Aan: Algemeen bestuur SWV Helmond-Peelland VO Van: DB Datum: 10 oktober Onderwerp Intern toezicht SWV Helmond-Peelland VO.

Transcriptie

1 Aan: Algemeen bestuur SWV Helmond-Peelland VO Van: DB Datum: 10 oktober 2016 Onderwerp Intern toezicht SWV Helmond-Peelland VO Beslispunten 1. Het toezichtkader zoals opgenomen in dit advies vast te stellen. 2. Het toezichtkader zoals opgenomen per direct van kracht te laten gaan. Inleiding Met de invoering van de Wet passend onderwijs is geregeld dat het samenwerkingsverband gevormd wordt door de aangesloten schoolbesturen uit betreffende regio. Het SWV Helmond-Peelland VO heeft gekozen voor een stichting als rechtspersoon. De stichting is op 18 februari 2013, door wijziging van de statuten opgericht. De oprichting van een rechtspersoon is voorwaarde voor de uitvoering van de Wet passend onderwijs. De statuten bepalen dat de stichting bestuurd wordt door een algemeen (niet-uitvoerend bestuur) en dagelijks bestuur (uitvoerend bestuur) die samen het bestuur van het samenwerkingsverband vormen (statuten, art.5: lid 1). Het algemeen bestuur is belast met het algemeen bestuur van de stichting, hetgeen in ieder geval ziet op het niet-uitvoerende gedeelte, het beleidsmatige en zodoende het intern toezicht (statuten art.6: lid 3). Specifiek is beschreven dat het algemeen bestuur, naast het aanwijzen van de registeraccountant en het goedkeuren van de begroting, het ondersteuningsplan en het jaarverslag, belast is met: c. het toezien op de naleving van wettelijke verplichtingen, de code voor goed bestuur, bedoeld in artikel 103, eerste lid, onderdeel a, en de afwijkingen van die code; d. het toezien op de rechtmatige verwerving en de doelmatige en rechtmatige bestemming en aanwending van de middelen verkregen op grond van w WVO (statuten art.6: lid 4). Beleidsmatige context Sinds de invoering van de Wet passend onderwijs is er ingezet op het vormgeven van de rechtspersoon en aansluitend de organisatie van het bureau. Naast de Wet passend onderwijs, beschrijft meer specifiek voor de regio Helmond-Peelland het ondersteuningsplan ( ) de maatschappelijke opdracht waar het SWV Helmond- Peelland VO voor staat. Hierin zijn ook beoogde effecten, doelstellingen en te behalen resultaten beschreven. Scholen bieden basisondersteuning en het SWV Helmond-Peelland VO biedt, indien de beschikbare basisondersteuning op de aangesloten scholen ontoereikend is, extra of zware ondersteuning voor leerlingen van de aangesloten scholen. De Inspectie van het onderwijs houdt toezicht op de kwaliteit van het samenwerkingsverband en de naleving van wet- en regelgeving. In haar rapport naar aanleiding van het kwaliteitsonderzoek dat zij in februari hield bij het SWV Helmond-Peelland VO, vraagt de inspectie voor twee zaken aandacht: ( )Over de basisondersteuning zijn afspraken gemaakt maar wij zijn van mening dat het samenwerkingsverband dit sterker kan aanzetten. De concreetheid, wijze van verantwoording en meetbaarheid van de basisondersteuning ontbreekt voor een deel. Tot slot liggen er nog kansen voor het samenwerkingsverband om het intern toezicht te verstevigen met behulp van een toezichtkader ( ) (bron: rapport van 1

