Inhoud. schoolwise client

Transcriptie

1 Inhoud 1 Algemeen Wat is een schoolmediatheek Database van de bibliotheek Randapparatuur Begrippenlijst Opstarten Inloggen Menu-opties benaderen Wisselen tussen openstaande functies Scanvelden Afsluiten Sessie-stop door systeembeheer Noodprocedure Starten noodprocedure Beëindigen noodprocedure Balie Uitlenen Leerling opzoeken via Zoek Klant Uitleenscherm Controle en meldingen Melding bij een leerling Afsluiten en naar volgende leerling Wat heeft leerling geleend F Switchen naar innemen Innemen / inleveren Innemen volgens Boekenbus-modus Meldingen bij het innemen Switchen naar uitlenen Klantenadministratie raadplegen in de balie Reserveringen in de balie Reservering plaatsen, raadplegen, annuleren...16 Reserveren...17 Raadplegen en annuleren Innemen van een gereserveerd exemplaar Uitlenen van een gereserveerd exemplaar Bonnenprinter Zelfbediening Starten van de zelfbediening Afsluiten van de zelfbediening Klanten (= leerlingen en andere gebruikers) Algemene opzet Belangrijkste kenmerken van een klant / leerling Adresgegevens verbergen (privacy optie) Lidmaatschappen schoolmediatheek en bibliotheek Alleen leerlingen en docenten Klantenadministratie: zoek klant Klantzoekscherm toelichting Zoek klant via Exemplaarnummer Zoek klant (direct) Zoek klant (via vorige lijst) Vorige klant Klantenadministratie: scherm en tabbladen / 87

2 3.3.1 Klantbalk bovenin Tabblad 1 Klant Tabblad 2 NAW-gegevens Tabblad 3 Contributie Tabblad 4 Overig Tabblad 5 Meldingen Tabblad 6 Eigenschappen Tabblad 7 Eigenschappen Tabblad 8 Passen Tabblad A Rollen Overige functies menu 'Klant' Resetten wachtwoord Klanten > Importeren gegevens Inschrijven van één nieuwe leerling Pasnummers laten kiezen (genereren) door het systeem Herinschrijven d.w.z. leerling zit al in systeem Nieuwe leerling die op vorige school niet was uitgeschreven Leerlingen handmatig uitschrijven Direct verwijderen leerlinggegevens Docenten in schoolwise Betekenis van de rol Docent Handmatig docenten inschrijven...40 Inloggegevens aanmaken voor de docent Resetten wachtwoord van een docent Administratieve klanten (herlocatieklant) Leerlingoverzichten en andere lijsten Leerlingenoverzicht Handmatig ingeschreven leerlingen (vanaf 6.3.4) Telaatlijsten Uitleenoverzicht (nu geleend lijst) Scanlijsten per groep Etiketlijsten per groep: zelf een pasje knutselen Reserveringen per groep Leerlingen voor nieuwe pas Afhandeling door bicatwise Reports Welkomstbrieven per groep per leerling Catalogus Algemeen Overige buttons titelscherm Zoeklichtfunctie: inperken van de zoekresultaten Alleen het 'eigen bezit' zien Exemplaren Algemeen...57 Inzien...57 Zoeken...58 Koppelen Koppelen met klant- en klare barcodestickers Koppelen + genereren nieuwe barcodes AVI op rugetiketten Afschrijven Etiketten Voorraad nieuwe barcodes printen Rug-etiketten maken (batch vullen) Rugetiketten afdrukken (batch) / 87

3 5.6.4 Barcode afdrukken (Batch) Seriemutaties Overzichten Saneerlijst exemplaren (nullijst) Overzicht Vermiste Exemplaren Exemplaren actielijst Reserveringen Reserveringen tonen...71 Overzichten: Kastlijst...72 Overzichten: Reserveringsplank...73 Overige functies menu reserveringen Statistieken en selecties Statistieken schoolwise Leerlingaantallen Uitleenstatistiek per leerling Uitleenstatistiek per groep Uitleenstatistiek historisch Vestigingsbeheer Werkplekbeheer Configuratie: barcodefonts installeren Configuratie: automatische printerkeuze uitzetten Test XML-bonnen Portal Links...81 cwise titellijstjes Eigen titelcarrousel(s) invoeren Portallinks verwijderen of muteren...82 BIJLAGE Titellijsten in cwise / 87

4 1 Algemeen 1.1 Wat is een schoolmediatheek Een schoolmediatheek is een verzameling boeken en andere materialen, ter ondersteuning van het onderwijs (zaakvakken, technisch lezen, begrijpend lezen, vrij lezen etc.) waar kinderen materialen kunnen lenen. De bibliotheek heeft evenals de school de missie om kinderen te helpen zich te ontwikkelen tot goede lezers en adequate informatiegebruikers. Een schoolmediatheek is één van de middelen die hierbij kan worden ingezet. Het beheer van een schoolmediatheek bestaat grofweg uit drie gebieden: De collectie, dus dat wat er in de kasten staat De leerlinggegevens; alleen leerlingen die bekend zijn in het systeem kunnen iets lenen Het uitleenbeheer Het systeem houdt per leerling en per groep statistische gegevens bij over het gebruik van de schoolmediatheek. Deze gegevens zijn belangrijk om te kunnen meten hoe het staat met het lezen op school. De uitleensoftware die voor schoolwise wordt gebruikt, is een aangepaste versie van de software die de bibliotheek gebruikt. De bibliotheek gebruikt bicatwise, de school gebruikt variant schoolwise. In deze handleiding worden de functies die relevant zijn voor het beheer van de schoolmediatheek beschreven. N.B. We streven ernaar om functies die niet bedoeld zijn voor scholen overal onzichtbaar te maken of te inactiveren. Dit is nu nog niet overal het geval Database van de bibliotheek Een schoolmediatheek via schoolwise betekent, dat u gebruikmaakt van de database van de bibliotheek in uw regio. Dit betekent dat alle gegevens van de schoolmediatheek worden opgeslagen op de Wise-server van de bibliotheek. U hoeft dus zelf geen backups te maken. De uitleensoftware loopt via internet en zorgt er zelf voor dat er altijd met de nieuwste versie wordt gewerkt Randapparatuur Voor de basiswerking van de is een pc met een goede internetverbinding vereist. Overleg dit met de bibliotheek. Daarnaast kan er randapparatuur worden gebruikt, zoals Handscanner voor het scannen van barcodes en pasjes. Zonder handscanner moeten de barcodenummers worden ingetoetst. Bonnenprinter, waarmee na het lenen een bonnetje wordt geprint met wat een leerling geleend heeft Printer evt. een RFID plaat (alleen in te zetten in overleg met de bibliotheek) 4 / 87

5 1.2 Begrippenlijst U gaat werken met software die gemaakt is voor bibliotheken, dit betekent dat er begrippen gebruikt worden die wellicht vreemd zijn op een school. Hieronder volgt een uitleg van de belangrijkste: Actor Actor = klant = leerling Elke klant in schoolwise /bicatwise heeft een vast Actor-ID: dit is een systeem-nummer dat nooit wijzigt. Aan dit vaste Actor-ID kunnen diverse (bibliotheek)pasnummers of pasjes gekoppeld worden. Een actor kan verschillende rollen binnen het systeem hebben Rollen Een klant kan dan verschillende rollen vervullen binnen het totale Wisesysteem. rol als bibliotheeklid rol als leerling rol als docent Passen en pasnummers Een pasnummer is een systeemnummer dat gekoppeld is aan een klant/leerling. Dit nummer kan in de vorm van een barcode op een echt pasje staan, maar het is ook mogelijk om met een A4-scanlijst van barcodes per groep te werken. Ook is het mogelijk om leerlingen zelf een pasje te laten knutselen met een barcodesticker. Met een pasje kan een leerling iets lenen in de mediatheek en/of de bibliotheek. Een klant/leerling kan nul, één of meerdere pasjes krijgen. In de zelfbediening is het mogelijk om helemaal zonder pasjes te werken, een leerling wijst eerst zijn groep en dan zijn naam aan in de lijst. Bij meerdere pasjes maakt het voor het systeem niet uit welk pasje waar wordt gebruikt. Je kunt dus technisch gezien met je schoolpasje iets lenen in de bibliotheek, of andersom. Als er meerdere pasnummers zijn, is één van de pasnummers is altijd de Hoofdpas. Deze zal worden afgedrukt op overzichten. Overzichten Hiermee worden lijsten bedoeld, met een overzicht van de gevraagde gegevens Titels en exemplaren Het systeem maakt een principieel onderscheid tussen de begrippen Titel en Exemplaar. Een titel bestaat uit de beschrijving van een boek of ander materiaal, en alléén de beschrijving. Het zegt nog niet of je dit boek of ander materiaal ook echt in de kast hebt staan. Een exemplaar is een echt boek of ander materiaal, dat in het bezit van de school is. Een exemplaar hoort altijd bij een titel. De school kan meerdere exemplaren van een titel bezitten. Koppelen Dit is het aanbrengen van de connectie tussen een exemplaar en een titel. Innemen Inleveren Kastplaatsing of Plaatsing De kast waarin een boek of ander materiaal is geplaatst. 5 / 87

6 Kastindeling Er is een vaste set van kasten, elke soort boeken / andere materialen heeft zijn eigen kast. Bijv. A-kast = verhalende boeken voor kinderen van 6 t/m 8 jaar AK-kast = prentenboeken voor kinderen 4+ Kastvolgorde Binnen elke kast staan de materialen op een vaste volgorde. Bijv. voor verhalende boeken is dit op alfabetische volgorden van de schrijver voor informatieve materialen is dit het SISO-nummer of de PIM-rubriek Rugetiket Het etiket op de rug van een boek of ander materiaal. Op het rugetiket is af te lezen in welke kast en op welke plek het boek/ander materiaal moet staan. Sessie Uitleensessie, dus het geheel aan acties bij het uitlenen aan één leerling. Het gaat om een reeks opeenvolgende handelingen: eerst wordt het pasje gescand daarna leent een leerling enkele boeken tenslotte wordt de sessie afgesloten en wordt evt. een bon geprint daarna pas is de volgende leerling aan de beurt. 1.3 Opstarten Bij de installatie van schoolwise is een aantal zaken rond het opstarten van het programma vastgelegd: Toegangscode(s) Is een bonprinter geïnstalleerd Moet er meteen gestart worden met een bepaald menu, bv. Uitlenen Is er een Zelfbediening De wordt opgestart door het aanklikken van de snelkoppeling op het bureaublad van het werkstation. Na het opstarten zijn binnen het programma de volgende gegevens bekend: In welke schoolvestiging wordt gewerkt, dus ook alle parameters die bij deze vestiging horen. Wat voor persoon het programma gebruikt (op basis van de toegangscode) Welke bevoegdheden deze gebruiker heeft binnen schoolwise. Welke printers bij de werkplek horen: lokale of netwerkprinters Bij het opstarten wordt gecontroleerd of er ook een nieuwe(re) versie van schoolwise beschikbaar is. Zo ja, dan zal deze versie direct worden opgehaald en geladen. Deze actie is op het beeldscherm te volgen. 1.4 Inloggen Nadat schoolwise geladen is, wordt gevraagd naar de toegangscode. Aan de toegangscode zijn (door de systeembeheerder van de bibliotheek) bepaalde bevoegdheden gekoppeld. Bij het intikken wordt de toegangscode in stippen 'getoond'. 1.5 Menu-opties benaderen Na het opstarten komt u terecht in het hoofdmenu, door op de naam van het menu te klikken kunt u een menu-optie (sub-keuze) kiezen. 6 / 87

7 In de menu s kan een keuze gemaakt worden door met de pijltjestoetsen omhoog of omlaag te gaan. Menu-opties die niet beschikbaar zijn voor diegene die is ingelogd, zijn grijs. In zijn algemeenheid geldt, dat niet alle mogelijkheden van de software van belang zijn voor een schoolmediatheek. In de onderliggende menu's kunnen vaak ook sneltoetsen worden gebruikt. Een sneltoets werkt met een Alt-toetscombinatie (bijv. Alt-S) of met een functietoets (bijv. de F3 toets). De toets-combinaties worden in het submenu aangegeven met onderstreepte letter Wisselen tussen openstaande functies Het is mogelijk om meerdere onderdelen van schoolwise tegelijkertijd geopend te hebben, bijv. 'Innemen', 'Klantenadministratie' en twee keer een 'Catalogus'. Onder in het scherm staan alle openstaande functies. Klik op een functie om deze naar de voorgrond te halen. 1.6 Scanvelden Als er een scanveld te zien is op het scherm, dan kan met de handscanner een barcode worden gescand. Het kan gaan om het nummer dat op een pasje staat, of om de barcode-sticker die op een boek of ander materiaal zit. Het is aan te raden om hierbij een handscanner te gebruiken, maar het is ook altijd mogelijk om het te scannen nummer te typen met het toetsenbord. 1.7 Afsluiten U verlaat schoolwise door te klikken op het kruisje rechtsboven in het scherm. Er volgt een melding. Pas na de melding die u moet bevestigen, wordt schoolwise daadwerkelijk afgesloten. 1.8 Sessie-stop door systeembeheer De systeembeheerder van de bibliotheek heeft de mogelijkheid om een schoolwise-sessie uit de lucht te halen. Voordat dit wordt gedaan, wordt hierover een mededeling op het scherm getoond; u heeft vervolgens 10 minuten de tijd om schoolwise naar behoren af te sluiten. 7 / 87

8 1.9 Noodprocedure De noodprocedure treedt in werking als er geen internetverbinding is of wanneer de Wiseserver van de bibliotheek om een andere reden niet bereikbaar is. Dankzij de noodprocedure kan er dan toch worden uitgeleend: alle uitleningen worden in de noodmodus lokaal opgeslagen, d.w.z. op de pc waarop schoolwise draait, of op de lokale server van de school. Aangeraden wordt om alleen uit te lenen in de noodprocedure, en de ingeleverde materialen te verzamelen en pas later in te nemen. Reden: het systeem kan in de noodmodus niet herkennen of een exemplaar retour moet naar de bibliotheek of dat het gereserveerd is voor een andere leerling. Wanneer de verbinding met de server tijdens het aanmelden wegvalt, verschijnt een melding: Klik op 'Noodprocedure' om de noodprocedure te starten Starten noodprocedure Er verschijnt een scherm voor het bevestigen van de juiste datum en vestiging. De velden worden automatisch gevuld, maar zijn indien nodig te wijzigen. Bij 'Poort' wordt het nummer van het balieprofiel ingevuld. Klik aan waar de noodbestanden neergezet moeten worden: in de globale of in een lokale noodmap. Klik op 'OK' om de instellingen te bevestigen. Vervolgens wordt er om een bevestiging van de juiste tijd gevraagd. 8 / 87

