Handleiding collecte 011681-Alzheimer Collecte handleiding.indd 1 03-06-13 09:49
inhoud Handleiding collecte Alzheimer Nederland Postbus 2077 3800 CB Amersfoort T 033-303 25 02 info@alzheimer-nederland.nl www.alzheimer-nederland.nl CBF-keurmerk Alzheimer Nederland is in het bezit van het CBF-keurmerk, dat wordt toegekend door het Centraal Bureau Fondsenwerving aan organisaties die aan een groot aantal kwaliteitseisen voldoen. Eén van de belangrijkste eisen is dat van elke door fondsenwerving verkregen euro minimaal 75 cent wordt besteed aan de doelstelling van de organisatie. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met het CBF, tel. 0900-202 55 92 of www.cbf.nl. Verwarring In Nederland is naast Alzheimer Nederland ook de Internationale Stichting Alzheimer Onderzoek (ISAO) gevestigd. Alzheimer Nederland heeft geen relatie met deze internationale stichting zonder CBF-keurmerk. 2013 Alzheimer Nederland [4] [6] [8] [10] [14] [26] [27] 1. Doel van de collecte 2. Collecteorganisatie en taakverdeling 3. Ondersteuning 4. Draaiboek van de collecte 5. Vóór de collecteweek 5.1 Vergunning 5.2 Bestellen van het materiaal 5.3 Werven van collectanten 5.4 Materialen in orde maken en uitdelen 5.5 Collectanten indelen (stratenplan) 5.6 Publiciteit 6. Tijdens de collecteweek 6.1 Verzekeringen 6.2 Vermissing of diefstal 7. Na afloop van de collecte 7.1 Innemen van de bussen 7.2 Tellen van het collectegeld 7.3 Storten van het collectegeld 7.4 Invullen van de afrekenstaat 7.5 Evalueren 7.6 Wijzigingen van het collectantenbestand 7.7 Bedanken van de collectanten 7.8 Archiveren en opslaan 011681-Alzheimer Collecte handleiding.indd 2-3 03-06-13 09:49
1. Doel van de collecte Dementie is een nog ongeneeslijke hersenziekte, die steeds meer mensen treft. In Nederland hebben 256.000 mensen alzheimer of een andere vorm van dementie. Als we niets doen, is dit in 2040 het dubbele. De kans dat u dementie krijgt is 1 op 5. Het is vrijwel zeker dat u in uw leven met dementie te maken krijgt, als patiënt of als naaste. Dementie gaat veel verder dan alleen vergeetachtigheid en is zeer ingrijpend, zowel voor patiënten als voor hun omgeving. Mensen met dementie verliezen al snel de controle over hun leven. Alle zekerheden verdwijnen, tot ze uiteindelijk niets en niemand meer herkennen. Hun eigen huis voelt niet meer als thuis, hun geliefden worden onbekenden. En mensen met alzheimer zijn zich wel degelijk bewust van hun eigen achteruitgang. Dementie komt niet alleen bij ouderen voor. Er zijn in Nederland naar schatting 12.000 mensen met dementie, die jonger zijn dan 65 jaar. De jongste geregistreerde is pas 27 jaar. Door financiering van wetenschappelijk onderzoek wil Alzheimer Nederland dementie voorkomen of genezen. Tegelijkertijd zetten we ons in voor een betere kwaliteit van leven voor mensen met dementie en hun naasten. Met duizenden vrijwilligers in het land zijn we altijd dichtbij met informatie, advies, hulp en belangenbehartiging. Via de Alzheimertelefoon (0800-5088) is Alzheimer Nederland 7 dagen per week, 24 uur per dag telefonisch bereikbaar om een luisterend oor te bieden en praktische informatie te geven. Alzheimer Nederland staat sinds 2001 op het landelijke collecterooster van Stichting Collecteplan met een vaste collecteweek. Elke landelijk collecterende instelling op het rooster heeft zijn eigen vaste week, om duidelijkheid te bieden aan gevers en collectanten. Buiten deze 25 collecteweken om zijn er vrije periodes: in vakantieperiodes en om lokale instellingen de gelegenheid te geven te collecteren. De collecteweek van Alzheimer Nederland is altijd in de eerste helft van november. In 2013 van 3 tot en met 9 november. In 2014 van 2 tot en met 8 november. Om haar werk te kunnen doen, is Alzheimer Nederland afhankelijk van giften uit de samenleving. De jaarlijkse collecteweek is om die reden heel belangrijk, ook om de naamsbekendheid van Alzheimer Nederland te vergroten. In 2012 werd ruim 1.65 miljoen euro opgehaald door zo n 22.000 collectanten. Zonder mensen zoals u zou de collecte niet mogelijk zijn. Daarom waarderen wij uw inzet enorm. Wij wensen u heel veel succes toe! Collecteteam Alzheimer Nederland Vrijwilligersplein In deze handleiding verwijzen we af en toe naar documenten die u op een afgeschermd deel van onze website het Vrijwilligersplein kunt downloaden. U bereikt het Vrijwilligersplein door rechtsboven op www.alzheimer-nederland.nl te klikken op Inloggen vrijwilligers. Vervolgens logt u in met gebruikersnaam: vrijwilliger en wachtwoord: betrokken. 4 Handleiding collecte 5 011681-Alzheimer Collecte handleiding.indd 4-5 03-06-13 09:49
