Projectoproep "Vernieuwende projecten ter bestrijding van discriminatie en ter bevordering van diversiteit en gelijkheid bij de tewerkstelling"

Transcriptie

1 Projectoproep "Vernieuwende projecten ter bestrijding van discriminatie en ter bevordering van diversiteit en gelijkheid bij de tewerkstelling" PROJECTOPROEP REGLEMENT Juni

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Context Doelstellingen Thematische pijlers Doelgroepen Projectoproep Wie mag er reageren op deze projectoproep om een facultatieve subsidie te krijgen? Samenwerkingsverband Hoe reageren op de projectoproep om een facultatieve subsidie te kunnen krijgen? Voorstelling van de tabellen en documenten die bij het formulier moeten worden gevoegd De selectie Selectiecriteria Selectiemethode Financieringsmodaiteiten Subsidiebesluit Uitbetalingswijze Bewijsstukken Activiteitenverslag Begeleidingscomité Planning Verplichtingen Bekendmaking/Externe communicatie van de begunstigde Controle van de subsidies Overheidsopdracht Staatssteun Sancties Bijlagen Bij te voegen: Toegevoegde modellen Aanbevolen lectuur

3 1. Inleiding De minister van Economie en Werkgelegenheid heeft een globale denkoefening opgestart over de bestrijding van alle discriminatie en voor een strategie ter bevordering van de diversiteit in Brussel bij de tewerkstelling. Deze strategie kadert in: 1. de regeerverklaring de strategie 2025, tweede pijler, op transversale wijze, en in het bijzonder doelstelling 8, die als titel "Promotie van duurzame en kwaliteitsvolle tewerkstelling" kreeg 3. de uitvoering van de ordonnantie van 4 september 2008 betreffende de strijd tegen discriminatie en de gelijke behandeling op het vlak van de tewerkstelling 4. de uitvoering van de ordonnantie van 29 maart 2012 houdende de integratie van de genderdimensie in de beleidslijnen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest 5. de opvolging van de aanbevelingen van internationale mensenrechtenorganisaties Aan de Raad voor non-discriminatie en diversiteit (RNDD) van Actiris is de zorg toevertrouwd om deze materie te promoten bij privébedrijven ( In dit kader ziet de GOB (Gewestelijke Overheidsdienst Brussel) zijn middelen ook toenemen. Een budget van euro wordt in 2016 gewijd aan de ontwikkeling van dergelijke projecten. 2. Context 2.1. Doelstellingen Een van de doelstellingen van het meerderheidsakkoord van de Brusselse regering voor bestaat erin van Brussel een gewest te maken dat duurzaam en kwaliteitsvol werk biedt. Pijler 2 van de strategie Doelstelling 8 voorziet dan ook, onder de titel "Promotie van duurzame en kwaliteitsvolle tewerkstelling", een reeks acties om discriminatie te bestrijden (zie in het bijzonder project 3 "Initiatieven m.b.t. gelijke behandeling en diversiteit ondersteunen" en project 8 "Gendergelijkheid"). Dit zijn de doelstellingen: de bestrijding van racisme en elke vorm van discriminatie, de toename van de diversiteit, de verbetering van duurzame en kwaliteitsvolle tewerkstelling. Overigens krijgen actuele kwesties bijzondere aandacht, net als, in het algemeen, de verbetering van het "samenleven" op en door het werk. 3

4 2.2. Thematische pijlers Deze doelstellingen worden op meerdere manieren uitgewerkt, op basis van de volgende prioritaire transversale thema's: Pijler 1: Discriminatiebestrijding bij de aanwerving, bij de tewerkstelling en op de werkplek Bv. een mentaliteitsverandering aanmoedigen/een verantwoordelijk HR-beleid stimuleren bij bedrijven Bv. zoektocht naar alternatieve en/of vernieuwende wervingsmethodes Pijler 2: De diversiteit van de talenten in privébedrijven valoriseren Bv. streven naar een peter-/meterschap van de werkzoekende. Bv. Kaderopleiding over de sociologische realiteit die eigen is aan het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Pijler 3: Proefproject ter ondersteuning van de inzetbaarheid van personen uit de doelgroepen Bv. versnelde opleidingen voor doelgroepen voor het werk van morgen. Bv. alternerende opleiding in een knelpuntberoep met coaching bij de tewerkstelling. Aangezien het project onderverdeeld is in drie pijlers, kan er een subsidie worden aangevraagd voor één, meerdere of alle pijlers, en dit apart, maar in één enkel subsidieaanvraagdossier (zie structuur van het subsidieaanvraagformulier). Elk van de pijlers van de subsidieaanvraag zal afzonderlijk beoordeeld worden. Dat betekent dat één of meerdere of alle delen van de aanvraag gekozen kunnen worden Doelgroepen Elke pijler beoogt een breed publiek, in overeenstemming met de wens om alle vormen van discriminatie te bestrijden, zoals opgenomen in de wet ( Er wordt wel bijzondere aandacht besteed aan actuele kwesties. 3. Projectoproep De minister van Economie en Werkgelegenheid kan een facultatieve subsidie toekennen aan bepaalde initiatieven die aansluiten bij de beleidsstrategie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Op basis van het advies van een comité van experten, en op grond van de thematische pijlers beschreven in deze projectoproep, zullen de geselecteerde projectdragers dan een facultatieve subsidie krijgen van minimaal euro. Onder voorbehoud van de instemming van het adviescomité 4

