Model procedure onderzoek en publicatie Proceseigenaar: Hoofd Collectie/ hoofd Publiek Akkoord door: Functie: Datum: <Naam ondertekenaar> 101125 DEF Qmus Model PRO Onderzoek en Publicatie.doc Pagina 1 van 8
1. Doel van het proces Een publicatie uitgeven die de inhoudelijke kennis over de collectie van het museum of over een onderwerp dat een relatie heeft met het museum bij een of meer specifieke doelgroepen overbrengt. De publicatie stemt overeen met de uitgangspunten zoals genoemd in het projectplan met programma van eisen. 2. Definities Algemeen beleidsplan Publicatie projectplan Marketing beleidsplan Promotieplan Document waarin op basis van de visie van het bestuur en de directie van het museum de missie en beleidsdoelen voor een meerjarenperiode uiteen worden gezet. Programma van eisen voor de beheersing van tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie van een publicatie waar een onderzoek aan voorafgaat. Document waarin op basis van het algemeen beleid van de organisatie, de beleidsdoelen ten aanzien van de benadering van doelgroepen voor een meerjarenperiode zijn omschreven. Document waarin het doel van een promotieactie de doelgroep, het programma van eisen (inclusief tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie) van een promotieactie staat omschreven. 3. Functies, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Functie Verantwoordelijkheden Bevoegdheden Directie/MT Hoofd publiek Hoofd collectie/ redacteur Vraag formuleren Budget vaststellen Evaluatie onderzoeksproject adhv projectplan, programma van eisen, verkoopcijfers, kostenen batenanalyse Opstellen projectplan met programma van eisen Bewaken budget Bewaken voortgang van het project volgens plan Bewaken voortgang en resultaat tav vormgeving en productie van publicatie Vaststellen onderzoeks- en publicatiebehoefte Bewaken inhoud van het product Beoordelen concept manuscript Beoordelen vertaling van manuscript Budget bewaken Accorderen, besluiten tot correcties, afwijzen Verbetervoorstellen accorderen en prioriteren Vaststellen maatschappelijke behoefte Voorstellen tot bijstelling/verbetering van de voortgang van het project Voorstellen tot bijstelling/verbetering van het manuscript Bijstellen en corrigeren voortgang en inhoud product 101125 DEF Qmus Model PRO Onderzoek en Publicatie.doc Pagina 2 van 8
Hoofd marketing & PR Hoofd facilitaire zaken Medewerker evenementen Opstellen en uitvoeren promotieplan Opstellen van programma van eisen voor presentatie Uitvoeren promotie-presentatie Budget bewaken Organiseren van de distributie Uitvoeren presentatie van de publicatie Voorstellen tot wijziging in programma van eisen tbv presentatie 4. Overzicht documenten Algemeen beleidsplan Collectie beleidsplan Tentoonstellingsbeleid Marketingbeleidsplan Opdracht tot vaststellen onderzoeksbehoefte Overzicht uit te voeren publicaties Projectplan met programma van eisen Werkinstructie offerte aanvraag Offerte auteur en uitgever Opdrachtovereenkomst auteur Offerte vertaler Opdrachtovereenkomst vertaler Offerte vormgever Opdrachtovereenkomst vormgever Opdracht tot proefdruk Werkinstructie distributie Promotieplan Draaiboek voor de presentatie Evaluatieformulier Evaluatierapport Verkoopcijfers Kosten/batenanalyse 101125 DEF Qmus Model PRO Onderzoek en Publicatie.doc Pagina 3 van 8
5. Stroomschema Onderzoek en Publicatie 1. Vaststellen onderzoeksbehoefte tbv publicatie & tentoonstellingen 2. Definiëren gewenst product 3. Redactie instellen 4. Oriëntatie met auteur, vormgever en uitgever 5. Opdracht voor manuscript 6. Manuscript beoordelen 7. Vertalen 8. Vormgeven 9. Produceren 10. Marketing ontwikkelen & uitvoeren 11. Publicatie beschikbaar stellen (distributie) 12. Presentatie publicatie 13. Eindevaluatie & eindcalculatie 101125 DEF Qmus Model PRO Onderzoek en Publicatie.doc Pagina 4 van 8
