Jaarverslag 2010 Januari 2011 Utrecht
Inhoudsopgave Leeswijzer 3 Voorwoord 4 1 Beleid en Management 5 2 Inspectie 6 2.1 Reguliere inspectiecyclus 6 2.2 Nieuwegein 7 2.3 Invloed op concernbrede ontwikkelingen bij gemeente Utrecht 7 2.4 Digitaal depot 8 3 Archieven 9 3.1 Archiefbeheersysteem 9 3.2 Acquisitie 9 3.3 Inventarisatie 12 3.4 Indicering 16 3.5 Materiële verzorging 19 3.6 Depotbeheer 19 3.7 Reproductie 20 3.8 Archiefbank 21 4 Collecties 22 4.1 Restauratie en conservering 22 4.2 Beeldmateriaal 22 4.3 Bibliotheek 24 4.4 Fotografie 26 5 Publiek & Presentatie 27 5.1 Studiezalen 27 5.2 Bruiklenen 31 5.3 Tentoonstellingen 32 5.4 Educatie 32 5.5 Publieksactiviteiten en evenementen 34 5.6 Tijdtripper 36 5.7 Winkel 36 5.8 Website 36 6 Communicatie & Marketing 38 6.1 Bezoekcijfers 38 6.2 Externe communicatie 39 6.3 Projecten 41 6.4 Vrienden van Het Utrechts Archief 41 6.5 Relaties en samenwerkingsverbanden 42 6.6 Interne communicatie 42 7 Publicaties 43 8 Bedrijfsvoering 44 8.1 Facilitair Beheer 44 8.2 Post-en Archiefzaken 46 8.3 Financiële administratie 46 8.4 ICT 47 8.5 Verhuur en reserveringen 47 2
9 Personeel 49 9.1 Personeelsbezetting 49 9.2 Flexibele arbeidsvoorwaarden 51 9.3 Ziekteverzuim 51 9.4 Arbeidsomstandigheden 52 9.5 Vorming en scholing 52 9.6 Ondernemingsraad 52 Lijst van medewerkers 53 Leeswijzer Voor u ligt het jaarverslag van 2010. Voorafgegaan door een korte samenvatting in het Voorwoord, geeft het in de hoofdstukken 2 t/m 5 per afdeling (Inspectie, Archieven, Collecties, Publiek & Presentatie) een overzicht van de werkzaamheden, de betrokken medewerkers, de speerpunten en de resultaten. Het geheel wordt besloten met een verslaglegging van de organisatiebrede en ondersteunende afdelingen op het gebied van Communicatie & Marketing (6), Publicaties (7), Bedrijfsvoering (8) en Personeel & Organisatie(9). 3
Woord vooraf Utrecht en zijn bewoners hebben samen een rijke geschiedenis. Sporen ervan zijn herkenbaar in onze directe omgeving, in landschappen, bebouwing, objecten. Gelukkig is in de loop der eeuwen ook veel vastgelegd en bewaard, getuige de 26 kilometer archieven en collecties die Het Utrechts Archief beheert. Wij koesteren dit collectief geheugen van stad en land met grote zorgvuldigheid en willen dit op allerlei manieren toegankelijk maken voor iedereen die 'iets te zoeken heeft' in Utrecht. Het jaar 2010 stond dan ook in het teken van duurzaam denken, toekomstbestendig maken en publieksgericht werken. Behoud en beheer van collecties en archieven, evenals verwerving van nieuwe aanwinsten, zijn daarin onlosmakelijk met elkaar verbonden. Deze vervolgens optimaal toegankelijk maken, is de kroon op het werk. Het werven en stimuleren van publiek beschouwen we als bijzondere opdracht. Immers, mensen die kennis maken met het verleden, zien ook hoe het hedendaags bestaan van historische betekenis kan zijn. Hieraan een bijdrage te mogen leveren, is wat ons inspireert. Dat 'geschiedenis dichtbij' steeds meer mensen aanspreekt, blijkt uit de ruim 20.000 bezoekers die in 2010 onze tentoonstellingen en activiteiten bezochten. Net als in voorgaand jaar betekent dit een groei van 20%. Ook het digitale bezoek is toegenomen tot meer dan 1,5 miljoen unieke bezoekers die samen 37 miljoen webpagina's openden en daarbij bijna 140 miljoen hits maakten. Gemiddeld gingen ze 8,5 minuut op zoek in de vele databanken die online zijn te raadplegen. Tijdens verbouwing van de locatie Alexander Numankade die nog tot medio 2011 zal duren streven we naar continuering van de dienstverlening. Dit kon worden gerealiseerd door tijdelijke verplaatsing van de studiezaal originelen naar een andere locatie, Bloeyendael. Hier kon met een aangepaste aanvraagprocedure en een dagelijks transport van en naar het depot veel onderzoek voortgezet worden. Naar verwachting kunnen we najaar 2011 weer onze intrek nemen in een geheel gerenoveerde locatie. Deze complexe situatie onderstreepte het belang van digitale toegankelijkheid en online beschikbaarheid van archieven en collecties. Digitalisering van archiefstukken en 'scanning on demand' werden daarom versneld ingezet, waarmee ook de implementatie van de Archiefbank in 2010 kon worden gerealiseerd. Met de ontwikkeling van een digitale studiezaal (24/7) kunnen we preciezer aansluiten bij de wensen van huidige en nieuwe archiefgebruikers. Deze ontwikkeling maakt het mogelijk om veel onderzoek vanuit huis te doen, in plaats van een bezoek aan de studiezaal. De effecten hiervan waren in 2010 al merkbaar in het teruglopend aantal fysieke bezoeken aan beide studiezalen. De Archiefbank biedt tevens de mogelijkheid om het beheer van de collectie te verbeteren. Eenmaal gedigitaliseerde archieven zullen alleen nog bij hoge uitzondering uit het depot gehaald worden. Het Utrechts Archief houdt van samenwerken. Ook in 2010 maakten we met culturele collega's mooie belevenissen mee. De Blind Date! tijdens Uitfeest (12 september) resulteerde in een spannende co-productie met Theater Kikker, waarbij archief- en collectiestukken theatermakers inspireerden tot uniek spel. Tijdens het Festival No Label (29 t/m 31 oktober) bracht het collectief Born Digital mediakunstenaars uit binnen en buitenland samen met het archief. Deel uitmakend van de Utrechtse Musea werkte het archief nauw samen met de museumcollega s van het Museumkwartier op het vlak van collectieve positionering. Met ingang van 2011 zal een gezamenlijk logo worden gevoerd en zullen de activiteiten van de deelnemende musea via een gezamenlijke website makkelijker vindbaar zijn. Het Utrechts Archief weet zich al vele jaren omringd door een kring van enthousiaste vrienden en vrijwilligers. In 2010 gaf een nieuw bestuur van de vriendenstichting De Utrechtse Vriendschap een stevige impuls aan een nieuw programma en een wervingscampagne. De huidige politieke omwenteling, de aangekondigde rijksbezuinigingen en decentralisatie van rijkstaken hebben ongetwijfeld hun effect op de toekomst van cultureel erfgoed. Ook al tonen archieven als geen ander hoe dingen van voorbijgaande aard kunnen zijn, ze maken ook zichtbaar hoe de kleinste maatschappelijke bewegingen bepalend kunnen zijn voor de toekomst. Daarom is het van groot belang dat archieven hun werk blijven doen, met overtuiging en passie, zodat de tijd ons kan leren. 4