5 na de analyse van het dossier wordt er geen enkele vorm van prefinanciering of cofinanciering geëist van de begunstigde. Er zal in 2016 een globaal budget van worden voorbehouden voor het subsidiëren van deze acties. De selectiecriteria zijn opgenomen in afdeling 4.1. De facultatieve subsidie is bovendien bedoeld om een project te kunnen ontwikkelen; ze kan dus niet enkel als doel (of gevolg) hebben dat de werkingskosten van een vereniging gedekt worden. De facultatieve subsidie is immers bedoeld om een project te kunnen ontwikkelen en niet om het bestaan van een vereniging mogelijk te maken. De facultatieve subsidie mag verder ook geen aanleiding geven tot een zelfverrijking van de projectdrager. Ten slotte mag de toegekende subsidie geen uitgaven dekken die al elders zijn gesubsidieerd. (Beginsel van het verbod op dubbele subsidiëring). Deze facultatieve subsidie is enkel bedoeld om de werkingskosten te dekken die ingebracht worden ten laste van de gekozen projecten. De subsidieerbare uitgaven met betrekking tot het project zijn gebundeld in zes posten: 1. Communicatiekosten 2. Administratieve kosten 3. Verplaatsingskosten 4. Vergoeding van derden en onderaannemers 5. Personeelskosten 6. Huurkosten Investeringskosten worden uitgesloten van elke subsidiëring Wie mag er reageren op deze projectoproep om een facultatieve subsidie te krijgen? De subsidieerbare projectdrager (begunstigde) is elke speler: - die behoort tot: de private of publieke sector of overheidsinstellingen voor onderzoek - die actief is in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest - die rechtspersoonlijkheid heeft (met uitzondering van de erkende vakbonden); - die acties voorstelt in het kader van diversiteit, gelijke kansen en discriminatiebestrijding bij de tewerkstelling 3.2. Samenwerkingsverband Een samenwerkingsverband tussen verschillende subsidieerbare begunstigden is mogelijk om te reageren op deze projectoproep. De samenwerkingsverbanden mogen ook verschillen naargelang de delen van de projectoproep waarvoor de aanvraag wordt ingediend. Bij een samenwerkingsverband tussen begunstigden is het subsidieaanvraagdossier dus samen opgebouwd door de samenwerkende begunstigden. De samenwerkende begunstigden wijzen dan de begunstigde aan die de rol van projectcoördinator op zich zal nemen (administratief beheer). Bijvoorbeeld: een subsidieaanvraagdossier ingediend door de projectcoördinator (A = de begunstigde aangewezen door alle samenwerkende begunstigden A,B,C) voor deel 1 (samenwerkingsverband tussen A, B en C) en voor deel 2 (geen samenwerkingsverband). 5

6 Begunstigde A Begunstigde B Begunstigde C PROJECTCOÖRDINATOR = A Pijler 1 Pijler 2 Pijler 3 Begunstigde A Begunstigde C Begunstigde B Totaal per begunstigde Er wordt een bedrag vastgelegd (zie punt "Subsidiebesluit") per deel en per begunstigde. Het is de projectcoördinator die voor alle partners verantwoordelijk is voor de administratieve opvolging van het project. Zijn/Haar rol bestaat erin om de subsidieaanvraag en het activiteitenverslag (consolidatie) in te dienen. De financiële opvolging van het project wordt verzekerd door elk van de partners Hoe reageren op de projectoproep om een facultatieve subsidie te kunnen krijgen? De facultatieve subsidieaanvraag wordt ingediend via het specifieke aanvraagformulier voor facultatieve subsidie voor de projectoproep Antidiscriminatie en diversiteit bij de tewerkstelling', die alle te bezorgen informatie en toe te voegen documenten bevat. Dit specifieke formulier is beschikbaar op de website Het ingevulde formulier en de bijlagen moeten verzonden worden: - in elektronische versie via naar werkgelegenheid@gob.brussels; - uiterlijk op 20/06/2016; - door een wettelijk gemachtigd persoon om namens de vereniging of het bedrijf te handelen (schriftelijke handtekening of elektronische handtekening van het formulier). De door meerdere partner-projectdragers samen opgebouwde subsidieaanvraagdossiers moeten ingediend worden door de projectcoördinator. Voorstelling van de structuur van het formulier Dit formulier wordt aangepast aan de keuzes die gemaakt worden op het vlak van samenwerkingsverbanden en de geselecteerde pijlers van de projectoproep. Als er maar één projectdrager is, moet die zelf het formulier invullen en indienen. Zijn er meerdere projectdragen, dan gaat het om een samenwerkingsverband. In dat geval dient de projectcoördinator de aanvraag in voor alle partners. 6

