1.1 Website Mailchimp Inlogveld en gegevens Dashboard van Mailchimp 4

Transcriptie

1

2 Inhoud 1. Inloggen 1.1 Website Mailchimp Inlogveld en gegevens Dashboard van Mailchimp 4 2. Een nieuwsbrief aanmaken 5 Stap 1: Menu campaign 5 Stap 2: Create campaign 5 Stap 3: Kies je adressenlijst 6 Stap 4: Navigeren door de nieuwsbrief 6 Stap 5: Campagne-informatie toevoegen 7 Stap 6: Kies het ontwerp 8 Stap 7: Tekst toevoegen 8 Stap 8: Afbeelding toevoegen 13 Stap 9: Toevoegen van Social media 14 Stap 10: Nieuwsbrief opslaan Een nieuwsbrief testen Een nieuwsbrief verzenden Een nieuwsbrief kopiëren Statistieken van een nieuwsbrief Een nieuwsbrief verwijderen Nieuwe ontvangerslijst maken adressen toevoegen 23 2

3 1. Inloggen 1.1 Website Mailchimp Typ in de internetbrowser (bv. Internet Explorer, Firefox, Google Chrome) de URL: (afbeelding 1) en toets enter. Afbeelding 1 Klik vervolgens op Log in (afbeelding 2): Afbeelding Inlogveld en gegevens Je komt op het scherm dat hieronder staat afgebeeld (afbeelding 3). Hier voer je de Username en het Password in. Vervolgens druk je op de grijze button log in. Je gaat nu naar het dashboard. Afbeelding 3 3

4 1.3 Dashboard van Mailchimp Je komt terecht op het scherm zoals hieronder afgebeeld (afbeelding 4). Dit is het dashboard waar je verschillende gegevens kunt bekijken, zoals gegevens van recente campagnes, de top 5 van verstuurde nieuwsbrieven en het aantal geopende s. In de menubalk kies je welke handeling je wilt doen. Denk aan het maken van een nieuwsbrief of het toevoegen van nieuwe adressen. Afbeelding 4 4

5 2. Een nieuwsbrief maken STAP 1: Menu Campaign Klik in de menubalk op Campaigns (afbeelding 5) Afbeelding 5 Je komt nu in een nieuw venster met een overzicht van de verstuurde nieuwsbrieven (afbeelding 6). Afbeelding 6 STAP 2: Create Campaign Klik op de grijze button Create Campaign (afbeelding 6). Hierna verschijnen vier campagnetypes in beeld (afbeelding 7). Kies altijd de bovenste optie Regular ol campaign. Maak de keuze door te klikken op select. Afbeelding 7 5

6 STAP 3: Kies je adressenlijst Je ziet nu het menu-item Recipients in de grijze menubalk onderaan het venster. Bovenaan zie je de titel To which list shall we send? (afbeelding 8). Je geeft hier aan welke lijst met ontvangers de nieuwsbrief mag ontvangen. Let op dat je hier de juiste adressenlijst selecteert! Kies je voor Send to Segment dan kies je voor een gedeelte van de ontvangerslijst en kies je voor Send to Entire List dan kies je voor de gehele ontvangerslijst. Afbeelding 8 STAP 4: Navigeren door de nieuwsbrief Vanaf het kiezen van de adressenlijst zal het navigeren verder gaan via de navigatiebalk onderaan de pagina (afbeelding 9). Klik op next om naar de volgende pagina te gaan. Mocht je de terug willen naar een vorige pagina. Klik dan op het betreffende onderdeel in de menubalk. Afbeelding 9 6

