Bijlage behorende bij het raadsvoorstel benoeming accountant gemeente Koggenland In deze bijlage gaan we nader in op de beoordeling van de uitgebrachte offertes op basis van de in het voorstel opgenomen criteria. De aanbiedingen Offerte Deloitte Accountants BV Algemeen Deloitte is een grote speler op de markt en komt bij meer dan de helft van de Nederlandse gemeenten over de vloer. Zij hebben een brede ervaring, kennen de problematiek die bij de gemeenten speelt en kennen de best practices. De medewerkers verdiepen zich voortdurend in de bijzondere omstandigheden, ook in het domein Lokaal Bestuur. Het bedienen van de organisaties in het Lokaal Bestuur beschouwt Deloitte als één van haar kerntaken. Controlevisie en aanpak getrouwheid jaarrekening Het controleproces bestaat uit vijf stappen en twee onderdelen. Deze onderdelen zijn de interim controle en de jaarrekeningcontrole. Deze zijn bedoeld om zekerheid te krijgen over de getrouwheid van de jaarrekening en het testen van de bedrijfsprocessen. Men gaat na of de bestaande interne beheersmaatregelen aanwezig zijn en ook correct werken. Om tot een gestroomlijnd en beheerst controleproces te komen onderscheid men de controle aanpak in vijf fasen: landelijke risicoanalyse (gebeurt achter de schermen) vaststellen controleplan en randvoorwaarden risico evaluatie en interne controlemaatregelen testen bedrijfsprocessen (uitvoeren en bespreken interim controle) controle jaarrekening eindbespreking en evaluatie Voor zowel de gemeente als de accountant is een efficiënt verloop van de controle van belang. Daarom maakt men vooraf heldere afspraken. Dit voorkomt onaangename verrassingen achteraf. Het voorkomen van meerwerk is een win-winsituatie voor beide partijen. Belangrijke voorwaarden worden voorafgaand aan de controle besproken. De uitgangspunten worden besproken in een pre-auditmeeting. Voorafgaand aan de controlemomenten (interim controle, controle op de bekostiginggegevens en controle op de jaarrekening) gebeurt dit aan de hand van op te leveren stukkenlijsten en gedetailleerde planningafspraken. Controlevisie en aanpak rechtmatigheid Sinds de invoering van de rechtmatigheid heeft Deloitte een duidelijke kijk op de inrichting van de gemeentelijke organisatie en de controle hierop. Dit blijkt onder meer uit de diverse publicaties. In 2011 heeft Deloitte een handreiking opgesteld waarmee gemeenten de interne controle en de verantwoording van de rechtmatigheid slimmer, efficiënter en effectiever kunnen inrichten. De handreiking werd zeer positief ontvangen.
De introductie van de rechtmatigheidscontrole zorgde voor een substantiële aanvullende werklast, die niet altijd tot het gewenste resultaat leidde. Afstemming van processen op regels en andersom vraagt blijvende aandacht en ervaring. In de pre-auditmeeting bespreekt Deloitte de risico s die zij onderkennen op grond van de kennis over onze organisatie, de actualiteiten en de tekortkomingen die de gemeente zelf onderkent. Dit wordt meegenomen in de controle aanpak. Naar de toekomst verwacht Deloitte dat de rechtmatigheidcontrole wordt losgelaten en er gewerkt wordt naar een verklaring van het college. Deze verklaring wordt dan op waarheid getoetst, een getrouwheidscontrole. De nadruk ligt dan niet meer op het afstraffen van de organisatie voor het niet rechtmatig handelen, maar op een gezonde discussie tussen raad en college over de verrichte prestaties. Natuurlijke adviesfunctie Deze vult Deloitte op een dynamische, proactieve en veelzijdige wijze in. De traditionele rol van controle achteraf is verschoven naar meedenken vooraf. Buiten de overlegmomenten voorziet Deloitte de gemeente gevraagd en ongevraagd van advies. Ook geven zij informatie aan de griffier, de raad, het college van burgemeester en wethouders, management en hoofd financiën. Daarbij besteden zij aandacht aan de thema s die tijdens de risicoanalyse als belangrijk naar voren zijn gekomen. Voorafgaand aan de controle krijgt de raad