UNIVERSITEIT UTRECHT MASTER INTERCULTURELE COMMUNICATIE HANDLEIDING VOOR DE STAGE

Transcriptie

1 UNIVERSITEIT UTRECHT MASTER INTERCULTURELE COMMUNICATIE HANDLEIDING VOOR DE STAGE versie 1 juli 2015, Jan ten Thije & Roos Beerkens

2 DEEL A SNELWIJZER WIE DOET WAT? 2 A1. WAT ZIJN DE VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE STUDENT? 2 A2. WAT ZIJN DE VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE STAGECOÖRDINATOR? 3 A3. WAT ZIJN DE VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE BEGELEIDENDE DOCENT? 3 A4. WAT ZIJN DE VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE STAGEBEGELEIDER? 4 A5. OVERZICHT FORMULIEREN 4 DEEL B VOORBEREIDING OP HET PRAKTIJKPROJECT 5 B1. WAAROM EEN STAGE EN EEN STAGE-ONDERZOEK? 5 B2. HOE ZOEK JE NAAR EEN GOEDE PRAKTIJKPLAATS? 6 B3. WELKE ORGANISATIES ZIJN GESCHIKT? 6 B4. HOE GA JE PROFESSIONEEL MET ZAKELIJKE CONTACTEN OM? 8 B5. HOE REGEL JE DE FORMALITEITEN? 8 Formulieren en inschrijven 8 Financiën en verzekeringen 10 Stages in het buitenland 10 Uitzondering bij Ministerie van Buitenlandse Zaken 11 B5. HOE ZIT HET MET LANGER DAN 10 WEKEN STAGE LOPEN? 11 DEEL C UITVOERING VAN HET PRAKTIJKPROJECT 13 C1. WAT HOUDT DE STAGE IN? 13 C2. WAT HOUDT HET STAGE-ONDERZOEK IN? 13 C3. WELKE COMPENTENTIES GA JE ONTWIKKELEN? 14 C4. HOE VERLOOPT DE BEGELEIDING? 16 C5. HOE ZIET DE RAPPORTAGE ERUIT? 17 C6. HOE WORDEN STAGE EN STAGE-ONDERZOEK BEOORDEELD? 19 BIJLAGEN 20 Bijlage A. Formulier stagebank ICC 20 1

3 DEEL A SNELWIJZER WIE DOET WAT? Deze handleiding is bedoeld voor iedereen die te maken krijgt met stagelopen binnen het Masterprogramma Interculturele Communicatie (ICC). De inhoud is gebaseerd op verschillende bestaande documenten. In deze handleiding zijn de huidige procedures, afspraken, verantwoordelijkheden en te gebruiken formulieren samengevoegd in één overzicht. De procedures en afspraken zijn in lijn met de algemene stageregeling van de faculteit Geesteswetenschappen. In dit eerste deel is puntsgewijs te vinden wie welke verantwoordelijkheden heeft. Dit geldt voor: A1) de student, A2) de stagecoördinator, A3) de begeleidende docent en A4) de stagebegeleider bij de organisatie. Tot slot een overzicht van de formulieren die ingevuld en ingeleverd moeten worden (A5). Een aantal handige contactgegevens voor iedereen: De contactgegevens van het studiepunt: Stagebureau (Studiepunt Geesteswetenschappen) Drift BS Utrecht stage.gw@uu.nl De contactgegevens van de huidige stagecoördinator ICC: Dr. Roos Beerkens Post: Trans 10, 3512 JK Utrecht Bezoekadres: Korte Nieuwsstraat 4, Utrecht, kamer 0.58 R.M.Beerkens@uu.nl A1. WAT ZIJN DE VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE STUDENT? Als student ben je verantwoordelijk voor de volgende zaken: Je maakt half december een studieplan voor je Master waarin je alvast ideeën voor stageplekken opneemt. Daar krijg je feedback op. Je zorgt ervoor dat je in blok 4 een stageplek voor 10 weken vindt die aan de eisen van de opleiding voldoet (zie verderop in deze handleiding). Je zoekt zelf je stageplaats met gebruik van de tips en richtlijnen in deze handleiding. Mocht je er niet uitkomen, meld je dan bij de stagecoördinator die je kan helpen. In dit proces moet je zorgvuldig omgaan met de contacten waar je via het netwerk van de opleiding toegang toe krijgt. Overleg met docent of stagecoördinator in het geval je moet kiezen tussen meerdere mogelijkheden, zodat het stagecontact behouden blijft voor andere studenten. Uiterlijk 1 februari 2016 meld je per mail bij de stagecoördinator waar je stage wilt gaan lopen en wanneer. In overleg met de stagedocent wordt besloten of je stage goedgekeurd is. Neem zelf contact op met je stagedocent voor het begin van je stage. Zorg vóór aanvang van je stage voor een ingevulde stageovereenkomst en stagewerkplan (met stagewerkplanformulier), laat de formulieren ondertekenen (stageovereenkomst door jou en de organisatie, stagewerkplanformulier door jou, je stagebegleider bij de organisatie en de begeleidende docent) en lever ze in bij het Studiepunt (let op, je levert de originele stageovereenkomst met 3 kopieën daarvan in, en het originele stagewerkplanformulier met stagewerkplan). Tijdens je stage hou je een logboek bij van je werkzaamheden, dit komt als bijlage in je stageverslag. 2

