Inhoud. schoolwise Client

Transcriptie

1 Inhoud 1 Algemeen Wat is een schoolmediatheek Database van de bibliotheek Randapparatuur Begrippenlijst Opstarten schoolwise client Inloggen Menu-opties benaderen Wisselen tussen openstaande functies Scanvelden Afsluiten Sessie-stop door systeembeheer Balie Uitlenen Leerling opzoeken via Zoek Klant Uitleenscherm Controle en meldingen Melding bij een leerling Afsluiten en naar volgende leerling Wat heeft leerling geleend F Switchen naar innemen Innemen / inleveren Innemen volgens Boekenbus-modus Meldingen bij het innemen Switchen naar uitlenen Klantenadministratie raadplegen in de balie Reserveringen in de balie Reservering plaatsen, raadplegen, annuleren...16 Reserveren...16 Raadplegen en annuleren Innemen van een gereserveerd exemplaar Uitlenen van een gereserveerd exemplaar Bonnenprinter Zelfbediening Starten van de zelfbediening Afsluiten van de zelfbediening Klanten (= leerlingen en andere gebruikers) Algemene opzet Belangrijkste kenmerken van een klant / leerling Lidmaatschappen schoolmediatheek en bibliotheek Alleen leerlingen en docenten Klantenadministratie Zoek klant Klantzoekscherm toelichting...23 Zoekvelden...23 Zoekbereik: uitsluitend leerlingen Zoek klant via Exemplaarnummer Zoek klant (direct) Zoek klant (via vorige lijst) Vorige klant Klantenadministratie: scherm en tabbladen...24 Klantbalk bovenin / 59

2 Tabblad 1 Klant...25 Tabblad 2 NAW-gegevens...25 Tabblad 3 Contributie...26 Tabblad 4 Overig...26 Tabblad 5 Meldingen...26 Tabblad 6 Eigenschappen Tabblad 7 Eigenschappen Tabblad 8 Passen...29 Tabblad A Rollen...30 Inschrijven van één nieuwe leerling Herinschrijven d.w.z. leerling zit al in systeem...32 Leerlingen handmatig uitschrijven...33 Rol docent instellen Handmatig docenten inschrijven...33 Administratieve klanten (herlocatieklant) Leerlingenoverzicht Telaatlijsten Uitleenoverzicht (nu geleend lijst) Scanlijsten per groep Etiketlijsten per groep Reserveringen per groep Inloglijst Leerlingen voor nieuwe pas Welkomstbrieven per leerling Afhandeling door bicatwise Reports Catalogus Overige buttons Exemplaren Algemeen...43 Inzien...43 Zoeken...44 Koppelen Koppelen met klant- en klare barcodestickers Koppelen + genereren nieuwe barcodes...47 Afschrijven...49 Etiketten Voorraad nieuwe barcodes printen Rug-etiketten maken (batch vullen) Rugetiketten afdrukken (batch) Barcode afdrukken (Batch)...52 Seriemutaties...52 Overzichten Reserveringen Reserveringen tonen...54 Overzichten: Kastlijst...55 Overzichten: Reserveringsplank...56 schoolwise paklijst Statistieken en selecties Statistieken schoolwise Leerlingaantallen Uitleenstatistiek per leerling / 59

3 7.1.3 Uitleenstatistiek per groep Vestigingsbeheer Werkplekbeheer Test XML-bonnen / 59

4 1 Algemeen 1.1 Wat is een schoolmediatheek Een schoolmediatheek is een verzameling boeken en andere materialen, ter ondersteuning van het onderwijs (zaakvakken, technisch lezen, begrijpend lezen, vrij lezen etc.) waar kinderen materialen kunnen lenen. De bibliotheek heeft evenals de school de missie om kinderen te helpen zich te ontwikkelen tot goede lezers en adequate informatiegebruikers. Een schoolmediatheek is één van de middelen die hierbij kan worden ingezet. Het beheer van een schoolmediatheek bestaat grofweg uit drie gebieden: De collectie, dus dat wat er in de kasten staat De leerlinggegevens; alleen leerlingen die bekend zijn in het systeem kunnen iets lenen Het uitleenbeheer Het systeem houdt per leerling en per groep statistische gegevens bij over het gebruik van de schoolmediatheek. Deze gegevens zijn belangrijk om te kunnen meten hoe het staat met het lezen op school. De uitleensoftware die voor schoolwise wordt gebruikt, is een aangepaste versie van de software die de bibliotheek gebruikt. De bibliotheek gebruikt bicatwise, de school gebruikt variant schoolwise. In deze handleiding worden de functies die relevant zijn voor het beheer van de schoolmediatheek beschreven. N.B. We streven ernaar om functies die niet bedoeld zijn voor scholen overal onzichtbaar te maken of te inactiveren. Dit is nu nog niet overal het geval Database van de bibliotheek Een schoolmediatheek via schoolwise betekent, dat u gebruikmaakt van de database van de bibliotheek in uw regio. Dit betekent dat alle gegevens van de schoolmediatheek worden opgeslagen op de Wise-server van de bibliotheek. U hoeft dus zelf geen backups te maken. De uitleensoftware loopt via internet en zorgt er zelf voor dat er altijd met de nieuwste versie wordt gewerkt Randapparatuur Voor de basiswerking van de schoolwise client is een pc met een goede internetverbinding vereist. Overleg dit met de bibliotheek. Daarnaast kan er randapparatuur worden gebruikt, zoals Handscanner voor het scannen van barcodes en pasjes. Zonder handscanner moeten de barcodenummers worden ingetoetst. Bonnenprinter, waarmee na het lenen een bonnetje wordt geprint met wat een leerling geleend heeft Printer evt. een RFID plaat (alleen in te zetten in overleg met de bibliotheek) 4 / 59

5 1.2 Begrippenlijst U gaat werken met software die gemaakt is voor bibliotheken, dit betekent dat er begrippen gebruikt worden die wellicht vreemd zijn op een school. Hieronder volgt een uitleg van de belangrijkste: Actor Actor = klant = leerling Elke klant in schoolwise /bicatwise heeft een vast Actor-ID: dit is een systeem-nummer dat nooit wijzigt. Aan dit vaste Actor-ID kunnen diverse (bibliotheek)pasnummers of pasjes gekoppeld worden. Een actor kan verschillende rollen binnen het systeem hebben Rollen Een klant kan dan verschillende rollen vervullen binnen het totale Wisesysteem. rol als bibliotheeklid rol als leerling rol als docent Passen en pasnummers Een pasnummer is een systeemnummer dat gekoppeld is aan een klant/leerling. Dit nummer kan in de vorm van een barcode op een echt pasje staan, maar het is ook mogelijk om met een scanlijst van barcodes per groep te werken. Met een pasje kan een leerling iets lenen in de mediatheek en/of de bibliotheek. Een klant/leerling kan nul, één of meerdere pasjes krijgen. In de zelfbediening is het mogelijk om helemaal zonder pasjes te werken, een leerling wijst eerst zijn groep en dan zijn naam aan in de lijst. Bij meerdere pasjes maakt het voor het systeem niet uit welk pasje waar wordt gebruikt. Je kunt dus technisch gezien met je schoolpasje iets lenen in de bibliotheek, of andersom. Als er meerdere pasnummers zijn, is één van de pasnummers is altijd de Hoofdpas. Deze zal worden afgedrukt op overzichten. Overzichten Hiermee worden lijsten bedoeld, met een overzicht van de gevraagde gegevens Titels en exemplaren Het systeem maakt een principieel onderscheid tussen de begrippen Titel en Exemplaar. Een titel bestaat uit de beschrijving van een boek of ander materiaal, en alléén de beschrijving. Het zegt nog niet of je dit boek of ander materiaal ook echt in de kast hebt staan. Een exemplaar is een echt boek of ander materiaal, dat in het bezit van de school is. Een exemplaar hoort altijd bij een titel. De school kan meerdere exemplaren van een titel bezitten. Koppelen Dit is het aanbrengen van de connectie tussen een exemplaar en een titel. Innemen Inleveren Kastplaatsing of Plaatsing De kast waarin een boek of ander materiaal is geplaatst. 5 / 59

6 Kastindeling Er is een vaste set van kasten, elke soort boeken / andere materialen heeft zijn eigen kast. Bijv. A-kast = verhalende boeken voor kinderen van 6 t/m 8 jaar AK-kast = prentenboeken voor kinderen 4+ Kastvolgorde Binnen elke kast staan de materialen op een vaste volgorde. Bijv. voor verhalende boeken is dit op alfabetische volgorden van de schrijver voor informatieve materialen is dit het SISO-nummer of de PIM-rubriek Rugetiket Het etiket op de rug van een boek of ander materiaal. Op het rugetiket is af te lezen in welke kast en op welke plek het boek/ander materiaal moet staan. Sessie Uitleensessie, dus het geheel aan acties bij het uitlenen aan één leerling. Het gaat om een reeks opeenvolgende handelingen: eerst wordt het pasje gescand daarna leent een leerling enkele boeken tenslotte wordt de sessie afgesloten en wordt evt. een bon geprint daarna pas is de volgende leerling aan de beurt. 1.3 Opstarten schoolwise client Bij de installatie van schoolwise is een aantal zaken rond het opstarten van het programma vastgelegd: Toegangscode(s) Is een bonprinter geïnstalleerd Moet er meteen gestart worden met een bepaald menu, bv. Uitlenen Is er een Zelfbediening De schoolwise client wordt opgestart door het aanklikken van de snelkoppeling op het bureaublad van het werkstation. Na het opstarten zijn binnen het programma de volgende gegevens bekend: In welke schoolvestiging wordt gewerkt, dus ook alle parameters die bij deze vestiging horen. Wat voor persoon het programma gebruikt (op basis van de toegangscode) Welke bevoegdheden deze gebruiker heeft binnen schoolwise. Welke printers bij de werkplek horen: lokale of netwerkprinters Bij het opstarten wordt gecontroleerd of er ook een nieuwe(re) versie van schoolwise beschikbaar is. Zo ja, dan zal deze versie direct worden opgehaald en geladen. Deze actie is op het beeldscherm te volgen. 1.4 Inloggen Nadat schoolwise geladen is, wordt gevraagd naar de toegangscode. Aan de toegangscode zijn (door de systeembeheerder van de bibliotheek) bepaalde bevoegdheden gekoppeld. Bij het intikken wordt de toegangscode in stippen 'getoond'. 6 / 59