de mogelijkheid specifieke thema s voor de controle te benoemen. Daar wordt dan extra aandacht aan gegeven. De rapportage gebeurt schriftelijk en mondeling. Zo krijgen we een natuurlijk advies op maat over de onderwerpen die voor de raad van belang zijn. Er is regelmatig persoonlijk contact, waarbij Deloitte als vraagbaak en sparringpartner optreedt voor raad, college en management. Dit gaat dan over de uitkomst van de accountantscontrole en actuele ontwikkelingen. Deloitte organiseert themabijeenkomsten met een grote variatie aan thema s, van vaktechniek, innovatie en actuele ontwikkelingen. Deze worden zowel centraal of op locatie gehouden. Gemeentelijke ervaring Deloitte heeft een vooraanstaande positie op de Nederlandse markt. Voor 46% van de gemeenten controleert Deloitte de jaarrekening, subsidiedeclaraties, jaaropgaven en andere verantwoordingen. Zij investeert als geen ander in de publieke sector wat blijkt uit de landelijke en regionale activiteiten. Deloitte loopt voorop waar het gaat om vernieuwingen in de publieke sector. Dit blijkt uit publicaties en diverse thema-onderzoeken. De medewerkers worden continu getraind en opgeleid. Zo beschikt men over de meest actuele kennis. Continuïteit wordt gewaarborgd en is altijd bereikbaar. Zo neemt men altijd binnen 24 uur contact op. Aanpak, eisen en wensen t.a.v. de administratieve organisatie en interen controle Het controleproces is gericht op het verbeteren van de interne organisatie. Het doel is de organisatie in control te houden. Toename van de kwaliteit van de organisatie en het zelfcontrolerend vermogen levert voor beide partijen voordelen op.
Voor de accountantscontrole gaat men uit van een goede oplevering van de jaarrekening en de benodigde documentatie: de jaarstukken zijn controle gereed, zowel cijfermatig als tekstueel. Analyses zijn afgerond het opsteldossier is aanwezig op basis van een aangeleverde stukkenlijst voor een efficiënte controle overkoepelende interne controles zijn zichtbaar uitgevoerd, zowel op de getrouwheid als rechtmatigheid, en een zichtbare kwaliteitscontrole is uitgevoerd op het opsteldossier en de jaarstukken. Vooraf bespreekt men de voortgang van het traject. Daarbij beoordeelt men de kwaliteit, volledigheid gereedheid van het opsteldossier. Prijs en tariefstelling Jaarrekeningcontrole en adviesfunctie Deloitte verwacht deze werkzaamheden te kunnen uitvoeren voor 30.000, wanneer aan bepaalde voorwaarden en uitgangspunten wordt voldaan. De belangrijkste daarbij zijn: de huidige goedkeuringstoleranties blijven gehandhaafd. Worden deze scherper dan betekent dit meer werk voor de accountant en gaat de prijs omhoog de prijzen en tarieven indexeert men jaarlijks met de CBS-index voor accountantsdiensten. De eerste aanpassing geschiedt na 1 januari 2013 de contractduur is vijf jaar (jaarrekening 2012 tot en met 2016). Jaarlijks volgt een opdrachtbevestiging de prijs is gebaseerd op een goede interne beheersing en dossiervorming. De administratie en de AO/IB zijn van voldoende niveau. Interne controles zijn zichtbaar en met voldoende diepgang uitgevoerd. Van meerwerk kan volgens Deloitte alleen sprake zijn als de gemeente daarom verzoekt. Vooraf ontvangt de gemeente dan een bevestiging met een kostenindicatie. Specifieke subsidieverantwoordingen De verantwoording/declaratie is volledig ingevuld en onderbouwd met de voorgeschreven stukken en een zichtbare uitvoering van de interne controle. De standaard controleprijs bedraagt 750 tot 1.750 per verantwoording. Tarieven De prijsstelling is gebaseerd op tarieven die variëren van 60 voor een junior staff/assistent tot 265 voor de director. Hoewel dit niet genoemd is, mogen we er van uit gaan dat deze tarieven gelden per uur. Ten slotte geeft Deloitte aan graag (weer) de accountant te willen zijn van de gemeente Koggenland en is bereid daarvoor ver te gaan. Om de (voorbereiding op de) controle van 2012 te optimaliseren biedt Deloitte de gemeente vier workshops aan met een waarde van 8.500. Deze worden niet in rekening gebracht. Offerte Ernst & Young Accountants