7 3.4. Voorstelling van de tabellen en documenten die bij het formulier moeten worden gevoegd Het geraamde budget voor het project (uitgaven en inkomsten), alsook een uitsplitsing van het gevraagde subsidiebedrag per uitgavenpost, moeten bij het aanvraagformulier gevoegd worden. De te gebruiken sjablonen en de verwachte verduidelijkingen worden hieronder voorgesteld. Het geraamde budget moet de ramingen van alle uitgaven (tabel 1) en ontvangsten (tabel 2) omvatten die verband houden met de realisatie van het ingediende project. Deze ramingen moeten zo nauwkeurig, redelijk en actueel mogelijk zijn. Het geraamde budget moet in evenwicht zijn. Als bij de eindberekening blijkt dat de ontvangsten hoger liggen dan de uitgaven zal dit bedrag afgetrokken worden van de toegekende subsidie. Tabel 1: De totale uitgaven voor de realisatie van het project, opgesplitst per post en, in voorkomend geval, per begunstigde. Uitgaven Uitgaven TOTAAL Uitgaven Begunstigde A Uitgaven Begunstigde B Uitgaven Begunstigde C Uitgaven Coördinator 1. Communicatiekosten 2. Administratieve kosten 3. Verplaatsingskosten 4. Vergoeding van derden en onderaannemers 5. Personeelskosten 6. Huurkosten Totaal uitgaven Tabel 2: De totale inkomsten verbonden aan de verwezenlijking van het project uitgesplitst per post en, in voorkomend geval, per begunstigde. Inkomsten Inkomste n TOTAAL Inkomsten Begunstigde A Inkomsten Begunstigde B Inkomsten Begunstigde C Inkomsten Coördinator 7. Subsidies Aan BEW gevraagde subsidie Andere subsidies Andere subsidies Andere subsidies 8. Eigen vermogen 9. Andere inkomsten Totaal inkomsten 7

8 Als er een subsidie aangevraagd is bij andere instanties, moeten het gevraagde bedrag en de instantie duidelijk vermeld worden (met een onderscheid tussen het gevraagde bedrag en het al toegekende bedrag). De verdeling van het gevraagde bedrag over de begrotingsposten moet ook verduidelijkt worden (tabel 3). Tabel 3: De aan BEW gevraagde subsidie opgesplitst per uitgavepost en, in voorkomend geval, per begunstigde. Aan BEW gevraagde subsidie Subsidie TOTAAL Subsidie Begunstigde A Subsidie Begunstigde B Subsidie Begunstigde C Subsidie Coördinator 1. Communicatiekosten 2. Administratieve kosten 3. Verplaatsingskosten 4. Vergoeding van derden en onderaannemers 5. Personeelskosten 6. Huurkosten Totaal 4. De selectie 4.1. Selectiecriteria De volgende criteria worden gehanteerd om de ingediende projecten te analyseren: Het leggen van verbanden met de prioritaire sectoren van het Gewest en/of de belangrijke sociaalpolitieke uitdagingen; Het in aanmerking nemen van meervoudige of kruisdiscriminatie; het in aanmerking nemen van de bestrijding van meervoudige en kruisstereotypen en - vooroordelen; Het in aanmerking nemen van de tewerkstelling in knelpuntberoepen, beroepen van de nieuwe economie; Voorrang voor projecten gedragen door verschillende sensibiliseringsspelers die samenwerken. Dit houdt in dat kandidatuurdossiers vooraf samen opgebouwd kunnen worden tussen partners; 8