7 STAP 5: Campagne-informatie toevoegen Op deze pagina stel je onder andere de naam en afzender in van de nieuwsbrief. Dit doe je allemaal bij Campaign info (afbeelding 10). Let op: Het is van belang om deze gegevens goed in te vullen. De ontvanger ziet de meeste informatie namelijk in de nieuwsbrief staan. Afbeelding 10 Op deze pagina (afbeelding 10) staan verschillende invulvelden. De belangrijkste velden zijn: Name your campaign Geef een naam aan de campagne. Dit is alleen zichtbaar in Mailchimp en dus niet voor de ontvangers. Wanneer je vaker nieuwsbrieven verstuurt, dan is het handig om deze campagnenaam in te vullen. subject (dit is een verplicht invulveld om verder te kunnen naar de volgende stap) Geef hier aan wat er in de onderwerpregel van het bericht / de nieuwsbrief moet komen. Dit zien de ontvangers als naam van de nieuwsbrief. From name Geef aan van wie het bericht / de nieuwsbrief afkomstig is (bedrijfsnaam). From adres Geef het adres op van uw bedrijf of diegene die de nieuwsbrief verstuurt. (vb. info@puuridee.nl) Naast deze velden staan 2 opties use Conversations to manage replies en personalize the to: field. Deze hoeven niet aangevinkt te worden! Onder Tracking staan verschillende opties die wel aangevinkt kunnen worden. Wij adviseren om de volgende opties aan te vinken: Track opens Registreert wanneer en hoeveel ontvangers de nieuwsbrief geopend hebben. Track clicks Registreert hoeveel en waarop de ontvangers in de nieuwsbrief hebben doorgeklikt naar bijvoorbeeld een website. 7

8 STAP 6: Kies het ontwerp In het menu-item Template kun je een ontwerp voor de nieuwsbrief kiezen. Mocht je een blanco ontwerp (zelf nog ontwerpen) willen, kies dan voor een basic template (afbeelding 11). Afbeelding 11 Tevens kun je kiezen uit een template die ontworpen is in de stijl van jouw bedrijf. Deze template kun je vinden onder Saved templates (afbeelding 11). Klik op Select om de template naar wens te kiezen. STAP 7: Tekst toevoegen In het venster voor het bewerken van tekst en beeld zie je twee kolommen. In de linker kolom zie je de nieuwsbrief. In de rechter kolom zie je de bewerkingsmogelijkheden (afbeelding 12). Afbeelding 12 8

9 De rechterkolom van dit beeld is opgedeeld in (1) content, (2) design en (3) comments (zie afbeelding 13). - Content: Voor het aanbrengen of wijzigen van tekstblokken/afbeeldingen - Design: Voor het aanbrengen of wijzigen van vormgeving (is niet gebruikelijk tenzij er geen template ontworpen is voor jouw mailingen) - Comments: Dit item hoeft niet te worden gebruikt Afbeelding 13 De verschillende blokken (tekst, afbeelding, social media of video) kunnen stuk voor stuk naar de nieuwsbrief worden gesleept, op de plaats waar bijvoorbeeld een tekstblok of afbeelding moet komen (afbeelding 14). Het systeem geeft de positie aan met behulp van Drop Block here (afbeelding 14). Afbeelding 14 9

10 In de nieuwsbrief kun je deze blokken ook in volgorde verslepen door met de muis op het icoontje met 9 bolletjes te gaan staan en deze te slepen naar de juiste plek (afbeelding 15). Afbeelding 15 Tevens zie je aan de rechterkant van deze grijze balk (afbeelding 15) drie andere iconen. Het potlood, het plusje en het vuilnisbakje hebben de volgende betekenis: - Potloodje: Tekst toevoegen of bewerken. - Plusje: Het blok/onderdeel kopiëren - Vuilnisbakje: Het blok verwijderen Wanneer je op het potloodje klikt, dan verschijnt in de rechter kolom het tekstveld/afbeeldingsveld (afbeelding 16). Hier kun je de gehele tekst toevoegen of aanpassen. Afbeelding 16 10

