CALL 2012. Handboek Voorbereidende Bezoeken

CALL 2012 Handboek Voorbereidende Bezoeken November 2012

Inhoudsopgave Inleiding... 3 1 Een Voorbereidend Bezoek... 4 2 Aanvraag... 7 3 Selectie... 8 4 Contract... 9 5 Rapportage... 10 6 Bijlage: voorbeeld volmacht... 11 7 Bijlage: overzicht dagtarieven..12 I

Colofon Titel Auteur Handboek Voorbereidende Bezoeken Gerry Spronk Versie 1 Datum November 2012 NA LLP Leonardo da Vinci Pettelaarpark 1 5216 PC s-hertogenbosch Postbus 1585 5200 BP s-hertogenbosch Tel: 073-6800762 Fax: 073-6123425 www.leonardodavinci.nl NA LLP Leonardo da Vinci 2012 1

Inleiding Voor u ligt het Handboek voor de actielijn Voorbereidende Bezoeken binnen het Europese subsidieprogramma een Leven Lang Leren, Leonardo da Vinci, Call 2012. Het handboek geeft u inzicht in de mogelijkheden en voorwaarden bij het aanvragen en uitvoeren van een Voorbereidend Bezoek t.b.v. projecten Call 2013. Daarnaast wordt de procedure beschreven na de indiening van een aanvraag; aan de orde komen het selectiebeleid, de contractualisatie, de rapportage en de audit-mogelijkheden. Onderstaand een opsomming van relevante documenten, nodig voor uw aanvraag: fiche voorbereidende bezoeken; handboek Voorbereidende Bezoeken, Call 2012; eform aanvraagformulier; applicants guide e-form Preparatory Visits formulier verslaglegging; daily rates (zie bijlage in het handboek). Het Nationaal Agentschap LLP Leonardo da Vinci wenst u veel succes bij het schrijven van de aanvraag en uitvoeren van uw Voorbereidend Bezoek. NA LLP Leonardo da Vinci, november 2012. 2

1 Een Voorbereidend Bezoek Doelstelling De doelstelling van de actielijn is organisaties te helpen bij het contacteren en ontmoeten van geschikte partnerinstellingen en/of het opstellen van een werkplan ter voorbereiding op de aanvraag van een project van het Leonardo da Vinci programma. Iedere organisatie, die een nieuw project in het betreffende Leonardo da Vinci programma wenst op te zetten, kan een subsidie aanvragen, zodat een medewerker een Voorbereidend Bezoek kan brengen. Dit bezoek heeft één van de volgende vormen: een bezoek aan een mogelijke partnerinstelling(en) in een ander land dat deelneemt aan het Leven Lang Leren Programma ; deelname aan een contactseminar, georganiseerd door een Nationaal Agentschap van het LLP (Nadere informatie over de seminars is te vinden op de website, via de Leonardo newsflash, of op aanvraag beschikbaar bij de Nationale Agentschappen LLP). Tijdens het Voorbereidende Bezoek hebben potentiële partners de gelegenheid elkaar te ontmoeten, om zo bijv.: Alle mogelijke aspecten van het aan te vragen nieuwe project te bespreken (doel, werkwijze, rollen/taken/verantwoordelijkheden partners, werkplan) mogelijkheden voor samenwerking te bespreken; een aanzet te maken voor het invullen van het projectaanvraagformulier. Mogelijkheden Een Voorbereidend Bezoek is gericht op de organisatorische en inhoudelijke aspecten van een nieuwe aanvraag. Een Voorbereidend Bezoek kunt u aanvragen als voorbereiding op: een nieuwe Mobiliteitsaanvraag; een nieuwe Transfer of Innovation aanvraag; een nieuwe aanvraag voor Partnerschappen; een nieuwe aanvraag voor Development of Innovation; een nieuwe aanvraag voor Multilateral networks; een nieuwe aanvraag voor Accompany Measure. Een aanvraag heeft in principe een rolling deadline, maar moet ingediend worden in het kader van een mogelijke aanvraag binnen Call 2013. Dit betekent dat na de deadlines voor het indienen van bovengenoemde actielijnen er geen aanvragen meer kunnen worden ingediend. Omdat het nieuwe programma 2014-2020 nog niet definitief is vastgesteld, is het op dit moment niet mogelijk om daarvoor een voorbereidend bezoek aan te vragen. Zo gauw hierover meer bekend is, zullen wij u hiervan op de hoogte stellen. Wij willen u graag adviseren om de aanvraag ongeveer zes weken van te voren in te dienen zodat u op de hoogte bent van de toekenning voordat u op reis gaat. Bent u in de situatie om pas kort voor vertrek de aanvraag in te dienen dan kunnen wij u niet garanderen dat de toekenning of afwijzing bekend is voordat u op reis gaat. U bent natuurlijk vrij om - onafhankelijk van de uitslag van de toekenning of afwijzing- de beslissing te nemen om uw bezoek toch doorgang te laten vinden op het daarvoor afgesproken tijdstip. 3