9 De integratie van vernieuwende en creatieve elementen; De overeenstemming tussen de nagestreefde doelstellingen en het gevraagde budget; Het aansporende of hefboomeffect van de subsidie; De aanwezigheid van zowel kwalitatieve als kwantitatieve doelstellingen en indicatoren, dit alles duidelijk meetbaar en evalueerbaar; De voorgestelde (realistische) planning en methode; De overeenstemming met de administratieve en financiële regels die van toepassing zijn; Die doelstellingen gelinkt aan de actualiteit bevatten Selectiemethode Brussel Economie en Werkgelegenheid (BEE) gaat na of de ontvangen dossiers subsidieerbaar zijn en bezorgt de subsidieerbare dossiers aan het adviescomité. Het adviescomité zal bestaan uit vertegenwoordigers van Unia, IGVM en de diversiteitsdienst van Actiris, alsook van het bestuur BEE. Er kan vooraf een beroep gedaan worden op thematische experten om het adviescomité te versterken. Het is mogelijk dat de inschrijvers gevraagd wordt om hun offerte tijdens deze periode te verdedigen. De analyse gebeurt op basis van een analyserooster dat gebaseerd is op de selectiecriteria waarmee de verschillende projecten beoordeeld kunnen worden. Het adviescomité dient dan een advies in bij de minister van Economie en Werkgelegenheid. De beslissing wordt meegedeeld aan alle spelers die gereageerd hebben op de projectoproep. 5. Financieringsmodaiteiten 5.1. Subsidiebesluit Het officiële document voor de toekenning van de facultatieve subsidie is een regeringsbesluit voor de subsidies voor een bedrag dat groter is dan of een ministerieel besluit voor bedragen die lager zijn dan of gelijk aan Bij een regeringsbesluit worden de modaliteiten van het besluit verduidelijkt in een overeenkomst die door de projectdrager en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest worden ondertekend. Na ondertekening van de overeenkomst en/ of het besluit, wordt het bedrag van de toegekende subsidie in 2016 vastgelegd/voorbehouden in de begroting 2016 van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; de projectdrager krijgt dan een vastleggingskennisgeving en zo de zekerheid dat het toegekende bedrag is vastgelegd in de begroting Uitbetalingswijze Deze vastgelegde bedragen worden uitbetaald / betaald in in twee schijven; een voorschot en een betaling die afhangt van het bewijs van correct gebruik van de subsidie. 9

10 1 ste schijf: 80% van de toegekende subsidie. Deze schijf wordt uitbetaald op basis van een schuldvordering(sv) die ingediend moet worden door de projectdrager ten laatste op 1/11/2016 bij de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel, Directie Boekhouding, CCN, Vooruitgangstraat 80, 8e verdieping in 1035 Brussel (betaling ten laatste 30 werkdagen na ontvangst van de schuldvordering). 2 de deel: 20% van de toegekende subsidie. Deze schijf wordt uitbetaald na ontvangst en controle door BEW van de volgende drie elementen: 1. de algemene afrekening van de uitgaven en de inkomsten (=tabellen 1 en 2); 2. de bewijsstukken (BS) van deze uitgaven voor ten minste het bedrag van de subsidie dat de periode van 20/05/2016 tot 30/09/2017 dekt, waarvan de vorm in overeenstemming is met het punt Bewijsstukken ; 3. een activiteitenverslag (evaluatie van het project voor de gesubsidieerde periode), waarvan de vorm in overeenstemming is met het punt Activiteitenverslag. Deze drie elementen moeten ten laatste op ingediend worden bij de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel, BEW, Dienst Werkgelegenheid, City Center, Kruidtuinlaan, 20, 1035 Brussel. Ze moeten ingediend worden door een persoon die wettelijk gemachtigd is om namens de onderneming te handelen. In geval van een door meerdere partner-projectdragers samen opgebouwd dossier: - de afrekening en de bewijsstukken (en de bijhorende lijst) moeten ingediend worden door de begunstigden zelf voor de bedragen/delen die op hen betrekking hebben; - het activiteitenrapport (uitgesplitst per deel) wordt ingediend door de projectcoördinator. Na controle van deze drie documenten door BEW en hun verdediging voor het begeleidingscomité (zie punt 'Begeleidingscomité'), krijgt de projectdrager een brief ter bevestiging van het subsidieerbare bedrag van de tweede schijf, vergezeld van een schuldvordering die ondertekend door de projectdrager teruggestuurd moet worden naar de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel, directie Boekhouding, CCN, Vooruitgangstraat 80, 8e verdieping in 1035 Brussel. De betaling zal zo snel mogelijk na ontvangst van de schuldvordering gebeuren. Indien deze drie documenten niet zijn ingediend, wordt de tweede schijf niet gestort en moet het reeds ontvangen voorschot (eerste schijf) terugbetaald worden Bewijsstukken De originele bewijsstukken (facturen, erelonen, loonbrieven, enz.) zijn vergezeld van originele betalingsbewijzen (bankrekeninguittreksels vergezeld van een listing indien nodig of een attest van de bedrijfsrevisor die de betaling van alle facturen met betrekking tot de subsidie certificeert). Bij wijze van versoepeling van deze regel worden ook kopieën van de bewijsstukken en van de betalingsbewijzen aanvaard. 10

