STAGES IN DE MASTER COMMUNICATIESTUDIES WAAROM EEN STAGE? De stage is een belangrijk onderdeel van het masterprogramma Communicatiestudies. De stage vormt samen met je masterwerkstuk de helft van het onderwijsprogramma (30 ECTS). De stage is bedoeld om in een organisatie ervaring op te doen met het werk van de communicatiedeskundige. De stage is gericht op zowel leren als toepassen. Je past in de praktijk toe wat je in je studie hebt geleerd en tegelijkertijd doe je in de organisatie nieuwe kennis op. Meer in het algemeen moet de stage je helpen om de volgende competenties te verwerven: Onderzoeken: Je kunt een communicatief probleem in een praktijksituatie benoemen in termen van gangbare communicatieve modellen en theorieën. Daarbij kun je verschil maken tussen een organisatieprobleem en een communicatief probleem en de verschillende oplossingen die daarbij horen. Je kunt een communicatief probleem van een organisatie vertalen in concrete onderzoeksvragen, beargumenteerd kiezen voor een adequate onderzoeksmethode, en het onderzoek binnen de organisatiecontext uitvoeren. Daarbij weet je een verantwoord compromis te vinden tussen het wetenschappelijke ideaal en wat in een organisatie praktisch haalbaar is. Adviseren: Communiceren: Je bent in staat om de resultaten van onderzoek te vertalen in haalbare adviezen. Je kunt de resultaten van eigen onderzoek en daaruit af te leiden aanbevelingen op een adequate manier presenteren aan de betrokkenen in de organisatie. Je bent in staat om communicatieve producten tot produceren die voldoen aan de eisen van ontvangers en de eisen van de organisatie. Reflecteren: Je kunt op je eigen communicatieve functioneren in een organisatie reflecteren, d.w.z. je weet wat de eigen sterke en zwakke kanten zijn en je weet hoe deze binnen een organisatie uitgebouwd of verbeterd kunnen worden. Je weet een relatie te leggen tussen de opgedane kennis en vaardigheden in de communicatiekundige opleiding en de eisen en verwachtingen van een concrete stageplek. 1
Meestal heb je in een stage twee taken. Je helpt de organisatie met allerlei communicatietaken. Je doet dus uitvoerend werk: je schrijft teksten, ontwerpt websites, maakt communicatieplannen enzovoort. Hierdoor krijg je inzicht in het alledaagse reilen en zeilen van organisaties, de rol van communicatie in organisatie en natuurlijk in je eigen functioneren als communicatieprofessional. Naast dat uitvoerende werk voer je een onderzoek uit dat leidt tot concrete communicatieadviezen aan de organisaties. Dat onderzoek zal ten minste 50% van de werktijd in beslag moeten nemen. TWEE TAKEN: PRAKTISCH COMMUNICEREN EN ONDERZOEK DOEN Praktisch communiceren als communicatiemedewerker De communicatieve taken tijdens je stage kunnen erg verschillend zijn. Maar we weten uit recent onderzoek wel welke taken door communicatiemedewerkers het meest voorkomen. Dat zijn: het voorbereiden en controleren van verschillende aspecten van interne en externe tekstproductie; het beheer en het formulering van de content van intranet, extranet of internet; de advisering over de inzet van verschillende communicatiemiddelen; (een bijdrage aan) de coördinatie van een communicatieproject. Het streven is dat je in de stage kennis maakt met één of meer van deze activiteiten. Dat streven lijkt helder, maar de praktijk is weerbarstig. Als organisaties namelijk spreken over uitvoerend werk dan vatten ze dat vaak ruimer op. Daarom spreken wij liever van uitvoerende communicatieve taken. Onder communicatieve taken verstaan we dan niet uitvoerende vaardigheden zoals het post sorteren en kopieerwerk, of teamondersteunende vaardigheden als lunchvoorbereiding en notuleren. Ook is het niet bedoeling dat je uitsluitend ondersteunt bij de uitvoering van één specifiek evenement, zoals de organisatie van een symposium of een beurs. Daar komt weliswaar veel communicatie bij kijken, maar de werkzaamheden zijn vooral uitvoerend (praktisch) van aard. Als opleiding verstaan wij onder uitvoerende communicatieve taken werkzaamheden die direct met je communicatiekundige vak te maken hebben. Met andere woorden, het werk moet de mogelijkheid geven om te reflecteren op communicatieve producten en processen, vanuit de