4 Gedurende je stageperiode ben je aanwezig bij de begeleidingsmomenten vanuit de opleiding, en reageer je altijd binnen maximaal 2 dagen als je stagedocent contact zoekt. Documenten die je inlevert bij je stagedocent zijn altijd voorzien van je voornaam en achternaam en datum (ook in de titel van het document). Aan het einde van je stage lever je een stageverslag en een stageonderzoeksverslag in, zowel bij je stagebegeleider, als bij de stagedocent (beide hardcopy) als bij het Studiepunt (digitaal, alléén je stageverslag, naar stage.gw@uu.nl), tevens vraag je je stagebegeleider bij de organisatie om het feedbackformulier in te vullen en te ondertekenen. Dat stuur je zelf door naar ja stagedocent. Aan het einde van je stage vul je het stagebankformulier en verstuur je dit naar de stagecoördinator (zie bijlage A). A2. WAT ZIJN DE VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE STAGECOÖRDINATOR? De stagecoördinator van de Master Interculturele Communicatie is Roos Beerkens. Zij heeft de volgende verantwoordelijkheden: Indien studenten niet zelf een geschikte stageplaats kunnen vinden, kunnen zij zich wenden tot de stagecoördinator die de studenten kan helpen een geschikte organisatie te vinden. Docenten kunnen vragen van studenten over bijvoorbeeld ondersteuning bij het zoeken naar een stage of twijfel over geschiktheid van stage doorsturen naar de stagecoördinator. De stagecoördinator ontvangt uiterlijk 1 februari 2016 van alle studenten een voorstel voor een stageplaats. Samen met de stagedocent wordt het voorstel goed- of afgekeurd waarna de stagecoördinator dit terugkoppelt aan de student. De stagecoördinator ondersteunt de begeleidende docenten waar nodig bij het volgen van de juiste procedures en indien nodig afstemming over begeleiding. De stagecoördinator heeft een overzicht van alle lopende stages, inclusief onderzoek, begeleider, tijdsperiode en status van beoordeling. De stagecoördinator neemt tegen het einde van iedere stage contact op met de begeleidende docent om te checken of de student binnen de afgesproken periode beoordeeld kan worden. A3. WAT ZIJN DE VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE BEGELEIDENDE DOCENT? Binnen de Master ICC kunnen veel docenten in aanmerking komen voor het begeleiden van een stage. Dit hangt vaak ook nauw samen met de taal die centraal staat in de stage, en de taalvariant waarin de Master gedaan wordt. De begeleidende docent heeft de volgende verantwoordelijkheden: De docent beslist tot goedkeuring van geschiktheid van een stageplaats, eventueel na overleg met de stagecoördinator. De docent wordt na overleg gekoppeld aan stages en neemt vervolgens contact met de student. De docent beoordeelt het stagewerkplan, en ondertekent, indien akkoord, het stagewerkplanformulier en ziet erop toe dat de student dit inlevert bij het Studiepunt (op die manier wordt de student ingeschreven bij Osiris). Nadat duidelijk is welke studenten door de docent begeleid worden zal de docent aan de student laten weten hoe de begeleiding eruit ziet. Dit kan, afhankelijk van tijd en plaats van de stage, verschillende vormen aannemen. In ieder geval worden hierover voor de stage begint afspraken over gemaakt. Twee voorbeelden: o De docent kan een of meerdere begeleidingsgroepen vormen en bijvoorbeeld tweewekelijks begeleidingsmomenten met de groep(en) inplannen. De docent kan hiervoor een planning en een overzicht van de stages naar de studenten opstellen (de stagecoördinator kan ondersteunen met een standaard document en planning). 3

5 o De docent kan in het geval van een stage in het buitenland de student via skype betrekken bij een groepsgesprek met studenten in Nederland, of zelf via skype/telefoon/mail individuele begeleiding bieden aan de student. In overleg met de student en de stagebegeleider gaat de docent eventueel op stagebezoek, indien mogelijk (niet bij buitenlandstages of lange reisafstanden binnen Nederland) om de voortgang of evaluatie (indien bezoek aan het einde plaatsvindt) te bespreken met de student en de begeleider. De docent begeleidt in samenspraak met de stagebegeleider in de organisatie de uitvoering van het stageonderzoek in de achtereenvolgende fases: afbakening van de vraagstelling, theoretische onderbouwing, methodekeuze, dataverzameling, analyse, conclusies, aanbevelingen en terugkoppeling naar de stageorganisatie. De docent beoordeelt, mede op basis van het door de stagebegeleider ingevulde formulier over functioneren op de stageplek, de ingeleverde verslagen (stageverslag en stageonderzoeksverslag) en stuurt kopieën van de beoordelingsformulieren naar het Studiepunt. De docent beoordeelt de stageplek (het Studiepunt stuurt een formulier hiervoor). Tot slot voert de docent de gegevens in Osiris in, voorziet het Studiepunt van kopieën van de beoordelingsformulieren, en stelt de stagecoördinator op de hoogte van afronding van de stage. A4. WAT ZIJN DE VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE STAGEBEGELEIDER? De organisatie waar een ICC student stage loopt wordt geacht een stagebegeleider aan te wijzen. De stagebegeleider heeft de volgende verantwoordelijkheden: De stagebegeleider ondertekent samen met de student de stageovereenkomst en maakt duidelijke afspraken met de student over de inhoud en vorm de stage, de stagevergoeding, eventuele reiskosten en vakantiedagen etc. De stagebegeleider maakt indien mogelijk tijd voor een telefonisch gesprek met de stagedocent en eventueel een stagebezoek. De stagebegeleider biedt de student voldoende en regelmatig begeleiding bij de participatie in de organisatie en bij de uitvoering van het onderzoek. De stagebegeleider vult aan het einde van de stage het beoordelingsformulier in wat verstrekt wordt door de docent en stuurt dit naar de docent. Voor organisaties wordt informatie over stages aangeboden vanuit de faculteit Geesteswetenschappen, zie het document Informatie voor Bedrijven en Instellingen. A5. OVERZICHT FORMULIEREN Vóór aanvang van de stage moet de student zorgen dat de benodigde formulieren zijn ingevuld zijn: Stageovereenkomst: Nederlandse versie / Engelse versie Stagewerkplan (dit document is alleen in het Nederlands beschikbaar) Formulier stagewerkplan: Nederlandse versie / Engelse versie (forthcoming) Aan het einde van de stage moeten weer een aantal formulieren worden ingevuld: Beoordelingsformulier stage en stageonderzoek door de docent Beoordelingsformulier functioneren op stageplek door de stagebegeleider: Nederlandse versie / Engelse versie Beoordeling stageplek door de docent (dit wordt door het Studiepunt toegestuurd) Formulier ICC stagebank door de student (zie bijlage A) 4

6 DEEL B VOORBEREIDING OP HET PRAKTIJKPROJECT B1. WAAROM EEN STAGE EN EEN STAGE-ONDERZOEK? In de master Interculturele Communicatie volg je stage van minimaal 10 weken, in binnen- of buitenland. Tijdens dat verblijf werk je aan de stage en aan je stage-onderzoek. Beide onderdelen lopen gedurende je stage parallel aan elkaar. In deze handleiding zullen we soms over de onderdelen apart spreken en soms over het geheel van beide onderdelen. Om verwarring te voorkomen zullen we het geheel aanduiden als het praktijkproject van de opleiding. Het praktijkproject is bedoeld om als a.s. interculturele communicatieprofessional enerzijds nieuwe dingen te leren en anderzijds dingen die je al weet vanuit je studie te leren toepassen. Het stage-onderdeel van het praktijkproject houdt in dat je de organisatie helpt met allerlei communicatietaken. Hierdoor krijg je inzicht in het alledaagse reilen en zeilen van organisaties, de rol van communicatie in de organisatie en natuurlijk in je eigen functioneren als communicatieprofessional. Je voert ook een stage-onderzoek uit. Dit onderzoek kan gericht zijn op ofwel het (her)ontwerp van een (meer- of anderstalig) communicatieproduct ofwel op de analyse van een intercultureel communicatieproces. Het praktijkproject moet je uiteindelijk helpen om de volgende competenties te uit te bouwen: Je kunt op je eigen communicatieve functioneren in een internationale, meertalige of interculturele organisatie reflecteren, d.w.z. je weet wat je eigen sterke en zwakke communicatieve competenties zijn en weet hoe deze binnen een interculturele organisatie uitgebouwd of verbeterd kunnen worden; Je weet een relatie te leggen tussen de kennis en vaardigheden die zijn opgedaan tijdens de opleiding en de eisen en verwachtingen van een concrete organisatie; Je kunt een communicatief probleem in een interculturele praktijksituatie benoemen in termen van gangbare communicatieve modellen en theorieën; Daarbij kun je verschil maken tussen een organisatieprobleem, een intercultureel/meertalig probleem en een communicatief probleem en de verschillende oplossingen die daarbij horen; Je kunt een communicatief probleem van een interculturele organisatie vertalen in concrete onderzoeksvragen, beargumenteerd kiezen voor een adequate onderzoeksmethode, en het onderzoek binnen de interculturele organisatiecontext uitvoeren; Daarbij weet je een verantwoord compromis te vinden tussen het wetenschappelijke ideaal en wat in een organisatie praktisch haalbaar is; Je kunt de resultaten van eigen onderzoek en daaruit af te leiden aanbevelingen op een adequate manier presenteren aan de betrokkenen in de organisatie. Het stage-onderzoek zal, afhankelijk van hoe lang de stage duurt, ongeveer 50% van de werktijd in beslag moeten nemen. De precieze tijd die je besteedt aan je stage-onderzoek maakt geen verschil voor de verdeling van de punten: samen leveren de stage en het stage-onderzoek 15 ECTS op. Er is één uitzondering; indien je een Masterlanguage cursus, kan dat indien goedgekeurd door de Examencommissie vervangend zijn voor het stageonderzoek. Je doet dan een stage van 5 ECTS, zonder een stage-onderzoek. Je levert dan wel het stageverslag in. 5