1 Beleid en Management 1.1 Algemeen bestuur Het Algemeen Bestuur van Het Utrechts Archief bestond in 2010 uit: Dhr. Aleid Wolfsen (voorzitter) Dhr. Vincent van der Burg (vicevoorzitter) Dhr. Kasper Driehuijs Dhr. Harm Janssen Dhr. Floris de Gelder Mw. Irmgard Broos (Adviseur Provincie) Met ingang van 21 juni werden de heren De Gelder en Janssen namens de gemeente opgevolgd door respectievelijk mw. Mirjam de Rijk en dhr. Frits Lintmeijer. De heer Martin Berendse trad m.i.v. 4 oktober toe tot het bestuur namens het rijk. Het bestuur vergaderde in 2010 vier maal, op 29 maart, 21 juni, 20 september en 6 december. 1.2 Management Team Het Management Team van Het Utrechts Archief bestond in 2010 uit: Mw. Saskia van Dockum (directeur) Dhr. Erik Tigelaar (adjunct-directeur, hoofd Collecties) Dhr. Kaj van Vliet (Rijksarchivaris & hoofd Archieven) Mw. Joyce Pennings (hoofd Publiek & Presentatie) Dhr. Fred Dalhuisen (hoofd Bedrijfsvoering) Naast de tweewekelijkse MT-vergaderingen werd tweemaal een tweedaagse beleidsessie gehouden op 12/13 april (Vught) en 4/5 oktober (Leusden). Hierin werd o.m. het besluit (voor)genomen om het Management Team met ingang van 2011 in omvang te verkleinen en tevens enkele organisatie-onderdelen te herschikken. Eind 2010 werd dit voorstel door de OR goedgekeurd, zodat met per 1 januari 2011 de huidige organisatiestructuur zal bestaan uit de afdelingen Inspectie en Archiefbeheer (inspectie, inventarisatie & acquisitie, indicering, digitalisering & fotografie, materieel- en depotbeheer, restauratie), Publiek en Collecties (bibliotheek, studiezalen, website, educatie, exposities en beeldmateriaal) en Bedrijfsvoering (Facilitair, Financien, ICT, secretariaat, receptie). P&O en Communicatie & Marketing vallen direct onder de Directie. Nevenfuncties en lidmaatschappen - Saskia van Dockum: voorzitter Stichting Utrechts Museumkwartier; voorzitter Stichting Archeologische Monumentenwacht; commissaris RAAP BV; bestuurslid van de Maatschappij voor Handel en Nijverheid, departement Utrecht; bestuurslid Museumkwartier Slot Zeist - Kaj van Vliet: bestuurslid Kring van Utrechtse archivarissen, redactielid Tijdschrift Oud-Utrecht, redactielid Sleutels tot de Utrechtse geschiedenis - Erik Tigelaar: lid van de Commissie straatnaamgeving van de gemeente Utrecht - Joyce Pennings: redactielid Tijdschrift Oud-Utrecht 5
2 Inspectie Hoofd Jeroen van Oss (tot 1 november) Bernard Mantel (waarnemend vanaf 1 november) Medewerkers Marjo Barthels, Aat in t Hout, Bernard Mantel Per 1 november heeft Jeroen van Oss afscheid genomen als hoofd inspectie en gemeentearchivaris. In zijn plaats is Bernard Mantel benoemd als waarnemend gemeentearchivaris in afwachting van een definitieve invulling van de vacature. Bijdragen aan transparantie en good governance Transparantie en good governance van het gemeentebestuur zijn gebaat bij gedegen informatie- en archiefbeheer. Het Utrechts Archief draagt bij door archiefwettelijk toezicht en expertise op het gebied van analoog en digitaal archiefbeheer. Doelstellingen 2009-2012 1. Alle inspectiepunten bij de gemeente, de regiopolitie en de gemeenschappelijke regelingen zijn in 2012 eenmaal geïnspecteerd volgens de nieuwe methode, gericht op good governance, kwaliteitszorg en risicomanagement. 2. Het Utrechts Archief adviseert het college bij concernbrede ontwikkelingen op het gebied van (digitaal) informatie- en archiefbeheer. 3. In 2012 zijn vijf nieuwe tools (bijvoorbeeld een leidraad substitutie, een instrument voor een self assessment etc.) voor de archiefvormers opgesteld en op een bij de doelgroep passende wijze gepresenteerd. 4. In 2012 heeft Het Utrechts Archief een operationeel digitaal depot voor born digital en gedigitaliseerde documenten en zijn vijf typen digitale aanwinsten verworven, opgenomen in het preserveringsregime, toegankelijk gemaakt en aan het publiek beschikbaar gesteld. 2.1 Reguliere inspectiecyclus De inspectiepunten worden in een vaste cyclus van vier jaar geïnspecteerd. Tussentijds wordt in een followup bezoek gepeild hoever het met de opvolging van de aanbevelingen staat. In 2009 is een nieuwe cyclus van inspecties gestart. Van de gemeente Utrecht liepen van de elf gestarte inspecties negen door in het eerste kwartaal van 2010. De inspectie van Bestuur Regio Utrecht startte eind 2010. Inspectiepunten Gemeente Utrecht, gestart in 2009: Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling (afgerond in 2010) Bestuurs- en concerndienst (afgerond in 2010) Gemeentelijke Ombudsman Utrecht (afgerond) Gemeentelijke Brandweer Utrecht (afgerond in 2010) Geneeskundige en Gezondheidsdienst (afgerond in 2010) Centraal Museum, follow up (afgerond in 2010, eindgesprek volgt in 2011) Stadsontwikkeling, follow up (afgerond in 2010, eindgesprek volgt in 2011) Wijken, follow up (afgerond in 2010) Stadswerken (afgerond in 2010) Inspectiepunten Gemeente Utrecht, gestart in 2010: Griffie Inspectiepunten Gemeenschappelijke Regelingen, gestart in 2009: Facilitaire Dienst Utrechtse Recreatieschappen (Recreatie Midden Nederland) (Afgerond in 2010) Regiopolitie, monitoren (af te ronden in 2011) 6
Sinds 1 mei 2009 verzorgt de eenheid Inspectie ook de inspectietaak voor Archief Eemland. Daardoor ontstond er ruimte voor uitbreiding van 0,8 FTE. Deze is per 1 oktober 2009 ingevuld met de komst van Bernard Mantel in de functie van inspecteur. Sindsdien zijn de volgende inspecties bij inspectiepunten van Archief Eemland gestart: Inspectiepunten Archief Eemland, gestart in 2009 en doorlopend in 2010 en gestart in 2010: Gemeente Soest (Voormalige) gemeentelijke brandweer gemeente Amersfoort Gemeente Amersfoort, Concernstaf Gemeente Renswoude (afgerond in 2010) Gemeente Baarn Gemeente Leusden Gemeente Amersfoort, Sector Ontwikkeling en Beheer BEL-Combinatie, Gemeentelijk apparaat van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. In samenwerking met Streekarchief Gooi- en Vechtstreek (Afgerond in 2010) Gemeente Woudenberg 2.2 Nieuwegein In het verslagjaar werden de onderhandelingen over een dienstverleningsovereenkomst met gemeente Nieuwegein succesvol afgerond. De overeenkomst werd op 22 november door burgemeester C. de Vos van Nieuwegein en de bestuursvoorzitter van Het Utrechts Archief A. Wolfsen ondertekend. Vanaf 1 januari 2011 voert Het Utrechts Archief de archiefwettelijke taken van gemeente Nieuwegein uit, zoals het beheer van de overgebrachte archieven en de informatievoorziening daaruit, alsmede het archiefwettelijk toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archieven. In 2011 zal daartoe een plan worden gemaakt. Vanaf januari 2011 worden in een aantal etappes de archieven van gemeente Nieuwegein bij Het Utrechts Archief ondergebracht. Voor de onderzoekers is dat een verschil: ze zullen zich tot een andere organisatie moeten wenden. Daar staat tegenover dat de openingstijden veel ruimer kunnen zijn dan in Nieuwegein het geval was. Aangezien Nieuwegein vanaf eind 2011 volledig digitaal gaat werken, biedt de samenwerking ook de mogelijkheid om te onderzoeken hoe in de toekomst overbrenging van digitaal archief in zijn werk zal gaan. Er ontstaat ondermeer de mogelijkheid om de archiefvorming bij de gemeente zodanig in te richten dat het archief moeiteloos kan worden opgenomen in het e-depot. 