Nieuwsbrieven versturen met MailChimp 2014 Captise 17-3-2014
2014 Captise, Tweede Bloksweg 4, 2742 KJ Waddinxveen Versie: 1.0, maart 2014 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd bestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. 2
Inhoud Inleiding... 4 1. Inloggen... 4 2. Nieuwsbrief opstellen... 5 3. Nieuwsbriefgroepen... 10 4. Rapportages... 10 3
Inleiding Sinds januari 2014 maakt Captise Web gebruik van een nieuw nieuwsbrievensysteem, genaamd MailChimp. In dit document volgt een korte instructie hoe het mogelijk is om een nieuwsbrief op te stellen en te versturen. Ook maak je kennis met de andere mogelijkheden van MailChimp (gebruikers importeren, rapportages, etc.) 1. Inloggen Ga naar www.mailchimp.com en log hier in met je aangeleverde gebruikersnaam en wachtwoord. Nadat je bent ingelogd, kom je op onderstaande startpagina terecht (zie afbeelding 1). Dit wordt ook wel het Dashboard genoemd. afbeelding 1: Startpagina MailChimp (Dashboard) Van hieruit heb je de keuze voor 6 opties in het linkermenu: 1. Accountnaam 2. Campaigns (Campagnes) 3. Lists (Lijsten) 4. Reports (Rapporten) 5. Autoresponders 6. Search (Zoeken) Als je op optie 1 (Accountnaam) klikt, komt er een nieuw uitklapmenu tevoorschijn. Hier is het mogelijk om uit te loggen, via de optie Log Out. De overige mogelijkheden bij optie 1 zijn wat minder van belang en worden in deze handleiding niet behandeld. 4
In deze handleiding gaan we vooral in op optie 2 (Campaigns). Ook optie 3 (Lists) en 4 (Responders) worden kort doorgenomen. Zoals je kunt zien is MailChimp dus een Engelstalig programma. 2. Nieuwsbrief opstellen Het opstellen van een nieuwsbrief doe je onder het kopje Campaigns. Nadat je hier in het linkermenu op hebt geklikt, kom je op onderstaand scherm (zie afbeelding 2) terecht. afbeelding 2: Startpagina Campaigns Op deze pagina zie je een overzicht van alle verstuurde nieuwsbrieven. De nieuwsbrief die als laatste verstuurd is, is bovenaan te vinden. Door op de titel van een campagne (elke nieuwsbrief heeft zijn eigen campagnenaam) te klikken, kun je de verzonden nieuwsbrief bekijken. Ook kun je een aantal basisstatistieken bekijken (naar hoeveel personen is de nieuwsbrief verstuurd, door hoeveel procent is de nieuwsbief gelezen en hoeveel keer is er in de nieuwsbrief op een link geklikt). Via View report kun je meer statistieken bekijken en ga je naar de optie Reports uit het linkermenu. Als je op het pijltje naast View report klikt, komt er een uitklapmenu tevoorschijn. Hiermee kun je onder andere de nieuwsbrief kopiëren ( Replicatie ). Nieuwe nieuwsbrief Een nieuwe nieuwsbrief kun je maken door bovenaan op Create Campaign te klikken. Je krijgt dat een keuze voor het type campagne (zie afbeelding 3). Hier kies je vrijwel altijd voor de bovenste optie. 5
afbeelding 3: Type campagne kiezen Vervolgens moet je kiezen naar welke lijst met gebruikers de nieuwsbrief verstuurd moet worden (zie afbeelding 4). Vaak verstuur je de nieuwsbrief eerst naar een testgroep om te kijken of de nieuwsbrief in orde is. afbeelding 4: Nieuwsbriefgroep kiezen Het is hier zelfs mogelijk om de nieuwsbrief naar een selectie uit een nieuwsbriefgroep te sturen. Hiervoor klik je op de optie Send to a new segment in plaats van de optie Send to entire list (dit is de standaardoptie). Je kunt hier nu je eigen selectie maken. Nadat je rechts onderaan op Next hebt geklikt, kom je op het volgende scherm terecht ( Campaign Info ). afbeelding 5: Nieuwsbrief gegevens invullen 6
