3 GROEITIPS VOOR HANDELSBEDRIJVEN

Transcriptie

1 3 GROEITIPS VOOR HANDELSBEDRIJVEN 24/7 inzicht in uw administratie, voorraadbeheer en logistiek

2 02 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL INHOUD 01 Heb je je handelsbedrijf op orde? Tijd om alles onder controle te krijgen Neem beter geïnformeerde beslissingen Wees de concurrentie te slim af Doe meer met minder Laat de software voor je werken: een samenvatting Hoe Exact Online Handel je verder helpt Conclusie 40

3 03 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL ENORME UITDAGINGEN VOOR HANDELSBEDRIJVEN Heb je een handelsbedrijf of werk je er? Dan heb je te maken met een groot aantal uitdagingen. Dat hoort er nou eenmaal bij, toch? Zeker in de herstellende economie van nu. Om te beginnen liggen de verwachtingen van klanten hoger dan ooit. En omdat er zoveel leveranciers zijn, maakt dat er de situatie er ook niet beter op. Kopers kunnen ze tegen elkaar uitspelen om te onderhandelen over een betere service, lagere prijzen, snellere levering of alle 3 tegelijk. Waarschijnlijk moet je meer producten op voorraad hebben en is je voorraadbeheer veel complexer geworden. Steeds meer klanten verwachten dat ze alle producten waar ze om zitten te springen snel geleverd kunnen krijgen.

4 04 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL De globalisering maakt het allemaal nog ingewikkelder. Vooral als het gaat om wetgeving, transport, verpakking en opslag. ISO, HACCP, BRC... alleen al aan de normen voldoen is een dagtaak op zich. Maar daar blijft het niet bij door de steeds verdergaande consumerisatie moeten je IT ers alles in het werk stellen om de nieuwste gadgets en services te ondersteunen waarmee je personeel wil of wel moet werken, simpelweg om meer gedaan te krijgen. Het is zenuwslopend om je reputatie op het spel te zetten door blindelings te vertrouwen op anderen.

5 05 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL Om de service te optimaliseren, worden handelsbedrijven steeds afhankelijker van hun leveranciers. Maar zoals we allemaal weten is het zenuwslopend om je reputatie op het spel te zetten door blindelings te (moeten) vertrouwen op anderen. Klanten worden steeds veeleisender, terwijl de kosten laag moeten blijven. Waarschijnlijk weet je dus als geen ander wat het is om zoveel mogelijk werk te verzetten met zo min mogelijk mensen. Goed voorraadbeheer (en de waarde ervan) is van cruciaal belang, vooral in branches waar producten snel weer uit de mode raken. Voorraad die niet verkocht kan worden is een groot risico voor elk (klein) handelsbedrijf. Het is van levensbelang om je plek in de keten te behouden. Retailers gaan tegenwoordig net zo makkelijk naar de producent. En het komt steeds vaker voor dat producenten direct aan de consument verkopen. Het is van levensbelang om je plek in de keten te behouden.

6 06 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL En zo komen we automatisch uit bij het internet. Dat heeft de regels van het spel totaal veranderd. Webshops zorgen voor een extra én goedkoop verkoopkanaal. Handelsbedrijven moeten bijblijven met de ontwikkelingen in de markt om de concurrentie een stap voor te blijven. Hoe ga je om met de verschillende uitdagingen waar je als handelsbedrijf dagelijks mee te maken hebt? Het antwoord? Met de juiste informatie technologie (IT). Dankzij de cloud kun je er veel meer mee dan vroeger. Wil je weten hoe je je handelsbedrijf winstgevender maakt met de juiste IT? Lees dan vooral verder. Want wij laten 3 manieren zien waarmee je je handelsbedrijf volledig onder controle krijgt. Zo kun je focussen op groei en de concurrentie het nakijken geven.

7 07 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL 01 HEB JE JE HANDELSBEDRIJF OP ORDE? Zoals we al eerder aanhaalden, heb je waarschijnlijk veel aan je hoofd. Je dagelijkse werk bestaat niet alleen uit klanten bezoeken, nieuwe orders binnenhalen en inkopen doen. Je moet ook nog eens de voorraad beheren, leveringen bijhouden en de financiën op orde houden.

8 08 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL Er hangt veel af van elke beslissing die je neemt. Er is dus veel te doen en veel om in de gaten te moeten houden. Bovendien hangt er veel af van elke beslissing die je neemt. Omdat tegenwoordig sneller wordt gecommuniceerd en in de regel beslissingen sneller worden genomen, is tijd een luxe die je jezelf niet kunt veroorloven. Erger nog, de kans is groot dat je niet het diepgravende inzicht in je business hebt om de juiste beslissingen te nemen en zo je zaken op orde te houden.

