevuld, zal u de bestelling kunnen doorsturen. De orderreferentie is een verplicht veld en moet bovendien uniek zijn per bestelling. Bij het doorsturen heeft u nog enkele keuzes: - U stuurt de bestelling in zijn geheel door: Kies dan voor Alle distributeurs - U stuurt uw bestelling slechts naar 1 leverancier door: Kies voor Enkel en duid de naam van de leverancier aan. Als u 1 distributeur kiest, dan laat u de andere orders nog even wachten (bv. wanneer uw leverancier portkosten vraagt beneden een bepaald bedrag). - U stuurt uw bestelling naar iedereen door behalve naar één leverancier: Kies voor Uitgezonderd en duid de naam van de leverancier aan. Zodra u op de knop Verstuur klikt, zullen uw orders doorgestuurd worden naar de distributeur die u aangeduid heeft. 23

24 OPMERKING1: Bovenaan het winkelkarretje kan u zien wat het totaalbedrag is dat in uw winkelkarretje zit. Bij het doorklikken op detail krijgt u een pop-upscherm dat u het bedrag per leverancier toont. OPMERKING 2: Indien u eenzelfde ISBN tweemaal opneemt in uw winkelkarretje, waarbij ook het aantal en de lijnreferentie gelijk zijn, zal uw order bij versturen niet doorgestuurd worden. U krijgt de vraag van Boekenbank om de dubbele orderlijn(en) te verwijderen. Boekenbank heeft deze procedure ingevoerd om te voorkomen dat u per ongeluk een ISBN tweemaal zou bestellen. 24

25 Snelorderen Onder het tabblad Orders heeft u ook de mogelijkheid om op een snelle manier uw orders in te geven, op basis van een ISBN-nummer. U kan dan het eerste, vaste deel van het ISBN-nummer in het eerste vak invullen. Bij elke volgende ingave zal dat eerste deel behouden blijven op uw scherm, samen met het aantal en de lijnreferentie. Als u op toevoegen klikt, zal uw order naar het winkelmandje verplaatst worden. Deze module is speciaal ontwikkeld voor boekhandels die een volledige lijst met bestellingen moeten ingeven, bv. van een bibliotheek die niet met Boekenbank werkt. Net als in het zoekscherm kan u ook hier doorklikken naar uw winkelkarretje via de knop Naar winkelkarretje. Orderhistoriek In de orderhistoriek vindt u alle orders terug die u heeft doorgestuurd naar de distributeur. Net als bij de bestelhistoriek van de bibliotheken zal u ook hier eerst een selectie moeten maken op datum, op referentie of op ISBN om een lijst van orders terug te vinden. Orders die u niet meer nodig heeft, kan u altijd zelf verwijderen door de lijn aan te vinken en te klikken op Archiveer orderlijnen. Orders worden automatisch uit uw historiek verwijderd als ze er langer dan 6 maand in aanwezig zijn. 25

26 Orders opladen via een CSV-bestand in de ledenmodule Onder het tabblad Orders > Orders opladen kunt u uw externe orderbestand doorsturen naar Boekenbank door dit bestand op te laden in het onderstaande venster. Door op de knop Bestand kiezen te klikken, kan u het bestand ophalen op uw eigen computer. Als u dan op de knop Opslaan klikt, zal het bestand door ons verwerkt worden. Deze orderfile dient uiteraard te beantwoorden aan de afgesproken orderlay-out (zie p. 28) De verwerking duurt, afhankelijk van de grootte van uw bestand ongeveer een 5 à 10-tal minuten. Na de verwerking zal onder het oplaadvenstertje het verwerkingsrapport verschijnen. Elk nieuw verwerkingsrapport komt boven het vorige te staan, zodat u na verloop van tijd een volledige lijst krijgt. De naam van elk rapport staat vooraan in de balk en is doorklikbaar. Dat betekent dat u bij het klikken op de naam het rapportje zich in een nieuw venster zal openen. Op basis van de datum en de naam van het bestand kan u afleiden bij welk van de opgeladen orderbestanden dit rapportje hoort. Daarnaast vindt u ook nog de grootte van het bestand, de datum en een verwijdericoontje terug. Zodra u het rapportje niet meer nodig heeft, kan u dit verwijderen. De naam van het rapport is als volgt opgebouwd: Naam_orderbestand.csv.datumyyyymmdd_tijduummss.error.txt of Naam_orderbestand.csv.datumyyyymmdd_tijduummss.succes.txt. Het eerste deel van de naam van het rapport stemt dus volledig overeen met de naam die u aan uw orderbestand hebt gegeven. - De.succes.txt -bestanden zullen altijd leeg zijn en wijzen erop dat uw orderbestand volledig goed verwerkt is. - De.error.txt -bestanden bevatten alleen de foute lijnen uit uw orderbestand die niet verwerkt werden om een bepaalde reden. Alle andere lijnen die niet in het foutenbericht voorkomen, werden correct door Boekenbank verwerkt en die hoeft u dus niet opnieuw te bestellen. De opbouw binnen het foutenrapport is als volgt: Lijnnummer: Orderreferentie ISBN Lijnreferentie Foutboodschap 26

27 Orders opladen via een CSV-bestand via de FTP-server Hetzelfde proces zoals hierboven staat beschreven onder Orders opladen via een CSV-bestand kan u echter ook herhalen via onze FTP-server, ftp://ftp.boekenbank.be. In uw verkenner (Deze computer) logt u in met de inlogcode en het paswoord van Boekenbank. (U kan de FTP-server bereiken als u naar Deze computer gaat op uw computer en in het adresveld het adres van de FTP-server (ftp://ftp.boekenbank.be) ingeeft. Elke boekhandelaar beschikt over een eigen map op de FTP-server van Boekenbank. In die map kan u onder de map Orders (UPLOAD) uw orderbestand achterlaten. Elke 10 minuten worden de bestanden door Boekenbank verwerkt. Opgepikte bestanden worden door Boekenbank verplaatst, eerst naar de subfolder in verwerking en zodra ze helemaal verwerkt zijn naar de subfolder fouten of succes, afhankelijk of het bestand volledig verwerkt werd of nog fouten bevatte. Als een bestand fouten bevat, komt het terecht in de folder fouten. Enkel de lijnen met fouten worden niet verwerkt, alle andere lijnen uit dit bestand gaan door naar de distributeur. In het foutenrapport dat staat onder Rapporten kan u terugvinden welke lijnen niet verwerkt werden. Het foutrapport bevat enkel die orderlijnen die niet verwerkt zijn. 27

