BELEIDSTRUCTUUR, WERKING, ORGANISATIE IBP CONTINUITEITSBELEID INFORMATIEVERSPREIDING, INFORMATIESTROMEN Lut Sommerijns 20 juni 2007 1
Plan van de uiteenzetting 1. Beleidstructuur Organen van het OFP Werking Organisatie (principes nr. 1 en 2) 2. Continuïteitsbeleid (principe nr. 5) 2. Informatie (principes nr. 10 en 11) Hoe toepassen in de praktijk? 2
1. Beleidstructuur Organen Werking Organisatie Wet WIBP: AV RvB Toezichtcomité OO OO OO Sociale comités inimum: AV + RvB Optioneel: OO sociale comités erplicht: passende scheiding tussen operationele taken en verantwoordelijkheden en toezichtstaken en -verantwoordelijkheden 3
Organen van het OFP: AV in de praktijk Één BO MOF Sector WAP-Z AV BO BO + aangeslotenen Alle BO s Alle BO s + aangeslotenen Sectorinrichter + aangeslotenen Zelfst = BO maar moeten geen lid zijn Probl: V.V. Probl: aantal Keuze: gewone/buitengewone Opgelet: min 1 lid (6 maanden) Probl: V.V. Probl: IBP = BO Gewone/Buitengewone leden: BO met slapers Probl: V.V. Probl: pariteit Gewone/Buitengewone leden Opgelet indien uitbreiding WAP Statuten - representativiteit Aantal vergaderingen Probl: onderscheid OFP/BO (beheersovereenkomst) Aantal vergaderingen Beheersovereenkomst Meer controle/transparantie Aantal vergaderingen Aandacht: onderscheid inhoud pensioenregeling/ beheer en uitvoering Aantal vergaderingen Betrokkenheid Informatiekanaal Gewicht stemmen 4
1. Beleidstructuur Organen Werking Organisatie In de praktijk RvB/OO: - Professionele betrouwbaarheid + passende beroepskwalificaties en beroepservaring - AH-verzekering ( 1 BO/MOF en sector/wap-z) - Externe/onafhankelijke bestuurders Probl. pariteit - Pariteit (1 BO/MOF/Sector) - Belangenconflicten - "4-eyes principle" ( dagelijks beleid) - Vertegenwoordigingsbevoegdheid 5
Organen van het OFP: RvB in de praktijk Één BO MOF Sector WAP-Z RvB - aantal - paritair/niet paritair - uitbesteding - paritair/niet paritair art. 41 WAP - aanduiding/benoeming - duur mandaat - einde mandaat - paritair - onafhankelijke bestuurders - geen BO interne controle compliance continuïteitsbeleid audit - rechtspersonen? - geen BO (werk, initiatief) werk, initiatief algemeen beleid, vertegenwoordiging, uitbesteding algemeen beleid, vertegenwoordiging, uitbesteding algemeen beleid, vertegenwoordiging, andere OO, uitbesteding algemeen beleid, band AV, vertegenwoordiging, andere OO, uitbesteding - steun BO - andere OO? - steun BO - andere OO? toezicht andere OO reporting vanwege OO toezicht andere OO reporting vanwege OO (band AV) 6
Andere operationele organen in de praktijk Dagelijks bestuur Investeringscomité/ Beleggingscomité handelingen en beslissingen van dagelijks bestuur Directiecomité dagelijks bestuur +? beleggingen asset managers contracten (afbakening taken/ verantwoordelijkheden) reporting marge manoeuvre timing frequentie vergaderingen 7
Andere operationele organen in de praktijk (vervolg) Communicatieorgaan Interne audit comité Toetredings/Uittredingscomité reporting CBFA/NBB info aangeslotenen klachten begunstigingsformulier intranet/website beheer data + privacy wetgeving transparantieverslag pensioenfiche audit onderzoek/audit evaluatie reporting Toetreding - aanvraagdossier toetreding - voorbereiden toetredingsbeslissing - voorbereiden documenten en aanpassingen Uittreding/Uitsluiting - uitvoering beslissing - overdracht [statuten + RvB/AV] 8