9 09 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL Hoe vind je dan de tijd, de kennis en het inzicht om de juiste beslissingen te nemen om je zaak succesvoller te maken? Waar kun je de toegevoegde waarde leveren en je service verbeteren? Al was het alleen maar om ervoor te zorgen dat je klanten niet overlopen naar andere, goedkopere leveranciers? Het antwoord is natuurlijk met de juiste IT. Soms klinkt het bijna te mooi om waar te zijn. Is IT echt een magisch middel dat alle zorgen als sneeuw voor de zon laat verdwijnen? Eerlijk is eerlijk: nee. Maar het is wel een middel om je leveranciers en klanten op een slimmere en meer efficiënte manier van dienst te zijn dan de concurrentie. Dat is een uitgelezen kans om de concurrentie het nakijken te geven. Laten we snel kijken hoe je die kans kunt grijpen!

10 10 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL 02 TIJD OM ALLES ONDER CONTROLE TE KRIJGEN Voor handelsbedrijven staat de juiste IT bijna altijd gelijk aan automatisering. Door alle processen te automatiseren, hou je enorm veel tijd over en krijg je bovendien inzicht in je business. Simpel gezegd is automatisering de sleutel tot de controle en structuur die je nodig hebt om je handelsbedrijf te laten groeien.

11 11 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL Denk er maar eens bij na. Zou het niet handig zijn om overal en altijd een up-to-date statusoverzicht van je bedrijf bij de hand te hebben? Of meer waarde toevoegen en de service aan klanten verbeteren? Dat alles veel efficiënter en met minder mensen? En dat niet alleen, stel dat je overal en altijd bij alle benodigde informatie kunt, of je nu op kantoor bent, onderweg naar een meeting of in een hotelkamer? Hoe IT je helpt om de zaken op orde te krijgenl Neem beter geïnformeerde beslissingen doordat je ziet wat er speelt. Wees de concurrentie te vlug af door veel slimmer te werken. Doe meer met minder door veel efficiënter te werken. Laten we eens meer in detail bekijken hoe je je handelsbedrijf beter op orde krijgt als u uw processen automatiseert.

12 12 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL 2.1 NEEM BETER GEÏNFORMEERDE BESLISSINGEN Je beslissingen bepalen het succes van je bedrijf. Maar neem je die op basis van realtime inzicht of op je gevoel? Laten we eerst een paar vragen doornemen om te zien of je bij de dagelijkse gang van zaken wel de juiste informatie bij hand hebt. Weet je welke klanten de meeste winst opleveren? Besteed je genoeg tijd aan die klanten? En hoe zit het met veelbelovende prospects? Waar staan zij in de salesfunnel? Hebben je sales overal toegang tot realtime voorraadprijzen en -gegevens om altijd de beste deals te sluiten? Wat zijn je best verkopende producten? En wat is de gemiddelde marge? Worden je facturen op tijd betaald? Hoe gezond is de cashflow? Ben je in een positie om in te schatten of je genoeg kapitaal vrij hebt om te investeren in de volgende bestseller?

13 13 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL Misschien weet je de antwoorden op deze vragen uit je hoofd. Maar waarschijnlijk moet je verschillende bestanden, ordners en notities bij elkaar zoeken om daarachter te komen. En natuurlijk gaat dan net de telefoon en moet je alles uit handen laten vallen om een klant zo snel mogelijk te woord te staan!

14 14 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL BETER INZICHT DOOR INTEGRATIE Toch is dit nou juist het soort informatie dat je 24/7 onder handbereik moet hebben. En dat is waarom automatisering zo belangrijk is. Met de juiste online bedrijfssoftware heb je direct het inzicht dat je nodig hebt. Als je al je financiële, logistieke, klant- en productinformatie in 1 geïntegreerd systeem in de cloud hebt staan, kun je in een handomdraai alle rapportages opvragen die je nodig hebt. opzoeken van de laatste statistieken en cijfers over verkoopmarges, cashflow, voorraadstanden, hoelang iets in je voorraad aanwezig is, openstaande posten en omzet. Tijd die je beter kunt besteden aan de service die je klanten verwachten. Laten we een aantal van die aspecten bekijken waarmee je tot op de minuut nauwkeurige inzichten kunt krijgen en hoe je daarvan profiteert.