2 bevindingen kwaliteitsonderzoek door Inspectie van het Onderwijs, 2 juni 2016). Deze bevindingen onderstrepen de fase waarin het samenwerkingsverband zich nu bevindt. De organisatie is grotendeels op orde. Er liggen statuten, jaarlijks een jaarplan, een begroting en jaarrekening, jaarlijks een zelfevaluatie en een managementstatuut. Wat nog ontbreekt, zijn een gedegen kwaliteitskader: hoe onderzoeken en monitoren we de kwaliteit van de basisondersteuning in de scholen en een toezichtkader voor het algemeen bestuur. Deze twee zaken verdienen aandacht. Wat betreft het intern toezicht vormt het toezichtkader een sluitstuk. Het draagt bij aan het scheiden van de rollen en taken van algemeen bestuur als toezichthouder en dagelijks bestuur als uitvoerend bestuur. Waarom een toezichtkader Het intern toezicht zal aan kwaliteit winnen als er sprake is van een kader waaraan het algemeen bestuur jaarlijks kan toetsen in hoeverre de naleving van wettelijke verplichtingen, en de inzet van de middelen voldoet aan de eisen en gemaakte afspraken. Een dergelijk kader kent meer thema s. Door structureel een oordeel te geven over de wijze waarop elk onderdeel is vormgegeven, kan gemonitord worden waar verbeterslagen gemaakt dienen te worden. Tevens biedt het toezichtkader het algemeen bestuur een handreiking waarmee het van afstand kan beoordelen of de gevolgde werkwijze en werkprocessen dusdanig zijn vormgegeven dat deze een bijdrage leveren aan de doelstellingen van de stichting. Er komt landelijk steeds meer nadruk te liggen op een juiste invulling van de interne toezichtfunctie van het samenwerkingsverband. Het draait om de code goed bestuur, good governance: de wijze waarop dagelijks bestuur en algemeen bestuur in hun eigen rol, die van bestuurder respectievelijk toezichthouder, worden versterkt. Sinds SWV Helmond-Peelland VO, op 1 augustus 2013, in het kader van de Experimentenwet een jaar eerder dan landelijk, is begonnen met de toepassing van de Wet passend onderwijs, heeft het in eerste instantie de nadruk gelegd op het ontwikkelen van beleid en het vormgeven van de bedrijfsvoering. De tijd is nu rijp voor een verdiepingsslag waarin met name het interne toezicht meer centraal komt te staan. Beoogd effect en/ of resultaat Dit voorstel draagt bij aan de invulling van de toezichthoudende taken van het algemeen bestuur, zoals beschreven in de statuten van het SWV Helmond-Peelland VO (art.6:lid 4). Argumenten 1.1.Uitvoering geven aan artikel 6:lid 4c en 4d, zoals opgenomen in statuten: het algemeen bestuur is belast met het toezicht houden op naleving wettelijke verplichtingen, de code voor goed bestuur en tevens belast met het toezicht op de rechtmatige verwerking en doelmatige en rechtmatige bestemming en aanwending van de middelen verkregen op grond van de Wvo. Een toezichtkader kan een belangrijk hulpmiddel vormen. Middelen Niet van toepassing. Vervolgstappen Communicatie: publiceren toezichtkader op de website van SWV Helmond-Peelland VO. Organisatie: Jaarlijks een vergadering beleggen van uitsluitend leden algemeen bestuur waarin het aan de hand van het toezichtkader invulling kan geven aan zijn toezichthoudende taken. Bijlagen Toezichtkader SWV Helmond-Peelland VO en bijlagen 2

3 TOEZICHTKADER SWV HELMOND-PEELLAND VO Inleiding en grondslag In de statuten van de Stichting samenwerkingsverband passend onderwijs VO-VSO-MBO Helmond-Peelland, werkend onder de naam SWV Helmond-Peelland VO (hierna te noemen: de stichting) wordt in artikel 6 onder Taken en bevoegdheden (algemeen) bestuur verwezen naar de taken ten aanzien van het toezicht die het algemeen bestuur heeft. Naast het extern toezicht zoals dit wordt ingevuld en uitgevoerd door de Inspectie van het onderwijs (inspectie) staat het intern toezicht meer direct in relatie tot de doelstellingen van het SWV Helmond-Peelland VO. Het is voor de inspectie een belangrijke graadmeter om te beoordelen in hoeverre er invulling gegeven wordt aan de uitgangspunten van good governance. Good governance gaat in essentie over de wijze waarop dagelijks bestuur en algemeen bestuur in hun eigen rol, die van bestuurder respectievelijk toezichthouder, worden versterkt. Het algemeen bestuur is er, vanuit Policy Governance beschouwd, om namens de eigenaren erop toe te zien dat het samenwerkingsverband zijn maatschappelijke opdracht waarmaakt. Een toezichtkader volgens Policy Governance-richtlijnen geeft een beschrijving van de elementen die het algemeen bestuur vast wil leggen om zo goed mogelijk de doelen van de organisatie te bereiken: het toezichtkader legt niet meer vast dan nodig is en doet dat op grond van een aantal thema s (zie voor toelichting bijlage 1). Om nader invulling te geven aan dit intern toezicht, is voor het SWV Helmond-Peelland VO een toezichtkader ontwikkeld. Per onderwerp: A. Doelstelling en resultaten B. Dagelijks bestuur en bedrijfsvoering C. Interne bestuurlijke verhoudingen Hierna wordt per onderwerp, samengevat in een kader aangegeven op welke punten het algemeen bestuur toezicht houdt. Totaal komt dit op 26 punten. Het algemeen bestuur heeft naast toezichthouden ook de rol van sparringpartner en klankbord voor het dagelijks bestuur. In dit toezichtkader wordt het accent gelegd op de toezichtrol. Dit laat onverlet dat het algemeen bestuur ook het dagelijks bestuur zal bijstaan bij het verder ontwikkelen van de samenwerking in het samenwerkingsverband. A. Doelstelling en resultaten Het samenwerkingsverband vervult met publieke middelen een belangrijke maatschappelijke opdracht: ervoor zorgdragen dat er een dekkend en passend ondersteuningsaanbod is voor alle leerplichtige leerlingen in de regio van het samenwerkingsverband. Deze maatschappelijke taak wordt door het samenwerkingsverband uitgeoefend. De bij het samenwerkingsverband aangesloten schoolbesturen vormen het algemeen bestuur en hebben de rol van intern toezichthouder op de uitvoering van het vastgestelde ondersteuningsplan. Deze toezichthoudende taak wordt uitgevoerd jegens het dagelijks bestuur dat door het algemeen bestuur is benoemd om het samenwerkingsverband (dagelijks) te besturen. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de uitoefening van de taken van het samenwerkingsverband (statuten, art.9). Het dagelijks bestuur heeft bij de uitoefening van de maatschappelijke taak te maken met een maatschappelijke omgeving. Het is van belang een open dialoog te onderhouden met in ieder geval de volgende belanghebbenden: ouders en/of leerlingen; ondersteuningsplanraad SWV Helmond-Peelland VO; partners in jeugdhulp; partners in arbeidstoeleiding; gemeenten en partners in onderwijsketen (primair onderwijs, {hoger} beroepsonderwijs). De scholen die behoren tot de schoolbesturen van het samenwerkingsverband vormen de doelgroep van het samenwerkingsverband. Het samenwerkingsverband ondersteunt de scholen van het samenwerkingsverband in het vormgeven van de wettelijke zorgplicht in het kader van passend onderwijs. Uiteindelijk gaat het om het realiseren van een dekkend en passend ondersteuningsaanbod voor leerlingen. Het zijn echter de schoolbesturen die verantwoordelijk zijn voor het daadwerkelijk realiseren 3