7 1.5 Menu-opties benaderen Na het opstarten komt u terecht in het hoofdmenu, door op de naam van het menu te klikken kunt u een menu-optie (sub-keuze) kiezen. In de menu s kan een keuze gemaakt worden door met de pijltjestoetsen omhoog of omlaag te gaan. Menu-opties die niet beschikbaar zijn voor diegene die is ingelogd, zijn grijs. In zijn algemeenheid geldt, dat niet alle mogelijkheden van de software van belang zijn voor een schoolmediatheek. In de onderliggende menu's kunnen vaak ook sneltoetsen worden gebruikt. Een sneltoets werkt met een Alt-toetscombinatie (bijv. Alt-S) of met een functietoets (bijv. de F3 toets). De toets-combinaties worden in het submenu aangegeven met onderstreepte letter Wisselen tussen openstaande functies Het is mogelijk om meerdere onderdelen van schoolwise tegelijkertijd geopend te hebben, bijv. 'Innemen', 'Klantenadministratie' en twee keer een 'Catalogus'. Onder in het scherm staan alle openstaande functies. Klik op een functie om deze naar de voorgrond te halen. 1.6 Scanvelden Als er een scanveld te zien is op het scherm, dan kan met de handscanner een barcode worden gescand. Het kan gaan om het nummer dat op een pasje staat, of om de barcode-sticker die op een boek of ander materiaal zit. Het is aan te raden om hierbij een handscanner te gebruiken, maar het is ook altijd mogelijk om het te scannen nummer te typen met het toetsenbord. 1.7 Afsluiten U verlaat schoolwise door te klikken op het kruisje rechtsboven in het scherm. Er volgt een melding. Pas na de melding die u moet bevestigen, wordt schoolwise daadwerkelijk afgesloten. 7 / 59

8 1.8 Sessie-stop door systeembeheer De systeembeheerder van de bibliotheek heeft de mogelijkheid om een schoolwise-sessie uit de lucht te halen. Voordat dit wordt gedaan, wordt hierover een mededeling op het scherm getoond; u heeft vervolgens 10 minuten de tijd om schoolwisewise naar behoren af te sluiten. 8 / 59

9 2 Balie 'Innemen' en 'Uitlenen' vormen samen één geïntegreerde functie. Met F3 kan tussen beide functies/schermen worden gewisseld. De menu-opties binnen 'Innemen' en 'Uitlenen' zijn grotendeels hetzelfde; een optie die logischerwijs niet kan worden gebruikt, is niet-actief ('grijs') gemaakt. Voor de herkenbaarheid is het uitleenscherm lichtgeel van kleur. Het innamescherm is lichtblauw. 2.1 Uitlenen Uitlenen begint altijd met het opzoeken van de leerling (= klant) aan wie wordt uitgeleend. Dit kan door een pasnummer te scannen, of door de betreffende leerling op te zoeken Leerling opzoeken via Zoek Klant Zoek een leerling op door in het scanveld het begin van de naam te typen en geef <enter>. Er verschijnt nu een Klantzoek-scherm. Vul de naam (of een ander veld) in en klik op Zoek, er verschijnt nu rechts een rijtje klanten die aan de zoekopdracht voldoet. 9 / 59

10 Zie afbeelding hieronder. Met de pijltje-omlaag /-omhoog kunt u door de lijst bladeren. Geef enter of dubbelklik op de gezochte naam. U kunt nu gaan uitlenen aan deze leerling. Zie voor uitgebreidere uitleg van het Klantzoekscherm paragraaf Uitleenscherm Om iets uit te lenen aan een leerling dient u de barcode op het boek / ander materiaal te scannen. Als er meerdere materialen geleend worden, kunt u achter elkaar door scannen. 10 / 59

11 Op het uitleenscherm is te zien wat er geleend wordt: Toelichting op het uitleenscherm: 1. Leerlinggegevens 2. Laatste actie tijdens deze uitleensessie 3. Uitgeleende boeken/andere materialen. Uitleg van de kolommen: Uitl. = Uitleendatum Inl. = Inleverdatum Titel/auteur voor zover de ruimte het toelaat Mat. = soort materiaal Status = status van het materiaal, zie hieronder Bt/Lg = niet van toepassing Opmerking = opmerking Wisselcollectie = collectiecode, wordt alleen getoond bij innemen Status van het materiaal Uitgeleend Materiaal is op huidige dag geleend Lener thuis Materiaal is tijdens een eerdere sessie geleend Geleend Materiaal is tijdens huidige sessie geleend Verlengd Materiaal is verlengd; getal tussen () geeft aan hoe vaak Bij het invoeren/scannen van het exemplaarnummer zal het systeem controleren of het exemplaar bekend is en mag worden uitgeleend Controle en meldingen Als er iets bijzonders is, waardoor er niet zonder meer kan worden uitgeleend, dan volgt een melding op het scherm. De toegangscode bepaalt of bepaalde meldingen mogen worden overtreden. Meldingen die niet overtreden mogen worden (geen keuze 'doorgaan J/N') worden opgenomen in de toegangscode. 11 / 59

12 Voorbeeld hieronder: het exemplaar kan niet geleend want het is gereserveerd door iemand anders. Ander voorbeeld: het exemplaar was aan iemand anders uitgeleend. (Advies: klik op Ja) Melding bij een leerling Er kan ook een melding verschijnen over de leerling. De melding kan worden ingezien en/of aangepast en verwijderd. Ook kunnen standaardteksten worden ingevoegd. U kunt zelf een melding toevoegen via Balie > Uitlenen/Innemen > Klant > optie Melding Afsluiten en naar volgende leerling Een uitleensessie moet altijd worden afgesloten. 12 / 59

13 Klik op F12 of kies Afsluiten> Afsluiten/Afrekenen om het scherm leeg te maken voor de volgende leerling Wat heeft leerling geleend F9 Met F9 kunt u alle exemplaren zien die een leerling heeft geleend (de naam hieronder is onleesbaar gemaakt i.v.m. de privacy). Klik op een kolom om een andere sorteervolgorde te kiezen. Dubbelklik op een regel voor meer details of gebruik de rechtermuisknop voor meer info over het exemplaar. Wanneer u een exemplaar selecteert, kunt u met de rechtermuisknop verschillende acties uitvoeren. Wat u kunt doen hangt af van de situatie. Zo kan bijvoorbeeld 'Annuleren' niet worden uitgevoerd als er niet net een exemplaar is uitgeleend. 13 / 59

14 Annuleren Gedurende de sessie met een klant kan de uitlening/inname ongedaan worden gemaakt. Innemen Exemplaar innemen Administratief innemen Niet van belang, werkt voor een school hetzelfde als gewoon innemen. Verlengen Uitleentermijn van exemplaren verlengen. Lopende boete registreren n.v.t. Datum wijzigen Inleverdatum wijzigen. Naar details van de regel Details over de status en uitleen-/inleverdata van een exemplaar. Naar details van het exemplaar Uitgebreide informatie over exemplaren (status van een exemplaar, materiaalsoort, statistische categorie, besteldatum, eigenaar, evt. blokkades, aantallen uitleningen etc.) Naar titel bij exemplaar De catalogus wordt gestart Switchen naar innemen Met F3 kunt u switchen van Uitlenen naar Innemen (werkt ook andersom). 2.2 Innemen / inleveren Het innamescherm is vrijwel identiek aan uitleenscherm. Het inname-scherm heeft ter herkenbaarheid een andere kleur. Scan de barcodes van de ingeleverde materialen. Op het inname-scherm kunt u volgen wat er gebeurt. Zie afbeelding hieronder (omwille van de privacy zijn de persoonsgegevens onleesbaar gemaakt) Innemen volgens Boekenbus-modus Het innemen kan ingesteld worden op 'Boekenbus-modus'*, hierbij wordt materiaal van verschillende leerlingen achter elkaar door ingenomen binnen dezelfde sessie. Dit zal voor scholen erg handig werken. De Boekenbus-modus wordt geactiveerd via Innemen > vinkje zetten Als deze modus aan staat, is het scanveld knalgeel. Uitzetten gaat via dezelfde weg. 14 / 59

15 *Een 'boekenbus' is een inleverbrievenbus van de bibliotheek, voor inleveren buiten de openingstijden om Meldingen bij het innemen Als er iets bijzonders is met een exemplaar, dan volgt een melding op het scherm. Bijv. een exemplaar is geleend van de bibliotheek en moet nu weer terug, of het is gereserveerd voor iemand Switchen naar uitlenen Met F3 kunt u switchen van Uitlenen naar Innemen (werkt ook andersom). 2.3 Klantenadministratie raadplegen in de balie Ook tijdens het uitlenen/innemen kunt u de klantenadministratie oproepen. Dubbelklik in de 'klantenbalk' (het bovenste deel van het scherm met de naam, adres etc.) om de klantenadministratie te openen. 15 / 59