15 15 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL 1 Inzicht in prospects en klanten 2 Inzicht in de marges Zorg dat je zowel je klanten als je prospects beter begrijpt, zodat je makkelijker kunt zien welke relaties de meeste groeikansen bieden. Je kunt zelfs zien waar ze staan in de salesfunnel. Hierdoor kun je je tijd slimmer besteden aan veelbelovende prospects en winstgevende klanten, evenals aan klanten die betere upsell-kansen bieden. Zo kun je gaan voor maximale omzet en optimale winst en zorg je ervoor dat je in de toekomst ook nog klanten hebt. Prijzen staan constant onder druk. Het is eerder te verwachten dat de marges omlaag gaan, dan omhoog. Het is belangrijk dat je alles in de gaten kunt houden, anders loop je het risico dat je handelt in goederen waar je niets aan verdient. Als je weet welke producten de meeste winst opleveren, kun je beter beslissen hoe je die wilt promoten of dat je ze beter achterin de catalogus kunt zetten. O N D J F M A M J J A S O

16 16 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL 3 Inzicht in de voorraad 4 Inzicht in de cashflow Elk handelsbedrijf moet investeren in een bepaald voorraadniveau. De grote vraag daarbij is... hoeveel voorraad? En wanneer investeren? Als je de waarde van de voorraad weet, dan weet je waar je werkkapitaal vastzit. Handel je in bederfelijke goederen, dan is het natuurlijk nog belangrijker om goed inzicht te krijgen. Als je ziet hoelang al iets in op voorraad is en wat de waarde ervan is, kun je beter bijhouden welke producten snel verkopen en welke niet. Zo kun je effectiever omgaan met je risico s. Cashflow is het bloed in de aderen van je bedrijf, daarom moet je het dus heel goed in de gaten houden. Uitstaande betalingen zijn in feite gemiste kansen om te investeren in nieuwe voorraad, apparatuur of zoiets alledaags als een koffiezetapparaat. Voorkom problemen door automatisch bij te houden wie je wat verschuldigd is en op tijd betalingsherinneringen te versturen. Zo kun je de DSO (Days Sales Outstanding ofwel Dagen Uitstaande Verkopen), de cashflow en zelfs je eigen bloeddruk onder controle houden. O N D J F M A M J J A S O

17 17 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL 5 Altijd en overal het magazijn bij de hand Wanneer het alsmaar moeilijker wordt om een deal te sluiten, moet je alle middelen die tot je beschikking staan inzetten om indruk te maken op prospects en klanten. Als je alle belangrijke informatie achter de hand hebt via een mobiele app, maak je een professionele, goed geïnformeerde en betrouwbare indruk. Productprijzen, voorraad niveaus, leveringstijden... direct tijdens een bespreking alle vragen kunnen beantwoorden, maakt het verschil tussen een nieuwe account binnenhalen en kansen laten liggen. Door je magazijn mee te nemen op elke zakenreis naar elke pitch of bespreking, lever je de snelle service die zorgt dat klanten je trouw blijven. Bouw aan een beter gekoppelde business Toegang tot logistieke informatie of financiële gegevens alleen is niet genoeg. Als al deze onderdelen niet onderling gekoppeld zijn, heb je geen volledig overzicht en kun je dus niet zien welke impact bepaalde beslissingen op je business hebben. Een paar voorbeelden: Verkoopanalyse per klant. Realtime informatie over leveringen aan en van je magazijn. Gewilde producten en hoeveel je ervan op voorraad heeft. Waarschuwingen over bederfelijke waar en hun vervaldatum. Als je het verband tussen zaken niet kunt zien, leveren deze cijfers niet de inzichten die je kunt gebruiken om goede beslissingen te nemen. Daarom is het belangrijk je logistieke processen binnen hetzelfde systeem te koppelen aan je financiële gegevens. Het geeft je het inzicht dat je nodig hebt om een effectieve, winstgevende business op te zetten.

18 18 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL Oké, we hebben nu gezien hoe inzicht in je business je direct de informatie geeft op basis waarvan je goed geïnformeerde zakelijke beslissingen kunt nemen. Je kunt je gegevens altijd en vrijwel overal inzien. Laten we nu doorgaan naar de volgende stap en zien hoe je je business nog succesvoller maakt.

19 19 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL 2.2 WEES DE CONCURRENTIE TE SLIM AF Hoe blijf je de concurrentie voor, zorg je dat klanten blijven terugkomen en bescherm je je plek in de keten? Door te concurreren op prijs? Dat is niet altijd verstandig, tenzij je in bent voor een race naar de bodem. In plaats daarvan is het een stuk logischer om te proberen je business op nieuwe en slimmere manieren onderscheidend te maken. Stel jezelf dus eerst de volgende vragen om te zien of je een goed fundament hebt liggen. Zijn toezeggingen over levertijden heilig? Op basis van welke inzichten over je klanten bepaal je wat de beste service is? Kun je bestelgeschiedenis, betaalgedrag of zelfs activiteiten van je klanten op sociale media inzien? Kunnen je klanten makkelijk de huidige voorraadniveaus, -prijzen en levertijden zien zonder dat zij daarvoor contact met je hoeven op te nemen? Kun je de vraag van grote klanten aan, zoals geïntegreerde communicatie, snelle resultaten, of last-minute wijzigingen aan bestellingen?