11 Het totale bedrag van de voorgelegde bewijsstukken moet zo exact mogelijk overeenstemmen met het maximumbedrag van de toegekende subsidie. De bewijsstukken mogen niet worden gebruikt in het kader van de verantwoording van andere subsidies. De bewijsstukken moeten chronologisch genummerd worden en voorafgegaan zijn door een lijst waarin de documenten volgens nummer gerangschikt zijn: naam van de leverancier, datum van het document, bedrag exclusief btw, bedrag inclusief btw indien die verschuldigd is. De lijst moet worden afgesloten met het totaalbedrag. Ze moet ook gedagtekend en ondertekend worden door een persoon die gemachtigd is om namens de projectdrager te handelen. BEW verstrekt een sjabloon voor een "lijst met bewijsstukken". De ondertekende papieren versie en de elektronische versie moeten, respectievelijk, verzonden worden naar BEW en Zoals vermeld zijn de uitgaven die ten laste genomen kunnen worden (subsidieerbare uitgaven) door de subsidie gebundeld in zes posten: 1. Loonkosten 2. Vergoeding van derden en van onderaannemers 3. Communicatiekosten 4. Verplaatsingskosten 5. Administratieve kosten 6. Huurkosten Opmerking: Voor de personeelskosten waarvoor een tegemoetkoming gevraagd wordt, worden de volgende elementen overgemaakt aan BEW: - de jaarlijkse en nominatieve afrekeningen van het sociaal secretariaat; - de loonbrieven, RSZ-fiches; - kopie van de contracten; - de ingevulde tabel 'personeelskosten' (zie te gebruiken model als bijlage). Deze tabel bevat, per persoon, de volgende drie vragen: 1. Welke activiteiten worden er uitgevoerd in het kader van het project? 2. Welke werkbelasting houden deze activiteiten in (mandagen)? 3. Wat is de totale personeelskost (bruto en werkgeversbijdragen)? De subsidie omvat het totale bedrag van de personeelskost (bruto en werkgeversbijdragen) pro rata aan de werklast toegewezen aan het project. Overeenkomstig het punt Overheidsopdracht, moet de tabel historiek van de specifieke aankopen (en de bijlagen) ook toegevoegd worden Activiteitenverslag Het activiteitenverslag beschrijft de verwezenlijkingen van het project en hun impact. Hiertoe moet het verslag een kwantitatieve en kwalitatieve evaluatie bevatten van de behaalde resultaten, en dit vergeleken met de vooraf vastgelegde doelstellingen van het project. Een minimum aan indicatoren is inbegrepen in het model van activiteitenverslag (zie bijlage). Andere indicatoren, die meer specifiek zijn voor het project, moeten later verduidelijkt worden in de door de projectdrager en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest ondertekende overeenkomst. 11

12 In het geval van een samenwerkingsverband is de coördinator verantwoordelijk voor het indienen van het activiteitenverslag voor het hele project Begeleidingscomité Het activiteitenverslag moet verdedigd / voorgesteld worden tijdens een vergadering van het begeleidingscomité, dat minstens is samengesteld uit: - voor de projectdrager(s): een vertegenwoordiger; - voor het gewest: 2 leden 1. de bevoegde minister of zijn/haar vertegenwoordiger; 2. een vertegenwoordiger van Brussel Economie en werkgelegenheid; Het begeleidingscomité wordt belast met de opvolging van de overeenkomst en de verbintenissen van de begunstigde. In dit kader zal het comité alle maatregelen moeten nemen die nodig zijn voor een goede uitvoering van het project en zal het onder andere de volgende punten moeten bekijken: - controle en goedkeuring van de activiteitenrapporten. - controle en goedkeuring van de uitgaven die te maken hebben met de promotie en de organisatie van het programma, en desgevallend van de voorziene activiteiten; Het begeleidingscomité kan in elk stadium van het project samenkomen op vraag van een van de partijen. 6. Planning Dit is de indicatieve planning van de procedure met betrekking tot de projectoproep: - Uitschrijven van de projectoproep: 20/05/ Informatiesessie: 06/06/2016; - Deadline voor het indienen van het aanvraagformulier: 04/07/2016; - Beslissing: 08/09/2016; - Verloop van het project: 20 mei 2016 tot eind september 2017; - Indiening van de schuldvordering voor de uitbetaling van de eerste schijf: uiterlijk op 1/11/2016; - Indiening van de documenten voor de uitbetalingen van de tweede schijf: na de laatste vergadering van het begeleidingscomité en uiterlijk op 31 oktober 2017; - Begeleidingscomité: uiterlijk op 31 oktober