28 OPMERKING: Als u dus uw orders via de FTP-server oplaadt, kan u uw foutenrapporten toch bekijken via de ledenpagina s onder Orders opladen. Bestandslay-out orderfile Hierboven hebben we besproken hoe u een orderbestand in Boekenbank oplaadt. Het formaat van het orderbestand is echter nog niet ter sprake gekomen. Hieronder vindt u de exacte beschrijving van het orderformaat. De bestandsopbouw - De bestandsnaam mag vrij gekozen worden. De enige verplichting rond de naamgeving is de extensie. Het bestand moet steeds eindigen op.csv of.txt. - Het formaat van het bestand zelf is dot comma separated values, dat betekent dat elk veld van een ander veld gescheiden wordt door een puntkomma. - Tekstvelden (alfanumeriek) staan altijd tussen aanhalingstekens - Elke datum (zie veld 2, 4 en 9) is als volgt opgebouwd: dd/mm/yyyy (Let op, in Boekenbank zijn niet alle datumvelden op dezelfde wijze opgebouwd!) - Het tijdformaat (zie veld 3 en 5) is als volgt opgebouwd: uu:mm - Getallen staan niet tussen aanhalingstekens: Een aantal velden zijn verplicht, andere zijn optioneel. Optionele velden mogen gewoon leeg gelaten worden. De leegwaarden voor tekststrings, getallen en datums zijn, 0 en 01/01/0001. Er moet evenwel steeds per veld een scheidingsteken geplaatst worden, ook als velden leeg gelaten worden. De velden De orderfile bestaat uit 13 velden. We geven hieronder aan wat de inhoud van elk veld is, of dit veld al dan niet verplicht is, of het veld alfanumeriek, numeriek, datum of tijd-veld is en of de velden tussen aanhalingstekens moeten staan. 1 Aansluitingsnummer Verplicht Alfanumeriek Strings 2 Datum ingave Optioneel Datum Strings 3 Tijd ingave Optioneel Tijd Strings 4 Datum creatie Optioneel Datum Strings 5 Tijd creatie Optioneel Tijd Strings 6 ISBN13 Verplicht Alfanumeriek Strings 7 Aantal besteld Verplicht Numeriek geen strings 8 Soort bestelling Verplicht Alfanumeriek strings 28

29 9 Datum update Optioneel Datum strings 10 Orderreferentie Verplicht Alfanumeriek strings 11 Lijnreferentie Optioneel Alfanumeriek strings 12 Stroomnummer Optioneel Numeriek geen strings 13 Voorkeursdistributeur Optioneel Alfanumeriek strings De inhoud van de velden: Soort Bestelling: Sommige boekhandels willen een onderscheid kunnen maken tussen het soort bestelling. Daarom kunnen in het veld 8 (soort bestelling) volgende waarden ingevoerd worden: Nieuwigheden: N Speciale Bestelling: S Klantenbestelling: K Gewone bestelling: G Veld 8 is een verplicht veld. De boekhandel dient dit veld dus steeds in te vullen met een waarde. De standaardwaarde zal steeds G zijn. Dit veld kan niet ingevuld worden als men online bestelt. De online-bestellingen zullen steeds de waarde G (gewone bestelling) meekrijgen. Wie gebruik wil maken van de verschillende waarden in dit veld, neemt best contact op met de leveranciers, zodat zij deze extra informatie kunnen terugkoppelen op alle documenten (als leveringsbon). Orderreferentie en lijnreferentie: Deze velden mogen maximaal 255 karakters lang zijn. De orderreferentie moet uniek zijn per bestand. De referentie kan dus slechts één keer gebruikt worden en mag in de volgende bestanden niet opnieuw voorkomen. Dit is zo geïmplementeerd om te voorkomen dat een bestand per toeval twee keer doorgestuurd wordt en dus dubbele orders creëert. Er mogen geen vreemde tekens gebruikt worden in de orderreferentie. Er werd een uitzondering gemaakt voor de volgende tekens: / # $ &. Stroomnummer Het stroomnummer is een veld dat mogelijk maakt dat orders gegroepeerd kunnen worden en apart geleverd kunnen worden, maar wel samen kunnen worden gefactureerd onder hetzelfde klantnummer. De boekhandel die hier een cijfer invult dient eerst met de leveranciers af te spreken welk nummer slaat op welke stroom, zodat de leverancier dit in zijn bestand kan verwerken. U dient in elke orderlijn dit stroomnummer mee te geven, zodat de leverancier deze gegevens kan inlezen in zijn systeem. Dit stroomnummer zal alleen kunnen meegegeven worden in orders die via ftp worden doorgestuurd. In de online applicatie is hiervoor geen ruimte voorzien. Het veld is numeriek en mag maximaal 4 karakters bevatten. Boekhandels die niet met stroomnummers werken dienen hier zoals nu een 0 (= de leegwaarde van een numeriek veld) in te vullen. Voorkeursdistributeur Indien u titels uit de Open Markt Module wenst te bestellen via de orderfile, dan dient u in veld 13 (voorkeursdistributeur) de distributeurscode van de leverancier in te vullen: - voor CBH Engels assortiment: CBE - voor Nilsson & Lamm Engels assortiment: NLE - voor Papyrus: PAP - voor Lannoo: LAN 29

30 Retourmodule Via Boekenbank kan u ook uw te retourneren titels ingeven en die doorsturen naar de distributeur van deze titels. Niet alle distributeurs in Boekenbank nemen echter deel aan de retourmodule. Hieronder geven we u alvast de lijst van de huidige deelnemers. Wijzigingen worden via de nieuwsbrief van Boekenbank meegedeeld: - Acco Uitgeverij - Agora BVBA - Altera Diffusion - Brepols Publishers - CB Vlaanderen - Contact / Agora - De Eenhoorn - Exhibitions International - Lannoo - Libridis (import) - Libridis (in opdracht) - Roularta Books - Standaard Uitgeverij - Van Halewyck - Van In - Veen Bosch & Keuning - WPG Uitgevers Retouraanvraag via de online applicatie U vindt deze functionaliteit onder het tabblad Orders, nadat u in het linkermenu Retouraanvraag hebt aangeklikt. U krijgt een formulier te zien, waarin u drie verschillende stappen moet doorlopen om uw aanvraag in te geven: - stap 1: (in deze stap zijn alle velden verplicht) o selecteer een distributeur o breng uw klantnummer in bij deze distributeur o breng het referentie in (nummer dat u aan de retouraanvraag wil geven) Klik op volgende om verder te gaan met stap 2. 30

31 - stap 2: invoeren van titels. In stap twee vindt u een formulier waarin u alle informatie over een bepaalde titel kan inbrengen. o Retour reden: Selecteer hier in een dropdownbox de reden waarom u wenst te retourneren. U hebt de keuze uit de volgende redenen: o o o o o o o Dit veld is verplicht voor elke aanvraag. Aantal: Geef het aantal te retourneren exemplaren in. (verplicht veld) Pakbonnummer levering: Geef hier het pakbonnummer van de levering in of voor retours voor Centraal Boekhuis, WPG, VBK en Standaard Uitgeverij geeft u hier het levereenheidsnummer in. Dit veld is enkel verplicht voor retouraanvragen bij Centraal Boekhuis, WPG, VBK en Standaard Uitgeverij Prijs: Hier kan u de prijs van het boek doorgeven. Dit veld is optioneel. Korting: Geef hier de korting in die u op de titel hebt gekregen. Dit veld is optioneel. Lijnreferentie: Geef hier de lijnreferentie in die u bij uw bestelling hebt opgegegeven. Dit veld is optioneel. Commentaar: Hier kan u uw opmerkingen voor de aanvraag toevoegen. Dit veld is optioneel, behalve voor retouraanvragen bij Centraal Boekhuis, WPG, VBK en Standaard Uitgeverij. ISBN of EAN: Geef het ISBN-nummer van de titel in of geef de EAN-code mee. De velden zijn verplicht, maar bij ingave van het ene veld, wordt het andere optioneel. Het EAN-veld is hier evenwel voorzien voor toevoeging van de codes via een leespen, zodat het boek direct gescand kan worden. Klik na het invullen op de knop Voeg toe. De aanvraag verschijnt onderaan de bladzijde, inclusief titel en auteur. U kan ervoor kiezen deze aanvraag meteen te versturen (zie stap 3) of een volgend ISBN in te geven voor de distributeur. 31

