Handleiding lenen en uitlenen SchoolWise

Transcriptie

1 Handleiding lenen en uitlenen SchoolWise Flevomeer Bibliotheek Augustus 2018

2 Inhoud 1 Algemeen Wat is een schoolmediatheek Database van de bibliotheek Randapparatuur Begrippenlijst Opstarten schoolwise client Aanmelden en bevoegdheden Bevoegdheden Menu-opties benaderen Wisselen tussen openstaande functies Scanvelden Afsluiten Sessie-stop door systeembeheer Noodprocedure Starten noodprocedure Beëindigen noodprocedure Balie Uitlenen Leerling opzoeken via Zoek Klant Uitleenscherm Controle en meldingen Melding bij een leerling Afsluiten en naar volgende leerling Wat heeft leerling geleend F Switchen naar innemen Innemen / inleveren Innemen volgens Boekenbus-modus Meldingen bij het innemen Switchen naar uitlenen Klantenadministratie raadplegen in de balie Reserveringen in de balie Reservering plaatsen, raadplegen, annuleren Innemen van een gereserveerd exemplaar Uitlenen van een gereserveerd exemplaar Klanten (= leerlingen en andere gebruikers) Algemene opzet Belangrijkste kenmerken van een klant / leerling Adresgegevens verbergen (privacy optie) Lidmaatschappen schoolmediatheek en bibliotheek Klantenadministratie: zoek klant Klantzoekscherm toelichting Zoek klant via Exemplaarnummer OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

3 3.2.3 Zoek klant (direct) Zoek klant (via vorige lijst) Vorige klant Klantenadministratie: scherm en tabbladen Klantbalk bovenin Tabblad 1 Klant Tabblad 2 NAW-gegevens Tabblad 3 Contributie Tabblad 4 Overig Tabblad 5 Meldingen Tabblad 6 Eigenschappen Tabblad 7 Eigenschappen Tabblad 8 Passen Tabblad A Rollen Overige functies menu 'Klant' Resetten wachtwoord (docenten) Klanten > Importeren gegevens Docenten in schoolwise Betekenis van de rol Docent Resetten wachtwoord van een docent Leerlingoverzichten en andere lijsten Leerlingenoverzicht Telaatlijsten Uitleenoverzicht (nu geleend lijst) Scanlijsten per groep Etiketlijsten per groep: zelf een pasje knutselen Reserveringen per groep Afhandeling door bicatwise Reports Welkomstbrieven per groep per leerling Catalogus Algemeen Overige buttons titelscherm Zoeklichtfunctie: inperken van de zoekresultaten Alleen het 'eigen bezit' zien Exemplaren Algemeen Inzien Zoeken Koppelen Koppelen met klant- en klare barcodestickers AVI op rugetiketten Afschrijven Etiketten Rug-etiketten maken (batch vullen) OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

4 5.6.2 Rugetiketten afdrukken (batch) Reserveringen Reserveringen tonen Overzichten: Kastlijst Overzichten: Reserveringsplank BIJLAGE Titellijsten in cwise OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

5 1 Algemeen 1.1 Wat is een schoolmediatheek schoolwise client Een schoolmediatheek is een verzameling boeken en andere materialen, ter ondersteuning van het onderwijs (zaakvakken, technisch lezen, begrijpend lezen, vrij lezen etc.) waar kinderen materialen kunnen lenen. De bibliotheek heeft evenals de school de missie om kinderen te helpen zich te ontwikkelen tot goede lezers en adequate informatiegebruikers. Een schoolmediatheek is één van de middelen die hierbij kan worden ingezet. Het beheer van een schoolmediatheek bestaat grofweg uit drie gebieden: De collectie, dus dat wat er in de kasten staat De leerlinggegevens; alleen leerlingen die bekend zijn in het systeem kunnen iets lenen Het uitleenbeheer Het systeem houdt per leerling en per groep statistische gegevens bij over het gebruik van de schoolmediatheek. Deze gegevens zijn belangrijk om te kunnen meten hoe het staat met het lezen op school. De uitleensoftware die voor schoolwise wordt gebruikt, is een aangepaste versie van de software die de bibliotheek gebruikt. De bibliotheek gebruikt bicatwise, de school gebruikt variant schoolwise. In deze handleiding worden de functies die relevant zijn voor het beheer van de schoolmediatheek beschreven. N.B. We streven ernaar om functies die niet bedoeld zijn voor scholen overal onzichtbaar te maken of te inactiveren Database van de bibliotheek Een schoolmediatheek via schoolwise betekent, dat u gebruikmaakt van de database van de bibliotheek in uw regio. Dit betekent dat alle gegevens van de schoolmediatheek worden opgeslagen op de Wise-server van de bibliotheek. U hoeft dus zelf geen backups te maken. De uitleensoftware loopt via internet en zorgt er zelf voor dat er altijd met de nieuwste versie wordt gewerkt Randapparatuur Voor de basiswerking van de schoolwise client is een pc met een goede internetverbinding vereist. Overleg dit met de bibliotheek. Daarnaast kan er randapparatuur worden gebruikt, zoals OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

6 Handscanner voor het scannen van barcodes en pasjes. Zonder handscanner moeten de barcodenummers worden ingetoetst. Bonnenprinter, waarmee na het lenen een bonnetje wordt geprint met wat een leerling geleend heeft Printer evt. een RFID plaat (alleen in te zetten in overleg met de bibliotheek) 1.2 Begrippenlijst U gaat werken met software die gemaakt is voor bibliotheken, dit betekent dat er begrippen gebruikt worden die wellicht vreemd zijn op een school. Hieronder een uitleg van de belangrijkste begrippen: Actor Rollen Passen en pasnummers Actor = klant = leerling Elke klant in schoolwise /bicatwise heeft een vast Actor-ID: dit is een systeem-nummer dat nooit wijzigt. Aan dit vaste Actor-ID kunnen diverse (bibliotheek)pasnummers of pasjes gekoppeld worden. Een actor kan verschillende rollen binnen het systeem hebben Een klant kan dan verschillende rollen vervullen binnen het totale Wisesysteem. rol als bibliotheeklid rol als leerling rol als docent Een pasnummer is een systeemnummer dat gekoppeld is aan een klant/leerling. Dit nummer kan in de vorm van een barcode op een echt pasje staan, maar het is ook mogelijk om met een A4-scanlijst van barcodes per groep te werken. Ook is het mogelijk om leerlingen zelf een pasje te laten knutselen met een barcodesticker. Met een pasje kan een leerling iets lenen in de mediatheek en/of de bibliotheek. Een klant/leerling kan nul, één of meerdere pasjes krijgen. In de zelfbediening is het mogelijk om helemaal zonder pasjes te werken, een leerling wijst eerst zijn groep en dan zijn naam aan in de lijst. Bij meerdere pasjes maakt het voor het systeem niet uit welk pasje waar wordt gebruikt. Je kunt dus technisch gezien met je schoolpasje iets lenen in de bibliotheek, of andersom. Als er meerdere pasnummers zijn, is één van de pasnummers is altijd de Hoofdpas. Deze zal worden afgedrukt op overzichten. Overzichten Hiermee worden lijsten bedoeld, met een overzicht van de gevraagde gegevens OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

7 Titels en exemplaren Het systeem maakt een principieel onderscheid tussen de begrippen Titel en Exemplaar. Een titel bestaat uit de beschrijving van een boek of ander materiaal, en alléén de beschrijving. Het zegt nog niet of je dit boek of ander materiaal ook echt in de kast hebt staan. Een exemplaar is een echt boek of ander materiaal, dat in het bezit van de school is. Een exemplaar hoort altijd bij een titel. De school kan meerdere exemplaren van een titel bezitten. Koppelen Innemen Kastplaatsing of Plaatsing Kastindeling Kastvolgorde Rugetiket Sessie Dit is het aanbrengen van de connectie tussen een exemplaar en een titel. Inleveren De kast waarin een boek of ander materiaal is geplaatst. Er is een vaste set van kasten, elke soort boeken / andere materialen heeft zijn eigen kast. Bijv. A-kast = verhalende boeken voor kinderen van 6 t/m 8 jaar AK-kast = prentenboeken voor kinderen 4+ Binnen elke kast staan de materialen op een vaste volgorde. Bijv. voor verhalende boeken is dit op alfabetische volgorden van de schrijver voor informatieve materialen is dit het SISO-nummer of de PIM-rubriek Het etiket op de rug van een boek of ander materiaal. Op het rugetiket is af te lezen in welke kast en op welke plek het boek/ander materiaal moet staan. Uitleensessie, dus het geheel aan acties bij het uitlenen aan één leerling. Het gaat om een reeks opeenvolgende handelingen: eerst wordt het pasje gescand daarna leent een leerling enkele boeken tenslotte wordt de sessie afgesloten en wordt evt. een bon geprint daarna pas is de volgende leerling aan de beurt. 1.3 Opstarten schoolwise client Bij de installatie van schoolwise is een aantal zaken rond het opstarten van het programma vastgelegd: 1. Gebruikersnaam (-namen) oftewel toegangscode(s) en wachtwoorden 2. Is een bonprinter geïnstalleerd 3. Moet er meteen gestart worden met een bepaald menu, bv. Uitlenen 4. Is er een Zelfbediening De schoolwise client wordt opgestart door het aanklikken van de snelkoppeling op het bureaublad van het werkstation. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

8 Na het opstarten zijn binnen het programma de volgende gegevens bekend: 1. In welke schoolvestiging wordt gewerkt, dus ook alle parameters die bij deze vestiging horen. 2. Wat voor persoon het programma gebruikt (op basis van de toegangscode) 3. Welke bevoegdheden deze gebruiker heeft binnen schoolwise. 4. Welke printers bij de werkplek horen: lokale of netwerkprinters Bij het opstarten wordt gecontroleerd of er ook een nieuwe(re) versie van schoolwise beschikbaar is. Zo ja, dan zal deze versie direct worden opgehaald en geladen. Deze actie is op het beeldscherm te volgen Aanmelden en bevoegdheden Nadat schoolwise geladen is, wordt gevraagd naar de gebruikersnaam (voorheen toegangscode genoemd). Aan de gebruikersnaam zijn (door de systeembeheerder van de bibliotheek) bepaalde bevoegdheden gekoppeld. Bij het intikken wordt de gebruikersnaam (toegangscode) in stippen 'getoond'. Beveiligde verbinding secure-client: wachtwoord vereist De meeste scholen zullen gebruikmaken van een beveiligde https-verbinding via Getdown. In dat geval is er tevens bij elke gebruikersnaam een eigen wachtwoord nodig. De Wise systeembeheerder van de bibliotheek heeft de wachtwoorden per gebruikersnaam voor de school ingesteld Bevoegdheden Niet iedereen die de schoolwise- client opstart heeft dezelfde rechten en bevoegdheden. Bij de inrichting van het systeem zijn er per school verschillende soorten inlog-accounts aangemaakt. Bijvoorbeeld: alleen uitlenen en innemen ( uitleenvrijwilliger ) uitlenen + nieuwe boeken koppelen uitlenen + koppelen + klantenadministratie uitlenen + koppelen + klantenadministratie + statistische gegevens ( systeembeheerder ) OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