7 B2. HOE ZOEK JE NAAR EEN GOEDE PRAKTIJKPLAATS? Je kunt niet vroeg genoeg beginnen met het zoeken van een stage. Zeker als je stage wilt lopen in het buitenland. Sommige organisaties zijn gericht op zoek naar stagiaires. Bij het vinden van een stage kun je gebruik maken onder meer van de volgende middelen: Facultaire stagesite (hier vind je actuele stagevacatures en organisaties waar je altijd een open vacature naar kunt sturen): Blackboard omgeving van stages Interculturele Communicatie met actueel en doorlopend aanbod van stages Stagebank Interculturele Communicatie (hier vind je stages die ICC studenten hebben gedaan, je kunt hier inspiratie opdoen): Linked-In discussiegroep van de master Interculturele Communicatie. Hier vind je alumni van de ICC master die je eventueel aan een stage kunnen helpen: Videobrieven met stageverhalen van eerdere ICC studenten: Daarnaast heeft bijvoorbeeld het Ministerie van Buitenlandse Zaken een eigen website waar je kunt zoeken naar vacatures op ambassades en consulaten ( en de overheid heeft een eigen website waar je kunt zoeken naar vacatures ( maar ook veel andere organisaties gebruiken hun websites om stagiaires te werven. Het Kennispunt Geesteswetenschappen heeft ook weleens concrete aanbiedingen. Let wel goed op bij deze aanbiedingen: soms zijn dit typische bachelorstages, omdat een onderzoekscomponent ontbreekt. Ten slotte bereiken ons als opleiding ook wel eens stageverzoeken rechtstreeks vanuit organisaties. De stagecoördinator van onze masteropleiding zorgt ervoor dat die op de Blackboard komen te staan. Voordat je een organisatie gaat benaderen, moet je goed nadenken over wat je aanbod is. Wat heb je de organisatie te bieden? Wat vind je leuk? Waar ben je goed in? Wat denk je dat de organisatie nodig heeft? Hoe beter je in staat bent om je persoonlijke unique selling points te formuleren en die te vertalen in een overtuigende elevator pitch, hoe groter de kans dat je een leuke plek verwerft. Het probleem daarbij is doorgaans niet om de organisatie duidelijk te maken dat je allerlei hand- en spandiensten kunt bieden. De moeilijkheid zit vaak meer in het verkopen van het noodzakelijke onderzoek. Je moet dus vooral goed nadenken over wat voor onderzoek je een organisatie kan bieden. Het hoeft echt geen kant-en-klaar voorstel te zijn. Als je concrete voorbeelden geeft van mogelijk relevant stage-onderzoek dan gaat men vanzelf wel met je meedenken. In de praktijk eindigen deze onderhandelingen in 99% van de gevallen in resultaten waar alle partijen (student, organisatie en universiteit) tevreden mee zijn. B3. WELKE ORGANISATIES ZIJN GESCHIKT? Een organisatie die geschikt is als praktijkplek, heeft: interesse in jou en je studie; inzicht in de functie van een praktijkplaats, namelijk praktijk- en toepassingsgericht leren; respect voor de - soms lastige - positie die je als stagiaire in een organisatie hebt; respect voor een academische werkwijze en werkhouding; 6

8 respect voor het feit dat de universiteit en de organisatie soms tegenstrijdige belangen hebben; voldoende tijd om je te begeleiden; competente begeleiders (academisch opgeleid, ervaren in onderzoek); middelen om je een redelijke stagevergoeding te bieden, minimaal op het niveau van studiefinanciering. Minder geschikte of eigenlijk ongeschikte praktijkplaatsen zijn: organisaties met maar een of twee of drie werknemers; de organisatie waar je al jaren werkt; het bedrijf van je vader, moeder, vriend, et cetera; organisaties die geen enkele ervaring hebben met stagiaires; organisaties die zeggen we willen wel dat je hier vier dagen werkt en dan mag je op de vijfde dag wel jouw onderzoek doen ; organisaties die eigenlijk geen interesse hebben in onderzoek; organisaties die continu stagiaires hebben rondlopen om regulier werk uit te voeren; organisaties die zoveel restricties hebben ten aanzien van de openbaarheid van hun gegevens dat dit de stagebegeleiding vanuit de opleiding vrijwel onmogelijk maakt. Als we nagaan bij welke organisaties er de afgelopen jaren succesvolle professionaliseringstrajecten zijn gelopen, dan komen we tot het volgende (incomplete) lijstje: de communicatieafdeling van een (internationaal) bedrijf of een overheidsinstantie; een niet te klein zelfstandig communicatieadviesbureau; een organisatie voor communicatieve dienstverlening; een uitgeverij of een educatieve instelling; ambassades, culturele instellingen, nutsbedrijven, vluchtelingenwerk etc.; een communicatie-intensieve organisatie waarbinnen een duidelijk omschreven communicatieprobleem kan worden afgebakend. Er zijn dus vele opties. Overleg vooraf met de organisatie over de wederzijdse wensen en verwachtingen. Het is bijvoorbeeld niet de bedoeling dat je tijdens je stage de taken verricht die anders door een betaalde medewerker zouden worden uitgevoerd. Stagiaires zijn altijd boventallig, dat betekent dat als jij er niet bent het werk gewoon door gaat. Verder is het bij de keuze van een praktijkorganisatie belangrijk dat er een ervaren, academisch geschoolde communicatieprofessional beschikbaar is om je te begeleiden. Bij voorkeur heeft deze man of vrouw ook nog verstand van, en ervaring met praktijkgericht communicatieonderzoek. 7