32 - stap 3: als u klaar bent met de ingave van de verschillende te retourneren titels, klikt u op Stuur door. De aanvraag wordt dan door Boekenbank doorgestuurd naar de distributeur en komt in de retourhistoriek van de boekhandel terecht. Retouraanvraag via de FTP-server met een CSV-bestand Net als bij de orders kan u ook uw retouraanvraag in een CSV-bestand op onze FTP-server plaatsen. Ook hier surft u (bv. via uw verkenner) naar ftp://ftp.boekenbank.be. U logt in met uw inlogcode en paswoord van Boekenbank. Onder de map Upload vindt u een map Retouraanvragen. Daarin plaatst u het CSV-bestand. De naamgeving van het bestand kiest u zelf. De extensie moet echter altijd.csv of.txt zijn. Elke 10 minuten haalt Boekenbank de geplaatste bestanden op. Net als bij de orders worden opgepikte bestanden door Boekenbank verplaatst, eerst naar de subfolder in verwerking, en zodra ze helemaal verwerkt zijn naar de subfolder fouten of succes, afhankelijk of het bestand volledig verwerkt werd of nog fouten bevatte. Als een bestand fouten bevat, komt het terecht in de folder fouten. Enkel de lijnen met fouten worden niet verwerkt, alle andere lijnen uit dit bestand gaan door. In het foutenrapport dat staat onder Rapporten kan de boekhandelaar terugvinden welke lijnen niet verwerkt werden. Het verwerkingsrapport wordt in een aparte folder rapporten weggeschreven. Het foutrapport bevat enkel wat is misgegaan. 32

33 Bestandslay-out retourfile Hierboven hebben we besproken hoe u een retourbestand in Boekenbank oplaadt. Het formaat van het retourbestand is echter nog niet ter sprake gekomen. Hieronder vindt u de exacte beschrijving van het retourformaat. De bestandsopbouw - De bestandsnaam mag vrij gekozen worden. De enige verplichting rond de naamgeving is de extensie. Het bestand moet steeds eindigen op.csv of.txt. - Het formaat van het bestand zelf is dot comma separated values, dat betekent dat elk veld van een ander veld gescheiden wordt door een puntkomma. - Tekststrings (alfanumeriek) staan altijd tussen aanhalingstekens. - Elke datum (zie veld 3) is als volgt opgebouwd: dd/mm/yyyy - Het tijdformaat (zie veld 4) is als volgt opgebouwd: uu:mm - Getallen staan niet tussen aanhalingstekens: Een aantal velden zijn verplicht, andere zijn optioneel. Optionele velden mogen gewoon leeg gelaten worden. De leegwaarden voor tekststrings, getallen en datums zijn, 0 en 01/01/0001. Er moet evenwel steeds per veld een scheidingsteken geplaatst worden, ook als velden leeg gelaten worden. De velden De retourfile bestaat uit 16 velden. We geven hieronder aan wat de inhoud van elk veld is, of dit veld al dan niet verplicht is, of het veld alfanumeriek, numeriek, datum of tijd-veld is, of de velden tussen aanhalingstekens moeten staan, en hoeveel karakters een veld kan bevatten. 1 Lijnnummer Optioneel Numeriek Geen strings 2 Aansluitingsnummer_BB_ Verplicht Alfanumeriek Strings boekhandel 3 Datum creatie Optioneel Datum Strings 4 Tijd creatie Optioneel Tijd Strings 5 Aansluitingsnummer_BB_ Verplicht Alfanumeriek Strings Leverancier 6 Klantnummer_bij_ Leverancier Verplicht Alfanumeriek Strings 7 ISBN Optioneel / Verplicht Alfanumeriek Strings indien EAN leeg is 8 EAN Optioneel / verplicht Alfanumeriek Strings indien ISBN leeg is 9 Aantal Verplicht Numeriek Geen strings 10 Retourreden Verplicht Numeriek Geen strings 11 Pakbon/Factuur nr_levering Optioneel MAAR verplicht wanneer je retourt naar CB, VBK, WPG, Agora en Standaard Uitgeverij en voor reden 2,5,6 en 8 Alfanumeriek Strings Max. 60 kar. 12 Prijs levering Optioneel Numeriek Geen strings 13 Korting levering Optioneel Numeriek Geen strings 33

34 14 Referentie Verplicht Alfanumeriek Strings Max. 60 kar. 15 Lijnreferentie Optioneel Alfanumeriek Strings Max. 120 kar. 16 Commentaar Optioneel MAAR Algemene aspecten verplicht wanneer je retourt naar CB, VBK, WPG, Agora en Standaard Uitgeverij en voor reden 5 en 6 Alfanumeriek Strings Max.1 20 kar. 1. Gezien verschillende leveranciers op een verschillende manier werken (sommige sturen etiketten op die op de dozen moeten gekleefd worden, andere dan weer niet), verloopt de opvolging van de retours buiten Boekenbank om. 2. Sommige velden zijn in Boekenbank optioneel terwijl bepaalde leveranciers deze als verplicht beschouwen. Het kan dus zijn dat u bij sommige leveranciers bepaalde gegevens verplicht moet meesturen (bv. pakbonnummer of factuurnummer), terwijl dit bij andere niet nodig is. Vanuit Boekenbank kunnen wij ons in deze kwestie niet mengen. Er zijn echter een aantal velden waar u in elk geval rekening mee moet houden als u een retouraanvraag bij CB, WPG, VBK, Agora of Standaard Uitgeverij plaatst. a. Het veld Pakbon is in Boekenbank optioneel, maar verplicht voor retours naar de bovenstaande distributeurs voor de retourredenen 2, 5, 6 en 8. b. Het veld Commentaar is in Boekenbank optioneel, maar verplicht voor retours naar de bovenstaande distributeurs voor de retourredenen 5 en Een retouraanvraag is alleen mogelijk voor ISBN s die in Boekenbank voorkomen. ISBN s die in Boekenbank niet gekend zijn, komen niet in aanmerking voor een retouraanvraag. Binnen Boekenbank wordt niet gekeken of een ISBN in het actuele of het historische bestand zit. Retouraanvragen zijn dus ook mogelijk op titels in het historische bestand (dit kan belangrijk zijn om oudere versies te kunnen retourneren) 4. Boekenbank doet geen controle op distributeur (via de fondscode). Dit zou als nadeel hebben dat u niet langer een retour naar een distributeur kan sturen nadat een fonds van distributeur is gewijzigd. Het gebeurt nochtans frequent dat men nog retours kan sturen naar een distributeur nadat een fonds al bij een andere verdeler is ondergebracht. Retourhistoriek Als u kiest voor Retourhistoriek in het linkermenu dan krijgt u een chronologisch overzicht met de laatste retouraanvraag bovenaan. U krijgt de volgende gegevens te zien per retouraanvraag: datum retouraanvraag, referentie, distributeur, aantal retourlijnen, aanvinkboxje. Als u doorklikt op het vergrootglas krijgt u in een 34