9 1.4 Menu-opties benaderen Na het opstarten komt u terecht in het hoofdmenu, door op de naam van het menu te klikken kunt u een menu-optie (sub-keuze) kiezen. In de menu s kan een keuze gemaakt worden door met de pijltjestoetsen omhoog of omlaag te gaan. Menu-opties die niet beschikbaar zijn voor degene die is ingelogd, zijn grijs. In zijn algemeenheid geldt, dat niet alle mogelijkheden van de software van belang zijn voor een schoolmediatheek. In de onderliggende menu's kunnen vaak ook sneltoetsen worden gebruikt. Een sneltoets werkt met een Alt-toetscombinatie (bijv. Alt-S) of met een functietoets (bijv. de F3 toets). De toetscombinaties worden in het submenu aangegeven met onderstreepte letter Wisselen tussen openstaande functies Het is mogelijk om meerdere onderdelen van schoolwise tegelijkertijd geopend te hebben, bijv. 'Innemen', 'Klantenadministratie' en twee keer een 'Catalogus'. Onder in het scherm staan alle openstaande functies. Klik op een functie om deze naar de voorgrond te halen. 1.5 Scanvelden Als er een scanveld te zien is op het scherm, dan kan met de handscanner een barcode worden gescand. Het kan gaan om het nummer dat op een pasje staat, of om de barcode-sticker die op een boek of ander materiaal zit. Het is aan te raden om hierbij een handscanner te gebruiken, maar het is ook altijd mogelijk om het te scannen nummer te typen met het toetsenbord. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

10 1.6 Afsluiten U verlaat schoolwise door te klikken op het kruisje rechtsboven in het scherm. Er volgt een melding. Pas na de melding die u moet bevestigen, wordt schoolwise daadwerkelijk afgesloten. 1.7 Sessie-stop door systeembeheer De systeembeheerder van de bibliotheek heeft de mogelijkheid om een schoolwise-sessie uit de lucht te halen. Voordat dit wordt gedaan, wordt hierover een mededeling op het scherm getoond; u heeft vervolgens 10 minuten de tijd om schoolwise naar behoren af te sluiten. 1.8 Noodprocedure De noodprocedure treedt in werking als er geen internetverbinding is of wanneer de Wise-server van de bibliotheek om een andere reden niet bereikbaar is. Dankzij de noodprocedure kan er dan toch worden uitgeleend: alle uitleningen worden in de noodmodus lokaal opgeslagen, d.w.z. op de pc waarop schoolwise draait, of op de lokale server van de school. Aangeraden wordt om alleen uit te lenen in de noodprocedure, en de ingeleverde materialen te verzamelen en pas later in te nemen. Reden: het systeem kan in de noodmodus niet herkennen of een exemplaar retour moet naar de bibliotheek of dat het gereserveerd is voor een andere leerling. Wanneer de verbinding met de server tijdens het aanmelden wegvalt, verschijnt een melding: Klik op 'Noodprocedure' om de noodprocedure te starten Starten noodprocedure Er verschijnt een scherm voor het bevestigen van de juiste datum en vestiging. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

11 De velden worden automatisch gevuld, maar zijn indien nodig te wijzigen. Bij 'Poort' wordt het nummer van het balieprofiel ingevuld. Klik aan waar de noodbestanden neergezet moeten worden: in de globale of in een lokale noodmap. Klik op 'OK' om de instellingen te bevestigen. Vervolgens wordt om een bevestiging van de juiste tijd gevraagd: Klik op 'Ja' om te bevestigen. Bij 'Nee' springt het systeem terug naar het vorige scherm om de gegevens alsnog aan te passen. Dan volgt er een melding over de plaatsing van de noodbestanden. Soms is er een lokale server aanwezig, die verbonden is met de Wise-server van de bibliotheek. Als er nog wél verbinding met de lokale server, dan kunnen de noodbestanden ook op de lokale server worden opgeslagen. Dit moet zijn vastgelegd in de configuratie van de werkplek,tabblad Sessiegegevens. In de meeste gevallen zullen, wanneer bicatwise geen centrale noodmap kan vinden, de bestanden worden opgeslagen op de werkplek zelf. De aangegeven map wordt door het systeem zelf aangemaakt indien deze nog niet bestaat Beëindigen noodprocedure Tijdens het gebruik van de noodprocedure controleert het systeem om de twee minuten of de verbinding met de Wise-server weer in de lucht is. Zodra een verbinding wordt gesignaleerd verschijnt er een melding. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

12 Klik op 'OK' om de melding uit te schakelen. Toets F12 om de huidige uitleensessie af te sluiten. Ga naar 'Afsluiten innemen' of toets Alt-F12 om de noodprocedure te stoppen. Bevestig de melding Noodprocedure stoppen. Nadat is ingelogd, meldt het systeem dat de noodbestanden verwerkt moeten worden. Erachter staat het aantal te verwerken bestanden. Iedere transactie (uitlening of inname) wordt opgeslagen als een apart bestandje. Klik op 'OK' om de verwerking te starten. Automatisch wordt de map geopend waarin de noodbestanden zijn opgeslagen. Klik op 'Open' (of selecteer een bestand en klik vervolgens op 'Open') en op 'OK'. Verschijnt de melding 'Verslag bestand al aanwezig' klik dan op 'Toevoegen'. Deze melding verschijnt alleen wanneer er meer bestanden zijn met dezelfde datum. Vervolgens verschijnt een scherm dat de verwerking van het noodbestand laat zien. Verwerkte exemplaren die zijn gelukt (OK) worden in groen getoond. Klik op 'OK' en de noodverwerking wordt afgesloten. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

13 2 Balie 'Innemen' en 'Uitlenen' vormen samen één geïntegreerde functie. Met F3 kan tussen beide functies/schermen worden gewisseld. De menu-opties binnen 'Innemen' en 'Uitlenen' zijn grotendeels hetzelfde; een optie die logischerwijs niet kan worden gebruikt, is niet-actief ('grijs') gemaakt. Voor de herkenbaarheid is het uitleenscherm lichtgeel van kleur. Het innamescherm is lichtblauw. N.B. Regel = inleveren waar je het geleend hebt Materialen die een leerling in de bibliotheek heeft geleend kunnen niet op school worden ingeleverd, tenzij school en bibliotheek hier nadrukkelijk andere afspraken over hebben gemaakt. 2.1 Uitlenen Uitlenen begint altijd met het opzoeken van de leerling (= klant) aan wie wordt uitgeleend. Dit kan door een pasnummer te scannen, of door de betreffende leerling op te zoeken Leerling opzoeken via Zoek Klant Zoek een leerling op door in het scanveld het begin van de naam te typen en geef <enter>. Het klantzoekscherm verschijnt. Vul de naam (of een ander veld) in en klik op Zoek ; er verschijnt nu rechts een rijtje klanten dat aan de zoekopdracht voldoet. Zie afbeeldingen hieronder. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

14 Met de pijltje-omlaag /-omhoog kunt u door de lijst bladeren. Geef enter of dubbelklik op de gezochte naam. U kunt nu gaan uitlenen aan deze leerling. Zie voor uitgebreidere uitleg van het klantzoekscherm paragraaf 3.2 Klantenadministratie: zoek klant. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

15 2.1.2 Uitleenscherm Om iets uit te lenen aan een leerling dient u de barcode op het boek/ander materiaal te scannen. Als er meerdere materialen geleend worden, kunt u achter elkaar door scannen.op het uitleenscherm is te zien wat er geleend wordt: Toelichting op het uitleenscherm: 1. Pasnummer + naam leerling 2. Laatste actie tijdens deze uitleensessie 3. Uitgeleende boeken/andere materialen. Uitleg van de kolommen: Uitl. = Uitleendatum Inl. = Inleverdatum Titel/auteur voor zover de ruimte het toelaat Mat. = soort materiaal Status = status van het materiaal, zie hieronder Bt/Lg = niet van toepassing Opmerking = opmerking Wisselcollectie = collectiecode, wordt alleen getoond bij innemen 4. Hoeveel heeft deze leerling geleend. Het aantal vóór het + teken was al eerder geleend. Status van het materiaal Uitgeleend Lener thuis Geleend Verlengd Materiaal is vandaag geleend Materiaal is tijdens een eerdere sessie geleend Materiaal is tijdens huidige sessie geleend Materiaal is verlengd; getal tussen () geeft aan hoe vaak Bij het invoeren/scannen van het exemplaarnummer zal het systeem controleren of het exemplaar bekend is en mag worden uitgeleend. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

16 2.1.3 Controle en meldingen Als er iets bijzonders is, waardoor er niet zonder meer kan worden uitgeleend, dan volgt een melding op het scherm. De toegangscode bepaalt of bepaalde meldingen mogen worden overtreden. Meldingen die niet overtreden mogen worden (geen keuze 'doorgaan J/N') worden opgenomen in de toegangscode. Voorbeeld hieronder: het exemplaar kan niet geleend want het is gereserveerd door iemand anders. Andere voorbeelden: <- Het exemplaar was aan iemand anders uitgeleend. (Advies: klik op Ja, want kennelijk stond dit boek/materiaal gewoon in de kast.) De leerling wil meer lenen dan is toegestaan (instelling van het aantal gebeurt in overleg met de systeembeheerder van de bibliotheek). U kunt dit evt. negeren en het boek gewoon toch uitlenen. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

17 2.1.4 Melding bij een leerling Er kan ook een melding verschijnen over de leerling. De melding kan worden ingezien en/of aangepast en verwijderd. Ook kunnen standaardteksten worden ingevoegd. U kunt zelf een melding toevoegen via Balie > Uitlenen/Innemen > Klant > optie Melding of via Klantenadm, klant opzoeken > Klant > Melding Afsluiten en naar volgende leerling Een uitleensessie moet altijd worden afgesloten. Klik op F12 of kies Afsluiten> Afsluiten/Afrekenen om het scherm leeg te maken voor de volgende leerling Wat heeft leerling geleend F9 Met F9 kunt u alle exemplaren zien die een leerling heeft geleend. N.B. Voor het verbergen van de adresgegevens, zie par Adresgegevens verbergen (privacy optie). OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