2.3 Invloed op concernbrede ontwikkelingen bij gemeente Utrecht Het koersdocument van augustus 2009 is begin 2010 bijgesteld en aan de orde geweest bij een aantal zogenaamde treintjessessies. Deze bijeenkomsten met betrokkenen van Servicecenter Informatievoorzieningen, Servicecenter DIV en informatie-adviseurs van de gemeenten waren bedoeld om de ontwikkelingen te schetsen en waar nodig bij te stellen. De inspectie is bij deze sessies aanwezig geweest en heeft daar zijn inbreng gehad. De archiefinspectie was ook betrokken bij de bijeenkomsten om een proof of concept vast te stellen, waarbij de noodzakelijke functionaliteiten van het nieuwe DMS worden ontwikkeld. In het kader van het papierarm werken in het nieuwe stadskantoor had de gemeente het voornemen een Servicehuis DIV in te richten waarin, buiten het stadskantoor, de papieren informatiestroom verwerkt en gedigitaliseerd zou worden. De inspectie heeft in samenwerking met de provinciale archiefinspectie een vooronderzoek gedaan naar het beoogde pand. Inmiddels is heeft de gemeente op dit punt een andere koers ingezet en is de inrichting van een servicehuis DIV voorlopig bevroren. Eind 2009 is de inspectie gevraagd door de Interne Auditafdeling van de gemeente Utrecht om een inhoudelijke bijdrage te leveren aan een audit van de archieffunctie bij de gemeente. Dit onderzoek is een laatste vervolg op het rapport Gaten in het geheugen uit 2004 en de reacties van de gemeente daarop. In 2009 heeft de Raad verzocht om een definitief onderzoek op grond van artikel 23a Gemeentewet. 7
Vanaf januari 2010 heeft de afdeling inspectie meegewerkt aan het onderzoek en alle versies van het auditrapport becommentarieerd. De conclusies waren niet gunstig voor de werkwijze ten aanzien van de informatievoorziening bij de gemeente Utrecht. Op 5 november is het rapport, samen met het jaarverslag van de gemeentearchivaris over 2009 besproken in de wethoudersstaf met verantwoordelijk wethouder dhr. J. Kreijkamp. Deze heeft besloten de bespreking van auditrapport en jaarverslag in College en de Raad uit te stellen totdat er een uitgewerkt plan van aanpak ligt. 2.4 Digitaal depot Na afronding van de pilot Gemeenschappelijke digitale depotvoorziening voor RHC s met Het Nationaal Archief is de werkgroep 'Applicatie e-depot' uitgebreid met een vertegenwoordiging van het Gelders Archief, naast de overige deelnemers Nationaal Archief, Zeeuws Archief en Noord-Hollands Archief. Na het vertrek was Jeroen van Oss (Het Utrechts Archief) als voorzitter van de werkgroep heeft Klaartje Pompe (Noord- Hollands Archief) de voorzittersrol overgenomen. Parallel aan de werkgroep 'Applicatie e-depot' hebben de RHC s een werkgroep organisatie in het leven geroepen, die onderzoek heeft gedaan naar de organisatorische effecten die de invoering van een e-depot bij de RHC s en het Nationaal Archief zal hebben. De instelling van een werkgroep 'financiën' is aangekondigd, maar nog niet van start gegaan. Deze werkgroep zal onderzoeken wat de financiële consequenties van een e-depot zullen zijn, waarmee ook kengetallen worden opgeleverd over de kosten van het bewaren van digitaal materiaal. De werkgroep 'applicatie' is een aantal keren bijeen geweest en heeft op basis van enkele testsessies een rapport geschreven, dat in januari 2011 aan de directeuren van de RHC s zal worden gepresenteerd. Het doen van tests werd in de praktijk nogal gehinderd door verbindingsproblemen die met inzet van de ICTafdelingen van het Nationaal Archief en Het Utrechts Archief met moeite konden worden opgelost. Daardoor was het niet mogelijk om te testen met grotere bestanden. Inmiddels is de e-depot-applicatie zo ingericht dat er een multi-tenant structuur is ontstaan. Binnen iedere tenant kan elke instelling haar eigen look and feel inrichten. Op dit moment is dit nog niet overal doorgevoerd. Een ander aspect wat nog nader is te onderzoeken is de vraag waar het inhoudelijke beheer van de archieven wordt neergelegd. Aanvankelijk zou dit binnen het e-depot zelf plaatsvinden, maar inmiddels is door het Nationaal Archief gekozen dit aspect uit te voeren binnen de bestaande archiefbeheerssystemen. Deze optie heeft ook de voorkeur van de RHC s. Aan de leveranciers van de archiefbeheerssystemen van de RHC s, De Ree Archiefsystemen (MAIS-Flexis) en DeventIT (Atlantis) is aan het eind van het jaar opdracht gegeven te onderzoeken op welke wijze er koppelingen zijn te maken tussen het e-depot en de beide archiefbeheerssystemen. Resultaten van dit onderzoek worden in januari 2011 verwacht. Het rapport was niet onverdeeld gunstig over de samenwerking van de RHC s met het Nationaal Archief. De communicatie over het beschikbaar worden van nieuwe releases van de software was in de ogen van de werkgroepleden niet optimaal. Desondanks is veel voortgang geboekt in de ontwikkeling van de applicatie. De directeuren van de RHC s zullen in januari 2011 een beslissing nemen over de voortzetting van het project en de samenwerking met het Nationaal Archief. 8
3 Archieven Hoofd Medewerkers Archiefbeheer: Acquisitie: Inventarisatie: Indicering: Materiële verzorging: Depotbeheer: Reproductie: Project Archiefbank: Kaj van Vliet Roosje Keijser, Theo van de Sande, Annelot Vijn (applicatiebeheerder MAIS-Flexis) Roosje Keijser, Jellie van der Meulen, Theo van de Sande, Floortje Tuinstra Kees van Kalveen (onbezoldigd), Roosje Keijser, Huib Leeuwenberg (onbezoldigd), Jellie van der Meulen, Gert Jan Röhner (vanaf mei 2010 onbezoldigd), Mariëtte Rommers, Theo van de Sande, Floortje Tuinstra Hanneke Blijham (tot september 2010), Anja Grimminck, Albert Hogeweij, Martine van der Kaa (tot juli 2010), Irma Klaver, Tina Macht, Joyce Pennings (vanaf juli 2010), Josien Persoon (vanaf augustus 2010 onbezoldigd), Peter Pouwels, Theo van de Sande, Herma Westra. Wilma Broeks, Anja Grimminck, Gerda Leemans (vanaf juli 2010), Miny Obbens, Edwin Stolp Wilma Broeks, Edwin Stolp Mariëtte Rommers Kaj van Vliet (projectleider), Annelot Vijn, Mariëtte Rommers, Evert Jan