Audit van de digitale beheeromgeving van de Gemeente Heemskerk, aan de hand van het referentiekader RODIN

Transcriptie

1 Audit van de digitale beheeromgeving van de Gemeente Heemskerk, aan de hand van het referentiekader RODIN Opgesteld door: R. Bisscheroux, gemeentelijk archiefinspecteur Noord-Hollands Archief Datum: 17 maart 2015 Versie: 1.0 Status: definitief

2 Inhoud 1. Inleiding Aanleiding Opdrachtformulering Referentiekader Werkwijze Bevindingen Conclusie Aanbevelingen Toetspunten... 8 Toetspunt Toetspunt Toetspunt Toetspunt Toetspunt Toetspunt Toetspunt Toetspunt Toetspunt Toetspunt Toetspunt Toetspunt Toetspunt Toetspunt Toetspunt Toetspunt Toetspunt Toetspunt Toetspunt Toetspunt Toetspunt Toetspunt Toetspunt Toetspunt Toetspunt Toetspunt Toetspunt

3 Toetspunt Toetspunt Toetspunt Bijlage A ICT omgeving Bijlage A Geïnterviewde personen Bijlage B Geraadpleegde documentatie

4 1. Inleiding 1.1 Aanleiding De Gemeente Heemskerk heeft de intentie om in 2015 volledig digitaal te gaan archiveren. De eerste aanzet hiervoor is gedaan in 2010 met het vervangen van de fysieke documenten (te vernietigen binnen 21 jaar) door digitale reproducties en in 2011 met het invoeren van zaakgericht werken. Digitaal archiveren houdt in dat digitaal leidend wordt en analoge informatie vervangen wordt. Vervanging is het conform de wettelijke voorschriften vervaardigen van (digitale) reproducties van archiefbescheiden zodat deze de plaats innemen van de oorspronkelijke bescheiden, die worden vernietigd. Slechts in een aantal duidelijk bepaalde gevallen worden analoge documenten niet vervangen. Voor vervanging is een positief advies van de gemeentearchivaris op basis van een Handboek vervanging en een RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer) audit gewenst, alsmede een besluit tot vervanging van het College van Burgemeesters en Wethouders van de Gemeente Heemskerk. In verband met het vervangen van documenten met een langere bewaartermijn dan 21 jaar in de nabije toekomst, heeft de Gemeente Heemskerk verzocht om een audit van de digitale beheeromgeving. De audit wordt uitgevoerd aan de hand van RODIN. RODIN is een wegwijzer voor iedereen die werkzaam is in het groeiende domein van digitaal informatiebeheer, en te maken krijgt met een veelheid aan wet- en regelgeving, normen en standaarden. RODIN brengt deze veelheid terug tot een drietal helder afgebakende hoofdstukken, met 30 vragen. Zie paragraaf 1.3 voor RODIN. De scope van een RODIN audit is breder dan het vervangingsperspectief, en betreft ook de overige punten die van belang zijn om digitaal te archiveren. In deze audit is in het bijzonder aandacht gegeven aan de onderdelen 1.3, 2.4, 2.5, 3.4, 3.5 en 3.6. Deze toetspunten zijn cruciaal bij het digitaliseren, registreren en bewaren van informatie. 1.2 Opdrachtformulering Het Noord-Hollands Archief heeft een audit op de digitale beheeromgeving van de Gemeente Heemskerk uitgevoerd aan de hand van RODIN, met als uitgangspunt de volgende vragen: 1. Voldoet de digitale beheeromgeving van de Gemeente Heemskerk zoals omschreven in de hoofdstukken 1, 2 en 3 van RODIN zodanig dat een digitaal archief opgebouwd kan worden, inclusief vervanging? 2. Welke maatregelen zijn eventueel nog nodig om de beheeromgeving geschikt te maken voor digitaal archiveren? 1.3 Referentiekader In RODIN zijn eisen beschreven voor het beleid en de organisatie, voor het informatiebeheer en voor ICT-beheer en beveiliging, van een digitale beheeromgeving 4

5 waarin digitale archieven duurzaam en toegankelijk worden beheerd. Het referentiekader heeft betrekking op de gehele digitale beheeromgeving, oftewel: Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheer van digitale archiefbescheiden mogelijk maakt. De definitie van digitale beheeromgeving in RODIN is ontleend aan het referentiemodel voor elektronische depots OAIS (ISO-14721: 2002). Het gaat om de omgeving waarin digitale documenten terechtkomen direct ná het scannen of direct ná het digitale ontstaan. RODIN geldt dus voor alle scans, origineel opgemaakte documenten, zoals Word- en Excelbestanden, digitale tekeningen, s, databases, blogs en andere bestanden, of die nu in het Document Management Systeem zitten, in afdelingsgebonden systemen zoals die voor de Wabo, ruimtelijke plannen of de uitkeringen, of in een architectuur met midoffice of andere systemen. Hoofdstuk 1 Beleid en organisatie, gaat in op de beleidsmatige en organisatorische eisen voor een goede digitale beheeromgeving. De NEN-ISO (NEN-ISO :2001 nl, Informatie en documentatie Informatie- en archiefmanagement) omschrijft het doel van beleid als volgt: Het doel van het beleid behoort te zijn de totstandkoming en het beheer van authentieke, betrouwbare en bruikbare archiefbescheiden, die bedrijfsfuncties en activiteiten kunnen ondersteunen zo lang als nodig is. Beleid behoort te worden vastgesteld op het hoogste beslissingsniveau. Ook een goed functionerende organisatie is een randvoorwaarde voor de digitale beheeromgeving. Hoofdstuk 2 Informatiebeheer, gaat in op de manier waarop de archiefbescheiden worden beheerd in het Document Management System/Record Management Applicatie (DMS/RMA). In dit hoofdstuk zijn veel eisen afgeleid van de NENnorm NEN 2082 is een Nederlandse norm met eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. Het systeem én de inrichting dienen conform NEN 2082 uitgevoerd te zijn. Hoofdstuk 3 ICT-beheer en beveiliging, is de derde component die bepaalt of er een veilige beheeromgeving is voor de digitale archiefstukken. Hoewel ICT al weer behoorlijk wat jaren deel uitmaakt van het archiveringssysteem is in de op de Archiefwet gebaseerde regelgeving nog geen normering opgenomen ten aanzien van goed ICT-beheer 1. ICT is echter een bepalende factor bij het goed functioneren van het systeem en hiermee voor de betrouwbaarheid en raadpleegbaarheid van de archiefbescheiden. Om die reden is het opgenomen in RODIN. 1.4 Werkwijze De audit is uitgevoerd door de heer R. Bisscheroux MA, gemeentelijke archiefinspecteur bij het Noord-Hollands Archief. 1 Dit is wel vastgelegd in de norm ED3, die echter geen wettelijke status heeft. 5