35 detailscherm het ISBN-nummer, het aantal exemplaren, de titel, de auteur, en de retourreden te zien. Daarna kan u nog per lijn doorklikken op het detailscherm van de retouraanvraag. Dit retouraanvraagdetail kan u zoals alle lijsten in Boekenbank exporteren in Excel. De retouraanvragen blijven gedurende 3 maanden in de historiek staan. U kan ze echter sneller verwijderen op het moment dat ze zijn afgewerkt, door een retourlijn aan te vinken en op de knop Retourlijn archiveren te klikken. Titelbestand Onder het tabblad Titelbestand vindt u nog een menulink terug, namelijk Speciale Prijzen. Hier kan u een bestand downloaden waarin u de laatste speciale prijzen kan terugvindt, zoals actieprijzen, introductieprijzen en prijswijzigingen, zodat u die kan integreren in uw eigen systeem. Bovendien bespreken we hieronder alle andere bestanden die u via de FTP-server kan ophalen om de titelgegevens in uw eigen bestelsysteem up-to-date te houden. Speciale prijzen ophalen via de ledenmodule en via de FTP-server Elke leverancier (van titels uit de basismodule; titels uit de Open Markt Module komen hiervoor niet in aanmerking) heeft in Boekenbank de mogelijkheid om actieprijzen en introductieprijzen die geldig zijn gedurende een bepaalde periode aan te melden of om prijswijzigingen door te voeren. Boekenbank zal de actie- en introductieprijzen in het titeldetail van elke titel tonen, met daarbij de vermelding van de data waartussen de nieuwe prijs geldig is. Een prijswijziging wordt niet apart getoond aangezien een prijswijziging tot doel heeft de oude prijs te vervangen. Boekenbank wijzigt dan ook enkel de oude prijs, zonder aparte vermelding. 35

36 Boekhandels die met een eigen bestelsysteem werken kunnen dagelijks de gewijzigde titels via de eigen FTP-account bij Boekenbank ophalen (zie verder, p.37). In de titelmutaties worden echter geen introductie- en actieprijzen opgenomen. Boekhandels die deze prijzen ook in het eigen systeem willen inlezen, kunnen onder het tabblad Titelbestand in de online-applicatie een Speciale Prijzenbestand ophalen. Het bestand kan ook gevonden worden op de FTP-server onder de map Download > Prijzen. Net als bij het uploaden van bestanden (zie Orders opladen via een CSV-bestand via de FTP-server, p. 26) surft u hiervoor naar ftp://ftp.boekenbank.be. Dubbelklik op de map Download. Daar vindt u 3 (of 4) mappen, namelijk Prijzen, Titels_csv en Titels_onix. (Sommige boekhandels zullen hier ook nog een map Content vinden, als hier afspraken rond zijn gemaakt met Boekenbank). Dubbelklik op de map prijzen. U vindt in deze map alle Prijzenbestandjes van de laatste 2 maand. U kan hier op datum selecteren. Gebruik steeds het meest recente bestandje om in te lezen in uw eigen systeem. Sla het bestand op op uw eigen computer om het nadien te kunnen inlezen. (Meer informatie over het inlezen in uw eigen systeem vraagt u na bij uw informatiseerder). Dit bestand heeft het CSV-formaat (extensie.csv). Dat betekent dat het bestand dot comma seperated is en dat elk veld van een ander veld gescheiden wordt door een puntkomma. In het prijzenbestand worden alle velden tussen aanhalingstekens geplaatst, behalve het veld nieuwe prijs. Het bestand bestaat uit 5 velden: - ISBN - Nieuwe prijs - Begindatum: datumformaat ddmmyyyy - Einddatum: datumformaat ddmmyyyy of (leegwaarde voor prijswijzigingen) - Prijstype op basis van de volgende codes: o I (introductieprijs) o A (actieprijs) o W (prijswijziging) 36

37 14-daagse titelbestand ophalen op FTP-server Boekenbank plaatst elke 14 dagen, de 1 e en 15 e dag van elke maand om 0u00, het volledige actuele in een CSV- en een Onix-bestand op de FTP-server. Daarnaast wordt ook een bestand met de titels die naar het historische bestand zijn geplaatst gedurende de afgelopen 14-dagen zowel in CSV als in Onix klaargezet. Als laatste wordt maandelijks het volledige historische bestand in CSV- en Onixformaat toegevoegd. Locatie: ftp:// Publieke inlogcode en paswoord worden beschikbaar gemaakt samen met de andere aansluitingsgegevens. Map > titels_csv of titels_onix - 1 e en 15 e van de maand: o Volledig actueel bestand: titelscsv.zip titelsonix.zip o Titels verplaatst naar historisch bestand: titelscsv_historisch.zip titelsonix_historisch.zip - 1 e van de maand: o Volledig historisch bestand alle_titelscsv_historisch.zip alle_titelsonix_historisch.zip Het actuele titelbestand is bedoeld om uw eigen titelgegevens aan te vullen en up-to-date te houden, terwijl het historische titelbestand tot doel heeft om oude titels uit uw eigen bestand te schrappen. De titels uit het historische bestand zijn immers door Boekenbank op non-actief geplaatst. Boekenbank plaatst deze bestanden in twee formaten op een vaste locatie op de FTPserver, namelijk in het CSV47-formaat en het ONIX-formaat. Bestandslay-out en afspraken rond 14-daagse titelbestand in CSV47 Afspraken rond het titelbestand - Het bestandsformaat van de titelfile is CSV47. Dat betekent dat het bestand, net als het orderbestand dot comma seperated values is en dat dus elk veld van een ander veld gescheiden wordt door een puntkomma. Het bestand bestaat uit 47 velden. - Tekststrings (alfanumeriek) staan altijd tussen aanhalingstekens. - Elke datum (zie veld 3) is als volgt opgebouwd: ddmmyyyy 37