4 hiervan: het zijn immers leerlingen van de schoolbesturen en niet van het samenwerkingsverband. Het algemeen bestuur houdt toezicht op het realiseren van de visie, doelstelling en uitgangspunten zoals die zijn uitgewerkt in het ondersteuningsplan. Het algemeen bestuur ziet erop toe dat: 1. Het dagelijks bestuur van het samenwerkingsverband een open oog en oor heeft voor de wensen en behoeften uit de omgeving en actief de dialoog voert met deze omgeving. 2. Belangrijke signalen uit de omgeving door het dagelijks bestuur worden opgepakt. 3. Het dagelijks bestuur verantwoording aflegt aan belanghebbenden in de omgeving over de wijze waarop de maatschappelijke opdracht wordt uitgevoerd. 4. Het dagelijks bestuur periodiek rapporteert over de wijze waarop het omgaat met signalen en overleg vormgeeft met stakeholders/belanghebbenden. 5. Het dagelijks bestuur de scholen ondersteunt bij het vormgeven van de wettelijke zorgplicht in relatie tot passend onderwijs. 6. Het dagelijks bestuur inzet op realisatie visie, doelstellingen en uitgangspunten zoals in het ondersteuningsplan opgenomen. 7. Het dagelijks bestuur uitvoering geeft aan het vastgestelde jaarplan. B. Dagelijks bestuur en bedrijfsvoering De bevoegdheden van het dagelijks bestuur zijn beschreven in de statuten (bijlage 2). In het managementstatuut dat door het algemeen bestuur is vastgesteld in februari 2014 is beschreven wat het mandaat van de directeur inhoudt (zie bijlage 3). Het dagelijks bestuur zal, indien het van oordeel is dat binnen de kaders van het ondersteuningsplan een of meer beoogde resultaten niet kunnen worden behaald, dit tijdig melden bij het algemeen bestuur en een alternatief plan voorleggen dat alsnog voorziet in het behalen van de beoogde resultaten dan wel een voorstel doen voor bijstelling van de beoogde resultaten. Het dagelijks bestuur en/of medewerkers van het samenwerkingsverband handelen ethisch, wettig en zorgvuldig. Handelingen passen binnen het toezichtkader zoals gehanteerd wordt door de Inspectie van het Onderwijs (toezichtkader passend onderwijs 2013). Het is niet toegestaan dat het dagelijks bestuur buiten de statuten, de vigerende reglementen, dit toezichtkader of het ondersteuningsplan treedt. Indien het dagelijks bestuur van mening is dat het toezichtkader gewijzigd dient te worden zal het niet nalaten om bij het algemeen bestuur goedkeuring te vragen voor bijstelling. Het dagelijks bestuur vermijdt iedere schijn van belangenverstrengeling. Het dagelijks bestuur kent alleen ondersteuningsarrangementen toe die zijn opgenomen in het ondersteuningsplan en/of waarmee het algemeen bestuur heeft ingestemd. Indien het dagelijks bestuur experimentele arrangementen buiten de begroting om wil toekennen, doet het dit pas nadat het algemeen bestuur (en eventueel een betrokken schoolbestuur waar het experiment plaatsvindt) heeft ingestemd. Het algemeen bestuur staat niet toe dat het dagelijks bestuur treedt in de verantwoordelijkheid van het schoolbestuur. Het dagelijks bestuur stelt strategisch beleid op ter goedkeuring aan het algemeen bestuur met vigerende wettelijke kaders met inachtneming van onder meer: risicoanalyse, treasury statuten, liquiditeitsprognose, meerjarenbegroting. Voorstellen voor financieel beleid worden ter advisering voorgelegd aan de financiële adviescommissie van het samenwerkingsverband waar schoolbestuurders zich kunnen laten afvaardigen. Het dagelijks bestuur stimuleert en faciliteert de professionele ontwikkeling van de medewerkers binnen de kaders van de cao-vo. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de invulling/uitvoering van het functiegebouw zoals vastgesteld door het algemeen bestuur. Wijzigingen in het functiegebouw alsmede uitbreiding van het aantal fte, vindt pas plaats nadat het algemeen bestuur hiermee akkoord is gegaan. Tijdelijke inhuur van krachten 4