In dit scherm dien je een aantal gegevens in te voeren: Campagnenaam ( Name your campaign ) Hier vul je de naam van de campagne in (dit is de naam zoals de nieuwsbrief in het systeem wordt opgeslagen) Onderwerp nieuwsbrief ( Email subject ) Hier vul je het onderwerp van de nieuwsbrief in. Het onderwerp is de naam van de nieuwsbrief zoals deze bij de ontvanger binnenkomt. Naam afzender ( From name ) Dit is de naam van de afzender die je ziet bij het ontvangen van de nieuwsbrief. Afzenderadres ( From email address ) Dit is het e-mailadres van de afzender die je ziet bij het ontvangen van de nieuwsbrief. Via Tracking, Social Media en More Options kun je ook nog een aantal andere instellingen doen, maar deze opties zijn niet verplicht en zullen we ook niet behandelen. Door rechts onderaan op Next te klikken, ga je naar het volgende scherm (zie afbeelding 6). Hier dien je een nieuwsbriefsjabloon te kiezen. afbeelding 6: Nieuwsbriefsjabloon kiezen Hier kies je vrijwel altijd voor de optie Saved Templates. Hier zie je namelijk een overzicht van alle nieuwsbriefsjablonen, die speciaal voor de klant zijn opgemaakt. Via de optie Basic kun je ook nog kiezen voor een aantal standaardsjablonen van het systeem. 7
Nadat je op Saved Templates hebt geklikt, krijg je de keuze uit 1 (of soms meerdere nieuwsbriefsjablonen). Klik hier op de optie Select voor het gewenste nieuwsbriefsjabloon (zie afbeelding 7). Je krijgt nu het geselecteerde nieuwsbriefsjabloon te zien. Het nieuwsbriefsjabloon bestaat uit verschillende zones. Deze zones kun je herkennen door met je muis over de nieuwsbrief te navigeren. Je ziet dat er dan een randje om een zone verschijnt met rechtsboven de optie Edit. Door op Edit te klikken, kun je de inhoud van een zone veranderen (zie afbeelding 8). afbeelding 8: Inhoud nieuwsbrief bepalen 8
Je ziet dat er aan de rechterkant een tekstverwerker wordt geopend. Deze tekstverwerker bevat een aantal opties, welke vergelijkbaar zijn met een programma als Microsoft Word. Op deze manier kun je afbeeldingen, linkjes, opsommingstekens, etc aan de tekst toevoegen. Het lettertype, de lettergrootte en de kleuren zijn over het algemeen al door het systeem bepaald. Bij sommige nieuwsbriefsjablonen heb je ook nog een aantal extra mogelijkheden tot het aanpassen van deze lettertypes, lettergroottes en kleuren. Nadat de inhoud van de nieuwsbrief in orde is gemaakt, klik je rechts onderaan op Next. Je krijgt nu een overzicht te zien waarin je als het goed is 8 groene vinkjes ziet (zie onderstaande afbeelding). Deze groene vinkjes betekenen dat de nieuwsbrief klaar is om verzonden te worden. afbeelding 9:De nieuwsbrief is klaar om verzonden te worden In dit overzicht kun je onder andere bekijken naar welke nieuwsbriefgroep de nieuwsbrief verzonden wordt, wat het onderwerp van de nieuwsbrief is en wat de afzender van de nieuwsbrief is. Door bij deze opties aan de rechterkant op Edit te klikken, kun je ook nog diverse wijzigingen doorvoeren. Als de nieuwsbrief verzonden mag worden, klik je rechts onderaan op Send. De nieuwsbrief wordt dan binnen enkele ogenblikken verstuur. Via Schedule kun je bepalen of de nieuwsbrief op een ander tijdstip verzonden moet worden. 9
3. Nieuwsbriefgroepen Als je in het linkermenu op Lists klikt, krijg je een overzicht van alle nieuwsbriefgroepen te zien. Via Create list (zie afbeelding 10), kun je een nieuwe groep maken. afbeelding 10: Overzicht van alle nieuwsbriefgroepen Aan een bestaande nieuwsbriefgroep kun je ook nieuwe personen toevoegen. Dit doe je op het icoon van de persoon met het plusje te klikken. Mocht je meerdere personen tegelijk willen toevoegen, klik je op het icoon met het pijltje en vervolgens op Import. Het is nu mogelijk om personen op basis van bijvoorbeeld een Excel of CSV bestand te importeren. 4. Rapportages Als je in het linkermenu op Reports klikt, krijg je een overzicht van alle verstuurde nieuwsbrieven te zien. Per nieuwsbrief kun je statistieken bekijken door op de titel van de nieuwsbrief te klikken. In deze statistieken kun je bijvoorbeeld zien hoe vaak een nieuwsbrief geopend is, hoeveel keer er op een linkje in de nieuwsbrief is geklikt, hoeveel bouncers de nieuwsbrief had en hoeveel mensen zich na deze nieuwsbrief hebben uitgeschreven (zie afbeelding 11). Uiteraard zijn er nog veel meer statistieken te bekijken. 10
afbeelding 11: Voorbeeld van een nieuwsbrief rapport 11