6. Toelichting stroomschema 1. Vaststellen onderzoeksbehoefte tbv publicatie & tentoonstellingen Algemeen beleidsplan Collectieplan Tentoonstellingsbeleid Marketingbeleidsplan Opdracht tot vaststellen onderzoeksbehoefte De directie geeft, aan het hoofd collectie opdracht tot het vaststellen van de onderzoeksbehoefte inzake publicatie en stelt het beschikbare budget vast. Het hoofd collectie maakt een inventarisatie van de behoefte en stelt de prioritering in onderwerpen vast. Overzicht uit te voeren publicaties 2. Definiëren gewenst product Overzicht uit te voeren publicaties Het hoofd collectie stelt een publicatie projectplan op, inclusief een programma van eisen. Publicatie projectplan met programma van eisen 3. Redactie instellen Publicatie projectplan met programma van eisen Activiteiten: Het hoofd publiek stelt op basis van het publicatie projectplan een deskundige redactie aan. Deskundige redactie 4. Oriëntatie met auteur, vormgever en uitgever (eventueel vertaler) Projectplan met programma van eisen Werkinstructie offerte aanvraag De redacteur vraagt op basis van het publicatie projectplan bij de gekozen auteur, uitgever en vormgever (en eventueel vertaler) een offerte op voor te leveren dienst. 101125 DEF Qmus Model PRO Onderzoek en Publicatie.doc Pagina 5 van 8
Offerte auteur Offerte uitgever Offerte vormgever Offerte vertaler 5. Opdracht voor manuscript Projectplan met programma van eisen Offerte auteur en uitgever Het hoofd collectie en hoofd publiek stellen een opdrachtovereenkomst met de auteur en uitgever op, waarin de kaders voor het uitvoeren van research en het schrijven van de publicatie staan vermeld. Opdrachtovereenkomst auteur en uitgever 6. Manuscript beoordelen Concept manuscript Opdrachtovereenkomst auteur Werkinstructie redigeren Activiteit De redactie redigeert het aangeleverde manuscript en doet zo nodig voorstellen tot wijzigingen. Het hoofd collectie en hoofd publiek beoordelen het aangeleverde manuscript met wijzigingsvoorstellen. De directie wordt door het hoofd publiek geïnformeerd over de voortgang van het project. De directie accordeert het manuscript. Het hoofd publiek geeft opdracht aan de auteur tot wijzigingen en/of gaat akkoord met het manuscript. Tevens bewaakt hij/zij het in het projectplan opgenomen tijdpad. Definitief manuscript Akkoord voor publicatie/wijzigingsopdracht Voortgangsrapport 7. Vertalen Akkoord publicatie Definitief manuscript Offerte vertaler Opdrachtovereenkomst vertaler 101125 DEF Qmus Model PRO Onderzoek en Publicatie.doc Pagina 6 van 8
Het hoofd collectie en/of de redacteur geven aan een vertaler opdracht tot vertaling van het manuscript. Zij accorderen het vertaalde manuscript of geven opdracht tot het aanbrengen van wijzigingen. Tevens bewaken zij het in het projectplan opgenomen tijdpad. Vertaald manuscript 8. Vormgeving Akkoord publicatie Definitief manuscript Offerte vormgever Opdrachtovereenkomst vormgever Opdracht tot proefdruk Het hoofd publiek beoordeelt de vormgeving van het manuscript en geeft zo nodig aanwijzingen tot correcties. Het hoofd publiek geeft de drukker opdracht tot het produceren van de publicatie. Hij beoordeelt en accordeert de aangeleverde proefdrukken. Vormgegeven manuscript Goedgekeurde proefdrukken 9. Produceren Akkoordverklaring proefdruk De drukker/uitgever produceert de publicatie conform de goedgekeurde proefdrukken. Gerealiseerde publicatie 10. Marketing ontwikkelen & uitvoeren Publicatie Marketing beleidsplan Het hoofd marketing stelt een promotieplan op, inclusief een eventueel te houden evenement, voor de presentatie van de publicatie aan de pers en de stakeholders. De directie accordeert het promotieplan. Promotieplan 101125 DEF Qmus Model PRO Onderzoek en Publicatie.doc Pagina 7 van 8
11. Publicatie beschikbaar stellen (distributie) Lijst met afnemers Werkinstructie distributie Het hoofd facilitaire zaken zorgt voor de distributie van de publicatie. Publicatie verkrijgbaar 12. Presentatie publicatie Promotieplan Publicatie Draaiboek voor de presentatie Het hoofd facilitaire zaken laat de presentatie uitvoeren door de medewerker evenementen. Publicatie verkrijgbaar Publiciteit 13. Inhoudelijke eindevaluatie & eindcalculatie Evaluatieformulier Evaluatierapport Verkoopcijfers Kosten/batenanalyse De directie en MT beoordelen aan de hand van het publicatie projectplan, het evaluatierapport, verkoopcijfers en kosten/batenanalyse de resultaten van de publicatie. Ze accorderen de verbetervoorstellen zoals die in het evaluatierapport zijn opgenomen en stellen de prioritering van de uitvoering hiervan vast. Collectie informatie Publieksbereik Inhoudelijk eindverslag Eindcalculatie Overzicht verbeterpunten 101125 DEF Qmus Model PRO Onderzoek en Publicatie.doc Pagina 8 van 8