9 B4. HOE GA JE PROFESSIONEEL MET ZAKELIJKE CONTACTEN OM? Als je je gaat oriënteren op een stage en uiteindelijk gaat solliciteren, krijg je te maken met zakelijke communicatie. Je begint als het ware met het opbouwen van je professionele netwerk, of je gaat het uitbreiden. Er zijn een aantal aspecten waar je op moet letten: Zorg ervoor dat je een LinkedIn profiel hebt aangemaakt, waarop je een professioneel profiel van jezelf presenteert. Het is altijd goed om hiernaar te verwijzen in je sollicitaties of tijdens netwerksituaties. Wees altijd zorgvuldig in je communicatie; controleer in alle schriftelijke communicatie of je taalgebruik juist is (spelling en toon) en of eventuele bijgevoegde documenten de juiste zijn. Dit geldt uiteraard ook voor je LinkedIn profiel. Stel je te allen tijde beleefd en waar nodig formeel op: in face-to-face communicatie betekent dat dat je mensen aankijkt als je met ze praat, een actieve houding aanneemt en er netjes op staat. In schriftelijk ( ) contact betekent dat dat je mensen met u aanspreekt indien je ze nog niet goed kent, volzinnen gebruikt, een aanhef met naam gebruikt, geen smileys en dergelijke gebruikt en met je eigen naam afrondt. Indien je via het netwerk van iemand anders (bijvoorbeeld via een docent of een familielid) een mogelijkheid krijgt om in gesprek te gaan over een stageplek, ga dan nóg zorgvuldiger met het contact om. Wees duidelijk in wat men kan verwachten van jou, en handel het altijd zakelijk af. Laat ook altijd weten aan de persoon die je in contact heeft gebracht wat er uit is gekomen. Het zal voorkomen dat je meerdere sollicitaties tegelijk uitzet en je van de organisatie waar je voorkeur naar uit gaat nog geen reactie hebt gehad, terwijl je van een andere organisatie al een toezegging krijgt. Wees ten alle tijden open naar beide organisaties en ga geen organisatie aan het lijntje houden. Dit zorgt voor lastige situaties en kan op den duur zeer nadelig uitpakken. Bij twijfel kun je advies vragen aan je begeleidend docent of stagecoördinator. B5. HOE REGEL JE DE FORMALITEITEN? Er zijn een aantal zaken die je goed moet regelen voordat je stage gaat lopen. Hier vind je de belangrijkste informatie. Formulieren en inschrijven Je moet zelf de contacten leggen met een organisatie en met de universiteit. Met de universiteit moet je een aantal belangrijke zaken regelen: Afstemming met de stagecoördinator: uiterlijk 1 februari 2016 stuur je een mail naar de stagecoördinator, met heldere informatie over de organisatie waar je stage gaat lopen, over de taken die jij daar gaat uitvoeren, de start- en einddatum, de plaats en wat jullie globale idee is voor het stage-onderzoek. De stagecoördinator geeft na overleg met je toekomstige stagedocent groen licht aan je stageplaats of zal je bij twijfel uitnodigen voor een gesprek. Afstemming met de stagedocent. Ruim voor je stage begint hoor je wie jouw stagedocent is. Neem zelf contact op met je stagedocent om af te stemmen hoe de begeleiding er precies uit gaat zien. 8

10 Inschrijving voor de stage door middel van het inleveren van formulieren bij het Studiepunt: 1. Het stagewerkplan bestaat uit twee gedeelten: het Formulier Stagewerkplan (beschikbaar in het Nederlands en Engels) met de basisgegevens inclusief de ondertekening, en het inhoudelijke deel Stagewerkplan (dit schrijf je in het Nederlands of in het Engels). Het inhoudelijke deel stel je zelf op en moet de volgende informatie bevatten: Een beschrijving van de stageplaats en de stageopdracht. Een omschrijving van je motivatie en de te bereiken leerdoelen. Afspraken over de begeleiding en de rapportage. Een beschrijving van de onderzoekscomponent Soms is het niet mogelijk de werkzaamheden vooraf gedetailleerd te beschrijven, omdat veel zaken nog niet bekend zijn. In dat geval voldoet een globale beschrijving. Over het algemeen verdient het aanbeveling de afspraken wel zo gedetailleerd mogelijk op te schrijven: dit biedt de meeste houvast tijdens de stage. Het stagewerkplan wordt op het Formulier Stagewerkplan ondertekend door de stagiair(e), de stagebegeleider en de stagedocent. Het volledig ingevulde en ondertekende formulier en het inhoudelijk deel van het stagewerkplan worden tegelijk met de ingevulde stagecontract ingeleverd bij het Studiepunt. 2. De stageovereenkomst. De stageovereenkomst (beschikbaar in het Nederlands en Engels) is nodig om de aansprakelijkheid te regelen. Er zijn twee mogelijkheden. 1) De organisatie heeft een standaard overeenkomst of contract. Dat is prima. Dat kun je ondertekenen en als de universiteit ook moet tekenen dan kun je dat regelen via het Studiepunt. 2) De organisatie heeft zelf geen stageovereenkomst. In dat geval kun je gebruik maken van de stageovereenkomst van de Universiteit Utrecht. Dat vul je samen met de organisatie in en lever je in bij het Studiepunt. De medewerkers daar zorgen ervoor dat de overeenkomst wordt ondertekend door de universiteit. In geval van 1) is het raadzaam om ook nog gebruik te maken van de stageovereenkomst van de universiteit, omdat de universiteit dan aansprakelijk voor je is op je stageplek. Voor alle duidelijkheid: docenten kunnen géén stageovereenkomsten ondertekenen namens de universiteit. Daarvoor moet je tekenbevoegd zijn. Er zijn binnen de universiteit maar enkele personen die dat mandaat hebben en die zitten op het Studiepunt. De inschrijving voor de stage in Osiris wordt verzorgd door het Studiepunt. Het Studiepunt moet daarvoor de volgende documenten ontvangen van jou: 1. De originele stageovereenkomst plus 3(!) kopieën; het originele formulier stagewerkplan; het inhoudelijk stagewerkplan. 2. Je kunt dit afgeven bij de balie van het Studiepunt of het opsturen, voorzien van een verzoek om het te ondertekenen. Het Hoofd Stagebureau tekent de overeenkomst als laatste en het Studiepunt zorgt verder voor de verspreiding onder de betrokken partijen en de stagedocent. Niet volledig ingevulde overeenkomsten worden retour gezonden met het verzoek deze alsnog volledig te ondertekenen. 3. Na het inleveren van de stagepapieren wordt je ingeschreven in Osiris door het Studiepunt. Door inschrijving voor een stage weet een opleiding welke studenten er bezig zijn met een stage en kan de faculteit beter zicht krijgen op de duur van stages. 9