18 Klik op een kolom om een andere sorteervolgorde te kiezen. Dubbelklik op een regel voor meer details of gebruik de rechtermuisknop voor meer info over het exemplaar. Wanneer u een exemplaar selecteert, kunt u met de rechtermuisknop verschillende acties uitvoeren. Wat u kunt doen hangt af van de situatie. Zo kan bijvoorbeeld 'Annuleren' niet worden uitgevoerd als er niet net een exemplaar is uitgeleend. Annuleren Innemen Administratief innemen Verlengen Lopende boete registreren Gedurende de sessie met een klant kan de uitlening/inname ongedaan worden gemaakt. Exemplaar innemen Niet van belang, werkt voor een school hetzelfde als gewoon innemen. Uitleentermijn van exemplaren verlengen. n.v.t. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

19 Datum wijzigen Inleverdatum wijzigen. Naar details van de regel Naar details van het exemplaar Naar titel bij exemplaar Details over de status en uitleen-/inleverdata van een exemplaar. Uitgebreide informatie over exemplaren (status van een exemplaar, materiaalsoort, statistische categorie, besteldatum, eigenaar, evt. blokkades, aantallen uitleningen etc.) De catalogus wordt gestart Switchen naar innemen Met F3 kunt u switchen van Uitlenen naar Innemen (werkt ook andersom). 2.2 Innemen / inleveren Het innamescherm is vrijwel identiek aan uitleenscherm. Het inname-scherm heeft ter herkenbaarheid een andere kleur. Scan de barcodes van de ingeleverde materialen. Op het inname-scherm kunt u volgen wat er gebeurt. Zie afbeelding hieronder. N.B. Voor het verbergen van de adresgegevens, zie par Adresgegevens verbergen (privacy optie) Innemen volgens Boekenbus-modus Het innemen kan ingesteld worden op 'Boekenbus-modus'*, hierbij wordt materiaal van verschillende leerlingen achter elkaar door ingenomen binnen dezelfde sessie. Dit zal voor scholen erg handig werken. De Boekenbus-modus wordt geactiveerd via Innemen > vinkje zetten Als deze modus aan staat, is het scanveld knalgeel. Uitzetten gaat via dezelfde weg. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

20 *Een 'boekenbus' is een inleverbrievenbus van de bibliotheek, voor inleveren buiten de openingstijden om Meldingen bij het innemen Als er iets bijzonders is met een exemplaar, dan volgt een melding op het scherm. Bijv. een exemplaar is geleend van de bibliotheek en moet nu weer terug, of het is gereserveerd voor iemand Switchen naar uitlenen Met F3 kunt u switchen van Uitlenen naar Innemen (werkt ook andersom). 2.3 Klantenadministratie raadplegen in de balie Ook tijdens het uitlenen/innemen kunt u de klantenadministratie oproepen. Dubbelklik in de 'klantenbalk' (het bovenste deel van het scherm met de naam, adres etc.) om de klantenadministratie te openen. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

21 2.4 Reserveringen in de balie Reservering plaatsen, raadplegen, annuleren Een reservering = het aanvragen van een exemplaar van een bepaalde titel. Leerlingen kunnen dit zelf doen in de portal, maar het is ook mogelijk om in de balie een reservering te laten plaatsen door u. Of er gereserveerd mag worden en in welke vestigingen (eigen school en/of ook bibliotheek) wordt per school ingesteld. Er zijn daarnaast diverse spelregels bij het afhandelen van reserveringen, zoals: Wie het eerst komt, die het eerst maalt Als de school iets wel heeft maar het is uitgeleend, mag de reservering dan doorgezet naar de bibliotheek En zo ja, na hoeveel dagen Mag iets wel/niet gereserveerd worden als het binnen staat Hierover zijn afspraken gemaakt met de bibliotheek. Zorg ervoor, dat de juiste leerling op het scherm staat. Gebruik dan de sneltoetscombinatie ALT-I om het reserveringsscherm te openen: OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

22 U ziet dan alle reserveringen van deze leerling (in het voorbeeld hierboven zijn dit er geen). N.B. Het adres kan verborgen zijn omwille van de privacy, zie ook par Adresgegevens verbergen (privacy optie) Reserveren Klik onderin op 'Reserveer' om een nieuwe reservering te plaatsen. Er opent zich dan een catalogus-scherm. Zoek de juiste titel op, op het catalogusscherm moet de hele titel te zien zijn, zie volgende afbeelding. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

23 Klik rechtsonder op de button 'Selecteer'. Nu wordt het reserveringsscherm geopend: OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

24 N.B. Het adres van de leerling kan verborgen zijn omwille van de privacy, zie ook par Adresgegevens verbergen (privacy optie). Klik op OK om te bevestigen. Er verschijnt een melding, dat de reservering onder nummer xxx is opgenomen. De reservering is nu in behandeling genomen. De status van de reservering is 'Actief' d.w.z. dat de reservering meetelt volgens de ingestelde spelregels. Het betreft in dit voorbeeld een boek dat de school in bezit heeft, maar nu is uitgeleend. Zodra de leerling die het boek nu heeft het inlevert, zal dit exemplaar worden toegewezen aan de leerling die het heeft gereserveerd. De leerling ontvangt een bericht in de portal en per als hij een mailadres heeft. De reservering verandert dan van status 'Actief' in 'Bericht' Raadplegen en annuleren Met ALT-I gaat u naar de reserveringen van een leerling. Dubbelklik op een reserveringsregel om de details te zien, zie vorige afbeelding. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

25 Annuleren: selecteer de juiste regel (als er meerdere zijn) en klik op 'Annuleer' Klik op 'Historie' om vorige reserveringen te raadplegen. Klik op Quit om dit scherm te verlaten. Overzicht Reservingen per groep Het is tevens mogelijk om een overzicht te printen van de reserveringen per groep, zie par Reserveringen per groep Innemen van een gereserveerd exemplaar Tijdens het innemen controleert schoolwise of er op het ingenomen exemplaar een reservering rust. Het exemplaar wordt dan klaargezet voor de leerling. Deze exemplaren worden onderschept. Dit gebeurt ook in de zelfbedieningsmodus en ook in de boekenbus-modus. Er volgt een melding op het scherm, vervolgens moet het exemplaar op de 'reserveringsplank' worden gezet. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

26 2.4.3 Uitlenen van een gereserveerd exemplaar De leerling voor wie de reservering is bestemd, ontvangt een bericht in zijn mailbox (mits het e- mailadres bekend is) en in de portal. Ook zal er een melding volgen zodra de leerling iets komt lenen en zijn pasje is gescand. Klik op 'Inzien' om te zien waar het over gaat. Tijdens het uitlenen van een exemplaar van de reserveringsplank controleert het systeem of het exemplaar wel wordt uitgeleend aan degene die het exemplaar heeft gereserveerd. Is dit het geval, dan wordt het exemplaar zonder verdere meldingen uitgeleend. Is dit NIET het geval, dan kent schoolwise 2 procedures: a) Dit mag niet. Zodra een reservering uitgeleend wordt aan iemand anders, verschijnt onderstaande melding: b) Het mag wel. Zodra een reservering uitgeleend wordt aan iemand anders, verschijnt onderstaande melding: OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

27 3 Klanten (= leerlingen en andere gebruikers) 3.1 Algemene opzet De leerlingen (en docenten) zijn als klant opgenomen in het Wise-systeem. De bibliotheek importeert hiertoe jaarlijks een bestand uit de leerlingenadministratie van de school. Er zijn afspraken gemaakt met de school over de aanlevering van het leerlingbestand. Via de leerlingimport worden de gegevens bijgewerkt, o.a. de oude groep 8 leerlingen worden uitgeschreven en de nieuwe leerlingen ingeschreven. Tussentijdse nieuwe leerlingen kunnen individueel worden ingeschreven als 'nieuwe klant' Belangrijkste kenmerken van een klant / leerling Dit zijn de belangrijkste kenmerken van een klant in het systeem: Persoonsgegevens: naam, geboortedatum, sekse Adresgegevens: adres, adres Vanwege de privacy kunnen de adresgegevens worden onderdrukt. Actor-id: elke klant in het systeem heeft een vast actor-id. Dit nummer wordt toegekend door het systeem en wijzigt nooit (en kan ook niet worden gewijzigd). Het actor-id staat los van de pasnummers. Aan een actor-id kunnen meerdere (bibliotheek)pasnummers gehangen worden. Status: de status bepaalt of een klant (leerling) gebruik mag maken van de schoolmediatheek. Status 5 = normaal. Status 9 = uitgeschreven (oud-leerlingen). Pasnummer of -nummers (als er met pasjes wordt gewerkt) Jaargroep oftewel het leerjaar Fysieke groep oftewel de (combinatie)groep Inschrijving bij de schoolmediatheek bij de bibliotheek Inschrijving bij de bibliotheek (als deze er is) Adresgegevens verbergen (privacy optie) Omwille van de bescherming van de privacy is het aanbevolen om de adresgegevens van leerlingen te laten verbergen. Als dit nog niet het geval is: neem contact op met de Wisesysteembeheerder van de bibliotheek Lidmaatschappen schoolmediatheek en bibliotheek Per school kan desgewenst worden afgesproken, dat alle leerlingen ook lid zijn van de bibliotheek. De leerlingen krijgen dan, naast de inschrijving voor de schoolmediatheek, ook een abonnement bij de bibliotheek. Hiervoor heeft de school vooraf toestemming nodig van de ouders/verzorgers. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

28 3.2 Klantenadministratie: zoek klant In de Klantenadministratie kunt u telkens slechts van één persoon ( klant ) tegelijkertijd de gegevens oproepen. U kunt via het hoofdmenu Klanten naar Klantenadministratie Klantenadministratie raadplegen in de balie Ook tijdens het uitlenen/innemen kunt u de klantenadministratie oproepen. Dubbelklik in de 'klantenbalk' (het bovenste deel van het scherm met de naam, adres etc.) om de klantenadministratie te openen. Met 'Zoek klant' wordt een klant (leerling) geselecteerd. Zodra een klant is geselecteerd, worden de belangrijkste gegevens van de desbetreffende klant bovenin het venster getoond. Alle verdere menukeuzes binnen 'Klant' worden uitgevoerd met de geselecteerde klant. Binnen het menu kan maar één klant zijn geselecteerd. Door het selecteren van een andere klant wordt de voorgaande klant verdrongen. Een sessie met een klant moet altijd met F12 worden afgesloten. Scan het pasje, of vul de naam of een ander veld in. (Zie volgende paragraaf voor een toelichting op de zoekvelden en op de zoekopties.) Klik dan op Zoek. Er verschijnt nu rechts een rijtje klanten dat aan de zoekopdracht voldoet. Zie de afbeelding hieronder. Met pijltje-omlaag/omhoog kunt u door de lijst bladeren. Als de lijst te lang is, dan moet u op het pijltje rechtsonder klikken om naar het volgende gedeelte te gaan. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