20 20 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL Jep, de vragen worden lastiger. Maar het is ook lastig om een slimme strategie te bepalen om de concurrentie te slim af te zijn. Als je meerwaarde wilt leveren, je dienstverlening wilt verbeteren of zakenpartners wilt ondersteunen om uiteindelijk niet alleen op prijs te hoeven concurreren en zo verstrikt te raken in een vicieuze cirkel van steeds kleinere winstmarges tot je het uiteindelijk beter kunt opgeven dan moet je zorgen dat je de business ook op orde hebt.

21 21 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL WORD SLIMMER DOOR HET SLIMMER AAN TE PAKKEN A B C Lever op tijd, altijd Effectiever omgaan met uw klantenrelaties Versterk je positie in de keten En hoe wil je dat voor elkaar krijgen? Wat info bij elkaar googelen, daarna een paar spreadsheets invullen, een goedgemutste te versturen aan je personeel en te focussen op wel heel erg positief denken? Nee, niet verstandig inderdaad. Kom weer terug op aarde en richt je blik eens op de cloud. Daar ligt namelijk de echte oplossing. Als je gebruikmaakt van 1 online systeem, kun je alle nodige processen automatiseren. En tegelijkertijd je business optimaliseren. Ja, we hebben het nu weer over integratie en automatisering, maar dat doen we niet voor niets. Als je financiën, logistiek en CRM naadloos geïntegreerd zijn, kun je ervan op aan dat facturering, bestelling, inkoop en levering ook naadloos geïntegreerd en geautomatiseerd zijn. We zullen nu laten zien hoe je kunt profiteren van een aantal van deze aspecten.

22 22 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL A WORD SLIMMER DOOR HET SLIMMER AAN TE PAKKEN Lever op tijd, altijd Op tijd leveren is 1 van de belangrijkste factoren voor een goedlopend handelsbedrijf. Het zou dus redelijk voor zich moeten spreken, toch? Was het maar waar. Knelpunten kunnen alles ophouden. Opstoppingen ontstaan nu eenmaal. Meestal kun je er niets aan doen, maar het is niet goed voor je reputatie als je dat aan je klanten moet vertellen. De truc zit m in het managen van verwachtingen. Als processen voor bestellen, levering en voorraadbeheer goed op elkaar aangesloten zijn, binnen hetzelfde systeem, dan is dat een koud kunstje. Je ziet altijd en overal wat de status van een levering is. En zo nodig kun je op tijd in actie komen. Op die manier hou je je klanten altijd up-to-date, vanaf het moment dat ze bestellen tot het moment van levering.

23 23 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL B WORD SLIMMER DOOR HET SLIMMER AAN TE PAKKEN Effectiever omgaan met klantenrelaties Een concurrerende, snelle service neerzetten die waarde toevoegt betekent meer dan bestellingen verwerken en op tijd leveren. Op de juiste manier omgaan met je klanten is ook belangrijk. Een mooi klusje voor een CRM-tool. Het begint met een volledig overzicht van je klanten. Gespreksverslagen. Communicatie. Inkomsten. Up-to-date verkoopcijfers, activiteiten en offertes. Maar ook informatie over andere processen is hierbij belangrijk. Wat je moet doen is al deze informatie onderling koppelen. Zo krijg je een duidelijk beeld van elke klant en prospect dat je altijd kunt inzien. Wat ze kopen, wanneer, hoe vaak... en hoe snel ze betalen. Zelfs na hoeveel herinneringen ze overgingen tot betaling. Dat is dus alles wat je moet weten om elk aspect van je relatie op een relevante en proactieve manier te benaderen. Allemaal binnen handbereik.