Vergoeding Voor subsidieaanvragen onder de Call 2012 geldt dat voor Voorbereidende Bezoeken een lump sum bedrag voor verblijfkosten zal worden toegekend ter hoogte van maximaal 100% van de bedragen uit Tabel 1a uit de LLP Gids 2012 Deel I, dit bedrag is dus inclusief de reiskosten. In de toekenning wordt dus een bedrag van 0,00 euro berekend voor de reis. Het lump sum bedrag is bedoeld als bijdrage aan reiskosten, accommodatie, maaltijden, lokaal vervoer, reisverzekering en andere incidentele kosten. Lump sum houdt in dat geen onderliggende bonnetjes, facturen en/of betalingsbewijzen overlegd hoeven te worden. Het kan echter zijn dat een werkgever deze documenten wel nodig heeft; het is raadzaam dit van tevoren na te vragen bij de financiële administratie van uw organisatie. Indien gevraagd zal aangetoond moeten worden (met een betalingsbewijs) dat het opgevoerde (lump sum) bedrag aan de deelnemer is uitbetaald. De aanvragende organisatie mag de subsidie nooit voor andere doelen aanwenden. Let op: de bedragen uit de tabel zijn subsistence rates en gebaseerd op een dag inclusief overnachting. Uitzonderingen op bovenstaande regeling 1. Perifere regio s en overzeese gebiedsdelen Voor bezoeken aan en activiteiten in een van de onderstaande regio s of landen zijn de werkelijke reiskosten hoger en zal de lumpsum voor verblijfkosten niet volstaan. Indien de aanvrager in het aanvraagformulier kan aantonen dat de reiskosten naar verwachting veel hoger zullen uitvallen, dan kan het Nationaal Agentschap een extra bijdrage aan de reiskosten toekennen. Deze aanvragen zullen per geval worden beoordeeld. Bij de eindafrekening moeten de werkelijk gemaakte reiskosten aangetoond worden door middel van een (kopie van) factuur. Voor de verblijfkosten moet middels een certificaat of verklaring van de ontvangende instelling aangetoond worden dat daadwerkelijk aan het bezoek of de activiteit is deelgenomen. De volgende landen en regio s vallen onder deze uitzondering: de Canarische Eilanden, Guadeloupe, Martinique, Frans-Guyana, Réunion, de Azoren, Madeira, Groenland, Nieuw-Caledonië en Onderhorigheden, Frans-Polynesië, Franse Zuidelijke en Zuidpoolgebieden, Wallis en Futuna, Mayotte, Saint-Pierre en Miquelon, Anguilla, de Kaaimaneilanden, de Falklandeilanden, Zuid-Georgië en de Zuidelijke Sandwicheilanden, Montserrat, Pitcairn, Sint-Helena, Ascension, Tristan da Cunha, de Britse Zuidpoolgebieden, Brits gebied in de Indische Oceaan, Turks- en Caicoseilanden, en de Britse Maagdeneilanden. 2. Contact seminars Sommige NA s die een Leonardo da Vinci Contact Seminar organiseren vragen een seminar fee ter hoogte van het maximum bedrag uit Tabel 1a in de LLP Gids voor Aanvragers 2012 Deel I. In deze gevallen kan de aanvrager in het aanvraagformulier aangeven een extra bijdrage in de reiskosten nodig te hebben. Deze aanvragen zullen per geval apart worden beoordeeld. Bij de eindafrekening moeten werkelijke reiskosten aangetoond worden door middel van een (kopie van) factuur. Voor de verblijfkosten moet door middel van een certificaat of verklaring van de ontvangende instelling aangetoond worden dat de deelnemer daadwerkelijk aan dit seminar heeft deelgenomen. Wanneer een LLP NA contact seminar bezocht wordt is het de taak van de deelnemer om -voorafgaand aan het seminar- zelf de seminar fee te voldoen. Deze kosten kunnen verantwoord worden in het rapportage formulier. 4