Regterschot, Sigrid de Grave, Anne Houk de Jong, Erik Tigelaar, Jeroen van Oss (tot november 2010), Joyce Pennings (tot juli 2010) 3.1 Archiefbeheersysteem Vaste werkzaamheden Beheren van de applicatie en de gegevens van het archiefbeheersysteem MAIS-Flexis Informatie verstrekken aan de afdelingen Archieven, Publiek & presentatie, Inspectie en de rijks- en gemeentearchivaris Onderhouden van procedures en formulieren Deelnemen aan het gebruikersoverleg van MAIS-Flexis Deelnemen aan het applicatiebeheerdersoverleg van MAIS-Flexis Bijzondere werkzaamheden in 2010 Verzamelen en registreren gegevens auteursrecht Omzetten toegangen naar EAD-format Inrichten uitvoer thematoegangen Voorbereiden en implementeren uitleenprioriteiten en uitleenmomenten Implementeren MAIS-Flexis versie 5.3 en 6.1 Deelname applicatiebeheerder aan het driedaagse congres van de ECA in Geneve (april 2010) Daarnaast heeft de applicatiebeheerder in 2010 een belangrijke bijdrage geleverd aan het project E-depot (zie afd. Inspectie), het project Archiefbank (zie afdeling Archieven, Reproductie), de conversie van Notaris naar MAIS-Flexis en de conversie van Genlias-bestanden naar MAIS-Flexis (zie afdeling Archieven, Indicering). 3.2 Acquisitie Verwerving archieven gemeente Utrecht Acquisitie bereidt de overbrenging voor van archiefbestanden van beheerseenheden van de gemeente Utrecht, de politieregio Utrecht en gemeenschappelijke regelingen met Het Utrechts Archief als 9
bewaarplaats. Zij begeleidt en controleert de bewerking van deze bestanden door de archiefvormers en voert met hen overleg over de voorwaarden in de verklaring van overbrenging. Acquisitie beoordeelt aanvragen voor het verlenen van een machtiging voor vernietiging van archiefbescheiden van beheerseenheden van de gemeente Utrecht, de politieregio Utrecht en gemeenschappelijke regelingen met Het Utrechts Archief als bewaarplaats. In verband met de bouw van het nieuwe Stadskantoor in 2011 heeft de gemeente Utrecht ca. 3 km archief voor bewerking geselecteerd (project Grote Schoonmaak), waarvan een gedeelte voor overbrenging in aanmerking komt. In 2010 is in dat kader het volgende archief overgebracht: Overbrenging gemeentelijke archieven in meters Secretarie, 1970-1989 251,0 Totaal 251,0 Afgehandelde aanvragen voor machtiging tot vernietiging van nog niet overgebrachte gemeentelijke archiefbescheiden Gemeentelijke Geneeskundige & Gezondheidsdienst 1917-2002 (aanvraag uit 2009) Groep Centraal Technisch Onderhoud van de Dienst Stadsbeheer 1994-2005 Gemeentelijke Ombudsman 2004-2008 Voormalige Dienst Brandweer 1990-2008 Stadsschouwburg 2003-2008 (machtiging niet verleend) Dienst Burgerzaken en Gemeentebelastingen 1990-2004 Dienst Wijken (Wijkbureaus en Wijkservicecentra) 1979-2007 Regionale Brandweer Utrecht (1978) 1991-2003 en Brandweer Regio Utrechts Land (1996) 2003-2005 Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling (machtiging niet verleend) Bureau Inburgering (beëindigde inburgeringstrajecten) 1996-2003 Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR) en Centrale Post Ambulancevervoer Utrecht (CPA) (1997) 1999-2005 (2006) StadsOntwikkeling (Afdeling Financiën en Control, Programma Bereikbaarheid en Ondernemingsraad) 1990-2007 Secretarie 1970-1989 Projectbureau Leidsche Rijn 1995-2008 Verleende machtigingen tot vernietiging van reeds overgebrachte gemeentelijke archiefbescheiden stukken uit de serie Hinderwetvergunningen 1911-1978 stukken uit het archief van de Gemeentelijke Middelbare Handelsschool en Handelsavondschool te Utrecht Verwerving archieven rijk en provincie Acquisitie bereidt de overbrenging van archiefbestanden van beheerseenheden van de Rijksoverheid en de Provincie in Utrecht voor. Zij begeleidt en controleert de bewerking van deze bestanden door de archiefvormers en voert met hen overleg over de voorwaarden in de verklaring van overbrenging. In de meeste gevallen wordt de overbrenging gecoördineerd door het Nationaal Archief via een landelijk overleg waarin ook Het Utrechts Archief participeert. In het verslagjaar heeft alleen bilateraal overleg met het Nationaal Archief plaatsgevonden. Overbrenging archieven rijk en provincie in meters Ministerie van Justitie: Notariële protocollen 1926-1935 130,0 Kamer van Koophandel Utrecht 10,0 Rijksopvoedingsgesticht Montfoort, aanvulling 0,03 Totaal 140,03 10
Vervreemding archieven rijk in meters Dorpsgerechten, notariële archieven, DTB etc. (divers materaal) 2,0 Totaal 2,0 Verwerving archieven particuliere instellingen Acquisitie voert overleg over de verwerving van archiefbestanden van particuliere instellingen, bedrijven en personen. Zij selecteert de archieven die voor opname in aanmerking komen. Indien besloten wordt tot opname van een archief, begeleidt en controleert Acquisitie de bewerking van deze bestanden. In geval van een negatieve keuze wordt de archiefaanbieder geadviseerd over een alternatieve bestemming. In dit kader wordt contact onderhouden met de archiefvormers. Het Utrechts Archief streeft er bij de verwerving van particuliere archieven naar dat 80% daarvan in toegankelijke staat (niveau 3 of hoger) wordt overgedragen. Bijzondere aandachtspunten bij de verwerving van particuliere archieven in de periode 2009-2012 zijn: a. bedrijven en organisaties van nieuwe bewoners van de stad (aandachtsveld Stad Utrecht), b. buitenplaatsen en kastelen (aandachtsveld provincie) c. voorgangers van de Protestantse Kerk Nederland (3 km in periode 2007-2015, waarvan 1200 meter in 2009-2012) (aandachtsveld kerkelijke archieven, landelijk) Overdracht particuliere archieven in meters Aandachtsveld Stad Utrecht Atheneum De Munnik 6,5 Drukkerij Van Boekhoven Bosch 14,0 Kathedrale koorschool, 1950-2000 4,0 De Vechtse Banen 25,0 Sociëteit De Constructieve 1,0 VVV Utrecht 0,5 Losse aanwinsten, waaronder: 1,21 - Notulenboek St. Martinusvereniging - Rekeningenboek Nederduitsche gereformeerde diaconie - Oorlogsdagboek Houtcentrale Hooggraven - Oorlogsdagboekjes R.C. Sangster - Dagboeken R.K. Kinderhuis (Algemene commissie voor kinderverpleging en - bescherming te Utrecht) subtotaal 52,21 Aandachtsveld provincie Utrecht Dierenbescherming afd. Utrecht en Amersfoort 1,0 Rode Kruis Utrecht Midden 14,0 Waalse gemeente Vianen 0,25 Familie Van Beuningen 20,0 subtotaal 25,25 Aandachtsveld kerkelijke archieven landelijk GKN: Aanvullingen synode / deputaten Correspondentie Hoge Overheid 4,4 GKN: Deputaten Informatiedienst 4,1 GKN: Deputaten Kerk en Israël, aanvulling 5,1 GKN: Deputaten voor Archieven en Kunstbezit / Archiefdienst GKN 8,85 GKN: Studentenpastoraat 6,5 Kerk en vrede, aanvulling 1983-1999 12 NHK en GKN: Commissie Contact Molukse en Nederlandse Kerken 7,5 NHK en GKN: Predikantendocumentatie 14 NHK: Commissie voor de Archieven, aanvulling 10 NHK: Commissie voor het Beroepingswerk 3 NHK: Raad voor de zaken van Kerk en Overheid 9,25 NHK: Raad voor de zaken van Overheid en Samenleving 12,5 NHK: Waalse Synode 1,7 11