29 Geef enter of dubbelklik op de gezochte naam. U komt dan in de klantenadministratie van de gekozen leerling Klantzoekscherm toelichting Zoekvelden Vul om te zoeken minstens één zoekveld in en geef <enter> of klik op Zoek. Nummer Naam Straat Postcode Huisnummer Geboortedatum Extern nummer Actor-id (Roep)naam Pasnummer. Als een leerling meerdere pasjes heeft, maakt het niet uit welk pasnummer wordt gebruikt. Achternaam, evt. gevolgd door komma, voorletter en voorvoegsel. Bijv. Vries, P. de U kunt ook alleen het begin van de achternaam typen en dan de juiste leerling uit de lijst selecteren. Bij korte (bijv. Chinese) achternamen is het handig om na de achternaam een komma te typen. N.B. De adresvelden kunnen verborgen zijn omwille van de privacy, zie ook par Adresgegevens verbergen (privacy optie). dd-mm-jjjj Het leerlingnummer uit de leerlingadministratie adres Het vaste systeemnummer van de klant (leerling) Voornaam of roepnaam. Dit is geen zoekveld OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

30 Zoekbereik: uitsluitend leerlingen of docenten Er kan alleen gezocht worden naar klanten die een inschrijving hebben voor een schoolmediatheek, leerlingen of docenten dus. Onderin het scherm staat het stipje standaard op 'Lokaal'. Dit betekent dat er alleen gezocht wordt binnen het eigen leerlingenbestand. Stipje op 'Netwerk': hiermee kunt u leerlingen opzoeken van alle scholen in het systeem die met schoolwise werken. Dit is handig als een leerling van school wisselt. N.B. Het kan zijn, dat deze Netwerk-mogelijkheid is geblokkeerd om privacybeschermingsredenen. In dat geval kan een leerling van een andere school uitsluitend worden gevonden via het pasnummer of het actor-id Zoek klant via Exemplaarnummer Met deze optie kunt u bij een exemplaar de bijbehorende klant opzoeken, d.w.z. de leerling die een exemplaar (het laatst) geleend heeft. Er verschijnt een scanvenster. Scan of voer het exemplaarnummer in en de bijbehorende klant wordt getoond Zoek klant (direct) Via deze optie wordt direct een klantzoekscherm geopend. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

31 3.2.4 Zoek klant (via vorige lijst) Hiermee is de resultatenlijst van de vorige zoekactie terug te halen mits u intussen de klantenadministratie niet heeft afgesloten Vorige klant Hiermee kunt u de vorige klant terughalen mits u intussen de klantenadministratie niet heeft afgesloten. 3.3 Klantenadministratie: scherm en tabbladen In de klantenadministratie (en tevens bij uitlenen/innemen) wordt in het bovenste deel van het scherm het zgn. 'klantblok' getoond. De opbouw van dit blok is als volgt: Klantbalk bovenin In de blauwe balk ziet u: Hoofdpasnummer met daarachter het actor-id tussen vierkante haken [] Het nummer en de naam van de schoolvestiging De sector EDUB= onderwijs De status en de einddatum van de inschrijving (= voor onbepaalde duur) Daaronder staan de klantgegevens in twee blokken. Blok links: Naam en roepnaam Adresgegevens, tenzij is ingesteld dat deze verborgen worden, zie par Adresgegevens verbergen (privacy optie). Vervaldatum van de inschrijving (meestal een datum ver in de toekomst). Als deze vervaldatum in het verleden ligt, dan zijn de gegevens dit blok rood. Blok rechts: Geboortedatum leeftijd meisje/jongen Datum laatste activiteit: datum wordt pas na enkele minuten (maximaal 10) bijgewerkt. Het kan daardoor soms lijken dat de datum niet is bijgewerkt Aantal exemplaren in bezit (= geleend): teller wordt tijdens de uitleensessie bijgewerkt. Met F9 kunt u details opvragen van wat de leerling heeft geleend, net zoals bij Uitlenen/Innemen. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

32 3.3.2 Tabblad 1 Klant Dit tabblad geeft een soort samenvatting. Er kunnen hier geen gegevens gewijzigd worden. Veld Inschrijfdatum Producten Statistische categorie Telefoon Laatste mutatie Toelichting Sinds wanneer ingeschreven bij deze schoolmediatheek Voor schoolwise is dit altijd Regelement SA Kan gevuld zijn t.b.v. de bibliotheek Telefoon Laatste wijziging van de klantgegevens adres van de leerling, indien bekend (in te vullen op tabblad 2) Bijzonderheden Uitleningen huidige periode Vorige periode Totaal Hier wordt o.a. weergegevenof er een opmerking is geplaatst (opmerking zelf is alleen zichtbaar via het tabblad melding ) aantal uitleningen in huidige periode (= jaar) aantal uitleningen in de vorige periode totaal aantal uitleningen van alle jaren Tabblad 2 NAW-gegevens Bij het oproepen van de Klantenadministratie ziet u meteen Tabblad 2. NAW-Gegevens. Veld Toelichting Voorletters Maximaal 4. Voorvoegsel Naam Achternaam Roepnaam Ondernaam Zoeknaam Geboren Contactpersoon Telefoon contactpersoon n.v.t. voor scholen, veld is ook niet in alle systemen te zien In het klantzoekscherm kan worden gezocht op achternaam van de klant. In sommige gevallen is het lastig om te zoeken, bv kinderen die de achternaam van hun pleegouders gebruiken. In dit veld kan dan een zgn. 'zoeknaam' ingevoerd worden waarop gezocht kan worden. dd-mm-jjjj De naam van de contactpersoon wordt afgedrukt op berichten naar de klant (reserveringen, aanmaningen en nota s). Telefoon van bovengenoemd contactpersoon OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

33 3.3.4 Tabblad 3 Contributie Contributie is van oudsher de bibliotheek-term voor 'inschrijving'. Dit tabblad laat zien waar en wanneer de leerling is ingeschreven bij de schoolmediatheek en bij de bibliotheek. Ook zijn de bibliotheekinschrijvingen uit het verleden te zien (omdat een bibl-abonnement jaarlijks wordt verlengd, is er per jaar een regel). Veld Inschrijfdatum Toelichting Sinds wanneer ingeschreven bij deze schoolmediatheek Producten/diensten Instantie Begin Eind Abonnement Status Kosten Sector Alle huidige inschrijvingen bij schoolmediatheek en bibliotheek, plus de vroegere bibliotheekinschrijvingen. = code voor de bibliotheekorganisatie +vestigingsnummer van bibliotheek of schoolmediatheek = begindatum = datum van beëindiging van de inschrijving = soort inschrijving, voor scholen staat hier -Educat ingevuld = de geldigheid van de inschrijving; 5 = normaal, 9 = oudleerling = n.v.t. = sector BIEB voor bibliotheekinschrijvingen, sector EDUB voor de inschrijving op de schoolmediatheek Statistische categorie Kan gevuld zijn t.b.v. de bibliotheek Tabblad 4 Overig Dit tabblad toont de mutaties, voorzien van datum en tijd, die plaatsvinden via de balie en de webcat Tabblad 5 Meldingen Hier kunnen meldingen (opmerkingen) worden geplaatst, zie uitleg in de afbeelding. Klik op Wijzig om een melding / opmerking in te voeren. Klik daarna op Opslaan. Zodra het pasje van de leerling wordt gescand bij Uitlenen of in de klantenadministratie, verschijnt de melding in beeld: OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

34 3.3.7 Tabblad 6 Eigenschappen-1 Aanvullende gegevens en instellingen. Veld Selectie Sexe Niet normaal ingenomen Laatste gebruik pas Reset inlogteller Melden titel eerder geleend Toon leenhistorie Toelichting n.v.t. (code voor de bibliotheek) Man, Vrouw, Instelling of N.v.t. n.v.t. Zie tabblad Passen, veld wordt hier nog weg gehaald Na 5x tevergeefs inloggen met een verkeerd wachtwoord is de toegang tot de portal voor een etmaal geblokkeerd. De reset inlog teller zet deze teller weer op nul. Staat standaard op Nee. Ja = in de balie verschijnt een melding zodra er iets voor een 2e of volgende keer geleend wordt. Deze hoort op 'Actief' te staan voor schoolwise OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

35 Blokkade algemeen Blokkade tekst Blokkade info Geblokkeerde leerlingen hebben geen toegang (meer) tot 'Mijn Menu'. De leerling wordt middels een melding geattendeerd op de blokkade(s). Extra mededeling die bij de blokkade kan worden meegegeven. Bij het opheffen van de blokkade wordt de tekst automatisch verwijderd. Blokkade info wordt gevuld met datum en inlog nadat veld Blokkadetekst is ingevoerd is Tabblad 7 Eigenschappen-2 Aanvullende gegevens en instellingen. Veld Klantbonnen Reserveringsberichten Extern nummer Extern nummer-2 Gebruikersnaam Groep Groepsnaam Mag lenergegevens uploaden voor (vanaf 6.4.1) Toelichting Een klantbon is de bon die je krijgt na het lenen. Ja = Printen, Nee = geen bon. Voor personeelsleden (docenten) of andere klanten die grote hoeveelheden lenen zou deze optie op 'Nee' gezet kunnen worden. Standaard = Ja Voor personeelsleden (docenten) of andere klanten die grote hoeveelheden reserveren kan deze optie op 'Nee' worden gezet, waardoor het verzenden van de reserveringsberichten wordt onderdrukt. n.v.t. (er kan niet op worden gezocht) Administratienummer uit de leerlingenadministratie De leerling zelf kan in de portal zijn gebruikersnaam wijzigen. Jaargroep = leerjaar De naam van de (combinatie)groep, bv. 5A Een docent krijgt dan de bevoegdheid om een leerlingenbestand op een beveiligde manier te mogen uploaden naar de beveiligde server van de bibliotheek. Dit kan voor meerdere of zelfs alle docenten worden ingesteld. Zie ook par. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Resultaat is zichtbaar in het Docentmenu van schoolwise. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

