Aandachtspunten EU Subsidies

Transcriptie

1 Bijeenkomst Europese subsidies Actiz & GGZ Nederland Aandachtspunten EU Subsidies An Rommel 15 Juni 2017 EU BELEIDSKADER BEPALEND VOOR DE SUBSIDIEPROGRAMMA S (2) Europa 2020 Slimme, duurzame en inclusieve groei Structuurfondsen EU legt kader vast Regionale ontwikkeling Opzet en beheer decentraal Thematische Fondsen Opzet op EU-nvieau Geen geografische beperking AANDACHTSPUNTEN VAN EU SUBSIDIES Partnerschappen Transnationale samenwerking Investeer in een Europees netwerk Samenwerking tussen publieke sector, private sector, kennisinstellingen en civil society Investeer in een lokaal netwerk Europees Sociaal Fonds EFRO (Interreg) Beheer EU Commissie of Europese agentschappen Beheer nationale agentschappen EU Subsidies = transversaal Kijk met een open blik naar de verschillende subsidielijnen Bereid je goed voor (werkprogramma s, ondersteuners, ) Erasmus+ Erasmus+ Nationale contactpunten Horizon 2020 Creatief Europa Europa voor de burger Specifieke financiering Projectmatig Co-financiering, enveloppefinanciering, AANDACHTSPUNTEN VAN EU SUBSIDIES (2) Output- en Impactgericht Probleemstelling Output Formulering werkpakketten en activiteiten e-coachingspakket om professionals te trainen in het omgaan met challenging behaviour bij personen met een mentale beperking Hoe start ik een Europees project? een digitale matchingplatform om vrijwilligers en zorgvragers te verbinden Duurzaamheid van project verzekeren door aandacht voor impact en verspreiding projectresultaten (disseminatie) 1

2 VIJF FASES BIJ HET INDIENEN VAN EEN EUROPEES PROJECT Fase 1: Interne voorwaarden in de organisatie: investeer in een projectomgeving Fase 2: Permanente screening informatie, voorbereiding en detectie opportuniteiten Fase 3: Projectontwikkeling: hoe een coherent EU-project schrijven? Fase 1 Interne voorwaarden in de organisatie Fase 4: Projectuitvoering Fase 5: Projectafronding Kernvragen BELANG VAN DEZE FASE? Moet mijn organisatie streven naar een Europese samenwerking? (meerwaarde) Zijn de voorwaarden om succesvol te zijn binnen Europese projecten aanwezig in de organisatie? (impact van deelname EU project op je organisatie) VOORWAARDEN OP 5 NIVEAUS Stabiele organisatie Duurzame basisfinanciering, backoffice voor administratie en projectopvolging, tewerkstellingsperspectief projectmedewerkers, Europese samenwerking als strategische keuze voor innovatie EU samenwerking is gedragen binnen de organisatie: de organisatie is lerend, nieuwsgierig, innovatief en dynamisch Investeer in een projectomgeving Een Europa-verantwoordelijke zorgt voor permanente screening en procesmanagement Performante besluitvorming in het interne proces BELANG VAN DEZE FASE? Fase 2 Permanente screening informatie, voorbereiding en detectie opportuniteiten Informatie uit Europa is complex en divers Nood aan systematiek in het screenen van informatie en detecteren van opportuniteiten Verzamelen van de nodige elementen om een EU project aan te vragen: goed projectidee, subsidielijn, potentiële partners, promotor 2