Algemeen De offerte van Ernst & Young draagt de titel ambities in balans en geeft aan hoe zij de samenwerking ziet tussen hun organisatie en de gemeente. De gemeente bepaalt daarbij de richting. Ernst & Young heeft de kompasfunctie, dit wil zeggen: laten zien waar de gemeente financieel en beheersmatig staat. Men geeft aan uit te gaan van een positief kritische houding: opbouwend en constructief met aandacht voor mens en organisatie. Ernst & Young is eveneens een grote speler op de markt en bedient 120 gemeenten. Door de sterke positie in de lokale en de rijksoverheid is men steeds op de hoogte van de actuele ontwikkelingen. Het dienstverleningsteam is goed op elkaar ingespeeld, is ervaren, heeft een no-nonsense mentaliteit en is lokaal betrokken. Controlefilosofie De gemeente moet zelf verantwoording afleggen. Er is een adequaat verantwoordingsproces. De accountant gebruikt de intern uitgevoerde controlewerkzaamheden voor de accountantscontrole. Er komt een verschuiving van de accountantscontrole naar de controle door de eigen organisatie. De controlefilosofie bevat de volgende essentiële uitgangspunten: communicatie staat centraal. Via workshops en expertmeetings wordt kennis gedeeld. men beoordeelt of de belangrijkste processen onderwerp zijn van de interne controle omdat die eveneens onderwerp zijn van de accountantscontrole op de controle wordt bedrijfsmatig ingestoken: resultaatgericht, efficiënt, effectief, gericht op risico s die er toe doen en die moeten worden beheerst. Men streeft naar een optimale samenwerking waarmee de risicoanalyse wordt gedeeld de controle wordt systeemgericht ingericht: de jaarrekening controleert men aan de hand van onderliggende processen die de financiële uitwerking krijgen in de jaarrekening de gemeente werkt aan de vergroting van de effectiviteit en efficiency van de interne controlewerkzaamheden door toepassing van de automatisering binnen de controle, het gebruik van een roulatieschema en het stellen van prioriteiten aan interne controlewerkzaamheden. Men verwacht een belangrijke bijdrage te kunnen leveren aan de versterking van de interne beheersing en het zelfcontrolerend vermogen van de gemeente. Men is pas tevreden over de samenwerking als de gemeente op het gebied van de beheersing belangrijke verbeterslagen maakt. De mensen zijn daarbij bepalend en zij betrekken de medewerkers van de gemeente bij de controle op een wijze zodat die daarvan kunnen leren. Wederzijdse kennisdeling en het aanbrengen van nieuwe of verbeterde inzichten is de sleutel tot versterking van het zelfcontrolerend vermogen van de gemeente. Controle-aanpak Ernst & Young werkt met de controleaanpak Global Audit Methodology (GAM), die specifiek is gemaakt voor de controle van de gemeenten. Het is gebaseerd op risicoanalyse, waarbij er ruimte is voor inbreng. Voorafgaand aan de controle worden de onderwerpen die extra aandacht verdienen besproken en nemen deze op in het controleplan. De wensen van de gemeente en de eigen risicoanalyse zijn de basis voor de planning van de controlewerkzaamheden. Onderdeel van de aanpak is niet alleen het beoordelen van historische financiële gegevens, maar ook zaken die nu en in de toekomst van invloed kunnen zijn op de prestaties van de organisatie, zoals exploitatieopzetten, projectramingen en weerstandsvermogen. Ernst & Young geeft aan