NHK: Zeemansraad 2 RK: Franciscanen Nederland, missie Noorwegen en Zweden 2 subtotaal 102,9 Aandachtsveld NS-archieven landelijk subtotaal 0 Totaal 190,36 Acquisitie archieven totaal in meters Totaal archieven overheid 391,3 Totaal archieven particulier 190,36 Totaal afgestoten overheid -2,0 Totaal afgestoten particulier 0 Summa totalis 579,66 3.3 Inventarisatie Vaste werkzaamheden Inventariseren van archieven. Adviseren bij externe bewerking van nieuw te verwerven archieven. Afwerken van door derden vervaardigde, met nieuwe archiefoverdrachten meegeleverde inventarissen op niveau 3 of hoger, en geschikt maken voor raadpleging op de studiezaal en via de website. Beheren van de toegangen in het archiefbeheersysteem MAIS-Flexis. Converteren en controleren van nieuwe of nieuw bewerkte toegangen naar het archiefbeheersysteem, ca. 50 per jaar. Verwerken van correcties op eerder toegankelijk gemaakte bestanden (niveau 3-5). Verwerken van kleine, zogenaamde interne aanvullingen op eerder toegankelijk gemaakte bestanden en van losse aanwinsten (niveau 3-5). Afgewerkte inventarissen, geleverd door derden bij overdracht van het archief in meters 1106 Gemeentepolitie Utrecht, 1905-1994 30,0 1221 Burgerlijke stand van de gemeenten in de provincie Utrecht 1943-37,1 1950 1221-1 Burgerlijke stand van de gemeenten in de provincie Utrecht 1951-39,1 1960 1221-2 Burgerlijke stand van de gemeenten in de provincie Utrecht 1961-39,0 1970 1221-3 Burgerlijke stand van de gemeenten in de provincie Utrecht 1971-39,0 1980 1234 Arrondissementsrechtbank Utrecht 1930-1949 143,0 1282 Kantongerecht te Utrecht 1930-1949 4,35 1283 Kantongerecht te Amersfoort 1930-1949 4,35 1312-1 Districtsbureau voor de Arbeidsvoorziening in de provincie Utrecht 0,3 1953-1999 1312-2 Gewestelijk Arbeidsbureau's te Amersfoort, Breukelen, Soest, 0,5 Utrecht en Veenendaal 1941-1984 1313 Gemeentelijk Vervoerbedrijf Utrecht, 1977-2003 (2006) 44,0 1314 Utrechtse Stichting voor Lichamelijke Oefening, (1919) 1927-1988 2,2 1315 Raad voor de kinderbescherming 1955-2004 23,4 1325 Stichting Silo-Nederland te Utrecht, (1951) 1974-2007 (2009) 0,2 1330 Vereniging Frons, Stichting Frons en Eetcafé De Baas te Utrecht, 4,3 1975-2009 1331 Nederlandse minderbroeders franciscanen in Noorwegen, 1924-2004 1,1 12
1332 Nederlandse minderbroeders franciscanen in Zweden, 1961-2000 1,0 (2003) 1333 Waalse hervormde gemeente te Vianen, 1730-1823 0,3 1338 Gemeentebestuur Utrecht (secretarie), 1970-1989 251,0 1456 NHK: Hervormd Evangelisatorisch Beraad (1968) 1970-1999 6,2 1457 GKN: Deputaatschap Oorlogsschade 1940-1963 (1981) 0,2 1458 GKN: Deputaatschap Bid- en Dankstonden 1950-1967 0,08 1459 NHK: Hervormd Huwelijks Contactbureau 1951-1969 0,12 1460 NHK: Orde der Verdraagzamen 1952-1967 1,2 1461 Waalse synode 1563-1890 1,7 1462 GKN: Deputaatschap Kerkopbouw 1960-1978 3,2 1463 GKN: Deputaatschap Gemeenteopbouw 1970-2000 24,5 1464 NHK: Raad Pers en Publiciteit 1944-1995 7,0 1465 NHK: Commissariaat Maatschappelijk en Cultureel Werk 1953-2,3 1980 1466 NHK: Bouw- en restauratiecommissie 1944-2004 45,0 1467 GKN: Gereformeerd Traktaatgenootschap Filippus 1878-2003 21,0 1468 Atomium 1963-1999 0,3 1469 GKN: Deputaatschap voor Evacuatiemoeilijkheden 1942-1965 0,2 1470 GKN: Deputaatschap voor de radiokerkdiensten in de 0,1 Wereldomroep 1949-1962 1471 GKN: Deputaatschap voor de Bijbelvoorziening 1963-1967 0,1 1472 NHK: Begeleidingscommissie mentoraat aan beginnende 0,6 predikanten 1985-1998 1473 NHK: Collectie Jacobus Rolandus 1629-1631 0,1 1474 GKN: Stichting Steun Kerkopbouw 1954-2000 11,5 Totaal 789,6 Bijzondere werkzaamheden In 2005 gold een kwart van alle door Het Utrechts Archief beheerde archieven als niet of onvoldoende ontsloten (toegangsniveau 0, 1 of 2). Van deze archieven (totale omvang 4150 meter ) is in de periode 2005-2008 een aanzienlijk gedeelte onderhanden genomen en tenminste van een globale toegang (niveau 3 of hoger) voorzien. Tussen 2009 en 2012 zal nog eens 1600 meter (400 meter per jaar) op deze wijze worden ge(her)ïnventariseerd. Zo voortgaande kan de achterstand van 2005 in tien jaar geheel worden weggewerkt. Bij de selectie van de in 2009-2012 te bewerken bestanden wordt prioriteit gegeven aan alle niet of onvoldoende ontsloten archieven van militaire organisaties (thema Oorlog en Vrede) en van kastelen en buitenplaatsen. Waar mogelijk zullen ook externe middelen worden geworven om deze doelstelling te verwezenlijken. De werkzaamheden van clusters 1 en 2 liggen direct in het verlengde van de genoemde doelstelling. Daarbij gaat het om in totaal 1440 meter archief. De resterende 160 meter zullen in het kader van cluster 4 worden gerealiseerd. Cluster 1 Doel: Verbeteren van inventarissen van onvoldoende niveau (niveaus 1 en 2) Eindproduct: Inventarissen op tenminste niveau 3, raadpleegbaar op de studiezaal en via de website Omvang: 680 meter Doorlooptijd: 2009-2012 Planning voor 2010: Gerealiseerd in 2010: 200 meter 145,9 meter Specificatie in meters 534-2 Huwelijkse bijlagen van de gemeenten in de provincie Utrecht 3,2 1933-1942 1406 NHK: Stukken van Alexander Johannes Bronkhorst 1934-1993 11 (2005) 4005 Bouwvergunningen van de Dienst Stadsontwikkeling van de 131,7 gemeente Utrecht 1979-1986 Totaal 145,9 13
