Wegwijzer projectadministratie

Transcriptie

1 Wegwijzer projectadministratie Strategische partnerschappen Call smus+_wegwijzerprojectadministratiestrategischepartnerschappen_folder_a6_maart2017_def.indd :5

2 Waar vind ik de regels over: Brondocumenten: + Grant Agreement Part I Special Conditions and Part II General Conditions Part A and Part B + annexen: Annex I Grant application form; Annex II Estimated budget*; Annex III Financial and contractual rules**; Annex IV Mandates**; Annex I en II*. + Programme Guide. * Per verstuurd aan projectcoördinator. ** Download op 2 smus+_wegwijzerprojectadministratiestrategischepartnerschappen_folder_a6_maart2017_def.indd :5

3 Inhoudsopgave Projectonderdelen + Project management & implementatie 4 + Transnational project meetings 5 + Intellectual Output 6 + Multiplier events 7 + Learning, teaching, training activities 8 + Special needs 10 + Exceptional costs 11 + Checks en audits 12 + Budgetwijzigingen 13 3 smus+_wegwijzerprojectadministratiestrategischepartnerschappen_folder_a6_maart2017_def.indd :5

4 Projectmanagement and implementation (PM) (projectbeheer en implementatie) Berekening + Aantal maanden * aantal partners. Onderbouwing + Bewijs/beschrijving gerealiseerde activiteiten en outputs conform toekenning in rapportages en Project Results Platform. 1 Tools & documenten Annex III Tabel IV.1. (berekeningen maximum); Part. B. Art. II A.(c) (onderbouwing). + Tools: Mobility Tool+. + Ondersteunende documenten (erasmusplus.nl): Mobility Tool+ Strategische partnerschappen KA2- werkwijze en documenten; 2 Presentaties Financiële workshops; C2014-C2015 mbo-ve Webinar Mobility Tool+ KA2-projecten juni Let op: maximaal ,- per jaar, 6.000,- coördinator en 3.000,- per partner (max. negen). TIP: ook te vinden in de MT+ zelf. 4 smus+_wegwijzerprojectadministratiestrategischepartnerschappen_folder_a6_maart2017_def.indd :5

5 Transnational Project Meetings (TPM) (internationale projectbijeenkomsten) Berekening + Vast bedrag reis- en verblijfskosten. 3 Voorwaarden + Reisafstand is minimaal 100 km; + Deelname projectpartners uit minimaal twee verschillende landen; + Bijeenkomst vindt plaats in een land van een projectpartner; + Aantonen formele link tussen deelnemers en partner, zowel voor staf als studenten. Onderbouwing + Rapporteren in Mobility Tool+; + Bewijs van deelname: getekende/afgegeven verklaring van ontvangende organisatie met: Naam deelnemer; Start- en einddatum; Doel van de bijeenkomst. + Bij aangepaste locatie vertrek deelnemer of locatie van bijeenkomst: Vermelden in Mobility Tool+; Bij wijziging distance band, onderbouwen met reisdocumenten. Tools & documenten + Tools: Afstandscalculator (Let op: heen- en terugreis). Annex III Tabel IV.2. (maximale vergoeding); Annex III B.3. (voorwaarden); Annex III Tabel IV.5.a. (berekening); Part B II B.(c) (onderbouwing). 3 Conform de distance band calculator (afstandscalculator): op basis van enkele reisafstand. Maximale vergoeding ,- per jaar. 5 smus+_wegwijzerprojectadministratiestrategischepartnerschappen_folder_a6_maart2017_def.indd :5

6 Intellectual Output (IO) (innovatieve resultaten) Berekening + Vaste dagvergoeding per land en stafcategorie. Voorwaarden + Ontwikkelen IO conform toekenning; 4 + Concrete substantiële resultaten: Daadwerkelijke inzet IO voor breder gebruik; Daadwerkelijke impact van de exploitatie. + Activiteiten mogen niet worden uitgevoerd door derden!; + Alles wat te maken heeft met projectmanagement valt niet onder IO. Rapporteren management- en administratieve uren alléén conform toekenning door het NA. Onderbouwing + Rapporteren in Mobility Tool+; + Urenstaat per persoon en per stafcategorie; 5 + Output moet uiterlijk bij de eindrapportage beschikbaar zijn op het Project Results Platform; + Bewijs werkrelatie (contract of overeenkomst). Documenten Annex III Tabel IV.3. (berekening); Annex III B.4. (voorwaarden); Part B Art. II C.(c) (onderbouwing). + Tools: Annex II (disseminatie & exploitatie, zichtbaar heid projectresultaten). + Websites: Time sheets (format urenregistratie). 4 5 Uitgevoerde werkzaamheden bepalen onder welke stafcategorie iemand valt! Reële rapportage inclusief extra uren t.o.v. het toegekende bedrag. 6 smus+_wegwijzerprojectadministratiestrategischepartnerschappen_folder_a6_maart2017_def.indd :5

