FAQ s voor lopende mobiliteit projecten. Via CTRL+klikken op een van de onderstaande vragen komt u vanzelf bij het antwoord terecht.

Transcriptie

1 FAQ s voor lopende mobiliteit projecten Versie: augustus 2011 Via CTRL+klikken op een van de onderstaande vragen komt u vanzelf bij het antwoord terecht. Inhoudsopgave VRAGEN Informatie en begeleiding Welke personen kunnen gebruik maken van subsidie? 3 Is het mogelijk voor individuen om subsidie aan te vragen bij Leonardo? Hoe kan een individu deelnemen aan een Leonardo project? 3 Kan ik begeleiding krijgen bij het schrijven van de projectaanvraag? 3 Kunnen jullie helpen bij het vinden van een partner? 3 Als begeleiding is goed gekeurd voor een groep deelnemers, moeten zij dan de gehele verblijfsduur van de deelnemers blijven? 4 Mag een VETPro bezoek bestaan uit het bezoeken van een congres? 4 Maak ik als docent in opleiding aanspraak op de Leonardo da Vinci beurs? 4 Mag een deelnemer meerdere malen gedurende zijn/haar loopbaan gebruik maken van een IVT/PLM subsidie? 4 Ik zit op een mbo opleiding en wil graag op stage, kan ik hiervoor in aanmerking komen voor een Leonardo da Vinci beurs? 4 Als je stage gaat lopen in het buitenland mag je dan bijvoorbeeld een week eerder naar dat land toe gaan, of langer blijven? 5 Als ik op reisafstand stage loop van waar ik woon, kan ik dan in het weekend naar huis? 5 Waar kan ik wel en waar kan ik niet stage lopen met Leonardo da Vinci subsidie? 5 Criteria voor eligibility van de projectaanvraag Van hoeveel transnationale partners moet er een letter of intent worden toegevoegd bij de projectaanvraag? Moeten dit originelen zijn? 6 Geldt de deadline voor verzending van de aanvraag of voor ontvangst van de aanvraag? 6 Welke kosten dekt het Leonardo da Vinci programma? 6 1

2 Procedures voor het verzenden van de projectaanvraag Is er een minimum of maximum aantal begunstigden toegestaan per projectaanvraag? 6 Is er een leeftijdsgrens tot aan waar je kunt deelnemen in een Leonardo project? 6 Hoe lang moet een project duren? 7 Hoe lang moet een stage duren? 7 Hoe lang duurt het voordat aanvragers op de hoogte worden gesteld nadat ze hun aanvraag hebben ingediend? 7 Kunnen onze organisatie en onze Europese partner beiden subsidie aanvragen bij hun nationale agentschappen? 7 Kwaliteitscriteria Is het noodzakelijk om overeenkomsten te hebben tussen partners? 7 Moeten projectaanvragen altijd innovatief zijn? 7 Zijn er van inhoudelijke en financiële rapportages, formats in gebruik? 8 Hoe vaak moet ik rapporteren? 8 Welke regels gelden er indien er zich tijdens een stage een ziekte- of sterftegeval aandient en iemand wil hierdoor eerder huiswaarts keren? 8 Hoeveel personen begeleiding mag er mee als dit is goedgekeurd voor een mobiliteits aanvraag?8 Financiering Hoe wordt subsidie toegekend? 8 Wanneer en onder welke voorwaarden worden bedragen overgemaakt? 9 Hoe gaat de berekening van verblijf kosten: vanaf welk tijdstip reken je? 9 Moet er naast de factuur en de betalingsbewijzen ook boardingpasses worden aangeleverd? 9 Mag het budget voor reis- en verblijfkosten worden samengevoegd? 9 2

3 Overzicht ANTWOORDEN VRAGEN Informatie en begeleiding Welke personen kunnen gebruik maken van subsidie? Personen die binnen de doelgroepen IVT, VETPro of PLM vallen. Deze personen moeten ofwel staatsburger zijn van een land dat deelneemt aan het Leven Lang Leren programma, of van een ander land, op voorwaarde dat zij ofwel permanente inwoner zijn van het uitzendende land dat deelneemt aan het Leven Lang Leren programma, of geregistreerd zijn als staatsloze of het statuut van vluchteling hebben in dit land. Voorbeeld: als een Duitse student, woonachtig in Duitsland, studeert in Nederland op stage wil naar Duitsland of Nederland dan kan dit niet met een subsidie van Leonardo da Vinci. Stages naar de overige landen behoren wel tot de mogelijkheden. Is het mogelijk voor individuen om subsidie aan te vragen bij Leonardo? Hoe kan een individu deelnemen aan een Leonardo project? Nee, dit kan niet. Wanneer u ingeschreven staat bij een onderwijsinstelling, kunt u intern informeren of de onderwijsorganisatie een Leonardo da Vinci subsidie toegekend heeft gekregen. Wanneer u niet ingeschreven staat bij een onderwijsorganisatie kunt u op de website mobiliteit/call jaar/verantwoording, informatie vinden over organisaties die subsidie toegekend hebben gekregen en kunt u daar zelf contact mee opnemen. Kan ik begeleiding krijgen bij het schrijven van de projectaanvraag? Ja, de adviseurs van Leonardo da Vinci adviseren u hier graag bij. Kunnen jullie helpen bij het vinden van een partner? Ja. U kunt gebruik maken van partnersearch databases: database van de Europese commissie: database van het NA LdV: Verder kunnen de Kamer van Koophandel en intermediaire organisaties ook hierbij helpen. 3