6 De informatie ten behoeve van de audit is verkregen door interviews met functionarissen van de Gemeente Heemskerk, zie bijlage A. Daarnaast is informatie opgevraagd en bestudeerd, zie bijlage B. 6

7 2. Bevindingen In dit hoofdstuk bespreken we eerst de conclusie van de pre-audit. Vervolgens gaan we in op de toetspunten van het referentiekader RODIN. Per toetspunt gaan we in op de bevindingen, conclusies en eventuele aanbevelingen. 2.1 Conclusie De digitale beheeromgeving van de gemeente Heemskerk voldoet grotendeels aan de belangrijkste toetspunten (1.3, 2.4, 2.5, 3.4, 3.5 en 3.6.). Aan de volgende belangrijke toetspunten wordt nog niet volledig voldaan: 1.3 De organisatie heeft de processen en procedures voor de digitale beheeromgeving beschreven. 3.6 Back-ups en herstelplannen worden periodiek gecontroleerd op juiste werking. 2.2 Aanbevelingen Beleid en organisatie Actualiseer het Informatiebeleidsplan voor de periode Betrek archiefbeheer hierbij. Stel het Beveiligingsplan op met maatregelen op basis van de GAP analyse. Betrek archiefbeheer hierbij. Ontwikkel een kwaliteitssyteem met toetsbare eisen voor de digitale beheeromgeving. De VNG zal daarvoor dit jaar een Handreiking publiceren. Stel voor beheerders een handleiding functioneel beheer Decos Heemskerk op. Organiseer audits van de digitale beheeromgeving. Stel een compleet overzicht van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor het digitaal informatiebeheer op en leg het vast. Benoem zowel de rollen als de uitvoerende afdelingen. Bij verandering van functies moet er aandacht zijn voor de verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer. Informatiebeheer Stel het autorisatieschema en een procedure voor autorisaties vast. Stel bestandsformaten vast en pas deze toe. Pas de programmatuur zo aan dat de bewaartermijn automatisch vastgelegd wordt. Zorg er voor dat er een waarschuwing wordt gegeven bij vernietiging wanneer er een link of verwijzing bestaat tussen verschillende digitale archiefbestanddelen. Zorg ervoor dat archiefstukken dusdanig vernietigd worden dat zij op geen enkele wijze kunnen worden gereproduceerd. ICT-beheer en beveiliging Laat back-ups en herstelplannen periodiek (extern) toetsen of de mate van beveiliging nog passend is. 7

8 2.3 Toetspunten Toetspunt 1.1 De organisatie heeft een door het bestuur en/of management vastgesteld informatiebeleid dat aansluit bij de geformuleerde organisatiedoelstellingen. Onderdelen van informatiebeleid zijn tenminste: a. het voldoen aan de wettelijke eisen voor het bewaren van informatie; b. een beschrijving van de relatie tussen de bedrijfsprocessen en de opgenomen informatie; c. een beschrijving van of verwijzing naar de bewaarstrategie van de organisatie die rekening houdt met conversie, migratie of emulatie in geval van veranderende (technische) omstandigheden; d. een beschrijving van het beveiligingsbeleid waarin taken en verantwoordelijkheden voor informatiebeveiliging zijn belegd. Heemskerk heeft een (verouderd) informatiebeleidsplan: Informatieplan Er wordt een nieuw informatiebeleidsplan opgesteld voor de periode Tot 2017 vanwege de beoogde samenwerking met de gemeenten Velsen en Beverwijk. Archiefbeheer is beperkt betrokken bij het opstellen van het informatiebeleidsplan. a. De Gemeente Heemskerk heeft een Archiefverordening gemeente Heemskerk 2014 en Besluit informatiebeheer Heemskerk 2014 vastgesteld waarin de voorwaarden voor het voldoen aan de wettelijke eisen voor het bewaren van informatie zijn vastgelegd. b. De relatie tussen de bedrijfsprocessen in de vorm van zaaktypen en de opgenomen informatie wordt beschreven in het Documentair Structuur Plan (DSP). Het DSP wordt bijgehouden in het software pakket I-navigator. De I-navigator wordt periodiek ingelezen in Decos. In het DSP / de I-navigator zijn ook de secundaire processen van archiefbeheer beschreven. Hierin zijn verder opgenomen de (vak)applicaties die geïnventariseerd zijn. Waarschijnlijk is 90% van alle applicaties in beeld. In het kader van lean management wordt het DSP/ de I-navigator aangepast in overleg met de proceseigenaren. c. Er wordt een digitale bewaarstrategie opgezet en in het verlengde daarvan werkt de gemeente aan de opbouw van een e-depot. Samen met het Noord-Hollands Archief wordt het Toepassingsprofiel Metadata Lokale Overheden (TMLO) ingevoerd. d. Er is vastgesteld beveiligingsbeleid in de vorm van: Strategische Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (Strategische BIG Heemskerk) en Tactische Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (Tactische BIG). Archiefbeheer is beperkt betrokken bij het opstellen van het informatiebeveiligingsbeleid. Momenteel wordt een GAP analyse uitgevoerd op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten. De uitkomsten daarvan leiden tot een actieplan en Beveiligingsplan. De Operationele Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (Operationele BIG) wordt nog aangeboden. Deze bestaat uit een verzameling documenten over deelaspecten van de informatiebeveiliging. 8