7 Multiplier events (ME) (disseminatiebijeenkomsten) Berekening + Aantal deelnemers * 100,- nationaal en 200,- internationaal. 6 Voorwaarden + De vergoeding is bedoeld voor de organisatie van het ME; + Indien de IO s niet zijn ontwikkeld kan mogelijk ook het budget voor het gerelateerde ME niet, of slechts gedeeltelijk, worden toegekend; + Bijeenkomst vindt plaats in een land waar één van de projectpartners gevestigd is; + Een transnationaal ME event is bestemd voor het delen van projectresultaten. Onderbouwing + Rapporteren in Mobility Tool+; + Beschrijving van het evenement in de rapportages; + Getekende deelnemerslijst met de twee categorieën nationaal en internationaal, inclusief: Evenement: naam, datum en plaats; Per deelnemer: naam, adres, handtekening, naam en adres van de organisatie waarvoor de deelnemer werkzaam is. + Gedetailleerde agenda en overige documentatie met betrekking tot het evenement. Tools Annex III Tabel IV.4. (berekening); Annex III B.5. (voorwaarden); Part B Art. II D.(c) (onderbouwing); Annex III B Maximale vergoeding ,- per project. Medewerkers en studenten van de coördinator en projectpartners komen niet in aanmerking! 7 smus+_wegwijzerprojectadministratiestrategischepartnerschappen_folder_a6_maart2017_def.indd :5

8 Learning, teaching and training activities (activiteiten) Berekening + Reiskosten: vast bedrag reiskosten conform afstandscalculator; 8 + Verblijfskosten: aantal dagen/maanden * dag/maandvergoeding van het ontvangende land. Indien noodzakelijk: twee reisdagen toevoegen aan verblijfsduur, deze tellen mee bij de berekening; + Taaltraining: 150,- bij een verblijf van meer dan twee maanden. Voorwaarden + Activiteiten vinden plaats in een land waar één van de projectpartners gevestigd is; + Aantonen formele link tussen deelnemers en de partner, zowel voor staf als studenten; + Activiteiten in eigen land komen voor vergoeding in aanmerking indien: Deelname projectpartners uit minimaal twee verschillende landen; Minimale afstand van 100 km. + Blended mobility vijf dagen tot twee maanden (voor studenten in combinatie met virtuele mobiliteit); + Long term teaching or training assignments twee maanden tot een jaar (staf); + Short term joint staff training vijf dagen tot twee maanden (staf). 8 Reisafstand minimaal 100 km. 8 smus+_wegwijzerprojectadministratiestrategischepartnerschappen_folder_a6_maart2017_def.indd :5

9 vervolg Learning, teaching and training activities (activiteiten) Onderbouwing + Reis- en verblijfskosten: Rapporteren in Mobility Tool+; Bewijs van deelname: getekende/afgegeven verklaring van ontvangende organisatie met: - Naam deelnemer; - Start- en einddatum; - Doel bijeenkomst. Bij wijziging locatie vertrek deelnemer of locatie van bijeenkomst: - Vermelden in Mobility Tool+; - Wijziging distance band onderbouwen met reisdocumenten. + Taaltraining: Rapporteren in Mobility Tool+; Indien de taaltraining door de organisatie zelf wordt gegeven, moet hiervan een getekende verklaring worden afgegeven door de deelnemer, inclusief de gegevens: - Naam deelnemer; - Start- en einddatum; - Format. Cursist ontvangt getekende deelnemersverklaring van cursusaanbieder, inclusief de gegevens: 9 - Naam deelnemer; - Onderwezen taal; - Start- en einddatum training; - Format. Tools Annex III.A. (2 reisdagen); Annex III B.6. (voorwaarden); Part B Art. II E.(c)(onderbouwing). 9 Óf factuur van aankoop leermateriaal inclusief referentie van betreffende taaltraining. 9 smus+_wegwijzerprojectadministratiestrategischepartnerschappen_folder_a6_maart2017_def.indd :5

10 Special needs (specifieke behoeften voor deelnemers met een beperking) Berekening + Op basis van werkelijke kosten. 10 Voorwaarden + Kosten zijn direct gerelateerd aan deelnemers met een beperking en hun begeleiders. Onderbouwing + Rapporteren in Mobility Tool+; + Kopie van de factuur. Documenten Part B. Art. II A. (berekening & onderbouwing); Art. I.3.2.(c) (uitzondering). + Programma Guide: p Vanuit elke andere categorie kan budget overgeheveld worden naar Special Needs. Ook indien hiervoor geen budget is aangevraagd. 10 smus+_wegwijzerprojectadministratiestrategischepartnerschappen_folder_a6_maart2017_def.indd :5