38 - Getallen staan niet tussen aanhalingstekens: De naamgeving van de twee bestanden (actueel en historisch) is als volgt opgebouwd: o Actueel bestand: titelscsv_volgnummer_yyyy_mm_dd_hh_mm_ss.csv (waarbij yyyy_mm_dd de datum aanduidt, en hh_mm_ss de tijd). Het bestand staat steeds in een ZIP-bestand, met als naam titelscsv.zip. o Historisch bestand: titelscsv_historisch_volgnummer_yyyy_mm_dd_hh_mm_ss.csv (waarbij yyyy_mm_dd de datum aanduidt, en hh_mm_ss de tijd). Ook dit bestand staat steeds in een ZIP-bestand, met als naam titelscsv_historisch.zip. - Telkens als een nieuw bestand wordt klaargezet op de FTP-server worden de bestanden van de afgelopen 14 dagen overschreven. - De bestanden worden op een vaste locatie geplaatst voor alle boekhandels. U kan de bestanden ophalen op de volgende locatie: ftp://ftp.boekenbank.be - Inloggen doet u met de publieke inloggegevens die u zijn meegedeeld bij aansluiting. Bestandslay-out Hieronder vindt u per veld de naam, de omschrijving, of het veld verplicht is, of het (alfa)numeriek is. De onderstaande volgorde moet strikt gehanteerd worden. Lege velden worden steeds tussen puntkomma geplaatst. Gegeven Omschrijving verkorte titel hoofdtitel max.140 karakters verplicht Alfanumeriek string("") auteur rangschikking volgens Nederlandse facultatief Alfanumeriek string("") normering: Familienaam, Voornaam Tussenvoegsels co-auteur rangschikking volgens Nederlandse facultatief Alfanumeriek string("") normering: Familienaam, Voornaam Tussenvoegsels uitgevernummer uitgeversgedeelte uit ISBN verplicht Numeriek string("") distributeur 3 posities: aan te vragen bij Boekenbank indien men deze nog niet heeft verplicht Alfanumeriek string("") druknummer hoeveelste druk / editie verplicht Numeriek geen string verschijningsdatum Data ddmmyyyy vb De verschijningsdatum moet altijd in overeenstemming zijn met het veld artikelstatus. Bij artikelstatus 1, 3 of 8 moet de verschijningsdatum in de toekomst liggen of mag hij de leegwaarde ( ) bevatten. Bij artikelstatus 2, 4, 6, 7 en 9 moet de verschijningsdatum in het verleden liggen of op de dag van opladen. Bij artikelstatus 5 moet de verschijningsdatum leeg zijn (leegwaarde = ). OPM: verplicht Datum string("") 38

39 Verschijningsdatum wordt niet meer aanvaard in het formaat dd/mm/jjjj, enkel ddmmjjjj is toegestaan. fondscode Moet 6 posities zijn: eerste 3 posities=distributeur, volgende 3 posities=uitgever. Elke nieuwe fondscode dient voorafgaandelijk te worden aangevraagd bij Boekenbank reeksnaam Reeksnaam, maximaal 255 karakters lang, vrije tekst, hoeft niet meer aangevraagd te worden bij Boekenbank verplicht Alfanumeriek string("") facultatief Alfanumeriek string("") NUGI-code Nugi wordt niet meer gebruikt. Het veld moet wel worden voorzien facultatief Numeriek geen string AWSO-code A=algemeen boek W=wetenschappelijk boek, S=studieboek O=overige verplicht Alfanumeriek string("") artikel status 1=in productie, 2=verschenen, 3=in bijdruk/herdruk, 4=uitverkocht 5=zal niet meer verschijnen, 6=te bestellen bij uitgever (informatieve titels), 7=in prijs opgeheven, 8= herdruk in overweging, 9=Printing on Demand verplicht Numeriek geen string uitgavesoort B=boek, K=kaart D=diverse, C=cdrom, V=video, A=audiocassette, Z= DVD, P=CDI, S=software, I=internetpublicatie, E=CD(audio), X=display/promotiemateriaal, DG=Eboek uitvoering GB=gebonden, PB=paperback, PK=pocket, LB=losbladig, GL=garenloos, SP=spiraalband, AA=andere (Uitbreiding voor e- boeken, zie lijst onderaan) voorraadcode V=leverbaar uit voorraad, S=speciale bestelling (langere levertermijn), I=informatieve titel (niet bestelbaar via Boekenbank), P=printing-on-demand, N=niet leverbaar, O=nog niet leverbaar, T=tijdelijk niet leverbaar netwerkcode J=kan besteld worden via boekenbank, N=kan niet besteld worden via Boekenbank verplicht Alfanumeriek string("") verplicht Alfanumeriek string("") facultatief Alfanumeriek string("") verplicht Alfanumeriek string("") 39

40 bestellen boekhandel J= kan door de boekhandel besteld worden N=kan niet door de boekhandel besteld worden btw-code 1=6%, 3=21%, 2=samengestelde BTW facultatief Alfanumeriek string("") verplicht Numeriek geen string ISBN-nummer 13 cijfers verplicht Alfanumeriek string("") EAN-code 13 cijfers facultatief Numeriek geen string formaat in centimeter: hoogte x breedte x dikte (max. 2 cijfers telkens en een geheel getal) facultatief Alfanumeriek string("") gewicht in gram facultatief Numeriek geen string percentage onderhevig aan 21% btw verkoopprijs EURO in Dit geldt alleen voor boeken met een samengestelde btw. Het percentage dat men hier opgeeft is het percentage op de brutoprijs (btw inclusief) dat onderhevig is aan 21% BTW. Op die manier kan de boekhandel een juiste berekening maken van de BTW, vier posities voor de gehele getallen. Twee posities mogelijk (niet verplicht) na de komma. Bv. 9999,99 Geen punten gebruiken. Titels met prijzen hoger dan 999,99 en lager dan 0,50 zijn niet bestelbaar op de publieke website. facultatief Numeriek facultatief Numeriek geen string geen string aantal pagina's vier posities: bv facultatief Numeriek geen string illustraties J=ja, N=nee facultatief Alfanumeriek string("") minimum bestelaantal default=1 verplicht Numeriek geen string doorsturen J=ja, leeg=nee facultatief Alfanumeriek string("") historisch bestand LET WEL: als u een artikel doorstuurt naar het historisch bestand moet u de artikelstatus steeds aanpassen. Een titel kan pas in het historische bestand terechtkomen als de artikelstatus 4, 5, 6, 7, of 9 is. Als u een artikel uit het historisch bestand terugplaatst naar het actuele bestand, dan moet u steeds de artikelstatus wijzigen naar een andere status. Zoniet zal u een foutmelding krijgen en wordt de titel niet aangepast. 40

41 wettelijk depotnummer co-edities subsituut isbn NUR 1 NUR 2 HOOFDTITEL moet als volgt samengesteld zijn: D/jaar/uitgeversnummer toegekend door KB/volgnummer van het ingediende exemplaar: bv. D/2000/0108/529. Veld is VERPLICHT voor Vlaamse uitgevers die aangesloten zijn bij de beheersvennootschap RUIT. hier kunt u het nederlandse isbn inbrengen wanneer het over een co-editie gaat; 13 cijfers wanneer een boek is uitverkocht kunt u hier het isbn invoeren van de nieuwe versie. De bestelling wordt dan automatisch naar het nieuwe isbn doorgesluisd; 13 cijfers rubrieksindeling lijst beschikbaar in de online webapplicatie van Boekenbank onder Lijsten (zie verder) rubrieksindeling - lijst beschikbaar in de online webapplicatie van Boekenbank onder Lijsten (zie verder) Volledige titel, zoals die op de titelpagina van het boek staat - max. 255 karakters facultatief alfanumeriek string("") facultatief Alfanumeriek string("") facultatief Alfanumeriek string("") verplicht Alfanumeriek string("") facultatief Alfanumeriek string("") verplicht Alfanumeriek string("") ONDERTITEL ondertitel, zoals die op het voorblad van het boek staat - max. 255 karakters facultatief Alfanumeriek string("") SECTIETITEL WB= werkboek HB=handboek HL=handleiding DO=docentenhandleiding DEELTITEL geeft aan over welk deel het gaat bv. 4b. Maximum lengte is 255 karakters. facultatief Alfanumeriek facultatief Alfanumeriek string("") string("") NUMMER REEKS BINNEN hier geeft men het volgnummer dat een boek in een bepaalde reeks heeft (staat in relatie met reeksnaam). Een nummer binnen reeks kan pas ingevuld worden als ook de reeksnaam opgenomen is in het veld Reeksnaam facultatief Numeriek geen string BIJLAGE wat in bijlage bij het boek wordt gegeven: CD=CD-Rom, DV=dvd, DI=diskette facultatief Alfanumeriek string("") 41