Cluster 2 Doel: Eindproduct: Globaal toegankelijk maken van ongeïnventariseerde archieven Inventarissen op tenminste niveau 3, raadpleegbaar op de studiezaal en via de website Omvang: 660 meter (70+70+260+260) Doorlooptijd: 2009-2012 Planning voor 2010: Gerealiseerd in 2010: 70 meter 21,65 meter Specificatie in meters 780-3 Federatie van Unitates en bonden 1930-1981 2,6 780-4 Federatie van Unitates en bonden 1982-1991 0,1 1163 Utrechtse Chemische Club te Utrecht 1929-1986 2,6 1327 Vereeniging 'Het Utrechtsch Museum van Kunstnijverheid' te 6 Utrecht en opvolgers (1855) 1884-1981 1328 Vereniging van Diensthoofden van de gemeente Utrecht (1919) 3,1 1951-1995 1329 Gemeentelijke Middelbare Handelsschool en Handelsavondschool 4,35 te Utrecht (1907) 1915-1970 1335 Utrechtse Studenten Alpen Club (USAC) 1929-1984 en Utrechtse 2 Vrouwelijke Studenten Alpenclub (UVSAC) te Utrecht 1958-1969 1336 Utrechtse Studenten Hockey Club te Utrecht 1971-1978 0,9 Totaal 21,65 Cluster 3 Doel: Eindproduct: Omvang: 100 meter (50+50) Doorlooptijd: 2009-2010 Beschrijven van alle niet geïnventariseerde interne aanvullingen op archiefbestanden van het voormalige Gemeentearchief Volledig bijgewerkte toegangen, raadpleegbaar op de studiezaal en via de website Planning voor 2010: Gerealiseerd in 2010: 0 meter 0 meter Cluster 4 Doel: Eindproduct: Overige inventarisatiewerkzaamheden Inventarissen (niveaus 4-5) in MAIS-Flexis, geschikt voor raadpleging op de studiezaal en via de website Omvang: 1132 meter (waarvan 160 meter categorie niveau 0-2) Doorlooptijd: 2009-2011 Planning voor 2010: Gerealiseerd in 2010: 585 meter 0 meter Cluster 5 Doel: Publicatie van inventarissen Eindproduct: Gedrukte inventarissen op niveau 5 in layout van de reeks Het Utrechts Archief Omvang: 5 publicaties Doorlooptijd: 2009-2011 Bijzonderheden: In volgorde verschijnen de toegangen van: - Gemeentebestuur Vleuten-De Meern (2010) - EBG Voorstander (2011) - Huis Van Hardenbroek (2011) - Bisschoppen van Utrecht (2012) - Staten van Utrecht (2012) 14
De publicatie van de inventarissen van Vleuten-De Meern en EBG Voorstander zal met extern geld worden gefinancierd. Planning voor 2010: Gerealiseerd in 2010: 1 toegangen 0 toegangen Cluster 6 Doel: Integreren beschrijvingen uit aanvullingen en wijzigingen in HUA-toegangen in MAIS-Flexis Eindproduct: Alle aanvullingen en wijzigingen in MF en raadpleegbaar via Internet; beschrijvingen in voorbereidingen geëlimineerd Omvang: Nader te bepalen Doorlooptijd: Sept. 2009-dec. 2011 Planning voor 2010: Gerealiseerd in 2010: 90 toegangen 88 toegangen Cluster 7 Doel: Eindproduct: Registreren archiefvormers in MAIS-Flexis Alle archiefvormers globaal beschreven in MF en via overzicht raadpleegbaar via Internet Omvang: 1300 archiefbestanden, waarvan 1050 met toegang en naar schatting 5500 archiefvormers Doorlooptijd: Febr. 2008-april 2009 Bijzonderheden: Voortzetting van het in 2008 gestarte project. In samenhang hiermee wordt ook gewerkt aan een update van het archievenoverzicht. Planning voor 2010: Gerealiseerd in 2010: 0 archiefvormers 0 archiefvormers Cluster 8 Doel: Omzetten toegangen in MAIS-Flexis omzetten naar EAD-format Eindproduct: Alle toegangen in MF in EAD-format Omvang: 1177 toegangen Doorlooptijd: 2009-2012 Bijzonderheden: Uitvoering volgens in 2009 op te stellen Plan van aanpak Planning voor 2010: Gerealiseerd in 2010: 1065 toegangen 1065 toegangen Cluster 9 Doel: Samenstellen thematoegang Utrecht in WO2 Eindproduct: Thematoegang in MF en raadpleegbaar via archieven.nl Omvang: 1 thematoegang Doorlooptijd: 2009-2010 Bijzonderheden: In het kader van het project Digitale gids Utrecht in WO2 (projectleider K. van Vliet); met subsidie van ministerie van VWS. Een extractie van de voor deze thematoegang geselecteerde beschrijvingen zal worden geplaatst op de landelijke wegwijzer voor WO2-archieven Planning voor 2010: Gerealiseerd in 2010: Thematoegang online Thematoegang online Cluster 10 Doel: Inventariseren van archieven i.o.v. derden Eindproduct: Inventaris op niveau 3 of hoger in MF en raadpleegbaar via Internet Omvang: Nader te bepalen Doorlooptijd: 2010-2012 Bijzonderheden: Betreft particuliere archieven waarbij de schenker/inbewaargever bij de 15
overdracht van het archief financiële middelen ter beschikking stelt voor de afronding van de bewerking door Het Utrechts Archief. Voor 2010 betreft dit: - Rode Kruis afd. Utrecht - Atheneum De Munnik - Vincentiusvereniging - Vechtse banen Planning voor 2010: Gerealiseerd in 2010: 4 toegangen 1 toegang Extra werkzaamheden Vanwege de aangepaste dienstverlening in de studiezaal originelen op locatie Bloeyendael werden 96 toegangen versneld online gepubliceerd in pdf-formaat. 3.4 Indicering Algemeen In aansluiting op het beleid van de voorgaande jaren wil Het Utrechts Archief ook in 2009-2012 blijven investeren in het nader ontsluiten van belangrijke archiefseries voor het familie- en huizenonderzoek. Daartoe zal een tweetal grote en in de dienstverlening zeer succesvolle, (lang)lopende projecten worden gecontinueerd, namelijk: 1. Genlias: index op de Burgerlijke Stand 1811-1949 (totaal 1.300.000 records) en de Doop-, Trouw- en Begraafboeken ca. 1600-1811 (aantal records onbekend) van alle gemeenten in de provincie Utrecht. 2. Notaris: repertorium op de Notariële akten van notarissen in de stad Utrecht 1560-1811 (totaal 345.000 records), met scans van alle akten. Vaste werkzaamheden Verwerken van correcties op bestaande nadere toegangen. Deelnemen aan het gebruikersoverleg van GenLias. Werven en begeleiden van vrijwilligers. Bijzondere werkzaamheden Cluster 1 (Notaris) Doel: Eindproduct 2009-2012: Omvang totaal: Doorlooptijd: (1989) 1998 2010 Het scannen en ontsluiten op onder meer persoonsnamen, beroepen, geografische namen en trefwoorden van de protocollen van de notarissen residerende in de stad Utrecht over de periode 1560-1811 Er zullen van 28.000 akten uittreksels worden vervaardigd, 11.000 ingevoerd en 50.000 op juiste invoer worden gecontroleerd, 50.000 akten worden gescand. Uittreksels van 50.000 akten zullen worden toegevoegd aan het bestand dat on line raadpleegbaar is, zowel in de studiezalen als op Internet. Per 31 dec. 2012 zullen 250.000 akten on line raadpleegbaar zijn. 345.000 records Bijzonderheden: Het totaal aantal akten is bij een nauwkeurige herberekening in 2004 vastgesteld op ca. 345.000. Daarvan zullen in principe alle akten uit de periode vóór 1750 (300.000) eind 2010 binnen het huidige project worden afgerond. De resterende 45.000, alle uit de periode 1750-1811, zullen in de jaren daarna door een groep vrijwilligers worden bewerkt. In 2009 zullen alle records met bijbehorende scans uit de (verouderde) applicatie Notaris worden geconverteerd naar MAIS-Flexis. Voor deze voorbereiding en begeleiding van deze conversie is een projectgroep samengesteld. 16