9 Klik op 'Ja' om te bevestigen. Bij 'Nee' springt het systeem terug naar het vorige scherm om de gegevens alsnog aan te passen. Dan volgt er een melding over de plaatsing van de noodbestanden. Soms is er een lokale server aanwezig, die verbonden is met de Wise-server van de bibliotheek. Als er nog wél verbinding met de lokale server, dan kunnen de noodbestanden ook op de lokale server worden opgeslagen. Dit moet zijn vastgelegd in de configuratie van de werkplek,tabblad Sessiegegevens. In de meeste gevallen zullen, wanneer bicatwise geen centrale noodmap kan vinden, de bestanden worden opgeslagen op de werkplek zelf. De aangegeven map wordt door het systeem zelf aangemaakt indien deze nog niet bestaat Beëindigen noodprocedure Tijdens het gebruik van de noodprocedure controleert het systeem om de twee minuten of de verbinding met de Wise-server weer in de lucht is. Zodra er een verbinding wordt gesignaleerd verschijnt er een melding. Klik op 'OK' om de melding uit te schakelen. Toets F12 om de huidige uitleensessie af te sluiten. Ga naar 'Afsluiten innemen' of toets Alt-F12 om de noodprocedure te stoppen. Bevestig de melding Noodprocedure stoppen Nadat is ingelogd, meldt het systeem dat de noodbestanden verwerkt moeten worden. Erachter staat het aantal te verwerken bestanden. Iedere transactie (uitlening of inname) wordt opgeslagen als een apart bestandje. Klik op 'OK' om de verwerking te starten. Automatisch wordt de map geopend waarin de noodbestanden zijn opgeslagen. Klik op 'Open' (of selecteer een bestand en klik vervolgens op 'Open') en op 'OK'. Verschijnt de melding 'Verslag bestand al aanwezig' klik dan op 'Toevoegen'. Deze melding verschijnt alleen wanneer er meer bestanden zijn met dezelfde datum. Vervolgens verschijnt een scherm dat de verwerking van het noodbestand laat zien. Verwerkte exemplaren die zijn gelukt (OK) worden in groen getoond. Klik op 'OK' en de noodverwerking wordt afgesloten. 9 / 87

10 2 Balie 'Innemen' en 'Uitlenen' vormen samen één geïntegreerde functie. Met F3 kan tussen beide functies/schermen worden gewisseld. De menu-opties binnen 'Innemen' en 'Uitlenen' zijn grotendeels hetzelfde; een optie die logischerwijs niet kan worden gebruikt, is niet-actief ('grijs') gemaakt. Voor de herkenbaarheid is het uitleenscherm lichtgeel van kleur. Het innamescherm is lichtblauw. N.B. Regel = inleveren waar je het geleend hebt Materialen die een leerling in de bibliotheek heeft geleend kunnen niet op school worden ingeleverd, tenzij school en bibliotheek hier nadrukkelijk andere afspraken over hebben gemaakt. 2.1 Uitlenen Uitlenen begint altijd met het opzoeken van de leerling (= klant) aan wie wordt uitgeleend. Dit kan door een pasnummer te scannen, of door de betreffende leerling op te zoeken Leerling opzoeken via Zoek Klant Zoek een leerling op door in het scanveld het begin van de naam te typen en geef <enter>. Er verschijnt nu een Klantzoek-scherm. Vul de naam (of een ander veld) in en klik op Zoek, er verschijnt nu rechts een rijtje klanten die aan de zoekopdracht voldoet. Zie afbeeldingen hieronder. 10 / 87

11 Met de pijltje-omlaag /-omhoog kunt u door de lijst bladeren. Geef enter of dubbelklik op de gezochte naam. U kunt nu gaan uitlenen aan deze leerling. Zie voor uitgebreidere uitleg van het Klantzoekscherm paragraaf Uitleenscherm Om iets uit te lenen aan een leerling dient u de barcode op het boek / ander materiaal te scannen. Als er meerdere materialen geleend worden, kunt u achter elkaar door scannen. 11 / 87

12 Op het uitleenscherm is te zien wat er geleend wordt: Toelichting op het uitleenscherm: 1. Leerling gegevens (adresgegevens zijn meestal verborgen, zie ook par Laatste actie tijdens deze uitleensessie 3. Uitgeleende boeken/andere materialen. Uitleg van de kolommen: Uitl. = Uitleendatum Inl. = Inleverdatum Titel/auteur voor zover de ruimte het toelaat Mat. = soort materiaal Status = status van het materiaal, zie hieronder Bt/Lg = niet van toepassing Opmerking = opmerking Wisselcollectie = collectiecode, wordt alleen getoond bij innemen Status van het materiaal Uitgeleend Materiaal is op huidige dag geleend Lener thuis Materiaal is tijdens een eerdere sessie geleend Geleend Materiaal is tijdens huidige sessie geleend Verlengd Materiaal is verlengd; getal tussen () geeft aan hoe vaak Bij het invoeren/scannen van het exemplaarnummer zal het systeem controleren of het exemplaar bekend is en mag worden uitgeleend Controle en meldingen Als er iets bijzonders is, waardoor er niet zonder meer kan worden uitgeleend, dan volgt een melding op het scherm. De toegangscode bepaalt of bepaalde meldingen mogen worden overtreden. Meldingen die niet overtreden mogen worden (geen keuze 'doorgaan J/N') worden opgenomen in de toegangscode. Voorbeeld hieronder: het exemplaar kan niet geleend want het is gereserveerd door iemand anders. 12 / 87

13 Andere voorbeelden: Het exemplaar was aan iemand anders uitgeleend. (Advies: klik op Ja, want kennelijk stond dit boek/materiaal gewoon in de kast.) De leerling wil meer lenen dan is toegestaan (instelling van het aantal gebeurt in overleg met de systeembeheerder van de bibliotheek). U kunt dit negeren en het boek gewoon toch uitlenen Melding bij een leerling Er kan ook een melding verschijnen over de leerling. De melding kan worden ingezien en/of aangepast en verwijderd. Ook kunnen standaardteksten worden ingevoegd. U kunt zelf een melding toevoegen via Balie > Uitlenen/Innemen > Klant > optie Melding of via Klantenadm, klant opzoeken > Klant > Melding Afsluiten en naar volgende leerling Een uitleensessie moet altijd worden afgesloten. Klik op F12 of kies Afsluiten> Afsluiten/Afrekenen om het scherm leeg te maken voor de volgende leerling. 13 / 87

14 2.1.6 Wat heeft leerling geleend F9 Met F9 kunt u alle exemplaren zien die een leerling heeft geleend. N.B. Voor het verbergen van de adresgegevens, zie par Klik op een kolom om een andere sorteervolgorde te kiezen. Dubbelklik op een regel voor meer details of gebruik de rechtermuisknop voor meer info over het exemplaar. Wanneer u een exemplaar selecteert, kunt u met de rechtermuisknop verschillende acties uitvoeren. Wat u kunt doen hangt af van de situatie. Zo kan bijvoorbeeld 'Annuleren' niet worden uitgevoerd als er niet net een exemplaar is uitgeleend. Annuleren Gedurende de sessie met een klant kan de uitlening/inname ongedaan worden gemaakt. Innemen Exemplaar innemen Administratief innemen Niet van belang, werkt voor een school hetzelfde als gewoon innemen. Verlengen Uitleentermijn van exemplaren verlengen. Lopende boete registreren n.v.t. Datum wijzigen Inleverdatum wijzigen. Naar details van de Details over de status en uitleen-/inleverdata van een exemplaar. 14 / 87

15 regel Naar details van het exemplaar Uitgebreide informatie over exemplaren (status van een exemplaar, materiaalsoort, statistische categorie, besteldatum, eigenaar, evt. blokkades, aantallen uitleningen etc.) Naar titel bij exemplaar De catalogus wordt gestart Switchen naar innemen Met F3 kunt u switchen van Uitlenen naar Innemen (werkt ook andersom). 2.2 Innemen / inleveren Het innamescherm is vrijwel identiek aan uitleenscherm. Het inname-scherm heeft ter herkenbaarheid een andere kleur. Scan de barcodes van de ingeleverde materialen. Op het inname-scherm kunt u volgen wat er gebeurt. Zie afbeelding hieronder. N.B. Voor het verbergen van de adresgegevens, zie par Innemen volgens Boekenbus-modus Het innemen kan ingesteld worden op 'Boekenbus-modus'*, hierbij wordt materiaal van verschillende leerlingen achter elkaar door ingenomen binnen dezelfde sessie. Dit zal voor scholen erg handig werken. De Boekenbus-modus wordt geactiveerd via Innemen > vinkje zetten Als deze modus aan staat, is het scanveld knalgeel. Uitzetten gaat via dezelfde weg. *Een 'boekenbus' is een inleverbrievenbus van de bibliotheek, voor inleveren buiten de openingstijden om. 15 / 87

16 2.2.2 Meldingen bij het innemen Als er iets bijzonders is met een exemplaar, dan volgt een melding op het scherm. Bijv. een exemplaar is geleend van de bibliotheek en moet nu weer terug, of het is gereserveerd voor iemand Switchen naar uitlenen Met F3 kunt u switchen van Uitlenen naar Innemen (werkt ook andersom). 2.3 Klantenadministratie raadplegen in de balie Ook tijdens het uitlenen/innemen kunt u de klantenadministratie oproepen. Dubbelklik in de 'klantenbalk' (het bovenste deel van het scherm met de naam, adres etc.) om de klantenadministratie te openen. 2.4 Reserveringen in de balie Reservering plaatsen, raadplegen, annuleren Een reservering = het aanvragen van een exemplaar van een bepaalde titel. Leerlingen kunnen dit zelf doen in de portal, maar het is ook mogelijk om in de balie een reservering te laten plaatsen door u. Of er gereserveerd mag worden en in welke vestigingen (eigen school en/of ook bibliotheek) wordt per school ingesteld. Er zijn daarnaast diverse spelregels bij het afhandelen van reserveringen, zoals: wie het eerst komt die het eerst maalt als de school iets wel heeft maar het is uitgeleend, mag de reservering dan doorgezet naar de bibliotheek en zo ja, na hoeveel dagen mag iets wel/niet gereserveerd worden als het binnen staat Hierover zijn afspraken gemaakt met de bibliotheek. 16 / 87

17 Zorg ervoor, dat de juiste leerling op het scherm staat. Gebruik dan de sneltoetscombinatie ALT-I om het reserveringsscherm te openen: U ziet dan alle reserveringen van deze leerling (in het voorbeeld hierboven zijn dit er geen). N.B. Het adres kan verborgen zijn omwille van de privacy, zie ook par Reserveren Klik onderin op 'Reserveer' om een nieuwe reservering te plaatsen. Er opent zich dan een catalogus-scherm. Zoek de juiste titel op, op het catalogusscherm moet de hele titel te zien zijn, zie volgende afbeelding. Klik rechtsonder op de button 'Selecteer'. Nu wordt het reserveringsscherm geopend: 17 / 87

18 N.B. Het adres van de leerling kan verborgen zijn omwille van de privacy, zie ook par Klik op OK om te bevestigen. Er verschijnt een melding, dat de reservering onder nummer xxx is opgenomen. De reservering is nu in behandeling genomen. De status van de reservering is 'Actief' d.w.z. dat de reservering meetelt volgens de ingestelde spelregels. Het betreft in dit voorbeeld een boek dat de school in bezit heeft, maar nu is uitgeleend. Zodra de leerling die het boek nu heeft het inlevert, zal dit exemplaar worden toegewezen aan de leerling die het heeft gereserveerd. De leerling ontvangt een bericht in de portal en per als hij een mailadres heeft. De reservering verandert dan van status 'Actief' in 'Bericht'. Raadplegen en annuleren Met ALT-I gaat u naar de reserveringen van een leerling. Dubbelklik op een reserveringsregel om de details te zien, zie vorige afbeelding. Annuleren: selecteer de juiste regel (als er meerdere zijn) en klik op 'Annuleer' 18 / 87

19 Klik op 'Historie' om vorige reserveringen te raadplegen. Klik op Quit om dit scherm te verlaten. Overzicht Reservingen per groep Het is tevens mogelijk om een overzicht te printen van de reserveringen per groep, zie par Innemen van een gereserveerd exemplaar Tijdens het innemen controleert schoolwise of er op het ingenomen exemplaar een reservering rust. Het exemplaar wordt dan klaargezet voor de leerling. Deze exemplaren worden onderschept. Dit gebeurt ook in de zelfbedieningsmodus en ook in de boekenbus-modus. Er volgt een melding op het scherm, vervolgens moet het exemplaar op de 'reserveringsplank' worden gezet. 19 / 87

20 Als er een bonnenprinter is, zal er een reserveringsbon worden geprint die in het boek kan worden gestoken. Op deze bon staat de school, de groep en naam van de leerling Uitlenen van een gereserveerd exemplaar De leerling voor wie de reservering is bestemd, ontvangt een bericht in zijn mailbox (mits het adres bekend is) en in de portal. Ook zal er een melding volgen zodra de leerling iets komt lenen en zijn pasje is gescand. Klik op 'Inzien' om te zien waar het over gaat. Tijdens het uitlenen van een exemplaar van de reserveringsplank controleert het systeem of het exemplaar wel wordt uitgeleend aan degene die het exemplaar heeft gereserveerd. Is dit het geval, dan wordt het exemplaar zonder verdere meldingen uitgeleend. Is dit NIET het geval, dan kent schoolwise 2 procedures: a) Dit mag niet. Zodra een reservering uitgeleend wordt aan iemand anders, verschijnt onderstaande melding: b) Het mag wel. Zodra een reservering uitgeleend wordt aan iemand anders, verschijnt onderstaande melding: 20 / 87

21 2.5 Bonnenprinter Als de schoolmediatheek over een bonnenprinter beschikt, dan is (via de configuratie) ook ingesteld waar, hoe en wanneer een bon geprint moet worden. Bijv. altijd een bon na een uitleensessie. Dit is dan de standaardbon die automatisch volgt na het afsluiten van een uitleensessie. Met de functie 'Lenerbon printen' kan voor de klant een andere bon worden geprint dan de standaardbon. Deze functie negeert dus de configuratie-instellingen. 2.6 Zelfbediening Zelfbediening wil zeggen dat de leerlingen zelf lenen en weer innemen. Deze mogelijkheid valt onder een apart af te nemen licentie. Als de school gebruikmaakt van de zelfbediening, dan kan het systeem zó worden ingesteld dat er automatsch wordt gestart met de zelfbediening. De instellingen voor de zelfbediening zijn te vinden in het Configuratiescherm Starten van de zelfbediening Het is mogelijk om een werkstation zó in te stellen, dat schoolwise automatisch start met de zelfbediening. Maar daarnaast is het ook mogelijk om de zelfbediening te starten vanuit de gewone Balie. Klik op Balie > Zelfbediening om te starten. Let op: het scherm voor de zelfbediening is beeldvullend. Het is niet mogelijk en ook niet wenselijk om op dit werkstation tegelijkertijd ook nog andere werkzaamheden uit te voeren Afsluiten van de zelfbediening De zelfbediening wordt afgesloten met een afsluitcode of een afsluitpasje. Overleg met de systeembeheerder van de bibliotheek wat de afsluitcode is. Er zijn verschillende typen afsluitcodes: 1. Afsluitcode voor de zelfbediening (systeem valt dan terug op de gewone schoolwiseclient) 2. Afsluitcode voor het schoolwise-systeem 3. Afsluiten van het werkstation 21 / 87