Wie kan een aanvraag indienen? Aanvragen dienen via een centrale contactpersoon te worden ingediend. Per potentiële projectaanvraag kan één aanvraag voor een Voorbereidend Bezoek ingediend worden. Dit betekent dat per organisatie meerdere aanvragen voor een Voorbereidend Bezoek kunnen worden ingediend, mits de aanvragen gericht zijn op verschillende beoogde projecten en komen vanuit verschillende units/sectoren. In het algemeen kan subsidie voor een Voorbereidend Bezoek alleen worden toegekend aan 1 persoon, slechts bij uitzondering wordt subsidie toegekend aan een 2e persoon. Wanneer u er voor kiest om een 2e persoon op te voeren in de aanvraag, dan dient de reden voor deelname van deze 2e persoon duidelijk omschreven te worden in de aanvraag. Waar een aanvraag niet voor bedoeld is? Voor alle duidelijkheid en om misverstanden te voorkomen: u kunt geen Voorbereidend Bezoek aanvragen: voor het regelen en zoeken van stageplaatsen; voor bezoek aan studenten; voor bezoek aan partner(s) binnen een lopend project; voor bezoek gericht op de uitvoering van een lopend project; ter vervanging van een VETPRO stage. 5

2 Aanvraag Aanvraagprocedure Alleen als u het officiële aanvraagformulier gebruikt is de aanvraag geldig. Het aanvraag formulier is een eform. Dit is een pdf-document waarin u vragen kunt invullen en opslaan. U kunt alleen de versie gebruiken die op de website staat van het Nederlandse Nationaal Agentschap. Dit staat op www.leonardodavinci.nl onder subsidiemogelijkheden, Voorbereidende Bezoeken, Call 2013. Ter ondersteuning voor het gebruik van dit formulier is er een speciale Applicant s Guide LLP eforms Call 2012, te downloaden van www.leonardodavinci.nl, onder subsidiemogelijkheden, voorbereidende bezoeken, Call 2013. De inhoud van de aanvraag dient een duidelijk en volledig beeld te geven van het doel van uw bezoek. U dient het eform online in te dienen, zie ook de Applicant s Guide LLP eforms Call 2012. Daarnaast dient u uw aanvraag op papier en per e-mail in te dienen. Zie onderstaande instructie. Op papier: aanvraagformulier Preparatory Visit 2012 o 1 papieren origineel, getekend door een tekenbevoegde persoon binnen uw organisatie; o een bewijs van tekenbevoegdheid van de persoon genoemd onder het 1 e bolletje; middels een kopie KvK uittreksel niet ouder dan 3 jaar; danwel een volmacht waarmee een van de personen die op het uittreksel als tekenbevoegd staan genoemd, de persoon die de aanvraag ondertekent hiervoor machtigt. Een voorbeeld van een volmacht is als bijlage 1 in dit handboek terug te vinden. Per e-mail naar na@leonardodavinci.nl, met in het onderwerp van uw mail PV- de naam van uw organisatie : de digitale versie van het eform (pdf) 1 E-mailadres: NA@leonardodavinci.nl Postadres: NA LLP Leonardo da Vinci, Postbus 1585, 5200 BP s-hertogenbosch. Bezoekadres: Pettelaarpark 1, 5216 PC s-hertogenbosch. Let op! Uw aanvraag wordt pas in behandeling genomen nadat wij de getekende aanvraag hebben ontvangen. 1 Zie de handleiding Applicants Guide LLP eform Call 2012 Leonardo da Vinci The Netherlands 6

3 Selectie en Beoordeling Voor het jaar 2012 wordt voor de selectie van de Voorbereidende Bezoeken de volgende procedure gevolgd: Ontvankelijkheid Van elke aanvraag wordt nagegaan of deze ontvankelijk is. Hierbij wordt gecontroleerd of het project voldoet aan de volgende criteria: 1. The grant application has been submitted by the applicant organisation in compliance with the submission procedures in the 2012 LLP Guide and respecting the closing date(s) set out by the National Agency. 2. The grant application has been submitted using the correct 2012 application form. 3. The grant application is completed in full. 4. The grant application has been drawn up in one of the official languages of the EU/in the national language of the applicant in case of grant applications submitted to National Agencies in EFTA/EEA and candidate countries. 5. The grant application includes a grant expressed in Euro. 6. The applicant and the host organisation(s) are located in countries participating in the Lifelong Learning Programme. 7. The visit destination(s) is/are located in one/maximum two countries. 8. In the case of participation in a contact seminar, the contact seminar is organised by a LLP NA. 9. The grant application has been signed and stamped (only if applicable), in original, by the person legally authorized to sign on behalf of the applicant organisation. 10. The applicant organisation is a legal body. 11. The applicant organisation has not submitted another grant application for the activity intended to be prepared during the preparatory visit. 12. National administrative priorities. Beoordeling Nadat de aanvraag ontvankelijk is verklaard, wordt de aanvraag beoordeeld door een expert van het NA. Voor de beoordeling van de aanvraag wordt een assessment formulier gebruikt. Belangrijke criteria in het assessment formulier zijn de doelstelling van het bezoek en op welke manier het bezoek wordt ingevuld. Om te komen tot een objectieve beoordeling is het belangrijk om een draft agenda te beschrijven in de aanvraag. Het is ook mogelijk om een draft agenda als bijlage toe te sturen naar e-mail na@leonardodavinci.nl, nadat het eform is gesubmit. Nadat de projectaanvraag ontvankelijk is verklaard en beoordeeld ontvangt u per e-mail de volgende twee brieven: bevestigingsbrief; voorlopige toekenningsbrief met het contract, dan wel afwijzingsbrief. In de afwijzingsbrief wordt de reden van afwijzing vermeld. 7