n 2. Collecteorganisatie en taakverdeling De opbouw van onze collecteorganisatie is als volgt: Collectant Gaat collecteren in de afgesproken straten. Hulporganisator Een hulporganisator assisteert een organisator bij zijn/haar taken. Is zelf geen aanspreekpunt van een groep collectanten. Organisator Centraal aanspreekpunt voor de collectanten in een buurt (dit is een op basis van postcodes vastgesteld deel van een gemeente). Bestelt zelf geen materialen en stort zelf geen geld. Zijn/haar taken bestaan uit: Bestaande collectanten benaderen of ze weer willen collecteren Werven van nieuwe collectanten Maken of wijzigen van het stratenplan Ontvangen, klaarmaken en verspreiden van de materialen onder de collectanten Tellen van het collectegeld en overdragen aan de coördinator Collectanten bedanken na afloop Eventueel opslaan van de collectebussen Evalueren van de collecte en het doorgeven van wijzigingen in zijn/haar buurt aan de coördinator. Coördinator Centraal aanspreekpunt voor (een groep) organisatoren (alle organisatoren van een wijk, een wijk is een groep op basis van postcodes vastgestelde buurten). Vaak neemt de coördinator ook de taken van de organisator van één of meerdere buurten op zich. Taken van de (uitsluitend) coördinator zijn: Controleren van het bestelformulier Verzenden of mailen van persberichten op basis van een voorbeeld (te vinden op het Vrijwilligersplein) Materialen in ontvangst nemen en verspreiden onder de organisator(en) Afstorten en verantwoorden van het collectegeld Contact onderhouden met de promotor en het begeleiden van de organisator(en) Evalueren van de collecte met zijn/haar organisatoren en het doorsturen van wijzigingen in het collectantenbestand aan het collectebureau Indien de coördinator tevens organisator is, komen hier de taken zoals hiernaast omschreven onder organisator bij. Collectepromotor Verantwoordelijk voor de collecte in een regio en begeleidt de coördinatoren. Eerste aanspreekpunt voor de coördinator. Werft organisatoren, coördinatoren en collectanten. Draagt géén verantwoording over de geldstorting. Landelijk bureau Verzorgt de totale coördinatie en informatie, bestellingen, regelt vergunningen, database en landelijke PR. Fungeert tevens als centraal meldpunt voor eventuele klachten van coördinatoren, organisatoren en collectanten. Zorgt ervoor dat de collecte volgens de regels van het collecteprotocol van de Stichting Collecteplan verloopt. Het collecteprotocol kunt u digitaal inzien op het Vrijwilligersplein. 6 Handleiding collecte 7 011681-Alzheimer Collecte handleiding.indd 6-7 03-06-13 09:49
3. Ondersteuning De organisator kan voor al zijn of haar vragen in eerste instantie terugvallen op de coördinator uit zijn of haar collectegebied. Dit is vaak handig, omdat de coördinator dichtbij is en eventuele problemen makkelijker kan oplossen dan de collectepromotor. Heeft de coördinator niet de mogelijkheid om eventuele problemen of vragen zelf op te lossen, dan kan hij of zij altijd terugvallen op de collectepromotor in zijn/haar regio of op het collectebureau in Amersfoort. Regio Randstad-Noord en Zuid-Flevoland Jarieke Heemskerk Tel. 06-57590332 j.heemskerk@alzheimer-nederland.nl Regio Randstad-Zuid Martine Riske-Guijt Tel. 06-57590349 m.riske@alzheimer-nederland.nl Regio Limburg, Oost-Brabant en Overijssel Marion Stroeken-Sanders Tel. 06-57590344 m.stroeken@alzheimer-nederland.nl Het landelijk collectebureau is bereikbaar via 033-303 26 61 of per e-mail op collecte@alzheimer-nederland.nl. De collecepromotoren zijn: Regio Groningen, Friesland, Drenthe en Noord-Flevoland Sietske Leistra-Grijpstra Tel. 06-57590416 s.leistra@alzheimer-nederland.nl Regio Gelderland Renate Buitenhuis Tel. 06-57590363 r.buitenhuis@alzheimer-nederland.nl Regio Utrecht en Zuidwest-Gelderland Ellen Verschoor-van Vliet Tel. 06-57590318 e.verschoor@alzheimer-nederland.nl Regio Noord Holland-Noord Corrie Hauwert-Rodewijk Tel. 06-57590293 c.hauwert@alzheimer-nederland.nl 8 Handleiding collecte 9 011681-Alzheimer Collecte handleiding.indd 8-9 03-06-13 09:49
4. Draaiboek collecte Augustus/begin september Collectant Organisator Coördinator Promotor Meer info September/oktober Taak Collectanten benaderen per telefoon, per e-mail of via een herinneringskaartje: wil hij/zij weer collecteren? weet hij/zij nog iemand anders die zou willen collecteren? waar gaat hij/zij collecteren? Voor de adressering van de herinneringskaartjes kunt u één van de adresstickertjes gebruiken onderaan op de collectantenbladen. Meer info 5.3.1 Taak Stratenplan maken of wijzigen (indien nodig). 5.5.1 Inventariseren met organisator: zijn er voldoende collectanten? is er een stratenplan? voor hoeveel collectanten moet besteld worden? 5.3.1 5.5.1 5.2 Persbericht aankondiging collecte (per e-mail) verzenden naar de lokale pers. 5.6.1 De promotor bepaalt in overleg met de coördinator de bestelling. begin september ontvangt u de schriftelijke opgave van de bestelling; en eventueel de collectevergunning van de gemeente, indien nog niet aanwezig; en de handleiding collecte, voor de coördinatoren die niet over Internet beschikken; Van het landelijk bureau in Amersfoort ontvangt u de gegevens van uw collectanten. Voor elke collectant ontvangt u een collectantenblad, met daarop de gegevens van de collectant, het legitimatiebewijs en het telbriefje. Persbericht collectanten gezocht (per e-mail) verzenden naar de lokale pers. Controleren van de bestelgegevens. 5.2 Indien nodig het werven van collectanten (kan uiteraard ook nog in september en oktober). 5.2 5.1 5.3 5.6.1 5.3 Tweede helft oktober Taak Meer info Ontvangst van de collectematerialen (eerste week oktober). 5.4.1 Verdelen van het materiaal onder de organisatoren. 5.4.1 Indien nodig volgens de collectevergunning: legitimatiebewijzen door de gemeente of politie laten afstempelen. Klaarmaken van het materiaal voor de collectanten: monteren van de collectebussen (incl. verzegeling). Zorgen dat alle bussen voorzien zijn van een bus sticker met het juiste logo. Aan de zijkanten van de bus plakt u de stickers met het legitimatiebewijs en de looproute; tas vullen voor iedere collectant met daarin: verzegelde bus, collectantenfolder, informatiekaarten en presentje. Afspraak maken met de Rabobank over het afstorten van het collectegeld. 5.1 5.4.1 7.3 Afspraak maken met de collectanten over het brengen dan wel halen van de collectebus (telefonisch, per e-mail of via het herinneringskaartje). 5.4.2 10 Handleiding collecte 11 011681-Alzheimer Collecte handleiding.indd 10-11 03-06-13 09:49