5 (projectmatig) teneinde uitvoering te geven aan beleidsafspraken die vallen binnen de begroting, vallen buiten dit kader. Het dagelijks bestuur houdt zich aan de wettelijke kaders ten aanzien van de bedrijfsvoering, te denken valt aan wetgeving op gebied van privacy, inkoop- en aanbesteding, personeel, arbeidsomstandigheden. Dit wordt weergegeven in de onderstaande negen punten. Het algemeen bestuur ziet erop toe dat: 8. Het dagelijks bestuur actief informatie verstrekt over mogelijke afwijkingen in de realisatie van de begroting. 9. Het dagelijks bestuur bijtijds en actief informatie verstrekt over grote afwijkingen in te behalen beleidsresultaten en indien nodig met alternatieve beleidsvoorstellen komt. 10. Het dagelijks bestuur (en de medewerkers van het samenwerkingsverband) ethisch, wettig en zorgvuldig handelen. 11. De handelingen van het dagelijks bestuur passen binnen de wet en regelgeving, waaronder de Wet passend onderwijs, de Wet bescherming persoonsgegevens, de statuten, het ondersteuningsplan en de toezichtkaders (algemeen bestuur en Inspectie van het onderwijs). 12. Het dagelijks bestuur alleen (experimentele) ondersteuningsarrangementen toekent die zijn opgenomen in het ondersteuningsplan en/of zijn geaccordeerd door het algemeen bestuur. 13. Het dagelijks bestuur niet in de verantwoordelijkheid van het schoolbestuur treedt. 14. Het dagelijks bestuur een begroting aanlevert die voldoet aan wettelijke kaders. 15. Het dagelijks bestuur zorgvuldig totstandgekomen financieel beleid presenteert. 16. Het dagelijks bestuur kwalitatief en kwantitatief goed personeelsbeleid voert. 17. Het dagelijks bestuur regelgeving en beleid ten aanzien van bedrijfsvoering (inkoop, archivering, arbo) opvolgt. C. Interne bestuurlijke verhoudingen De enige officiële schakel tussen het algemeen bestuur en de medewerkers van het samenwerkingsverband, wordt gevormd door het dagelijks bestuur. Indien scholen of andere belanghebbenden op- op aanmerkingen hebben op het functioneren van de medewerkers van het samenwerkingsverband, wenden zij zich tot het dagelijks bestuur. Het algemeen bestuur zal niet rechtstreeks interveniëren in verhouding tussen dagelijks bestuur en medewerkers van het samenwerkingsverband tenzij bij ontstentenis van het algemeen dagelijks bestuur als bedoeld in de statuten (artikel 8: lid 4). Het algemeen bestuur kan wel ontvangen signalen uit de scholen vertalen naar een vraag aan het dagelijks bestuur om over een bepaalde kwestie te rapporteren aan het algemeen bestuur (roldiscipline). Indien het dagelijks bestuur signaleert dat een school zich niet houdt aan de afspraken in het ondersteuningsplan, zal het dagelijks bestuur zich wenden tot het betreffende schoolbestuur. Indien dit niet leidt tot het gewenste resultaat, zal het dagelijks bestuur dit melden aan het algemeen bestuur waarbij het dagelijks bestuur zich zal verantwoorden ten aanzien van de ondernomen acties. Het dagelijks bestuur zal niet nalaten het algemeen bestuur te informeren over belangrijke beleidsontwikkelingen ten aanzien van de voortgang van de activiteiten van het samenwerkingsverband en belangrijke beleidsontwikkelingen ten aanzien van de inzet van middelen. Het algemeen bestuur kan behalve het dagelijks bestuur ook andere informatiebronnen gebruiken om vast te stellen of de beoogde resultaten zijn behaald of om vast te stellen of binnen de bevoegdheidskaders is gehandeld. In geval het algemeen bestuur zelf informatie verzamelt, wordt het dagelijks bestuur hiervan op de hoogte gesteld. Besluiten van het algemeen bestuur zijn alleen bindend voor het dagelijks bestuur als ze zijn vastgelegd in schriftelijke documenten als verslagen, reglementen of in dit toezichtkader. Het algemeen bestuur kan geen oordeel uitspreken over het functioneren van anderen dan het dagelijks bestuur. Het oordeel van het algemeen bestuur over het functioneren van het 5