42 Taalcode Oorspronkelijke taal Oorspronkelijke titel de taal van het boek. Zie lijst van Onix taal van de oorspronkelijke uitgave. Lijst idem als bij veld Taalcode titel van de oorspronkelijke uitgave - maximum 255 karakters verplicht Alfanumeriek string("") facultatief Alfanumeriek string("") facultatief Alfanumeriek string("") Bijkomende Mogelijke codes: A=Onderdeel van prijsinformatie een abonnement, G=Gratis, P=Promotiemateriaal, U=Uniek exemplaar, voor boeken mat een extreem hoge prijs, N=prijs niet gespecificeerd Avi-niveau Geeft het leesniveau aan van kinderen - cijfer van 1 t.e.m. 9-0=leeg jaar van 1ste verschijnen jaar waarop deze titel voor het eerst is verschenen - max. 4 cijfers Imprint Beschrijving van de imprint. Maximum lengte is 255 karakters. Er hoeft geen imprintcode meer aangevraagd te worden bij Boekenbank. SET Als het boek onderdeel uitmaakt van een set, dient men hier het isbn van de volledige set op te geven- 13 cijfers facultatief Alfanumeriek facultatief Numeriek facultatief Numeriek facultatief Alfanumeriek facultatief Alfanumeriek string("") geen string geen string string("") string("") Uitgebreide lijst uitgavesoort in combinatie met Uitvoering voor e-boeken: Zichtbaar in detailpagina op Boekenbank Vertaling in CSV-waarden Eboek productvorm Uitgavesoort Uitvoering Epub met Adobe DRM, Download DG EAD Epub zonder Adobe DRM, Download DG EZD Epub met digitaal watermerk, Download DG EDD Epub met Adobe DRM, Download/Online DG EAB Epub met digitaal watermerk, Download online DG EDB Epub zonder Adobe DRM, Download/online DG EZB Bundel, download/online DG BUB PDF met Adobe DRM DG PA PDF zonder DRM DG PZ PDF met digitaal watermerk DG PD Blio DG BL Bundel, Download DG BUD Amazon Kindle formaat met Kindle DRM DG AK ereader formaat met DRM DG ER HTML formaat DG HT Mobipocket met DRM DG MB Netlibrary formaat DG NL 42

43 Bestandslay-out en afspraken rond 14-daagse titelbestand in ONIX Een onix-bestand is gebaseerd op het XML-formaat. Een volledige handleiding voor het gebruik van ONIX kan u opvragen bij de projectleider van Boekenbank. Het zou deze handleiding nodeloos lang maken als we de concrete afspraken rond dit formaat hierin zouden opnemen. Dagelijkse titelmutaties ophalen op FTP-server Naast de 14-daagse volledige titelbestanden van Boekenbank plaatsen we ook dagelijks een bestand met gewijzigde en nieuwe titels op de FTP-server. Het bestand heeft hetzelfde formaat en dezelfde opbouw als het CSV-titelbestand dat we boven beschreven hebben. Het enige verschil tussen beide bestanden is de inhoud en de locatie waar het bestand geplaatst wordt. De inhoud: De dagelijkse titelmutaties bevatten, zoals de naam het zegt, enkel titels die nieuw zijn of die sinds de vorige dag zijn aangepast. Het bestand bevat uitsluitend titels uit het actuele bestand. De locatie: De titelmutaties worden in uw persoonlijke FTP-account van Boekenbank geplaatst (inloggen doet u dus met uw persoonlijke inlogcode en uw persoonlijk paswoord). We beschreven hierboven reeds de opbouw van de FTP-server voor uw persoonlijke map. Onder de download-map bevindt zich een map Titels_csv en een map Titels_onix. Net als bij het uploaden van bestanden (zie Orders opladen via een CSV-bestand via de FTP-server, p. 27) surft u hiervoor naar ftp://ftp.boekenbank.be. - Dubbelklik op de map Download - Daar vindt u 3 (of 4) mappen, namelijk Prijzen, Titels_csv en Titels_onix. (Sommige boekhandels zullen hier ook nog een map Content vinden, als hier afspraken rond zijn gemaakt met Boekenbank). - Dubbelklik op de map Titels_CSV of Titels_Onix (naargelang van het formaat dat u met uw informatiesysteem kan verwerken). U zal in beide mappen bestanden terugvinden die als naamgeving de datum van vandaag dragen. De bestanden onder Titels_CSV eindigen op.csv; terwijl de bestanden onder Titels_onix zullen eindigen op.onx. 43

44 BELANGRIJK: Gebruik steeds het meest recente bestandje om in te lezen in uw eigen systeem. Sla het bestand op op uw eigen computer om het nadien te kunnen inlezen. (Meer informatie over het inlezen in uw eigen systeem vraagt u na bij uw informatiseerder). Titelbestand Open Markt Module ophalen op FTP-server Op p. 18 gaven we u al aan hoe u titels uit de Open Markt Module van Boekenbank kon opzoeken. Als u deze titels ook in uw eigen systeem wenst in te laden, dan dient u hiervoor bij Boekenbank een goedkeuring op te vragen per importfonds in de Open Markt Module. Maandelijks exporteert Boekenbank de titelbestanden per importeur in een CSV-bestand en een Onix-bestand op de FTP-server voor de boekhandels die dit aangevraagd hebben. De inhoud: De Open Markt Bestanden bevatten per importeur het volledige titelbestand van die importeur in de Open Markt Module. Voorlopig kan u hier 3 bestanden opvragen, namelijk de Open Markt fondsen van Papyrus, van Nilsson & Lamm en van Central Book House. De locatie: De Open Markt Bestanden worden in uw persoonlijke FTP-account van Boekenbank geplaatst. We beschreven hierboven reeds de opbouw van de FTP-server voor uw persoonlijke map. Onder de download-map bevindt zich een map Titels_csv en een map Titels_onix. Net als bij het uploaden van bestanden (zie Orders opladen via een CSV-bestand via de FTP-server, p. 27) surft u hiervoor naar ftp://ftp.boekenbank.be. - Dubbelklik op de map Download - Daar vindt u 3 (of 4) mappen, namelijk Prijzen, Titels_csv en Titels_onix. (Sommige boekhandels zullen hier ook nog een map Content vinden, als hier afspraken rond zijn gemaakt met Boekenbank). - Dubbelklik op de map Titels_CSV of Titels_Onix (naargelang van het formaat dat u met uw informatiesysteem kan verwerken). Telkens op de eerste dag van de maand zal u in deze map, naast de Titelmutatiebestanden ook het Exportbestand terugvinden van de Open Markt fondsen die u heeft opgevraagd. 44