Week vóór de collecte Taak Bus langsbrengen/op laten halen, laten tekenen voor ontvangst en de collectanten instrueren. Meer info 5.4.3 Invullen evaluatieformulier en indien u organisator bent: opsturen naar de coördinator, anders meesturen met de collectestaat. Wijzigingen in het collectantenbestand doorgeven via de wijzigingssticker rechtsboven op het collectantenblad Ingevulde wijzigingsstickers op een los A4-tje plakken. 7.5 7.6 Raamposters ophangen. 5.6.1 De collecteweek Meer info Taak Opsturen van de collectestaat (met evt. acceptgiro s), kopie stortingsbewijs, evaluatieformulier(en), wijk-overzichtsformulier en collectantenwijzigingsstickers in de retourenvelop naar Amersfoort voor 1 december. Versturen bedankkaartjes met hun opgehaalde collectebedrag naar de collectanten. U kunt hiervoor de adresstickertjes gebruiken onderaan de collectantenbladen. 7.4 7.7 Collecteren huis-aan-huis en/of op andere plaatsen (supermarkt, winkelcentrum, bedrijventerreinen, etc.) 5.5.2 (Per e-mail) verzenden van het persbericht na de collecte met het opgehaalde bedrag naar de lokale pers. 5.6.1 Vragen beantwoorden van de collectanten. Demonteren van de collectebussen, verwijderen van de stickers van de zijkant(en) van de bussen en de bussen bewaren tot volgend jaar. 7.8 Na afloop van de collecte Taak Meer info Archiveren van de collectestaat(en), stortingsbewijzen, verzameloverzichten telkaarten en collectantenbladen met verantwoording. 7.8 In ontvangst nemen van de collectebussen, tekenen voor retourontvangst. 7.1 Tellen van het geld bij voorkeur samen met collectant, maar in ieder geval met een tweede persoon met behulp van het telbriefje op het collectantenblad van de betreffende collectant. Tekenen samen met de tweede teller. 7.2 Vermelden van de totalen van de opbrengsten van alle collectanten op het verzameloverzicht telkaarten. 7.2 Storten van het geld bij de Rabobank (binnen 10 dagen na afloop van de collecte). 7.3 Volledig invullen van de collectestaat (denk om evt. kosten inhouden en verantwoorden) en tweede persoon laten tekenen voor controle van de telbriefjes en verzameloverzicht telkaarten. 7.4 12 13 011681-Alzheimer Collecte handleiding.indd 12-13 03-06-13 09:49
5. Vóór de collecteweek 5.1 Vergunning Voor het houden van een collecte is een vergunning van de gemeente nodig. Omdat Alzheimer Nederland op het landelijke collecterooster staat, verstrekt de gemeente veelal een doorlopende vergunning. Iedere collectecoördinator ontvangt een kopie van deze vergunning via de promotor. Het aanvragen of verlengen van de collectevergunning wordt door het landelijk bureau geregeld. Leest u de inhoud van de vergunning goed door en respecteer de bepalingen. In sommige gemeenten moeten de legitimatiebewijzen vooraf door de gemeente of politie worden afgestempeld. De coördinator geeft/mailt een kopie van de vergunning aan alle organisatoren. Het landelijk bureau geeft de opbrengst aan alle gemeenten door. Dit is een eis van het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF). Heeft u geen recente versie van de collectevergunning, vraag deze dan op het bij collectebureau. 5.2 Bestellen van het materiaal Begin september krijgt de coördinator van de collectepromotor een opgave van de bestelling toegestuurd, deze is telefonisch of per mailwisseling door de promotor en de coördinator samen gemaakt. De basis is het aantal bij ons geregistreerde collectanten en de aanwezige collectebussen. Het is dus van groot belang dat u tijdig nieuwe collectanten die u zelf geworven heeft doorgeeft aan de collectepromotor (en eventuele afzeggingen). Indien u naderhand nog nieuwe collectanten werft, kunt u via het landelijk collectebureau materiaal bijbestellen (via 033-3032661 of collecte@alzheimer-nederland.nl). 5.3 Werven van collectanten Half september ontvangt u vanuit het landelijk bureau de gegevens van uw collectanten die op dat moment bij ons staan geregistreerd. Per collectant ontvangt u een collectantenblad, aangevuld met blanco collectantenbladen voor (eventuele) nieuwe collectanten. De collectantenbladen bevatten per blad alle benodigde gegevens van uw collectanten. Het kan zijn dat u al eerder gegevens van nieuwe collectanten van uw promotor ontvangt. Neem altijd zo snel mogelijk contact op met de nieuw geworven collectanten; dit voorkomt dat mensen afhaken vóór de collecte. Vanuit Amersfoort ontvangen nieuwe collectanten een welkomstbrief met de nieuwsbrief Collectepost. Deze kunt u digitaal bekijken op het Vrijwilligersplein. Ook na half september kunt u van uw promotor nog nieuwe collectanten ontvangen. De gegevens van de collectanten die u via Alzheimer Nederland ontvangt, hoeft u niet op de wijzigingssticker te schrijven. 