13 7. Verplichtingen 7.1. Bekendmaking/Externe communicatie van de begunstigde De projectdrager dient voldoende zichtbaarheid te geven aan zijn/haar verwezenlijkingen, aan de gewestelijke strategie waar zijn/haar verwezenlijkingen bij aansluiten en ook aan te tonen dat de gesubsidieerde operatie een financiële tegemoetkoming van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest kreeg. De projectdrager verbindt zich er zich dan ook toe om in te staan voor zijn/haar externe communicatie (website, promotiedocumenten, enz.) tweetalig in het Frans en in het Nederlands, met vermelding van de strategie inzake antidiscriminatie en diversiteit bij de tewerkstelling en met duidelijke afbeelding van het logo van het gewest, met de vermelding "avec le soutien de la Région de Bruxelles-Capitale - met de steun van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest". Het logo van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest kan worden gedownload op de website: Controle van de subsidies De toekenning van de subsidie houdt in dat de projectdrager aanvaardt dat er ter plaatse controles op documenten uitgevoerd worden om na te gaan of de subsidie daadwerkelijk aangewend werd voor de verwezenlijking van de operatie en of deze volkomen gerechtvaardigd is. Deze controles worden verricht door de overheden die gemandateerd zijn om de aanwending van de subsidies te controleren, met name de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel, de Inspectie van Financiën en het Belgische Rekenhof. De artikelen 92 tot 95 van de organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle zijn onmiddellijk en algemeen van toepassing zodra er sprake is van een subsidie. Deze artikelen worden hieronder in extenso weergegeven: Art. 92: Conform artikel 11 van de voornoemde wet van 16 mei 2003, moet iedere subsidie verleend door de gewestelijke entiteit of door een rechtspersoon, die rechtstreeks of onrechtstreeks door de gewestelijke entiteit wordt gesubsidieerd, daarin begrepen ieder door hen zonder interest verleend geldvoorschot, worden aangewend voor de doeleinden waarvoor zij werd verleend. Behalve wanneer een wettelijke of reglementaire bepaling daarin voorziet, vermeldt iedere beslissing houdende toekenning van een subsidie nauwkeurig de aard, de omvang en de modaliteiten betreffende het gebruik en betreffende de door de begunstigde van de subsidie te verstrekken verantwoording. Iedere begunstigde van een subsidie is ertoe gehouden verantwoording te verstrekken over de aanwending van de ontvangen bedragen, tenzij een ordonnantie hem/haar daartoe vrijstelling verleent. 13

14 Art. 93: Conform artikel 12 van de voornoemde wet van 16 mei 2003 verleent de begunstigde, door het aanvaarden van de subsidie, meteen aan de gewestelijke entiteit het recht om ter plaatse controle te laten uitoefenen op de aanwending van de toegekende gelden. De Regering zorgt voor de organisatie en de coördinatie van de controle. Voor deze controle doet zij met name een beroep op de inspecteurs van financiën. Art. 94: Conform artikel 13 van de voornoemde wet van 16 mei 2003 is gehouden tot onmiddellijke terugbetaling van de subsidie de begunstigde: 1 die de voorwaarden niet naleeft, waaronder de subsidie werd verleend; 2 die de subsidie niet aanwendt voor de doeleinden, waarvoor zij werd verleend; 3 die de in artikel 93 bedoelde controle verhindert; 4 die voor hetzelfde doel al een subsidie ontvangt van een andere instelling op basis van dezelfde verantwoordingsstukken. Blijft de begunstigde van de subsidie in gebreke inzake het verstrekken van de in artikel 92 bedoelde verantwoording, dan moet hij het deel dat niet werd verantwoord terugbetalen. Art. 95: Conform artikel 14 van de voornoemde wet van 16 mei 2003 kan de uitkering van de subsidies worden opgeschort zolang de begunstigde voor soortgelijke subsidies, die hij voordien heeft ontvangen, verzuimt de in artikel 92 bedoelde verantwoording te verstrekken of zich aan de in artikel 93 bepaalde controle te onderwerpen. Wordt een subsidie in schijven uitgekeerd, dan wordt iedere schijf voor de toepassing van dit artikel als een afzonderlijke subsidie beschouwd. In bepaalde gevallen is de wet op de overheidsopdrachten van toepassing. Zie punt Overheidsopdracht. Als de projectdrager personeel in dienst heeft, is hij/zij gehouden om zijn/haar verplichtingen te vervullen inzake sociale wetgeving. De subsidiërende overheid kan dit verifiëren Overheidsopdracht Elke begunstigde van een subsidie dient na te gaan of de wet op de overheidsopdrachten op zijn/haar situatie van toepassing is. - Toepassing van de wet op de overheidsopdrachten: Volgens de bepalingen van artikel 2, 1 d) en e) van de wet van 15 juni 2006, zijn aanbestedende overheden, en dus gehouden de wetgeving op de overheidsopdrachten te respecteren: d) de personen, welke ook hun vorm en aard mogen zijn, die op de datum van de beslissing om tot een opdracht over te gaan: 1. opgericht zijn met het specifieke doel te voorzien in behoeften van algemeen belang die niet van industriële of commerciële aard zijn, en 2. rechtspersoonlijkheid hebben, en 3. waarvan 14