11 Financiën en verzekeringen Stagevergoeding Nog steeds is een aantal stages helaas onbetaald, met name bij culturele en non-profit organisaties. Er wordt dan vanuit gegaan dat stagiair(e)s betaald worden met de leerervaring die zij opdoen. Toch is het heel redelijk om een stagevergoeding te vragen. Bij een aantal organisaties krijgen stagiair(e)s standaard een vergoeding voor de gemaakte kosten. Dit kan op een aantal manieren gebeuren: een geldelijke beloning, een onkostenvergoeding, een reiskostenvergoeding of een beloning in natura. In alle gevallen is sprake van een stagevergoeding, niet van loon of salaris. Slechts in enkele gevallen komt een stagiair(e) echt op de loonlijst en ontvangt loon (en is dientengevolge verzekerd, zie hieronder). Een richtbedrag voor een redelijke stagevergoeding (zoals betaald door de overheid) is ongeveer 275,- bruto per maand. De faculteit is nooit verantwoordelijk voor de in verband met de stage gemaakte (on)kosten. Verzekeringen Als je geen enkele financiële beloning ontvangt, ben je als stagiair(e) niet verzekerd voor ziektekosten en WW. Een (reis- of onkosten)vergoeding geldt niet als beloning. Ontvang je een beloning en ben je dus verzekerd, dan moet je ook premies betalen. Je bent als stagiair(e) wel altijd verzekerd voor de WAO (arbeidsongeschiktheidsverzekering). Als je stage loopt, moet je voor de duur van de stage verzekerd zijn voor Wettelijke Aansprakelijkheid. In een enkel geval vallen stagiair(e)s onder de WA-verzekering van de stagebiedende instelling. Als je een overeenkomst via de faculteit hebt afgesloten, val je voor de duur van de stageperiode onder de WAverzekering van de universiteit. De faculteit is niet aansprakelijk voor enige vorm van wangedrag tijdens een stage. Stages in het buitenland Het is mogelijk een stage in het buitenland te lopen. Voor een stage in het buitenland gelden dezelfde voorwaarden, procedures en regels als hiervoor beschreven zijn. Met de volgende punten moet je bij een stage in het buitenland in het bijzonder rekening houden. Aanbod Je moet er vanuit gaan dat de faculteit beperkt aanbod van stageplaatsen in het buitenland heeft. Het vinden van een stageplaats hangt dus grotendeels van jouw eigen initiatief en van jouw eigen contacten af. Begin zéér tijdig met zoeken, d.w.z. zeker een half jaar van tevoren. Veiligheid De faculteit hecht bijzonder veel waarde aan goede voorlichting over veiligheid tijdens vooral buitenlandse stage. Overleg bij twijfel altijd met het Stagebureau, maar leg jouw vragen ook voor aan de stagecoördinator. Kosten In principe zijn de kosten verbonden aan een stage in het buitenland (verblijfskosten, reiskosten) voor rekening van de student. Studiefinanciering blijft tijdens je stage doorlopen. In een zeer beperkt aantal gevallen is het mogelijk een beurs van de universiteit of een tegemoetkoming uit een speciaal fonds te krijgen. Meer informatie over beurzen kan je vinden op 10

12 Voor het aanvragen van beurzen en fondsen geldt dat je zeer tijdig (liefst meteen aan het begin van je Master) met de aanvraagprocedure moet beginnen en concrete plannen moet hebben. OV-vergoeding Als een stage in het buitenland plaatsvindt, is het mogelijk de OV-jaarkaart in te leveren en het geld dat maandelijks ingehouden wordt op de studiefinanciering terug te krijgen. Daarvoor zijn bij het Regiokantoor van de Informatie Beheer Groep en het Studenten Service Centrum formulieren te krijgen. Deze moeten voorzien worden van een stempel van de opleiding en een handtekening namens de opleiding. Hiervoor kun je terecht bij de balie van het Studiepunt. Begeleiding De begeleiding vanuit de faculteit tijdens de stageperiode zal mogelijk minder intensief zijn. Een handige manier om tijdens de stage contact te houden met de stagedocent is en/of skype. Extra veel aandacht moet geschonken worden aan het vooraf afspraken maken over de inhoud, de duur van de stage, de begeleiding op de werkplek etc., afspraken die formeel vastgelegd worden in het stagewerkplan en in de stageovereenkomst. Op de stagewebsite is een Engelse vertaling van de stageovereenkomst verkrijgbaar. Registratie in Osiris Als je gaat stage lopen in het buitenland, is het verplicht dit te registreren in Osiris. Via de knop Buitenland kun je aangeven voor welke periode je stage gaat lopen in het buitenland. Vergeet niet daar ook je buitenlandse adres in te vullen. Zo kan de faculteit contact met je opnemen bij een eventuele calamiteit. Uitzondering bij Ministerie va n Buitenlandse Zaken Indien je stage gaat lopen bij of via het Ministerie van Buitenlandse Zaken, dan ontvang je van de coördinator stagebeleid mw. M. Rolfes van het Ministerie een informatiepakket om je stage aanvraag in te dienen. Daarin zitten ook een aantal exemplaren van de stage overeenkomst in. Daarvan lever je 2 exemplaren, de retourenvelop en de begeleidende brief in bij het Studiepunt. Het Studiepunt registreert dan je stage en stuurt een ondertekend exemplaar van de overeenkomst retour naar het Ministerie. Het is dus niet nodig om de overeenkomst van de faculteit te gebruiken. Het stagewerkplanformulier laat je ondertekenen door de docent en de begeleider op je stageplaats, niet door mw. M. Rolfes. Dit lever je samen met het werkplan zelf in bij het Studiepunt. Daar wordt het bij de overeenkomst van het Ministerie gevoegd. B5. HOE ZIT HET MET LANGER DAN 10 WEKEN STAGE LOPEN? Volgens het curriculum van het Masterprogramma Interculturele Communicatie duurt een stage 10 weken (gelijk aan één blok) en vindt de stage plaats in blok 4. Het voordeel van deze timing is dat het makkelijker voor je zal zijn om de stap naar de arbeidsmarkt te maken vanuit je stage. Indien je langer dan 10 weken stage wilt lopen kan dat, maar je loopt dan wel het risico niet binnen een jaar af te studeren. Een docent heeft in totaal 17 uur om je te begeleiden (inclusief lezen). Je krijgt in principe tien weken begeleiding (1 blok) en als het kan streef je ernaar om je onderzoeks- en stageverslag 11

13 binnen die tien weken te schrijven. Daarna mag je blijven bij de organisatie, maar dat is dan zonder begeleiding vanuit de universiteit én je moet goed afstemmen met de organisatie of ook mag blijven als je niet meer als student bent ingeschreven (dit belasting- en verzekeringtechnisch problemen opleveren, zoek dat zelf goed uit). Het later inleveren van je verslagen in de zomer zodat je toch nog binnen een jaar afstudeert is in sommige gevallen mogelijk, maar ligt aan de mogelijkheden van je stagedocent. Dit is een uitzondering. Indien je in blok 4 stage loopt en tot na 1 juli blijft, dien je dus idealiter voor eind juni je verslagen in te leveren. In de zomervakantie (begin juli t/m eind augustus) kan een docent mogelijk een specifieke week of weken beschikbaar zijn voor terugkoppeling op je ingeleverde stukken, maar dit is per docent vrijblijvend en individueel in te vullen. In alle gevallen is het zinvol om aan het begin van je stage een planning te maken en die af te stemmen met zowel de organisatie als met je begeleidende docent. 12