zekerheid te bieden en geeft vanuit de natuurlijke adviesfunctie pragmatische en organisatiegerichte oplossingen. De controle richt men zo efficiënt mogelijk in. Daarbij onderscheidt men de volgende fasen: vaststellen en bewaken van de doelstelling van de opdracht onderzoeken en vaststellen van de risico s in (bedrijfs)processen en risico s voor de jaarrekening afstemmen van de werkzaamheden op de vastgestelde risico s en uitvoering van de controlewerkzaamheden afronding van de controle, rapportering en evalueren van de opdracht De controle van de Sisa-bijlage maakt integraal onderdeel uit van de jaarrekeningcontrole. De Sisacontrole per regeling betreft een op risicoanalyse gebaseerde aanpak en afgestemd op de specifieke wet- en regelgeving per regeling. Er wordt optimaal gebruik gemaakt van de door de medewerkers verrichte (verbijzonderde) interne controles. Men beoordeelt de kwaliteit van de controlewerkzaamheden en verrichten eigen waarnemingen ter bevestiging van een goede uitvoering door de medewerkers. Is er verbetering mogelijk, dan adviseert men daarover. Vooraf denkt men mee en voert overleg over de aanpak, aard en diepgang van de werkzaamheden en de uitkomsten daarvan. De coachende rol, inclusief de opleidingsfaciliteiten voor de (interen controle)medewerker, is de basis voor een optimale samenwerking en effectieve kennisoverdracht en zorgt voor een naadloze aansluiting van de controleaanpak op onze AO/IB. De juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de gegevens en de documentatie behoort tot de verantwoordelijkheid van de gemeente, evenals een tijdige en volledige ter inzage verstrekking. Uitgangspunt is dat de gemeente volledig in control is. Men concentreert zich in eerste instantie op de beheers- en controlemaatregelen die de gemeente zelf heeft getroffen rondom de interne en externe risico s. Bij de rechtmatigheidscontrole behoort de interne controlefunctie het voorportaal te zijn en moet zijn verankerd in de beheersing van de bedrijfsprocessen. De organisatie geeft aandacht aan de geldende wet- en regelgeving en de borging van een geldelijk financieel beheer. Natuurlijke adviesfunctie De invulling daarvan kenmerkt zich door een proactieve en creatieve houding. Een goede invulling van de ondersteunende en adviserende rol vergt een goede afstemming van de manier, de thema s en de deskundigheid. Thema s zouden kunnen zijn: bezuinigingen, decentralisatie rijkstaken, samenwerking en bedrijfsvoering. Ook het verzorgen van trainingen/workshops en coaching rekent men hiertoe. Ernst & Young ondersteunt de raad in haar controlerende taak. Dit doet men door proactief mee te denken over de ontwikkeling van de organisatie, bedrijfsvoering en implementatie van wet- en regelgeving. Er zijn voldoende thema s die een bijdrage kunnen leveren, zoals effectieve en controleerbare kaders, inrichting planning en control cyclus, risicomanagement, interne controle e.d. Prijs en tariefstelling Controle jaarrekening Voor de controle van de jaarrekening, inclusief de Sisa-regelingen, offreert men een bedrag van
23.400, inclusief een korting van 3.800 van de kosten van de nulmeting (geen extra kosten wisseling accountantskantoor) en toeneming van het zelf controlerende vermogen van de organisatie. In de nulmeting zit eveneens advisering over de wijze waarop het zelf controlerend vermogen van de organisatie kan worden verbeterd. Uitgegaan is van een implementatie in 2013. Natuurlijke adviesfunctie Voor deze functie gaat men uit van de ervaringen bij vergelijkbare gemeenten en hebben deze ingeschat op circa 30 uur. De wijze van inzet en de mate van deskundigheid wordt door de gemeente bepaald. De kosten schat men op gemiddeld 200 per uur, zodat de totale kosten van de adviesfunctie geoffreerd worden op 6.000. Tarieven Voor de overige dienstverlening rekent men voor een assistent accountant 60 per uur oplopend naar 275 voor een director. Offerte Ipa-Acon Algemeen Tot 2012 was Ipa onze accountant. De overeenkomst liep af na de controle van de jaarrekening 2011. Ipa is een kleine(re) speler op de markt met een middelgroot kantoor in Haarlem. Het werkgebied strekt zich over geheel Nederland uit. De middelgrote bedrijfsvorm is een waarborg voor korte lijnen zonder bureaucratie, gebaseerd op persoonlijk contact. Men heeft ruime kennis en ervaring op de gemeentelijke markt. Onderdeel van kwaliteitsbeheer is de voortgezette vorming en opleiding van medewerkers. Zij volgen periodiek specifiek cursussen op