22 22 / 87

23 3 Klanten (= leerlingen en andere gebruikers) 3.1 Algemene opzet De leerlingen (en docenten) zijn als klant opgenomen in het Wise-systeem. De bibliotheek importeert hiertoe jaarlijks een bestand uit de leerlingenadministratie van de school. Er zijn afspraken gemaakt met de school over de aanlevering van het leerlingbestand. Via de leerlingimport worden de gegevens bijgewerkt, o.a. de oude groep 8 leerlingen worden ongeldig gemaakt en de nieuwe leerlingen ingeschreven. Tussentijdse nieuwe leerlingen kunnen individueel worden ingeschreven als 'nieuwe klant' Belangrijkste kenmerken van een klant / leerling Dit zijn de belangrijkste kenmerken van een klant in het systeem: Persoonsgegevens: naam, geboortedatum, sexe Adresgegevens: adres, adres Actor-id: elke klant in het systeem heeft een vast actor-id. Dit nummer wordt toegekend door het systeem en wijzigt nooit (en kan ook niet worden gewijzigd). Het actor-id staat los van de pasnummers. Aan een actor-id kunnen meerdere (bibliotheek)pasnummers gehangen worden. Status: de status bepaalt of een klant (leerling) gebruik mag maken van de schoolmediatheek. Status 5 = normaal. Status 9 = uitgeschreven (oud-leerlingen). Pasnummer of -nummers (als er met pasjes wordt gewerkt) Jaargroep oftewel het leerjaar Fysieke groep oftewel de (combinatie)groep Inschrijving bij de bibliotheek / bij de schoolmediatheek Adresgegevens verbergen (privacy optie) Omwille van de bescherming van de privacy is het mogelijk om de adresgegevens van leerlingen te verbergen. Neem hiervoor contact op met de Wise-systeembeheerder van de bibliotheek Lidmaatschappen schoolmediatheek en bibliotheek Voor de meeste scholen zal zijn afgesproken, dat alle leerlingen ook lid zijn van de bibliotheek. De leerlingen krijgen dan, naast een geldige inschrijving voor de schoolmediatheek, ook een abonnement bij de bibliotheek Alleen leerlingen en docenten In de klantenadministratie kunt u de gegevens raadplegen en wijzigen van de leerlingen en docenten. Ook kunt u nieuwe leerlingen (bijv. nieuwe jongste kleuter) opvoeren. Het is alleen mogelijk om leerlingen (en docenten) op te zoeken van scholen, het is niet mogelijk om in de klantenadministratie van de bibliotheek te kijken. De enige uitzondering hierop is tijdens het inschrijven van een nieuwe leerling, die al lid is van de bibliotheek. 3.2 Klantenadministratie: zoek klant In de Klantenadministratie kunt u telkens slechts van één klant tegelijkertijd de gegevens oproepen. U kunt via het hoofdmenu Klanten naar Klantenadministratie Klantenadministratie raadplegen in de balie Ook tijdens het uitlenen/innemen kunt u de klantenadministratie oproepen. Dubbelklik in de 'klantenbalk' (het bovenste deel van het scherm met de naam, adres etc.) om de klantenadministratie te openen. Met 'Zoek klant' wordt een klant (leerling) geselecteerd. Zodra een klant is geselecteerd, worden de belangrijkste gegevens van de desbetreffende klant bovenin het venster getoond. 23 / 87

24 Alle verdere menukeuzes binnen 'Klant' worden uitgevoerd met de geselecteerde klant. Binnen het menu kan maar één klant zijn geselecteerd. Door het selecteren van een andere klant wordt de voorgaande klant verdrongen. Een sessie met een klant moet altijd met F12 worden afgesloten. Scan het pasje, of vul de naam of een ander veld in. (Zie volgende paragraaf voor een toelichting op de zoekvelden en op de zoekopties.) Klik dan op Zoek. Er verschijnt nu rechts een rijtje klanten die aan de zoekopdracht voldoet. Zie afbeelding hieronder. Met pijltje-omlaag/omhoog kunt u door de lijst bladeren. Als de lijst te lang is, dan moet u op het pijltje rechtsonder klikken om naar het volgende gedeelte te gaan. Geef enter of dubbelklik op de gezochte naam. U komt dan in de klantenadministratie van de gekozen leerling. N.B. Oud-leerlingen worden in rood weergegeven. Vanaf versie (begin 2017) worden oud-leerlingen niet meer getoond. 24 / 87

25 3.2.1 Klantzoekscherm toelichting Zoekvelden Vul om te zoeken minstens één zoekveld in en geef <enter> of klik op Zoek. Nummer Pasnummer. Als een leerling meerdere pasjes heeft, maakt het niet uit welk pasnummer wordt gebruikt. Naam Achternaam, evt. gevolgd door komma, voorletter en voorvoegsel. Bijv. Vries, P. de U kunt ook alleen het begin van de achternaam typen en dan de juiste leerling uit de lijst selecteren. Bij korte (bijv. Chinese) achternamen is het handig om na de achternaam een komma te typen. Straat Straatnaam of begin van de straatnaam Postcode Huisnummer N.B. De adresvelden kunnen verborgen zijn omwille van de privacy, zie ook par Geboortedatum dd-mm-jjjj Extern nummer Het leerlingnummer uit de leerlingadministratie adres Actor-id Het vaste systeemnummer van de klant (leerling) (Roep)naam Voornaam of roepnaam. Dit is geen zoekveld Zoekbereik: uitsluitend leerlingen of docenten Er kan alleen gezocht worden naar klanten die een inschrijving hebben voor een schoolmediatheek, leerlingen of docenten dus. Onderin het scherm staat het stipje standaard op 'Lokaal'. Dit betekent dat er alleen gezocht wordt binnen het eigen leerlingenbestand. Stipje op 'Netwerk': hiermee kunt u leerlingen opzoeken van alle scholen in het systeem die met schoolwise werken. Dit is handig als een leerling van school wisselt. N.B. Het kan zijn, dat deze Netwerk-mogelijkheid is geblokkeerd om privacybeschermingsredenen. In dat geval kan een leerling van een andere school uitsluitend worden gevonden via het pasnummer of het actor-id. 25 / 87

26 3.2.2 Zoek klant via Exemplaarnummer Met deze optie kunt u bij een exemplaar de bijbehorende klant opzoeken, d.w.z. de leerling die een exemplaar (het laatst) geleend heeft. Er verschijnt een scanvenster. Scan of voer het exemplaarnummer in en de bijbehorende klant wordt getoond Zoek klant (direct) Via deze optie wordt direct een klantzoekscherm geopend Zoek klant (via vorige lijst) Hiermee is de resultatenlijst van de vorige zoekactie terug te halen mits u intussen de klantenadministratie niet heeft afgesloten Vorige klant Hiermee kunt u de vorige klant terughalen mits u intussen de klantenadministratie niet heeft afgesloten. 3.3 Klantenadministratie: scherm en tabbladen In de klantenadministratie (en tevens bij uitlenen/innemen) wordt in het bovenste deel van het scherm het zgn. 'klantblok' getoond. De opbouw van dit blok is als volgt: In de Klantbalk bovenin blauwe balk ziet u: Hoofdpasnummer met daarachter het actor-id tussen vierkante haken [] Het nummer en de naam van de schoolvestiging De sector EDUB= onderwijs De status en de einddatum van de inschrijving (= voor onbepaalde duur) Daaronder staan de klantgegevens in twee blokken. Blok links: Naam en roepnaam Adresgegevens Vervaldatum van de inschrijving (meestal een datum ver in de toekomst). 26 / 87

27 Als deze vervaldatum in het verleden ligt, dan zijn de gegevens dit blok rood. Blok midden: Geboortedatum en leeftijd Datum laatste activiteit: datum wordt pas na enkele minuten (maximaal 10) bijgewerkt. Het kan daardoor soms lijken dat de datum niet is bijgewerkt Aantal exemplaren in bezit (= geleend): teller wordt tijdens de uitleensessie bijgewerkt. Met F9 kunt u details opvragen van wat de leerling heeft geleend, net zoals bij Uitlenen/Innemen Tabblad 1 Klant Dit tabblad geeft een soort samenvatting. Er kunnen hier geen gegevens gewijzigd worden. Veld Toelichting Inschrijfdatum Sinds wanneer ingeschreven bij deze schoolmediatheek Producten Voor schoolwise is dit altijd Regelement SA Statistische categorie Kan gevuld zijn t.b.v. de bibliotheek Telefoon Telefoon Laatste mutatie Laatste wijziging van de klantgegevens adres van de leerling, indien bekend (in te vulen op tabblad 2) Bijzonderheden Hier wordt o.a. weergegevenof er een opmerking is geplaatst (opmerking zelf is alleen zichtbaar via het tabblad melding ) Uitleningen huidige periode aantal uitleningen in huidige periode (= jaar) Vorige periode aantal uitleningen in de vorige periode Totaal totaal aantal uitleningen van alle jaren Tabblad 2 NAW-gegevens Bij het oproepen van de Klantenadministratie ziet u meteen Tabblad 2. NAW-Gegevens. Veld Toelichting Voorletters Maximaal 4. Voorvoegsel Naam Achternaam Roepnaam Ondernaam n.v.t. voor scholen, veld is ook niet in alle systemen te zien Zoeknaam In het klantzoekscherm kan worden gezocht op achternaam van de klant. In sommige gevallen is het lastig om te zoeken, bv kinderen die de achternaam van hun pleegouders gebruiken. In dit veld kan dan een zgn. 'zoeknaam' ingevoerd worden waarop gezocht kan worden. Geboren dd-mm-jjjj Telefoon Telefoon-2 Telefoon-3 Er kunnen verschillende nummers ingevoerd worden (vast/ mobiel) Indien gewenst kunnen twee velden voor extra telefoonnummers worden opgenomen. Hiervoor moet in de bicatwise Manager de optie LRBTEL worden aangezet. 27 / 87

28 SMS-nummer n.v.t. Contactpersoon Handig bij scholen en andere instellingen. De naam van de contactpersoon wordt afgedrukt op berichten naar de klant (reserveringen, aanmaningen en nota s). Telefoon contactpersoon Telefoon van bovengenoemd contactpersoon Filiaal De schoolmediatheek van deze leerling: het vestigingsnummer is bovenin te zien in de klantbalk. Mag worden gewijzigd mits bevoegd. Adressen Het is mogelijk meerdere adressen in te vullen. Met rechtsklikken kunt u naar een muteer-scherm. Regio/wijk n.v.t Tabblad 3 Contributie Contributie is van oudsher de bibliotheek-term voor 'inschrijving'. Dit tabblad laat zien waar en wanneer de leerling is ingeschreven bij de schoolmediatheek en bij de bibliotheek. Ook zijn de bibliotheekinschrijvingen uit het verleden te zien (omdat een bibl-abonnement jaarlijks wordt verlengd, is er per jaar een regel). Veld Toelichting Inschrijfdatum Sinds wanneer ingeschreven bij deze schoolmediatheek Producten/diensten Alle huidige inschrijvingen bij schoolmediatheek en bibliotheek, plus de vroegere bibliotheekinschrijvingen. = code voor de bibliotheekorganisatie +vestigingsnummer van bibliotheek of schoolmediatheek = begindatum = datum van beëindiging van de inschrijving = soort inschrijving, voor scholen staat hier 0-Educat ingevuld = de geldigheid van de inschrijving; 5 = normaal, 9 = oudleerling = n.v.t. = sector BIEB voor bibliotheekinschrijvingen, sector EDUB voor de inschrijving op de schoolmediatheek Instantie Begin Eind Abonnement Status Kosten Sector Iban n.v.t. Bic(*) n.v.t. Statistische cataegorie Kan gevuld zijn t.b.v. de bibliotheek Tabblad 4 Overig Dit tabblad toont de mutaties, voorzien van datum en tijd, die plaatsvinden via de balie en de webcat Tabblad 5 Meldingen Hier kunnen meldingen (opmerkingen) worden geplaatst, zie uitleg in de afbeelding. Klik op Wijzig om een melding / opmerking in te voeren. Klik daarna op Opslaan. Zodra het pasje van de leerling wordt gescand bij Uitlenen of in de klantenadministratie, verschijnt de melding in beeld: 28 / 87

29 3.3.8 Tabblad 6 Eigenschappen-1 Aanvullende gegevens en instellingen. Veld Toelichting Selectie n.v.t. (code voor de bibliotheek) Persoon/Instelling Man, Vrouw, Instelling of N.v.t. Indien aangestipt wordt hiermee bij de aanhef (in bijv. berichten) rekening mee gehouden. Niet normaal ingenomen n.v.t. Laatste gebruik pas Zie tabblad Passen, veld wordt hier nog weg gehaald Reset pinteller Na 5x tevergeefs inloggen met een verkeerde pincode of wachtwoord is de toegang tot de portal voor een etmaal geblokkeerd. De reset pin teller zet de teller weer op nul. Melden titel eerder geleend Staat standaard op Nee. Ja = in de balie verschijnt een melding zodra er iets voor een 2e of volgende keer geleend wordt. Toon leenhistorie Deze hoort op 'Actief' te staan Blokkade publieksfuncties Hiermee kan een leerling worden geblokkeerd voor publieksfuncties (portal en zelfservice). De klant mag niet meer zelf verlengen, reserveren, gegevens wijzigen enz. De klant kan wel gewoon blijven lenen aan de balie. Blokkade algemeen Zwaardere vorm van blokkeren, die ook aan de balie te zien is. 29 / 87