14 DEEL C UITVOERING VAN HET PRAKTIJKPROJECT C1. WAT HOUDT DE STAGE IN? De taken van een communicatieprofessional tijdens je stage kunnen erg verschillend zijn. We weten uit recent onderzoek wel welke taken van communicatiemedewerkers het meest voorkomen. Dat zijn: het voorbereiden en controleren van verschillende aspecten van interne en externe tekstproductie; het ontwikkelen van communicatieplannen of tekstproducten; het beheren en formuleren van de content van intranet, extranet of internet; het diagnosticeren van interculturele communicatieve problemen; het adviseren over communicatieprocessen en de inzet van verschillende communicatiemiddelen; het ondersteunen van managers en medewerkers in hun communicatieverantwoordelijkheid; (het leveren van een bijdrage aan) de coördinatie van een communicatieproject; het uitvoeren van een training. Het streven is dat je in de stage kennismaakt met één of meer van deze taken. Dit streven lijkt helder, maar de praktijk is weerbarstig. Als organisaties namelijk spreken over uitvoerend werk, dan vatten ze dat vaak ruim op. Daarom spreken wij liever van uitvoerende communicatieve taken. Onder communicatieve taken verstaan we dan niet basale uitvoerende taken, zoals het sorteren van de post en kopieerwerk, of teamondersteunende vaardigheden, zoals lunchvoorbereiding en notuleren. Ook is het niet bedoeling dat je uitsluitend ondersteunend bent in de uitvoering van één specifiek evenement, zoals de organisatie van een symposium of een beurs. Daar komt weliswaar veel communicatie bij kijken, maar de werkzaamheden zijn vooral uitvoerend van aard. Met andere woorden, de communicatieve taken die je uitvoert, moeten direct met je opleiding en je toekomstige vak te maken hebben. Het werk moet de mogelijkheid geven om te reflecteren op interculturele communicatieve producten en processen, vanuit de theorieën en het onderzoek waarmee je bekend bent geraakt in je studie. Een onderdeel van je stage is ook dat je je stage-onderzoek (zie 2) aan de organisatie presenteert op een manier die passend is bij zowel de interventie als de organisatie. Voor de universiteit dien je twee verslagen in te leveren ter afronding van je stage: het stageverslag en het stage-onderzoeksverslag. In paragraaf 5 vind je meer informatie over wat daar precies in moet staan. C2. WAT HOUDT HET STAGE-ONDERZOEK IN? Het tweede onderdeel van het praktijkproject is je stage-onderzoek. Hierbij gaan we uit van de drieslag analyse, evaluatie en optimalisatie. Het specifieke onderwerp of object waarnaar je onderzoek doet, wordt geanalyseerd en ontwikkeld op basis van wetenschappelijke literatuur: op bestaande kennis over haar 13

15 eigenschappen en de eventueel bekende effecten ervan. Dit onderwerp of object kan bijvoorbeeld een document (tekstproduct), een advies of een tool zijn. Het object wordt geëvalueerd bij verschillende taal en/of cultureel verschillende doelgroepen. Dit kunnen eindgebruikers zijn van een tekstproduct in verschillende landen, maar ook stakeholders bij een advies dat bedoeld is om een meertalig communicatieproces te optimaliseren. Het onderzoek mondt uit in een optimaliseringsadvies. Hierbij kun je gebruik maken van de kennis die je hebt opgedaan bij het vak Intercultureel Adviseren. We maken onderscheid tussen onderzoek naar communicatieproducten en communicatieprocessen. In het geval van een communicatieproduct ontwerp je een nieuw communicatiemiddel of pas je een bestaand communicatiemiddel aan (bijvoorbeeld gericht op een andere cultuur, of rekening houdend met verschillen), dat je vervolgens evalueert door bij de verschillende doelgroepen data te verzamelen. De conclusie van deze evaluatie leidt tot een ontwerpadvies aan de organisatie. In het geval van een communicatieproces verzamel je gegevens over een bestaand communicatieproces bij de betrokken medewerkers, bij de klanten van een organisatie, of met behulp van een bureauanalyse. Deze gegevens vertaal je vervolgens in een advies aan de organisatie. Respons vanuit de organisatie op dat advies kan tot verdere aanpassing van het advies leiden. In de praktijk blijkt het stage-onderzoek vaak een proces van onderhandeling te zijn waarin je als student een centrale positie inneemt. Soms heeft een organisatie een concreet idee voor een onderzoek dat je aan je docent van de universiteit moet zien te verkopen. Die zal daar soms direct mee akkoord gaan, maar vaker zal je docent zelf ook wensen en ideeën hebben die je dan weer in de organisatie moet zien te verkopen. Voor studenten voelt dat soms alsof ze van het kastje naar de muur gestuurd worden. Maar eigenlijk is dit een normale positie waarin je als communicatieprofessional vaker zit: je moet een midden zien te vinden tussen theorie en praktijk, tussen wetenschap en organisatie, tussen wenselijkheid en haalbaarheid, enzovoort. Het komt ook voor dat organisaties zelf geen concrete onderzoeksideeën hebben, bijvoorbeeld omdat ze in eerste instantie vooral iemand zoeken om uitvoerend werk te doen. In dat geval moet je zelf dus met voorstellen komen. Die kunnen dan liggen op verschillende terreinen van interne en externe communicatie. In algemene zin richt het stage-onderzoek van onze studenten zich vaak op reacties van medewerkers van de organisatie op interne communicatieproducten van de organisatie, of op reacties van doelgroepen of experts van buiten of reacties van stakeholders op: communicatieve producten voor specifieke of meerdere culturele doelgroepen van de organisatie; het communicatiebeleid van de organisatie; het diversiteitsbeleid van de organisatie; de meertalige mix van communicatiemedia; de mediakeuze voor afgebakende communicatieve doelen; Vanwege de praktijkgerichtheid verschilt het stage-onderzoek van het onderzoek wat je doet voor je masterscriptie. We zeggen wel: met je stage-onderzoek dien je de organisatie, met het onderzoek voor je scriptie dien je (vooral) de wetenschap. In principe hebben beide dus een andere oriëntatie. C3. WELKE COMPENTENTIES GA JE ONTWIKKELEN? Het praktijkgedeelte van de Master ICC is vooral bedoeld om competenties te ontwikkelen. Om dat te kunnen doen zul je je bewust moeten zijn van je huidige competenties, van je doelen en hoe je je kunt 14