6 dagelijks bestuur wordt gebaseerd op het oordeel van het algemeen bestuur over het functioneren van de organisatie, afgemeten aan de mate waarin de geformuleerde beoogde resultaten zijn bereikt, de geformuleerde bevoegdheidskaders gerespecteerd zijn en eventuele overige vooraf gemaakte prestatieafspraken zijn gerealiseerd. De uitspraken van het algemeen bestuur met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten/te behalen resultaten dienen nader operationeel te worden gemaakt door het dagelijks bestuur en te worden voorzien van een smart-uitwerking waardoor de resultaten ook toetsbaar worden voor het algemeen bestuur, bijvoorbeeld in het jaarplan. In algemene zin geldt dat het dagelijks bestuur geacht wordt, beleidsbesluiten te nemen, en alle activiteiten te ondernemen die het voor het behalen van de beoogde resultaten van het samenwerkingsverband nodig acht. Een en ander met inachtneming van het vastgestelde ondersteuningsplan en de daaraan gekoppelde begroting. Het dagelijks bestuur legt binnen een jaarcyclus verantwoording af van de mate waarin de beoogde resultaten zijn behaald, en bevoegdheidskaders zijn gerespecteerd, in de vorm van verantwoordingsrapportages op basis van nadere prestatieafspraken. Het algemeen bestuur bepaalt vervolgens of de operationalisering redelijk is, en of de gepresenteerde gegevens voldoende onderbouwing voor het behalen van het beoogde resultaat of het bevoegdheidskader geven. Op initiatief van het dagelijks bestuur kan een lid van het algemeen bestuur naast het dagelijks bestuur deel uitmaken van extern (strategisch) overleg. Ingeval van calamiteiten die belangrijke schade aan het samenwerkingsverband kunnen toebrengen, is het dagelijks bestuur aanspreekpunt. Het dagelijks bestuur informeert (achteraf) het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur heeft jaarlijks een (zelf)evaluatie waarin in ieder geval de nader uitgewerkte punten zoals hieronder genoemd, worden besproken. Het algemeen bestuur ziet erop toe dat: 18. Communicatie naar derden over het samenwerkingsverband verloopt via het dagelijks bestuur. 19. Het dagelijks bestuur proactief het algemeen bestuur informeert over ontwikkelingen die mogelijk van belang zijn ten aanzien van de realisatie van de doelen van het samenwerkingsverband. 20. Het dagelijks bestuur besluiten schriftelijk heeft vastgelegd en openbaar maakt (via website). 21. Leden van het algemeen bestuur geen uitspraken doen over het functioneren van medewerkers van het samenwerkingsverband. 22. Het dagelijks bestuur wordt beoordeeld op basis van het functioneren van de organisatie. 23. Het dagelijks bestuur uitvoering van beleidsbesluiten binnen de gestelde kaders naar eigen inzicht doet. 24. De door het dagelijks bestuur gepresenteerde verantwoording (jaarverslag, bestuursrapportages) voldoende is. 25. Dat deelname aan extern (strategisch)overleg door anderen dan het dagelijks bestuur, altijd met instemming van het dagelijks bestuur gebeurt. 26. Het dagelijks bestuur de regie pakt bij calamiteiten en dat het zo snel mogelijk het algemeen bestuur informeert. Bijlagen 1. Toezichtkader en Policy Governance 2. Statuten 3. Managementstatuut. 6