24 24 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL C WORD SLIMMER DOOR HET SLIMMER AAN TE PAKKEN Werk samen om je positie in de keten te verstevigen Als handelsbedrijf ben je onderdeel van een complex ecosysteem dat veel verder reikt dan de 4 muren van je magazijn. Partnerships, samenwerking en uitbesteding alles is met elkaar verbonden, zowel horizontaal als verticaal. De sleutel tot succes zit in het maken van win-winsituaties voor alle partijen in de keten. Alleen is dat wel makkelijker gezegd dan gedaan. Gelukkig kun je dit verhelpen door informatie online te delen. voorraadniveaus, productprijzen en levertijden. Als je het van de andere kant bekijkt, voel je de hete adem van belangrijke retailers en leveranciers in de nek. Zij zullen erop aandringen dat je protocollen zoals Electronic Data Interchange (EDI) ondersteunt, zodat je relevant blijft als zakenpartner. En als je daar zonder problemen op kunt inspelen, dan is dat voor beide partijen prettig. Samen delen is pas fijn, leerden we vroeger altijd. Maar als je dat ook echt kunt doen online met de juiste mensen, dan geven ze dat fijne gevoel ook terug. Veel klanten stellen het bijvoorbeeld op prijs als ze realtime inzicht krijgen in de

25 25 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL Voor de cloud geldt: wie waagt die wint! Bedrijfssoftware in de cloud levert het ideale platform om tegemoet te komen aan deze wensen. Een paar voorbeelden waarom dat zo is: Deel informatie over producten, voorraadniveaus en prijzen met klanten via webshops of online portals. Gebruik EDI om te communiceren met grotere retailers, zelfs voor een beperkt aantal producten. Als je je niet kunt schikken naar hun eisen, dan doen ze ook geen zaken met je. Tot zover stap 2, waarin het draaide om het stroomlijnen van je business, koppelen van processen en delen van de juiste informatie met de juiste mensen. Zo geef je de concurrentie het nakijken. Nu door naar de volgende stap om je business nog succesvoller te maken. Uiteindelijk draait het allemaal om het koppelen van de juiste processen en het delen van de juiste gegevens met de juiste mensen, online. Als je dat doet, dan pak je het slimmer aan dan je concurrenten die hun zaakjes niet op orde hebben, gewoon omdat ze niet hetzelfde doen de juiste online bedrijfssoftware gebruiken.

26 26 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL 2.3 DOE MEER MET MINDER Arbeidsintensieve taken, lage winstmarges, hoogwaardige service... en alsof dat nog niet genoeg is, moet dat ook nog met minder middelen dan ooit. Mission Impossible? Helemaal niet. Je hoeft Tom Cruise of die hotshot-directeur echt nog niet in te huren. Maar waar te beginnen? Laten we eerst eens kijken hoe hoog efficiency bij jou in het vaandel staat. Weet je wat het werkelijk kost als je voorraad te lang aanhoudt? En wat kosten inefficiënte processen, zoals het doorsturen van onverwerkbare orders? Hoe vaak per dag voeren je medewerkers dezelfde gegevens in verschillende systemen in? Hoeveel fouten ontstaan daardoor? Zijn de processen in je bedrijf onderling gekoppeld? Juist, de vragen zijn nog wat lastiger geworden. Als je de antwoorden op al deze vragen zo uit de mouw hebt geschud, dan ben je of een wonderkind of je werkt al met online bedrijfssoftware. Anders is het bijna niet mogelijk om deze inzichten te krijgen. Tenminste niet zonder diep in de buidel te tasten.

27 27 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL OPTIMALISEREN OM TE BESPAREN Als klanten verwachten dat ze zo snel mogelijk het juiste product voor een scherpe prijs kunnen krijgen, dan is kostenbeheersing heel erg belangrijk. Maar zoals je al weet, is dat makkelijker gezegd dan gedaan. Zoals altijd komt het neer op het nemen van de juiste beslissingen. Beslissingen over de hoeveelheid voorraad. Directe leveringen. Inkoop. Producten wel of niet zelf assembleren. Al deze beslissingen dragen bij aan het succes van je bedrijf. Het loont de moeite om te zorgen dat je elk van deze beslissingen op de juiste manier benadert. Hierbij zijn integratie en automatisering weer de sleutel tot succes. En de goedkoopste manier om dat aan te pakken is met bedrijfssoftware in de cloud. Laten we eens kijken hoe je nu precies kunt profiteren van deze aspecten. A B C D Optimaliseer uw voorraadbeheer Voorkom dubbele bestellingen Voorsprong door integratie Haal meer uit uw accountant

28 28 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL A OPTIMALISEREN OM TE BESPAREN Optimaliseer je voorraadbeheer Weet je precies waar elk item in je voorraad is opgeslagen in je magazijn? Weten je orderpickers het? Of is het een avontuur op zich om een bepaald onderdeel in het magazijn te vinden? Als dat zo is, heeft dat grote gevolgen voor je leveringen. Maar geen zorgen, er is een oplossing waarbij je geen nieuwe medewerkers hoeft in te huren. Om de verwerking van de voorraad in je magazijn(en) te optimaliseren, is het cruciaal om te bepalen waar iets wordt opgeslagen. Zo kunnen je orderpickers de meest efficiënte route bepalen om hun werk te doen. Zo zorg je dat ze meer gedaan krijgen in minder tijd en dat je klanten hun levering ook sneller krijgen. Het zal je verbazen hoeveel tijd en geld dit je uiteindelijk oplevert. En dan hebben we het nog niet eens over het positieve effect dat dit heeft op de tevredenheid van je klanten.