4 Als begeleiding is goed gekeurd voor een groep deelnemers, moeten zij dan de gehele verblijfsduur van de deelnemers blijven? Nee, dit hoeft niet. Mag een VETPro bezoek bestaan uit het bezoeken van een congres? Nee; de doelstellingen van een VETPro programma zijn niet te realiseren wanneer alleen een congres wordt bezocht. Zie ook het fiche VETPro op de website. Maak ik als docent in opleiding aanspraak op de Leonardo da Vinci beurs? Als docent in opleiding val je onder het hbo en niet onder mbo. Je komt dus niet in aanmerking voor LdV subsidie. Mag een deelnemer meerdere malen gedurende zijn/haar loopbaan gebruik maken van een IVT/PLM subsidie? Vanaf Call 2010 geldt dat een deelnemer slechts eenmaal gedurende zijn/haar loopbaan gebruik mag maken van LdV subsidie in een specifieke doelgroep. Voorbeeld; wanneer een deelnemer gebruik maakt van IVT subsidie in de Call 2010, mag hij/zij geen gebruik meer maken van IVT subsidie in de Call Een deelnemer die gebruik heeft gemaakt van subsidie in de Call 2009, mag nog wel éénmaal gebruik maken van subsidie in een latere Call. Ik zit op een mbo opleiding en wil graag op stage, kan ik hiervoor in aanmerking komen voor een Leonardo da Vinci beurs? Om in aanmerking te komen voor een Leonardo da Vinci beurs dient te school waarop je zit een projectaanvraag te hebben ingediend en hiervoor subsidie toegekend hebben gekregen. Neem dus contact op met je BPV-begeleider of met de coördinator internationalisering van je ROC/AOC. 4

5 Als je stage gaat lopen in het buitenland mag je dan bijvoorbeeld een week eerder naar dat land toe gaan, of langer blijven? In overleg met je docent/coördinator internationalisering maak je afspraken over de duur van je stage. Dit aantal weken komt in aanmerking voor LdV subsidie. Je mag dus eerder vertrekken en/of langer blijven. Deze periode komt niet in aanmerking voor LdV subsidie. Als ik op reisafstand stage loop van waar ik woon, kan ik dan in het weekend naar huis? Nee, een stage moet ononderbroken worden uitgevoerd. Waar kan ik wel en waar kan ik niet stage lopen met Leonardo da Vinci subsidie? Bij een aantal soorten organisaties is het niet mogelijk om daar stage te lopen met Leonardo da Vinci subsidie, te weten: Europese organisaties (gedefinieerd door de Europese Commissie als social partners at Community level, European employers and trade union federations in specific sectors, as well as bodies and organisations with a European status or scope. organisations which manage Community programmes. Dutch national organisations (e.g. embassies, consulates, cultural institutes, regional and national representations). Teaching placements are not encouraged except where the placements form an integral part of a recognised teacher training programme. 5

6 Criteria voor eligibility van de projectaanvraag Van hoeveel transnationale partners moet er een letter of intent worden toegevoegd bij de projectaanvraag? Moeten dit originelen zijn? Hoewel een letter of intent van transnationale partners geen eligibility criterium is, wordt de kwaliteit van de aanvraag wel aanzienlijk groter als alle letters of intent zijn bijgevoegd. Dit hoeven geen originelen te zijn, mogen ook kopieën zijn. Echter als de aanvraag wordt goedgekeurd, dan dient u alle letters of intent alsnog toe te sturen. Geldt de deadline voor verzending van de aanvraag of voor ontvangst van de aanvraag? De aanvraag moet een stempel hebben met de datum van de deadline. Indien u uw aanvraag vlak voor de deadline opstuurt dan raden wij u aan om de aanvraag aangetekend te versturen. Welke kosten dekt het Leonardo da Vinci programma? De subsidie is bedoeld voor management- en organisatiekosten, voorbereiding, reiskosten, verblijfskosten en kosten voor begeleiders. Bij een eventuele toekenning zal de precieze verdeling van de gelden aan u bekend worden gemaakt. Procedures voor het verzenden van de projectaanvraag Is er een minimum of maximum aantal begunstigden toegestaan per projectaanvraag? Nee, er is geen minimum of maximum aantal deelnemers. Het is echter wel belangrijk om het aantal deelnemers te verantwoorden in de project aanvraag en in de rapportages. Is er een leeftijdsgrens tot aan waar je kunt deelnemen in een Leonardo project? Nee. 6