11 Het tekstblok werkt net als het bijvoorbeeld tekstverwerker Word. De iconen (afbeelding 17) hebben de volgende betekenis: Afbeelding 17 Vetgedrukte tekst ( ) Na het aanklikken van deze knop wordt de daarop getypte tekst vetgedrukt. Ben je klaar met de dikgedrukte tekst, dan klik je wederom op deze knop om de functie uit te schakelen. Heb je al een tekst, dan kun je deze selecteren en na het klikken op deze knop zal deze tekst vetgedrukt worden. Cursieve tekst ( ) Na het aanklikken van deze knop wordt de daaropvolgend getypte tekst cursief. Ben je klaar dan klik je wederom op deze knop om de functie uit te schakelen. Heb je al een tekst, dan kun je deze selecteren en na het klikken op deze knop zal deze tekst cursief worden opgemaakt. Onderstrepen ( ) Na het aanklikken van deze knop wordt de daaropvolgend getypte tekst onderstreept. Ben je klaar dan klik je wederom op deze knop om de functie uit te schakelen. Heb je al een tekst dan kun je deze selecteren en na het klikken op deze knop zal deze tekst onderstreept opgemaakt worden. Link invoegen/wijzigen ( ) Via deze knop kun je een link maken die verwijst naar een andere website, adres of naar een bestand in de vorm van een interne link. Om een link te maken selecteer je eerst het woord of een aantal woorden die als link moeten gaan functioneren. Bij het klikken op de knop Link invoegen/wijzigen volgt een scherm, zie afbeelding 18. Hier maak je een keuze uit link to (website, adres, bestand) en voeg je daarna de locatie (url, adres of bestand) toe. Afbeelding 18 11

12 Afbeelding in de tekst ( ) Via deze knop is het plaatsen van een afbeelding in de tekst mogelijk. Er verschijnt een scherm met de eigenschappen van de betreffende afbeelding. Via de button upload kies je een afbeelding van je computer (afbeelding 19). Met de button select kies je de afbeelding en kunnen de afmetingen worden ingesteld (afbeelding 20). Wanneer alles is aangepast, klik je op de button save & insert image. Op dat moment is de afbeelding in de tekst geplaatst. Afbeelding 19 Afbeelding 20 Wanneer je de afbeelding in de tekst wilt aanpassen, dubbelklik je op de afbeelding en krijg je afbeelding 20 weer in beeld. Zo kun je afbeeldingen blijven aanpassen. Let op: Houd altijd het vakje keep proportions aangevinkt (afbeelding 20). Zo blijft de afbeelding in de juiste verhouding. Genummerde- en opsommingslijst ( ) Via deze knoppen worden genummerde- en opsommingslijsten gecreëerd. Om de lijsten te verwijderen selecteer je de tekst en klik je nogmaals op de knop. 12

13 Tekst kopiëren vanuit Word, internet, enzovoort ( ) Wanneer de tekst rechtstreeks gekopieerd wordt in het tekstvak, bestaat de kans dat de opmaak overgenomen wordt en het ingestelde Mailchimp-lettertype wordt vervangen. Om de opmaak te verwijderen, kan tekst worden gekopieerd via bovenstaande buttons. Je krijgt een invoerscherm waar de tekst in geplakt kan worden (afbeelding 21) klik daarna op ok en de tekst zal zonder verdere opmaak in de mail worden geplakt. Afbeelding 21 De belangrijkste iconen zijn hierboven uitgelegd. In de onderste balk kan de tekst nog worden aangepast qua lettertype, lettergrootte en kan de tekst worden uitgelijnd (afbeelding 22). Afbeelding 22 Wanneer een aangepast blok klaar is, klik je op save & close. Hierna is de tekst opgeslagen. Hetzelfde geldt wanneer je een afbeelding hebt aangepast. STAP 8: Afbeeldingen toevoegen Je kan een afbeeldingsblok toevoegen door deze in het ontwerp te slepen. Wanneer er al een afbeelding in staat, of je wilt een afbeelding toevoegen in het blok, klik dan op het potloodje in de afbeelding. Je krijgt aan de rechterkant een bewerkveld waar de afbeelding kan worden aangepast, vervangen of een link kan worden toegevoegd (afbeelding 23). Afbeelding 23 13

14 STAP 9: Toevoegen van social media Wanneer je bedrijf gebruik maakt van sociale media, kunnen de juiste iconen worden toegevoegd in de nieuwsbrief. Je kunt kiezen uit social share en social follow (afbeelding 24). Social share zijn buttons waarmee de ontvangers van de mailing de nieuwsbrief kunnen delen. Met de social follow buttons kunnen ontvangers jouw social media pagina liken (en dus volgen). Afbeelding 24 Je kunt zelf instellen welke social media je wilt toevoegen. Door de url van je social media toe te voegen en er een naam aan te geven, kun je ze stuk voor stuk toevoegen (afbeelding 25). Met het dropdownmenu kun je aangeven welke social media je nodig hebt. Wanneer er teveel iconen in de lijst staan, klik je op het minnetje en zullen de iconen verdwijnen. Wanneer je klaar bent, klik je op save & close. Afbeelding 25 14