7 BIJLAGE 1 Toezichtkader en Policy Governance Een toezichtkader volgens Policy Governance-richtlijnen geeft een beschrijving van de elementen die het algemeen bestuur vast wil leggen om zo goed mogelijk de doelen van de organisatie te bereiken. In algemene zin geldt dat alleen wordt vastgelegd, wat nodig is om onduidelijkheid, die het effectief nastreven van die doelen zou kunnen hinderen, te voorkomen: het toezichtkader legt niet meer vast dan nodig is. Het toezichtkader kent drie thema s. Het eerste hoofdstuk (A) behandelt de beoogde resultaten van de stichting. In het tweede hoofdstuk (B) wordt bepaald wat de bevoegdheidskaders zijn die voor het dagelijks bestuur gelden bij het realiseren van de beoogde resultaten van het samenwerkingsverband. Het derde hoofdstuk (C) beschrijft op welke manier het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur samenwerken. Kern van Policy Governance De kern van het Policy Governance-model (ontworpen door John Carver) is om algemeen bestuur en dagelijks bestuur ieder in hun eigen rol te versterken, namelijk die van bestuurder en die van toezichthouder. Het algemeen bestuur is er, vanuit Policy Governance beschouwd, om namens de eigenaren erop toe te zien dat het samenwerkingsverband zijn maatschappelijke opdracht waarmaakt. De schoolbesturen zijn de eigenaren van het samenwerkingsverband en krijgen de wettelijke zorgplicht opgelegd. Bij het realiseren van passend onderwijs dienen de schoolbesturen samen te werken in het samenwerkingsverband om zo een dekkend aanbod in de regio te kunnen garanderen. Het algemeen bestuur van het samenwerkingsverband heeft als taak om erop toe te zien dat dit dekkend aanbod wordt waargemaakt, dat ondersteuningsmiddelen en -voorzieningen worden verdeeld, dat er geen thuiszitters zijn, dat elke school een bepaald pakket aan basisondersteuning biedt, dat er transparante toewijzingsprocedures zijn richting voortgezet speciaal onderwijs enzovoort. In termen van Policy Governance is het formuleren van de doelen die het samenwerkingsverband zichzelf stelt in termen van beoogd resultaat de grote opdracht; het gaat in de kern om de vraag wat het samenwerkingsverband moet opleveren bij de doelgroep. Die doelgroep zijn de scholen die het samenwerkingsverband met activiteiten ondersteunt (geld verdelen, arrangementen, toewijzingsprocedures, specialistische expertise enzovoort). Het toezien op het realiseren van de afgesproken beoogde resultaten van het samenwerkingsverband in het ondersteuningsplan is bij Policy Governance een kerntaak van het algemeen bestuur (het realiseren van de zogenaamde ENDS). Het algemeen bestuur stelt een dagelijks bestuur aan om de vooraf geformuleerde beoogde resultaten (samen met de scholen) te realiseren. Hierbij dient het dagelijks bestuur wel bepaalde kaders in acht te nemen. Het dagelijks bestuur is er vervolgens om, binnen die kaders, alle nodig geachte initiatieven te nemen om die beoogde resultaten te bereiken. Dat betekent dat het algemeen bestuur toezicht houdt op het realiseren van de beoogde resultaten, en het dagelijks bestuur als bestuurder verantwoordelijk is voor het realiseren van de beoogde resultaten en het in acht nemen van de geldende kaders. Om goed te kunnen besturen heeft het dagelijks bestuur een bepaalde interpretatieruimte nodig om de beoogde resultaten en kaders nader in te vullen. Op grond van verantwoording van het dagelijks bestuur oordeelt het algemeen bestuur vervolgens of die interpretatie redelijk is door het vaststellen van het bestuursverslag. Deze cyclus van stellen van beoogde resultaten, maken van interpretaties en afleggen van verantwoording zorgt voor een voortgaande dialoog tussen bestuurder(s) en toezichthouders. De principes van Policy Governance helpen erbij om die dialoog telkens weer op de centrale onderwerpen te richten, bezien vanuit de missie van het samenwerkingsverband. Zo wordt de schaarse beschikbare tijd zo min mogelijk besteed aan minder belangrijke onderwerpen. 1

8 Dus: minder aandacht voor allerlei proces-informatie, meer sturing op de resultaten van dat proces (wat heeft het opgeleverd voor meer passend onderwijs; welk effect hebben de acties/maatregelen gehad op versterking van de scholen/leraren enzovoort). De notitie intern toezicht is in de vergadering van 7 november 2016 vastgesteld door het algemeen bestuur. J.H. Schapenk Voorzitter 2