36 3.3.9 Tabblad 8 Passen Op het tabblad 'Passen' is te zien welke pasnummers bij een klant (= leerling of docent) horen. U kunt hier een pas (de)blokkeren, een bestaande pas vervangen of een nieuwe pas uitgeven, hoofd- en volgpas omwisselen en geblokkeerde pasnummers verwijderen uit het systeem. Overleg met de bibliotheek over de uitgifte van pasjes. Zie ook par. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.. Een klant in het systeem kan nul, één of meer pasjes bezitten. Het nummer van de hoofdpas wordt getoond op overzichten en geprinte berichten, en staat bovenin de klantbalk. Bij klanten zonder pas / zonder geldige pas staat daar 'Geen pasnummer'. Veld Soort Status Pasnummer Laatst gebruikt Info Toelichting Volgpas of Hoofdpas Actief = pas kan worden gebruikt Geblokkeerd = pas is tijdelijk ongeldig Vervangen = pas is voorgoed ongeldig Het nummer van de pas Datum waarop deze pas voor het laatst gebruikt is om in te loggen Waar werd dit pasje uitgegeven, in de bibliotheek of op school (sector EDUB)? Dit is van belang als er meerdere pasjes zijn en er eentje vervangen moet worden. Klik met de rechtermuisknop op een pas-regel om naar het submenu te kunnen. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

37 Toevoegen = nieuw pasnummer toevoegen Afdrukken = druk het geselecteerde pasje af, kies wel eerst een stylesheet Wijzigen naar Volgpas = wijzig de hoofdpas naar volgpas. Vervangen = voeg een nieuw pasnr toe ter vervanging van dit pasnr Blokkeren = blokkeer deze pas Deblokkeren = deblokkeer deze pas Verwijderen = verwijder dit pasnummer (alleen als pas geblokkeerd is) Toevoegen van een pasje / Pasnummer genereren Er verschijnt een scanveld. Scan het nieuwe pasje. Het is ook mogelijk om het systeem een pasnummer te laten genereren. Hiervoor de letter 'V' typen en <enter> te geven. Pas vervangen: neem het oude pasje in beslag als dat kan Na uitgifte van een vervangende pas is de oude pas ongeldig geworden. Bij 'Uitlenen' wordt dit gemeld; ook bij het opzoeken van de klant in de klantenadministratie met het oude pasnummer zal hiervoor worden gewaarschuwd. Vernietig het oude pasje om misbruik met gevonden oude passen uit te sluiten. Blokkeren en deblokkeren Een pas die zoek is maar misschien nog teruggevonden kan worden, kan worden geblokkeerd. Zo'n pas is niet meer te gebruiken via de portal of zelfservice, dus misbruik is uitgesloten. Als de oude pas toch weer opduikt, kan deze worden gedeblokkeerd. Selecteer de regel van de desbetreffende pas en klik rechts (of dubbelklik). Kies vervolgens 'Deblokkeren'. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

38 Tabblad A Rollen Op het tabblad A Rollen wordt geregeld welke rollen de klant (leerling of docent) mag vervullen binnen het systeem. Er zijn naast elkaar verschillende rollen mogelijk, afhankelijk van de inrichting van het systeem. Op het tabblad is te zien welke rollen het zijn, wanneer ze zijn gestart en wat de einddatum is (de standaard-einddatum ligt ruim 20 jaar in de toekomst). Voorbeelden van mogelijke rollen: ABON Abonnement bij de bibliotheek DOCENT1 Docenten EDUB Leerling schoolwise Rol Docent toevoegen, zie ook par Betekenis van de rol Docent. Klik rechts in het witte deel én kies Nieuwe rol. Kies uit de aangeboden rollen voor 'Docent1, kies daarna de juiste schoolvestiging. Rol beëindigen Dit zult u normaliter niet hoeven doen. Als een leerling of docent wordt uitgeschreven op de schoolmediatheek, dan wordt de bijbehorende rol automatisch beëindigd. Het is overigens niet mogelijk om de rol abonnement te beëindigen, dit is voorbehouden aan de bibliotheek. 3.4 Overige functies menu 'Klant' Als er een klant (leerling) is opgezocht, zijn via het menu Klant nog de volgende functies beschikbaar: OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

39 Functie Zoek klant Zoek klant (direct) Zoek klant (via vorige lijst) Vorige klant Nieuwe klant toevoegen Geleende exemplaren F9 Wijzigen inleverdatum F6 IBL / Reserveringen Melding Klantenadministratie Instellen pincode Resetten wachtwoord Bibliotheek.nl Print klantbon Print klantgegevens Naar Uitlenen F3 Naar Innemen F4 Einde sessie F12 Toelichting Zoek klant via Klantzoekscherm of via een Exemplaarnummer Zoek klant via Klantzoekscherm Zoek klant via Klantzoekscherm vorige zoekactie Terug naar vorige klantscherm Schrijf nieuwe leerling (of docent) in. Zie par. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.. Wat heeft deze leerling op dit moment geleend Met deze functie kan de inleverdatum gewijzigd worden Reserveringen zien of nieuwe reservering plaatsen Melding plaatsen/wijzigen/weghalen bij deze leerling, zie par Tabblad 5 Meldingen en zie ook par Melding bij een leerling. Naar de gegevens van deze leerling n.v.t. Alleen beschikbaar voor docenten die hun wachtwoord kwijt zijn, zie volgende paragraaf n.v.t. Diverse bonnenprinter-bonnen Print diverse klantgegevens Naar uitleenscherm voor deze leerling Naar inleverscherm voor deze leerling Voorstaande klantscherm afsluiten OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

40 3.4.1 Resetten wachtwoord (docenten) Voor de situatie dat een docent zijn/haar wachtwoord kwijt is, kunt u het hier resetten. De functie Resetten wachtwoord is uitsluitend beschikbaar voor docenten die hun wachtwoord zijn vergeten. Per school moet er minimaal één persoon als docent kunnen inloggen in de schoolwise-portal om leerlingen met vergeten wachtwoorden te kunnen helpen. Zie ook deze handleiding, par. 3.6 Docenten in schoolwise. Zie ook handleiding schoolwise_portal. Elke leerling / docent heeft een eigen wachtwoord voor de schoolwise-portal. Dit wachtwoord staat los van een wachtwoord voor de bibliotheek-webomgeving. Een docent kan een leerling direct een nieuw wachtwoord geven via het Docentmenu in de schoolwise-portal. Hiervoor moet de docent natuurlijk wel zelf kunnen inloggen! Met Resetten wachtwoord' wordt het eventuele bestaande wachtwoord weggegooid. Vervolgens hangt het af van welke versie van schoolwise u in gebruik heeft. Oude methode t/m De docent kan vervolgens eenmalig inloggen met zijn (standaard) pincode en meteen een nieuw wachtwoord aanmaken. De standaard-pincode is meestal afgeleid van de geboortedatum: dd-mm OF dd-jj. Ten gevolge van de AVG (privacy wetgeving) is deze methode niet veilig genoeg gebleken, en hebben veel bibliotheeksystemen de pincode onmiddellijk in de ban gedaan. Neem contact op met de Wise systeembeheerder van de bibliotheek wanneer u geen inlog meer kunt aanmaken voor een docent. Nieuwe methode vanaf (AVG-proof) Na Resetten wachtwoord zal het systeem een nieuw wachtwoord genereren, dit is een toevallige cijfer-lettercombinatie. Dit wachtwoord wordt afgedrukt op een bonnetje als er een bonnenprinter wordt gebruikt. Zo nee, dan verschijnt het wachtwoord op het scherm: Een docent kan dit wachtwoord na inloggen in de portal vervangen door een wachtwoord dat beter te onthouden is. (Klik in de portal op Mijn gegevens Dit ben ik.) OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

41 3.5 Klanten > Importeren gegevens N.v.t. Dit menu-onderdeel is bestemd voor het importeren van leerlinggegevens en wordt uitgevoerd door de bibliotheek; een school hoeft dit menu-onderdeel niet zelf te gebruiken. 3.6 Docenten in schoolwise Voor docenten is er in de schoolwise-portal een speciaal Docentenmenu, met extra bevoegdheden. Docenten moeten hiervoor zijn ingeschreven in de schoolmediatheek van hun school, en daar de extra rol Docent1 hebben gekregen. Docenten kunnen tegelijk met de leerlinggegevens geïmporteerd worden, mits de gegevens elk jaar opnieuw worden meegeleverd met het leerlingbestand Handmatig opvoeren van docenten kan ook. Nadeel is dat het enig handwerk vergt, maar omdat docenten doorgaans langdurig aan de school verbonden zijn, is het een eenmalige klus. Bij handmatig inschrijven kan de naam van de school + van de (combi-)groep worden gebruikt i.p.v. de naam van de docent. Zie ook verderop Betekenis van de rol Docent Een Docent ziet in de portal van schoolwise na inloggen een extra Docent-menu met functies speciaal voor de leerkrachten. Via het Docent-menu kunnen diverse overzichten worden geprint, leestips worden verzonden naar leerlingen, kan gekeken worden in het Leeslog van leerlingen, en kunnen leerlingen worden geholpen die hun wachtwoord zijn vergeten. Vanaf is er een beveiligde upload van leerlingbestanden mogelijk. Per school wordt een leerkracht gemachtigd om te uploaden. Deze bevoegdheid wordt ingesteld in de Klantenadministratie. Zie par Tabblad 7 Eigenschappen-2 (Om de bestanden te mogen downloaden en bewerken is er bij de beheerbibliotheek een personeelslid met een speciale bevoegdheid nodig. ) Zie voor een uitgebreidere beschrijving de handleiding schoolwise_portal Rol 'Docent' is ook voor leesmediaconsulenten De rol van Docent1 kan ook worden toegekend aan leesmediaconsulenten. Voorwaarde is, dat deze persoon is ingeschreven bij de schoolmediatheek. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

42 3.6.2 Resetten wachtwoord van een docent De functie Resetten wachtwoord is uitsluitend beschikbaar voor docenten die hun wachtwoord zijn vergeten. Dus niet voor leerlingen. Maar: u heeft voor een leerling die zijn wachtwoord is vergeten, wel altijd een inlog nodig van een docent. Voor leerlingen die hun wachtwoord zijn vergeten is er een andere route. Een docent kan in de schoolwise-portal naar het Docentmenu om een leerling die zijn wachtwoord kwijt is te kunnen helpen. Zie hiervoor de handleiding schoolwise_portal. Zoek de betreffende docent op in de Klantenadministratie. Ga naar Klant > Resetten wachtwoord. Bevestig de melding Wachtwoord voor deze klant resetten? Het bestaande wachtwoord voor schoolwise is nu verwijderd uit de database. Oude situatie t/m versie 6.4.0: De docent kan nu inloggen met een pincode. Stel een nieuwe pincode in via de functie Instellen pincode. Ga hiervoor naar Klant > Instellen pincode. Deze mogelijkheid verdwijnt met ingang van versie 6.4.1, als gevolg van de aangescherpte privacywetgeving (AVG). Reset wachtwoord vanaf versie Er wordt een wachtwoord gegenereerd, dat uit een toevallige combinatie van letters en cijfers bestaat. Dit wachtwoord wordt afgedrukt met de bonprinter of als er geen bonprinter is getoond als pop-up. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

