OCMWCPASPerformInvestigation (opvraging informatie voor sociaal onderzoek) Inhoud 1) Inleiding... 2 2) Wetgeving... 2 3) Historiek... 2 4) Wie gebruikt de dienst? Voor wie en naar wie?... 2 5) Wat zijn de noodzakelijke voorwaarden voor een goede overdracht van de gegevens? Welke controles worden er op de ingevulde gegevens uitgevoerd?... 3 5.1. Opzoeking is enkel mogelijk per INSZ... 3 5.1.1. KSZ-register / Rijksregister... 3 5.1.2. Vervangen INSZ... 3 5.1.2.1. Integratiecontrole... 3 6) Welke gegevens zijn vereist en welke gegevens worden teruggekoppeld?... 3 7) Hoe verloopt de overdracht en welke partners zijn betrokken?... 5 8) Binnen welke termijn is het antwoord beschikbaar?... 5 9) Wat zijn de meest voorkomende fouten en resultaten?... 6 10) Samenhang tussen de verschillende functies van de dienst... 7 11) Andere gelinkte diensten... 7 12) Andere relevante documentatie... 7 Gebruikershandleiding Netwerk Sociale Zekerheid 1/7
1) Inleiding Dit document geeft een overzicht van de werking van de dienst beschikbaar op het netwerk van de sociale zekerheid via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) voor het sociaal onderzoek van de cliënt van het OCMW. De naam van de dienst is OCMWCPASPerformInvestigation. 2) Wetgeving Deze dienst kadert binnen de algemene wetten en koninklijke besluiten waarop de POD-MI en de OCMW s steunen: 1. POD-MI: 2 DECEMBER 2002. Koninklijk Besluit waarbij ten behoeve van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid en bepaalde administratieve overheden en instellingen van sociale zekerheid de toegang tot het wachtregister wordt geregeld. 12 AUGUSTUS 1985. Koninklijk Besluit tot machtiging van sommige overheden van het Ministerie van Sociale Voorzorg tot het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen. 2. OCMW s: 14 APRIL 1988. - Koninklijk Besluit tot regeling van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen, wat de openbare centra voor maatschappelijk welzijn betreft. 9 DECEMBER 1987. - Koninklijk Besluit tot regeling van de toegang tot het Rijksregister van de natuurlijke personen, wat de openbare centra voor maatschappelijk welzijn betreft. 3) Historiek Deze dienst, samen met een aantal andere diensten, vervangt de volgende formulieren: 000N, 300N, 300R,400R, R000, R001, R019, R022, R023,R031, R100, R120, R141, R150, 001H, 020H, H205, H206, H207, H210, H211, H213, H214. 4) Wie gebruikt de dienst? Voor wie en naar wie? Het OCMW gebruikt deze dienst en kan hiermee gegevens over de personen raadplegen bij het Rijksregister en bij de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. Via deze dienst kan informatie worden verkregen bij het Rijksregister en het KSZ-register in het kader van het sociaal onderzoek. Via deze dienst kunnen historieken en up-to-date informatie worden opgevraagd. Werkwijze: De gebruiker vult het INSZ van de onderzochte persoon in en duidt de gegevensblokken aan waarover hij moet beschikken. De beschikbare blokken zijn: Wettelijke gegevens Gezinssamenstelling: indien de gezinssamenstelling wordt opgevraagd, worden de wettelijke gegevens en de adreshistoriek van ieder gezinslid teruggekoppeld. Het is belangrijk om na te gaan of al deze informatie noodzakelijk is misschien volstaat het 2 kleinere opeenvolgende opzoekingen uit te voeren. Gebruikershandleiding Netwerk Sociale Zekerheid 2/7
Adreshistoriek Gegevens uit het wachtregister Het systeem zoekt de gevraagde blokken op. Indien geen enkel blok wordt aangemerkt, worden alle blokken weergegeven. Indien de gebruiker geen toegang heeft tot een blok, wordt het blok niet weergegeven en wordt dit in een bericht verduidelijkt. Deze werkwijze heeft een negatieve invloed op de wachttijden. 5) Wat zijn de noodzakelijke voorwaarden voor een goede overdracht van de gegevens? Welke controles worden er op de ingevulde gegevens uitgevoerd? De enige voorwaarden zijn: dat het OCMW over het huidige INSZ van de cliënt beschikt (zie volgende punt). 5.1. Opzoeking is enkel mogelijk per INSZ 5.1.1. KSZ-register / Rijksregister De dienst controleert eerst of het opgegeven INSZ gekend is in het KSZ-register. Indien dit niet het geval is wordt het Rijksregister geraadpleegd. In het geval het INSZ in beide registers gekend is (zoals het geval is voor geschrapte personen), is het steeds zo dat de gegevens in het KSZ-register de meest recente zijn. Dat impliceert niet dat er geen echte inschrijving rijksregister is. Toch worden voor deze dienst de eventueel niet recente gegevens uit het Rijksregister weergegeven ter informatie. 5.1.2. Vervangen INSZ Een INSZ kan vervangen zijn door een ander. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een persoon die nooit in België heeft verbleven en die gekend is in het KSZ-register met een BIS-nummer in België komt wonen. Het BIS-nummer van de persoon wordt dan vervangen door een rijksregisternummer. Dit rijksregisternummer kan dan op zijn beurt weer vervangen zijn, enzovoort. De informatie over de persoon wordt enkel opgezocht als het INSZ van de persoon opgegeven door de gebruiker het huidige INSZ is van de persoon. Indien dit niet het geval is, krijgt de gebruiker een bericht dat het nummer vervangen is, en het systeem geeft het huidige nummer mee. De gebruiker kan met deze informatie zijn dossier aanvullen en het huidige INSZ hergebruiken om de dienst op te roepen. 5.1.2.1. Integratiecontrole Alvorens gegevens op te vragen, wordt er nagegaan of de persoon reeds geïntegreerd is voor een bepaalde hoedanigheidscode (groter of gelijk aan 1) 6) Welke gegevens zijn vereist en welke gegevens worden teruggekoppeld? Sociaal onderzoek via OCMWCPASPerformInvestigation Ingevulde gegevens: INSZ van de betrokkene Resultaatgegevens: Wettelijke gegevens Gebruikershandleiding Netwerk Sociale Zekerheid 3/7
Registergegevens Naamsgegevens Geslacht Geboortegegevens Burgerlijke staat Eventueel overlijden Adresgegevens Wettelijke verblijfplaats (in België of in het buitenland, of zoals opgegeven door een diplomatieke dienst) Nationaliteit Gegevens m.b.t. gezinssamenstelling Registergegevens INSZ van gezinslid Rol binnen het gezin Datum van toetreding tot het gezin Adreshistoriek: Registergegevens INSZ Gemeente Wettelijk adres Aangegeven adres (voor sociaal verzekerden uit het wachtregister) Wachtregistergegevens Gegevens uit het wachtregister INSZ H205-gegevens Datum van aanvraag Statuutcode H206-gegevens Structuur Datum administratieve situatie Orgaan/instelling Toelichting Gemeentecode onthaalcentrum Gemeentenaam Tweetalige gemeentenaam Referentie: Aantal dagen Code gesloten/open NIS-code van het OCMW Datum van aangifte Attestdatum Datum van vertraging Oorspronkelijk orgaan/instelling H207-gegevens Datum van inschrijving Datum van schrapping Soort hulp Gebruikershandleiding Netwerk Sociale Zekerheid 4/7
Gemeentenaam Tweetalige gemeentenaam NIS-code van het OCMW H211-gegevens Datum van inschrijving Documentcode H212-gegevens Datum van inschrijving Code Beschrijving H213-gegevens Volledige alias Datum Soort alias Nationaliteit Geboortedatum Naam Voornaam Indicator voornaam Geboorteplaats 7) Hoe verloopt de overdracht en welke partners zijn betrokken? OCMW-CPAS 1 5 KSZ-BCSS 2 BCSS-KSZ Reg. 3 4 Rijksregister Registre National 1. Het OCMW stuurt het INSZ van de cliënt via het eigen programma of het programma van een softwarehuis naar de KSZ. 2. De KSZ zoekt de gegevens van de persoon op in het KSZ-register. 3. Indien de persoon niet gevonden is of bijkomende informatie gevraagd was, gaat de KSZ het Rijksregister raadplegen. 4. Het resultaat van het Rijksregister wordt toegevoegd aan het resultaat van het KSZ- Register. 5. Het resultaat wordt naar het OCMW gestuurd. 8) Binnen welke termijn is het antwoord beschikbaar? Het antwoord wordt direct overgemaakt aan het OCMW. Dit gebeurt online. Opmerkingen bij de bekomen resultaten: Gebruikershandleiding Netwerk Sociale Zekerheid 5/7
Vermits ieder gegevensblok over het algemeen 7 tot 8 berichten naar het Rijksregister vergt, kan de hele bewerking nogal wat tijd in beslag nemen. Het opvragen van de gezinssamenstelling plus verschillende andere gegevensblokken wordt dan ook afgeraden: de verwerkingsduur wordt te lang en er zouden timeouts kunnen optreden. Het is dus van belang de dienst weloverwogen te gebruiken en geen overbodige gegevens op te vragen. Daarom is het mogelijk om bij de opzoeking bepaalde gegevensblokken aan te merken en andere uitdrukkelijk uit te sluiten. 9) Wat zijn de meest voorkomende fouten en resultaten? De meest voorkomende fouten en resultaten van deze dienst kan u raadplegen op:/../ocmwcpasperforminvestigation_errorcodes.xls Gebruikershandleiding Netwerk Sociale Zekerheid 6/7
10) Samenhang tussen de verschillende functies van de dienst De dienst OCMWCPASPerformInvestigation werd geconcipieerd om toegang tot verschillende gegevensgroepen te geven. De voorziene voorlegging geeft inderdaad de mogelijkheid om tot de volgende informatie: de gezinstoestand, de wettelijke gegevens, het adres, het wachtbestand. Als het OCMW het INSZ in zijn voorlegging vermeldt, mag het het aantal groepen krijgen, die hij nodig heeft, door de gepaste indicator in te vullen. Als hij het INSZ niet kent, kan het een fonetische opzoeking verrichten die hem precies zal toelaten to het gewenste INSZ te komen. 11) Andere gelinkte diensten De beste manier om de gebruikte codificatie te raadplegen is via CTMS. 12) Andere relevante documentatie Alle in de registers gebruikte codes zijn te verkrijgen op het portaal van de sociale zekerheid. De CTMS- toepassing codelist table management system bevindt zich wel in het beveiligd deel van bovenvermeld portaal. Gebruikershandleiding Netwerk Sociale Zekerheid 7/7