5.3.1 Stel tijdig vast welke collectanten weer meedoen. Het is goed om al in september te inventariseren per e-mail, telefoon of via het herinneringskaartje of uw collectanten weer beschikbaar zijn. Wanneer u bij elke looproute de naam van de betreffende collectant noteert, ziet u in één oogopslag waar u eventueel nog een collectant nodig heeft. Alzheimer Nederland hoopt natuurlijk dat u ook dit jaar kunt beschikken over voldoende collectanten. Voor het geval dat niet zo is, geven we u graag een aantal tips voor het werven van nieuwe collectanten. Als organisator en/of coördinator bent u de aangewezen persoon om mensen te vragen of zij voor Alzheimer Nederland willen collecteren. U bent immers goed bekend in uw omgeving en weet precies waar en hoeveel collectanten u nodig heeft. Wij ondersteunen u graag bij uw inspanningen, bijvoorbeeld met wervingsflyers die u kunt bestellen bij het collectebureau. 14 Handleiding collecte 15 011681-Alzheimer Collecte handleiding.indd 14-15 03-06-13 09:49
5.3.2 Wervingstips Ga in uw familie, vrienden- of kennissenkring na of er mensen zijn die zich willen inzetten voor ons doel en benader hen persoonlijk. Denk ook eens aan verenigingen waarvan u of uw familieleden lid zijn. Of aan besturen van kerken en verenigingen als de Zonnebloem, Plattelands vrouwen, serviceclubs (Rotary, Lions etc.) en ouderenbonden. Haalt u uw (klein)kinderen op van school? Vraag andere ouders op het schoolplein of ze óók willen collecteren. Een markt, braderie of ander lokaal evenement is een prima gelegenheid om nieuwe collectanten te werven. Of spreek mensen aan in de supermarkt of het winkelcentrum. Stuur het persbericht met collectantenoproep naar uw lokale huis-aan-huisblad(en). U kunt wervingsflyers te bestellen bij het collectebureau neerleggen in de wachtkamer van de huisarts, tandarts, dierenarts of het ziekenhuis. Of in de bibliotheek, buurthuis of verzorgingshuis. U kunt er ook mee gaan flyeren op bijvoorbeeld de weekmarkt of ze huis-aan-huis verspreiden in straten waar u nog mensen nodig hebt. Doe eerst een test in één straat en kijk wat dit oplevert. Stuur een e-mail met collectantenoproep naar uw contacten en/of plaats een bericht op uw profielpagina op social media als Hyves, LinkedIn, Facebook of Twitter. Vraag collectanten van andere collectefondsen die bij u aan de deur komen of ze misschien ook voor Alzheimer Nederland willen collecteren. Of neem contact op met organisatoren van andere collectefondsen in uw plaats om te kijken of u collectanten kunt uitwisselen. 16 Benader nieuwe bewoners om hen welkom te heten en te vragen of ze willen collecteren. Collecteren is een uitstekende mogelijkheid om de wijk te leren kennen en andere bewoners te ontmoeten. Neem contact op met middelbare scholen in uw plaats om te kijken of er mogelijkheden zijn om leerlingen te laten collecteren in het kader van hun (verplichte) maatschappelijke stage. Let wel op de minimum leeftijd voor collectanten in uw gemeente. Zijn de leerlingen te jong, dan kunnen zij collecteren met een volwassene of u wellicht helpen met het maken van stratenplannen, het klaarmaken/bezorgen van de materialen of het tellen van de opbrengst. 5.3.3 Werving via uw huidige collectanten Vraag uw collectanten of zij mensen kennen die u kunt benaderen om te collecteren of laat hen deze zelf benaderen. Als een collectant niet kan collecteren, vraag hem of haar dan zelf voor een vervanger te zorgen. Als een collectant naar een andere plaats verhuist, kunt u vragen of hij of zij bereid is om ook hier voor Alzheimer Nederland te collecteren. Geef het nieuwe adres door aan het collectebureau. Wanneer u ondanks uw inspanningen moeite heeft met het vinden van collectanten, neemt u dan tijdig contact op met uw promotor om advies of ondersteuning te vragen bij uw wervingsinspanningen. 17 011681-Alzheimer Collecte handleiding.indd 16-17 03-06-13 09:49
5.4 Materialen in orde maken en uitdelen 5.4.1 Klaarmaken materialen De coördinator ontvangt alle materialen in de eerste week van oktober. Als eerste controleert de coördinator of alle bestelde materialen ook daadwerkelijk geleverd zijn. Zo niet, dan is het belangrijk direct contact met het collectebureau op te nemen. Indien nodig maakt de coördinator hier pakketten van voor de verschillende organisatoren en verdeelt dit. Een andere mogelijkheid is dat de coördinator de organisatoren uitnodigt om bij hem/haar thuis zelf de benodigde spullen te komen halen. De organisator maakt vervolgens voor iedere collectant een pakketje klaar. De materialen dienen als volgt in orde gemaakt te worden: Iedere bus moet in elkaar gezet worden, door er een handvat om heen te klikken (van boven naar beneden) en daarna een verzegeling aan te brengen. In 2013 gebruiken we verzegelingen met een oranje dop. Wij vragen u alleen deze kleur te gebruiken. Op iedere collectebus moet voorop een sticker met het logo van Alzheimer Nederland worden geplakt. Indien de oude bus sticker niet (goed) verwijderd kan worden, kunt u een nieuwe sticker over de oude heen plakken. Op de zijkant(en) van de bus plakt u de sticker Legitimatiebewijs en Looproute van het collectantenblad van iedere collectant. Heeft u collectanten waar geen collectantenblad van is, dan kunt u een blanco collectantenblad gebruiken en dient u de gegevens handmatig in te vullen. Komt u blanco collectantenbladen tekort, neem dan contact op met het collectebureau. 