9 De organisatie heeft deels een door het bestuur en/of management vastgesteld informatiebeleid dat aansluit bij de geformuleerde organisatiedoelstellingen. Aanbevelingen: Actualiseer het Informatiebeleidsplan voor de periode Betrek archiefbeheer hierbij. Stel het Beveiligingsplan op met maatregelen op basis van de GAP analyse. Betrek archiefbeheer hierbij. Toetspunt 1.2 De organisatie is in staat verantwoording af te leggen over alle activiteiten ten behoeve van de werking en het beheer van de digitale beheeromgeving op basis van toetsbare eisen van een door haar toe te passen kwaliteitssysteem. Voor de werking en het beheer van de digitale beheeromgeving zijn procedures opgesteld (Toetspunt 1.3). Het checken van deze procedures op basis van toetsbare eisen volgens een kwaliteitssysteem gebeurt nog niet. De organisatie is nog niet in staat om verantwoording af te leggen over alle activiteiten ten behoeve van de werking en het beheer van de digitale beheeromgeving op basis van toetsbare eisen van een door haar toe te passen kwaliteitssysteem. Aanbeveling: Ontwikkel een kwaliteitssyteem met toetsbare eisen voor de digitale beheeromgeving. De VNG zal daarvoor dit jaar een Handreiking publiceren. Toetspunt 1.3 De organisatie heeft de processen en procedures voor de digitale beheeromgeving beschreven. De volgende procedures en werkinstructies zijn getoond (voor back-up, uitwijk en restore, zie toetspunt 3.4): Tabel Werkinstructies medewerkers DIV bij uitvoering activiteiten in het kader van het vervangingsproces Procedure beoordelen intrinsieke waarde document Procedure van vernietiging vervangen archiefbescheiden Werkbeschrijving inscannen WMO stukken in EBB Notities toevoegen in Decos en vanuit EBB Proces wijzigingsbeheer Werken met Decosweb vanaf versie D5. Gebruikershandleiding Decos FAQ 9

10 Het beheer van de digitale beheeromgeving is vastgelegd in procedures en werkinstructies (niet alle zijn getoond). Op het intranet is een Decos FAQ pagina beschikbaar voor beheerders en gebruikers over archivering met Decos. Er is geen handboek functioneel beheer Decos beschikbaar. Voor gebruikers van Decos is er verder een gebruikershandleiding, maar in de praktijk blijft het gebruik van Decos niet duidelijk. Zo is het toevoegen van documenten wel formeel beschreven, maar is het onduidelijk wat wel en niet geregistreerd moet worden. Verder is het koppelen van zaken en het zoeken in Decos niet duidelijk voor gebruikers. De organisatie heeft de processen en procedures voor de digitale beheeromgeving grotendeels beschreven. Aanbeveling: Stel voor beheerders een handleiding functioneel beheer Decos Heemskerk op. Toetspunt 1.4 De organisatie ondergaat periodiek (externe) audits en/of certificering op het gebied van de digitale beheeromgeving. Procedures voor de digitale beheeromgeving worden in de praktijk getoetst. Het initiatief ligt bij de uitvoerder, niet bij de organisatie. Reguliere externe audits die plaatsvinden, zijn de GBA audit en DigiD audit. Interne audits vinden plaats op verzoek van het College van B&W. In 2014 is de dossiervorming geaudit door de gemeente Controller en een medewerker controle. De organisatie ondergaat deels periodiek (externe) audits en/of certificering op het gebied van de digitale beheeromgeving. Aanbeveling: Organiseer audits van de digitale beheeromgeving op de volgende punten: Wordt voldaan aan de gestelde eisen om te garanderen dat de procedures en processen in archiefsystemen worden geïmplementeerd overeenkomstig de beleidslijnen en eisen van de organisatie? Met andere woorden: zijn de procedures en processen in archiefsystemen gegarandeerd geïmplementeerd overeenkomstig het vastgestelde Handboek vervanging? Wordt voldaan aan de gestelde eisen om te garanderen dat de procedures en processen in archiefsystemen voldoen aan de verwachte uitkomsten? Met andere woorden: voldoen de procedures en processen in archiefsystemen gegarandeerd aan de gestelde eisen in het Handboek vervanging? Zijn strategie, beleid, procedures, processen en technische omgeving voor het digitaal informatiebeheer ontvankelijk voor technologische ontwikkelingen en 10

11 veranderende eisen? Met andere woorden: leiden technologische ontwikkelingen en veranderende eisen tot noodzakelijke wijzigingen van het digitaal informatiebeheer? Toetspunt 1.5 De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de digitale beheeromgeving waaronder: digitalisering, duurzame toegankelijkheid, archiefbeheer en betrouwbaarheid van informatie, zijn vastgelegd en belegd. Tevens is op basis hiervan de continuïteit gewaarborgd in het geval van organisatiewijziging. In de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer is vastgesteld wie op het hoogste niveau verantwoordelijk is voor het bewaren van informatie. De verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer is belegd bij de coördinator DIV. Verder is er een Autorisatieschema voor beheer vastgesteld. Archiefbeheer en Decos ontbreken hierin. De verantwoordelijkheid voor de informatie zelf ligt bij de afdelingen en niet bij de beheerders van de informatie. Dit is echter niet formeel vastgelegd, bijvoorbeeld in functieomschrijvingen. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de digitale beheeromgeving waaronder: digitalisering, duurzame toegankelijkheid, archiefbeheer en betrouwbaarheid van informatie, zijn deels vastgelegd en belegd. Aanbevelingen: Stel een compleet overzicht van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor het digitaal informatiebeheer op en leg het vast. Benoem zowel de rollen als de uitvoerende afdelingen. Bij verandering van functies moet er aandacht zijn voor de verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer. Toetspunt 1.6 De digitale beheeromgeving is opgenomen in de meerjarenbegroting van de organisatie, waarbij voldoende middelen beschikbaar worden gesteld om de continuïteit ervan te waarborgen. Het is moeilijk om dit expliciet te maken. De digitale beheeromgeving is opgenomen in de meerjarenbegroting van de organisatie, waarbij voldoende middelen beschikbaar worden gesteld om de continuïteit ervan te waarborgen. Dit is echter niet aantoonbaar. 11