16 2.4 Reserveringen in de balie Reservering plaatsen, raadplegen, annuleren Een reservering = het aanvragen van een exemplaar van een bepaalde titel. Leerlingen kunnen dit zelf doen in de portal, maar het is ook mogelijk om in de balie een reservering te laten plaatsen door u. Of er gereserveerd mag worden en in welke vestigingen (eigen school en/of ook bibliotheek) wordt per school ingesteld. Er zijn daarnaast diverse spelregels bij het afhandelen van reserveringen, zoals: wie het eerst komt die het eerst maalt als de school iets wel heeft maar het is uitgeleend, mag de reservering dan doorgezet naar de bibliotheek en zo ja, na hoeveel dagen mag iets wel/niet gereserveerd worden als het binnen staat Hierover zijn afspraken gemaakt met de bibliotheek. Zorg ervoor, dat de juiste leerling op het scherm staat. Gebruik dan de sneltoetscombinatie ALT-I om het reserveringsscherm te openen: U ziet dan alle reserveringen van deze leerling (in het voorbeeld hierboven zijn dit er geen). Reserveren Klik onderin op 'Reserveer' om een nieuwe reservering te plaatsen. Er opent zich dan een catalogus-scherm. Zoek de juiste titel op, op het catalogusscherm moet de hele titel te zien zijn, zie volgende afbeelding. 16 / 59

17 Klik rechtsonder op de button 'Selecteer'. Nu wordt het reserveringsscherm geopend: Klik op OK om te bevestigen. Er verschijnt een melding, dat de resevering onder nummer xxx is opgenomen. De reservering is nu in behandeling genomen. De status van de reservering is 'Actief' d.w.z. dat de reservering meetelt volgens de ingestelde spelregels. Het betreft in dit voorbeeld een boek dat de school in bezit heeft, maar nu is uitgeleend. 17 / 59

18 Zodra de leerling die het boek nu heeft het inlevert, zal dit exemplaar worden toegewezen aan de leerling die het heeft gereserveerd. De leerling ontvangt een bericht in de portal en per als hij een mailadres heeft. De reservering verandert dan van status 'Actief' in 'Bericht'. Raadplegen en annuleren Met ALT-I gaat u naar de reserveringen van een leerling. Dubbelklik op een reserveringsregel om de details te zien, zie vorige afbeelding. Annuleren: selecteer de juiste regel (als er meerdere zijn) en klik op 'Annuleer' Klik op 'Historie' om vorige reserveringen te raadplegen. Klik op Quit om dit scherm te verlaten Innemen van een gereserveerd exemplaar Tijdens het innemen controleert schoolwise of er op het ingenomen exemplaar een reservering rust. Het exemplaar wordt dan klaargezet voor de leerling. Deze exemplaren worden onderschept. Dit gebeurt ook in de zelfbedieningsmodus en ook in de boekenbus-modus. Er volgt een melding, vervolgens moet het exemplaar op de 'reserveringsplank' worden gezet. Als er een bonnenprinter is, zal er een reserveringsbon worden geprint die in het boek kan worden gestoken. Op deze bon staat de school, de groep en naam van de leerling. 18 / 59

19 2.4.3 Uitlenen van een gereserveerd exemplaar De leerling voor wie de reservering is bestemd, ontvangt een bericht in zijn mailbox (mits het adres bekend is) en in de portal. Ook zal er een melding volgen zodra de leerling iets komt lenen en zijn pasje is gescand. Klik op 'Inzien' om te zien waar het over gaat. Tijdens het uitlenen van een exemplaar van de reserveringsplank controleert het systeem of het exemplaar wel wordt uitgeleend aan degene die het exemplaar heeft gereserveerd. Is dit het geval, dan wordt het exemplaar zonder verdere meldingen uitgeleend. Is dit NIET het geval, dan kent schoolwise 2 procedures: a) Dit mag niet. Zodra een reservering uitgeleend wordt aan iemand anders, verschijnt onderstaande melding: b) Het mag wel. Zodra een reservering uitgeleend wordt aan iemand anders, verschijnt onderstaande melding: 2.5 Bonnenprinter Als de schoolmediatheek over een bonnenprinter beschikt, dan is (via de configuratie) ook ingesteld waar, hoe en wanneer een bon geprint moet worden. Bijv. altijd een bon na een uitleensessie. Dit is dan de standaardbon die automatisch volgt na het afsluiten van een uitleensessie. Met de functie 'Lenerbon printen' kan voor de klant een andere bon worden geprint dan de standaardbon. Deze functie negeert dus de configuratie-instellingen. 2.6 Zelfbediening Zelfbediening wil zeggen dat de leerlingen zelf lenen en weer innemen. Deze mogelijkheid valt onder een apart af te nemen licentie. Als de school gebruikmaakt van de zelfbediening, dan kan het systeem zó worden ingesteld dat er automatsch wordt gestart met de zelfbediening. De instellingen voor de zelfbediening zijn te vinden in het Configuratiescherm Starten van de zelfbediening Het is mogelijk om een werkstation zó in te stellen, dat schoolwise automatisch start met de zelfbediening. Maar daarnaast is het ook mogelijk om de zelfbediening te starten vanuit de gewone Balie. 19 / 59

20 Klik op Balie > Zelfbediening om te starten. Let op: het scherm voor de zelfbediening is beeldvullend. Het is niet mogelijk en ook niet wenselijk om op dit werkstation tegelijkertijd ook nog andere werkkzaamheden uit te voeren Afsluiten van de zelfbediening De zelfbediening wordt afgesloten met een afsluitcode of een afsluitpasje. Overleg met de systeembeheerder van de bibliotheek wat de afsluitcode is. Er zijn verschillende typen afsluitcodes: 1. Afsluitcode voor de zelfbediening (systeem valt dan terug op de gewone schoolwiseclient) 2. Afsluitcode voor het schoolwise-systeem 3. Afsluiten van het werkstation 20 / 59

21 3 Klanten (= leerlingen en andere gebruikers) 3.1 Algemene opzet De leerlingen (en docenten) zijn als klant opgenomen in het Wise-systeem. De bibliotheek importeert hiertoe jaarlijks een bestand uit de leerlingenadministratie van de school. Er zijn afspraken gemaakt met de school over de aanlevering van het leerlingbestand. Via de leerlingimport worden de gegevens bijgewerkt, o.a. de oude groep 8 leerlingen worden ongeldig gemaakt en de nieuwe leerlingen ingeschreven. Tussentijdse nieuwe leerlingen kunnen individueel worden ingeschreven als 'nieuwe klant' Belangrijkste kenmerken van een klant / leerling Dit zijn de belangrijkste kenmerken van een klant in het systeem: Persoonsgegevens: naam, geboortedatum, sexe Adresgegevens: adres, adres Actor-id: elke klant in het systeem heeft een vast actor-id. Dit nummer wordt toegekend door het systeem en wijzigt nooit (en kan ook niet worden gewijzigd). Het actor-id staat los van de pasnummers. Aan een actor-id kunnen meerdere (bibliotheek)pasnummers gehangen worden. Status: de status bepaalt of een klant (leerling) gebruik mag maken van de schoolmediatheek. Status 5 = normaal. Status 9 = uitgeschreven (oud-leerlingen). Pasnummer of -nummers (als er met pasjes wordt gewerkt) Jaargroep oftewel het leerjaar Fysieke groep oftewel de (combinatie)groep Inschrijving bij de bibliotheek / bij de schoolmediatheek Lidmaatschappen schoolmediatheek en bibliotheek Voor de meeste scholen zal zijn afgesproken, dat alle leerlingen ook lid zijn van de bibliotheek. De leerlingen krijgen dan, naast een geldige inschrijving voor de schoolmediatheek, ook een abonnement bij de bibliotheek Alleen leerlingen en docenten In de klantenadministratie kunt u de gegevens raadplegen en wijzigen van de leerlingen en docenten. Ook kunt u nieuwe leerlingen (bijv. nieuwe jongste kleuter) opvoeren. Het is alleen mogelijk om leerlingen (en docenten) op te zoeken van scholen, het is niet mogelijk om in de klantenadministratie van de bibliotheek te kijken. De enige uitzondering hierop is tijdens het inschrijven van een nieuwe leerling, die al lid is van de bibliotheek. 3.2 Klantenadministratie In de Klantenadministratie kunt u telkens slechts van één klant tegelijkertijd de gegevens oproepen. U kunt via het hoofdmenu Klanten naar Klantenadministratie Klantenadministratie raadplegen in de balie Ook tijdens het uitlenen/innemen kunt u de klantenadministratie oproepen. Dubbelklik in de 'klantenbalk' (het bovenste deel van het scherm met de naam, adres etc.) om de klantenadministratie te openen Zoek klant Met 'Zoek klant' wordt een klant (leerling) geselecteerd. Zodra een klant is geselecteerd, worden de belangrijkste gegevens van de desbetreffende klant bovenin het venster getoond. Alle verdere menukeuzes binnen 'Klant' worden uitgevoerd met de geselecteerde klant. Binnen het menu kan maar één klant zijn geselecteerd. 21 / 59

22 Door het selecteren van een andere klant wordt de voorgaande klant verdrongen. Een sessie met een klant moet altijd met F12 worden afgesloten. Scan het pasje, of vul de naam of een ander veld in. (Zie volgende paragraaf voor een toelichting op de zoekvelden en op de zoekopties.) Klik dan op Zoek. Er verschijnt nu rechts een rijtje klanten die aan de zoekopdracht voldoet. Zie afbeelding hieronder. Met pijltje-omlaag/omhoog kunt u door de lijst bladeren. Als de lijst te lang is, dan moet u op het pijltje rechtsonder klikken om naar het volgende gedeelte te gaan. Geef enter of dubbelklik op de gezochte naam. U komt dan in de klantenadministratie van de gekozen leerling. N.B. Oud-leerlingen worden in rood weergegeven (niet afgebeeld) 22 / 59