30 Geblokkeerde leerlingen hebben geen toegang (meer) tot 'Mijn Menu'. De leerling wordt middels een melding geattendeerd op de blokkade(s). Blokkade tekst Extra mededeling die bij de blokkade kan worden meegegeven. Bij het opheffen van de blokkade wordt de tekst automatisch verwijderd. Blokkade info Blokkade info wordt gevuld met datum en inlog nadat veld Blokkadetekst is ingevoerd is Tabblad 7 Eigenschappen-2 Aanvullende gegevens en instellingen. Veld Toelichting Klantbonnen Een klantbon is de bon die je krijgt na het lenen. Ja = Printen, Nee = geen bon. Voor personeelsleden (docenten) of andere klanten die grote hoeveelheden lenen zou deze optie op 'Nee' gezet kunnen worden. Nieuwsbrief n.v.t. Reserveringsberichten Standaard = Ja Voor personeelsleden (docenten) of andere klanten die grote hoeveelheden reserveren kan deze optie op 'Nee' worden gezet, waardoor het verzenden van de reserveringsberichten wordt onderdrukt. Klassificatie n.v.t. Extern nummer (kan niet op worden gezocht) Veld om 'een' nummer in op te slaan, bijv. een paspoortnummer of het nummer van een gemeentelijke kortingspas. Extern nummer-2 Administratienummer uit de leerlingadministratie Legitimatie n.v.t. Gebruikersnaam De gebruikersnaam van deze leerling. Kan hier veranderd worden, maar een leerling kan deze zelf ook wijzigen via de portal. Groep Jaargroep = leerjaar Groepnaam = de naam van de (combinatie)groep, bv. 5A Lees-handicap Speciale registratie van de bibliotheek om de uitleen van daisy-roms voor te behouden aan mensen met een leeshandicap. Voor schoolmediatheken maakt het niet uit of hier iets ingevuld staat. Berichtvoorkeuren n.v.t. Voor schoolwise geldt, dat er alleen berichten via de portal en via de mail worden verstuurd. 30 / 87

31 Tabblad 8 Passen Op het tabblad 'Passen' is te zien welke pasnummers bij een klant (= leerling of docent) horen. U kunt hier een pas (de)blokkeren, een bestaande pas vervangen of een nieuwe pas uitgeven, hoofd- en volgpas omwisselen en geblokkeerde pasnummers verwijderen uit het systeem. Overleg met de bibliotheek over de uitgifte van pasjes. Zie ook par Herinschrijven Een klant in het systeem kan nul, één of meer pasjes bezitten. Het nummer van de hoofdpas wordt getoond op overzichten en geprinte berichten, en staat bovenin de klantbalk. Bij klanten zonder pas / zonder geldige pas staat daar 'Geen pasnummer'. Veld Toelichting Soort Volgpas of Hoofdpas Status Actief = pas kan worden gebruikt Geblokkeerd = pas is tijdelijk ongeldig Vervangen = pas is voorgoed ongeldig Pasnummer Het nummer van de pas Laatst gebruikt Datum waarop deze pas voor het laatst gebruikt is om in te loggen Info Waar werd dit pasje uitgegeven, in de bibliotheek of op school (sector EDUB)? Dit is van belang als er meerdere pasjes zijn en er eentje vervangen moet worden. Klik met de rechtermuisknop op een pas-regel om naar het submenu te kunnen. Toevoegen Afdrukken Wijzigen naar Volgpas Vervangen Blokkeren Deblokkeren Verwijderen = = = = = = = nieuw pasnummer toevoegen druk het geselecteerde pasje af, kies wel eerst een stylesheet wijzig de hoofdpas naar volgpas. voeg een nieuw pasnr toe ter vervanging van dit pasnr blokkeer deze pas deblokkeer deze pas verwijder dit pasnummer (alleen als pas geblokkeerd is) 31 / 87

32 Toevoegen van een pasje / Pasnummer genereren Er verschijnt een scanveld. Scan het nieuwe pasje. Het is ook mogelijk om het systeem een pasnummer te laten genereren. Hiervoor de letter 'V' typen en <enter> te geven. Pas vervangen: neem het oude pasje in beslag als dat kan Na uitgifte van een vervangende pas is de oude pas ongeldig geworden. Bij 'Uitlenen' wordt dit gemeld; ook bij het opzoeken van de klant in de klantenadministratie met het oude pasnummer zal hiervoor worden gewaarschuwd. Vernietig het oude pasje om misbruik met gevonden oude passen uit te sluiten. Blokkeren en deblokkeren Een pas die zoek is maar misschien nog teruggevonden kan worden, kan worden geblokkeerd. Zo'n pas is niet meer te gebruiken via de portal of zelfservice, dus misbruik is uitgesloten. Als de oude pas toch weer opduikt, kan deze worden gedeblokkeerd. Selecteer de regel van de desbetreffende pas en klik rechts (of dubbelklik). Kies vervolgens 'Deblokkeren' Tabblad A Rollen Op het tabblad A Rollen wordt geregeld welke rollen de klant (leerling of docent) mag vervullen binnen het systeem. Er zijn naast elkaar verschillende rollen mogelijk, afhankelijk van de inrichting van het systeem. Op het tabblad is te zien welke rollen het zijn, wanneer ze zijn gestart en wat de einddatum is (de standaard-einddatum ligt ruim 20 jaar in de toekomst). Voorbeelden ABON DOCENT1 EDUB van mogelijke rollen: Abonnement bij de bibliotheek Docenten Leerling schoolwise Rol Docent toevoegen, zie ook par.fout: Bron van verwijzing niet gevonden Klik rechts in het witte deel én kies Nieuwe rol. Kies uit de aangeboden rollen voor 'Docent1, kies daarna de juiste schoolvestiging. Rol beëindigen Dit zult u normaliter niet hoeven doen. Als een leerling of docent wordt uitgeschreven op de schoolmediatheek, dan wordt de bijbehorende rol automatisch beëindigd. Het is overigens niet mogelijk om de rol abonnement te beëindigen, dit is voorbehouden aan de bibliotheek. 32 / 87

33 3.4 Overige functies menu 'Klant' Als er een klant (leerling ) is opgezocht, zijn via het menu Klant nog de volgende functies beschikbaar: Nieuwe klant toevoegen, zie par.3.6 Geleende exemplaren F9 Wat heeft deze leerling op dit moment geleend Wijzigen inleverdatum. Met deze functie kan de inleverdatum gewijzigd worden. IBL / Reserveringen. Hiermee worden de reserveringen van deze klant (leerling) getoond, vervolgens kan er een nieuwe reservering worden geplaatst. Zie ook par. 2.4 Melding. Hiermee kan bij deze leerling een melding worden geplaatst, zie par en zie ook par Klantenadministratie. Naar de gegevens van deze leerling Instellen pincode. Andere pincode instellen. (Dit zal niet snel nodig zijn.) Resetten wachtwoord: zie beschrijving hieronder Print klantbon: diverse bonnenprinter-bonnen Print klantgegevens: diverse leenoverzichten van deze leerling. Naar Uitlenen F3: naar uitleenscherm voor deze leerling Naar Innemen F4: naar inleverscherm voor deze leerling Einde sessie F Resetten wachtwoord Oude werking t/m versie 6.3.4: Met deze functie wordt het bestaande wachtwoord verwijderd uit de database. De leerling moet dan bij inloggen de standaard-pincode gebruiken en vervolgens een nieuw wachtwoord aanmaken. Vanaf zijn er voor schoolwise eigen wachtwoorden, die naast het wachtwoord voor de bibliotheek bestaan.vanaf kan een docent in de schoolwise-portal via het Docentmenu een leerling direct een nieuw wachtwoord geven. Per is deze functie Resetten wachtwoord uitsluitend beschikbaar voor docenten die hun wachtwoord zijn vergeten. Een docent moet kunnen inloggen in de schoolwise-portal om een leerling die zijn wachtwoord kwijt is te kunnen helpen. Zie ook deze handleiding, par. 3.8 Docenten in schoolwise Zie ook handleiding schoolwise_portal. 3.5 Klanten > Importeren gegevens Dit menu-onderdeel is bestemd voor het importeren van leerlingegevens. Dit wordt uitgevoerd door de bibliotheek, een school hoeft dit menu-onderdeel niet zelf te gebruiken. 33 / 87

34 3.6 Inschrijven van één nieuwe leerling De meeste leerlingen worden ingeschreven via de Leerling-import. Dit wordt geregeld door de bibliotheek, die met de school afspraken heeft gemaakt over het jaarlijks aanleveren van een leerlingenbestand. Als er tussentijds nieuwe leerlingen op school komen, kunnen deze individueel handmatig worden opgevoerd. Hierbij zal het systeem checken of een leerling al in het systeem aanwezig is. Voor nieuwe leerlingen die ook nog geen lid zijn van de bibliotheek, wordt eerst een nieuwe actor (nieuwe klant) aangemaakt. Ga naar Klantenadministratie > Klant > Nieuwe klant toevoegen. Kies 'Nieuwe leerling/docent' Scan een nieuw pasje OF laat het systeem een pasnr. genereren * Vul de gevraagde persoonsgegevens in, het adres** is verplicht * Geen echte pasjes? Dan het pasnummer genereren Als de school niet met echte pasjes werkt, maar wel met scanlijsten of zelfgemaakte pasjes, kunt u het systeem een pasnummer laten kiezen door een 'V' + enter te geven in het scanveld. Zie ook uitleg in paragraaf * Leerling heeft al een pasje: Als de leerling al een bibliotheekpasje heeft, dan zit hij al in het systeem en gaat het om een 'herinschrijving', zie paragraaf **Adres invullen is verplicht Het is verplicht om een adres in te vullen. Wanneer er privacy-opties zijn aangezet, zal dit adres later niet meer zichtbaar zijn. Het maakt op zich niet uit of het adres klopt, u mag dus ook het adres van de school invullen. 34 / 87

35 Klik op Ok, Vervolg Er verschijnt nu een uitgebreider invulscherm, vul gegevens aan. Veld Toelichting Voorletters Maximaal 4 Voorvoegsel Naam Achternaam Roepnaam Voornaam of roepnaam Geboren dd-mm-jjjj Adres Huisnummer Postcode Plaats Land Mag leeg blijven Sexe Telefoon Niet verplicht Niet verplicht Gebruikersnaam Maak een gebruikersnaam aan voor de leerling, vuistregel: voornaam met de verjaardag, bv. Albert2704 De gebruikersnaam is in de portal handig om mee in te loggen, in plaats van met een pasnummer. Selectie n.v.t. Fysieke groep In welke groep of combinatiegroep zit de leerling (bv. groep1a) Jaargroep In welk leerjaar zit de leerling (1 t/m 8) Voorschoolse leerling, vul dan 0 (nul) in Docent, vul dan 9 in Invullen is niet verplicht Statistische categorie n.v.t. 35 / 87

36 3.6.1 Pasnummers laten kiezen (genereren) door het systeem Als de school niet met echte pasjes werkt, maar met scanlijsten of zelfgemaakte pasjes, kunt u het systeem een pasnummer laten kiezen. Typ in dat geval in het scanveld de letter 'V' (hoofdletter of kleine letter) in en geef <enter>. Er verschijnt nu deze melding, klik op Ja Herinschrijven d.w.z. leerling zit al in systeem Bij het inschrijven van een nieuwe leerling controleert het systeem op basis van de naam, voorletter, sekse en geboortedatum of deze leerling al in het systeem bekend is. In dat geval verschijnt een melding: Onder het kopje 'Huidige rollen' kunt u zien of deze leerling al een inschrijving heeft bij de bibliotheek en/of bij een andere school en wat de status daarvan is. Klik op 'Details inzien' om de klantengegevens van deze leerling te gaan. Klik op 'Herinschrijven' om de leerling een inschrijving te geven voor uw schoolmediatheek. U ziet nu het invulscherm voor nieuwe leerlingen. Vul dit scherm in, zie voor de toelichting de vorige paragraaf. 36 / 87

37 3.6.3 Nieuwe leerling die op vorige school niet was uitgeschreven Een nieuwe leerling die afkomstig is van een andere schoolwise-school is daar vaak niet uitgeschreven. Hier komt u pas achter op moment van inschrijven via Klant > Nieuwe klant toevoegen. Het systeem toont in dat geval het volgende scherm: De gearceerde regel vermeldt het vestigingsnummer van de vorige school. Klik op Ja om naar de klantenadministratie van deze leerling te gaan. Ga daar naar tabblad 3 Contributie, klik op Wijzig Zet vinkje bij 'Abonnement direct opzeggen' en klik op Opslaan. Nu wordt onderin de button Herinschrijven actief. Klik op Herinschrijven en rond het inschrijfproces af Vul op tabblad 7 Eigenschappen2 de juiste jaargroep en juiste groepnaam in. 37 / 87

38 3.7 Leerlingen handmatig uitschrijven Leerlingen die de school tijdens het schooljaar verlaten, bijv. vanwege een verhuizing, dienen handmatig te worden uitgeschreven voor hun schoolmediatheek. Een eventuele bibliotheek-inschrijving blijft hierbij altijd intact. Uitschrijven verloopt via de Klantenadminstratie; zoek de leerling op, ga naar tabblad 3 Contributie. Klik op Wijzig en zet een vinkje bij 'Abonnement opzeggen per direct'. Klik vervolgens op Opslaan. Zie afbeelding hieronder. Resultaat: de rol_educat van deze leerling wordt per vandaag beëindigd, de naam staat nu in rode letters. Eventueel kan deze leerling daarna op zijn volgende school worden ingeschreven. Uitgeschreven leerlingen zijn vanaf niet meer zichtbaar, opzoeken kan alleen via het pasnummer of met het actor-id. Vanaf worden de uitgeschreven leerlingen na 3 maanden verwijderd uit de database, tenzij ze lid zijn van de bibliotheek of tenzij de worden ingeschreven op een andere schoolmediatheek (BO of VO) Direct verwijderen leerlinggegevens Vanaf is het mogelijk individuele leerlinggegevens te verwijderen via de klantenadministratie. De gegevens worden dan gelijk uit de database verwijderd. De leerling moet zijn uitgeschreven en mag geen lid (meer) zijn van de bibliotheek. Zoek de leerling op, klik onderin eerst op Wijzig, klik daarna op Verwijder. 38 / 87

39 Er volgt een melding Wilt u werkelijk de gegevens van deze klant verwijderen?. Klik op Ja voor definitieve verwijdering. N.B. Om dit te kunnen doen is een voldoende hoge bevoegdheid nodig. Neem contact op met uw contactpersoon van de biblioitheek (bv. de leesmediaconsulent) of neem contact op met de Wise-systeembeheerder van de bibliotheek. 3.8 Docenten in schoolwise Voor docenten is er in de schoolwise-portal een speciaal Docentenmenu, met extra bevoegdheden. Docenten moeten hiervoor zijn ingeschreven in de schoolmediatheek van hun school, en daar de extra rol Docent1 hebben gekregen. Docenten kunnen tegelijk met de leerlinggegevens geïmporteerd worden, mits de gegevens elk jaar opnieuw worden meegeleverd met het leerlingbestand Handmatig opvoeren van docenten kan ook. Nadeel is dat het enig handwerk vergt, maar omdat docenten doorgaans langdurig aan de school verbonden zijn, is het een eenmalige klus. Bij handmatig inschrijven kan de naam van een groep of combi-groep worden gebruikt in plaats van de achternaam van de docent Betekenis van de rol Docent Een Docent ziet in de portal van schoolwise na inloggen een extra Docent-menu met functies speciaal voor de leerkrachten. Via het Docent-menu kunnen diverse overzichten worden geprint, leestips worden verzonden naar leerlingen, kan gekeken worden in het Leeslog van leerlingen, en kunnen (vanaf versie 6.3.5) leerlingen worden geholpen die hun wachtwoord zijn vergeten. Zie voor een uitgebreidere beschrijving de handleiding schoolwise_portal 39 / 87