12 Toetspunt 1.7 De organisatie beschikt over voldoende medewerkers, met voldoende kennis en competenties, om al haar taken en verantwoordelijkheden op het gebied van de digitale beheeromgeving te kunnen uitvoeren. Voor het beheer van de archiefbescheiden (team DIV) is 10 fte beschikbaar. Daarnaast is nog 2,5 fte inhuur beschikbaar. Deze inhuur is met name nodig voor de overgang naar zaakgericht digitaal werken. Van het vaste personeel hebben er drie medewerkers HBO niveau, waarvan twee archivistiek B. De overige medewerkers hebben allen een MBO leergang Archivering gevolgd. Alle medewerkers hebben een cursus DSP en zaakgericht werken gevolgd in 2011, acht medewerkers hebben de training Decos gevolgd in Twee medewerkers hebben een VVA opleiding, twee medewerkers hebben SOD 2, vijf medewerkers hebben SOD1 of SOD module A. De applicatiebeheerder Decos valt onder automatisering. De organisatie beschikt naar verwachting over voldoende medewerkers, met voldoende kennis en competenties, om al haar taken en verantwoordelijkheden op het gebied van de digitale beheeromgeving te kunnen uitvoeren. 12

13 Toetspunt 2.1 Alle digitale archiefstukken worden geklasseerd op basis van een classificatieschema/ordeningsstructuur. Uit de NEN 2082 certificering blijkt dat Decos aan deze toets kan voldoen (Verklaring van Compliance NEN februari 2013 eisen 25 en 26). De basis voor de inrichting van het classificatieschema / de ordeningsstructuur is het Model DSP in de I-navigator van SDU/VHIC. De ordening is zaaksgewijs op basis van de zaaktypencatalogus van de I-navigator. Zaaktypen worden in overleg met de afdelingen verder aangepast in DSP/ZTC aan de lokale situatie en overgenomen in Decos. Bij registratie wordt op basis van het zaaktype een aantal kenmerken automatisch geregistreerd. Alle digitale archiefstukken worden in Decos geklasseerd op basis van een classificatieschema/ordeningsstructuur. Toetspunt 2.2 Het systeem kent automatisch een uniek identificatiekenmerk toe aan alle onderdelen die op basis van het classificatieschema/de ordeningsstructuur worden vastgelegd, bijvoorbeeld aan zaaktypen/processen, zaken en digitale archiefstukken. Uit de NEN 2082 certificering blijkt dat Decos aan deze toets kan voldoen (Verklaring van Compliance NEN februari eis 2). Decos kent de volgende unieke identificatiekenmerken toe: Zaaknummer Registratienummer / Decos volgnr. (zie 2.4) Decos kent automatisch een uniek identificatiekenmerk toe aan alle onderdelen die op basis van het classificatieschema/de ordeningsstructuur worden vastgelegd. Toetspunt 2.3 Het systeem kan in het classificatieschema veranderingen aanbrengen en bij deze wijzigingen moet de consistentie binnen het schema alsmede tussen het schema en de archiefbestanddelen gewaarborgd blijven. Uit de NEN 2082 certificering blijkt dat Decos aan deze toets kan voldoen (Verklaring van Compliance NEN februari 2013 eisen 140 en 141). 13

14 Het systeem kan in het classificatieschema veranderingen aanbrengen en bij deze wijzigingen blijft de consistentie binnen het schema alsmede tussen het schema en de archiefbestanddelen gewaarborgd. Toetspunt 2.4 Van alle archiefstukken wordt ten minste de volgende informatie in de metadata vastgelegd: a. inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag; b. wanneer, door wie en waarom de archiefstukken zijn opgemaakt en werden ontvangen; c. samenhang met andere beheerde archiefstukken; d. uitgevoerde beheeractiviteiten; e. actuele en oorspronkelijke technische aard, ook van de hard- en softwareomgeving; f. aard van de digitale handtekening (indien aanwezig); g. wijze van versleuteling (algoritme) en decryptiesleutel (indien van toepassing). Uit de NEN 2082 certificering blijkt dat Decos aan deze toets kan voldoen (Verklaring van Compliance NEN februari 2013 eisen 4, 82 en 121). Opmerking: in Klantinstructie NEN 2082 van Decos wordt over eis 121 opgemerkt: De norm schrijft bovendien voor dat bij opname van een versleuteld bestand informatie over het type algoritme en het encryptieniveau wordt vastgelegd. Bij een dergelijke versleuteling kan de ontvanger deze informatie niet achterhalen zonder de medewerking van degene die het bestand heeft versleuteld. Decos faciliteert alle door de norm op dit punt genoemde controles door middel van workflow. Op het niveau van het zaaktype zijn zaakkenmerken voor archiefstukken toegekend. Deze worden overerfd, maar kunnen aangepast worden. De automatische toegekende kenmerken zijn: Zaaknummer: Z/jaar/zaaknummer (zaakniveau, bij document: Zaak/Dossier/Vergadering) Registratienummer = ID/jaar/Decos volgnr. Productcatalogus (zaakniveau) Adres (zaakniveau) Postcode (zaakniveau) Plaats (zaakniveau) (zaakniveau) Afdeling De registratievelden zijn: Werkproces (= Zaaktype ZTC) (zaakniveau): verplicht, keuzeveld Zaakomschrijving (zaakniveau): verplicht, vrij veld Kanaal (zaakniveau): niet verplicht, keuzeveld 14