15 STAP 10: Nieuwsbrief opslaan Wanneer de nieuwsbrief af is, of je wilt er een andere keer mee verder, ga dan naar save and exit en klik op campaigns (Afbeelding 26). De nieuwsbrief wordt opgeslagen in het hoofdmenu en is daar ook terug te vinden. Afbeelding 26 15

16 3. Een nieuwsbrief testen Wanneer een nieuwsbrief klaar is om te versturen, is het tijd voor de testfase. Je kunt een testmail sturen naar een of meerdere personen of een testscherm openen door preview and test aan te klikken (afbeelding 27). Je ziet een dropdownmenu waarbij je kunt kiezen voor de testmail (send a test ) of het testscherm (enter preview mode). Afbeelding 27 De testmail kan worden verstuurd naar je eigen adres of dat van anderen door de e- mailadressen te scheiden met een komma. De testmail wordt binnen enkele minuten verstuurd naar de opgegeven adres(sen). Het testscherm opent zich in hetzelfde scherm. Houd een stappenplan aan om ervoor te zorgen dat er geen fouten in de nieuwsbrief zitten: - Controleer de tekst op spel- en typefouten - Controleer alle linkjes - Controleer de naam van de nieuwsbrief - Controleer het adres Wanneer je bovenstaande hebt gecontroleerd en de nieuwsbrief is goedgekeurd, dan kan de nieuwsbrief worden verzonden. 16

17 4. Een nieuwsbrief verzenden De nieuwsbrief is klaar en kan worden verzonden. Doorloop alle stappen nog eens goed met behulp van de navigatiebalk en check op de juiste instellingen en spel- en taalfouten (afbeelding 28). Afbeelding 28 Wanneer alles gecheckt is, kun je op confirm klikken (afbeelding 28). Je krijgt een laatste check. Als het goed is, staan alle vinkjes op groen. Er kan een onderdeel tussen staan met een geel uitroepteken (afbeelding 29). Als dit bij de social cards is, dan is dit niet erg en kan de nieuwsbrief gewoon verzonden worden. Staat het uitroepteken op een andere plek? Dan heeft mailchimp een relevante fout aan. Bij de foutmelding staat wat er aan de hand is en wat er moet gebeuren om het op te lossen. Afbeelding 29 Klik op send. Wanneer alles goed is ingesteld, krijg je een high five in beeld. Dit betekent dat de nieuwsbrief is verzonden is. Je kan een bericht ook versturen op een later tijdstip door op schedule te klikken. Hier vul je de datum en het tijdstip in en mailchimp zal de nieuwsbrief daarna automatisch versturen. 17

18 5. Een nieuwsbrief kopiëren Je hebt een nieuwsbrief gemaakt en wilt dezelfde template weer gebruiken. Dan ga je naar het hoofdmenu (klikken op aapje) en kiest voor campaigns. Je klikt dan achter, de desbetreffende mail, op replicate. De mail wordt gekopieerd en komt bovenaan in de lijst te staan met copy achter de naam (afbeelding 30). Afbeelding 30 Je kunt nu weer vanaf de verzendlijst beginnen zoals beschreven in hoofdstuk 2 Nieuwsbrief aanmaken. Onder Setup staan de instellingen zoals ze in de vorige waren ingesteld. Deze kunnen worden veranderd naar de nieuwe situatie. 18

19 6. Statistieken van een nieuwsbrief Je hebt een nieuwsbrief verstuurd, maar je wilt graag weten hoe vaak deze is geopend, hoeveel er is doorgeklikt en wie zich eventueel hebben uitgeschreven. Door in het hoofdmenu campaigns achter de desbetreffende nieuwsbrief op view report (afbeelding 30) te klikken, krijg je een uitgebreide pagina met statistieken. Op de pagina staan verschillende gegevens, zoals: - Aantal ontvangers; - Aantal nieuwsbrieven geopend; - Aantal uitgeschreven ontvangers; - Welke ontvangers de nieuwsbrief hebben geopend (en hoe vaak); - Op welke tijdstippen de nieuwsbrief is geopend; - Welke link het meest is aangeklikt; - Enz. Tevens zijn de gegevens terug te vinden in de gegevens van Google Analytics, mits je deze heb geactiveerd tijdens het instellen van je nieuwsbrief (onder setup, afbeelding 31). Afbeelding 31 19