40 Rol 'Docent' is ook voor leesmediaconsulenten De rol van Docent1 kan ook worden toegekend aan leesmediaconsulenten. Voorwaarde is, dat deze persoon is ingeschreven bij de schoolmediatheek Handmatig docenten inschrijven Docenten dienen altijd eerst als nieuwe klant te worden opgevoerd in de schoolwise-client. Vervolgens kan de rol Docent1 voor de school handmatig worden toegevoegd op het tabblad A Rollen in de Klantenadministratie. De inschrijving in de schoolmediatheek kan in plaats van met de naam van de docent ook worden gedaan met de naam van de groep/combi-groep, zie voorbeeld: Voltooi de inschrijving, maar blijf in de Klantenadministratie. U ziet nu de zojuist ingeschreven docent. Ga nu naar tabblad A Rollen. 40 / 87

41 Klik rechts in het witte gedeelte en kies voor 'Nieuwe rol'. Kies uit de beschikbare rollen voor 'DOCENT1 Docenten' Kies de juiste schoolvestiging en klik op OK. Resultaat: de nieuwe rol DOCENT1 voor deze school is bijgeschreven. Inloggegevens aanmaken voor de docent Blijf in de klantenadministratie. De zojuist nieuw ingevoerde docent moet kunnen inloggen op de schoolwise-portal. Zorg daarom voor inloggegevens: een gebruikersnaam + pincode. De pincode moet bij de eerste keer inloggen op de portal vervangen worden door een zelf gekozen wachtwoord. Gebruikersnaam invoeren op tabblad Eigenschappen-2 (zonder spaties) Pincode invoeren via submenu Klant > Instelllen pincode 41 / 87

42 3.8.3 Resetten wachtwoord van een docent Vanaf zijn er voor schoolwise eigen wachtwoorden, die naast het wachtwoord voor de bibliotheek bestaan.vanaf kan een docent in de schoolwise-portal via het Docentmenu een leerling direct een nieuw wachtwoord geven. Per is deze functie Resetten wachtwoord uitsluitend beschikbaar voor docenten die hun wachtwoord zijn vergeten. Een docent moet kunnen inloggen in de schoolwise-portal om een leerling die zijn wachtwoord kwijt is te kunnen helpen. Zie ook handleiding schoolwise_portal. Zoek de betreffende docent op in de Klantenadministratie. Ga naar Klant > Resetten wachtwoord. Bevestig de melding Wachtwoord voor deze klant resetten? Het bestaande wachtwoord is nu verwijderd uit de database. Pincode: stel een nieuwe pincode in via de functie Instellen pincode. Ga hiervoor naar Klant > Instellen pincode Als deze melding verschijnt bij een poging tot resetten wachtwoord, dan betekent dit dat de betreffende docent nog niet de rol Docent heeft. Zie hiervoor vorige par Administratieve klanten (herlocatieklant) Wanneer de school wisselcollecties van de bibliotheek ontvangt via een Herlocatiepas zodat de materialen uitgeleend kunnen worden aan de leerlingen, dan is er voor het retourneren van de wisselcollectie een soortgelijke Herlocatiepas nodig, die de andere kant op werkt. Om een herlocatieklant aan te maken: voeg een Nieuwe klant toe; kies hierbij voor Administratieve klant. Het systeem geeft nu een waarschuwende melding, omdat dit type 'klant' niet gebruikt mag worden voor gewone nieuwe leerlingen / docenten. 42 / 87

43 Klik op Ja om door te gaan. Het systeem zal nu altijd zelf een pasnummer aanmaken, er volgt een melding: Klik op Ja en voltooi de inschrijving. Na het inschrijven moet worden aangegeven dat het om een Herlocatie klant gaat waarbij de betreffende schoolvestiging wordt ingevuld. Klik onderin het scherm op Wijzig en vul de juiste bibliotheekvestiging in bij Herlocatie pas 'naar vestiging' Zie afbeelding: 43 / 87

44 3.10 Leerlingoverzichten en andere lijsten Er zijn diverse overzichten (lijsten) voor schoolwise. De meeste vindt u onder het menu Klanten > Overzichten > SchoolWise, zie afbeelding hieronder. Niet iedereen mag bij alle gegevens. Het hangt af van de bevoegdheden die bij uw inlog horen, of u alle hier genoemde overzichten kunt opvragen. Zie voor meer overzichten par. 7 Statistieken en selecties N.B. In de schoolwise-portal kunnen de meeste van deze overzichten ook worden geprint, via het Docent-menu. Zie ook par. Fout: Bron van verwijzing niet gevonden Rol docent Leerlingenoverzicht Klanten > Overzichten > SchoolWise Overzicht van de leerlingen per per fysieke groep (= groep of combinatiegroep). Kies uit het pulldown-menu de groep of groepen (met control en klik kunt u meerdere groepen aanwijzen. Klik op OK. Het afhandelen van dit overzicht gaat via bicatwise Reports, zie par Leerlingoverzicht toelichting Fysieke groep Groepscode en omschrijving van de groep of combinatiegroep van de leerling Leerling Naam, voorletter en roepnaam Actor-id Uniek en onwijzigbaar systeemnummer Hoofdpas * Hoofdpasnummer + vermelding van de sector waar dit pasnummer werd uitgegeven. Een leerling kan maar één hoofdpasnr. hebben. EDUB = pasnr is vanuit schoolwise aan de leerling gegeven BIEB = pasnr is vanuit de bibliotheek aan de leerling gegeven Volgpassen * Volgpassen + per pasnummer de sector van uitgifte. Een leerling kan meerdere volgpassen hebben. EDUB = pasnr is vanuit schoolwise aan de leerling gegeven BIEB = pasnr is vanuit de bibliotheek aan de leerling gegeven 44 / 87

45 Gebruikersnaam Indien leeg, dan (nog) geen gebruikersnaam Jaargroep Het leerjaar van de leerling School Vestigingsnummer en naam van de school *) Voor meer informatie over pasnummers, zie blz Handmatig ingeschreven leerlingen (vanaf 6.3.4) Klanten > Overzichten > SchoolWise Overzicht van de leerlingen per per fysieke groep (= groep of combinatiegroep), die handmatig werden ingeschreven, d.w.z. buiten de leerling-import om. Het probleem doet zich nl. voor dat deze leerlingen (vaak peuters) soms toch niet op deze school worden ingeschreven, maar ook niet automatisch kunnen worden uitgeschreven via de leerling-importroutines. In dat geval kan met dit overzicht achterhaald worden welke leerlingen dat zijn; ze kunnen dan ook weer handmatig worden uitgeschreven, zie hiervoor par. 3.7 Overzicht maken Handmatig ingeschreven leerlingen: Kies uit het pulldown-menu de groep of groepen (met control en klik kunt u meerdere groepen aanwijzen. Klik op OK. Het afhandelen van dit overzicht gaat via bicatwise Reports, zie par Leerlingoverzicht toelichting Fysieke groep Groepscode en omschrijving van de groep of combinatiegroep van de leerling Leerling Naam, voorletter en roepnaam Actor-id Uniek en onwijzigbaar systeemnummer Hoofdpas * Hoofdpasnummer + vermelding van de sector waar dit pasnummer werd uitgegeven. Een leerling kan maar één hoofdpasnr. hebben. EDUB = pasnr is vanuit schoolwise aan de leerling gegeven BIEB = pasnr is vanuit de bibliotheek aan de leerling gegeven Volgpassen * Volgpassen + per pasnummer de sector van uitgifte. Een leerling kan meerdere volgpassen hebben. EDUB = pasnr is vanuit schoolwise aan de leerling gegeven BIEB = pasnr is vanuit de bibliotheek aan de leerling gegeven Gebruikersnaam Indien leeg, dan (nog) geen gebruikersnaam Jaargroep Het leerjaar van de leerling School Vestigingsnummer en naam van de school *) Voor meer informatie over pasnummers, zie blz Telaatlijsten Klanten > Overzichten > SchoolWise Overzicht per fysieke groep (= groep of combinatiegroep) van de leerlingen die te laat zijn mer inleveren van hun geleende materialen. U bepaalt zelf vanaf hoeveel dagen te laat u wilt zien op de lijst (0 dagen invullen werkt ook). 45 / 87

46 Kies uit het pulldown-menu de groep(en). Met control en klik kunt u meerdere groepen aanwijzen. Vul daarna het aantal dagen te laat in. Dit is een vanaf -datum, dus nog langer geleden telt ook mee. Klik op Maak rapport. Het afhandelen van dit overzicht gaat via bicatwise Reports, zie par Telaatlijst toelichting Fysieke groep Groepscode en omschrijving van de groep of combinatiegroep van de leerling Leerling Naam, voorletter en roepnaam Actor-id Uniek en onwijzigbaar systeemnummer Titel Titel van geleende item Auteur Naam auteur Plaatsing Kastplaatsing Exemplaar Exemplaarnummer (barcode) Uitleendatum Wanneer geleend Inleverdatum Wanneer inleveren Dagen te laat Aantal dagen (verplicht) Uitleenoverzicht (nu geleend lijst) Klanten > Overzichten > SchoolWise Overzicht van wat leerlingen nu hebben geleend, per fysieke groep (= groep of combinatiegroep). De opbouw van het uitgeleend-overzicht is exact gelijk aan de Telaatlijst uit de vorige paragraaf. Kies uit het pulldown-menu de groep of groepen. Met de Ctrl toets + klik kunt u meerdere groepen aanwijzen. Klik op Maak rapport. Het afhandelen van dit overzicht gaat via bicatwise Reports, zie par. zie par Nu geleend toelichting Fysieke groep Groepscode en omschrijving van de groep of combinatiegroep van de leerling Leerling Naam, voorletter en roepnaam Actor-id Uniek en onwijzigbaar systeemnummer Titel Titel van geleende item Auteur Naam auteur Plaatsing Kastplaatsing 46 / 87

47 Exemplaar Exemplaarnummer (barcode) Uitleendatum Wanneer geleend Inleverdatum Wanneer inleveren Dagen te laat Aantal dagen Scanlijsten per groep Klanten > Overzichten > SchoolWise Hiermee kunt u een A4 scan-overzicht printen per groep. De scanlijst kan worden gebruikt in plaats van pasjes. Van elke leerling in de betreffende groep wordt het pasnummer* afgedrukt. De namen worden afgedrukt op alfabetische volgorde van de roepnaam. Kies uit het pulldown-menu de groep of groepen. Met de Ctrl toets + klik kunt u meerdere groepen aanwijzen. Klik op OK. De aangevraagde scanlijsten komen direct als printopdracht tevoorschijn, dit gaat dus niet via de bicatwie Reports. * Pasnummers nodig voor de scanlijsten en etiketlijsten De leerlingen dienen een pasnummer te hebben gekregen, anders komen ze niet op de scanlijst of op een etiketlijsten (zie hieronder). Bij leerlingen die wel in het systeem zitten maar geen pasnummer hebben, kan alsnog een pasnummer worden toegekend via de klantenadministratie, tabblad 8 Passen. Zie blz * Leerlingen met meerdere pasjes De manier waarop wordt bepaald welk pasnummer wordt afgedrukt, houdt rekening met waar het pasnummer werd uitgedeeld: op de school of in de bibliotheek. 47 / 87

48 Als een leerling meerdere pasnummers heeft, zal het systeem bij voorkeur een pasnr. gebruiken dat op de school werd uitgegeven / via de leerlingimport is aangemaakt. Deze pasnummers zijn te herkennen aan de opmerking 'EDUB' in de klantenadministratie tabblad Passen. Ook is het te zien op het Leerlingenoverzicht. Als een leerling meerdere pasnummers heeft die door de bibliotheek werden uitgegeven, dan zal de Volgpas worden afgedrukt. Zie blz Barcodes Als de barcode niet goed wordt afgedrukt, zie par Etiketlijsten per groep: zelf een pasje knutselen Klanten > Overzichten > SchoolWise Hier kunt u per groep barcodes printen op etiketvellen, waarmee leerlingen zelf een boekenlegger of pasje kunnen maken. De gebruikte 3-koloms etiketvellen zijn dezelfde als die voor exemplaar-barcodes worden gebruikt: HERMA * Pasnummers nodig voor de scanlijsten en etiketlijsten De leerlingen dienen een pasnummer te hebben gekregen, anders komen ze niet op de scanlijst of op een etiketlijsten (zie hieronder). Bij leerlingen die wel in het systeem zitten maar geen pasnummer hebben, kan alsnog een pasnummer worden toegekend via de klantenadministratie, tabblad 8 Passen. Zie blz * Leerlingen met meerdere pasjes De manier waarop wordt bepaald welk pasnummer wordt afgedrukt, houdt rekening met waar het pasnummer werd uitgedeeld: op de school of in de bibliotheek. Als een leerling meerdere pasnummers heeft, zal het systeem bij voorkeur een pasnr. gebruiken dat op de school werd uitgegeven / via de leerlingimport is aangemaakt. Deze pasnummers zijn te herkennen aan de opmerking 'EDUB' in de klantenadministratie tabblad Passen. Ook is het te zien op het Leerlingenoverzicht. Als een leerling meerdere pasnummers heeft die door de bibliotheek werden uitgegeven, dan zal de Volgpas worden afgedrukt. Zie blz Barcodes Als de barcode niet goed wordt afgedrukt, zie par / 87

49 Reserveringen per groep Klanten > Overzichten > SchoolWise Dit rapport geeft een momentopname van alle reserveringen die in behandeling zijn of al klaar staan per aangegeven groep, gesorteerd op naam van de leerling. Leerling (naam + roepnaam) Titel Auteur Materiaal Reserveerdatum Bereik, d.w.z. hoe is de reservering in het systeem gezet, van uit de bibliotheek (BIEB) of vanuit de schoolmediatheek (EDUB) of via de webshop (SHOP*) Status van de reservering: A In behandeling O - Staat klaar / besteld* B - Staat klaar / wordt bezorgd* *) Webshop reserveringen. De begrippen 'besteld' en 'wordt bezorgd' zijn alleen van belang voor scholen die met een webshop van de bibliotheek werken. Dit zijn reserveringen met het bereik 'SHOP'. Voor alle andere scholen gaat het erom, dat het gereserveerde materiaal klaarstaat in de schoolmediatheek Leerlingen voor nieuwe pas Klanten > Overzichten > SchoolWise Nadat een leerlingbestand is geïmporteerd, kunnen er diverse overzichten worden gemaakt Dit overzicht kan alleen aangemaakt worden door de bibliotheek die het leerlingenbestand van de school inleest Afhandeling door bicatwise Reports Het aanmaken van veel overzichten wordt afgehandeld door bicatwise Reports. Dit programma opent in een browserscherm (bijv. Explorer of Firefox). Zie afb. U ziet de gewenste lijst in een browserscherm. Klik bovenin op het printer-icoontje. Er verschijnt een klein schermpje waarin het print-format moet worden aangegeven. Kies hier voor PDF Auto (d.w.z. Automatisch). 49 / 87