16 ontwikkelen. In het stageverslag word je geacht hierop te reflecteren. Wat betekenen deze competenties voor je reflectie? Naast de persoonlijke reflectie ( ik ben erg slagvaardig, maar mijn valkuil is dat ik ongeduldig ben ) is het belangrijk dat je je afvraagt: wat zijn je sterke en zwakke punten als communicator, organisator, ontwerper of adviseur? Wat zijn mijn doelstellingen op dit punt? En hoe ontwikkel ik me daarin tijdens mijn praktijkproject? Als interculturele communicatie professional is een van je unique selling points dat je over interculturele competenties beschikt, zoals 1 : Culturele zelfkennis: het betreft hier kennis over het eigen referentiekader en eigen wereldbeeld. Culturele flexibiliteit: de openheid om zich aan te passen en alternatieven te verkennen. Culturele veerkracht: kunnen omgaan met de moeilijkheden en de negatieve gevoelens die met interculturele ontmoetingen gepaard kunnen gaan. Culturele ontvankelijkheid: de openheid om naar de visie en de deskundigheid van de ander te luisteren en deze te integreren en tevens het vermogen om de relativiteit van de eigen visies en ideeën te aanvaarden. Culturele kennis: interesse aan de dag leggen om kennis over een andere cultuur te verwerven en de capaciteit om deze kennis in een aangepaste manier aan te wenden zonder de uniciteit van iedere person in een specifieke situatie onrecht aan te doen. Culturele relationele competentie: de bereidheid om tijd en energie te investeren in het creëren van vertrouwen en de bereidheid om in relatie te treden. Culturele communicatieve competentie: de bekwaamheid om de specifieke kenmerken van de eigen communicatiestijl te onderzoeken, te remediëren indien nodig en om de communicatiestijl van de andere te verkennen. Culturele conflicthantering: het vermogen om interculturele conflicten te beschouwen als leerkansen en het bewustzijn van de eigen conflicthanteringsstijl. Multiperspectiviteit: het vermogen om een situatie, vraagstuk of probleem vanuit meerdere culturele invalshoeken te benaderen en te begrijpen. Employability: het vermogen om zelf te kunnen inschatten wat jouw unique selling points zijn, met name gericht op je interculturele competenties. Voor het communicatievak in zijn algemeenheid worden veelal de volgende vijf competenties gebruikt. Deels zijn die geïnspireerd op de Logeion-beroepsprofielen (Logeion is de Nederlandse beroepsvereniging voor communicatieprofessionals): Effectief communiceren: Hier gaat het om praktische communicatievaardigheden, veelal schriftelijk van aard: het snel kunnen schrijven van bijvoorbeeld persberichten of websiteteksten die foutloos, helder en aantrekkelijk zijn. Onder de communicatievaardigheden in het praktijkproject horen echter ook de vaardigheden die nodig zijn om je ontwerp of je advies overtuigend te presenteren. 1 Uit: Simons, J., Krols, Y., & de Graef, G. (2011). Het meten van interculturele competentie: mogelijkheden en grenzen. In J. Simons (Red.). Handboek interculturele competentie (pp. 10). Brussel: Politeia. 15

17 Organiseren en samenwerken: In je stage en in je onderzoek zal op allerlei manieren een beroep gedaan worden op je vermogen om processen te structureren en de medewerking van anderen te krijgen voor die processen. Bijvoorbeeld bij: o o o o het plannen van je eigen, vaak nogal uiteenlopende werkzaamheden; het samenwerken bij praktische communicatietaken; het samenwerken met begeleider en docent, m.n. het vinden van het juiste evenwicht tussen initiatief nemen en consulteren; het samenwerken met mensen die aan je onderzoek meewerken. Ontwerpen en ontwerpgericht onderzoek doen: Ontwerpen betekent: systematisch een communicatiemiddel vervaardigen, waarbij je onderzoek inzet om de kwaliteit te garanderen. Dat is dus iets anders dan snel een behoorlijke tekst kunnen schrijven (dat valt onder communiceren ). Soms ontwerp je een kant-en-klaar en compleet middel, soms een structuur voor een middel (bv. een navigatiestructuur voor de website). Adviseren en adviesgericht onderzoek doen: Adviseren gaat over processen, dat wil zeggen over boodschappen of interacties die telkens weer opnieuw en enigszins anders worden gerealiseerd door de mensen die werken in een organisatie. Die processen kun je dus niet ontwerpen. Wel kun je mensen proberen te overtuigen om die processen op een bepaalde manier te gaan inrichten. Soms gaat het advies over processen op een heel hoog aggregatieniveau ( de communicatie met onze stakeholders ). In deze opleiding proberen we het niveau niet al te hoog te laten worden, om concrete boodschappen en interacties niet uit het oog te verliezen en het onderzoek hanteerbaar te houden. Begeleiden en trainen: Bij begeleiding en training wordt het handelen van een bepaalde persoon op de voet gevolgd en van commentaar voorzien. Het eindresultaat van begeleiding is niet een advies, maar een hoger niveau van uitvoering van een communicatieproces. De eerste twee competenties zijn tamelijk praktisch van aard: het gaat hier om jouw persoonlijke effectiviteit. De volgende twee zijn meer academisch, omdat onderzoek er een belangrijke rol in speelt. In jouw praktijkproject zal meestal ofwel ontwerp- ofwel adviesonderzoek centraal staan. De laatste competentie noemen we wel, maar we zijn op dit punt minder ambitieus. We denken dat in de meeste praktijkprojecten begeleiden en trainen niet centraal zal staan. Vaak is het ook een activiteit voor meer ervaren communicatieprofessionals. C4. HOE VERLOOPT DE BEGELEIDING? De begeleiding van het praktijktraject is in handen van twee personen: de begeleider ter plekke en de docent. De begeleider is een ervaren communicatieprofessional uit de organisatie. De docent is een docent van de opleiding. In samenspraak met de begeleider en de docent stel je een plan op voor de uit te voeren communicatietaken en de invulling van het praktijkgerichte onderzoek. Met de begeleider in de organisatie heb je zo vaak contact als jullie beiden wenselijk achten. In de praktijk blijkt één keer in de week zinvol te zijn. De begeleider is je belangrijkste aanspreekpunt in de organisatie. Hij of zij zal je ook feedback moeten geven op je functioneren als stagiaire, zodat je tussentijds kunt leren. De stagebegeleiding vanuit de opleiding kan op verschillende manieren plaatsvinden. Een mogelijkheid is begeleiding in intervisiegroepen. In een intervisiegroep zitten ongeveer drie tot zes studenten die allemaal een praktijkplaats hebben. Deze groep komt eens in de twee weken, of in het begin wat vaker, bij elkaar 16