4 Contract Voor de uitvoering van de aanvraag wordt een contract afgesloten tussen het Nationaal Agentschap LLP Leonardo da Vinci en de begunstigde (= de organisatie die het projectvoorstel heeft ingediend). Dit wordt in twee-voud toegezonden. De begunstigde dient dit te controleren, en ook de info over de bankrekening in te vullen. Daarna dienen beide exemplaren van het contract te worden ondertekend en teruggezonden. Hierna ontvangt de begunstigde een exemplaar waarin ook namens het NA is getekend. De in het contract opgenomen bankrekening dient van de begunstigde te zijn en niet van een privépersoon. Het contract bepaalt de rechten en plichten van beide partijen. Deze dienen te worden nageleefd. 8

5 Rapportage De begunstigde dient een inhoudelijke en een financiële rapportage in te leveren. Een format voor de rapportage is beschikbaar op de website www.leonardodavinci.nl De rapportage dient binnen 30 dagen na terugkomst ingeleverd te zijn bij het Nationaal Agentschap LLP Leonardo da Vinci. Let op!! Lees voor het invullen van de financiële rapportage ook pagina 5 Vergoeding en het contract. 9

6 Bijlage: voorbeeld volmacht 2 VOLMACHT <<plaats>>, <<datum>> 2012 Ondergetekende machtigt hierbij <<NAAM>>, <<FUNCTIE>> van <<NAAM ORGANISATIE>> om alle documenten met betrekking tot de aanvraag Voorbereidend Bezoek binnen de Call 2011 van het Leven Lang Leren Programma Leonardo da Vinci te ondertekenen namens <<NAAM ORGANISATIE>>. Hoogachtend, <<naam tekenbevoegd persoon/cvb-lid>> <<functie>> <<NAAM ORGANISATIE>> 2 Deze volmacht printen op briefpapier van de organisatie. 10

LLP Preparatory Visits 2012: Comenius, Grundtvig, Erasmus, Leonardo da Vinci Daily rates for applicants from the Netherlands (100% of maximum rates Call 2012, Table 1a) Amounts in EUR per person Daily rate Index 1 2 3 4 5 AT 180 105,88 180 360 540 720 900 BE 170 100,00 170 340 510 680 850 BG 110 64,71 110 220 330 440 550 CH 260 152.94 260 520 780 1.040 1.300 CY 150 88,24 150 300 450 600 750 CZ 150 88,24 150 300 450 600 750 DE 160 94,12 160 320 480 640 800 DK 230 135,29 230 460 690 920 1.150 EE 130 76,47 130 260 390 520 650 EL 160 94,12 160 320 480 640 800 ES 170 100,00 170 340 510 680 850 FI 210 123,53 210 420 630 840 1.050 FR 200 117,65 200 400 600 800 1.000 HR 160 94,12 160 320 480 640 800 HU 140 82,35 140 280 420 560 700 IE 190 105,88 190 380 570 760 950 IS 180 111,76 180 360 540 720 900 IT 190 152,94 190 380 570 760 950 LI 260 128,91 260 520 780 1.040 1.300 LT 130 76,47 130 260 390 520 650 LU 170 100,00 170 340 510 680 850 LV 130 76,47 130 260 390 520 650 MT 140 82,35 140 280 420 560 700 NL 180 105,88 180 360 540 720 900 NO 260 152,94 260 520 780 1.040 1.300 PL 130 76,47 130 260 390 520 650 PT 150 88,24 150 300 450 600 750 RO 120 70,59 120 240 360 480 600 SE 210 123,53 210 420 630 840 1.050 SI 160 94,12 160 320 480 640 800 SK 140 82,35 140 280 420 560 700 TR 140 82,35 140 280 420 560 700 UK 230 135,29 230 460 690 920 1.150 11