50 Klik op OK, u krijgt nu het overzicht in pdf-formaat op het scherm. Het overzicht kan nu worden geprint, en/of bewaard als pdf (kies Bestand > Kopie opslaan) Welkomstbrieven per groep per leerling Per leerling kan er een zgn. welkomstbrief worden geprint, die is bestemd om mee te geven voor thuis. Dit is van belang bij de start van schoolwise, per leerling staat daar o.a. de gebruikersnaam. De welkomstbrief is door de school zelf per leerling aan te maken, mits de bevoegdheid van de ingelogde persoon hoog genoeg is. De opmaak van de brief is basaal, er is witruimte bovenin zodat de tekst ook op voorbedrukt briefpapier kan worden afgedrukt. Menu Klanten > Overzichten > schoolwise > Welkomstbrief Kies de groep, vervolgens één of meerdere leerlingen. met ctr-a worden alle leerlingen geselecteerd met ctr-muisklik kunnen er meerdere leerlingen worden geselecteerd. De welkomstbrieven gaan direct als printopdracht naar de lokale netwerkprinter. 50 / 87

51 51 / 87

52 Eigen wachtwoorden voor schoolwise vanaf Vanaf versie gelden er voor schoolwise eigen wachtwoorden en is de tekst van deze welkomstbrief aangepast, zie voorbeeld op de volgende pagina. Versie zal begin 2017 beschikbaar zijn; informeer bij de systeembeheerder van de bibliotheek naar de planning. 52 / 87

53 4 Catalogus 4.1 Algemeen In de catalogus kan gezocht worden in de mediatheekcollectie van de school. Daarnaast is voor elke school door de bibliotheek ingesteld welke andere bibliotheken er in de catalogus geraadpleegd kunnen worden, het bibliotheeknetwerk bij de school. Tevens is geregeld of er gereserveerd mag worden. Na een zoekactie worden eerst maximaal 20 titels getoond. Zijn er meer, dan kunt u onderin het scherm klikken op 'Vul aan' of op 'Alle titels' Na het aanklikken van één titel uit de lijst met zoekresultaten zie u een titelpagina, zie voorbeeld hieronder. Het titelscherm bestaat uit drie gedeeltes: 1. Zoekgedeelte, geef aan op wat voor soort term u wilt zoeken (schrijver, titel, reeks etc), en typ uw zoekterm. 2. Hieronder staat de titelbeschrijving 3. In het onderste gedeelte staan de exemplaren van de school. Klik op het tweede huisje (zie pijl) om te zien welke exemplaren het ingestelde bibliotheeknetwerk heeft. 4.2 Overige buttons titelscherm Verklaring van de relevante buttons rechtsonder. Bladeren door de zoekresultaten: klik op de < en de > toets R = Reserveren Barcode = koppel een nieuw exemplaar aan deze titel Printer = print deze titelbeschrijving 53 / 87

54 4.3 Zoeklichtfunctie: inperken van de zoekresultaten Standaard zoekt het systeem in het gehele titelbestand van alle bibliotheken en scholen. Dat is soms iets teveel van het goede. Er is een manier om de zoekacties in te perken, bijvoorbeeld: alleen de titels waar de school een exemplaar van bezit alleen een bepaalde materiaalsoort alleen een bepaalde taal Schakel in dat geval de Zoeklichtfunctie in, vóór u gaat zoeken. Het zoeklicht is te beschouwen als een schijnwerper die alleen zijn licht werpt op een deel van de zoekresultaten. Klik op het zoeklicht-icoontje (lampje) bovenin het scherm. Er verschijnt een pop-up schermpje waarin u invult wat het zoeklicht moet doen. Hieronder leggen we uit hoe het werkt aan de hand van een voorbeeld Alleen het 'eigen bezit' zien Zoeken op een onderwerp waarbij u alleen wilt zien wat op uw school staat. Open de catalogus, kies zoeken op Onderwerp Vul bij Term het gewenste onderwerp in, in dit voorbeeld 'dieren' Klik op het zoeklicht-icoontje (lampje) Er verschijnt een pop-up venstertje met de Zoeklicht instellingen Zet een vinkje bij 'Zoeklicht op deze vestiging' en klik op OK Nu verschijnt het scherm met de zoekresultaten. De onderwerpen die groen oplichten bevatten titels uit de collectie van de school, zie afbeelding: 54 / 87

55 Klik op het gewenste onderwerp De eerste 20 titels worden getoond. Klik op [Alle titels] of op [Vul aan] om meer titels te zien. 55 / 87

56 In totaal zijn er in dit voorbeeld 32 titels in de collectie gevonden met het onderwerp [Dieren] Tip: met het middelste icoontje (groene pijl) wordt het venster gemaximaliseerd. Met de schuifbalk rechts krijg je de overige titels te zien. Aan de kleur van het symbooltje (boekje, koptelefoon) is te zien of iets beschikbaar is of niet. Gekleurd = beschikbaar, grijs = uitgeleend. Met het Zoeklicht kunt u de 'schijnwerper' richten op verschillende zaken. Het is mogelijk om meerdere criteria tegelijk in te vullen. Vestiging Alleen het eigen bezit van de school: vinkje zetten bij 'Zoeklicht op deze vestiging' Alleen bezit van een bepaalde bibliotheek: selecteer deze bibliotheek bij 'Vestiging' Medium (materiaal) Kies de gewenste mediumsoort Taal Kies de gewenste taal Niveau Kies het niveau Verhalend / Informatief Zet een vinkje 56 / 87

57 5 Exemplaren 5.1 Algemeen Een exemplaar hoort altijd bij een titel, is daaraan gekoppeld. Hieronder worden alleen de relevante menu-ingangen voor Exemplaren behandeld. 5.2 Inzien Vul het exemplaarnummer (barcode) of het exemplaar-id in om alle gegevens van een exemplaar op te roepen. U krijgt nu het Exemplaardetailscherm te zien. Voorbeeld: De belangrijkste eigenschappen van een exemplaar zijn: Het exemplaar-id. Dit is een systeemnummer, dat niet gewijzigd kan worden. Het exemplaarnummer. Dit is de barcode van een exemplaar. Het exemplaarnummer kan vervangen worden door een ander exemplaarnummer (dit heet 'omlabelen' of 'omdopen'). Vestiging van plaatsing, dwz waar hoort het exemplaar in de kast te staan 57 / 87

58 Status van het exemplaar, dit zijn de belangrijkste: B = Binnen U = Uitgeleend T = Transport naar of van andere vestiging A = Afgeschreven M = Vermist I = In bestelling Plaatsing ofwel kast + Etiket Eigenaar van het exemplaar; dit kan een andere zijn dan de plaatsingsvestiging 5.3 Zoeken Via Exemplaren > Zoeken kunt u meerdere exemplaren tegelijk opzoeken. Bijv. alle exemplaren van de school die status U hebben. Resultaat: Door te dubbelklikken op een regel komt u in het Exemplaardetailscherm, zie vorige par. 58 / 87

59 5.4 Koppelen Koppelen wil zeggen: een nieuw exemplaar koppelen aan een titel. U kunt alleen een nieuw exemplaar koppelen als de titel al bestaat. Overleg met uw contactpersoon bij de bibliotheek over titels die niet in het systeem zitten. Na afloop van het koppelen heeft een exemplaar een exemplaarnummer oftewel barcode, dit is een uniek nummer dat gebruikt wordt bij het uitlenen /innemen. De barcode wordt in stickervorm op het materiaal geplakt. Daarnaast krijgt elk exemplaar ook nog een unieke code in de vorm van een exemplaar-id. Dit is een systeemnummer dat nooit gewijzigd kan worden. Ook andere belangrijke gegevens van een exemplaar worden bij het koppelen gevuld, zoals de kast-plaatsing en het etiket. N.B. Deze handleiding beschrijft alleen het koppelen met exemplaarnummers (barcodes). Overleg met uw bibliotheek over het gebruik van RFID-varianten Koppelen met klant- en klare barcodestickers Ga voor het koppel-menu naar Exemplaren > Koppelen De eenvoudigste manier om te koppelen is, als er van tevoren nieuwe barcodestickers zijn gemaakt en alvast op de nieuwe exemplaren geplakt. Zie paragraaf voor het zelf printen van een voorraadje barcodes. Stap 1: barcodes plakken Plak een nieuwe barcodesticker op het boek / ander materiaal dat u wilt koppelen. Kies een vaste plek, bijv. rechtsboven en houdt deze plek aan. Stap 2: check of de koppelmethode op [1] staat Check of Koppelmethode op [1] is ingesteld; klik erop om de instellingen te wijzigen. Zolang u werkt met een afwijkende koppelmethode heeft de knop rode letters. Aangeraden koppelmethode [1]: 1 N N Scan eigen nummer = voorgeprinte barcode Geen barcodes printen RFID beveiligingsbit niet beschrijven 59 / 87

60 Stap 3: zoek de juiste titel, liefst via ISBN Zet de cursor in het scanveld (zie groene pijltje in de afbeelding hierboven). Scan de ISBNcode op de achterkant van het boek en geef enter. Het ISBN is de code van een titel, die de uitgever aan het boek heeft toegekend. Het ISBN staat meestal op de achterkant van een boek in de vorm van een barcode. ISBN scannen werkt alleen indien er slechts 1 unieke hit is. Zijn er meerdere titels in het systeem die hetzelfde ISBN hebben, dan werkt dit niet. Alternatief: klik in het koppelscherm op 'Zoek titel in catalogus'. Er wordt dan een catalogus-zoekscherm geopend, zie afbeelding hieronder. Zoek de juiste titel op in de catalogus en klik onderin het catalogus-scherm op 'Selecteer'. Stap 4 Barcode scannen en koppelen Resultaat vorige stap : bovenin het groene deel van het koppelscherm staat de gekozen titel. Volg dan actie 1 en 2 zoals hieronder afgebeeld, dus eerst scannen dan klikken op Koppel 60 / 87

61 Actie 1 = Scan de nieuwe barcode Actie 2 = Klik op 'Koppel dit exemplaar' Klik op 'Volgende titel' voor het koppelen van een volgend exemplaar aan een andere titel. Stap 5 Rug-etiketten printen en plakken: soort voor soort Rug-etiketten kunnen na afloop worden geprint op A4-stickervellen. Omdat de formaten van de etiketten per kast kunnen verschillen, moeten de printopdrachten voor rug-etiketten soort voor soort worden afgewerkt. Zie hiervoor paragraaf en Snelkoppelen Meerdere exemplaren bij dezelfde titel Wanneer u meerdere exemplaren wilt koppelen aan dezelfde titel, kunt u Snelkoppelen gebruiken. Klik op de button 'Snelkoppelen aan' om deze functie te activeren. Vink (indien nodig) aan of er een Rugetiket geprint moet worden Scan de nieuwe barcode Scan de volgende nieuwe barcode etc. Klik op 'Volgende titel' voor het snelkoppelen aan een andere titel. Klik op 'Snelkoppelen uit' om terug te gaan naar één exemplaar aan één titel koppelen Koppelen + genereren nieuwe barcodes Het is ook mogelijk om eerst exemplaren te koppelen en daarna pas barcodes te printen. Er wordt dan tijdens het koppelen een zgn. batch van barcodes aangemaakt. Alle barcodes worden verzameld en kunnen als één partij (batch) later worden afgedrukt. Het voordeel is, dat je geen voorraadje barcodes hoeft aan te maken. Het nadeel is, dat je goed moet opletten dat de barcodes op de juiste boeken / andere materialen worden geplakt. Stap 1 Check of de koppelmethode op [2G] Genereer barcode staat Klik erop om de instellingen te wijzigen. (Zolang u werkt met een afwijkende koppelmethode heeft de knop rode letters.) Stel de Koppelmethode in op 2 - Genereer eigen nummer G - Print barcodes voor gegenereerde nummers N - RFID beveiligingsbit niet beschrijven Stap 2: zoek de juiste titel, liefst via ISBN Zet de cursor in het scanveld (zie groene pijltje in de afbeelding hieronder). Scan de ISBN-code op de achterkant van het boek en geef enter. Het ISBN is de code van een titel, die de uitgever aan het boek heeft toegekend. Het ISBN staat meestal op de achterkant van een boek in de vorm van een barcode. 61 / 87

62 ISBN scannen werkt alleen indien er slechts 1 unieke hit is. Als er meerdere titels in het systeem hetzelfde ISBN hebben, dan werkt dit niet. Alternatief: klik in het koppelscherm op 'Zoek titel in catalogus'. Klik daar op 'Selecteer'. Stap 3 Koppelen Resultaat vorige stap : bovenin het groene deel van het koppelscherm staat de gekozen titel. Volg dan actie 1 en 2 zoals hieronder afgebeeld, dus eerst vinkjes zetten dan klikken op Koppel Actie 1 = Zet vinkjes bij Rugetiket en Barcode Actie 2 = Klik op 'Koppel dit exemplaar' Klik op 'Volgende titel' voor het koppelen van een volgend exemplaar aan een andere titel. Stap 4 Barcode-etiketten batch printen en plakken Zie voor het printen van de barcodes (batch) par Stap 5 Rug-etiketten printen en plakken Rug-etiketten kunnen na afloop worden geprint op A4-stickervellen. Omdat de formaten van de etiketten per kast kunnen verschillen, moeten de printopdrachten voor rug-etiketten soort voor soort worden afgewerkt. Zie hiervoor paragraaf en / 87

63 5.4.3 AVI op rugetiketten Voor schoolwise geldt dat áls een titel een AVI-niveau heeft, dit wordt afgedrukt op het rugetiket. De plek op het rugetiket waar het AVI wordt afgedrukt is boven het hoofdwoord, op dezelfde plek als waar de taal wordt afgedrukt bij materialen in een andere taal. Maar het kan zijn, dat de bibliotheek ervoor heeft gekozen om alleen lage AVIniveaus (S, M3, E3 en M4) op de etiketten af te laten drukken. De AVI's E4 en hoger worden in dat geval wel getoond op het scherm tijdens het koppelen, maar niet op het etiket afgedrukt. Ook in de catalogus blijven de hogere AVI-niveaus altijd zichtbaar. 5.5 Afschrijven Afschrijven wil zeggen: het exemplaar wordt uit het systeem verwijderd, bijv. omdat het niet meer voldoet (beschadigd, verouderd, vies) of omdat het er niet is (blijvend zoek, niet leverbaar). Eventueel kunt u een afschrijfreden opgeven. Het is alleen mogelijk om exemplaren af te schrijven met status B, M, soms ook T en I. Scan het exemplaarnummer, check of de gegevens kloppen. Klik op Afschrijven Ga door met het volgende exemplaar enz. Klik tot slot op Quit Een afschrijving kan niet worden geannuleerd, d.w.z. de vorige toestand kan niet exact zo teruggezet worden. Een afgeschreven exemplaar kan wel weer BINNEN gezet worden door nogmaals te scannen, daarbij wordt een groene knop getoond: Klik hierop. Er verschijnt nu de vraag of afgeschreven exemplaar weer binnen gezet moet worden. 63 / 87