het terrein van de (lokale) overheid. De dienstverlening strekt zich uit over alle controle-instrumenten aan de raad: de algemene controle, rechtmatigheid, doelmatigheidsonderzoek, projectcontroles en specifieke controles. De kwaliteitsnorm voor accountants is opgenomen in de Wet Toezicht Accountantsorganisaties (WTA) en getoetst door de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Men voldoet aan de normen. Ipa is zodanig ingericht dat zo efficiënt mogelijk zonder onnodige bureaucratie, praktisch en duurzaam gewerkt wordt. Controlevisie en aanpak getrouwheid en rechtmatigheid Kennis van de markt van het lokale bestuur in algemene zin en van specifieke onderdelen (grondexploitatie, belastingen, Wmo, e.d.) bepaalt in grote mate de effectiviteit en efficiency van de accountantscontrole. Handelen vanuit een onafhankelijke opstelling om continue een bijdrage te leveren aan de verbetering van de beheersorganisatie. Men volgt de vernieuwingen in de publieke sector en informeert over belangrijke ontwikkelingen. Informatie-uitwisseling komt onder meer tot uiting door periodiek overleg. De controle op de getrouwheid en rechtmatigheid is organisatiegericht. Vanaf het begin stemt Ipa bij voorkeur de uit te voeren werkzaamheden van de (verbijzonderde) interne en externe controle op elkaar af. Vroegtijdig is bekend wat wederzijds van elkaar wordt verwacht en dat heeft een positief effect op het resultaat van de accountantscontrole. De controle heeft een grote toegevoegde waarde als dit leidt tot signalering van strategische en operationele risico s en tot advisering van de verbetering van de beheersorganisatie. Een effectieve
en efficiënte beheersorganisatie is voor de gemeente een belangrijke randvoorwaarde om de gestelde doelen te realiseren, risico s te beheersen en adequaat in te spelen op de veranderende omgeving. De AO/IC heeft zich verschoven naar AO/IB, van controle naar beheersing. Bij de controle maakt de accountant gebruik van de interne beheersingsmaatregelen van de gemeente. Bij de beoordeling daarvan houdt men rekening met de aard en omvang van de gemeentelijke organisatie. Als de interne beheersingsmaatregelen goed zijn opgezet en functioneren, kan daar op gesteund worden. De controle-aanpak is samengevat als volgt: pre-audit gesprekken over actuele ontwikkelingen opstellen c.q. aanpassen controleplan uitvoering interim controle: testen bedrijfsprocessen en rechtmatigheidsbeheer. Kwaliteit van interne beheersing, sturing, afleggen verantwoording en toezicht daarop. Samenstelling managementletter met verbeterpunten in opzet en werking van financieel beheer. Aandacht voor risicomanagement, ICT en planning & control cyclus controle jaarrekening, inclusief Sisa-verantwoording. Naast de controleverklaring komt er een verslag van bevindingen, waarin gerapporteerd wordt over de kwaliteit van het financieel beheer en de verbeterpunten, de planning & control cyclus, de financiële positie van de gemeente, geconstateerde fouten en onzekerheden die de tolerantie overschrijdt Natuurlijke adviesfunctie Het leveren van een bijdrage aan de continue verbetering van de beheersorganisatie is de kern van de natuurlijke adviesfunctie. Bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning rekent Ipa tot een essentieel onderdeel van de natuurlijke adviesfunctie. Voor bestuur en management beoogt men een sparringpartner te zijn. Daarnaast houdt men de gemeente op de hoogte van relevante ontwikkelingen in wet- en regelgeving en zal gevraagd of ongevraagd adviseren over onderwerpen in en rond de organisatie, actualiteiten, specifieke risico s, wetgeving, fiscale en juridische kwesties, planning & control, e.d. Samengevat ziet men in de rol als adviseur de volgende elementen en eigenschappen: accountant voor de gehele organisatie lange ervaring in accountancy en administratieve ondersteuning, maar ook (advies)opdrachten proactief en alert kritisch, oplossingsgericht met als doelstelling de organisatie