20 7. Nieuwsbrief verwijderen Een nieuwsbrief kan worden verwijderd door de desbetreffende mail aan te vinken en te klikken op delete. In het hoofdmenu klik je op campaigns waar je alle nieuwsbrieven kan vinden. Deze button is alleen zichtbaar als een nieuwsbrief is geselecteerd (afbeelding 32). Afbeelding 32 Type DELETE en verwijder de nieuwsbrief. 20

21 8. Nieuwe ontvangerslijst maken Voor het maken van een lijst met adressen ga je naar de pagina lists (afbeelding 33) in het hoofdmenu. Op deze pagina vind je alle gemaakte lijsten met ontvangers. Deze lijsten zijn volledig naar wens in te delen. Bijvoorbeeld: klanten, fabrikanten, leveranciers. Of denk aan: mannen, vrouwen. De namen van de lijsten kies je zelf bij het invoeren. Afbeelding 33 Je maakt een nieuwe lijst aan door te klikken op create list (afbeelding 34). Afbeelding 34 Vul de volgende gegevens in: List name: de naam van de nieuwe lijst. Deze naam is nergens zichtbaar en puur voor je eigen administratie bedoeld. Default from Het adres van de afzender/het bedrijf Default from name: De naam van de afzender/het bedrijf Remind people how the got on your list: Geef hier aan waarom de ontvanger de nieuwsbrief ontvangt. Staat het geregistreerd in het klantenbestand, is het vanwege een actie, heeft men zich ingeschreven voor een bepaalde ontvangerslijst? Dit is verplicht om aan te geven, omdat je mensen niet ongewenst mag en. Contact information for this list: Hier vul je de adresgegevens in van je bedrijf waar de ontvangers contact mee kunnen opnemen. 21

22 Wanneer bovenstaande is ingevuld, zal de nieuwe lijst gevuld moeten worden met adressen (afbeelding 35). Afbeelding 35 Dit kan op verschillende manieren, maar de gemakkelijkste manier is via een Excellijst. Je volgt onderstaande stappen: Stap 1: Klik op import subscribers Stap 2: Kies de passende manier van uploaden (hieronder gaan we verder met Excel). Stap 3: Kopieer de kolommen uit je Excellijst en plak ze in onderstaand tekstvak. Stap 4: Klik op import list Stap 5: Geef nu iedere kolom de juiste naam ( adres, voornaam, achternaam, enz.). Stap 6: Klik op opslaan Stap 7: Nu zie je alle geselecteerde mailadressen in de juiste map staan. 22

23 9. adressen toevoegen Het toevoegen van nieuwe adressen kan op verschillende manieren. Je kiest in het hoofdmenu (afbeelding 33) voor lists. Afbeelding 33 Daarna kies je de map waarin je nieuwe adressen wilt toevoegen (afbeelding 34). Afbeelding 34 Wanneer je de juiste map hebt aangeklikt, zie je de lijst met al toegevoegde adressen. Door op ad subscriber te klikken, kun je kiezen voor twee opties: 1. Add a subcriber: je kan per keer één persoon toevoegen 2. Import subscriber: je voegt meerdere personen toe via een excel lijst Optie 1 wordt hieronder verder uitgelegd in een stappenplan. Optie 2 staat in hoofdstuk 8 Nieuwe maillijst maken uitgelegd vanaf het stappenplan. Stap 1: Klik op add subscribers Stap 2: Klik op add a subscriber 23

24 Stap 3: Voer het adres in en een eventuele voor- en achternaam. Stap 4: Vink het hokje This person gave me permission to be added to my list aan. Stap 5: Klik op subscribe op om te slaan. Op deze manier kun je enkele personen toevoegen in het adressenbestand. Voor meerdere personen is het aan te raden om via een excelbestand de adressen te uploaden. 24