Parochiecentrum Sint-Jan Oppuurs Sint-Amands. permanentie iedere donderdagavond tussen en 20.00u niet op feestdagen en tijdens de vakanties

Transcriptie

1 P C S I N T J A N Parochiecentrum Sint-Jan Oppuurs Sint-Amands Huishoudelijk reglement, gebruiksvoorwaarden en huurtarieven Uitgave januari 2016 Secretariaat: Pastorie Oppuursdorp St.-Amands / Oppuurs tel parochiecentrum.sintjan@gmail.com permanentie iedere donderdagavond tussen en 20.00u niet op feestdagen en tijdens de vakanties Algemene principes Het parochiecentrum wordt beheerd door het centrumcomité. De Algemene Vergadering van de leden-verenigingen wordt geraadpleegd door het Comité in het belang van de goede werking van het parochiecentrum.. De inrichting van het parochiecentrum omvat: 1. Het centrumcafé - vergaderruimte 2. Zaal De Sopper, de zaal met podium 3. De keuken 4. Het bovenzaaltje - vergaderruimte PC St.-Jan / huishoudelijk reglement / ed. jan 13 / blz. 1

2 De verhuring van de lokalen van het parochiecentrum gebeurt op basis van: 1. Vaste tarieven vastgelegd door dit reglement; 2. De drank dient te worden aangekocht in het parochiecentrum; 3. Het rendement van verhuur en verkoop dient te worden aangewend voor de verbetering van de zaal en zijn infrastructuur. De verhuring gebeurt aan: 1. De leden-verenigingen en parochiale werkgroepen die deel uitmaken van de Algemene Vergadering 2. Andere verenigingen of instellingen, individuele initiatiefnemers en privépersonen In principe kan iedereen de parochiezaal huren. De zaal wordt bij voorkeur verhuurd voor vormende activiteiten. Er is ook mogelijkheid tot verhuur voor familiefeesten, recepties, huwelijks-, doop-, communiefeesten, rouwtafels,.. Bestuur 1. Het centrumcomité Het centrumcomité is verantwoordelijk voor de dagelijkse werking van het parochiecentrum. Zij bepaalt de taken van de centrumverantwoordelijke. Zij keurt de aanvragen tot lidmaatschap van de Algemene Vergadering al dan niet goed. Zij kijkt toe op de toepassing van het huishoudelijk reglement. Het centrumcomité vergadert iedere eerste donderdag van de maand, behalve tijdens de vakantieperiodes en op feestdagen. 2. De Algemene Vergadering De Algemene Vergadering bestaat uit de afgevaardigden van de parochiale werkgroepen en de verenigingen die lid zijn van het Parochiecentrum en akkoord gaan met de volgende voorwaarden: Een vereniging kan lid worden: - indien zij akkoord is met dit huishoudelijk reglement; - indien haar werking vooral binnen de parochie plaats vindt en indien zij jaarlijks minimaal twee activiteiten inricht in het parochiecentrum waarbij gebruik gemaakt wordt van de zaal en/of podium en/of keuken, aan de voorwaarden vastgesteld in dit reglement; - indien zij sleutelwaarborg betaalt. PC St.-Jan / huishoudelijk reglement / ed. jan 16 / blz. 2

3 Aanvragen tot lidmaatschap worden ter goedkeuring aan het Centrumcomité voorgelegd. De parochiale werkgroepen zoals de parochieploeg, Sint-Janscomité, catechese, dooppastoraal, ziekenzorg, broederlijk delen en welzijnzorg, zijn zonder voorwaarden lid van het Parochiecentrum. De Algemene Vergadering komt minstens één keer per jaar samen. Afspraken De verenigingen betalen huurgeld aangegeven als ledentarief in de paragraaf Tarieven voor leden van dit reglement. Voor de activiteiten van de parochieploeg, Sint-Janscomité, catechese, dooppastoraal, broederlijk delen en welzijnzorg, wordt geen huurgeld gevraagd. Het drankverbruik en energieverbruik wordt aan iedereen apart aangerekend. Voor iedere activiteit en vergadering moet wel gereserveerd worden op het secretariaat zoals voorzien in het reglement. De verenigingen die lid zijn van de Algemene Vergadering duiden voor iedere activiteit ook een verantwoordelijke aan die: - verantwoordelijk is voor het openen en sluiten van de zaal - verantwoordelijk is voor de goede orde - verantwoordelijk is voor het opmaken van de staat der verbruikte dranken en kleine versnaperingen Voor fuiven moet de organisator ook beroep doen op een security-bedrijf. Uiterlijk donderdag voorafgaand aan deze fuif wordt aan het centrumcomité meegedeeld welk security-bedrijf aangesteld is voor het bewaken van de veiligheid. De sleutel van de zaal wordt pas overhandigd wanneer de security bekend is. Onderhoud van de zaal De huurder zorgt zelf voor de rudimentaire opkuis van de zaal na iedere activiteit: dwz. stoelen en tafels bij elkaar schuiven, de vloer vegen en de toog opruimen. Op deze manier kan het parochiecentrum verder op een vlotte manier onderhouden worden. De opkuis is begrepen in de huurprijs. Deze kan echter niet gegarandeerd worden van zaterdag op zondag. PC St.-Jan / huishoudelijk reglement / ed. jan 16 / blz. 3