15 Globale locatie (zaakniveau): niet verplicht, vrij veld Zaak toegewezen aan (zaakniveau, bij document: Medewerker): verplicht, keuzeveld Bureau (zaakniveau, bij document: Bureau): niet verplicht, keuzeveld NAW (zaakniveau): niet verplicht, keuzeveld (koppeling met BRP/bedrijven) Contactpersoon (zaakniveau): niet verplicht, keuzeveld Onderwerp: verplicht, vrij veld Portefeuillehouder: niet verplicht, keuzeveld Documenttype: niet verplicht, keuzeveld Datum Doc.: verplicht, keuzeveld (uw) Referentiekenmerk: niet verplicht, vrij veld Bijlage: niet verplicht, vrij veld Ontvangstbevestiging: niet verplicht, keuzeveld a. Met bovenstaande kenmerken Werkproces en Zaakomschrijving wordt de inhoud van de archiefstukken vastgelegd. De inhoudelijke structuur en het gedrag van archiefstukken wordt niet vastgelegd. De uiterlijke verschijningsvorm wordt wel vastgelegd door een globaal documenttype. b. Met bovenstaande kenmerken Datum Doc., NAW en Werkproces/Onderwerp worden vastgelegd wanneer, door wie en waarom de archiefstukken zijn opgemaakt en werden ontvangen. c. Door bovenstaande kenmerken Zaaknummer en Werkproces wordt de samenhang met andere archiefstukken vastgelegd. NB Er kunnen losse documentregistraties worden aangemaakt zonder bijbehorende zaak. Dit is een bekend probleem en er wordt op gecontroleerd door DIV. d. Er is een audit trail beschikbaar met tijdstip, medewerker en wijzigingen op veldniveau. e. Het formaat wordt vastgelegd door de extensie van het originele formaat. De verdere technische aard wordt niet vastgelegd. f. Digitale handtekening is van toepassing bij de verlening van de omgevingsvergunning. De natte handtekening moet nog verder worden vervangen door een andere vorm van ondertekening. g. Encryptie is niet van toepassing Van alle archiefstukken wordt voldoende informatie in de metadata vastgelegd Toetspunt 2.5 Metadata worden op gestandaardiseerde wijze toegekend, bijvoorbeeld met behulp van standaard woordenlijsten. Waar nodig en mogelijk worden metadata op gestandaardiseerde wijze toegekend. 15

16 Metadata worden op waar nodig en mogelijk gestandaardiseerde wijze toegekend Toetspunt 2.6 Het systeem gebruikt een door het bestuur en/of management vastgesteld autorisatieschema waarmee alle gebruikerstaken en beheeractiviteiten als rollen aan medewerkers worden toegekend. Uit de NEN 2082 certificering blijkt dat Decos aan deze toets kan voldoen (Verklaring van Compliance NEN februari 2013 eis 99). Een gebruikersprofiel geeft recht tot toegang tot functionaliteit en informatie. Bureauhoofden hebben toegang tot alle informatie. Archief wordt bij de registratie toegewezen aan medewerkers, afhankelijk van het zaaktype. Er is een Autorisatieschema. Overzicht van functies en functionarissen op applicatieniveau. Archiefbeheer en Decos ontbreken hierin, en er worden geen functionaliteiten genoemd. Het systeem gebruikt nog geen door het bestuur en/of management vastgesteld autorisatieschema waarmee alle gebruikerstaken en beheeractiviteiten als rollen aan medewerkers worden toegekend. Aanbeveling: Stel het autorisatieschema en een procedure voor autorisaties vast. Toetspunt 2.7 Digitale archiefstukken worden opgeslagen in door het bestuur aangewezen, valideerbare en volledig gedocumenteerde bestandsformaten, die voldoen aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verlangd. Uit de NEN 2082 certificering blijkt dat Decos aan deze toets kan voldoen (Verklaring van Compliance NEN februari 2013 eis 20). Opmerking 1: in Procedure opname volgens NEN 2082 van Decos wordt over eis 11 en 20 opgemerkt: Binnen de organisatie wordt vastgesteld welke bestandsformaten moeten worden beschouwd als toelaatbaar. De gedachte is dat er gekozen wordt voor bestandsformaten die regulier zijn en waarbij de kans klein is dat de bestanden op termijn niet meer kunnen worden gelezen. Als een bestand wordt opgenomen in het RMA, moet worden gecontroleerd of dit bestand een toelaatbaar bestandsformaat heeft. 16

17 Opmerking 2: in Klantinstructie NEN 2082 van Decos wordt over eis 20 opgemerkt: De norm schrijft voor dat bestanden moeten kunnen worden gecontroleerd op het bestandsformaat, de leesbaarheid, integriteit en indien van toepassing het integriteitskenmerk. Het is niet mogelijk om dit volledig geautomatiseerd te doen: Decos zou dan alle toegestane bestandsformaten moeten kunnen interpreteren. Decos faciliteert deze eis door een workflow te starten na de registratie van een document. Documenten worden opgeslagen in het originele formaat. Er wordt gescand naar TIFF. Sinds Decos 5.2 kan er ook gescand worden naar PDF. Omzetting naar PDF vindt niet automatisch plaats, wel bij bepaalde workflows. Digitale archiefstukken worden nog niet opgeslagen in door het bestuur aangewezen, valideerbare en volledig gedocumenteerde bestandsformaten, die voldoen aan een open standaard. Aanbeveling: Stel bestandsformaten vast en pas deze toe. Toetspunt 2.8 De koppeling tussen een digitaal archiefbestanddeel (op elk aggregatieniveau) en de daarbij behorende metadata moet tot het moment van verwijdering kunnen worden gereconstrueerd. Uit de NEN 2082 certificering blijkt dat Decos aan deze toets kan voldoen (Verklaring van Compliance NEN februari 2013 eis 22). De band tussen archiefbestanddelen en metadata is onlosmakelijk. Wijzigingen in metadata worden gelogd (audit trail). De koppeling tussen een digitaal archiefbestanddeel (op elk aggregatieniveau) en de daarbij behorende metadata kan tot het moment van verwijdering worden gereconstrueerd Toetspunt 2.9 Het systeem importeert, converteert, migreert en exporteert digitale archiefstukken en de bijbehorende metadata uitsluitend met behoud van de authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid op elk aggregatieniveau. Uit de NEN 2082 certificering blijkt dat Decos aan deze toets kan voldoen (Verklaring van Compliance NEN februari 2013 eis 36). 17