23 3.2.2 Klantzoekscherm toelichting Zoekvelden Vul om te zoeken minstens één zoekveld in en geef <enter> of klik op Zoek. Nummer Pasnummer. Als een leerling meerdere pasjes heeft, maakt het niet uit welk pasnummer wordt gebruikt. Naam Achternaam, evt. gevolgd door komma, voorletter en voorvoegsel. Bijv. Vries, P. de U kunt ook alleen het begin van de achternaam typen en dan de juiste leerling uit de lijst selecteren. Bij korte (bijv. Chinese) achternamen is het handig om na de achternaam een komma te typen. Straat Straatnaam of begin van de straatnaam Postcode Huisnummer Geboortedatum dd-mm-jjjj Extern nummer Het leerlingnummer uit de leerlingadministratie adres Actor-id Het vaste systeemnummer van de klant (leerling) (Roep)naam Voornaam of roepnaam Dit is geen zoekveld Telefoonnummer Dit is geen zoekveld Abonnement Het abonnementsnummer bij de bibliotheek. Dit is geen zoekveld. Zoekbereik: uitsluitend leerlingen Er kan alleen gezocht worden naar klanten die een inschrijving hebben voor een schoolmediatheek, leerlingen dus. Onderin het scherm staat het stipje standaard op 'Lokaal'. Dit betekent dat er alleen gezocht wordt binnen het eigen leerlingenbestand. Stipje op 'Netwerk': hiermee kunt u leerlingen opzoeken van alle scholen in het systeem die met schoolwise werken. Dit is handig als een leerling van school wisselt. N.B. Het kan zijn, dat deze Netwerk-mogelijkheid is geblokkeerd om privacybeschermingsredenen. In dat geval kan een leerling van een andere school uitsluitend worden gevonden via het pasnummer of het actor-id. 23 / 59

24 3.2.3 Zoek klant via Exemplaarnummer Met deze optie kunt u bij een exemplaar de bijbehorende klant opzoeken, d.w.z. de leerling die een exemplaar (het laatst) geleend heeft. Er verschijnt een scanvenster. Scan of voer het exemplaarnummer in en de bijbehorende klant wordt getoond Zoek klant (direct) Via deze optie wordt direct een klantzoekscherm geopend Zoek klant (via vorige lijst) Hiermee is de resultatenlijst van de vorige zoekactie terug te halen mits u intussen de klantenadministratie niet heeft afgesloten Vorige klant Hiermee kunt u de vorige klant terughalen mits u intussen de klantenadministratie niet heeft afgesloten Klantenadministratie: scherm en tabbladen In de klantenadministratie (en tevens bij uitlenen/innemen) wordt in het bovenste deel van het scherm het zgn. 'klantblok' getoond. De opbouw van dit blok is als volgt: Klantbalk bovenin In de blauwe balk ziet u: Hoofdpasnummer met daarachter het actor-id tussen vierkante haken [] Het nummer en de naam van de schoolvestiging De sector EDUB= onderwijs De status en de einddatum van de inschrijving (= voor onbepaalde duur) Daaronder staan de klantegevens in twee blokken. Blok links: Naam en roepnaam Adresgegevens Vervaldatum van de inschrijving (meestal een datum ver in de toekomst). 24 / 59

25 Als deze vervaldatum in het verleden ligt, dan zijn de gegevens dit blok rood. Blok midden: Geboortedatum en leeftijd Datum laatste activiteit: datum wordt pas na enkele minuten (maximaal 10) bijgewerkt. Het kan daardoor soms lijken dat de datum niet is bijgewerkt Aantal exemplaren in bezit (= geleend): teller wordt tijdens de uitleensessie bijgewerkt. Met F9 kunt u details opvragen van wat de leerling heeft geleend, net zoals bij Uitlenen/Innemen. Tabblad 1 Klant Dit tabblad geeft een soort samenvatting. Er kunnen hier geen gegevens gewijzigd worden. Veld Toelichting Inschrijfdatum Sinds wanneer ingeschreven bij deze schoolmediatheek Producten Voor schoolwise is dit altijd Regelement SA Statistische categorie Kan gevuld zijn t.b.v. de bibliotheek Telefoon Telefoon Laatste mutatie Laatste wijziging van de klantgegevens adres van de leerling, indien bekend (in te vulen op tabblad 2) Bijzonderheden Hier wordt o.a. weergegevenof er een opmerking is geplaatst (opmerking zelf is alleen zichtbaar via het tabblad melding ) Uitleningen huidige periode aantal uitleningen in huidige periode (= jaar) Vorige periode aantal uitleningen in de vorige periode Totaal totaal aantal uitleningen van alle jaren Tabblad 2 NAW-gegevens Bij het oproepen van de Klantenadministratie ziet u meteen Tabblad 2. NAW-Gegevens. Veld Toelichting Voorletters Maximaal 4. Voorvoegsel Naam Achternaam Roepnaam Ondernaam n.v.t. voor scholen, veld is ook niet in alle systemen te zien Zoeknaam In het klantzoekscherm kan worden gezocht op achternaam van de klant. In sommige gevallen is het lastig om te zoeken, bv kinderen die de achternaam van hun pleegouders gebruiken. In dit veld kan dan een zgn. 'zoeknaam' ingevoerd worden waarop gezocht kan worden. Geboren dd-mm-jjjj Telefoon Telefoon-2 Telefoon-3 Er kunnen verschillende nummers ingevoerd worden (vast/ mobiel) Indien gewenst kunnen twee velden voor extra elefoonnummers worden opgenomen. Hiervoor moet in de bicatwise Manager de optie LRBTEL worden aangezet. 25 / 59

26 SMS-nummer n.v.t. Contactpersoon Handig bij scholen en andere instellingen. De naam van de contactpersoon wordt afgedrukt op berichten naar de klant (reserveringen, aanmaningen en nota s). Telefoon contactpersoon Telefoon van bovengenoemd contactpersoon Filiaal De schoolmediatheek van deze leerling: het vestigingsnummer is bovenin te zien in de klantbalk. Mag worden gewijzigd mits bevoegd. Adressen Het is mogelijk meerdere adressen in te vullen. Met rechtsklikken kunt u naar een muteer-scherm. Regio/wijk n.v.t. Tabblad 3 Contributie Contributie is van oudsher de bibliotheek-term voor 'inschrijving'. Dit tabblad laat zien waar en wanneer de leerling is ingeschreven bij de schoolmediatheek en bij de bibliotheek. Ook zijn de bibliotheekinschrijvingen uit het verleden te zien (omdat een bibl-abonnement jaarlijks wordt verlangd, is er per jaar een regel). Veld Toelichting Inschrijfdatum Sinds wanneer ingeschreven bij deze schoolmediatheek Producten/diensten Alle huidige inschrijvingen bij schoolmediatheek en bibliotheek, plus de vroegere bibliotheekinschrijvingen. = code voor de bibliotheekorganisatie +vestigingsnummer van bibliotheek of schoolmediatheek = begindatum = datum van beëindiging van de inschrijving = soort inschrijving, voor scholen staat hier 0-Educat ingevuld = de geldigheid van de inschrijving; 5 = normaal, 9 = oudleerling = n.v.t. = sector BIEB voor bibliotheekinschrijvingen, sector EDUB voor de inschrijving op de schoolmediatheek Instantie Begin Eind Abonnement Status Kosten Sector Iban n.v.t. Bic(*) n.v.t. Statistische cataegorie Kan gevuld zijn t.b.v. de bibliotheek Tabblad 4 Overig Dit tabblad toont de mutaties, voorzien van datum en tijd, die plaatsvinden via de balie en de webcat. Tabblad 5 Meldingen Hier kunnen meldingen (opmerkingen) worden geplaatst, zie uitleg in de afbeelding. 26 / 59

27 Klik op Wijzig om een melding / opmerking in te voeren. Klik daarna op Opslaan. Zodra het pasje van de leerling wordt gescand bij Uitllenen of in de klantenadministratie, verschijnt de melding in beeld: Tabblad 6 Eigenschappen-1 Aanvullende gegevens en instellingen. Veld Toelichting Selectie n.v.t. (code voor de bibliotheek) Persoon/Instelling Man, Vrouw, Instelling of N.v.t. Indien aangestipt wordt hiermee bij de aanhef (in bijv. berichten) rekening mee gehouden. Niet normaal ingenomen n.v.t. Laaste gebruik pas Zie tabblad Passen, veld wordt hiernog wegehaald Reset pinteller Na 5x tevergeefs inloggen met een verkeerde pincode of wachtwoord is de toegang tot de portal voor een etmaal geblokkeerd. De reset pin teller zet de teller weer op nul. Melden titel eerder geleend Staat standaard op Nee. Ja = in de balie verschijnt een melding zodra er iets voor een 2e of volgende keer geleend wordt. Toon leenhistorie Deze hoort op 'Actief' te staan Blokkade publieksfuncties Hiermee kan een leerling worden geblokkeerd voor publieksfuncties (portal en zelfservice). De klant mag niet meer zelf verlengen, reserveren, gegevens wijzigen enz. 27 / 59