theorieën en het onderzoek waarmee je bekend bent geraakt in je studie. Onderzoek doen in organisaties De kern van de stage is het praktijkgerichte onderzoek. In deze praktijkgerichtheid kan (dat hoeft dus niet) het stageonderzoek verschillen van het onderzoek voor je masterwerkstuk. We zeggen wel: met je stageonderzoek dien je de organisatie, met je masterwerkstuk dien je (vooral) de wetenschap. In principe hebben beide dus een andere oriëntatie. In bijzondere gevallen is het stageonderzoek en het onderzoek voor het masterwerkstuk te combineren, maar dat is meer uitzondering dan regel. Dat gaat eigenlijk alleen maar als bij het begin van de stage ook de wetenschappelijke relevantie van het onderzoek boven elke twijfel verheven is en als er 2
met de organisatie harde afspraken zijn gemaakt dat de data voor het masterwerkstuk tijdens de stageperiode verzameld kunnen worden. Het stageonderzoek beslaat zoals gezegd minimaal vijftig procent van de werktijd. (Meer kan, maar hoeft niet. Er moet ook ruimte blijven voor het opdoen van werkervaring.) Het onderwerp, de vraagstelling en de aanpak van het praktijkgerichte onderzoek wordt in overleg tussen stagebegeleider en stagedocent vastgelegd. In de praktijk blijkt dit vaak een proces van onderhandeling te zijn waarin je als student een centrale positie inneemt. Soms heeft een organisatie een concreet idee voor een onderzoek dat je aan je stagebegeleider van de universiteit moet zien te verkopen. Die zal daar soms direct mee akkoord gaan, maar vaker zal je docent zelf ook wensen en ideeën hebben. Uiteindelijk komen we dan tot een voorstel dat zowel voor de organisatie als voor de opleiding geschikt is. Voor jou als student is deze onderhandeling een voorproefje van de positie waarin je je als communicatieprofessional vaker zult bevinden: je gaat op zoek naar een midden tussen theorie en praktijk, tussen wetenschap en organisatie, tussen wenselijkheid en haalbaarheid, enzovoort. Het komt ook voor dat organisaties zelf geen concrete onderzoeksideeën hebben (bijvoorbeeld omdat ze in eerste instantie vooral iemand zoeken om uitvoerend werk te doen). In dat geval moet je zelf dus met voorstellen komen. Die kunnen dan liggen op verschillende terrein van interne en externe communicatie. In algemene zin richt het stageonderzoek van onze studenten zich vaak op: het ontwikkelen van communicatieplannen of tekstproducten ; reacties van doelgroepen of experts van buiten op communicatieve producten van de organisatie, of op het communicatiebeleid van de organisatie; publieks- en klantcontacten van de organisatie; de evaluatie van campagnes; effecten van communicatieve uitingen; de tevredenheid over communicatiemedia ; de mediakeuze voor afgebakende communicatieve doelen; of op reacties van medewerkers van de organisatie op interne communicatieproducten van de organisatie. Van het praktijkgerichte onderzoek en de ervaringen met communicatieve taken wordt apart verslag gedaan. HOE BEREID JE DE STAGE VOOR? Je kunt niet vroeg genoeg beginnen met het zoeken van een stageplaats. Sommige organisaties zijn gericht op zoek naar stagiaires. De overheid bijvoorbeeld heeft een eigen website waar je kunt zoeken naar vacatures (www.werkenbijhetrijk.nl), maar ook veel andere organisatie gebruiken hun websites om stagiaires te werven. Ons eigen Studiepunt Geestwetenschappen heeft soms ook stageplaatsen in de aanbieding. Kijk daarvoor op de website van het Studiepunt. 3
Let op: soms zijn dit typische bachelorstages. Daarnaast heeft het Kennispunt Geesteswetenschappen wel eens concrete aanbiedingen. De meeste studenten echter benaderen zelf een organisatie en proberen al onderhandelend tot een leuke en leerzame stageopdracht te komen waar de organisatie en de universiteit tevreden mee zijn. In de praktijk eindigen deze onderhandelingen in 99% van de gevallen in resultaten waar alle partijen (student, organisatie en universiteit) tevreden mee zijn. Voordat je een organisatie gaat benaderen, moet je goed nadenken over wat je aanbod kan zijn. Wat heb je de organisatie te bieden? Wat vind je leuk? Waar ben je goed in? Wat denk je dat de organisatie nodig heeft? Hoe beter je in staat bent om je persoonlijke unique selling points te