11 Exceptional costs (buitengewone kosten) Berekening + Maximaal 75% van de werkelijke kosten. Maximale vergoeding is ,- per project (zie onderbouwing). Voorwaarden + Goederen (aankoop, huur of lease), alleen voor gebruik tijdens projectduur (hieronder valt geen standaarduitrusting); + Subcontracting (diensten die aantoonbaar niet door een van de partners kan worden uitgevoerd); + Financiële garantstelling, indien gevraagd door het NA. + Afschrijvingskosten (zoals gebruikelijk binnen de organisatie) alleen voor gebruik tijdens projectduur (hanteren internationale norm). Onderbouwing + Rapporteren in Mobility Tool+; + Kopie van de factuur; + Alle onderbouwing van deze kosten standaard toevoegen bij de eindrapportage; + Opname 75% van de kosten in de eindrapportage; + Voor de onderbouwing 100% van de kosten verantwoorden. Documenten Part B. Art. II B. (berekening en onderbouwing); Annex III B.8. (voorwaarden). 11 smus+_wegwijzerprojectadministratiestrategischepartnerschappen_folder_a6_maart2017_def.indd :5

12 Checks en audits (projectcontroles) Werkwijze NA Erasmus+ + Vaststelling subsidie aan de hand van de eindrapportage; + Mogelijke selectie voor één of meerdere projectcontroles: Desk Check; On the spot Check during the action; On the spot Check after the action. 11 Documenten Annex III V. (na financiële tabellen). + Programma Guide: p. 244 (deadline rapportages). 11 Voor alle Checks geldt dat alle onderbouwing en originele documenten van het project kunnen worden gecontroleerd. 12 smus+_wegwijzerprojectadministratiestrategischepartnerschappen_folder_a6_maart2017_def.indd :5

13 Budgetwijzigingen (transfer tussen kostenposten) + Een verschuiving van maximaal 20% van Projectmanagement, Transnational Project Meetings, Intellectual Output, Multiplier Events, LTTA en Exceptional Costs is naar iedere andere categorie mogelijk behalve Projectmanagement en Exceptional Costs; + Maximale verhoging categorie door overheveling budget is 20% (van oorspronkelijk toegekend budget - tot het maximum); + Bij verzoek NA om financiële garantstelling: mogelijkheid overheveling kosten vanuit elke categorie, behalve Special Needs (ook indien hiervoor geen budget is toegekend). + Overheveling budget is niet mogelijk naar een categorie waarvoor geen budget is toegekend, met uitzondering van Special Needs. + Voor budgetwijzigingen die niet voldoen aan de genoemde voorwaarden is het mogelijk om een amendement in te dienen bij het NA (uiterlijk één maand voor afloop van het project). Tools & Documenten Contract: Art. I.3.2; Annex III B.1. (amendement). 13 smus+_wegwijzerprojectadministratiestrategischepartnerschappen_folder_a6_maart2017_def.indd :5

14 Houd in de gaten: + Erasmusplus.nl; Mobility Tool+ updates KA1 en KA2 (overzicht laatste updates); TCA Transnational Cooperation Activities (Europese thematische/contactseminars); Monitoringsbijeenkomsten. + Nieuwsbrief Erasmus+; + Twitter, LinkedIn, Facebook; + Yammergroep. * Leidend is de Engelstalige Programme guide van de Call waarin het project is toegekend. Aan deze brochure zijn geen rechten te ontlenen, Europese documenten en contracten zijn altijd leidend! 14 smus+_wegwijzerprojectadministratiestrategischepartnerschappen_folder_a6_maart2017_def.indd :5

15 maart 2017 Nationaal Agentschap Erasmus+ Onderwijs & Training mbo-ve Disclaimer: dit is een handreiking voor de uitvoering van een Strategisch partnerschap. De Grant Agreement is leidend. Wijzigingen voorbehouden. ErasmusplusNL ErasmusplusNL erasmusplus.nl E: T: smus+_wegwijzerprojectadministratiestrategischepartnerschappen_folder_a6_maart2017_def.indd :5

16 NA Erasmus+ Onderwijs & Training mbo-ve Postbus BP s-hertogenbosch T erasmusplus@cinop.nl Het Nationaal Agentschap Erasmus+ Onderwijs & Training en het Nationaal Agentschap Erasmus+ Jeugd voeren het Europese subsidieprogramma Erasmus+ uit. smus+_wegwijzerprojectadministratiestrategischepartnerschappen_folder_a6_maart2017_def.indd :5