4 Reservatie Aanvragen voor reservatie kunnen elektronisch gebeuren via de website. Reserveren kan enkel op het secretariaat van het parochiecentrum, dit op elke donderdagavond van tot 20.00u, behalve tijdens vakantieperiodes en op feestdagen. Iedereen kan de parochiezaal reserveren. Wie eerst is krijgt voorrang. Bij de reservatie betaal je waarborg, tenzij je lid bent van de Algemene Vergadering. Men tekent eveneens een huurcontract. De tarieven worden jaarlijks vastgelegd en bevestigd tijdens de Algemene Vergadering. Bij wijziging van de tarieven worden deze in de afgesloten huurcontracten automatisch aangepast. De huurders die geen lid zijn van de Algemene Vergadering worden hiervan in de loop van de maand maart voorafgaand aan het nieuwe werkjaar verwittigd. Alleen parochiale verenigingen kunnen de parochiezaal reserveren voor fuiven, TD s en bals. De organisatoren moeten een organsatieaanvraag indienen bij de jeugd-, cultuur- en sportdienst van de gemeente. De huurder dient zich ook in regel te stellen met SABAM CVBA, t.a.v. Marc Van Mieghem, Frankrijklei 65 bus2, 2000 Antwerpen, Tel: , agent.antwerpen@ sabam.be Opzegging van het contract met terugbetaling van het voorschot, kan slechts gebeuren uiterlijk 3 maanden voor datum van de activiteit. Nadien blijft de som integraal voor het Parochiecentrum. Uitzonderlijke gevallen kunnen steeds onderzocht worden door het Centrumcomité. PC St.-Jan / huishoudelijk reglement / ed. jan 16 / blz. 4

5 Verhuurperiode Het parochiecentrum is gedurende het hele jaar open behalve tijdens de maand augustus, de vakantieperiode. Het parochiecentrum is in principe iedere dag van de week te huren. Men kan voor een dagactiviteit over de gehuurde zaal, evenals keuken en aanhorigheden, beschikken vanaf 9.00u s morgens tot 6.00 u s anderendaags s morgens. Een andere regeling is mogelijk na afspraak op het secretariaat. Bij het huren dient men rekening te houden met de vaste activiteiten van de parochiële werking die in het centrum doorgaan: 1. De nieuwjaarsreceptie van de parochie (4 de zondag van januari) 2. De parochiefeesten (het weekend van halfvasten) 3. De St.-Jansfeesten (het laatste weekend van juni) Betaling Ten laatste 14 dagen na de ontvangst van de rekening kan de betaling gebeuren op het secretariaat, tijdens de permanentieuren op donderdagavond tussen en 20.00u of door overschrijving op rekening nr van Parochiecentrum St.-Jan, Oppuursdorp 15, 2890 Oppuurs Bijkomende vergoeding Bij het niet-nakomen van dit reglement behoudt het Centrumcomité het recht om een bijkomende vergoeding te vragen, ter compensatie van het geleden verlies of ter grootte van de reële kosten. Alle schade aangebracht aan de gebouwen, het meubilair, de installaties of de beplanting zal op kosten van de huurder hersteld worden. Bij verlies van de sleutel wordt een schadevergoeding gevraagd ter vervanging van alle vier de sloten van het centrum. PC St.-Jan / huishoudelijk reglement / ed. jan 16 / blz. 5

6 Tarieven voor leden van het parochiecentrum Huurprijzen de energiekosten (gas en elektriciteit) worden apart gerekend aan 0.60 /m³ gas en 0.30 /kwh elektriciteit Huurtarief Drank tarief L01 Bestuursvergadering (centrumcafé of bovenzaaltje) L02 Cyclus van minimaal 5 activiteiten zoals computerlessen, kaarten, hobby, (centrumcafé of bovenzaaltje) L03 Bloedgeven (zaal en centrumcafé) L04 Receptie (activiteit zonder winstoogmerk) (zaal, centrumcafé en keuken) L05 Vergadering, gespreks-, hobby-, knutsel-, jeugd-, ontspanningsavond of middag of dansles (zaal, centrumcafé en keuken) L06 Vergadering met koffietafel (zaal, centrumcafé en keuken) L07 Vergadering met maaltijd zoals Ledenfeest, Paas- of Kerstfeest L08 Wafel- of pannenkoekennamiddag L09 Muziek-, dans- of toneelvoorstelling (zaal en centrumcafé) L10 Eéndaags eetfestijn L11 Tweedaags eetfestijn L12 Bal / fuif / TD (enkel verenigingen van Oppuurs) (zaal, centrumcafé) per activiteit PC St.-Jan / huishoudelijk reglement / ed. jan 16 / blz. 6