18 Iedere collectant krijgt van de organisator een plastic tas met daarin: 19 De verzegelde collectebus, voorzien van een legitimatiebewijssticker en een looproutesticker; Een collectantenfolder, waarop u op de voorzijde de ingevulde sticker Bus inleveren van het collectantenblad kunt plakken; Een bundel van 10 informatiekaarten; Wij verzoeken u geen materialen uit voorgaande jaren te gebruiken, maar alleen de materialen van dit jaar. Komt u materiaal tekort, neem dan contact op met het collectebureauom dit bij te bestellen. 5.4.2 Uitdelen materialen De organisator benadert de collectanten telefonisch, per e-mail of via het herinneringskaartje voor de afspraak om de bus te brengen of te laten ophalen. Wanneer u gebruik maakt van de herinneringskaartjes, kunt u de adresstickers met uw adresgegevens gebruiken die u rechts onderaan op de collectantenbladen terugvindt. Indien iemand voor het eerst collecteert, neemt u persoonlijk contact op met hem/haar om de collectebus te brengen, in plaats van deze op te laten halen. Dit in verband met een stukje controle aan het opgegeven adres. De week voor de collecte voorziet u de collectanten van hun materialen en geeft u hen een instructie. Bij het collecteren is vertrouwen van groot belang, maar niet alleen dat. Volgens de reglementen van de Stichting Collecteplan en het Centraal Bureau Fondsenwerving moet onze accountant controleren of alles correct verloopt. Dat is belangrijk, want samen met u willen we er absoluut zeker van zijn dat het geld dat de gever ons toevertrouwt ook daadwerkelijk worden gebruikt voor het doel waarvoor het wordt gegeven. Eén van de bepalingen van het collecteprotocol is dat de collecteorganisatoren de uitgifte en inname van de collectebussen en legitimatiebewijzen dienen te verantwoorden. Dit is ter bescherming van zowel de collectant en van u. Laat daarom iedere collectant op zijn of haar collectantenblad onder Verantwoording tekenen voor ontvangst van de 011681-Alzheimer Collecte handleiding.indd 18-19 03-06-13 09:49
collectebus met de legitimatiesticker. Op de legitimatiesticker staat het telefoonnummer van Alzheimer Nederland vermeld, waar de collectant terecht kan met eventuele klachten. 5.4.3 Instructie van de collectanten Collecteren is niet moeilijk. Toch zijn er een aantal dingen die een collectant van te voren moet weten. U vertelt de collectant: Dat hij/zij alleen tijdens de collecteweek van Alzheimer Nederland mag collecteren, van maandag t/m zaterdag; Waar hij/zij precies collecteert (looproute). Deze vermeldt u op de sticker Looproute op de bus; Waar hij/zij nog meer mag collecteren, als men daar zin en tijd voor heeft. Bijvoorbeeld bij een evenement, of op de markt. Laat de collectant eerst met u overleggen om dubbel collecteren te voorkomen. Voordat de collectant op straat gaat collecteren, is het raadzaam de collectevergunning hierop door te lezen, omdat gemeenten hiervoor soms speciale regels hebben; Dat hij/zij het meeste succes zal hebben met collecteren tussen 17 en 20 uur, maar op andere tijdstippen mag het natuurlijk ook. De collectant kan dit zelf het beste inschatten op basis van zijn/haar kennis van de buurt. In buurten waar veel oudere mensen wonen is overdag collecteren misschien weer beter; Dat wanneer mensen geen kleingeld in huis hebben, hij/zij kan wijzen op de mogelijkheid om via sms te steunen door het woord Alzheimer te sms en naar 4333 (2 Euro per sms); Dat hij/zij niet mag aanbellen bij deuren met sticker geen collectant en de informatiekaart niet in de bus mag doen bij adressen met een Nee/Nee sticker; Dat als mensen vragen stellen over Alzheimer Nederland of dementie, hij/zij de informatiekaart kan afgeven; Dat hij/zij met klachten terecht kan bij het kantoor in Amersfoort; Dat hij/zij geïnteresseerden aan de deur kan vragen of deze volgend jaar ook wil collecteren voor Alzheimer Nederland; Of u de bus komt ophalen of dat de collectant deze bij u kan inleveren en wanneer. U geeft dit aan met de sticker Bus inleveren op het collectantenblad. De sticker kunt u op de voorzijde van de collectantenfolder plakken. Tenslotte: een collectant blijft altijd vriendelijk en is nooit opdringerig. Ook de wens om niet te geven wordt gerespecteerd. Dat wanneer niemand thuis is, hij/zij nog een keer terug kan gaan of de informatiekaart in de bus kan doen; 20 21 011681-Alzheimer Collecte handleiding.indd 20-21 03-06-13 09:49