43 Als deze melding verschijnt bij een poging tot resetten wachtwoord, dan betekent dit dat de betreffende persoon (nog) niet de rol Docent heeft. Zie hiervoor Betekenis van de rol Docent. 3.7 Leerlingoverzichten en andere lijsten Er zijn diverse overzichten (lijsten) voor schoolwise. De meeste vindt u onder het menu Klanten > Overzichten > SchoolWise, zie afbeelding hieronder. Niet iedereen mag bij alle gegevens. Het hangt af van de bevoegdheden die bij uw inlog horen, of u alle hier genoemde overzichten kunt opvragen. Zie voor meer overzichten hoofdstuk Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.. N.B. In de schoolwise-portal kunnen de meeste van deze overzichten ook worden geprint, via het Docent-menu. Zie ook par Betekenis van de rol Docent Leerlingenoverzicht Klanten > Overzichten > SchoolWise Overzicht van de leerlingen per per fysieke groep (= groep of combinatiegroep). Kies uit het pulldown-menu de groep of groepen (met control en klik kunt u meerdere groepen aanwijzen. Klik op OK. Het afhandelen van dit overzicht gaat via bicatwise Reports, zie par Afhandeling door bicatwise Reports. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

44 Leerlingoverzicht Fysieke groep Leerling Actor-id Hoofdpas * Volgpassen * Gebruikersnaam Jaargroep School toelichting Groepscode en omschrijving van de groep of combinatiegroep van de leerling Naam, voorletter en roepnaam Uniek en onwijzigbaar systeemnummer Hoofdpasnummer + vermelding van de sector waar dit pasnummer werd uitgegeven. Een leerling kan maar één hoofdpasnr. hebben. EDUB = pasnr is vanuit schoolwise aan de leerling gegeven BIEB = pasnr is vanuit de bibliotheek aan de leerling gegeven Volgpassen + per pasnummer de sector van uitgifte. Een leerling kan meerdere volgpassen hebben. EDUB = pasnr is vanuit schoolwise aan de leerling gegeven BIEB = pasnr is vanuit de bibliotheek aan de leerling gegeven Indien leeg, dan (nog) geen gebruikersnaam Het leerjaar van de leerling Vestigingsnummer en naam van de school *) Voor meer informatie over pasnummers, zie blz Telaatlijsten Klanten > Overzichten > SchoolWise Overzicht per fysieke groep (= groep of combinatiegroep) van de leerlingen die te laat zijn mer inleveren van hun geleende materialen. U bepaalt zelf vanaf hoeveel dagen te laat u wilt zien op de lijst (0 dagen invullen werkt ook). Kies uit het pulldown-menu de groep(en). Met control en klik kunt u meerdere groepen aanwijzen. Vul daarna het aantal dagen te laat in. Dit is een vanaf -datum, dus nog langer geleden telt ook mee. Klik op Maak rapport. Het afhandelen van dit overzicht gaat via bicatwise Reports, zie par Afhandeling door bicatwise Reports. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

45 Telaatlijst Fysieke groep Leerling Actor-id Titel Auteur Plaatsing Exemplaar Uitleendatum Inleverdatum Dagen te laat toelichting Groepscode en omschrijving van de groep of combinatiegroep van de leerling Naam, voorletter en roepnaam Uniek en onwijzigbaar systeemnummer Titel van geleende item Naam auteur Kastplaatsing Exemplaarnummer (barcode) Wanneer geleend Wanneer inleveren Aantal dagen (verplicht) OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

46 3.7.3 Uitleenoverzicht (nu geleend lijst) Klanten > Overzichten > SchoolWise Overzicht van wat leerlingen nu hebben geleend, per fysieke groep (= groep of combinatiegroep). De opbouw van het uitgeleend-overzicht is exact gelijk aan de Telaatlijst uit de vorige paragraaf. Kies uit het pulldown-menu de groep of groepen. Met de Ctrl toets + klik kunt u meerdere groepen aanwijzen. Klik op Maak rapport. Het afhandelen van dit overzicht gaat via bicatwise Reports, zie par Afhandeling door bicatwise Reports. Nu geleend Fysieke groep Leerling Actor-id Titel Auteur Plaatsing Exemplaar Uitleendatum Inleverdatum Dagen te laat toelichting Groepscode en omschrijving van de groep of combinatiegroep van de leerling Naam, voorletter en roepnaam Uniek en onwijzigbaar systeemnummer Titel van geleende item Naam auteur Kastplaatsing Exemplaarnummer (barcode) Wanneer geleend Wanneer inleveren Aantal dagen Scanlijsten per groep Klanten > Overzichten > SchoolWise Hiermee kunt u een A4 scan-overzicht printen per groep. De scanlijst kan worden gebruikt in plaats van pasjes. Van elke leerling in de betreffende groep wordt het pasnummer* afgedrukt. De namen worden afgedrukt op alfabetische volgorde van de roepnaam. Kies uit het pulldown-menu de groep of groepen. Met de Ctrl toets + klik kunt u meerdere groepen aanwijzen. Klik op OK. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

47 De aangevraagde scanlijsten komen direct als printopdracht tevoorschijn, dit gaat dus niet via de bicatwie Reports. * Pasnummers nodig voor de scanlijsten en etiketlijsten De leerlingen dienen een pasnummer te hebben gekregen, anders komen ze niet op de scanlijst of op een etiketlijsten (zie hieronder). Bij leerlingen die wel in het systeem zitten maar geen pasnummer hebben, kan alsnog een pasnummer worden toegekend via de klantenadministratie, tabblad 8 Passen. Zie par Tabblad 8 Passen. * Leerlingen met meerdere pasjes De manier waarop wordt bepaald welk pasnummer wordt afgedrukt, houdt rekening met waar het pasnummer werd uitgedeeld: op de school of in de bibliotheek. Als een leerling meerdere pasnummers heeft, zal het systeem bij voorkeur een pasnr. gebruiken dat op de school werd uitgegeven / via de leerlingimport is aangemaakt. Deze pasnummers zijn te herkennen aan de opmerking 'EDUB' in de klantenadministratie tabblad Passen. Ook is het te zien op het Leerlingenoverzicht. Als een leerling meerdere pasnummers heeft die door de bibliotheek werden uitgegeven, dan zal de Volgpas worden afgedrukt. Zie par Tabblad 8 Passen. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

48 Barcodes Als de barcode niet goed wordt afgedrukt, zie par. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden Etiketlijsten per groep: zelf een pasje knutselen Klanten > Overzichten > SchoolWise Hier kunt u per groep barcodes printen op etiketvellen, waarmee leerlingen zelf een boekenlegger of pasje kunnen maken. De gebruikte 3-koloms etiketvellen zijn dezelfde als die voor exemplaarbarcodes worden gebruikt: HERMA * Pasnummers nodig voor de scanlijsten en etiketlijsten De leerlingen dienen een pasnummer te hebben gekregen, anders komen ze niet op de scanlijst of op een etiketlijsten (zie hieronder). Bij leerlingen die wel in het systeem zitten maar geen pasnummer hebben, kan alsnog een pasnummer worden toegekend via de klantenadministratie, tabblad 8 Passen. Zie par Tabblad 8 Passen. * Leerlingen met meerdere pasjes De manier waarop wordt bepaald welk pasnummer wordt afgedrukt, houdt rekening met waar het pasnummer werd uitgedeeld: op de school of in de bibliotheek. Als een leerling meerdere pasnummers heeft, zal het systeem bij voorkeur een pasnr. gebruiken dat op de school werd uitgegeven / via de leerlingimport is aangemaakt. Deze pasnummers zijn te herkennen aan de opmerking 'EDUB' in de klantenadministratie tabblad Passen. Ook is het te zien op het Leerlingenoverzicht. Als een leerling meerdere pasnummers heeft die door de bibliotheek werden uitgegeven, dan zal de Volgpas worden afgedrukt. Zie par Tabblad 8 Passen. Barcodes Als de barcode niet goed wordt afgedrukt, zie par. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

49 3.7.6 Reserveringen per groep Klanten > Overzichten > SchoolWise Dit rapport geeft een momentopname van alle reserveringen die in behandeling zijn of al klaar staan per aangegeven groep, gesorteerd op naam van de leerling. Leerling (naam + roepnaam) Titel Auteur Materiaal Reserveerdatum Bereik, d.w.z. hoe is de reservering in het systeem gezet, van uit de bibliotheek (BIEB) of vanuit de schoolmediatheek (EDUB) of via de webshop (SHOP*) Status van de reservering: A In behandeling O - Staat klaar / besteld* B - Staat klaar / wordt bezorgd* *) Webshop reserveringen. De begrippen 'besteld' en 'wordt bezorgd' zijn alleen van belang voor scholen die met een webshop van de bibliotheek werken. Dit zijn reserveringen met het bereik 'SHOP'. Voor alle andere scholen gaat het erom, dat het gereserveerde materiaal klaarstaat in de schoolmediatheek Afhandeling door bicatwise Reports Het aanmaken van veel overzichten wordt afgehandeld door bicatwise Reports. Dit programma opent in een browserscherm (bijv. Explorer of Firefox). Zie afb. U ziet de gewenste lijst in een browserscherm. Klik bovenin op het printer-icoontje. Er verschijnt een klein schermpje waarin het print-format moet worden aangegeven. Kies hier voor PDF Auto (d.w.z. Automatisch). OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

50 Klik op OK, u krijgt nu het overzicht in pdf-formaat op het scherm. Het overzicht kan nu worden geprint, en/of bewaard als pdf (kies Bestand > Kopie opslaan) Welkomstbrieven per groep per leerling Vanwege de AVG (privacywetgeving) is de tijdelijke pincode vanaf vervallen. Alle leerlingen krijgen hun wachtwoord van de docent. Hiermee verliest deze welkomstbrief zijn functie. Per leerling kan er een zgn. welkomstbrief worden geprint, die is bestemd om mee te geven voor thuis. Dit is van belang bij de start van schoolwise, per leerling staat daar o.a. de gebruikersnaam. De welkomstbrief is door de school zelf per leerling aan te maken, mits de bevoegdheid van de ingelogde persoon hoog genoeg is. De opmaak van de brief is basaal, er is witruimte bovenin zodat de tekst ook op voorbedrukt briefpapier kan worden afgedrukt. Menu Klanten > Overzichten > schoolwise > Welkomstbrief Kies de groep, vervolgens één of meerdere leerlingen. met ctr-a worden alle leerlingen geselecteerd met ctr-muisklik kunnen er meerdere leerlingen worden geselecteerd. De welkomstbrieven gaan direct als printopdracht naar de lokale netwerkprinter. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