1. Beleidstructuur Organen Werking Organisatie In de praktijk RvB Andere OO RvB Andere OO Tussen OO Financiering: follow-up Actuaris Revisor Beheersovereenkomst Coherentie TV Investeringen Financiering Herstelmaatregelen Afbakening taken en verantwoordelijkheden Reporting Conflictenregeling PV s uitwisseling info Toezicht RvB follow-up 9
Sociale comités in de praktijk Grensoverschrijdende context Hoe? Werknemersparticipatie betrokkenheid - informatie - consultatie - medezeggingschap via niet bindend voorafgaandelijk/post factum advies via bindend advies opgelet: verantwoordelijkheid RvB OFP procedure conflictenregeling statuten 10
Sociale comités in de praktijk Nationale context RvB: paritair Toezichtcomité: praktijk? OO: pariteit? Optioneel: Verschillende overwegingen Mogelijkheid: zelf taken en verantwoordelijkheden invullen Combineren: RvB OO sociale comités Praktijk: OFP met 1 of meerdere BO [sector/zelfstandigen] 11
2. Continuïteitsbeleid "activiteiten en dienstverlening van het OFP zonder onderbrekingen" "ernstige en niet geplande onderbrekingen" Hoe? - via OFP structuur en organisatie (vb.: aantal leden OO) - via procedures, noodplannen, systemen, fallback arrangementen, outsourcing (goede contracten) - documenten draaiboek crisissituatie: welk geval/welke situatie? actieplan + wat doen? 12
2. Continuïteitsbeleid (vervolg) Panne computer, telecommunicatie, elektriciteit wie doet wat? back up systemen? ervoor zorgen dat geen info die verloren gaat wanneer + hoe opnieuw life? ervoor zorgen dat dringende betalingen/ opdrachten kunnen worden uitgevoerd check contracten met service providers Brand, terreur bewaring van gegevens back up databeheer niet alleen bij OFP maar check contract met service provider! 13
2. Continuïteitsbeleid (vervolg) Sociale onrust stakingen in BO: impact OFP? toegang bedrijfsgebouw procedure? Ziekte, vakantieperiodes, van leden OO: regeling: wie, wat, wanneer? aanpak 14
2. Continuïteitsbeleid (vervolg) Concreet checken beheersovereenkomst met BO/sectorinrichter checken uitbestedingsovereenkomsten opstellen procedures, actieplannen, (wie doet wat wanneer?) treffen van back up/fallback arrangementen OFP 1/meerdere BO Sector OFP WAP-Z check BO opgelet gebouw BO check FBZ check sociale partners zelfst/onafh/uitbesteding onafh/uitbesteding 15
3. Informatie 3.1 Interne informatieverspreiding In de praktijk: rapporteringsystemen beslissingen RvB/statuten m.b.t. operationele taken notulen/pv interne reglementen feedback + follow-up/acties secretaris (wie?) 16
3. Informatie (vervolg) 3.2 Externe informatie In de praktijk: Aan wie? - aan aangeslotenen, begunstigden, rechthebbenden, vertegenwoordigers - aan BO - aan CBFA - aan sociale overleg-/adviesorganen: in welke situaties? - aan notarissen, advocaten, rechtbanken,? Wat? - wettelijk opgelegde info (WIBP WAP WAP-Z "host country social legislation") - pensioenreglement - fiches - jaarrekeningen - 17
3. Informatie (vervolg) 3.2 Externe informatie (vervolg) In de praktijk: Hoe? - intranet - papier - dataprotection/privacywetgeving - opgelet: uitbesteding - opgelet: relatie BO sociale overlegorganen 18
Bedankt voor uw aandacht Zijn er nog vragen? Lut 19