28 De klant kan wel gewoon blijven lenen aan de balie. Blokkade algemeen Zwaardere vorm van blokkeren, die ook aan de balie te zien is. Geblokkeerde leerlingen hebben geen toegang (meer) tot 'Mijn Menu'. De leerling wordt middels een melding geattendeerd op de blokkade(s). Blokkade tekst Extra mededeling die bij de blokkade kan worden meegegeven. Bij het opheffen van de blokkade wordt de tekst automatisch verwijderd. Blokkade info Blokkade info wordt gevuld met datum en inlog nadat veld Blokkadetekst is ingevoerd is. Tabblad 7 Eigenschappen-2 Aanvullende gegevens en instellingen. Veld Toelichting Klantbonnen Een klantbon is de bon die je krijgt na het lenen. Ja = Printen, Nee = geen bon. Voor personeelsleden (docenten) of andere klanten die grote hoeveelheden lenen zou deze optie op 'Nee' gezet kunnen worden. Nieuwsbrief n.v.t. Reserveringsberichten Standaard = Ja Voor personeelsleden (docenten) of andere klanten die grote hoeveelheden reserveren kan deze optie op 'Nee' worden gezet, waardoor het verzenden van de reserveringsberichten wordt onderdrukt. Klassificatie n.v.t. Extern nummer (kan niet op worden gezocht) Veld om 'een' nummer in op te slaan, bijv. een paspoortnummer of het nummer van een gemeentelijke kortingspas. Extern nummer-2 Administratienummer uit de leerlingadministratie Legitimatie n.v.t. Gebruikersnaam De gebruikersnaam van deze leerling. Kan hier veranderd worden, maar een leerling kan deze zelf ook wijzigen via de portal. Groep Jaargroep = leerjaar Groepnaam = de naam van de (combinatie)groep, bv. 5A Lees-handicap Speciale registratie van de bibliotheek om de uitleen van daisy-roms voor te behouden aan mensen met een leeshandicap. Voor schoolmediatheken maakt het niet uit of hier iets ingevuld staat. Berichtvoorkeuren n.v.t. Voor schoolwise geldt, dat er alleen berichten via de portal en via de mail worden verstuurd. 28 / 59

29 Tabblad 8 Passen Op het tabblad 'Passen' is te zien welke pasnummers bij de klant horen. U kunt hier een pas (de)blokkeren, een bestaande pas vervangen of een nieuwe pas uitgeven, hoofd- en volgpas omwisselen en geblokkeerde pasnummers verwijderen uit het systeem. Overleg met de bibliotheek over de uitgifte van pasjes. Een klant in het systeem kan nul, één of meer pasjes bezitten. Het nummer van de hoofdpas wordt getoond op overzichten en geprinte berichten, en staat bovenin de klantbalk. Bij klanten zonder pas / zonder geldige pas staat daar 'Geen pasnummer'. Veld Toelichting Soort Volgpas of Hoofdpas Status Actief = pas kan worden gebruikt Geblokkeerd = pas is tijdelijk ongeldig Vervangen = pas is voorgoed ongeldig Pasnummer Het nummer van de pas Laatst gebruikt Datum waarop deze pas voor het laatst gebruikt is om in te loggen Info Waar werd dit pasje uitgegeven, in de bibliotheek (sector BIEB) of op school (sector EDUB)? Dit is van belang als er meerdere pasjes zijn en er eentje vervangen moet worden. Klik met de rechtermuisknop op een pas-regel om naar het submenu te kunnen.toevoegen = nieuw pasnummer toevoegen Afdrukken = druk het geselecteerde pasje af, kies wel eerst een stylesheet Wijzigen naar Volgpas = Wijzig de hoofdpas naar volgpas. Vervangen = vervang dit pasje door een nieuw pasnummer Blokkeren = blokkeer deze pas / Deblokkeren = deblokkeer deze pas Pas vervangen: neem het oude pasje in beslag als dat kan Na uitgifte van een vervangende pas is de oude pas ongeldig geworden. Bij 'Uitlenen' wordt dit gemeld; ook bij het opzoeken van de klant in de klantenadministratie met het oude pasnummer zal hiervoor worden gewaarschuwd. Vernietig het oude pasje om misbruik met gevonden oude passen uit te sluiten. 29 / 59

30 Blokkeren en deblokkeren Een pas die zoek is maar misschien nog teruggevonden kan worden, kan worden geblokkeerd. Zo'n pas is niet meer te gebruiken via de portal of zelfservice, dus misbruik is uitgesloten. Als de oude pas toch weer opduikt, kan deze worden gedeblokkeerd. Selecteer de regel van de desbetreffende pas en klik rechts (of dubbelklik). Kies vervolgens 'Deblokkeren'. Tabblad A Rollen Op het tabblad A Rollen wordt geregeld welke rollen de klant (leerling of deocent) mag vervullen binnen het systeem. Er zijn naast elkaar verschillende rollen mogelijk, afhankelijk van de inrichting van het systeem. Op het tabblad is te zien welke rollen het zijn, wanneer ze zijn gestart en wat de einddatum is (de standaard-einddatum ligt ruim 20 jaar in de toekomst). Voorbeelden ABON DOCENT1 EDUB van mogelijke rollen: Abonnement bij de bibliotheek Docenten Leerling schoolwise Rol Docent toevoegen, zie ook par.3.5 Klik rechts in het witte deel ën kies Nieuwe rol. Kies uit de aangeboden rollen voor 'Docent1 Rol beëindigen Dit zult u normaliter niet hoeven doen. Als een leerling of docent wordt uitgeschreven op de schoolmediatheek, dan wordt de bijbehorende rol automatisch beëindigd. Het is overigens niet mogelijk om de rol abonnement te beëindigen, dit is voorbehouden aan de bibliotheek. 3.3 Inschrijven van één nieuwe leerling De meeste leerlingen worden ingeschreven via de Leerling-import. Dit wordt geregeld door de bibliotheek, die met de school afspraken heeft gemaakt over het jaarlijks aanleveren van een leerlingenbestand. Als er tussentijds nieuwe leerlingen op school komen, kunnen deze individueel handmatig worden opgevoerd. Hierbij zal het systeem checken of een leerling al in het systeem aanwezig is. Voor nieuwe leerlingen die ook nog geen lid zijn van de bibliotheek, wordt eerst een nieuwe actor (nieuwe klant) aangemaakt. Ga naar Klantenadministratie > Klant > Nieuwe klant toevoegen Scan het pasje en vul daarna de gegevens verder in. 30 / 59

31 N.B. Als de leerling al een bibliotheekpasje heeft, dan zit hij al in het systeem en gaat het om een 'herinschrijving', zie volgende paragraaf. Vul gegevens zoveel mogelijk in Veld Toelichting Voorletters Maximaal 4 Voorvoegsel Naam Achternaam Roepnaam Voornaam of roepnaam Geboren dd-mm-jjjj Adres Huisnummer Plaats Land Mag leeg blijven Sexe Telefoon Niet verplicht Aanbevolen, heel handig voor het ontvangen van aanmaningen en reserveringsberichten Gebruikersnaam Maak een gebruikersnaam aan voor de leerling, vuistregel: voornaam met de verjaardag, bv. Albert1010 De gebruikersnaam is in de portal handig om mee in te loggen, in plaats van met een pasnummer. Voor scholen die zonder pasjes werken, is het uitgeven van een gebruikersnaam een must. Selectie n.v.t. Fysieke groep In welke groep of combinatiegroep zit de leerling (bv. groep1a) Jaargroep In welk leerjaar zit de leerling (1 t/m 8) Of is het een voorschoolse leerling, vul dan 0 (nul) in Of is het een docent, vul dan 9 in 31 / 59

32 Statistische categorie n.v.t. Herinschrijven d.w.z. leerling zit al in systeem Bij het inschrijven van een nieuwe leerling controleert het systeem op basis van de naam, voorletter, sekse en geboortedatum of deze leerling al in het systeem bekend is. In dat geval verschijnt een melding: Onder het kopje 'Huidige rollen' kunt u zien of deze leerling al een inschrijving heeft bij de bibliotheek en/of bij een andere school en wat de status daarvan is. Klik op 'Details inzien' om de klantengegevens van deze leerling te gaan. Klik op 'Herinschrijven' om de leerling een inschrijving te geven voor uw schoolmediatheek. U ziet nu het invulscherm voor nieuwe leerlingen. Vul dit scherm in, zie voor de toelichting de vorige paragraaf. 32 / 59

33 3.4 Leerlingen handmatig uitschrijven Leerlingen die de school tijdens het schooljaar verlaten, bijv. vanwege een verhuizing, dienen handmatig te worden uitgeschreven voor hun schoolmediatheek. Een eventuele bibliotheek-inschrijving blijft hierbij altijd intact. Uitschrijven verloopt via de Klantenadminstratie; zoek de leerling op, ga naar tabblad 3 Contributie. Klik op Wijzig en zet een vinkje bij 'Abonnement opzeggen per direct'. Klik vervolgens op Opslaan. Zie afbeelding hieronder. Resultaat: de rol_educat van deze leerling wordt per vandaag beëindigd, en eventueel kan deze leerling daarna op zijn volgende school worden ingeschreven. 3.5 Rol docent instellen Zie ook beschrijving van tabblad A Rollen op pagina 30. Op het tabblad Rollen in de klantenadministratie is te zien welke rollen de betreffende persoon heeft binnen het systeem. Docenten kunnen tegelijk met de leerlingen geïmporteerd worden, mits de school de gegevens meelevert. Als docenten meteen ook automatisch lid van de bibliotheek moeten worden: geef in de Importmethode of in het Importbestand aan welk bibliotheek-abonnement zij moeten krijgen. Dit moet altijd een gratis abonnement zijn, het zou niet logisch zijn om docenten langs deze weg met kosten op te zadelen; via de import kunnen ze immers niet weigeren. Handmatig opvoeren van docenten kan natuurlijk ook. Nadeel is dat het enig handwerk vergt, maar omdat docenten doorgaans langdurig aan de school verbonden zijn, valt de hoeveelheid werk reuze mee. Handmatig opgevoerde actoren blijven buiten schot bij het collectief uitschrijven, dus het is niet nodig de gegevens jaarlijks te vernieuwen Handmatig docenten inschrijven Docenten dienen eerst als nieuwe klant te worden opgevoerd in de schoolwise-client. Vervolgens kan de rol Docent1 voor school xxxx handmatig worden toegevoegd op het tabblad A Rollen in de Klantenadministratie. N.B. Ook voor leesmediaconsulenten De rol van Docent1 kan ook worden toegekend aan Lees(media)consulenten. Voorwaarde is, dat deze persoon is ingeschreven bij de schoolmediatheek. 33 / 59