9 BIJLAGE 2 Statuten 1

10 2

11 3

12 4

13 5

14 6

15 7

16 8

17 9

18 10

19 11

20 BIJLAGE 3 Managementstatuut Managementstatuut Samenwerkingsverband Helmond-Peelland VO Vastgesteld door het Algemeen Bestuur, februari Inleiding Het Samenwerkingsverband Helmond-Peelland VO (hierna te noemen SWV) heeft, op basis van de wet Passend onderwijs van 11 oktober 2012 (Wijziging van onderwijswetten in het basisonderwijs, speciaal en voortgezet speciaal onderwijs, voortgezet onderwijs en beroepsonderwijs), tot taak: - het vaststellen van een ondersteuningsplan (tenminste een maal in de 4 jaar); - het verdelen en toewijzen van ondersteuningsmiddelen en ondersteuningsvoorzieningen aan de scholen; - het beoordelen of leerlingen toelaatbaar zijn tot het onderwijs aan een speciale school (op verzoek van het bevoegd gezag van een school); - het adviseren over de ondersteuningsbehoefte van een leerling (op verzoek van het bevoegd gezag van een school). Het SWV heeft in een statuten(wijzigingen), vastgesteld op 12 juni 2013 doel en bestuursreglement beschreven. Het SWV kent een structuur waarbij een algemeen bestuur (AB) gevormd wordt door het bevoegde gezag van de aangesloten scholen, of vertegenwoordigers ervan. Het AB is belast met het intern toezicht in het kader van de Wet Goed Onderwijs, Goed bestuur. Een dagelijks bestuur (DB), bestaande uit drie personen, is belast met de voorbereiding en uitvoering van het beleid van het SWV. Voor de aansturing van de dagelijkse gang van zaken en uitvoering van het beleid heeft het DB van het SWV een directeur benoemd. De kaders voor de aansturing en uitvoering worden gevormd door de Wet passend onderwijs, door het meest actuele waarderingskader van de onderwijsinspectie en door het door het AB vastgestelde (meerjaren)beleid en financiële uitgangspunten van het SWV. In een functiebeschrijving worden taken, werkzaamheden, verantwoordelijkheden, functieeisen en waarderingsschaal van functionaris vastgelegd. In onderstaand managementstatuut wordt de bestuurlijke taak- en verantwoordelijkheidsafbakening tussen de geledingen binnen het SWV, met betrekking tot de wettelijke taak van het SWV, vastgelegd. Artikel 1 Begripsomschrijving In dit statuut wordt verstaan onder: Algemeen Bestuur (AB): Intern toezichtsorgaan, gevormd door het bevoegd gezag van de bij het SWV aangesloten scholen, of de vertegenwoordiger ervan. Dagelijks Bestuur (DB): Uitvoerend bestuur dat belast is met de voorbereiding en uitvoering van het beleid van het SWV Directeur: Persoon die, onder verantwoordelijkheid van het DB, belast is met de aansturing en uitvoering van de dagelijkse gang van zaken Uitvoerende functionaris: Persoon die, in het kader van de wettelijke taak van het SWV, werkzaamheden verricht voor het SWV Mandaat: Machtiging door het DB tot het in naam en onder verantwoordelijkheid van het DB uitoefenen van taken en bevoegdheden. 1

21 Artikel 2 Bestuurstaken 1. Het AB heeft de algemene eindverantwoordelijkheid voor de instandhouding van het SWV, voor het realiseren van een samenhangend geheel aan ondersteuningsvoorzieningen tussen/binnen de scholen en de kwaliteit daarvan, voor de verdeling, besteding en toewijzing van de ondersteuningsmiddelen en voorzieningen en voor de kwalitatieve en kwantitatieve resultaten van het onderwijs aan leerlingen met een extra ondersteuningsbehoefte, zoals beschreven in de statuten van het SWV. 2. Het AB oefent zijn taken uit op basis van een toeziend bestuursconcept en fungeert als intern toezichthouder. 3. Het DB heeft de verantwoordelijkheid over de voorbereiding en uitvoering van het SWV, en de algemene bedrijfsvoering van het SWV. 4. Het bestuur oefent in ieder geval de bevoegdheden uit, waarbij de rolverdeling is benoemd in artikel 6 en 9 van de statutenwijziging van het SWV (12 juni 2013). 5. Besluiten en goedkeuringen van DB en AB worden schriftelijk vastgelegd, met duidelijke beschrijving en datumvermelding. 6. Het DB voert de periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken met de directeur van het SWV. Artikel 3 Taken van de directeur 1. De directeur wordt door het DB belast met de dagelijkse leiding over de activiteiten van het SWV ten aanzien van de wettelijke taak van het SWV. De rol van de directeur daarbij is voorbereidend, aansturend en uitvoerend ten aanzien van het beleid van het SWV en van de dagelijkse gang van zaken. 2. De directeur is aanwezig bij de vergaderingen van het DB en van het AB. Het DB kan besluiten om buiten de aanwezigheid van de directeur te vergaderen. 3. De directeur is belast met de beleidsvoorbereiding voor het DB en met de beleidsuitvoering van door het bestuur genomen en goedgekeurde besluiten. In dat kader is de directeur belast met het opstellen van het ondersteuningsplan, een meerjarenbegroting en andere beleidsdocumenten voor het DB. De directeur maakt in het kader van de jaarlijkse vaststelling van een jaarplan resultaatgerichte afspraken met het DB inzake de realisering van de geplande (beleids)werkzaamheden. De directeur doet dit in samenspraak met de binnen het SWV functionerende platforms/netwerken en/of commissies, en externe partijen. 4. De directeur is belast met draagt zorg voor: het doen van voorstellen voor besluiten die aan het bestuur zijn voorbehouden; Het opstellen van de begroting van het SWV; De totstandkoming van jaarrekening en jaarverslag; Het houden van toezicht op de uitvoering van wettelijk voorgeschreven administratieve handelingen (inclusief archivering en registratie correspondentie); Het voorbereiden van overleg met de OPR; Het voorbereiden van bestuurlijk overleg met externe partners; Het opstellen van de agenda s voor de diverse netwerken in samenspraak met betreffende voorzitters; De uitvoering van de taken van de bezwaarschriftencommissie. Interne en externe communicatie. 5. De directeur draagt zorg, dat het DB tijdig over alle relevante informatie en adviezen beschikt om besluiten te nemen. 6. De directeur geeft hiërarchisch (voor functionarissen in dienst van het SWV) dan wel functioneel (voor functionarissen die werkzaamheden verrichten voor het SWV) leiding. 2