7 Tarieven voor niet-leden en privé personen Huurprijzen de energiekosten (gas en elektriciteit) worden apart gerekend aan 0.60 /m³ gas en 0.30 /kwh elektriciteit Huurtarief Drank tarief P01 Vergadering (centrumcafé of bovenzaaltje) P02 Receptie zoals babyborrel,... P03 Koffietafel begrafenis P04 Privé-feest (centrumcafé of bovenzaaltje en keuken) P05 Privé-feest (familiefeest, verjaardagsfeest,...) P06 Vergadering, gespreks-, hobby-, knutsel-, jeugd-, ontspanningsavond of middag of dansles (activiteiten en verenigingen of instellingen zonder winstoogmerk) P07 Vergadering, gespreks-, hobby-, knutsel-, jeugd-, ontspanningsavond of middag of dansles (activiteiten en verenigingen of instellingen met winstoogmerk) Volgens afspraak 1/2 Dranktarieven De prijzen van de dranken zijn afhankelijk van de aard van de activiteit. Er zijn 2 tarieven voorzien. De tarieven zijn te bekomen op het secretariaat. Tarief 1 is het gebruikelijke (lage) verbruikerstarief zoals in de horeca gangbaar. Tarief 2 komt grosso modo overeen met de overeengekomen brouwerijtarieven. Alle koude en warme dranken, op uitzondering van de wijnen zullen door het parochiecentrum geleverd worden. Het is niet toegelaten andere koude of warme dranken te schenken dan deze geleverd door het parochiecentrum. Het is ook niet toegelaten bij fuiven, TD s en bals sterke dranken te schenken. De huurder vraagt tijdig aan de centrumverantwoordelijke welke dranken moeten voorzien worden. Bij koffietafels kan de huurder zelf koffie zetten, hiertoe huurt men het koffiezetapparaat van het parochiecentrum. PC St.-Jan / huishoudelijk reglement / ed. jan 16 / blz. 7

8 Er zal bij het einde van de activiteit een staat van de verbruikte dranken en kleine versnaperingen opgemaakt worden (begonnen vaten en flessen worden aangerekend als volledig verbruikt). Deze staat wordt opgemaakt door de verantwoordelijke van de organisator van de activiteit en geverifieerd door de centrumverantwoordelijke. Op basis van deze staat zal de afrekening gemaakt worden. Keuken Bij de tarieven staat steeds aangegeven of het gebruik van de keuken in de huurprijs begrepen is. De volgende afspraken zijn voorgesteld: - Zonder vermelding van keuken: de keuken is afgesloten voor de activiteit, koffie wordt aan de toog genomen; - Keuken: de keuken staat helemaal ter beschikking, met bestek, fornuis en/of frituur. De centrumverantwoordelijke zal bestek en eetgerei voor het gevraagd aantal personen klaarzetten. De gebruikers van de keuken zorgen voor de volledige afwas en zetten alles terug op de voorziene plaats. Het keukenlokaal en de gebruikte toestellen dienen grondig gereinigd te worden door de huurder (ook ovens en kookvuren). De centrumverantwoordelijke zal controle uitoefenen op het eetgerei en op de keuken in haar geheel na gebruik. Al het keukenmateriaal dient altijd in het centrum te blijven. De huurder dient zich te voorzien om eventuele overschotten mee te nemen. Het keukenmateriaal mag hiervoor in geen geval gebruikt worden. Beschadigd en verdwenen eetgerei zal vergoed worden aan de prijs van de nieuwe aankoop. De prijslijst ervan ligt ter inzage op het secretariaat. Algemene bepalingen De sleutel van het parochiecentrum kan verkregen worden op het secretariaat of bij de centrumverantwoordelijke. Voor de dranken, de verwarming en de geluidsinstallatie dient men de centrumverantwoordelijke te raadplegen. Centrumverantwoordelijke Josée Jacobs, Kruisveld 25, Oppuurs, gsm jacobs.jose@hotmail.com PC St.-Jan / huishoudelijk reglement / ed. jan 16 / blz. 8