5.5 Collectanten indelen (stratenplan) 5.5.1 Stratenplan Het beste is om met de collectanten te overleggen in welke straten zij willen collecteren en te kijken in hoeverre u aan hun wensen kunt voldoen. De praktijk wijst uit dat een collectant gemiddeld 80 tot 100 huizen kan bezoeken in twee uur tijd, maar dit is uiteraard erg afhankelijk van de looproute. Gemeenten hebben soms al een stratenplan liggen of misschien kunt u bij een andere collecte-organisator hier naar informeren. Als dit niet het geval is, adviseren we u om een kaart van uw plaats of wijk te gebruiken. Meestal is deze gratis op te halen in het gemeentehuis. U kunt hierop bijvoorbeeld door verschillende kleuren te gebruiken aangeven welke collectant waar loopt. Ook kunt u gebruik maken van websites als: www.routenet.nl www.mappy.nl www.plattegrond.nl. Vermeld de looproute op de sticker Looproute op het collectantenblad. De sticker plakt u op de zijkant van de bus. Registreer het stratenplan ook voor u zelf, zodat u het jaar erna makkelijker kunt indelen en/of het stratenplan beter kunt overdragen aan uw opvolger. 5.5.2 Flats, winkels en bedrijven Bij flats of verzorgingshuizen is het handig om een bewoner bereid te vinden om in zijn/haar flat te collecteren. Het collecteren is daar voor buitenstaanders meestal niet toegestaan, maar als één van de bewoners het zelf wil doen mag het vaak wel. Collecteren in winkelcentra en bedrijventerreinen is ook zeker de moeite waard en levert vaak veel op. Vraag eens onder uw collectanten of er mensen zijn die een paar uurtjes bij een winkelcentrum of op de markt willen staan. Overleg wel altijd eerst met de beheerder/eigenaar of de marktmeester. Wellicht kunt u hiervoor een nieuwe groep collectanten aanboren, bijvoorbeeld scholieren, in het kader van hun maatschappelijke stage. Laat collectanten die naar bedrijventerreinen en middenstanders gaan een kwitantieboekje en machtigingsformulieren te bestellen bij het collectebureau meenemen. Bedrijven willen vaak een bewijs van hun gift in verband met de fiscale aftrekbaarheid. Ziet u kansen bij bedrijven voor bredere steun aan Alzheimer Nederland dan een collectegift, vraagt u hen dan gerust of ze interesse hebben in sponsoring (dit kan ook in natura zijn, bijvoorbeeld door het sponsoren van drukwerk). Indien het bedrijf hier positief op reageert, neemt u dan contact op met uw collectepromotor voor de verdere afwikkeling. 22 23 011681-Alzheimer Collecte handleiding.indd 22-23 03-06-13 09:49
5.6 Publiciteit 5.6.1 Lokale publiciteit Publiciteit is bijzonder belangrijk voor het slagen van de collecte. Hierbij is ook voor de collectecoördinator een belangrijke taak weggelegd. Wij vragen u (of iemand aan wie u dit overdraagt) de plaatselijke pers te benaderen. Naast huis-aan-huisbladen kunt u dan ook denken aan de lokale radiozender, kabelkrant en verenigings- en kerkbladen. U kunt gebruik maken van drie versies persberichten, die u bij uw bestelling ontvangt, maar ook kunt downloaden van het Vrijwilligersplein van onze website en kunt e-mailen naar de pers: 5.6.2 Landelijke collectecampagne Het hoofdkantoor verzorgt alle landelijke publiciteit voor de collecte. Zo zullen in de collecteweek radiospots te horen zijn en wordt er een Socutera-spot uitgezonden op de televisie. Voorafgaand aan en in de collecteweek zelf zullen advertenties en redactionele artikelen worden geplaatst in diverse landelijke, regionale en lokale kranten en tijdschriften. één voor de werving van collectanten (verspreiden vanaf begin september) één voor de aankondiging van de collecte (verspreiden vanaf oktober) één voor het meedelen van de opbrengst na afloop van de collecte (verspreiden zodra de collecteopbrengst bekend is) Het is wellicht raadzaam om vooraf de pers te benaderen met de vraag naar wie u het persbericht kunt sturen, of op Internet te zoeken naar het redactieadres. Per e-mail verzenden heeft de voorkeur. Het is niet de bedoeling dat u moet betalen voor plaatsing van het persbericht! Naast het benaderen van de lokale pers kunt u winkeliers etc. vragen of u een poster mag ophangen. Vraag collectanten de poster achter hun raam aan de voorkant van hun woning op te hangen. Wilt u meer posters gebruiken, dan kunt u deze opvragen bij het collectebureau. 24 25 011681-Alzheimer Collecte handleiding.indd 24-25 03-06-13 09:49
6. Tijdens de collecteweek 7. Na afloop van de collecteweek Voor u het weet, is het zover: collecteweek! Tijdens de collecteweek is het afwachten geblazen. Hoeveel wordt er opgehaald? Hoe zal het de collectanten vergaan? Als u het leuk vindt, kunt u natuurlijk altijd tussendoor even contact hebben met uw collectanten, om ze een hart onder de riem te steken of nog net even extra te stimuleren. Ook een e-mailberichtje kan extra motiveren om er nog eens extra tegenaan te gaan. En wellicht heeft iemand nog tijd over om een extra straat te lopen, wanneer u nog niet alles belopen heeft. 6.1 Verzekeringen Gemeenten hebben een collectieve vrijwilligersverzekering afgesloten voor mensen die voor een organisatie vrijwilligerswerk verrichten. Als een vrijwilliger tijdens het collecteren schade en/of een ongeval oploopt waar ook in Nederland dient hij/zij zich allereerst bij zijn/haar gemeente te melden. De gemeente zal controleren of het om een melding gaat in de zin van de collectieve vrijwilligers verzekering en zal deze melding doorsturen naar de verzekeraar. Veel gemeenten hebben op hun websites informatie (en digitale meldingsformulieren) staan over de lokale verzekering en hoe te handelen. 