15 - ofwel de werkzaamheden in hoofdzaak gefinancierd worden door de overheden of instellingen vermeld in 1, a, b of c (Het betreft voornamelijk de Federale overheid, de Gewesten, de Gemeenschappen, de provincies en de gemeenten); - ofwel het beheer onderworpen is aan het toezicht van die overheden of instellingen; - ofwel de leden van de directie, van de raad van bestuur of van de raad van toezicht voor meer dan de helft door die overheden of instellingen zijn aangewezen; e) de verenigingen bestaande uit een of meer aanbestedende overheden als bedoeld in 1, a, b, c of d; - Gevolgen van de toepassing van de wet op de overheidsopdrachten: Indien de projectdrager voldoet aan de voorwaarden zoals beschreven, dient hij/zij de bepalingen toe te passen van de wet van 15 juni 2006 en haar uitvoeringsbesluiten. Het respecteren van deze wetgeving kan geverifieerd worden tijdens de controles uitgevoerd door de subsidiërende overheid. De aandacht van de projectdragers in hoedanigheid van aanbestedende overheid, wordt gevestigd op de basisprincipes van de wet op de overheidsopdrachten, die in haar artikel 5 stelt: "De aanbestedende overheden behandelen de aannemers, de leveranciers en de dienstverleners op gelijke, niet-discriminerende en transparante wijze. De overheidsopdrachten worden gegund na mededinging [ ]". Het respecteren van het principe van de mededinging bestaat erin om aan iedere procedure die leidt tot een contract tegen vergoeding, een gepast niveau van kenbaarheid toe te kennen in functie van het bedrag van de opdracht. (raadpleging van verschillende potentiele kandidaten, publicatie van een aankondiging, naargelang het geval, in het Bulletin der Aanbestedingen of in het Publicatieblad van de Europese Unie). De aandacht van de projectdragers, in hoedanigheid van aanbestedende overheid, wordt eveneens gevestigd op het feit dat artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 met betrekking tot belangenvermenging op hen toepasbaar is: Art Onverminderd de toepassing van andere verbodsbepalingen die voortvloeien uit een wet, een decreet, een ordonnantie, een reglement of statuut, is het elke ambtenaar, openbare gezagsdrager of ieder ander persoon die op welke wijze ook aan de aanbestedende overheid verbonden is, verboden, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks tussen te komen bij de [1 plaatsing]1 en de uitvoering van een overheidsopdracht zodra hij daardoor, persoonlijk of via een tussenpersoon, zou kunnen terechtkomen in een toestand van belangenvermenging met een kandidaat of inschrijver.. 2. Deze belangenvermenging wordt alleszins vermoed te bestaan: 1 zodra de ambtenaar, de openbare gezagsdrager of de natuurlijke persoon bedoeld in 1, bloedof aanverwant is in de rechte lijn tot de derde graad en in de zijlijn tot de vierde graad of in geval van wettelijke samenwoning, met een van de kandidaten of inschrijvers of met ieder ander natuurlijk persoon die voor rekening van een van hen een directie- of beheersbevoegdheid uitoefent; 2 indien de ambtenaar, de openbare gezagsdrager of de natuurlijke persoon bedoeld in 1 zelf of via een tussenpersoon eigenaar, mede-eigenaar of werkend vennoot is van één van de 15