34 Zoek de betreffende persoon op in de klantenadministratie, en ga naar tabblad A Rollen. Klik rechts in het witte gedeelte en kies voor 'Nieuwe rol'. Kies vervolgens uit de beschikbare rollen voor 'DOCENT1 Docenten' Kies de juiste schoolvestiging Klik op OK. Resultaat: de nieuwe rol DOCENT1 voor deze school is bijgeschreven. 3.6 Administratieve klanten (herlocatieklant) Wanneer de school wisselcollecties van de bibliotheek ontvangt via een Herlocatiepas, dan is er voor het retourneren van de wisselcollectie een soortgelijke Herlocatiepas nodig, die de andere kant op werkt. Om een herlocatieklant aan te maken: voeg een Nieuwe klant toe; kies hierbij voor Administratieve klant. Het systeem zal hierbij altijd zelf een pasnummer aanmaken: Na het inschrijven moet worden aangegeven dat het om een Herlocatie klant gaat waarbij de betreffende schoolvestiging wordt ingevuld. Klik onderin het scherm op Wijzig en vul de juiste bibliotheekvestiging in bij Herlocatie pas naar vestiging xxxx 34 / 59

35 Zie afbeelding. Leerlingoverzichten en andere lijsten Er zijn diverse overzichten (lijsten) voor schoolwise. De meeste vindt u onder het menu Klanten > Overzichten > SchoolWise, zie afbeelding hieronder. Niet iedereen mag bij alle gegevens. Het hangt af van de bevoegdheden die bij uw inlog horen, of u alle hier genoemde overzichten kunt opvragen. Zie voor meer overzichten par. 7 Statistieken en selecties 35 / 59

36 3.6.1 Leerlingenoverzicht Klanten > Overzichten > SchoolWise Overzicht van de leerlingen per per fysieke groep (= groep of combinatiegroep). Kies uit het pulldown-menu de groep of groepen (met control en klik kunt u meerdere groepen aanwijzen. Klik op OK. Het afhandelen van dit overzicht gaat via bicatwise Reports, zie par / 59

37 Leerlingoverzicht toelichting Fysieke groep Groepscode en omschrijving van de groep of combinatiegroep van de leerling Leerling Naam, voorletter en roepnaam Actor-id Uniek en onwijzigbaar systeemnummer Pasnummer Hoofdpasnummer Jaargroep Het leerjaar van de leerling School Vestigingsnummer en naam van de school Telaatlijsten Klanten > Overzichten > SchoolWise Overzicht per fysieke groep (= groep of combinatiegroep) van de leerlingen die te laat zijn mer inleveren van hun geleende materialen. U bepaalt zelf vanaf hoeveel dagen te laat u wilt zien op de lijst. Kies uit het pulldown-menu de groep(en). Met control en klik kunt u meerdere groepen aanwijzen. Vul daarna het aantal dagen te laat in. Dit is een vanaf -datum, dus nog langer geleden telt ook mee. Klik op Maak rapport. Het afhandelen van dit overzicht gaat via bicatwise Reports, zie par Telaatlijst toelichting Fysieke groep Groepscode en omschrijving van de groep of combinatiegroep van de leerling Leerling Naam, voorletter en roepnaam Actor-id Uniek en onwijzigbaar systeemnummer Titel Titel van geleende item Auteur Naam auteur Materiaal Boek, DVD etc Exemplaar Exemplaarnummer (barcode) Uitleendatum Wanneer geleend Inleverdatum Wanneer inleveren Dagen te laat Aantal dagen (verplicht) Uitleenoverzicht (nu geleend lijst) Klanten > Overzichten > SchoolWise Overzicht van wat leerlingen nu hebben geleend, per fysieke groep (= groep of combinatiegroep). De opbouw van het uitgeleend-overzicht is exact gelijk aan de Telaatlijst uit de vorige paragraaf. Kies uit het pulldown-menu de groep of groepen (met control en klik kunt u meerdere groepen aanwijzen. Klik op Maak rapport. Het afhandelen van dit overzicht gaat via bicatwise Reports, zie par. zie par / 59

38 Nu geleendlijst toelichting Fysieke groep Groepscode en omschrijving van de groep of combinatiegroep van de leerling Leerling Naam, voorletter en roepnaam Actor-id Uniek en onwijzigbaar systeemnummer Titel Titel van geleende item Auteur Naam auteur Materiaal Boek, DVD etc Exemplaar Exemplaarnummer (barcode) Uitleendatum Wanneer geleend Inleverdatum Wanneer inleveren Dagen te laat Aantal dagen Scanlijsten per groep Klanten > Overzichten > SchoolWise Hiermee kunt u een A4 scan-overzicht printen per groep. De scanlijst kan worden gebruikt in plaats van pasjes. Van elke leerling in de betreffende groep wordt het pasnummer afgedrukt. De namen worden afgedrukt op alfabetische volgorde van de roepnaam. Kies uit het pulldown-menu de groep of groepen. Met control en klik kunt u meerdere groepen aanwijzen. Klik op OK. De afhandeling wordt hier niet door bicatwise Reports verzorgd; de aangevraagde scanlijsten gaan direct als printopdracht naar de standaard printer, alleen bij de eerste keer zal het systeem keuze bieden uit de beschikbare printers Etiketlijsten per groep Klanten > Overzichten > SchoolWise Hier kunt u per groep barcodes printen op etiketvellen, waarmee leerlingen zelf een boekenlegger of pasje kunnen maken. De gebruikte 3-koloms etiketvellen zijn dezelfde als die voor exemplaar-barcodes worden gebruikt: HERMA (RT#34022) 38 / 59

39 3.6.6 Reserveringen per groep Klanten > Overzichten > SchoolWise Dit rapport geeft een momentopname van alle reserveringen status A, O, B per aangegeven groep, gesorteerd op naam van de leerling. - Leerling (naam + roepnaam) - Titel - Auteur - Materiaal - Reserveerdatum - Bereik, d.w.z. sector BIEB of sector EDUB - Status van de reservering, A In behandeling O - Staat klaar / Webshop: is besteld B - Staat klaar / Webshop: wordt bezorgd Inloglijst Klanten > Overzichten > SchoolWise Voor het aanmaken van deze lijsten is speciale bevoegdheid vereist. Kies uit het pulldown-menu de groep of groepen (met control en klik kunt u meerdere groepen aanwijzen. Klik op OK. Het afhandelen van dit overzicht gaat via bicatwise Reports, zie par. zie par Inloglijst leerlingen toelichting Fysieke groep Groepscode en omschrijving van de groep of combinatiegroep van de leerling Leerling Naam, voorletter en roepnaam Actor-id Uniek en onwijzigbaar systeemnummer Pasnummer Nummer van de hoofdpas Gebruikersnaam inlognaam Wachtwoord Wachtwoord Leerlingen voor nieuwe pas Klanten > Overzichten > SchoolWise Nadat een leerlingbestand is geïmporteerd, kunnen er diverse overzichten worden gemaakt: nieuwe leerlingen dwz nieuwe actoren die nog geen pasje hebben gelijkgebleven leerlingen gewijzigde leerlingen duplicaatklanten die zijn bijgewerkt dwz leerlingen die al lid van de bibliotheek waren of die eerst op een andere schoolmediatheek waren ingeschreven Het overzicht kan in xml-formaat naar een externe pasjesdrukker worden gestuurd. Het afhandelen van dit overzicht gaat via bicatwise Reports, zie par. zie par Welkomstbrieven per leerling Vanaf versie kan er per leerling een zgn. welkomstbrief worden geprint, die is bestemd om mee te geven voor thuis. Dit is van belang bij de start van schoolwise, per leerling staat daar o.a. de gebruikersnaam. 39 / 59

40 De welkomstbrief is door de school zelf in de schoolwise client aan te maken per fysieke groep, mits de bevoegdheid van de ingelogde persoon hoog genoeg is. De opmaak van de brief is basaal, er is witruimte bovenin zodat de tekst ook op voorbedrukt briefpapier kan worden afgedrukt. Menu Klanten > Overzichten > schoolwise > Welkomstbrief Kies fysieke groep, vervolgens de leerlingen. Met ctr-a kunnen alle leerlingen geselecteerd. Met ctr-muis kunnen er meerdere leerlingen worden geselecteerd. De welkomstbrieven gaan direct als printopdracht naar de lokale netwerkprinter. Op de volgende bladzij kunt u de tekst van de brief lezen Afhandeling door bicatwise Reports Het aanmaken van veel overzichten wordt afgehandeld door bicatwise Reports. Dit programma opent in een browserscherm (bijv. Explorer of Firefox). Zie afb. U ziet de gewenste lijst in een browserscherm. Klik bovenin op het printer-icoontje. Er verschijnt een klein schermpje waarin het print-format moet worden aangegeven. Kies hier voor PDF Auto (d.w.z. Automatisch). Klik op OK, u krijgt nu het overzicht in pdf-formaat op het scherm. Het overzicht kan nu worden geprint, en/of bewaard als pdf (kies Bestand >Kopie opslaan). 40 / 59