22 Voor de functionele sturing geldt dat, indien deze sturing niet tot het gewenste effect leidt dat afgesproken is binnen het SWV, de directeur in gesprek gaat met de bestuurder van de betreffende functionaris(sen). Deze bestuurder zal (de activiteiten van) de betreffende functionarissen conform de afspraken binnen het SWV daarop (laten) bijsturen. Bij uitblijven van het gewenste effect wordt het onderwerp van bestuurlijk overleg binnen het DB en indien nodig binnen het AB van het SWV. 7. De directeur voert periodieke functionerings- en beoordelingsgesprekken met functionarissen in dienst van het SWV. 8. De directeur rapporteert driemaandelijks aan het DB over de uitgevoerde activiteiten binnen het SWV en (beleids)werkzaamheden, conform een door het DB vastgesteld format. De directeur legt in een gesprek met het DB hierover verantwoording af. 9. De directeur is belast met het onderhouden van contacten met overheden en overige relevante instanties. 10. De directeur bereidt bestuurlijk overleg met organen van Rijk, Provincie en gemeenten op ambtelijk niveau voor. 11. Het DB kan de directeur opdragen hem in bepaalde situaties te vertegenwoordigen. 12. De directeur is eerste aanspreekpunt voor Ministerie van OCW, DUO en Onderwijsinspectie. Artikel 4 Mandatering 1. Het DB heeft de directeur gemandateerd om beslissingen te nemen die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de in artikel 3 genoemde taken van de directeur, op de wijze die in het betreffende artikel is bepaald en vallen binnen de door het bestuur vastgestelde beleidskaders en financiële uitgangspunten van het SWV. 2. Het mandaat genoemd in 4.1 omvat in ieder geval de volgende beslissingen, passend binnen het vastgestelde ondersteuningsplan en passend binnen de door het AB vastgestelde begroting: alle operationele beslissingen binnen het SWV; alle beslissingen over administratieve aangelegenheden en de bestuurlijke informatieverzorging; de taaktoebedeling van personeel in dienst en uitvoerende functionarissen van het SWV; het beheer, plannen en regelen van de uitvoering met betrekking tot huisvesting en materiële voorzieningen; de aanschaf van apparatuur en programmatuur; het selecteren en voordragen voor benoeming bij het DB van personeel; het doen van uitgaven binnen de kaders van de begroting van het SWV. 3. De directeur is gemandateerd tot de ondertekening van in ieder geval de hierna genoemde stukken: de correspondentie met DUO en de Onderwijsinspectie; facturen ter betaling, binnen de kaders van de begroting; de correspondentie met het personeel; de correspondentie met het ABP, UWV en de Arbodienst; het verlenen van verlof aan personeel; de correspondentie in het kader van medezeggenschapszaken; onkostendeclaraties van personeel met uitzondering van de directeur zelf. 4. Voorts is de directeur gemandateerd tot het tekenen van uitgaande stukken, die tot uitvoering van bestuursbesluiten kunnen worden gerekend en die tot de dagelijkse gang van zaken kunnen worden gerekend. 5. Het DB kan de mandatering van taken en bevoegdheden te allen tijde ongedaan maken. Het mandaat wordt schriftelijk beëindigd. 3

23 6. Het is de directeur niet toegestaan het mandaat over te dragen aan derden. Artikel 5 Uitvoering en Werkingsduur 1. Dit managementstatuut heeft een werkingsduur van twee jaar. 2. Het DB kan, indien daartoe aanleiding bestaat, tot wijziging of intrekking van het management-statuut overgaan na overleg met de directeur. 3. De tussentijdse wijziging of intrekking van het managementstatuut treedt in werking op de dag volgend op de dag waarop het AB de wijziging van het statuut heeft goedgekeurd. 4. Indien het managementstatuut niet is ingetrokken, wordt de werking na afloop met eenzelfde periode verlengd. 5. In gevallen waarin dit managementstatuut niet voorziet of bij interpretatieverschillen, beslist het DB. 6. Een krachtens mandaat genomen besluit vermeldt dat het besluit genomen is namens het DB. 7. Het DB draagt zorg voor dat een exemplaar van het managementstatuut, inclusief eventuele wijzigingen voorzien van een datumvermelding, ter inzage beschikbaar is op een voor een iedere aangeslotene toegankelijke plaats. 8. 4