45 De bestanden zijn telkens gezipt en hebben de volgende bestandsnaam: - titelscsv_omm_fondscode_volgnummer_ yyyy_mm_dd_hh_mm_ss.zip met daarin titelscsv_omm_fondscode_volgnummer_ yyyy_mm_dd_hh_mm_ss.csv of - titelsonix_omm_fondscode_volgnummer_ yyyy_mm_dd_hh_mm_ss.zip met daarin titelsonix_omm_fondscode_volgnummer_ yyyy_mm_dd_hh_mm_ss.onx Gebruik steeds het meest recente bestandje om in te lezen in uw eigen systeem. Sla het bestand op op uw eigen computer om het nadien te kunnen inlezen. (Meer informatie over het inlezen in uw eigen systeem vraagt u na bij uw informatiseerder). Content ophalen op FTP-server Dagelijks worden op de FTP-server de nieuwe en gewijzigde covers, flapteksten, achterflappen en uittreksels van titels geplaatst. Per onderdeel is dit telkens een apart bestandje, met het ISBN als bestandsnaam. Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor wie intekent op de Contentservice van Boekenbank. Deze service vraagt een extra kostprijs, bovenop het gewone lidgeld. Wie intekent, ontvangt bij de start van Boekenbank een DVD / Harde Schijf met daarop alle reeds op Boekenbank aanwezige content-bestanden. Vanaf dat moment moet de intekenaar zelf via de FTP-server de nieuwe bestanden ophalen. De inhoud: 1a. Covers : Covers zijn altijd JPEG- of GIF-bestanden. Als bestandsnaam krijgt elke cover het ISBNnummer mee, met daarna de extensie.jpg of.gif. Voorbeeld: gif jpg De bestandsgrootte is in theorie nooit meer dan 200 kb per cover met een schermresolutie van 72dpi. Covers worden geschaald naar 129 x b. SuperCovers : Naast de gewone thumbnailcovers bieden wij ook een coverafbeelding aan in groot formaat. Deze afbeeldingen zijn net als de gewone covers altijd JPEG- of GIF-bestanden. Als bestandsnaam krijgt elke cover het ISBN-nummer mee, met daarna de letter s en de extensie.jpg of.gif. Voorbeeld: s.gif s.jpg De bestandsgrootte is in theorie nooit meer dan 200 kb per cover met een schermresolutie van 72dpi. SuperCovers worden geschaald naar 800 x 800 pixels. 2. Flapteksten: Flapteksten zijn altijd tekstbestanden. Als bestandsnaam krijgt elke flaptekst het ISBN-nummer mee, met daarna de extensie.txt. Voorbeeld: txt De bestanden bevatten in theorie nooit meer dan 2000 karakters, en zijn een objectieve beschrijving van de inhoud van het boek. 3. Uittreksels: Uittreksels zijn altijd PDF-bestanden. Als bestandsnaam krijgt elk uittreksel het ISBNnummer mee, met daarna de extensie.pdf. Voorbeeld pdf Een uittreksel kan zowat alles zijn. Meestal is het de inhoudstafel, maar het kan ook een aantal pagina s uit een roman zijn, of een dubbele pagina van een strip die een 45

46 beeld geeft van de tekenstijl. 4a. Achterflappen: Achterflappen zijn altijd JPEG- of GIF-bestanden. Als bestandsnaam krijgt elke achterflap het ISBN-nummer gevolgd door de letter a mee, met daarna de extensie.jpg of.gif. Voorbeeld a.jpg a.gif Achterflappen zijn een afbeelding van de achterflap van het boek. De bestandsgrootte is in theorie nooit meer dan 200kB per achterflap met een schermresolutie van 72dpi. Achterflappen worden geschaald naar 129 x 182 pixels. 4b. SuperAchterflappen: Naast de gewone thumbnailachterflappen bieden wij ook een achterflapafbeelding aan in groot formaat. Deze afbeeldingen zijn net als de gewone achterflappen altijd JPEG- of GIF-bestanden. Als bestandsnaam krijgt elke achterflap het ISBN-nummer gevolgd door de letter as mee, met daarna de extensie.jpg of.gif. Voorbeeld as.jpg as.gif Achterflappen zijn een afbeelding van de achterflap van het boek. De bestandsgrootte is in theorie nooit meer dan 200kB per achterflap met een schermresolutie van 72dpi. SupderAchterflappen worden geschaald naar 800 x 800 pixels. De locatie: De content-bestanden worden in uw persoonlijke FTP-account van Boekenbank geplaatst, die wordt geactiveerd zodra u inschrijft op de Contentservice. We beschreven hierboven reeds de opbouw van de FTP-server voor uw persoonlijke map. Onder de download-map vormt zich dan een map Content. Net als bij het uploaden van bestanden (zie Orders opladen via een CSV-bestand via de FTP-server, p. 28) surft u hiervoor naar ftp://ftp.boekenbank.be. - Dubbelklik op de map Download. - Daar vindt u 4 mappen, namelijk Prijzen, Titels_csv en Titels_onix en Content. - Dubbelklik op de map Content. 46

47 In de map vindt u dagelijks een nieuw zip-bestand terug met als naamgeving content_volgnummer_yyyy_mm_dd_hh_mm_ss.zip. In het zip-bestand vindt u de nieuwe en gewijzigde content-bestanden van de afgelopen dag terug, in de formaten zoals boven beschreven. In de map Content blijven de bestanden gedurende een maand bewaard. Na 30 dagen verdwijnen de bestanden van de FTP-server. Lijsten Als laatste en informatieve functie beschikt u in Boekenbank over een aantal lijsten om informatie op te zoeken. Deze optie vindt u onder het tabblad Lijsten. Enkel de lijst van de uitgevers vindt u onder Beheer > Opzoeken uitgever. Bovendien worden sommige lijsten (fondsen en uitgevers) ook op de FTP-server op de publieke locatie van Boekenbank gepubliceerd. U heeft hier een keuze uit Opzoeken uitgevers, Fondsen, Kortingsbonnen, Artikelstatussen in Boekenbank, Standaard E-pakbons, Standaard Certipost, Distributeurs, Boekhandels, Bibliotheken/Instellingen, Aanbiedingsfolders, Overzicht NUR codes. Wij sommen voor u op. Opzoeken uitgever De uitgeverslijst (onder BEHEER > OPZOEKEN UITGEVER) bevat een lijst van alle uitgevers die in Boekenbank bekend zijn. In de overzichtslijst wordt per uitgever de straat en één of meerdere uitgeversprefixen getoond. U kan zoeken op uitgeversnaam of op uitgeversprefix. Bovendien kan u doorklikken op de naam om meer gegevens, zoals adres, contactpersoon, telefoonnummer e.d. te kunnen zien. Deze lijst wordt maandelijks ook als Excelbestand op de FTP-server gezet op de publieke locatie. Locatie: ftp://ftp.boekenbank.be De publieke inlogcode en paswoord worden meegedeeld bij aansluiting Map > uitgeversbestand In de map vindt u een zip-bestand terug met als naamgeving uitgevers_yyyy_mm_dd.zip, waarin het volledige Excel-bestand zit. 47