29 29 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL B OPTIMALISEREN OM TE BESPAREN Voorkom dubbele bestellingen Je hebt al genoeg aan je hoofd als je niet alles steeds weer opnieuw hoeft te doen. Het is vragen om problemen als je aparte systemen gebruikt voor het beheren van de voorraad, financiën en CRM. Als die onderdelen van je bedrijf niet onderling gekoppeld zijn, heb je nooit het juiste overzicht. En vindt je het echt leuk om steeds weer opnieuw dezelfde informatie in te voeren? Los van het feit dat de kans op fouten enorm groot is. Bezorg jezelf niet langer grijze haren en informeer je over het gebruik van 1 online systeem. Je hoeft de gegevens slechts 1 keer in te voeren om er daarna altijd bij te kunnen. Toegankelijk voor de juiste mensen wanneer zij dat nodig hebben. Zo bespaar je tijd en is er veel minder kans op fouten. Tegelijkertijd zorg je dat je direct toegang hebt tot een kloppend, realtime en uitgebreid overzicht van je business wanneer je dat nodig hebt.

30 30 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL C OPTIMALISEREN OM TE BESPAREN Voorsprong door integratie Neemt het aantal softwareprogramma s en systemen toe naarmate je bedrijf groeit? Kun je de bank of webshop ermee koppelen? Kun je het loskoppelen wanneer je dat wilt? Of moet je dan weer een programma aanschaffen of jezelf in allerlei bochten wringen om dat voor elkaar te krijgen? Zorg je wel dat je de ingrediënten voor succes in huis haalt? Want hier bestaat een flexibele oplossing voor... Het is zo makkelijk om met bedrijfssoftware in de cloud te werken omdat je er allerlei online software en diensten mee kunt verbinden via apps. Er zijn heel veel apps die je naadloos kunt aansluiten op je bedrijfsprocessen om ze nog beter te integreren. Waarom koppel je bijvoorbeeld de bank niet met de boekhouding? Of de webshop met je orderbeheer? Of met je verkooppunt, kassa of leveringssoftware, sociale media, kamer van koophandel, zelfs de systemen van je leveranciers... er zijn eindeloos veel mogelijkheden.

31 31 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL D OPTIMALISEREN OM TE BESPAREN Haal meer uit de accountant Tegenwoordig kunnen accountants veel meer dan de balans opmaken. Zorg dus dat je optimaal gebruikmaakt van hun service. Kies een accountant met kennis van je business en branche. Zo weet je zeker dat deze je doelstellingen begrijpt en advies op maat geeft om die te bereiken. Je accountant kan je ook helpen bij het opstellen van een solide bedrijfsplan en ervoor zorgen dat je jezelf eraan houdt. Online bedrijfssoftware maakt het makkelijk om accountants veilig toegang te geven tot de informatie die zij nodig hebben zonder dat ze zelf langs hoeven te komen, of hoeven te wachten tot je die schoenendoos met papierwerk langs komt brengen. Dit bespaart tijd en kosten om hun systemen op 1 lijn te brengen met je eigen systemen. Bovendien biedt het de flexibiliteit om samen te werken op de manier die jou het beste uitkomt. Dan kunnen zij de gang van zaken in de loop van het jaar voor je bijhouden en je voortdurend adviseren. Alles duidelijk? Laten we dan nog even kort alles snel doornemen.

32 32 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL 2.4 LAAT DE SOFTWARE VOOR JE WERKEN: EEN SAMENVATTING We hebben besproken hoe je begint om de controle en structuur te krijgen om je business te laten groeien en de cruciale rol van online bedrijfssoftware daarin. Voordat we dus verder gaan, nemen we kort door wat we tot nu toe behandeld hebben.

33 33 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL Stap 1: Neem beter geïnformeerde beslissingen door: Inzicht in de essentiële onderdelen van je business Inzicht in wat je in je systemen invoert, is de sleutel tot een goed besluitvormingsproces. Essentiële inzichten zijn onder meer gegevens over je prospects en klanten, voorraad, omzet, winstmarges, uitstaande betalingen en cashflow. Processen te integreren Door alle bedrijfsprocessen samen te brengen in 1 systeem krijg je veel meer controle én veel meer inzicht in je business. Zo kun je efficiënter werken en heb je overal en altijd alles in beeld. Mobiele toegang Zorg dat je je business altijd en overal bij je hebt. Als je belangrijke bedrijfsgegevens bij de hand hebt - ook op je smartphone of tablet - kun je beter profiteren van je prospects en klanten.