18 Via de Exportmodule het mogelijk om te exporteren. Deze exportmodule wordt gebruikt om de website (Typo3) te vullen met bestuurlijke stukken. Webformulieren (Typo3) kunnen worden geïmporteerd. Het systeem importeert, converteert, migreert en exporteert digitale archiefstukken en de bijbehorende metadata uitsluitend met behoud van de authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid op elk aggregatieniveau. Toetspunt 2.10 De integriteit en leesbaarheid van digitale archiefstukken kan worden vastgesteld, gecontroleerd, gedocumenteerd en geborgd tegen ongeautoriseerde wijzigingen en beschadigingen. Uit de NEN 2082 certificering blijkt dat Decos aan deze toets kan voldoen (Verklaring van Compliance NEN februari 2013 eisen 9, 12 en 32). Opmerking: in Procedure opname volgens NEN 2082 van Decos wordt over eis 11 en 12 opgemerkt: Het is denkbaar dat het bestand bij verzending is gecorrumpeerd waardoor het bestand niet meer kan worden geopend. Bovendien kan het bestand een virus bevatten. Het bestand dient te worden gecontroleerd als het wordt ontvangen. In een typische ICT infrastructuur wordt in deze controle voorzien door ieder bestand dat binnenkomt via mail, website of de netwerkschijven te scannen. Deze controle is de verantwoordelijkheid van het ICT beheer. Als het bestand is ontvangen (en op virussen is gescand), moet het worden gecontroleerd op leesbaarheid. Hiervoor moet het bestand handmatig worden geopend. In Heemskerk wordt gebruik gemaakt van software om de werkplekken en servers te scannen op ongewenste bestanden. Integriteit wordt verder gewaarborgd door autorisatie en logging van wijzigingen. De integriteit en leesbaarheid van digitale archiefstukken kan worden vastgesteld, gecontroleerd, gedocumenteerd en geborgd tegen ongeautoriseerde wijzigingen en beschadigingen. Toetspunt 2.11 Door middel van een zoekopdracht kunnen alle digitale archiefstukken en hun metadata op elk aggregatieniveau worden getoond, met inachtneming van autorisaties. 18

19 Uit de NEN 2082 certificering blijkt dat Decos aan deze toets kan voldoen (Verklaring van Compliance NEN februari 2013 eisen 42 en 46). In principe kan dit in Heemskerk, maar niet alle gebruikers zijn goed op de hoogte hoe het zoeken werkt (zie Toetspunt 1.3). Door middel van een zoekopdracht kunnen alle digitale archiefstukken en hun metadata op elk aggregatieniveau worden getoond, met inachtneming van autorisaties. Toetspunt 2.12 De bewaartermijn van digitale archiefbescheiden wordt automatisch op elk aggregatieniveau vastgelegd. De bewaartermijnen worden nageleefd met inachtneming van de wettelijke selectietermijnen, -procedures en vervolgacties (vernietigen, overdragen of exporteren). Uit de NEN 2082 certificering blijkt dat Decos aan deze toets kan voldoen (Verklaring van Compliance NEN februari 2013 eisen 62, 65 en 69). De bewaartermijn wordt door de combinatie Zaaktype + resultaatsoort vastgelegd. Maar sinds het gebruik van de nieuwe versie van Decos (5.1) moet de vernietigingsdatum / het vernietigingsjaar door medewerkers berekend worden en handmatig worden bepaald. De berekening door het systeem is niet correct. De bewaartermijn van digitale archiefbescheiden wordt automatisch op elk aggregatieniveau vastgelegd, maar de vernietigingsdatum moet berekend worden. Dit kan leiden tot fouten in de vernietiging. Aanbeveling: Pas de programmatuur zo aan dat de bewaartermijn automatisch vastgelegd wordt. Toetspunt 2.13 Ter waarborging van de samenhang en volledigheid wordt een waarschuwing gegeven wanneer er een link of verwijzing bestaat tussen verschillende digitale archiefbestanddelen op alle aggregatieniveaus, waarvan een onderdeel op het punt staat te worden vernietigd, overgedragen of geëxporteerd en het andere niet. Uit de NEN 2082 certificering blijkt dat Decos aan deze toets kan voldoen (Verklaring van Compliance NEN februari 2013 eis 76). Bij vernietiging (in de testomgeving) wordt echter geen waarschuwing gegeven bij vernietiging. Er worden nog geen exports gemaakt uit het systeem. 19

20 Ter waarborging van de samenhang en volledigheid wordt geen waarschuwing gegeven wanneer er een link of verwijzing bestaat tussen verschillende digitale archiefbestanddelen op alle aggregatieniveaus, waarvan een onderdeel op het punt staat te worden vernietigd, overgedragen of geëxporteerd en het andere niet. Aanbeveling: Zorg ervoor dat er een waarschuwing wordt gegeven bij vernietiging wanneer er een link of verwijzing bestaat tussen verschillende digitale archiefbestanddelen. Toetspunt 2.14 Vernietigen van archiefstukken moet zo gebeuren dat deze op geen enkele wijze kunnen worden gereproduceerd. Uit de NEN 2082 certificering blijkt dat Decos aan deze toets kan voldoen (Verklaring van Compliance NEN februari 2013 eis 80). Opmerking: Alle documenten uit het te vernietigen zaakdossier zijn na vernietiging niet meer te reproduceren. Het is echter niet ondenkbaar dat de bestanden na een backupprocedure nog staan opgeslagen op een alternatieve locatie. De organisatie dient er dus zelf voor te zorgen dat na een vernietigingsactie op de productiedatabase, dezelfde bestanden van de backupdatabase worden verwijderd. Bij verwijderen kunnen bestanden teruggehaald worden. Vernietiging betekent defnitief weg (inclusief metadata). Vernietiging in Decos werkt nog niet. Wordt gerealiseerd. In de database worden metadata verwijderd. Voor de fileserver is dit onbekend. Daadwerkelijke vernietiging van back-up gegevens is eveneens onbekend, ook bij ICT. Vernietigen van archiefstukken moet nog zo gebeuren dat deze op geen enkele wijze kunnen worden gereproduceerd. Aanbeveling: Zorg ervoor dat archiefstukken dusdanig vernietigd worden dat zij op geen enkele wijze kunnen worden gereproduceerd. 20