51 OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

52 4 Catalogus 4.1 Algemeen In de catalogus kan gezocht worden in de mediatheekcollectie van de school. Daarnaast is voor elke school door de bibliotheek ingesteld welke andere bibliotheken er in de catalogus geraadpleegd kunnen worden, het bibliotheeknetwerk bij de school. Tevens is geregeld of er gereserveerd mag worden. Na een zoekactie worden eerst maximaal 20 titels getoond. Zijn er meer, dan kunt u onderin het scherm klikken op 'Vul aan' of op 'Alle titels' Na het aanklikken van één titel uit de lijst met zoekresultaten zie u een titelpagina, zie voorbeeld hieronder. Het titelscherm bestaat uit drie gedeeltes: 1. Zoekgedeelte, geef aan op wat voor soort term u wilt zoeken (schrijver, titel, reeks etc), en typ uw zoekterm. 2. Hieronder staat de titelbeschrijving 3. In het onderste gedeelte staan de exemplaren van de school. Klik op het tweede huisje (zie pijl) om te zien welke exemplaren het ingestelde bibliotheeknetwerk heeft. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

53 4.2 Overige buttons titelscherm Verklaring van de relevante buttons rechtsonder. Bladeren door de zoekresultaten: klik op de < en de > toets R = Reserveren Barcode = koppel een nieuw exemplaar aan deze titel Printer = print deze titelbeschrijving 4.3 Zoeklichtfunctie: inperken van de zoekresultaten Standaard zoekt het systeem in het gehele titelbestand van alle bibliotheken en scholen. Dat is soms iets teveel van het goede. Er is een manier om de zoekacties in te perken, bijvoorbeeld: alleen de titels waar de school een exemplaar van bezit alleen een bepaalde materiaalsoort alleen een bepaalde taal Schakel in dat geval de Zoeklichtfunctie in, vóór u gaat zoeken. Het zoeklicht is te beschouwen als een schijnwerper die alleen zijn licht werpt op een deel van de zoekresultaten. Klik op het zoeklicht-icoontje (lampje) bovenin het scherm. Er verschijnt een pop-up schermpje waarin u invult wat het zoeklicht moet doen. Hieronder leggen we uit hoe het werkt aan de hand van een voorbeeld Alleen het 'eigen bezit' zien Zoeken op een onderwerp waarbij u alleen wilt zien wat op uw school staat. Open de catalogus, kies zoeken op Onderwerp Vul bij Term het gewenste onderwerp in, in dit voorbeeld 'dieren' Klik op het zoeklicht-icoontje (lampje) Er verschijnt een pop-up venstertje met de Zoeklicht instellingen Zet een vinkje bij 'Zoeklicht op deze vestiging' en klik op OK OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

54 Nu verschijnt het scherm met de zoekresultaten. De onderwerpen die groen oplichten bevatten titels uit de collectie van de school, zie afbeelding: Klik op het gewenste onderwerp De eerste 20 titels worden getoond. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

55 Klik op [Alle titels] of op [Vul aan] om meer titels te zien. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

56 In totaal zijn er in dit voorbeeld 32 titels in de collectie gevonden met het onderwerp [Dieren] Tip: met het middelste icoontje (groene pijl) wordt het venster gemaximaliseerd. Met de schuifbalk rechts krijg je de overige titels te zien. Aan de kleur van het symbooltje (boekje, koptelefoon) is te zien of iets beschikbaar is of niet. Gekleurd = beschikbaar, grijs = uitgeleend. Met het Zoeklicht kunt u de 'schijnwerper' richten op verschillende zaken. Het is mogelijk om meerdere criteria tegelijk in te vullen. Vestiging Alleen het eigen bezit van de school: vinkje zetten bij 'Zoeklicht op deze vestiging' Alleen bezit van een bepaalde bibliotheek: selecteer deze bibliotheek bij 'Vestiging' Medium (materiaal) Taal Niveau Verhalend / Informatief Kies de gewenste mediumsoort Kies de gewenste taal Kies het niveau Zet een vinkje OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

57 5 Exemplaren 5.1 Algemeen Een exemplaar hoort altijd bij een titel, is daaraan gekoppeld. Hieronder worden alleen de relevante menu-ingangen voor Exemplaren behandeld. 5.2 Inzien Vul het exemplaarnummer (barcode) of het exemplaar-id in om alle gegevens van een exemplaar op te roepen. U krijgt nu het Exemplaardetailscherm te zien. Voorbeeld: OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

58 De belangrijkste eigenschappen van een exemplaar zijn: Het exemplaar-id. Dit is een systeemnummer, dat niet gewijzigd kan worden. Het exemplaarnummer. Dit is de barcode van een exemplaar. Het exemplaarnummer kan vervangen worden door een ander exemplaarnummer (dit heet 'omlabelen' of 'omdopen'). Vestiging van plaatsing, dwz waar hoort het exemplaar in de kast te staan Status van het exemplaar, dit zijn de belangrijkste: B = Binnen U = Uitgeleend T = Transport naar of van andere vestiging A = Afgeschreven M = Vermist I = In bestelling Plaatsing ofwel kast + Etiket Eigenaar van het exemplaar; dit kan een andere zijn dan de plaatsingsvestiging 5.3 Zoeken Via Exemplaren > Zoeken kunt u meerdere exemplaren tegelijk opzoeken. Bijv. alle exemplaren van de school die status U hebben. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

59 Resultaat: Door te dubbelklikken op een regel komt u in het Exemplaardetailscherm, zie par. 5.2 Inzien. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

60 5.4 Koppelen Koppelen wil zeggen: een nieuw exemplaar koppelen aan een titel. U kunt alleen een nieuw exemplaar koppelen als de titel al bestaat. Overleg met uw contactpersoon bij de bibliotheek over titels die niet in het systeem zitten. Na afloop van het koppelen heeft een exemplaar een exemplaarnummer oftewel barcode, dit is een uniek nummer dat gebruikt wordt bij het uitlenen /innemen. De barcode wordt in stickervorm op het materiaal geplakt. Daarnaast krijgt elk exemplaar ook nog een unieke code in de vorm van een exemplaar-id. Dit is een systeemnummer dat nooit gewijzigd kan worden. Ook andere belangrijke gegevens van een exemplaar worden bij het koppelen gevuld, zoals de kast-plaatsing en het etiket. N.B. Deze handleiding beschrijft alleen het koppelen met exemplaarnummers (barcodes). Overleg met uw bibliotheek over het gebruik van RFID-varianten Koppelen met klant- en klare barcodestickers Ga voor het koppel-menu naar Exemplaren > Koppelen De eenvoudigste manier om te koppelen is, als er van tevoren nieuwe barcodestickers zijn gemaakt en alvast op de nieuwe exemplaren geplakt. Stap 1: barcodes plakken Plak een nieuwe barcodesticker op het boek / ander materiaal dat u wilt koppelen. Kies een vaste plek, bijv. rechtsboven en houdt deze plek aan. Stap 2: check of de koppelmethode op [1] staat Check of Koppelmethode op [1] is ingesteld; klik erop om de instellingen te wijzigen. Zolang u werkt met een afwijkende koppelmethode heeft de knop rode letters. Aangeraden koppelmethode [1]: OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

61 1 Scan eigen nummer = voorgeprinte barcode N Geen barcodes printen N RFID beveiligingsbit niet beschrijven Stap 3: zoek de juiste titel, liefst via ISBN Zet de cursor in het scanveld (zie groene pijltje in de afbeelding hierboven). Scan de ISBN-code op de achterkant van het boek en geef enter. Het ISBN is de code van een titel, die de uitgever aan het boek heeft toegekend. Het ISBN staat meestal op de achterkant van een boek in de vorm van een barcode. ISBN scannen werkt alleen indien er slechts 1 unieke hit is. Zijn er meerdere titels in het systeem die hetzelfde ISBN hebben, dan werkt dit niet. Alternatief: klik in het koppelscherm op 'Zoek titel in catalogus'. Er wordt dan een catalogus-zoekscherm geopend, zie afbeelding hieronder. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

62 Zoek de juiste titel op in de catalogus en klik onderin het catalogus-scherm op 'Selecteer'. Stap 4 Barcode scannen en koppelen Resultaat vorige stap : bovenin het groene deel van het koppelscherm staat de gekozen titel. Volg dan actie 1 en 2 zoals hieronder afgebeeld, dus eerst scannen dan klikken op Koppel OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

63 Actie 1 = Scan de nieuwe barcode Actie 2 = Klik op 'Koppel dit exemplaar' Klik op 'Volgende titel' voor het koppelen van een volgend exemplaar aan een andere titel. Snelkoppelen Meerdere exemplaren bij dezelfde titel Wanneer u meerdere exemplaren wilt koppelen aan dezelfde titel, kunt u Snelkoppelen gebruiken. Klik op de button 'Snelkoppelen aan' om deze functie te activeren. Vink (indien nodig) aan of er een Rugetiket geprint moet worden Scan de nieuwe barcode Scan de volgende nieuwe barcode etc. Klik op 'Volgende titel' voor het snelkoppelen aan een andere titel. Klik op 'Snelkoppelen uit' om terug te gaan naar één exemplaar aan één titel koppelen AVI op rugetiketten Voor schoolwise geldt dat áls een titel een AVI-niveau heeft, dit wordt afgedrukt op het rugetiket. De plek op het rugetiket waar het AVI wordt afgedrukt is boven het hoofdwoord, op dezelfde plek als waar de taal wordt afgedrukt bij materialen in een andere taal. Maar het kan zijn, dat de bibliotheek ervoor heeft gekozen om alleen lage AVI-niveaus (S, M3, E3 en M4) op de etiketten af te laten drukken. De AVI's E4 en hoger worden in dat geval wel getoond op het scherm tijdens het koppelen, maar niet op het etiket afgedrukt. Ook in de catalogus blijven de hogere AVI-niveaus altijd zichtbaar. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