16 kandiderende of inschrijvende ondernemingen dan wel in rechte of in feite, zelf of via een tussenpersoon, een directie- of beheersbevoegdheid uitoefent. De ambtenaar, de openbare gezagsdrager of de natuurlijke persoon die zich in een van deze toestanden bevindt, is verplicht zichzelf te wraken. 3. Indien de ambtenaar, de openbare gezagsdrager, de natuurlijke persoon of rechtspersoon bedoeld in 1, zelf of via een tussenpersoon, een of meer aandelen of deelbewijzen ter waarde van ten minste vijf percent van het maatschappelijk kapitaal van een van de kandiderende of inschrijvende ondernemingen bezit, is hij verplicht de aanbestedende overheid daarvan in kennis te stellen. In geval van toepassing van de wet op de overheidsopdrachten of niet (= in alle gevallen): Vanuit de bekommernis voor een correcte toekenning en gebruik van de overheidsfinanciën, eist het Gewest dat de projectdrager de historiek beschrijft van de specifieke aankopen voor de verwezenlijking van het project (cf. punt Bewijsstukken ). Hiertoe moet de projectdrager de tabel historiek van de specifieke aankopen (zie bijlage) ingevuld bezorgen aan de BEW en dus antwoorden op de volgende drie vragen per aankoop: 1. Welke leveranciersraadplegingsmethode werd er gekozen? (+ een bewijs toevoegen) Welke offertes werden ingediend na deze raadpleging? (+ de bestekken toevoegen) 3. Welke offerte werd er gekozen en waarom? In geval van een vastgestelde inbreuk, weigert de administratie het verantwoordingsstuk en verwijdert het uit de eindafrekening. Voor alle bijkomende informatie over de wetgeving inzake overheidsopdrachten, wordt verwezen naar de website Staatssteun Op basis van het bedrag van de aangevraagde subsidie is de subsidie onderworpen aan een andere reglementering voor staatssteun (twee mogelijke situaties). 1. De Verordening nr. 360/2012 van de Commissie van 25 april 2012 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op deminimissteun verleend aan diensten van algemeen economisch belang verrichtende ondernemingen (gepubliceerd in het OP nr. L 114 van 26 april 2012). In dat geval erkent de projectdrager door het indienen van een offerte dat het bedrag van de toegekende subsidie het bedrag van de de-minimissteun die hem reeds werd toegekend, niet draagt - in het kader van de Verordening (EU) nr. 360/2012 van de Commissie van 25 april 2012 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun verleend aan diensten van algemeen 16

17 economisch belang verrichtende ondernemingen (gepubliceerd in het OP nr. L 114 van 26 april 2012 van de Europese Commissie), - en/ of in het kader van de Verordening (EU) nr. 1407/2013 van de Commissie van 18 december 2013 inzake de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun in de landbouwsector (PbEU L 352 van 24 december 2013), - en/of in het kader van de Verordening (EU) nr. 1408/2013 van de Commissie van 18 december 2013 inzake de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun in de landbouwsector (PbEU L 352 van 24 december 2013), voor een bedrag hoger dan euro over een periode van drie fiscale boekjaren. 2. Het besluit van de Commissie van 20 december 2011 betreffende de toepassing van artikel 106, tweede lid, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op staatssteun in de vorm van compensatie voor de openbare dienst, verleend aan bepaalde met het beheer van diensten van algemeen economisch belang belaste ondernemingen (PbEU L 7 van 11 januari 2012). De projectdrager die reageert op de projectoproep erkent kennis te hebben genomen van deze reglementeringen, duidt de reglementering aan die van toepassing is op zijn/haar situatie en verbindt er zich toe om deze na te leven (cf. Aanvraagformulier: Verklaring te ondertekenen door de aanvrager ) Sancties Elke uitgave die niet conform is met de reglementeringen wordt niet opgenomen in de bewijsstukken samen met de uitgaven opgenomen in de eindafrekening. Bij gebrek aan voorlegging van de bewijsstukken vraagt het Gewest de terugbetaling of de vermindering van het volledige of een gedeelte van het bedrag van de subsidie, indien: - de projectdrager de toekenningsvoorwaarden van de subsidie niet naleeft; - de projectdrager de subsidie niet gebruikt voor de doelen waarvoor ze werd toegekend; - de projectdrager de lopende operatie opgeeft; - de projectdrager de controle door de overheid verhindert; - de projectdrager al een subsidie ontvangt van een andere instelling voor hetzelfde voorwerp, op basis van dezelfde bewijsstukken; - het evenement winst oplevert; - bepaalde uitgaven niet conform worden geacht. De nadere regels voor de uitvoering van de sancties luiden als volgt: het gewest brengt de projectdrager er via een aangetekende brief van op de hoogte dat het van plan is om de terugbetaling of vermindering van de subsidie aan te vragen. De projectdrager kan vervolgens zijn/haar bemerkingen formuleren per aangetekende brief en dit binnen de 15 dagen na ontvangst van de brief van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Tot slot brengt het Gewest de projectdrager op de hoogte van zijn gemotiveerde beslissing na ontvangst van de bemerkingen van de projectdrager of na verstrijken van de antwoordtermijn. 17

18 8. Bijlagen 8.1. Bij te voegen: Eventuele sociale balans Rekeningen en Balansen Verslag van de commissarissen voor de eventuele rekeningen Eventueel verslag van de bedrijfsrevisor De geüpdatete statuten (op zijn minst de verwijzing naar de verschijning in het BS) Laatste activiteitenverslag 8.2. Toegevoegde modellen Activiteitenverslag van het project Lijst met de bewijsstukken Tabel: 'Historiek van de specifieke aankopen' Tabel: 'Personeelskosten' 8.3. Aanbevolen lectuur Algemene beleidsverklaring van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering De Strategie 2025 voor Brussel - Pijler 2 18