formuleren, hoe groter de kans dat je een leuke stageplek verwerft. Het probleem daarbij is doorgaans niet om de organisatie duidelijk te maken dat je allerlei hand- en spandiensten kunt bieden. De moeilijkheid zit vaak meer in het verkopen van het noodzakelijke onderzoek. Je moet dus vooral goed nadenken over wat voor onderzoek je een organisatie kan bieden. Daarbij hoef je echt geen kant-en-klaar voorstel aan te bieden. Als je concrete voorbeelden geeft van mogelijk relevant stageonderzoek (zie hierboven) dan gaat men vanzelf wel met je meedenken. WELKE ORGANISATIES ZIJN GESCHIKT ALS STAGEADRES? Een goed stagebedrijf kenmerkt zich door: interesse in jou en je studie; inzicht in de functie van een stage, namelijk praktijk- en toepassingsgericht leren; respect voor de soms lastige - positie die je als stagiaire in een organisatie hebt; respect voor een academische werkwijze en werkhouding; respect voor het feit dat de universiteit en de organisatie soms tegenstrijdige belangen hebben; beschikbare tijd om je te begeleiden; de beschikbaarheid van middelen om je een redelijke stagevergoeding te bieden. Minder geschikte of eigenlijk ongeschikte stageplaatsen zijn: organisaties met maar een of twee werknemers; de organisatie waar je al jaren werkt; het bedrijf van je vader, moeder, vriend, etc.; organisaties die geen enkele ervaring hebben met stagiaires; organisatie die continu stagiaires hebben rondlopen om regulier werk uit te voeren. 4
Als we nagaan bij welke organisaties er de afgelopen jaren succesvolle stages zijn gelopen, dan komen we tot het volgende (incomplete) lijstje: de communicatieafdeling van een (internationaal) bedrijf of een overheidsinstantie; een zelfstandig communicatieadviesbureau; een organisatie voor communicatieve dienstverlening; een uitgeverij of een educatieve instelling; een communicatie-intensieve organisatie waarbinnen een duidelijk te omschrijven communicatieprobleem bestaat. Er zijn dus vele opties. Overleg vooraf met stageorganisatie over de wederzijdse wensen en verwachtingen. Het is bijvoorbeeld niet de bedoeling dat je tijdens de stage de taken verricht die anders door een betaalde medewerker zouden worden verricht. Stagiaires moeten dus altijd boventallig zijn. Verder is het bij de keuze van een stageorganisatie belangrijk dat er een ervaren, academisch geschoolde communicatieprofessional beschikbaar is om je te begeleiden. Bij voorkeur heeft deze man of vrouw ook nog verstand van en ervaring met praktijkgericht communicatieonderzoek. Begin op tijd met het zoeken van een stageplek. Je moet uiterlijk eind januari weten waar je in maart terecht kunt. WAT KUN JE VAN DE STAGEBEGELEIDING VERWACHTEN? De begeleiding van de stage is in handen van twee personen: de stagebegeleider en de stagedocent. De stagebegeleider is een ervaren communicatieprofessional uit de organisatie. De stagedocent is een docent van de opleiding. In samenspraak met de stagebegeleider en de stagedocent stel je een stageplan op voor de uit te voeren communicatietaken en de invulling van het praktijkgerichte onderzoek. Met de stagebegeleider heb je zo vaak contact als jullie beide wenselijk achten. In de praktijk blijkt één keer in de week wel een minimum te zijn. De stagebegeleider is je belangrijkste aanspreekpunt in de organisatie. Hij of zij zal je ook feedback moeten geven op je functioneren als stagiaire, zodat je tussentijds kunt leren. Vanuit de opleiding wordt de stagebegeleiding georganiseerd in zogenaamde intervisiegroepen. In zo n groep zitten 5-6 studenten die allemaal stagelopen. Deze groep komt eens in de een à twee weken bij elkaar onder leiding van de stagedocent om ervaringen uit te wisselen. Daarbuiten zal er soms mailcontact zijn. En soms zal er afhankelijk van het onderwerp van het stageonderzoek nog meer individuele begeleiding zijn, zeker wanneer het gaat om jouw individuele schriftelijke producten. Hierover maak je apart afspraken met de stagedocent. Zo nodig overlegt de stagedocent met de stagebegeleider over het verloop van de stage of het onderzoek. Dat zal zeker het geval zijn als er zich problemen voordoen. Telefonisch of e-mail contact is tussen begeleider en docent vrij gewoon. Stagebezoeken zijn de laatste jaren een zeldzaamheid geworden. 5