Planning 2010 gerealiseerd Uittreksels 5.000 5.038 Invoer 7.500 4.907 Controle 15.000 20.011 Scans 20.000 31.456 Totaal internet 237.500 225.086 * * Daarnaast zijn er in 2010 nog 20.339 extra records opgeleverd. Deze records zullen in 2011 met voorrang worden voorzien van een scan, zodat ze op internet kunnen worden gepubliceerd. Project Conversie Notaris naar MAIS-Flexis Het in 2008 gestarte project Conversie Notaris naar MAIS-Flexis is in 2010 afgerond. Alle records uit het oude Notaris zijn naar MAIS-Flexis geconverteerd en in juli 2010 via archieven.nl gepubliceerd als onderdeel van de Archiefbank. Hiertoe is een nieuw zoekscherm voor de website ontwikkeld. Tevens is in het najaar van 2010 gestart met het werken met vrijwilligers voor het maken en invoeren van de uittreksels. Eind 2010 telde het team 3 vrijwilligers. De bedoeling is om dit team in 2011 verder uit te bouwen tot max. 6 vrijwilligers die in staat zijn een jaarproductie van 4000 a 5000 akten te leveren. Vanaf januari 2011 zullen voor deze taken geen tijdelijke krachten meer worden ingezet. Cluster 2 (Genlias: Burgerlijke Stand en DTB) Doel: Dit landelijke project heeft als doel de presentatie op Internet van de nadere toegangen op de geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten van de Burgerlijke Stand (BS) van alle gemeenten vanaf 1811. De invoer van de Memories van successie (aangiften van het vermogen van overleden personen) is bij Het Utrechts Archief beperkt tot de periode 1806-1842/56. Vanaf 2007 worden ook de Doop-, Trouw- en Begraafboeken (tot 1811) via dit systeem ontsloten. Eindproduct 2009-2012: - Overlijdensakten BS 1811-1942: er zullen 50.000 records worden ingevoerd en op juiste invoer worden gecontroleerd. Eind 2009 zullen dan alle 700.000 records zijn ingevoerd, op juiste invoer gecontroleerd en zijn ze online beschikbaar. - Geboorteakten BS 1811-1902: er zullen 100.000 records worden ingevoerd en op juiste invoer gecontroleerd. Eind 2009 zullen alle 500.000 records (m.u.v. stad Utrecht, volgt eind 2010) zijn ingevoerd, op juist invoer gecontroleerd en zijn ze online beschikbaar. - Aanvulling Huwelijken BS 1923-1932: vanaf 2007 worden er 35.000 akten ingevoerd. Eind 2009 zullen deze alle zijn ingevoerd, op juist invoer gecontroleerd en zijn ze online beschikbaar. - Aanvulling Overlijdens BS 1943-1950: vanaf 2007 worden er 55.000 akten worden ingevoerd. Eind 2009 zullen deze alle zijn ingevoerd, op juist invoer gecontroleerd en zijn ze online beschikbaar. - Aanvulling Overlijdens BS 1951-1960: vanaf 2010 worden er 70.000 akten worden ingevoerd. Eind 2011 zullen deze alle zijn ingevoerd, op juist invoer gecontroleerd en zijn ze online beschikbaar. - Doop-, Trouw- en Begraafboeken Utrecht: vanaf 2007 worden de gegevens uit het klappersysteem ingevoerd. Die op de Trouwboeken zijn in 2008 voltooid (55.000 records); in 2009-2012 worden de klappers op de Doop- en Begraafboeken ingevoerd (resp. 200.000 en 200.000 records). - Doop-, Trouw- en Begraafboeken provincie Utrecht: in 2009 zal voor deze werkzaamheden een plan van aanpak waarbij wordt gestreefd naar samenwerking met de collega-instellingen in de provincie. In 2010 zal een aanvang worden gemaakt met de invoer van de DTB Zuilen en Vleuten-De Meern (ca. 20.000 records). Vanaf 2011 is er ruimte voor invoer en controle van 100.000 records per jaar. Omvang: - Huwelijksakten BS 1811-1922: 166.661 (afgerond in 2002) - Huwelijksakten BS 1923-1932: 35.000 (afgerond in 2009) - Huwelijksakten BS 1933-1942 - Geboorteakten BS 1811-1902: 500.000 - Geboorteakten BS 1903-1912: 60.000 - Overlijdensakten BS 1811-1942: 700.000 (afgerond in 2009) - Overlijdensakten BS 1943-1950: 55.000 - Overlijdensakten BS 1951-1960: 70.000 17
- Memories van successie 1806-1842/56: 65.000 (afgerond in 2007) - Doop-, trouw en begraafboeken vóór 1811: onbekend. Doorlooptijd: (1996) 1998 2010; vervolgproject vanaf 2011 Bijzonderheden: In 2009-2010 ontwikkelt de STAP een nieuwe landelijke website voor genealogisch onderzoek (www.wiewaswie.nl), waarin de gegevens uit het huidige Genlias, Digitale Stamboom, IISS en andere systemen worden opgenomen. Deze site zal in 2011 beschikbaar komen. In 2009-2010 zullen alle nog resterende oude tienjarentafels worden vervangen in alfabetische volgorde per gemeente. Planning voor 2010 gerealiseerd BS Huwelijken 35.000 12.572 BS overlijden 20.000 16.493 BS geboorte 150.000 172.286 Memories 0 0 DTB Utrecht Trouwen 0 0 DTB Utrecht Dopen 25.000 33.728 * DTB Vianen 10.000 0 Totaal internet 1.595.059 1.556.300 ** * Van de DTB-klappers stad Utrecht zijn 55.281 (DTB Utrecht Trouwen) en 33.728 records (DTB Utrecht dopen) gereed voor publicatie; de publicatie hiervan wacht echter op de overgang van Genlias naar WieWasWie in 2011. ** Daarnaast zijn er in de tweede helft van 2010 nog ca. 30.000 extra records van de BS Huwelijken en BS Overlijden opgeleverd; deze zullen begin 2011 nog op Genlias worden gepubliceerd. Project DTB Utrecht digitaal In de eerste helft van 2010 is in samenwerking met de Kring van Utrechtse archivarissen een projectplan opgesteld voor het ontsluiten en digitaliseren van de DTB van alle gemeenten in provincie Utrecht. Deze index zal t.z.t. op WieWasWie worden gepubliceerd met alle images. Voor dit project heeft de Kring een subsidie van de provincie ontvangen van 100.000, voornamelijk ten behoeve van het digitaliseren en het begeleiden van de vrijwilligers die bij dit project zijn betrokken. Deze begeleiding vindt plaats vanuit Het Utrechts Archief. Het project heeft een looptijd van ruim vier jaar (medio 2010-2014). In het najaar van 2010 is gewerkt aan de voorbereiding van het indiceren en het digitaliseren, waarmee begin 2011 zal worden gestart. Cluster 3 Doel: Eindproduct 2009-2012: Omvang: Doorlooptijd: 2007-2012 Bijzonderheden Beschikbaar stellen van alle nadere toegangen van voldoende niveau met een tekst of databasebestand via de website 40 naar MAIS-Flexis geconverteerde tekst- en databasebestanden, online doorzoekbaar op de website 40 nadere toegangen In 2008 is gestart met de ontwikkeling van een nieuw scherm voor uitgebreid zoeken in nadere toegangen op de website; dit scherm moet medio 2009 gereed zijn, om daarna geleidelijk met nieuwe zoekcategorieën te worden uitgebreid. In 2008 is gestart met voorbereidingen voor conversie van de nadere toegang op de notariële akten van Utrecht van vóór 1811 uit Notaris naar MF. Dit project moet in 2010 worden afgerond (zie cluster 1) In 2010 wordt gestart met voorbereidingen voor conversie van de Accessbestanden van de indexen in Genlias (BS, Memories van Successie, DTB) naar MF. Dit project moet in 2011 worden afgerond. Planning voor 2010 gerealiseerd 5 2 18