verder te verbeteren op verzoek het houden van incompany workshops over actualiteiten terugkoppeling van bevindingen, advisering over oplossingsrichtingen, klankbordrol, etc. De ondersteuning van de raad is onderdeel van de natuurlijke adviesfunctie. Betrokkenheid, kennis en ervaring Ipa is thans huisaccountant van 8 gemeenten. Het doel is om de marktpositie en het aandeel geleidelijk uit te breiden. De gemeentelijke markt is in beweging, gemeenten fuseren (schaalvergroting). Er is grote concurrentie en druk op budgetten. Dit betekent effectief en efficiënt uitvoeren van controles, e.d. De lokale overheid is boeiend, zowel beleidsinhoudelijk, financieel en organisatorisch. De dynamiek en complexiteit is groot. Teruglopende inkomsten en forse bezuinigingen vragen veel van de gemeentelijke organisatie. De samenleving vraagt hogere eisen aan kwaliteit en transparantie van dienstverlening en duurzaamheid. De legitimiteit is niet meer boven elke twijfel verheven, maar
moet steeds meer worden verdiend. Dit bepaalt in sterke mate de interne organisatie. De interne organisatie is in hun aanpak een essentieel object van de controle en natuurlijke adviesfunctie. Kennis en ervaring op de gemeentelijke markt wordt gevoed en gesterkt door de landelijke contacten en samenwerkingsverbanden. De medewerkers zijn het belangrijkste. Deze worden zorgvuldig geselecteerd en krijgen allerlei faciliteiten om kennis en vaardigheden te verbreden, te verdiepen en te onderhouden via trainingen, cursussen, overleggen e.d. Invulling accountancy werkzaamheden De gemeente is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening en het geven van een toereikende toelichting. De organisatie zorgt voor een toereikende administratieve vastlegging, maatregelen van interne beheersing, keuzes en toepassing van grondslagen voor waardering en resultaatbepaling, e.d. Een essentiële fase in het controle proces is de samenstelling en bespreking van het jaarlijkse controleplan c.q. de voorbereiding van de controle. De accountant zal zijn werkzaamheden afstemmen met de planning & control cyclus van de gemeente. Op verzoek kan het plan vooraf worden besproken en kunnen onderwerpen en accenten worden aangedragen en meegenomen worden. Voorafgaande aan de controle worden afspraken gemaakt over de aan te leveren documenten en bescheiden voor een effectieve en efficiënte accountantscontrole. Prijs en tariefstelling Controle jaarrekening en natuurlijke adviesfunctie Voor de controle van de jaarrekening 2012 offreert Ipa 15.750, inclusief controlewerkzaamheden omtrent de Sisa-verantwoording. In het geoffreerde bedrag is eveneens de natuurlijke adviesfunctie opgenomen. Wel merkt men op dat er hierbij twee aspecten van belang zijn. Enerzijds de kwaliteit van de interne beheersing en het feitelijke functioneren daarvan. Anderzijds de tijdigheid en de wijze van oplevering van de documenten en bescheiden en de eisen die daaraan in redelijkheid gesteld kunnen worden. De kwaliteit van de interne beheersing houdt in dat alle relevante primaire en ondersteunende processen tenminste voldoen aan de redelijke te stelen eisen. Dit houdt o.a. in: bevoegdheden zijn geregeld en actueel procesbeschrijvingen zijn op orde interne controles zijn tijdig en adequaat uitgevoerd en zichtbaar vastgelegd bewaking van investeringen, verwervingen en verkopen en actualisatie daarvan financiële informatievoorziening voldoet aan de daaraan te stellen eisen (administratie upto-date, balansrekeningen bewaakt, geanalyseerd en tijdig afgewikkeld, afwijkingen tussen begroting en rekening intern toereikend verklaard) De geoffreerde prijs wordt, voor het eerst in 2013, aangepast aan de hand van het indexcijfer Caolonen van het CBS voor de financiële instellingen en zakelijke dienstverlening Tarieven De prijs is gebaseerd op en het meerwerk belast men met bedragen per uur die variëren van 50 voor een beginnend assistent accountant oplopend naar 200 voor een externe accountant.