18 om ervaringen uit te wisselen en om van elkaar te leren, onder leiding van de docent. De bijeenkomsten zullen ofwel bestaan uit begeleiding of gericht zijn op specifieke thema s. In de thematische bijeenkomsten kun je bijvoorbeeld spreken over organisatieculturen, de inzet van je interculturele competenties, deelname aan meetings in de organisatie, mate van verantwoordelijkheid. Het kan ook voorkomen dat je, in plaats van of naast de groepsbijeenkomsten, aparte individuele afspraken maakt met de docent over je stage-onderzoek. De frequentie daarvan hangt af van bijvoorbeeld de complexiteit van het onderzoek of de kwaliteit van de begeleiding op de werkplek. De groepsbijeenkomsten en individuele begeleidingsgesprekken zijn een integraal onderdeel van het praktijkproject: de organisatie biedt je uiteraard de ruimte om hieraan deel te nemen. Ter voorbereiding op de begeleidingsmomenten, houd je wekelijks een logboek bij, op een zodanige manier dat voor je lezers gemakkelijk na te gaan is waar je mee bezig bent, wat goed gaat en wat struikelblokken zijn. Je logboeken vormen aan het eind van je project een rijke bron van materiaal voor je stageverslag. De docent neemt aan het begin van het praktijkproject contact op met de begeleider binnen de organisatie om kennis te maken en eventuele onduidelijkheden door te spreken. De docent brengt ook, waar mogelijk, een bezoek aan de organisatie op een moment dat door alle partijen zinvol wordt gevonden (behalve wanneer het een stage in het buitenland betreft of het een lange reisafstand binnen Nederland betreft). Dat kan dus verschillen: voor de ene student is het zinvol dat de docent aan het begin van het traject langs komt, voor de andere student kan dat het beoordelingsmoment aan het eind van de stage zijn. Aan het eind van het project spreken docent en begeleider samen over de beoordeling. Zo nodig overlegt de docent tussentijds met de begeleider over het verloop van de stage of het onderzoek. Dat zal zeker het geval zijn als er zich problemen voordoen. Telefonisch of contact tussen begeleider en docent is vrij gewoon. C5. HOE ZIET DE RAPPORTAGE ERUIT? Aan het begin van het praktijkproject leg je je leerdoelen en je globale onderzoeksopzet vast in een stagewerkplan. Dit bevat de contactgegevens van de organisatie en je begeleider, de beschrijving van je stageplaats, je taken, je leerdoelen, de doelstelling van je onderzoek, de ruwe opzet van de onderzoeksvraag en -opzet, en de fasering van je onderzoek. Je leerdoelen baseer je op zelfreflectie (wat zijn mijn sterke en minder sterke punten?) en op je professionele ambities. Het stagewerkplan dient in correct Nederlands of Engels geschreven te zijn. Je sluit het praktijkproject af met twee verslagen. Eentje ter afronding van het stageonderdeel. Dit verslag heet het stageverslag. Dit verslag schrijf je in de taal van je studie. Het andere verslag is het rapport van het stage-onderzoek. Dit verslag schrijf je in de taal die vanuit de organisatie de voorkeur heeft (zo kan het bijvoorbeeld zijn dat je de Engelse taalspecifieke variant van het Masterprogramma doet, maar het onderzoeksverslag in het Nederlands schrijft omdat je stage loopt bij een Nederlands bedrijf). In het stageverslag beschrijf en verantwoord je je leerervaringen binnen de context van de stageorganisatie. Het verslag is procesgericht en productgericht. Je beschrijft de communicatieve taken die je hebt uitgevoerd, de resultaten hiervan en de beoordeling in de organisatie. Je reflecteert op de uitgevoerde opdrachten, het werkproces, de eventuele commentaren en revisies, en dergelijke. Je gaat in op professionele vaardigheden die je al doende hebt ontwikkeld en reflecteert daarbij op wat je hebt geleerd in de eerste helft van de master, dus dat kan concreet over bepaalde concepten en theorieën gaan. Dit doe je door aan de hand van concrete voorbeelden te laten zien wat je hebt geleerd en welke sterke en zwakke kanten je bij jezelf hebt ontdekt. Je beschrijft welke theorieën over interculturele communicatie je in de praktijk hebt herkend en hoe je ermee bent omgegaan. Dit geldt ook voor je eigen interculturele 17

19 competenties; wat heb je bij jezelf en bij andere herkend en hoe heb je je eigen competenties ontwikkeld en hoe heb je anderen eventueel geholpen bij het ontwikkelen of bewust worden van hun interculturele competenties. Je persoonlijk stageverslag bevat een aparte paragraaf over de organisatie, met daarin: een korte beschrijving van het bedrijf (kerntaken, aantal werknemers etc.) en jouw visie op het type organisatie en wat dat voor de communicatie betekent (b.v. volgens Mintzberg 1989) een organisatieschema en de plaats van jezelf op de afdeling waar jij werkt een beschrijving van de kerntaken van communicatieafdeling / -medewerker de plaats van de werkprocessen waaraan jij hebt deelgenomen in de organisatie: voor wie heb je gewerkt, met wie, wie heeft het werk of producten van dat werk beoordeeld, becommentarieerd, in welke hoedanigheid, etc. de positie van de medewerkers met wie je dagelijks te maken hebt en op de positie die hun afdeling inneemt binnen de organisatie als geheel. een logboek waar je je dagelijkse leerervaringen en taken bijhoudt (als bijlage) Het stageverslag heeft een omvang van ongeveer woorden (bij bijvoorbeeld lettertype Times New Roman 10, dubbele regelafstand komt dit neer op ongeveer 11 pagina s). Dit is een indicatie van het maximum aantal woorden van het verslag. In het onderzoeksrapport doe je verslag van het stage-onderzoek. Het verslag is zowel leesbaar voor de direct belanghebbenden in de organisatie als interessant en relevant voor de docent. Anders dan je in wetenschappelijke rapportages gewend bent, beginnen deze rapporten vaak met een samenvatting van de resultaten en de aanbevelingen. Daarna volg je de traditionele structuur: inleiding, (theoretisch) kader, methode, resultaten, conclusie, discussie, aanbevelingen. Het verslag moet ook demonstreren dat je in staat bent de resultaten voor de organisatie kort en bondig samen te vatten. Vaak zal het verslag afsluiten met een advies aan de organisatie over het onderzochte communicatieve product of proces. Het stage-onderzoek voldoet aan de gebruikelijke academische eisen. Er is wel een verschil: de vraagstelling is niet ingegeven door een lacune in de theorie, maar door een praktijkprobleem. Er is in dit verslag wel degelijk theorie aan de orde (en dus een theoretisch kader), maar dan vooral met als doel om het praktijkprobleem beter te begrijpen, en er een interessante en onderzoekbare vraag uit af te leiden. Naast het onderzoeksrapport heeft je stage-onderzoek natuurlijk nog een product: het object van onderzoek zelf. Dat is in de meeste gevallen het advies bij communicatieprocessen of het (her)ontwerp bij communicatieproducten. Je beschrijft en verantwoordt het object grondig. Stel dat je een brochure hebt doorontwikkeld en geëvalueerd. Dan laat je in het onderzoeksverslag de brochure zien, je beschrijft hoe die tot stand is gekomen, waarom die brochure zo geworden is en niet anders. Je beschrijft de kwaliteit van je werk in het licht van theorie en eerder onderzoek. Kortom, het onderzoeksrapport bevat minstens de volgende onderdelen: managementsamenvatting (een beknopte samenvatting die de kern van je verslag weergeeft) de context waarbinnen het onderzoek heeft plaatsgevonden de duiding van het praktijkprobleem vanuit de organisatie EN de literatuur de beschrijving van het onderzoeksobject de probleemstelling van het onderzoek methodische verantwoording resultaten conclusie aanbevelingen en advies 18