HOE WORDEN STAGES BEOORDEELD? De beoordeling van de stage (incl. het onderzoek) is uiteindelijk de verantwoordelijkheid van de stagedocent. De docent zal voor de beoordeling echter altijd overleggen met de stagebegeleider. De docent zal zich bij de beoordeling vooral richten op de stageproducten: het stageverslag en het onderzoeksrapport. De stagebegeleider kan beter oordelen over het functioneren van de stagiair in de organisatie. Stagebegeleiders vullen aan het einde van de stage ook een evaluatieformulier in dat de docent meeneemt in zijn of haar beoordeling. Voor zowel de docent als de begeleider is er een formulier met de punten waarop zij de stagiaire beoordelen. HOE ZIET JE RAPPORTAGE ERUIT? De rapportage bestaat twee onderdelen: het stageverslag en het onderzoeksrapport. In het stageverslag beschrijf en verantwoord je je leerervaringen binnen de context van de stageorganisatie. Het verslag is procesgericht en productgericht. Je beschrijft de communicatieve taken die je hebt uitgevoerd, de resultaten hiervan en de beoordeling in de organisatie. Je reflecteert op de uitgevoerde opdrachten, het werkproces, de eventuele commentaren en revisies, en dergelijke. Je gaat in op professionele vaardigheden die je al doende hebt ontwikkeld. Je persoonlijk stageverslag bevat zo nodig een aparte paragraaf over de organisatie, met daarin: een korte beschrijving van het bedrijf (kerntaken, aantal werknemers etc.); een organisatieschema en de plaats van jezelf op de afdeling waar jij werkt. een beschrijving van de kerntaken van communicatieafdeling / -medewerker ; de plaats van de werkprocessen waaraan jij hebt deelgenomen in de organisatie: voor wie heb je gewerkt, met wie, wie heeft het werk of producten van dat werk beoordeeld, becommentarieerd, in welke hoedanigheid, etc.; de positie van de medewerkers met wie je dagelijks te maken hebt en op de positie die hun afdeling inneemt binnen de organisatie als geheel. Probeer je hierin wel te beperken. Je hoeft niet uit te leggen dat Heineken een grote bierbrouwer is en dat de kerntaak van de Belastingdienst bestaat uit het innen van belastingen. Het persoonlijk stageverslag beschrijft ook wat de resultaten daarvan zijn je uitvoerende werkzaamheden (rapporten, brochures, persberichten, websites, presentaties, etc.), tezamen met een reflectie daarop. Stel dat je een brochure hebt geschreven. Dan laat je in je verslag die brochure zien, je beschrijft gedetailleerd hoe die brochure tot stand is gekomen, waarom die brochure zo is geworden en niet anders. Verder beoordeel je de kwaliteit van je werk in het licht van theorie en onderzoek. In het onderzoeksrapport doe je verslag van het praktijkgerichte onderzoek. Het verslag is idealiter zowel leesbaar voor de direct belanghebbenden in de organisatie als interessant en relevant voor de docent. Je zult daarom in de hoofdtekst soms minder diep ingaan op de onderzoeksmethode, en details daarover meer in bijlagen behandelen. Het verslag eindigt met aanbevelingen. Het begint met een samenvatting van de resultaten en de aanbevelingen. 6
HOE REGEL IK DE FORMALITEITEN? Je moet zelf de contacten leggen met een stageverlenende organisatie en met de universiteit. Met de universiteit moet je twee belangrijke zaken regelen: Stagedocent. Die regel je door het formulier stagebegeleiding in te vullen dat je op onze website kunt vinden. De stagecoördinator van Communicatiestudies, Daniël Janssen, zorgt vervolgens dat je bij een intervisiegroepje wordt ingedeeld. Verzoeken voor stagebegeleiding moeten ten minste 6 weken voor aanvang van de stage worden ingediend. Stagecontract. Dat regel je door het stagecontract samen met de stageorganisatie in te vullen en in te leveren bij het Studiepunt. Daar zorgen ze dat het contract wordt ondertekend. Met je stagedocent moet je overeenstemming bereiken over je stageopdracht. Als deze voldoet aan de eisen die je hierboven hebt gelezen, zal dat geen problemen opleveren. Twijfel je? Neem dan via de e-mail contact op met Daniel Janssen op werkdagen tussen 8.30 en 9.30 (d.m.l.janssen@uu.nl). Hij houdt ook elk donderdag spreekuur. Informeer naar de tijden, meestal van 11-12. Je kunt dan vrij binnenlopen. 7