21 Toetspunt 3.1 De organisatie doet aan systematische risicoanalyse voor factoren als data, systemen, personeel, fysieke locatie en beveiligingseisen. Risico-inventarisatie vindt plaats bij de invoering van nieuwe (versies van) systemen. Er is een Change Advisory Board (CAB overleg) die de impact van wijzigingen beoordeelt. Dit punt wordt geregeld als invulling wordt gegeven aan de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG). De organisatie doet nog niet aan systematische risicoanalyse voor factoren als data, systemen, personeel, fysieke locatie en beveiligingseisen. Aanbeveling: Ontwikkel een risicoanalyse voor factoren als data, systemen, personeel, fysieke locatie en beveiligingseisen. Toetspunt 3.2 De organisatie hanteert een beveiligingsplan m.b.t. informatiebeveiliging gebaseerd op de Code voor Informatiebeveiliging of vergelijkbare richtlijn. Volgens de betrokken beleidsmedewerker is het beveiligingsplan op dit ogenblik nog in voorbereiding. Het is nog onbekend wanneer dit document is uitgewerkt. Het beoogde Beveiligingsplan maakt onderdeel uit van de Tactische Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (Tactische BIG). Samen met de Strategische Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (Strategische BIG Heemskerk) en de documenten van de Operationele BIG, geven deze documenten invulling aan de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten. Er is een document Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten en Informatiebeveiliging BRP en waardedocumenten opgesteld in opdracht van de gemeente. Verder is er volgens de betrokken medewerker een netwerkbeveiligingsplan. De organisatie hanteert nog geen beveiligingsplan m.b.t. informatiebeveiliging gebaseerd op de Code voor Informatiebeveiliging of vergelijkbare richtlijn. Aanbeveling: Stel een beveiligingsplan op m.b.t. informatiebeveiliging gebaseerd op de Code voor Informatiebeveiliging of vergelijkbare richtlijn. 21

22 Toetspunt 3.3 De organisatie heeft een overzicht van de gehanteerde beveiligingsmaatregelen en laat periodiek (extern) toetsen of de mate van beveiliging nog passend is. Er is een overzicht van de gehanteerde beveiligingsmaatregelen in de vorm van de Tactische Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (Tactische BIG). Deze moeten wel nog geïmplementeerd worden. Er is er extern een ICT-beveiligingsassessment DigiD uitgevoerd in Verder vindt er volgens de betrokken medewerker periodiek een externe Penetratietest (twee maal per jaar) en GBA-audit plaats. Op het netwerk intern draait constant Varonis, een systeem om het intern netwerkverkeer te monitoren. De organisatie heeft een overzicht van de gehanteerde beveiligingsmaatregelen en laat nog periodiek (extern) toetsen of de mate van beveiliging nog passend is. Toetspunt 3.4 De organisatie beschikt over een passende back-upstrategie, calamiteiten- en herstelplan. De volgende procedures en plannen zijn opgesteld door de organisatie ten aanzien van back-up, calamiteiten en herstel: Continuïteitsplan gemeente Heemskerk (IBM Alert Plan) Verder is er volgens de betrokken medewerker een Back-up procedure. De locatie Brandweer is de uitwijklocatie en voorziet ook in een live mirror voor alle applicaties (behalve AS400). Er is een glasvezelverbinding met deze locatie. Er is een alarmeringssysteem vastgesteld en een crisisfunctionaris benoemd. Er is geen calamiteitenplan specifiek voor digitaal archief. De organisatie beschikt over een passende back-upstrategie, calamiteiten- en herstelplan. Toetspunt 3.5 De organisatie maakt periodiek back-ups van alle opgeslagen informatie en bewaart deze informatie in een kluis op een andere locatie. Op basis van de procedures genoemd bij toetspunt 3.4 maakt de organisatie periodiek back-ups. De uitvoering bestaat uit drie back-ups: iedere dag een volledige back-up, iedere week een back-up en iedere maand een back-up. 22

23 De back-up locatie bevindt zich op afstand bij de Brandweer. Voor die locatie geldt dezelfde beveiliging als voor het gemeentehuis. De organisatie maakt periodiek back-ups van alle opgeslagen informatie en bewaart deze informatie in een kluis op een andere locatie. Toetspunt 3.6 Back-ups en herstelplannen worden periodiek gecontroleerd op juiste werking. Restore wordt in de praktijk getetst als een back-up terug gezet moet worden. Twee maal per jaar wordt de uitwijk praktisch getest Periodieke controle van back-ups en herstelplannen vindt deels plaats. Aanbeveling: Laat back-ups en herstelplannen periodiek (extern) toetsen of de mate van beveiliging nog passend is. Toetspunt 3.7 De organisatie heeft de taken en verantwoordelijkheden voor functioneel beheer, applicatiebeheer en technisch beheer belegd en ingericht voor de digitale beheeromgeving op basis van gangbare beheerstandaarden. Het functioneel beheer is niet volgens de standaard BISIL ingericht. Applicatiebeheer volgens ASL is niet van toepassing. Voor technisch beheer wordt ITIL gevolgd : Topdesk is een applicatie die gebaseerd is op ITIL procedures voor incidentbeheer, change management en nieuwe gebruikers. Autorisaties worden uitsluitend door het management afgegeven. Voor projecten wordt PRINCE2 qua principes gebruikt, maar niet rigide. Projecten worden verder via Topdesk bijgehouden. De organisatie heeft de taken en verantwoordelijkheden voor functioneel beheer, applicatiebeheer en technisch beheer deels belegd en ingericht voor de digitale beheeromgeving op basis van gangbare beheerstandaarden. Aanbeveling: Beschrijf taken en verantwoordelijkheden volledig en werk volgens beheerstandaarden. 23