6.2 Vermissing of diefstal Incidenten (zoals diefstal of beroving) komen tijdens de collecteweek nauwelijks voor, maar het is helaas niet uit te sluiten. Mocht het toch gebeuren, meldt het dan direct bij uw collectepromotor. Zij zal dan, indien nodig, aangifte doen (soms samen met u of de collectant) namens Alzheimer Nederland. 7.1 Innemen van de bussen Met de collectant maakt u vóór de collecte een afspraak over het inleveren van de collectebus. U geeft dit aan op de sticker Bus inleveren op het collectantenblad en geeft dit ook mondeling door. De sticker kunt u op de voorzijde van de collectantenfolder plakken. Let u er goed op dat de collectebus nog verzegeld is bij inname. Wij vragen u te tekenen voor retour-ontvangst van de collectebus met legitimatiesticker op het collectantenblad van elke collectant onder Verantwoording. 7.2 Tellen van het collectegeld Alle landelijk collecterende instellingen zijn verplicht de opbrengst van elke collectant te administreren. Hiertoe dient het middelste stuk van het collectantenblad, de Verantwoording. Het tellen gebeurt bij voorkeur samen met of in het bijzijn van de collectant op een door de organisator aangewezen plaats, meestal bij de organisator thuis. Als de collectant niet kan blijven, geldt eveneens dat de bus verplicht in aanwezigheid van een tweede persoon geopend en geteld dient te worden. Ook de verzegeling mag alleen worden verbroken wanneer er een 2e persoon bij is Na het verbreken van de zegel wordt de collectebus direct geteld. Voor het tellen maakt u gebruik van het telbriefje. Beide tellers vullen hun naam in onder Telling en tekenen voor akkoord. De totalen van alle telbriefjes kunt u eventueel invullen op het verzameloverzicht. Het totaal bedrag hiervan dient overeen te komen met het totaal van alle afzonderlijke telbriefjes. Verwijder na het tellen de stickers Legitimatiebewijs en Looproute van de zijkanten van de collectebussen. 26 Handleiding collecte 27 Handleiding collecte 011681-Alzheimer Collecte handleiding.indd 26-27 03-06-13 09:49
7.3 Storten collectegeld De collecteopbrengst moet binnen 10 dagen na afloop van de collecte gestort worden. Storten van de collecteopbrengst kan alleen bij een Rabobankfiliaal. Stichting Collecteplan heeft met de Rabobank afspraken gemaakt over het storten van de collecteopbrengsten. Neemt u svp vooraf contact op met de dichtstbijzijnde Rabobank om een afspraak te maken voor het afstorten. Voor het storten van het collectegeld uitsluitend rechtstreeks op rekening 37.52.53.483 van Alzheimer Nederland en niet via uw eigen rekening is een bankpasje nodig. Bij de Rabobanken is soms een filiaalpas aanwezig, waarmee in principe geld gestort kan worden. Indien dit niet mogelijk is, kunt u uw eigen pasje en pincode gebruiken. Dit hoeft niet per se een Rabobankpasje te zijn. Let bij het gebruiken van een eigen Rabobankpas wel op dat u het bankrekeningnummer waarop het geld gestort moet worden wijzigt, het apparaat herkent namelijk uw bankrekening nummer en vult dit alvast voor u in. Er is een maximum bedrag per storting ingesteld op de stortingsautomaten. Dit wisselt per Rabobank (en per gebruikte pas), van 2.000,- tot 3.000,-. Het is verstandig dit vooraf aan de bankmedewerker te vragen, zodat het apparaat niet onnodig vastloopt. Indien u een groter bedrag stort dan het maximum, zult u meerdere stortingsbewijzen ontvangen. De stortingskosten bedragen in 2013 8,- per storting. Deze kosten krijgt Alzheimer Nederland terug van de Rabobank. 7.4 Invullen van de collectestaat Gebruik de officiële collectestaat die u bij het bestelformulier heeft ontvangen voor het verwerken van de collecteopbrengst. In het eerste blok Controle telbriefjes en collectantenoverzicht dient een tweede persoon te tekenen ter controle van de bedragen op de telbriefjes en op het collectantenoverzicht. Ook vult u hier het aantal collectanten in dat heeft gelopen en het aantal bussen waarmee is gecollecteerd. Meestal is dit hetzelfde aantal, 28 tenzij één of meer collectanten met meer dan één bus hebben gecollecteerd. In het tweede blok Handmatig geteld vult u bij Contant ontvangen in de collectebussen het bedrag in zoals door u en één of meer tweede tellers handmatig is geteld. Dit bedrag dient overeen te komen met het totaalbedrag op het verzameloverzicht en/of het totaal van alle individuele telbriefjes. Daaronder vult u het totaal van eventuele acceptgiro s en/of overschrijvingskaarten in. In het derde blok Kosten vult u eventuele kosten in die u en/of uw organisator(en) heeft gemaakt. De volgende kosten kunnen ingehouden worden: portokosten voor het verzenden van herinneringskaartjes en bedankkaartjes (maximaal 2 postzegels per collectant); telefoonkosten voor het benaderen of werven van collectanten ( 0,10 per gesprek); benzinekosten voor het rondbrengen van collectebussen of de werving van collectanten ( 0,29 per kilometer). Het totaalbedrag van de kosten houdt u in van de collecteopbrengst en stort u niet af bij de bank. Het is voor Alzheimer Nederland niet handig om achteraf declaraties te ontvangen. We verzoeken u dan ook vriendelijk om de gemaakte kosten na afloop van de collecte direct te verrekenen met de collecteopbrengst. In het vierde blok Storting vult u de bedragen in zoals vermeld op uw stortingsbewijs nadat u de opbrengst (verminderd met de gedeclareerde kosten) hebt gestort bij de bank. Heeft u meerdere stortingsbewijzen, tel dan de totalen van de bedragen bij elkaar op. Vult u alstublieft het formulier volledig in. Indien er gegevens ontbreken, zijn wij genoodzaakt bij u de 29 011681-Alzheimer Collecte handleiding.indd 28-29 03-06-13 09:49