34 34 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL Stap 2: Wees slimmer dan je concurrenten door: Op tijd te leveren, altijd Richt je processen gestructureerd in en automatiseer ze om betere service te leveren. Logistiek en voorraadbeheer zorgen ervoor dat je op tijd levert en voor optimale voorraadniveaus. Hierdoor kun je beter inspelen op de verwachtingen van je klanten en ben je de concurrentie te slim af. Effectiever om te gaan met je klantenrelaties Zorg voor een volledig beeld van elke klant en prospect met behulp van geïntegreerd CRM. Zo weet je wat ze kopen, wanneer ze het kopen, hoe vaak ze het kopen en wanneer ze hun facturen betalen. En daardoor kun je een veel betere service opzetten. Samen te werken om je positie in de keten te verstevigen Zorg dat je je plek in de keten bewaakt door online inzicht in zaken te geven en samen te werken. Zo kun je veel effectiever communiceren met je klanten, leveranciers en partners. Geef deze laatsten altijd en overal inzicht in overeenkomsten, voorraadniveaus, prijzen en levertijden. En zorg voor toegevoegde waarde voor de klant door protocollen zoals EDI te ondersteunen.

35 35 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL Stap 3: Bereik meer met minder door: Voorraadbeheer te optimaliseren Pak de manier waarop je de voorraad in je magazijn(en) verwerkt handig aan. Sla alles op een vaste plek op. Zo kunnen de orderpickers de meest efficiënte route kiezen en meer verwerken in minder tijd. Bovendien kun je zo sneller leveren aan je klanten. Dubbele bestellingen te voorkomen Hou op met alles steeds opnieuw moeten doen. Integreer al die systemen voor verschillende processen in 1 systeem en zorg dat je gegevens nog maar 1 keer hoeft in te voeren. Daarna is het overal en altijd in te zien voor iedereen binnen je bedrijf die deze gegevens nodig heeft. Dat bespaart je een hoop tijd en geld. Concurrentievoordeel te krijgen door integratie Zorg dat je online bedrijfssoftware met je onderneming meegroeit door je favoriete software en services eraan te koppelen met apps. Denk aan je bank, webshop, kassasysteem of sociale media. Zo kun je ze integreren met je eigen processen, waardoor het 1 online systeem wordt. Profiteer van extra flexibiliteit, de apps kun je op elk moment weer ontkoppelen. Optimaal te profiteren van uw accountant Profiteer van de meerwaarde van je accountant door online samen te werken, op de manier die voor jullie beiden het beste werkt. Je geeft je accountant veilig online toegang tot alle benodigde gegevens. Zo kan hij je beter kan helpen dan je ooit had gedacht. Hij kan bijvoorbeeld optreden als businesscoach omdat hij nu veel meer tijd overhoudt en veel beter inzicht heeft om je van strategisch advies te voorzien.

36 36 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL 03 HOE EXACT ONLINE HANDEL JE VERDER HELPT Je hebt nu wel begrepen dat online bedrijfssoftware een zeer effectieve manier is om veel meer uit je handelsbedrijf te halen. En de beste tool om dat te bereiken is met Exact Online Handel, speciaal ontworpen voor handelsbedrijven. Het integreert je boekhouding met je logistiek. Alle bedrijfsgegevens van cashflow, inkoop en voorraad tot winstmarges, verkoopcijfers en CRM komen samen in 1 online systeem, volledig in de cloud. Orderbeheer, voorraadbeheer, boekhouding en CRM in 1. Wereldwijd 24/7 inzicht in je logistiek, voorraadbeheer en administratie. Automatiseert processen van inkoop en verkoop tot facturering en belastingaangiftes. Makkelijk te implementeren en uit te voeren, inclusief support en gratis training. Betaal een laag bedrag per maand, de software groeit met je bedrijf mee.

37 37 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL Exact Online Handel helpt je betere beslissingen te nemen over je business en laat je overal precies zien wat er op elk moment in je bedrijf gebeurt. Je hebt direct inzicht in statistieken van klanten, voorraad, omzet, marges, uitstaande facturen en meer. Zo heb je de kennis en het inzicht om snelle beslissingen te nemen op het juiste moment. Exact Online Handel is gemaakt voor handelsbedrijven. Met de gratis mobile app heb je altijd alle essentiële bedrijfsgegevens bij de hand, waar je ook bent. Zo kun je snel een contactpersoon opzoeken, door de catalogus bladeren of een vraag beantwoorden, waar je ook bent. Exact Online Handel laat in realtime zien welke items je op voorraad hebt, welke er besteld moeten worden en wat de status is van je lopende orders, zodat je je voorraadniveaus kunt optimaliseren.