48 Fondsen De fondslijst bevat een lijst met de fondscodes die Boekenbank gebruikt om een distributeur aan een fonds (uitgever) te koppelen. Een fondscode bestaat uit 6 letters, waarvan de eerste drie naar de distributeur en de laatste drie naar het fonds (de uitgever) verwijzen. Door deze code aan een titel te koppelen kan bij de titel aangegeven worden wie de distributeur van de titel is. In de lijst wordt per fondscode aangegeven wie de distributeur is, hoe het fonds heet, of het een Vlaams of een importfonds is en of het fonds nog actief is bij de distributeur. Via de nieuwsbrief van Boekenbank wordt u op de hoogte gehouden over het verhuizen van fondsen van distributeur. Als een fonds van de ene distributeur naar de andere verhuisd dan wordt de fondscode bij de eerste distributeur in Boekenbank op inactief gezet en wordt er een nieuwe fondscode bij de tweede distributeur aangemaakt voor het fonds. Deze lijst geeft u het overzicht (ook historisch) van de fondsen en de distributeurs die ze verdelen of die ze ooit verdeeld hebben. De fondslijst in Excelformaat wordt ook elke veertien dagen gepubliceerd op de FTP-server op de publieke locatie: Locatie: ftp://ftp.boekenbank.be De publieke inlogcode en paswoord worden meegedeeld bij aansluiting. Map > fondsen In de map vindt u een zip-bestand terug met als naamgeving fondsen_yyyy_mm_dd.zip, waarin het Excel-bestand zit. 48

49 Kortingsbonnen Uitgevers kunnen via Boekenbank kortingsbonnen voor hun boeken aanvragen. Boekenbank kent dan een barcode en bonnen-id toe, die de uitgever bij publicatie van de bon kan gebruiken. De lijst van de aangevraagde bonnen vindt u in de lijst Kortingsbonnen terug. In de lijst staat het ID van de kortingsbon, de titel van het boek waarvoor de bon geldig is, het ISBNnummer, het actienummer, de waarde van de bon, de start- en einddatum van de actie en de naam van de actie. Als laatste kan u een pdf oproepen waarin u de barcode van de bon vindt. De afspraak geldt dat de waarde van de bon voor de helft door de uitgever en voor de helft door de innende boekhandel betaald wordt. Op het moment dat u als boekhandel de bon int, neemt u de volledige waarde van de bon voor uw rekening. Als u aangesloten bent bij de Vlaamse Boekverkopersbond, kan u echter vorderingsstaten indienen waarin u uw uitgaves per bon opneemt. Meer informatie hierover kan u verkrijgen bij luc.tessens@boek.be. Artikelstatussen in Boekenbank Onder de menuknop Artikelstatussen in Boekenbank vindt u een Word-document terug waarin u een overzicht krijgt van alle artikelstatussen die Boekenbank gebruikt (zie pagina 14-15). Standaard E-pakbons Onder deze menuknop Standaard E-pakbons vindt u een Word-document terug waarin een standaard voor uitwisseling van elektronische pakbonnen beschreven is. Boekenbank ondersteunt deze standaard niet via de eigen applicatie, maar biedt u met dit document wel een overzicht hoe u zelf, in samenspraak met de distributeurs, elektronische pakbonnen zou kunnen ontvangen. Standaard Certipost Onder deze menuknop Standaard Certipost vindt u documenten over de standaard voor elektronische facturatie die samen met Certipost door distributeurs aangeboden kan worden. Als boekhandel kan u vanuit Boekenbank doorlinken naar uw persoonlijke inbox bij Certipost om elektronische facturen te ontvangen. Zodra u hiervoor afspraken heeft met distributeurs geeft u een 49

50 seintje aan Boekenbank. Wij zorgen er dan voor dat u een link in uw Boekenbank-account naar uw Certipost-account gelegd wordt. Distributeurs De lijst Distributeurs is een adressenlijst van alle aangesloten distributeurs bij Boekenbank. Per distributeur wordt het aansluitingsnummer, de naam van de distributeur, het telefoonnummer, de postcode en het distributeursnummer (eerste drie letters van de fondscode) weergegeven. Op de naam van de distributeur kan u doorklikken om meer adresgegevens op te roepen. Boekhandels De lijst Boekhandels is een adressenlijst van alle aangesloten boekhandels bij Boekenbank. Per boekhandel wordt het aansluitingsnummer, de naam van de distributeur, het telefoonnummer en de postcode weergegeven. Op de naam van de boekhandel kan u doorklikken om meer adresgegevens op te roepen. 50

51 Bibliotheken/Instellingen De lijst Bibliotheken/Instellingen is een adressenlijst van alle aangesloten bibliotheken en andere Instellingen zoals musea, overheidsinstellingen, documentatiecentra e.d. bij Boekenbank. Per bibliotheek wordt het aansluitingsnummer, de naam van de bibliotheek of instelling, het telefoonnummer en de postcode weergegeven. Op de naam van de bibliotheek of instelling kan u doorklikken om meer adresgegevens op te roepen. Aanbiedingsfolders Boekenbank biedt u ook de mogelijkheid om de aanbiedingsfolders van de distributeurs digitaal als PDF te bekijken. In de lijst kan u selecteren op distributeur, jaar en periode. Helemaal rechts krijgt u telkens een link naar de PDF. Overzicht NUR codes 51

52 Als laatste geven wij u ook een overzichtslijst van alle NUR-codes. De lijst kan u pagina per pagina doorzoeken of via het filterveld een algemene zoekterm ingeven. 2. Legende We geven u graag nog enkele algemene tips over de werkwijze van Boekenbank Lijsten Sorteren Elke lijst op Boekenbank kan gesorteerd worden. Dit geldt zowel voor de zoekresultaten en de inkomende bestellingen als voor de lijsten van de fondscodes, de NUR-codes, adressenlijsten, enz. Door te klikken op het kopje boven een kolom wordt die kolom aflopend of oplopend gesorteerd, afhankelijk van de punt van het driehoekje dat verschijnt. Bladeren op pagina-niveau Als een lijst uit meerdere pagina s bestaat, vindt u het aantal resultaten en de paginering bovenaan de lijst. U kan dan pagina per pagina verder klikken, of met de pijltjestoetsen, die rechts en links bovenaan de lijst staan, verder werken. Exporteren naar Excel Elke lijst op Boekenbank kan geëxporteerd worden naar Excel. Om de lijst bij een export naar Excel in een overzichtelijk formaat te kunnen bekijken, klikt u even op het vierkantje helemaal links tussen A en 1 in uw Excelblad. 52

53 Hiermee selecteert u het volledige blad. Als u daarna tussen de A en de B gaat staan (uw cursor wordt dan een verticale streep), en dubbelklikt, zullen alle kollommen zich automatisch openvouwen. 53