64 5.5 Afschrijven Afschrijven wil zeggen: het exemplaar wordt uit het systeem verwijderd, bijv. omdat het niet meer voldoet (beschadigd, verouderd, vies) of omdat het er niet is (blijvend zoek, niet leverbaar). Eventueel kunt u een afschrijfreden opgeven. Het is alleen mogelijk om exemplaren af te schrijven met status B, M, soms ook T en I. Scan het exemplaarnummer, check of de gegevens kloppen. Klik op Afschrijven Ga door met het volgende exemplaar enz. Klik tot slot op Quit Een afschrijving kan niet worden geannuleerd, d.w.z. de vorige toestand kan niet exact zo teruggezet worden. Een afgeschreven exemplaar kan wel weer BINNEN gezet worden door nogmaals te scannen, daarbij wordt een groene knop getoond: Klik hierop. Er verschijnt nu de vraag of afgeschreven exemplaar weer binnen gezet moet worden. 5.6 Etiketten Print hier een voorraadje nieuwe barcodes. Of print de barcodes en de rugetiketten van zojuist gekoppelde nieuwe exemplaren. Overleg met de bibliotheek over het soort etiketvellen dat u nodig heeft voor barcodes en voor de rugetiketten. Zie hieronder een overzicht van de meest gebruikte etiketten. Soort: Model (stylesheet): Gebruiken voor: Herma_4613 Herma_4613_3x11_[66x25_4].xsl Barcodes HKA Avery hka_avery_3x12.xsl Barcodes Rugetiketten - groot rugetik_groot_2x10.xsl Grote rug-etiketten (incl. gekleurde PIM) OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

65 rugetik_groot_kleur_2x10.xsl Uitsluitend de PIM-etiketten bijv. als de Centrale wel een kleurenprinter heeft maar een vestiging niet. rugetik_groot_zwart_2x10.xsl Rugetiketten - klein rugetik_klein_4x10.xsl Kleine rug-etiketten voor fictie en kleine siso. voorbeeld rugetik_klein Rug-etiketten maken (batch vullen) Om rug-etiketten af te drukken, moet er eerst een 'portie' printopdrachten zijn, dit noemen we een batch. Probeer batches niet te klein te maken, zodat de etiketvellen helemaal gebruikt worden. Om zelf een batch met rug-etiketten te kunnen vullen, moeten de boeken (exemplaren) al zijn voorzien van een barcode. Ga naar Exemplaren > Etiketten > Maak Exemplaar/Klant etiketten Nieuwe batch Start een nieuwe batch Noteer het nummer van de batch Zet het stipje op Exemplaarnr. Scan één voor één de barcodes OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

66 Zie afbeelding: Bestaande batch aanvullen: Kies 'Toevoegen aan batch' en kies het juiste batchnummer Zet het stipje op Exemplaarnr. Scan één voor één de barcodes OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

67 5.6.2 Rugetiketten afdrukken (batch) Ga naar Exemplaren > Etiketten > Afdrukken Exemplaar/Klant Etiketten OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

68 Kies bovenin de batch Etiketsoort = exemplaren Stylesheet voor rugetiketten, bv. rugetik_klein_4x10.xsl Let op, de stylesheet is afhankelijk van het soort rugetiket, zie begin van par. 5.6 Etiketten. Doe de juiste etiketvellen in de printer en klik op Print OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

69 . OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

70 6 Reserveringen 6.1 Reserveringen tonen Hiermee kunt u zien welke reserveringen er zijn voor uw leerlingen. U kunt de reserveringen per status opvragen. De soort geeft aan op welke manier de reservering wordt afgehandeld. Het is het handigste om op Alles te zoeken. Soort Omschrijving Toelichting A Alles Toon alle soorten B Bibliotheek Reservering in de eigen vestiging (schoolmediatheek in dit geval). N Netwerk Indien een netwerk is ingesteld, wordt gekeken of het netwerk een exemplaar kan leveren. Zo niet... I Intern IBL dan kijkt het systeem of het via het interne IBL geleverd kan worden. Intern IBL = Interbibliothecair leenverkeer bi E Externe aanvraag Buiten het systeem, n.v.t. voor scholen De status geeft per reservering het stadium van verwerking aan. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

71 Status Omschrijving Toelichting A Actief Reservering is nog niet gehonoreerd. Systeem is nog zoekende B Bericht Reservering is binnen en staat klaar bij de ophaalvestiging (= meestal de eigen mediatheek). Klant (leerling) heeft bericht ontvangen. O Ont vangen Exemplaar ontvangen in de ophaalvestiging (= meestal de eigen mediatheek), maar de klant (leerling) heeft nog geen bericht gehad. R Retour Leerling heeft het materiaal al ingeleverd, het is nu retour naar de vestiging die het had geleverd. T Transport Reservering is onderweg naar de ophaalvestiging ((= meestal de eigen mediatheek). U Uitgeleend De leerling heeft het gereserveerde materiaal op dit moment geleend. Kies een status en klik op Haal reserveringen. Op het scherm worden u alle reserveringen van de schoolmediatheek getoond met deze status. Door dit te herhalen met een andere status wordt de lijst op het scherm uitgebreid. Toelichting Reservering Prioriteit Soort Beheer Ophalen/afleveren Zoeken Klant Status Bericht Titelcode/Aanvr Reserveringsnummer Prioriteit van de reservering Soort reservering, zie hierboven Vestiging die deze reservering beheert Vestiging waar de reservering wordt opgehaald Netwerk of vestiging waarbinnen de reservering 'gezocht' moet worden. Klant (leerling) die reservering heeft geplaatst. Status van de reservering. Datum waarop bericht naar klant is gezonden Titelsleutel van de gereserveerde titel. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

72 Tx Sx Exemplaar Melding Sector Totaal aantal reserveringen voor deze titel (met DEZE titelcode) Aantal reserveringen per Soort reservering Exemplaar dat is of wordt geleverd. In het detail van de reservering is het mogelijk om een melding op te nemen voor intern gebruik. De melding wordt in deze kolom getoond Dit veld kan zowel sector BIEB als Sector EDUB bevatten. EDUB wil zeggen dat de reservering vanuit een schoolmediatheek is aangemaakt. Dubbelklik op een regel voor meer details van een reservering, of gebruik pijltje omhoog/omlaag en geef vervolgens een <enter>. 6.2 Overzichten: Kastlijst Hiermee maakt u een lijst van alle exemplaren die zijn gereserveerd èn die in de kast staan (status Binnen). De afhandeling van het opgevraagde overzicht wordt geregeld door bicatwise Reports, zie paragraaf Afhandeling door bicatwise Reports. Wat te doen met de Kastlijst reserveringen? Het is de bedoeling dat deze exemplaren worden gescand bij Balie Innemen. Het systeem koppelt elk exemplaar dan aan de persoon voor wie de reservering is bestemd, het exemplaar moet vervolgens klaar worden gezet op de 'Reserveringsplank' (dit kan ook een kast of een kratje zijn). 6.3 Overzichten: Reserveringsplank Hiermee maakt u een lijst van de exemplaren die op de Reserveringsplank (kast of een kratje) horen te staan. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

73 De afhandeling van het opgevraagde overzicht wordt geregeld door bicatwise Reports, zie paragraaf Afhandeling door bicatwise Reports. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

74 BIJLAGE Titellijsten in cwise Een klant van de bibliotheek kan zelf allerlei titellijstjes aanleggen en bewaren. Hiervoor dient u lid te zijn van een bibliotheek. U dient nl. in te kunnen loggen op de portal van uw bibliotheek, en daar eenmalig een cwise-account aan te maken. Met cwise wordt gedoeld op de community-functie van de bibliotheektitels, om titels te voorzien van een eigen recensie, eigen trefwoorden, op eigen lijstjes te zetten en dit te delen met anderen. Het gaat dus om extra informatie die door klanten van de bibliotheek zijn toegevoegd aan de titelbeschrijvingen van de bibliotheek. Hoe kom ik aan een cwise-account? Stap 1 Aanmelden op de bibliotheek-portal Ga naar de internetcatalogus van de bibliotheek en meld aan met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Stap 2 Een cwise-profiel aanmaken (eenmalig) Als u aangemeld bent, dient u de eerste keer een cwise-profiel aanmaken, wat o.a. betekent dat u een unieke nickname kiest. De nickname is de gebruikersnaam in cwise. U kunt als nickname uw bestaande gebruikersnaam invullen, maar het kan zijn dat deze al door iemand anders wordt gebruikt. Dit laatste komt doordat de cwise-gegevens voor heel Nederland in één systeem worden gebundeld, maar verschillende bibliotheken (bijv. Rotterdam en Den Bosch) elk hun eigen bibliotheeksysteem hebben met hun eigen gebruikers en gebruikersnamen. Om een cwise-profiel aan te maken dient u eerst akkoord te gaan met de algemene voorwaarden, deze worden op het scherm getoond. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

75 Kies een nickname en klik op Aanvragen. Als het goed is verschijnt de mededeling 'Geldige nickname'. Zo nee, kies dan iets anders. Klik nogmaals op Aanvragen en volg de aanwijzingen op het scherm om uw profiel verder in te stellen. Wie mogen uw gegevens zien, korte introductie van uzelf (niet verplicht, maar wel zo leuk) Hoe kan ik een titellijst maken en vullen Uw cwise-profiel is gekoppeld aan uw bibliotheek-inlog. Als u inlogt bij de bibliotheek, kunt u vanaf nu titels beoordelen (1 tot 5 sterren), titellijstjes maken, eigen tags (trefwoorden) toevoegen aan een titel, een recensie schrijven. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

76 Een nieuwe titellijst maken gaat als volgt: Zoek een titel op die u op de lijst wilt zetten en klik op 'Zet op een lijst' Klik op 'Nieuwe lijst' Vul de naam van de lijst in OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

77 Vul een omschrijving of toelichting in Vul in wie de lijst mogen zien en wijzigen Lijst aanvullen Bij de volgende titel klikt u weer op 'Zet deze titel op een lijst' Klik dan op het plus-teken achter de lijstnaam Bestaande eigen lijst bekijken Ga hiervoor naar uw cwise profielpagina, zie afb. Onder het tabje 'Lijsten' kunt uw de eigen lijsten oproepen. Door te klikken op een lijst kunt u de inhoud bekijken. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

78 Hoe vind ik het lijst_id van een cwise lijst? In de schoolwise-portal kunt u eigen titellijstjes laten zien, hiervoor heeft u het systeemnummer (lijst_id) nodig van de titellijst. Om erachter te komen wat het nummer is, dient u de lijst te openen. Kijk nu bovenin de browser naar de url (het internet-adres) van de lijst, daar staat het lijst_id=... Omdat het lijst_id vaak buiten beeld valt, kunt u dit trucje toepassen: kopieer de url en plak deze in een tekstdocument, zie voorbeeld hieronder. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79

79 Hoe kan ik de titellijsten van Jeugdbieb.nl zien U kunt naast eigen lijstjes ook die van anderen gebruiken. De redactie van Jeugdbieb heeft vele titellijstjes gemaakt over haast elk denkbaar thema. Zoek op de nickname 'Jeugdbieb' en bekijk het profiel van Jeugdbieb. Op het profiel van jeugdbieb, tabje Lijsten ziet u in alfabetische volgorde alle lijsten van Jeugdbieb. OCLC HKA schoolwise_lenen_en_uitlenen_augustus_ november / 79