38 38 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL Door partners online toegang te geven tot overeenkomsten met leveranciers en klanten, voorraadprijzen en levertijden, geef je openheid van zaken en versterk je je positie in de keten. Bijvoorbeeld door EDI te ondersteunen. Ondertussen heb je met geïntegreerd CRM een compleet overzicht van elke klant of prospect om een service van hoog niveau neer te zetten. Het is naadloos te koppelen aan talloze apps. We hebben gezien hoe automatisering de sleutel is tot optimaal profiteren van de middelen die je tot je beschikking hebt. En dat Exact Online Handel gemaakt is voor handelsbedrijven. Verstuur facturen elektronisch, digitaal via of lekker ouderwets per post. Bankbetalingen kunnen worden geïmporteerd en gekoppeld aan openstaande posten. En afhankelijk van de bank kunnen bankafschriften worden afgestemd met betalingen.

39 39 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL Meldingen waarschuwen je automatisch wanneer de betaaltermijn op een factuur verloopt of als er een vervaldatum wordt bereikt. Door processen te koppelen, hoef je gegevens nog maar 1 keer in te voeren, zodat je veel tijd bespaart. Daarnaast kan het naadloos gekoppeld worden aan een talloze apps: van kassasystemen tot webshops en meer. Dat biedt ongekende mogelijkheden om je productiviteit te verhogen. Dankzij de cloud is Exact Online makkelijk in te stellen en te gebruiken. Je hebt geen nieuwe hardware, servers of IT-experts nodig. Je betaalt een vast bedrag per maand en voegt nieuwe gebruikers toe wanneer dat nodig is. Je gaat dus geen langdurig contract aan. Welkom in de wereld van slimmer zaken doen. Dit alles klinkt natuurlijk als een droom. Maar misschien wordt je wel wat ongemakkelijk bij de gedachte aan nieuwe technologie. Adem diep in. En adem nu langzaam weer uit. Ontspan. Het mooie van de cloud is dat alles zo toegankelijk is. Je hoeft echt niet eerst flink te investeren in dure hardware of complexe implementatietrajecten.

40 40 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL 04 CONCLUSIE: JE BUSINESS VOLLEDIG IN BEELD KRIJGEN BEGINT HIER Nu de economie zich weer herstelt, is het niet meer genoeg om het hoofd boven water te houden. Het wordt tijd dat je in het diepe duikt en je business winstgevender maakt. Maar in de nieuwe economische realiteit ligt de druk hoog. Het productaanbod is complexer dan ooit, je hebt te maken met wereldwijde standaarden, strakkere levertijden, milieu- en sociale wetgeving, kleinere marges... En daarnaast moet je manieren vinden om kosten te besparen, om zo concurrerend mogelijk te blijven. Het klinkt onmogelijk, maar de handelsbedrijven die hier het best op inspelen, zijn degenen die een loopje gaan nemen met de concurrentie.

41 41 EXACT ONLINE E-BOOK HANDEL Volledig geïntegreerde online bedrijfssoftware is de sleutel tot het volledig benutten van je kansen. Ga de uitdagingen aan, ruim hindernissen uit de weg en werk slimmer dan de concurrentie. Het geeft je de tijd, de kennis en het inzicht om de juiste beslissingen te nemen en je bedrijf te laten groeien. Verder helpt het je positie in de keten te verstevigen door je partners inzicht te geven in overeenkomsten, voorraadniveaus, prijzen en levertijden. Automatiseer en optimaliseer je business door processen te linken met apps. Je kunt gelijk meer halen uit je accountant door online samen te werken. En dankzij de cloud is het verrassend makkelijk en goedkoop om uit te rollen en ermee te werken. We hebben de 3 essentiële stappen tot succesvol zakendoen in de nieuwe economie behandeld. Je hebt gelezen welke cruciale rol online bedrijfssoftware in elke fase inneemt. Daarnaast heb je gelezen hoe Exact Online Handel elk aspect van je organisatie integreert om het inzicht, de automatisering en de efficiëntie te leveren die zo belangrijk zijn om te slagen. Tijd om dit in praktijk te brengen. RICHT UW HANDELSBEDRIJF VANDAAG NOG IN VOOR GROEI. GA VOOR DE DETAILS NAAR:

42 Exact Molengraaffsingel JD Delft, Nederland Tel: Site: Exact Group B.V., Alle rechten voorbehouden. Alle hierin vermelde merken handelsnamen behoren toe aan de respectievelijke eigenaren. MCL641100NL005