ontbrekende gegevens op te vragen alvorens de collectestaat te kunnen verwerken. Dit kost onnodig veel tijd en dus geld. Als u problemen ondervindt met het invullen van de afrekenstaat, neem dan contact op met uw collecte promotor. Onderteken de collectestaat en stuur het origineel vóór 1 december op naar Amersfoort in de daarvoor bestemde retourenvelop (Antwoordnummer 448, 3800 VB Amersfoort). De doorslag (de 2e bladzijde) houdt u zelf. Vergeet niet om een kopie van het stortingsbewijs mee te sturen. Het origineel houdt u zelf, zodat er bij het eventueel zoekraken van post altijd een origineel is om opnieuw te kopiëren. Acceptgiro s en overschrijvingskaarten dient u samen met de collectestaat naar Amersfoort te sturen, dus niet opsturen naar de betreffende bank. Let ook op het meesturen van de overige documenten zoals vermeld op de collectestaat. 7.5 Evalueren Graag vernemen wij uw mening over de organisatie en het verloop van de collecte via het evaluatie formulier. Wij stellen het zeer op prijs als u dit invult en samen met de collectestaat vóór 1 december in de portvrije retourenvelop naar Amersfoort stuurt. 7.6 Wijzigingen collectantenbestand Hoe beter uw collectanten bij ons geregistreerd staan, hoe beter de collectantenbladen u van dienst zijn: u hoeft bij een juiste registratie bijna niets meer te schrijven omdat alles is voorbedrukt. Het is dus van belang dat u wijzigingen in het bestand doorgeeft. Dit kan door de wijzigingsstickers te gebruiken rechtsboven op de collectantenbladen. Verzamel de stickers op één of meerdere A4-tjes en stuur deze op naar Amersfoort, samen met de afrekenstaat en het evaluatieformulier. Naast wijzigingen in adresgegevens, kunt u ook de gegevens van nieuwe collectanten vermelden. Verder willen we graag weten welke collectanten hebben opgezegd met de reden. Indien iemand al een paar jaar achter elkaar niet voor ons heeft gecollecteerd, maar nog wel op uw lijst staat, horen we dit graag. Het op orde houden van ons collectantenbestand is van groot belang voor het behoud van collectanten. Alleen 30 indien de gegevens van de collectanten bij ons bekend zijn, kunnen wij ze onze Collectepost sturen, in maart en september. 7.7 Bedanken collectanten Na de collecte worden de collectanten natuurlijk niet vergeten. Daarvoor zijn er de attentie en de speciale bedankkaarten. Achterop de kaart schrijft u wat de collectant heeft opgehaald en ook wat er in totaal in uw wijk, plaats of gemeente is opgehaald (streep door wat niet van toepassing is). U stuurt hem of haar de kaart toe of brengt deze langs. Voor de adressering kunt u één van de adresstickertjes onderaan het collectantenblad gebruiken. 7.8 Archiveren en opslaan De volgende materialen dienen ieder jaar vernietigd te worden: raamposters, informatiekaarten en persberichten. Archiveren De verantwoording op het collectantenblad en het collectantenoverzicht (met de totalen van alle telbriefjes) dient u te bewaren tot de volgende collecte. Opslaan van de bussen Wij vragen u om indien mogelijk de bussen en de overige restanten van het collecte materiaal zelf op te slaan voor het volgende jaar. Bij u thuis, bij een kennis met meer ruimte of bijvoorbeeld bij de sportvereniging. Dit bespaart Alzheimer Nederland veel kosten aan opslag en verzending, en u houdt zo ook een goed overzicht van hoeveel u moet bijbestellen voor het volgende jaar. De bussen nemen het minste ruimte in wanneer het handvat wordt losgemaakt (onderaan beginnen) en de bus weer open wordt geklapt. Mocht u echt geen mogelijkheid zien om de bussen zelf op te slaan, neemt u dan contact op met uw promotor voor instructies over de retourzending. Stuurt u a.u.b. niet retour afzender of naar het Antwoordnummer van Alzheimer Nederland, dit uit ruimtegebrek en kostenoverwegingen. Wij wensen u veel succes met de organisatie! 31 011681-Alzheimer Collecte handleiding.indd 30-31 03-06-13 09:49
Het is de droom van Alzheimer Nederland om dementie te voorkomen of genezen. Daarom financieren we wetenschappelijk onderzoek. Daarnaast werken we al bijna 30 jaar aan een betere kwaliteit van leven voor mensen met dementie en hun omgeving. Dit doen we door deskundige hulp en informatie te bieden en door op te komen voor hun belangen. Met 52 regionale afdelingen en ruim 200 Alzheimer Cafés heeft Alzheimer Nederland een landelijk dekkend netwerk van betrokken vrijwilligers, zodat we dichtbij zijn voor iedereen die geraakt is door dementie. Alzheimer Nederland is volledig afhankelijk van particuliere giften en heeft het CBF-keurmerk voor goede doelen. Word donateur NL13 INGB 0000 0025 02 Vragen over dementie? Bel de Alzheimertelefoon 0800-5088 dag en nacht bereikbaar Postbus 2077 3800 CB Amersfoort 033-303 25 02 www.alzheimer-nederland.nl info@alzheimer-nederland.nl twitter: @alzheimernl 011681-Alzheimer Collecte handleiding.indd 32 03-06-13 09:49