64 5.6 Etiketten Print hier een voorraadje nieuwe barcodes. Of print de barcodes en de rugetiketten van zojuist gekoppelde nieuwe exemplaren. Overleg met de bibliotheek over het soort etiketvellen dat u nodig heeft voor barcodes en voor de rugetiketten. Zie hieronder een overzicht van de meest gebruikte etiketten. Soort: Model (stylesheet): Gebruiken voor: Herma_4613 Herma_4613_3x11_[66x25_4].xsl Barcodes HKA Avery hka_avery_3x12.xsl Barcodes Rugetiketten - groot rugetik_groot_2x10.xsl Grote rug-etiketten (incl. gekleurde PIM) rugetik_groot_kleur_2x10.xsl Uitsluitend de PIM-etiketten bijv. als de Centrale wel een kleurenprinter heeft maar een vestiging niet. rugetik_groot_zwart_2x10.xsl Rugetiketten - klein rugetik_klein_4x10.xsl Kleine rug-etiketten voor fictie en kleine siso. voorbeeld rugetik_klein Voorraad nieuwe barcodes printen Ga naar Exemplaren > Etiketten > Afdrukken Exemplaar/Klant Etiketten Vul het onderste gedeelte van het scherm in, dit is in de afbeelding hieronder geel gearceerd. In te vullen veld Toelichting Aantal te genereren etiketten Laat dit een veelvoud zijn van wat de stylesheet per A4-vel afdrukt. De meestgebruikte stylesheet 'HKA Avery' drukt per A4vel 36 barcodes af (drie kolommen van 12). Vestiging Zorg dat uw school hier is geselecteerd Beginnen op 01 n.v.t Sortering n.v.t. 64 / 87

65 Zorg ervoor dat het juiste etiketpapier in de printer zit, zie schema vorige paragraaf. Klik op 'Printen' Rug-etiketten maken (batch vullen) Om rug-etiketten af te drukken, moet er eerst een 'portie' printopdrachten zijn, dit noemen we een batch. Probeer batches niet te klein te maken, zodat de etiketvellen helemaal gebruikt worden. Om zelf een batch met rug-etiketten te kunnen vullen, moeten de boeken (exemplaren) al zijn voorzien van een barcode. Ga naar Exemplaren > Etiketten > Maak Exemplaar/Klant etiketten Nieuwe batch Start een nieuwe batch Noteer het nummer van de batch Zet het stipje op Exemplaarnr. Scan één voor één de barcodes Zie afbeelding 65 / 87

66 Bestaande batch aanvullen: Kies 'Toevoegen aan batch' en kies het juiste batchnummer Zet het stipje op Exemplaarnr. Scan één voor één de barcodes Zie afbeelding Rugetiketten afdrukken (batch) Ga naar Exemplaren > Etiketten > Afdrukken Exemplaar/Klant Etiketten Kies bovenin de batch Etiketsoort = exemplaren Stylesheet voor rugetiketten, bv. rugetik_klein_4x10.xsl Let op, de stylesheet is afhankelijk van het soort rugetiket, zie begin van par. 5.6 Doe de juiste etiketvellen in de printer en klik op Print 66 / 87

67 5.6.4 Barcode afdrukken (Batch) Ga naar Exemplaren > Etiketten > Afdrukken Exemplaar/Klant Etiketten Kies bovenin de batch Etiketsoort = Exemplaren Check of vestiging klopt Stylesheet voor barcodes kiezen, bv hka_avery_3x12.xsl Sortering kiezen (volgorde) Doe het juiste papier in de printer en werk de printopdracht af. 5.7 Seriemutaties Seriematige mutaties van exemplaren, d.w.z. dezelfde wijziging(en) voor een aantal exemplaren. Bijv. exemplaren opnieuw kastplaatsing laten genereren. Er is een groot aantal mutaties mogelijk; overleg met uw bibliotheek of met de leesmediaconsulent wat handig is als u van deze functie gebruik wilt maken. 5.8 Overzichten Een overzicht = een lijst of rapportage die kan worden afgedrukt. Er is een groot aantal exemplaar-overzichten mogelijk; overleg met uw bibliotheek of met de leesmediaconsulent wat handig is als u van deze functie gebruik wilt maken. Hieronder staan twee overzichten die in elk geval voor scholen van belang kunnen zijn Saneerlijst exemplaren (nullijst) Doel: Het maken van een overzicht van exemplaren die niet (meer) worden geleend en daarom afgeschreven zouden kunnen worden. Selectie: velden met een * moeten worden ingevuld. 67 / 87

68 Vestigingen* Wijs hier de schoolvestiging aan Niet uitgeleend sinds* Vul een datum in. De exemplaren die na deze datum niet zijn uitgeleend worden afgedrukt. Ontvangstdatum n.v.t. (niet relevant voor scholen) Scat uit lijst n.v.t. (niet relevant voor scholen) OF Scat ingave n.v.t. (niet relevant voor scholen) Kast Het overzicht kan ook per kast worden gemaakt, wijs hier dan één of meer kasten aan (met control-muisklik). Niet vaker uitgeleend dan Geef een aantal in, niet verplicht. Niet vaker uitgeleend dan x aantal keer vóór de 'niet uitgeleend datum'. Incl. ter inzage/ naslag n.v.t. (niet relevant voor scholen) Sortering Kies Kastcode, dat is handiger voor een school Voorbeeld Onder 'Tellers' wordt het aantal keren dat het exemplaar is uitgeleend per periode weergegeven als de optelsom van vorige jaren. Bijv. 'Tellers: =14': in de huidige periode 0x uitgeleend, in de vorige periode 4x uitgeleend en in de periode daarvoor 10x uitgeleend, totaal 14 maal. Het afhandelen van dit overzicht gaat via bicatwise Reports, zie par Overzicht Vermiste Exemplaren Doel: Het maken van een overzicht van de exemplaren met een status vermist (M). Als vervolgactie kunt u deze exemplaren nogmaals proberen terug te vinden, of u kunt ze afschrijven, zie par / 87

69 Selectie: velden met een * moeten worden ingevuld. Vestigingen* Wijs hier de schoolvestiging aan Vermist sinds* t/m Vul een datum in. Het tweede datumveld t/m mag leeg blijven. Scat n.v.t. (niet relevant voor scholen) Kast Het overzicht kan ook per kast worden gemaakt, wijs hier dan één of meer kasten aan (met control-muisklik). Het afhandelen van dit overzicht gaat via bicatwise Reports, zie par Exemplaren actielijst Doel: het maken van een lijst met exemplaren die tijdelijk op school waren en nu weer retour bibliotheek moeten. Het gaat hier om wisselcollecties, projectcollecties, routecollecties. Frequentie: maak deze lijst eens per week indien u van de bibliotheek extra boeken/andere materialen ontvangt voor tijdelijk gebruik. Het afhandelen van dit overzicht gaat via bicatwise Reports, zie par Wat te doen met de Exemplaren-actielijst Zoek de boeken/ andere materialen op Ga naar de Balie > Innemen en scan alle exemplaren Per exemplaar zal het systeem melden wat er mee moet gebeuren 69 / 87

70 Doe alles in een krat of doos en retour bibliotheek (uiteraard afhankelijk van de afspraken hierover) 70 / 87

71 6 Reserveringen 6.1 Reserveringen tonen Hiermee kunt u zien welke reserveringen er zijn voor uw leerlingen. U kunt de reserveringen per status opvragen. De soort geeft aan op welke manier de reservering wordt afgehandeld. Het is het handigste om op Alles te zoeken. Soort Omschrijving Toelichting A Alles Toon alle soorten B Bibliotheek Reservering in de eigen vestiging (schoolmediatheek in dit geval). N Netwerk Indien een netwerk is ingesteld, wordt gekeken of het netwerk een exemplaar kan leveren. Zo niet... I Intern IBL dan kijkt het systeem of het via het interne IBL geleverd kan worden. Intern IBL = Interbibliothecair leenverkeer bi E Externe aanvraag Buiten het systeem, n.v.t. voor scholen De status geeft per reservering het stadium van verwerking aan. Status Omschrijving Toelichting A Actief Reservering is nog niet gehonoreerd. Systeem is nog zoekende B Bericht Reservering is binnen en staat klaar bij de ophaalvestiging (= meestal de eigen mediatheek). Klant (leerling) heeft bericht ontvangen. O Ontvangen Exemplaar ontvangen in de ophaalvestiging (= meestal de eigen mediatheek), maar de klant (leerling) heeft nog geen bericht gehad. R Retour Leerling heeft het materiaal al ingeleverd, het is nu retour naar de vestiging die het had geleverd. 71 / 87

72 T Transport Reservering is onderweg naar de ophaalvestiging ((= meestal de eigen mediatheek). U Uitgeleend De leerling heeft het gereserveerde materiaal op dit moment geleend. Kies een status en klik op Haal reserveringen. Op het scherm worden u alle reserveringen van de schoolmediatheek getoond met deze status. Door dit te herhalen met een andere status wordt de lijst op het scherm uitgebreid. Toelichting Reservering Reserveringsnummer Prioriteit Prioriteit van de reservering Soort Soort reservering, zie hierboven Beheer Vestiging die deze reservering beheert Ophalen/afleveren Vestiging waar de reservering wordt opgehaald Zoeken Netwerk of vestiging waarbinnen de reservering 'gezocht' moet worden. Klant Klant (leerling) die reservering heeft geplaatst. Status Status van de reservering. Bericht Datum waarop bericht naar klant is gezonden Titelcode/Aanvr Titelsleutel van de gereserveerde titel. Tx Totaal aantal reserveringen voor deze titel (met DEZE titelcode) Sx Aantal reserveringen per Soort reservering Exemplaar Exemplaar dat is of wordt geleverd. Melding In het detail van de reservering is het mogelijk om een melding op te nemen voor intern gebruik. De melding wordt in deze kolom getoond Sector Dit veld kan zowel sector BIEB als Sector EDUB bevatten. EDUB wil zeggen dat de reservering vanuit een schoolmediatheek is aangemaakt. Dubbelklik op een regel voor meer details van een reservering, of gebruik pijltje omhoog/omlaag en geef vervolgens een <enter>. 6.2 Overzichten: Kastlijst Hiermee maakt u een lijst van alle exemplaren die zijn gereserveerd èn die in de kast staan (status Binnen). 72 / 87

73 De afhandeling van het opgevraagde overzicht wordt geregeld door bicatwise Reports, zie paragraaf Wat te doen met de Kastlijst reserveringen? Het is de bedoeling dat deze exemplaren worden gescand bij Balie Innemen. Het systeem koppelt elk exemplaar dan aan de persoon voor wie de reservering is bestemd, het exemplaar moet vervolgens klaar worden gezet op de 'Reserveringsplank' (dit kan ook een kast of een kratje zijn). 6.3 Overzichten: Reserveringsplank Hiermee maakt u een lijst van de exemplaren die op de Reserveringsplank (kast of een kratje) horen te staan. De afhandeling van het opgevraagde overzicht wordt geregeld door bicatwise Reports, zie paragraaf Overige functies menu reserveringen Overzichten > schoolwise paklijst Deze functie is niet in gebruik, vanaf versie verwijderd. Reserveringen afboeken schoolwise: deze functie is bestemd voor de bibliotheek. 73 / 87

74 7 Statistieken en selecties 7.1 Statistieken schoolwise De statistieken voor schoolwise zijn te vinden onder het submenu Statistieken en selecties > schoolwise Binnen dit menu zijn de volgende tellingen en statistieken opgenomen: Leerlingenaantallen Uitleenstatistiek per leerling Uitleenstatistiek per groep Uitleenstatistiek historisch N.B. In de schoolwise-portal kunnen de meeste van deze overzichten ook worden geprint, via het Docent-menu. Zie ook par. Fout: Bron van verwijzing niet gevonden Rol docent. Let op Binnen deze onderdelen zal altijd worden uitgegaan van de huidige indeling van leerlingen over de fysieke groepen/jaargroepen. Na het wijzigingen van de fysieke groep/jaargroep van een leerling is niet meer bekend in welke 'vorige' groep de leerling heeft gezeten. Bij uitgestroomde leerlingen zal altijd worden gewerkt met de laatst bekende groep. Aan het begin van een schooljaar zal door leerlingimport de groepsindeling van leerlingen worden gewijzigd. Het is daarom van belang de statistiek per groep te maken vóór de import van het nieuwe leerlingbestand Landelijk Data Warehouse Alle relevante statistische gegevens van leerlingen en uitleningen worden periodiek meegenomen in de export voor het Landelijke Datawarehouse. Vanuit BNL(dBos)/KB zal de koppeling met de landelijke onderwijsmonitor worden gerealiseerd. Advies : statistiek-overzichten inplannen in augustus, vóór het inlezen van het nieuwe leerlingbestand Sla de rapportages op; mocht het later nodig zijn om gebruik te maken van uitgebreide statistische gegevens uit schoolwise van een vorig schooljaar, dan kan dit door gebruik te maken eerder geproduceerde statistiek-overzichten. Advies is om meteen aan het begin van het nieuwe schooljaar de statistieken te maken en te bewaren Leerlingaantallen Aantal leerlingen per peildatum per jaargroep of per fysieke groep U kunt alleen gegevens opvragen van de eigen school; deze staat al (onwijzigbaar) ingevuld. Peildatum: als u niets invult, dan geldt de huidige datum als peildatum. Telwijze: kies voor groep (fysieke groep) of voor leerjaar (jaargroep) De afhandeling van het opgevraagde overzicht wordt geregeld door bicatwise Reports, zie paragraaf / 87