24 Toetspunt 3.8 De organisatie stelt in een Service Level Agreement (SLA) eisen aan de interne of externe ICT-dienstverlener ten aanzien van beveiliging en beheerprestaties. Intern wordt niet gewerkt met SLA s. Voor externe leveranciers zijn er contracten. Er zijn intern wel doorlooptijden vastgelegd voor hoofdprocessen in een interne producten- en dienstencatalogus op het intranet. De organisatie stelt in een Service Level Agreement (SLA) deels eisen aan de interne of externe ICT-dienstverlener ten aanzien van beveiliging en beheerprestaties. Aanbeveling: Stel in een SLA eisen aan de interne ICT dienstverlening. Toetspunt 3.9 De organisatie heeft een adequate serverruimte met onder meer klimaatbeheersing, alarm en brandmeldvoorziening, toegangscontrole, ordelijke bekabeling en noodstroomvoorziening (UPS). De serverruimte van de gemeente is 2 jaar geleden nieuw gebouwd volgens de laatste richtlijnen. De uitwijklocatie heeft geen blusinstallatie. De organisatie heeft een adequate serverruimte met onder meer klimaatbeheersing, alarm en brandmeldvoorziening, toegangscontrole, ordelijke bekabeling en noodstroomvoorziening (UPS). 24

25 Bijlage A ICT omgeving ICT BEHEER De Gemeente Heemskerk heeft een eigen ICT voorziening. Applicaties zijn lokaal geïnstalleerd, met uitzondering van systemen die in een gemeenschappelijke regeling worden gebruikt. SYSTEMEN Decos versie 5.2 Het DMS/RMA is Decos versie 5.2. Het systeem voldoet aan de norm NEN2082. Er is voor de gemeente Heemskerk maatwerk geïmplementeerd, waardoor het niet eenvoudig is om over te stappen naar een nieuwe versie van het systeem (Decos JOIN). Decos is lokaal geïnstalleerd (database en document server). Documenten staat in het SAN. Er zijn de volgende koppelingen actief of in ontwikkeling: inavigator VHIC: XML import Office: Outlook en Word integratie voor opslaan en openen (Decos Direct) Smart Documents: in Decos kan een sjabloon gekozen worden met meenemen van registratievelden. Gegevensmakelaar PinkRoccade: raadpleging personen en bedrijven Squit: tweeweg koppeling op basis van StUF-ZKN Typo3: publiceren van documenten en webformulieren (test) EBB: tweeweg koppeling (test) KCS: inzage van gegevens uit Decos SCANNERS Fujitsu fi DPI, brightness 161 van 255, contrast 50 van 100, black and white (is handmatig aan te passen naar color) Fujitsu fi-6000ns 300 DPI, brightness medium, contrast medium, automatische keuze voor black and white of color Ricoh Aficio 3025/ DPI, rand wissen 2 mm, zwart en wit of full color (via one action flow), brightness en contrast wordt niet weergegeven/is niet aanpasbaar 25

26 Bijlage A Geïnterviewde personen Datum Naam Organisatie/functie Ben Bilyj Informatiemanager, Coördinator DIV (Functietitel: Gegevensbeheer 1) Lara Beenen Archiefspecialist Jolanda Vrenegoor Medewerker documentregistratie Mark Vader Systeembeheerder Databasebeheer Oracle Paul van der Post Heffingsambtenaar Belastingen Hans van Hattem Adviseur P&O Bert Peen Hoofd Facilitaire zaken Thea Molenaar Applicatiebeheerder Decos 26

27 Bijlage B Geraadpleegde documentatie Documentnaam Versie Datum 1 Informatieplan Midoffice: de klant centraler, de bedrijfsvoering efficiënter Archiefverordening gemeente Heemskerk Besluit informatiebeheer Heemskerk Strategische Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (Strategische BIG Heemskerk) 5 Tactische Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (Tactische BIG) 6 Autorisatieschema. Overzicht van functies en functionarissen Metadataschema (oud-concept) Medewerkers DIV met opleidingen 4 juli juli Begroting Informatiebeveiliging BRP en waardedocumenten Proces schema s Gemeente Heemskerk Proces wijzigingsbeheer V Software Heemskerk Werken met Decosweb vanaf versie D%. Gebruikershandleiding 15 Werkbeschrijving inscannen WMO stukken in EBB Notities toevoegen in Decos en vanuit EBB ICT-beveiligingsassessmant DigiD Webapplicatie GT-LOKET GeoTax 18 Informatiebeveiligingsplan GBA en waardedocumenten 19 Verslag betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats Memo archief toezicht Collegeadvies Jaarverslag 2013 Noord-Hollands

28 Archief 22 printscreens zaken ingekomen en uitgaande documenten 23 Calamiteitenplan archiefruimte 24 Handboek Vervanging Systeem- en procedurebeschrijvingen voor vorming en gebruik van digitale informatie Tabel Werkinstructies medewerkers DIV bij uitvoering activiteiten in het kader van het vervangingsproces (bijlage Handboek) 26 Specificaties Fujitsu (bijlage Handboek) 27 Specificaties Ricoh (bijlage Handboek) 28 Schema Metrocluster (mirroring) (bijlage Handboek) 29 Grondslag van werkprocessen in Decos (bijlage Handboek) 30 Kwaliteitshandvest Dienstverlening 2014 (bijlage Handboek) 31 Procedure beoordelen intrinsieke waarde document (bijlage Handboek) 32 Procedure van vernietiging vervangen archiefbescheiden (bijlage Handboek) 33 Instellingen scanners (bijlage Handboek) 34 printscreen Decos FAQ 35 Continuïteitsplan gemeente Heemskerk (IBM Alert Plan). Ingezien