41 41 / 59

42 4 Catalogus In de catalogus kan gezocht worden in de mediatheekcollectie van de school. Daarnaast is voor elke school door de bibliotheek ingesteld welke andere bibliotheken er in de catalogus geraadpleegd kunnen worden, het bibliotheeknetwerk bij de school. Tevens is geregeld of er gereserveerd mag worden. Na een zoekactie worden eerst maximaal 20 titels getoond. Zijn er meer, dan kunt u onderin het scherm klikken op 'Vul aan' of op 'Alle titels' Na het aanklikken van één titel uit de lijst met zoekresultaten zie u een titelpagina, zie voorbeeld hieronder. Het titelscherm bestaat uit drie gedeeltes: 1. Zoekgedeelte, geef aan op wat voor soort term u wilt zoeken (schrijver, titel, reeks etc), en typ uw zoekterm. 2. Hieronder staat de titelbeschrijving 3. In het onderste gedeelte staan de exemplaren van de school. Klik op het tweede huisje (zie pijl) om te zien welke exemplaren het ingestelde bibliotheeknetwerk heeft. 4.1 Overige buttons Verklaring van de relevante buttons rechtsonder. Bladeren door de zoekresultaten: klik op de < en de > toets R = Reserveren Barcode = koppel een nieuw exemplaar aan deze titel Printer = print deze titelbeschrijving 42 / 59

43 5 Exemplaren 5.1 Algemeen Een exemplaar hoort altijd bij een titel, is daaraan gekoppeld. Hieronder worden alleen de relevante menu-ingangen voor Exemplaren behandeld. 5.2 Inzien Vul het exemplaarnummer (barcode) of het exemplaar-id in om alle gegevens van een exemplaar op te roepen. U krijgt nu het Exemplaardetailscherm te zien. Voorbeeld: De belangrijkste eigenschappen van een exemplaar zijn: Het exemplaar-id. Dit is een systeemnummer, dat niet gewijzigd kan worden. Het exemplaarnummer. Dit is de barcode van een exemplaar. Het exemplaarnummer kan vervangen worden door een ander exemplaarnummer (dit heet 'omlabelen' of 'omdopen'). Vestiging van plaatsing, dwz waar hoort het exemplaar in de kast te staan 43 / 59

44 Status van het exemplaar, dit zijn de belangrijkste: B = Binnen U = Uitgeleend T = Transport naar of van andere vestiging A = Afgeschreven M = Vermist I = In bestelling Plaatsing oftwel kast + Etiket Eigenaar van het exemplaar; dit kan een andere zijn dan de plaatsingsvestiging 5.3 Zoeken Via Exemplaren > Zoeken kunt u meerdere exemplaren tegelijk opzoeken. Bijv. alle exemplaren van de school die status U hebben. Resultaat: Door te dubbelklikken op een regel komt u in het Exemplaardetailscherm, zie vorige par. 44 / 59

45 5.4 Koppelen Koppelen wil zeggen: een nieuw exemplaar koppelen aan een titel. U kunt alleen een nieuw exemplaar koppelen als de titel al bestaat. Na afloop van het koppelen heeft een exemplaar een exemplaarnummer oftewel barcode, dit is een uniek nummer dat gebruikt wordt bij het uitlenen /innemen. De barcode wordt in stickervorm op het materiaal geplakt. Daarnaast krijgt elk exemplaar ook nog een unieke code in de vorm van een exemplaar-id. Dit is een systeemnummer dat nooit gewijzigd kan worden. Ook andere belangrijke gegevens van een exemplaar worden bij het koppelen gevuld, zoals de kast-plaatsing en het etiket. N.B. Deze handleiding beschrijft alleen het koppelen met exemplaarnummers (barcodes). Overleg met uw bibliotheek over het gebruik van RFID-varianten Koppelen met klant- en klare barcodestickers Ga voor het koppel-menu naar Exemplaren > Koppelen De eenvoudigste manier om te koppelen is, als er van tevoren nieuwe barcodestickers zijn gemaakt en alvast op de nieuwe exemplaren geplakt. Zie paragraaf voor het zelf printen van een voorraadje barcodes. Stap 1: barcodes plakken Plak een nieuwe barcodesticker op het boek / ander materiaal dat u wilt koppelen. Kies een vaste plek, bijv. rechtsboven en houdt deze plek aan. Stap 2: check of de koppelmethode op [1] staat Check of Koppelmethode op [1] is ingesteld; klik erop om de instellingen te wijzigen. Zolang u werkt met een afwijkende koppelmethode heeft de knop rode letters. Aangeraden koppelmethode [1]: 1 N N Scan eigen nummer = voorgeprinte barcode Geen barcodes printen RFID beveiligingsbit niet beschrijven 45 / 59

46 Stap 3: zoek de juiste titel, liefst via ISBN Zet de cursor in het scanveld (zie groene pijltje in de afbeelding hierboven). Scan de ISBNcode op de achterkant van het boek en geef enter. Het ISBN is de code van een titel, die de uitgever aan het boek heeft toegekend. Het ISBN staat meestal op de achterkant van een boek in de vorm van een barcode. ISBN scannen werkt alleen indien er slechts 1 unieke hit is. Zijn er meerdere titels in het systeem die hetzelfde ISBN hebben, dan werkt dit niet. Alternatief: klik in het koppelscherm op 'Zoek titel in catalogus'. Er wordt dan een catalogus-zoekscherm geopend, zie afbeelding hieronder. Zoek de juiste titel op in de catalogus en klik onderin het catalogus-scherm op 'Selecteer'. Stap 4 Barcode scannen en koppelen Resultaat vorige stap : bovenin het groene deel van het koppelscherm staat de gekozen titel. Volg dan actie 1 en 2 zoals hieronder afgebeeld. 46 / 59

47 1. Scan de nieuwe barcode 2. Klik daarna op 'Koppel dit exemplaar' Klik op 'Volgende titel' voor het koppelen van een volgend exemplaar aan een andere titel. Stap 5 Rug-etiketten printen en plakken Rug-etiketten kunnen na afloop worden geprint op A4-stickervellen. Omdat de formaten van de etiketten per kast kunnen verschillen, moeten de printopdrachten voor rug-etiketten soort voor soort worden afgewerkt. Zie hiervoor paragraaf en Snelkoppelen Meerdere exemplaren bij dezelfde titel Wanneer u meerdere exemplaren wilt koppelen aan dezelfde titel, kunt u Snelkoppelen gebruiken. Klik op de button 'Snelkoppelen aan' om deze functie te activeren. Vink (indien nodig) aan of er een Rugetiket geprint moet worden Scan de nieuwe barcode Scan de volgende nieuwe barcode etc. Klik op 'Volgende titel' voor het snelkoppelen aan een andere titel. Klik op 'Snelkoppelen uit' om terug te gaan naar één exemplaar aan één titel koppelen Koppelen + genereren nieuwe barcodes Het is ook mogelijk om eerst exemplaren te koppelen en daarna pas barcodes te printen. Er wordt dan tijdens het koppelen een zgn. batch van barcodes aangemaakt. Alle barcodes worden verzameld en kunnen als één partij (batch) later worden afgedrukt. Het voordeel is, dat je geen voorraadje barcodes hoeft aan te maken. Het nadeel is, dat je heel erg goed moet opletten dat de barcodes op de juiste boeken / andere materialen worden geplakt. Stap 1 Check of de koppelmethode op [2G] Genereer barcode staat Klik erop om de instellingen te wijzigen. (Zolang u werkt met een afwijkende koppelmethode heeft de knop rode letters.) Stel de Koppelmethode in op 2 - Genereer eigen nummer G - Print barcodes voor gegenereerde nummers N - RFID beveiligingsbit niet beschrijven 47 / 59

48 Stap 2: zoek de juiste titel, liefst via ISBN Zet de cursor in het scanveld (zie groene pijltje in de afbeelding hieronder). Scan de ISBNcode op de achterkant van het boek en geef enter. Het ISBN is de code van een titel, die de uitgever aan het boek heeft toegekend. Het ISBN staat meestal op de achterkant van een boek in de vorm van een barcode. ISBN scannen werkt alleen indien er slechts 1 unieke hit is. Zijn er meerdere titels in het systeem die hetzelfde ISBN hebben, dan werkt dit niet. Alternatief: klik in het koppelscherm op 'Zoek titel in catalogus'. Klik daar op 'Selecteer'. Stap 3 Koppelen Resultaat vorige stap : bovenin het groene deel van het koppelscherm staat de gekozen titel. Klik op 'Koppel dit exemplaar' Klik op 'Volgende titel' voor het koppelen van een volgend exemplaar aan een andere titel. Stap 4 Barcode-etiketten batch printen en plakken Zie voor het printen van de barcodes (batch) par Stap 5 Rug-etiketten printen en plakken Rug-etiketten kunnen na afloop worden geprint op A4-stickervellen. Omdat de formaten van de etiketten per kast kunnen verschillen, moeten de printopdrachten voor rug-etiketten soort voor soort worden afgewerkt. Zie hiervoor paragraaf en / 59

49 5.5 Afschrijven Afschrijven wil zeggen: het exemplaar wordt uit het systeem verwijderd, bijv. omdat het niet meer voldoet (beschadigd, verouderd, vies) of omdat het er niet is (blijvend zoek, niet leverbaar). Eventueel kunt u een afschrijfreden opgeven. Het is alleen mogelijk om exemplaren af te schrijven met status B, M, soms ook T en I. Scan het exemplaarnummer, check of de gegevens kloppen. Klik op Afschrijven Ga door met het volgende exemplaar enz. Klik tot slot op Quit Een afschrijving kan niet worden geannuleerd, d.w.z. de vorige toestand kan niet exact zo teruggezet worden. Een afgeschreven exemplaar kan wel weer BINNEN gezet worden door nogmaals te scannen, daarbij wordt een groene knop getoond: Klik hierop. Er verschijnt nu de vraag of afgeschreven exemplaar weer binnen gezet moet worden. 5.6 Etiketten Print hier een voorraadje nieuwe barcodes. Of print de barcodes en de rugetiketten van zojuist gekoppelde nieuwe exemplaren. Overleg met de bibliotheek over het soort etiketvellen dat u nodig heeft voor barcodes en voor de rugetiketten. Zie hieronder een overzicht van de meest gebruikte etiketten. Soort: Model (stylesheet): Gebruiken voor: Herma_4613 Herma_4613_3x11_[66x25_4].xsl Barcodes HKA Avery hka_avery_3x12.xsl Barcodes Rugetiketten - groot rugetik_groot_2x10.xsl Grote rug-etiketten (incl. gekleurde PIM) rugetik_groot_kleur_2x10.xsl Uitsluitend de PIM-etiketten bijv. als de Centrale wel een kleurenprinter heeft maar een vestiging niet. rugetik_groot_zwart_2x10.xsl 49 / 59