3.5 Materiële verzorging Algemeen Niet verpakt worden archieven die: Op de nominatie staan vervreemd, afgestoten of vernietigd te worden. Verpakt op deltaplanniveau worden archieven die: Recentelijk geïnventariseerd zijn Een verpakkingsniveau hebben van minder dan 4 (deltaplanniveau) en een toegangniveau van 3 of hoger (werkvoorraad per 1-1-2009: 1600 meter) Voorlopig verpakt worden archieven die: Een verpakkingsniveau hebben van minder dan 2c (verhuisklaar) en een toegangniveau van minder dan 3 (werkvoorraad per 1-1-2009: 0 meter) Voor voorlopig verpakken geldt als norm verpakkingsniveau 2c. Dit houdt in dat de stukken in zodanige materiële staat moeten verkeren dat een professionele, ter zake kundige verhuizer de stukken kan verplaatsen zonder risico s ten aanzien van de materiële staat en toegankelijkheid. Dit geldt zowel voor interne als externe verplaatsingen. Vaste werkzaamheden Definitief verpakken en etiketteren van daarvoor in aanmerking komende archieven volgens de normen van het Deltaplan Cultuurbehoud, met name nieuw geïnventariseerde archieven. Bijzondere werkzaamheden in 2010 Planning voor 2010 Herverpakken van archieven met een verpakkingsniveau minder dan 4 en een toegangsniveau van 3 of hoger (omvang 200 m) gerealiseerd in meters 162 Ontnieten van het DEMKA-archief (totale omvang 70 m) 50 3.6 Depotbeheer Vaste werkzaamheden (Doen) plaatsen van nieuwe archieven en herplaatsen van reeds aanwezige archieven na bewerking. (Doen) lichten en terugplaatsen van archieven bij uitlening, externe reproductie, restauratie, bestraling. (Doen) lichten van archieven in geval van vervreemding, afstoting, vernietiging en overdracht aan de ontvanger. (Doen) opbouwen en aanpassen van stellingen. Beheren voorraad stellingen en planken. Beheren van de archieven in de pre-quarantaine- en quarantaine-ruimte. Beheren vindplaatsgegevens in het archiefbeheersysteem MAIS-Flexis. Bijzondere werkzaamheden in 2010 Voorbereiden en begeleiden van de herinrichting van de G-toren 19
3.7 Reproductie Algemeen Op basis van het in 2008 opgestelde informatie- en digitaliseringsplan wil Het Utrechts Archief in de periode 2009-2020 de meest geraadpleegde en meest kwetsbare 10% van de collectie digitaliseren en online publiceren. Bij het zoeken in archieven zal hiertoe medio 2010 nieuwe functionaliteit op de website beschikbaar komen, die voorziet in het lezen en tegen vastgestelde tarieven downloaden van images van archiefmateriaal, gekoppeld aan de beschrijvingen in de toegangen en nadere toegangen. De Archiefbank biedt ook mogelijkheden voor het online indienen van een verzoek tot digitalisering door bezoekers van de website. Doelstelling is om vanaf 2009 500.000 images per jaar te produceren (waarvan 300.000 op basis van aanvullende financiering), zodat de archiefbank eind 2012 2 miljoen images bevat. Planning voor 2010 Verfilmen (extern) in fiches in fiches hiaten BS Overlijdens 1943-1950 Onbekend 0 Digitaliseren in images in images Scannen (intern): notariële akten Utrecht voor 1811 100.000 120.000 * Scannen (intern): Oorlogsdagboeken en kaartboeken (hoogwaardige 1.000 1.531 opnames Fotodienst) Scannen (extern): stukken t.b.v. de Archiefbank (300.000 images/jaar) 300.000 162.608 ** Scannen (extern): microfiches van het archief ex-keizer Wilhelm (i.s.m. 0 196.300 en financiële bijdrage van Huis Doorn) Bewerken bestaande images voor publicatie in de Archiefbank 170.202 totaal 401.000 650.641 Images gepubliceerd in de Archiefbank Archieftoegangen 302.396 Nadere toegangen (o.a. Notaris) 900.000 totaal 1.202.396 * Dit is een schatting op basis van het aantal gescande akten (31.456) x het gemiddeld aantal images per akte (4) ** In de planning waren 50 van 1 m zendingen voorzien, waarbij werd uitgegaan van 6000 images per meter. Daarvan zijn er 37 gerealiseerd, waarbij een zending gemiddeld 1,06 m omvatte en 30 inventarisnummers. Het gemiddeld aantal images per meter bedroeg 4148. Het lagere aantal zendingen is het gevolg van: a. De noodzaak om de kwaliteitseisen tussentijds te evalueren, waarbij de productie tijdelijk opgeschort is geweest. Eén batch is opnieuw gescand. De evaluatie heeft geleid tot een optimalisering van de kwaliteit van de scans; b. Een bijstelling van de planning in verband met feestdagen, anders dan de kerstvakantie. Het verlies van een productiedag tijdens een feestdagweek leidt ertoe dat de leverancier niet altijd tijdig kan leveren. In de planning van 2011 zal dit worden ingepast. c. De verschuiving van zending 2010-38 (december) naar januari 2011 in verband met weersomstandigheden. 20
3.8 Project: Archiefbank Doel: Bouw van een archiefbank Doorlooptijd: febr. 2008-dec. 2010 (verlengd tot juni 2011) Geschatte input in tijd: 1000 uur per jaar Bijzonderheden: In maart 2009 is de oorspronkelijke projectopzet gewijzigd en is besloten dat het project in samenwerking met De Ree Archiefsystemen wordt voortgezet. De financiering van de nieuwe functionaliteit in MAIS-Flexis wordt voor het merendeel gefinancierd door De Ree Archiefsystemen. Gerealiseerd in 2010 1 maart: presentatie voor collega-instellingen i.s.m. De Ree Archiefsystemen Produceren van een promotiefilm over de Archiefbank voor collega-instellingen (i.s.m. Communicatie en Marketing en Hatice Karabacak; met financiële ondersteuning van De Ree Archiefsystemen en Microformat); première tijdens de presentatie op 1 maart 25 maart: demonstratie Archiefbank aan collega applicatiebeheerders MAIS-Flexis i.s.m. De Ree Archiefsystemen Diverse demonstraties in kleiner verband voor collega s van de archiefdiensten in Tilburg, Middelburg, Amsterdam, Zwolle, Rotterdam. 27 april: oplevering van de raadpleeg- en downloadfunctie van de images in de Archiefbank 27 april: Start themawebsite Tweede Wereldoorlog (met 80.000 images online) 5 juli: activering van de betaalfunctie in de Archiefbank in combinatie met de nieuwe tarieflijst 5 juli: publicatie van de index op de notariële akten (voorheen Notaris) in de Archiefbank Aanpassen uitgebreid zoeken en globaal zoeken (m.b.v. GSA) in archieven; implementatie webservices (i.s.m. AB-C Media) Uitbreiden van de webwinkel met producten Archiefbank (i.s.m. AB-C Media) Inrichting duurzame bewaaromgeving voor images van de Archiefbank (predepot) (i.s.m. ICT) Augustus-december: diverse tests van de on demand functionaliteit Digitaliseren 50 x 1 m archiefmateriaal (i.s.m. Microformat) Opstellen van toelichting en instructie voor gebruikers van de Archiefbank (voorlopige versie) Opstellen van een handboek Archiefbank met uitgewerkte procedure en werkinstructies Vanaf 1 februari 2011 zal ook de on demand functionaliteit in de Archiefbank beschikbaar komen. Ten behoeve van dit onderdeel werden in de zomer en het najaar van 2010 twee tests uitgevoerd, die aanleiding gaven tot enkele aanvullende verbeteringen van de eerder ontwikkelde functionaliteit. Doelstelling is het project voorjaar van 2011 uitgebreid te evalueren en het medio 2011 af te sluiten. 21