75 7.1.2 Uitleenstatistiek per leerling Statistisch overzicht per leerling van wat voor soort materiaal er werd geleend. Dit heeft alleen zin voor het huidige (lopende) schooljaar. Na het kiezen van de groep/groepen worden nl. uitsluitend leerlingen leerlingen die nu in deze groep zitten meegeteld. U kunt alleen gegevens opvragen van de eigen school. Advies: vraag dit gedetailleerde overzicht voor één groep tegelijk op. Vul de fysieke groep in, kies uit de groepentabel Vul de periode van tot en met in Kies welke soort uitleningen u wilt zien: school + bibliotheek of alleen school. De afhandeling van het opgevraagde overzicht wordt geregeld door bicatwise Reports, zie paragraaf Uitleenstatistiek per groep Statistisch overzicht per jaargroep/fysieke groep van wat voor soort materiaal er werd geleend. Maak dit overzicht in augustus, na afloop van een schooljaar /begin nieuwe schooljaar. U kunt alleen gegevens opvragen van de eigen school; deze staat al (onwijzigbaar) ingevuld Vul de periode in. Schooljaar start jjjj en eindigt jjjj Kies voor een overzicht per jaargroep of per fysieke groep De volgende kolommen zijn opgenomen: Groep en omschrijving (naam) van de groep Aantal leerlingen. Hiervoor geldt het aantal leerlingen op 31 juli van het huidige jaar (= laatste dag van vorig schooljaar) Aantal leerlingen dat leende op school. Hoeveel van het totaal aantal leerlingen hebben geleend in de mediatheek op school. Uitleningen school. Hoeveel exemplaren zijn er door deze leerlingen in de selectieperiode geleend in de mediatheek. Aantal leerlingen dat leende in de bibliotheek. Hoeveel van het totaal aantal leerlingen hebben geleend in de bibliotheek. Uitleningen bibliotheek. Hoeveel exemplaren zijn er door deze leerlingen in de selectieperiode geleend in de bibliotheek.uitleningen totaal. Hoeveel exemplaren zijn er door deze leerlingen in de selectieperiode geleend in de mediatheek en de bibliotheek. De afhandeling van het opgevraagde overzicht wordt geregeld door bicatwise Reports, zie paragraaf Zie afbeelding hieronder. 75 / 87

76 7.1.4 Uitleenstatistiek historisch Hier kunt u per school de per maand geleende aantallen in het verleden zien, met een maximum van 3 jaar. Keuze 0 = alleen raadplegen Keuze 1 = opnieuw verzamelen Het opnieuw verzamelen hoeft maar 1x per maand. N.B. De eerste keer dient u keuze 1 opnieuw verzamelen uit te voeren. Hierbij hoeft géén school te worden gekozen. De kolommen spreken voor zich, behalve misschien de laatste kolom: hier wordt het gemiddelde per leerling visueel gemaakt. U kunt dan in één oogopslag de extremen zien. 76 / 87

77 8 Vestigingsbeheer De meeste zaken die hier geregeld kunnen worden zijn óf niet relevant voor de schoolmediatheek, óf ze zijn al in orde gemaakt door de systeembeheerder van de bibliotheek waar uw schoolwise systeem onder valt. In dit hoofdstuk staan korte beschrijvingen van alleen de zaken die er toe doen. 8.1 Werkplekbeheer Menu Werkplekbeheer Toelichting Werkdatum wijzigen Niet gebruiken, is niet van belang Andere gebruiker Anders inloggen met meer/minder bevoegdheden Bonprinter tijdelijk uitschakelen / Bonprinter inschakelen Kan handig zijn bij het achter elkaar verwerken van heel veel materialen die bv terug moeten naar de bibliotheek. Bij het opnieuw opstarten van de client is de bonprinter weer actief. Mededeling op bon Functie om de mededeling op de bon te wijzigen. Er kan worden gekozen voor één algemene tekst voor alle in gebruik zijnde bonnenprinters óf voor een alternatieve tekst die alleen geprint wordt vanaf de werkplek waar de tekst werd ingesteld. N.B. Deze functie staat los van de Zelfbediening. Configuratie De 'Configuratie' regelt de instellingen van de werkplek, zoals het gebruik van randapparaten, balieprofielen en hoe er gelogd wordt. De verschillende onderdelen zijn ondergebracht in tabbladen. tabblad Zelfbediening schoolwise De systeembeheerder van schoolwise richt de zelfbediening in voor de school. Neem contact op met haar of hem als u hier vragen over heeft. tabblad Randapparaten Randapparatuur zoals bonnenprinters worden hier gedefinieerd. De aangebrachte wijzigingen worden direct opgeslagen, maar om de randapparaten met de aangepaste instellingen te laten werken, moet de client opnieuw worden gestart. Fonts: om barcodes te printen is een speciaal lettertype (font) nodig. Zie instructie hieronder. Cache wissen De lokale cache (= het lokale 'geheugen') bevat de bestanden met de opmaakgegevens voor bonnen. Wanneer bijv. op de server een bon gewijzigd is, kan de 'oude' bon nog in het geheugen staan, waardoor een oude opmaak wordt getoond of geprint. In zo'n geval moet de cache worden leeggemaakt. Geprinte berichten n.v.t. Communicatietest Hulpprogramma voor het testen van de verbinding. 77 / 87

78 8.1.1 Configuratie: barcodefonts installeren Heutink-ICT Op scholen waar Heutink-ICT het netwerk beheert worden alle lettertypes die schoolwise gebruikt automatisch op elk werkstation geïnstalleerd. Het lettertype om barcodes te printen moet worden geïnstalleerd op elke pc waarop de wordt gebruikt. Om dit te mogen doen, is het nodig dat u voldoende rechten bezit op de pc (schrijfrechten). Ga naar Vestigingsbeheer > Werkplekbeheer > Configuratie > tabblad Randapparaten Met 'Fonts ophalen van de server' kunnen de fonts worden geïnstalleerd die benodigd zijn voor bijv. de barcodes op de baliescankaart en de (klant)bonnen. Klik op 'Installeren' om de het font op te halen van de server. De volgende melding verschijnt: 78 / 87

79 Klik op 'OK' en herstart de client. Wanneer fonts door onvoldoende rechten niet 'vanzelf' geïnstalleerd kunnen worden, komt een popup in beeld. Vervolgens wordt een verkenner met fontbestanden geopend, vanwaaruit gekozen en geïnstalleerd moet worden. Open ieder font en klik op Installeren Configuratie: automatische printerkeuze uitzetten In de baliesoftware stuurt het systeem printopdrachten meteen naar de (juiste) printer, zonder dat je elke keer hoeft te kiezen en te bevestigen. Deze keuze wordt per soort printopdracht per werkstation (pc) vastgelegd na de eerste keer printen. Dit is echter voor scholen helemaal niet zo handig en werkt verwarrend, omdat je niet ziet wat er gebeurt. En heb je de eerste keer een verkeerde printer gekozen dan is er een speciale bevoegdheid nodig om het te wijzigen. Daarom is de automatische printerkeuze voor schoolwise gedeactiveerd, maar: dit geldt niet met terugwerkende kracht. We raden u aan om alleen in te grijpen als printopdrachten door de verkeerde printer worden uitgevoerd omdat in het verleden een automatische printerkeuze is vastgelegd. Log in met voldoende bevoegdheid, ga naar Vestigingsbeheer > Configuratie > tabblad Randapparaten 79 / 87

80 Als er iets geprint moet worden in de baliesoftware, bijv. een stickervel met rugetiketten of een scanlijst per groep, dan is er voor ieder item een eigen opmaak oftewel stylesheet. Ga naar de functie 'Stylesheets koppelen aan default printer' en klik op 'Instellen'. Er verschijn een popup-scherm, zie voorbeeld: Zorg ervoor dat de printerkeuze overal is ingesteld op <GEEN> of op <ALTIJD VRAGEN> Klik tot slot op OK. 8.2 Test XML-bonnen Met de optie 'Test XML-bonnen' kunt u zien wat de lay-out van de bonnen is en of alles op de bon staat wat er op hoort te staan. Portal Links voor schoolwise 80 / 87

81 8.3 Portal Links Het is mogelijk om zelf een (dubbele) titelcarrousel in te stellen voor de schoolwise-portal. Dit komt dan in de plaats van de centraal ingestelde titelcarrousels die door Jeugdbieb.nl worden verzorgd. Het is niet mogelijk 'van twee walletjes te eten': zodra er een eigen titelcarrousel is ingesteld vervallen de centrale lijsten. Wel is het mogelijk om alleen tijdelijk (bv. voor de duur van een project) één of twee eigen lijstjes in te stellen en daarna weer terug te vallen op de centraal ingestelde lijsten. Het instellen gebeurt met de functie 'Portal Links' onder Vestigingsbeheer. Dit kan door de bibliotheek voor de school/scholen worden gedaan, maar het kan ook door de school zelf worden ingesteld. Hiervoor is wel de juiste bevoegdheid nodig (Configuratie: vestiging wijzigen). Wanneer de functie 'Portal links' inactief is op uw systeem, dan heeft u niet de juiste bevoegdheid. cwise titellijstjes Er worden alleen zgn. cwise-titellijsten getoond. Dit zijn titellijsten die u zelf kunt maken door als klant in te loggen op de bibliotheek-portal. Het is ook mogelijk om cwise-lijstjes van anderen gebruiken, bijv. één van de meer dan 150 titellijstjes die door de redactie van Jeugdbieb.nl zijn gemaakt. Daar zit allicht iets bij over een thema waar de school mee bezig is. In de bijlage Titellijsten in cwise wordt uitgelegd hoe je dit aanpakt. 8.4 Eigen titelcarrousel(s) invoeren Ga naar vestigingsbeheer > Portal links Er kunnen één of twee verschillende titellijsten worden opgevoerd. Klik onderaan op 'Nieuwe link' Vul het invulschem in voor de eerste carrousel (carrousel-1) Klik op OK Details portal link Veld Vul in / kies Toelichting Applicatie Dbos [niet instelbaar] Type Cwise lijstje Gebruik Tonen in de carrousel-1 of Tonen in de carrousel-2 Omschrijving in portal Titel van de cwise titellijst Neem de titel van de cwise lijst exact over, want dat is ook wat u in de portal te zien krijgt Omschrijving Vrije tekst Tip: vul hier iets in over doel en herkomst van het titellijstje URL óf List_id Lijst_id [nummer] Elke titellijst in cwise heeft een uniek nummer, het lijst_id. Zie ook bijlage achterin Zie voor een uitleg over cwise-lijstjes de bijlage achterin 81 / 87

82 Voorbeeld Vul daarna desgewenst het invulschem in voor de tweede carrousel (carrousel-2) Het is niet verplicht om een tweede carrousel in te vullen. N.B. Er is in de portal geen vaste volgorde tussen carrousel-1 en -2, deze wisselen steeds van plek Portallinks verwijderen of muteren Ga naar vestigingsbeheer > Portallinks. U ziet hier de ingevoerde links. Selecteer een regel, met een rechtermuisklik kunt u details inzien of de link verwijderen. N.B. Zodra de links zijn verwijderd, valt het systeem weer terug op de lijsten die door de redactie van Jeugdbieb.nl worden gemaakt en aangewezen. Hierbij wordt ingehaakt op de actualiteit en op de verschillende leesbevorderingsacties in het schooljaar, zoals Kinderboekenweek en Kinderjury. 82 / 87

83 BIJLAGE Titellijsten in cwise Een klant van de bibliotheek kan zelf allerlei titellijstjes aanleggen en bewaren. Hiervoor dient u lid te zijn van een bibliotheek. U dient nl. in te kunnen loggen op de portal van uw bibliotheek, en daar eenmalig een cwise-account aan te maken. Met cwise wordt gedoeld op de community-functie van de bibliotheektitels, om titels te voorzien van een eigen recensie, eigen trefwoorden, op eigen lijstjes te zetten en dit te delen met anderen. Het gaat dus om extra informatie die door klanten van de bibliotheek zijn toegevoegd aan de titelbeschrijvingen van de bibliotheek. Hoe kom ik aan een cwise-account? Stap 1 Aanmelden op de bibliotheek-portal Ga naar de internetcatalogus van de bibliotheek en meld aan met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Stap 2 Een cwise-profiel aanmaken (eenmalig) Als u aangemeld bent, dient u de eerste keer een cwise-profiel aanmaken, wat o.a. betekent dat u een unieke nickname kiest. De nickname is de gebruikersnaam in cwise. U kunt als nickname uw bestaande gebruikersnaam invullen, maar het kan zijn dat deze al door iemand anders wordt gebruikt. Dit laatste komt doordat de cwise-gegevens voor heel Nederland in één systeem worden gebundeld, maar verschillende bibliotheken (bijv. Rotterdam en Den Bosch) elk hun eigen bibliotheeksysteem hebben met hun eigen gebruikers en gebruikersnamen. Om een cwise-profiel aan te maken dient u eerst akkoord te gaan met de algemene voorwaarden, deze worden op het scherm getoond. Kies een nickname en klik op Aanvragen. Als het goed is verschijnt de mededeling 'Geldige nickname'. Zo nee, kies dan iets anders. Klik nogmaals op Aanvragen en volg de aanwijzingen op het scherm om uw profiel verder in te stellen. Wie mogen uw gegevens zien, korte introductie van uzelf (niet verplicht, maar wel zo leuk) 83 / 87

84 Hoe kan ik een titellijst maken en vullen Uw cwise-profiel is gekoppeld aan uw bibliotheek-inlog. Als u inlogt bij de bibliotheek, kunt u vanaf nu titels beoordelen (1 tot 5 sterren), titellijstjes maken, eigen tags (trefwoorden) toevoegen aan een titel, een recensie schrijven. Een nieuwe titellijst maken gaat als volgt: Zoek een titel op die u op de lijst wilt zetten en klik op 'Zet op een lijst' Klik op 'Nieuwe lijst' Vul de naam van de lijst in Vul een omschrijving of toelichting in Vul in wie de lijst mogen zien en wijzigen 84 / 87

85 Lijst aanvullen Bij de volgende titel klikt u weer op 'Zet deze titel op een lijst' Klik dan op het plus-teken achter de lijstnaam Bestaande eigen lijst bekijken Ga hiervoor naar uw cwise profielpagina, zie afb. Onder het tabje 'Lijsten' kunt uw de eigen lijsten oproepen. Door te klikken op een lijst kunt u de inhoud bekijken. 85 / 87

86 Hoe vind ik het lijst_id van een cwise lijst? In de schoolwise-portal kunt u eigen titellijstjes laten zien, hiervoor heeft u het systeemnummer (lijst_id) nodig van de titellijst. Om erachter te komen wat het nummer is, dient u de lijst te openen. Kijk nu bovenin de browser naar de url (het internet-adres) van de lijst, daar staat het lijst_id=... Omdat het lijst_id vaak buiten beeld valt, kunt u dit trucje toepassen: kopieer de url en plak deze in een tekstdocument, zie voorbeeld hieronder. Hoe kan ik de titellijsten van Jeugdbieb.nl zien U kunt naast eigen lijstjes ook die van anderen gebruiken. De redactie van Jeugdbieb heeft vele titellijstjes gemaakt over haast elk denkbaar thema. Zoek op de nickname 'Jeugdbieb' en bekijk het profiel van Jeugdbieb. Op het profiel van jeugdbieb, tabje Lijsten ziet u in alfabetische volgorde alle lijsten van Jeugdbieb. 86 / 87