50 Rugetiketten - klein rugetik_klein_4x10.xsl Kleine rug-etiketten voor fictie en kleine siso. Voorraad nieuwe barcodes printen Ga naar Exemplaren > Etiketten > Afdrukken Exemplaar/Klant Etiketten Vul het onderste gedeelte van het scherm in, dit is in de afbeelding hieronder geel gearceerd. In te vullen veld Toelichting Aantal te genereren etiketten Laat dit een veelvoud zijn van wat de stylesheet per A4-vel afdrukt. De meestgebruikte stylesheet 'HKA Avery' drukt per A4vel 36 barcodes af (drie kolommen van 12). Vestiging Zorg dat uw school hier is geselecteerd Beginnen op 01 n.v.t Sortering n.v.t. Zorg ervoor dat het juiste etiketpapier in de printer zit, zie schema vorige paragraaf. Klik op 'Printen' Rug-etiketten maken (batch vullen) Om rug-etiketten af te drukken, moet er eerst een 'portie' printopdrachten zijn, dit noemen we een batch. Probeer batches niet te klein te maken, zodat de etiketvellen helemaal gebruikt worden. 50 / 59

51 Om zelf een batch met rug-etiketten te kunnen vullen, moeten de boeken (exemplaren) al zijn voorzien van een barcode. Ga naar Exemplaren > Etiketten > Maak Exemplaar/Klant etiketten Nieuwe batch Start een nieuwe batch Noteer het nummer van de batch Zet het stipje op Exemplaarnr. Scan één voor één de barcodes Zie afbeelding Bestaande batch aanvullen: Kies 'Toevoegen aan batch' en kies het juiste batchnummer Zet het stipje op Exemplaarnr. Scan één voor één de barcodes Zie afbeelding 51 / 59

52 5.6.3 Rugetiketten afdrukken (batch) Ga naar Exemplaren > Etiketten > Afdrukken Exemplaar/Klant Etiketten Kies bovenin de batch Etiketsoort = exemplaren Stylesheet voor rugetiketten, bv. rugetik_klein_4x10.xsl Stylesheet is afhankelijk van het soort rugetiket, zie begin van par. 5.6 Doe de juiste etiketvellen in de printer en klik op Print Barcode afdrukken (Batch) Ga naar Exemplaren > Etiketten > Afdrukken Exemplaar/Klant Etiketten Kies bovenin de batch Etiketsoort = Exemplaren Check of vestiging klopt Stylesheet voor barcodes kiezen, bv hka_avery_3x12.xsl Sortering kiezen (volgorde) Doe het juiste papier in de printer en werk de printopdracht af. 5.7 Seriemutaties Seriematige mutaties van exemplaren, d.w.z. dezelfde wijziging(en) voor een aantal exemplaren. Bijv. exemplaren opnieuw kastplaatsing laten genereren. Er is een groot aantal mutaties mogelijk; overleg met uw bibliotheek of met de leesmediaconsulent wat handig is als u van deze functie gebruik wilt maken. 52 / 59

53 5.8 Overzichten Een overzicht = een lijst of rapportage die geprint kan worden. Er is een groot aantal exemplaar-overzichten mogelijk; overleg met uw bibliotheek of met de leesmediaconsulent wat handig is als u van deze functie gebruik wilt maken. Een aantal overzichten wordt direct geprint door de lokale netwerkprinter, maar veel rapportages worden afgewerkt door bicatwise Reports, zie beschrijving paragraaf / 59

54 6 Reserveringen 6.1 Reserveringen tonen Hiermee kunt u zien welke reserveringen er zijn voor uw leerlingen. U kunt de reserveringen per status opvragen. De soort geeft aan op welke manier de reservering wordt afgehandeld. Het is het handigste om op Alles te zoeken. Soort Omschrijving Toelichting A Alles Toon alle soorten B Bibliotheek Reservering in de eigen vestiging (schoolmediatheek in dit geval). N Netwerk Indien een netwerk is ingesteld, wordt gekeken of het netwerk een exemplaar kan leveren. Zo niet... I Intern IBL dan kijkt het systeem of het via het interne IBL geleverd kan worden. Intern IBL = Interbibliothecair leenverkeer bi E Externe aanvraag Buiten het systeem, n.v.t. voor scholen De status geeft per reservering het stadium van verwerking aan. Status Omschrijving Toelichting A Actief Reservering is nog niet gehonoreerd. Systeem is nog zoekende B Bericht Reservering is binnen en staat klaar bij de ophaalvestiging (= meestal de eigen mediatheek). Klant (leerling) heeft bericht ontvangen. O Ontvangen Exemplaar ontvangen in de ophaalvestiging (= meestal de eigen mediatheek), maar de klant (leerling) heeft nog geen bericht gehad. R Retour Leerling heeft het materiaal al ingeleverd, het is nu retour naar de vestiging die het had geleverd 54 / 59

55 T Transport Reservering is onderweg naar de ophaalvestiging ((= meestal de eigen mediatheek). U Uitgeleend De leerling heeft het gereserveerde materiaal op dit moment geleend. Kies een status en klik op Haal reserveringen. Op het scherm worden u alle reserveringen van de schoolmediatheek getoond met deze status. Door dit te herhalen met een andere status wordt de lijst op het scherm uitgebreid. Toelichting Reservering Reserveringsnummer Prioriteit Prioriteit van de reservering Soort Soort reservering, zie hierboven Beheer Vestiging die deze reservering beheert Ophalen/afleveren Vestiging waar de reservering wordt opgehaald Zoeken Netwerk of vestiging waarbinnen de reservering 'gezocht' moet worden. Klant Klant (leerling) die reservering heeft geplaatst. Status Status van de reservering. Bericht Datum waarop bericht naar klant is gezonden Titelcode/Aanvr Titelsleutel van de gereserveerde titel. Tx Totaal aantal reserveringen voor deze titel (met DEZE titelcode) Sx Aantal reserveringen per Soort reservering Exemplaar Exemplaar dat is of wordt geleverd. Melding In het detail van de reservering is het mogelijk om een melding op te nemen voor intern gebruik. De melding wordt in deze kolom getoond Sector Dit veld kan zowel sector BIEB als Sector EDUB bevatten. EDUB wil zeggen dat de reservering vanuit een schoolmediatheek is aangemaakt. Dubbelklik op een regel voor meer details van een reservering, of gebruik pijltje omhoog/omlaag en geef vervolgens een <enter>. 6.2 Overzichten: Kastlijst Hiermee maakt u een lijst van alle exemplaren die zijn gereserveerd èn die in de kast staan (status Binnen). 55 / 59

56 De afhandeling van het opgevraagde overzicht wordt geregeld door bicatwise Reports, zie paragraaf Wat te doen met de Kastlijst reserveringen? Het is de bedoeling dat deze exemplaren worden gescand bij Balie Innemen. Het systeem koppelt elk exemplaar dan aan de persoon voor wie de reservering is bestemd, het exemplaar moet vervolgens klaar worden gezet op de 'Reserveringsplank' (dit kan ook een kast of een kratje zijn). 6.3 Overzichten: Reserveringsplank Hiermee maakt u een lijst van de exemplaren die op de Reserveringsplank (kast of een kratje) horen te staan. De afhandeling van het opgevraagde overzicht wordt geregeld door bicatwise Reports, zie paragraaf schoolwise paklijst Niet in gebruik. 56 / 59

57 7 Statistieken en selecties 7.1 Statistieken schoolwise De statistieken voor schoolwise zijn te vinden onder het submenu Statistieken en selecties > Statistieken > schoolwise Leerlingenaantallen Uitleenstatistiek per leerling Uitleenstatistiek per groep Leerlingaantallen Aantal leerlingen per peildatum per jaargroep of per fysieke groep Kies eerst uw eigen school uit de lijst van scholen, want u kunt alleen gegevens opvragen van de eigen school. De afhandeling van het opgevraagde overzicht wordt geregeld door bicatwise Reports, zie paragraaf Uitleenstatistiek per leerling Statistisch overzicht per leerling van wat voor soort materiaal er werd geleend. Kies eerst de school (want u kunt alleen gegevens opvragen van de eigen school) Advies: vraag dit gedetailleerde overzicht voor één groep tegelijk op. Vul de fysieke groep in, kies uit de groepentabel Vul de periode van tot en met in Kies welke soort uitleningen u wilt zien: school + bibliotheek of alleen school. De afhandeling van het opgevraagde overzicht wordt geregeld door bicatwise Reports, zie paragraaf Uitleenstatistiek per groep Statistisch overzicht per jaargroep/fysieke groep van wat voor soort materiaal er werd geleend. Instantie leeg laten (dit veld is alleen relevant voor de bibliotheek) Kies eerst uw eigen school uit de lijst van scholen; u kunt alleen gegevens opvragen van de eigen school. Vul de periode van tot en met in Kies voor een overzicht per jaargroep of per fysieke groep De afhandeling van het opgevraagde overzicht wordt geregeld door bicatwise Reports, zie paragraaf N.B. Vanaf versie worden altijd zowel uitleningen van school als van de bibliotheek geteld, in aparte kolommen. 57 / 59

58 58 / 59