7 Hoe lang moet een project duren? De duur van het gehele project is maximaal 24 maanden. Hoe lang moet een stage duren? Dit hangt af van de doelgroep, zie hiervoor het Handboek Mobiliteit behorende bij de Call. Hoe lang duurt het voordat aanvragers op de hoogte worden gesteld nadat ze hun aanvraag hebben ingediend? We streven ernaar om voor eind mei de aanvragers te informeren. Kunnen onze organisatie en onze Europese partner beiden subsidie aanvragen bij hun nationale agentschappen? Ja. Iedere projectaanvraag is onafhankelijk, en staat los van de ander. Kwaliteitscriteria Is het noodzakelijk om overeenkomsten te hebben tussen partners? Ja, voordat de projectaanvraag wordt ingediend is het belangrijk om een Letter of Intent op te stellen en door alle partners te laten ondertekenen. In de aanvraag moeten namelijk de taken van alle partners beschreven worden. Moeten projectaanvragen altijd innovatief zijn? Het project moet in ieder geval van toegevoegde waarde zijn voor deelnemers en/of het onderwijs en/of de (onderwijs)organisatie en op hun manier innovatief. Dit is voor iedere organisatie anders. 7

8 Zijn er van inhoudelijke en financiële rapportages, formats in gebruik? Ja, deze vindt u op onze website onder Subsidiemogelijkheden, Transnationale Mobiliteit en de juiste Call. Hoe vaak moet ik rapporteren? Tijdens de duur van het project dient u een interim rapportage en een eindrapportage in te leveren. IVT projecten met een budget tot en met ,00 euro hoeven alleen een eindrapportage in te leveren. Welke regels gelden er indien er zich tijdens een stage een ziekte- of sterftegeval aandient en iemand wil hierdoor eerder huiswaarts keren? Leonardo da Vinci heeft hiervoor een procedure van overmacht. De zendende organisatie kan bij het NA Leonardo da Vinci een schriftelijk verzoek indienen om gebruik te maken van deze procedure. Hoeveel personen begeleiding mag er mee als dit is goedgekeurd voor een mobiliteits aanvraag? De volgende richtlijn wordt gehanteerd: 1 begeleider op een groep van 8 deelnemers. Financiering Hoe wordt subsidie toegekend? Aan projecten met een toegekend bedrag niet hoger dan zal bij het begin van het project 80% worden uitbetaald. Projecten met een toegekend bedrag hoger dan zullen bij het begin van het project 60% krijgen uitbetaald en een eventueel tweede voorschot van 20% na de interimrapportage. De uiteindelijke afrekening zal in beide gevallen plaatsvinden na goedkeuring van de eindrapportage. 8

9 Wanneer en onder welke voorwaarden worden bedragen overgemaakt? Het eerste voorschot van 60% zal worden overgemaakt na de ontvangst van het ondertekende contract. Een eventuele tweede voorschot van 20% (enkel bij projecten groter ) zal worden overgemaakt na ontvangst en akkoord van de interimrapportage. Men dient in deze interimrapportage aan te vinken of een tweede betaling wenselijk is en tevens moet minimaal 70% van het eerste voorschot reeds zijn verbruikt. Hoe gaat de berekening van verblijf kosten: vanaf welk tijdstip reken je? Je rekent vanaf het begin van de reis. Alleen tijd waarin projectactiviteiten worden uitgevoerd gelden. Een dag met overnachting telt als één dag. Een dag zonder overnachting als een halve dag. Deze richtlijnen gelden voor alle actielijnen. (Zie ook het Financieel administratief handboek TOI onder de kostenpost verblijfskosten). Moet er naast de factuur en de betalingsbewijzen ook boardingpasses worden aangeleverd? Wij ontvangen bij voorkeur graag kopieën van de betreffende boardingpassen. Mag het budget voor reis- en verblijfkosten worden samengevoegd? Het toegekende bedrag voor IVT & PLM heeft reeds betrekking op zowel reis- als verblijfkosten. Bij VETPro zijn aparte vergoedingen aan te vragen voor beide kostenposten en zal de uiteindelijke vergoeding van de reiskosten bepaald worden op basis van werkelijk gemaakte kosten. De gemaakte kosten mogen uiteraard wel worden samengevoegd onder verblijfkosten, maar hierdoor zullen de financiële mogelijkheden wel beperkter worden. * Voor alle uitzonderingen raden wij u aan contact op te nemen met een van de adviseurs van Leonardo da Vinci. Alle uitzonderingen moeten worden goed gekeurd. 9