3 HOE BRENG JE SYSTEMATIEK IN DE SCREENING EN DETECTIE? (1) Projectidee Welke thema s / welke projectideeën wil je Europees ontwikkelen? Waarin is je organisatie geïnteresseerd? Eerste brainstorming - Opvolgen EU fondsen en spotten opportuniteiten wordt eenvoudiger - Overleg met een expert in EU-subsidies over de mogelijke subsidiebronnen (Kenniscentrum Sociaal Europa) HOE BRENG JE SYSTEMATIEK IN DE SCREENING EN DETECTIE? (2) Baken je bronnen af - Eerste screening en keuze van relevante programma s (en websites) Subsidielijn - Blijf op de hoogte van de actualiteit (calls, partnersearches, events) via * eigen selectie info-bronnen (niet aangeraden) * EU-service KCSE ( - Wees selectief met infosessies, netwerkevents, project development workshops ( brokerage events ) HOE BRENG JE SYSTEMATIEK IN DE SCREENING EN DETECTIE? (3) Afwachtend of proactief in het zoeken naar partners? Partners - Wachten op partnersearchoproepen van andere organisaties of zelf een projectidee Europa in sturen - Deelnemen aan infosessies, netwerkevents, project development workshops (= brokerage events ) - Europees netwerk en contacten belangrijk om goede en betrouwbare partners te vinden voor jouw projectidee PROMOTOR EN PENHOUDER Te beslissen doorheen je zoektocht: - Wie wordt promotor van je project? - Wie schrijft de projectaanvraag? Promotor STAP NAAR VOLGENDE FASE Door permanente screening, detectie en creatie van opportuniteiten - Heb je een projectidee van een buitenlandse partner gevonden - Heb je een subsidie call (of minstens programma) gespot voor jouw projectidee en een aantal organisaties uit je Europees netwerk zijn bereid om mee te stappen - En het is duidelijk wie de promotor zal zijn en wie de pen vasthoudt om het dossier uit te schrijven Dan kom je in fase 3: projectontwikkeling Fase 3: Projectontwikkeling 3

4 BELANG VAN DEZE FASE OVERLEG MET DE SUBSIDIEGEVER - Alle ontbrekende schakels realiseren - Het project omzetten in een projectaanvraag - die tijdig, volledig en coherent toekomt bij de subsidiegever. Met de Nederlandse contactpunten is overleg mogelijk. Kunnen besproken worden: - Aftoetsing van uw projectidee / partnerschap / alle inhoudelijk aspecten van de aanvraag - Vormelijke aspecten (deadline en timing, vragen bij aanvraagdossier, ) - Budget - Sommige geven (niet bindende) feedback bij de voorlopige projectaanvraag. Maak zeker gebruik van deze mogelijkheid! FINALE BESLISSING OVER PARTNERSCHAP - Welke expertise en type partners heb je nodig om je project uit te voeren? - Rollen in het partnerschap - Ken je partners! INHOUD: ALLES HANGT AAN ELKAAR - Werkpakketten, deliverables of intellectual output, dissemination activities of multiplicator events, time line - Per output is omschreven: Wat de activiteiten zijn om tot deze output te komen Welke partners erbij betrokken zijn bij de activiteit en wat hun taak is Impact en disseminatie van de output Budget BUDGETOPMAAK ALLE INFORMATIE IN HET AANVRAAGFORMULIER - Een duidelijk opgemaakt en realistisch budget - Begrippen en spelregels Maximum- en soms minimumbudget Percentage Cofinanciering hoe gedefinieerd? Eligible costs Lumpsums of enveloppefinanciering Verantwoordingsstukken! Financiële auditing - Goede afspraken met de partners - Alle subsidielijnen werken met een elektronisch formulier (registratie tijdig opstarten, ook voor projectpartners) - Neem alle handleidingen (zowel inhoudelijk als budgettair) minutieus door 4

5 TIMING IS ESSENTIEEL COMMUNICATIE MET JE TOEKOMSTIGE PARTNERS Zet een realistische timing uit. Je moet wellicht immers vele radertjes in beweging zetten. Als je timing niet haalbaar blijkt: schakel een versnelling hoger of aarzel niet om te temporiseren! Bevraag of er een gelijkaardige call te verwachten is. In een ander programma of in hetzelfde programma maar volgend jaar! Hoe zal je in de toekomst communiceren met je partners? Start hiermee reeds in de fase van de projectaanvraag! - Archiveer permanent alle info - Zorg dat iedereen over de juiste (recentste en volledige) info beschikt. - Mail en skype - Een online projectomgeving is aan te bevelen FASE 4 EN 5: PROJECTUITVOERING EN AFRONDING Indien je project werd goedgekeurd: Proficiat voor het gelopen traject! Het werk kan nu beginnen! Hoe kan Kenniscentrum Sociaal Europa jullie ondersteunen? Dienstverlening EU subsidies Kennismakingsgesprek: is mijn organisatie klaar voor EU subsidies? Website (Overzicht van relevante EU fondsen en actualiteitsinformatie) EuropaService: mail alert on time Partnersearch: online template KCSE Website Screeningsgesprek: uw projectidee koppelen aan EU subsidielijnen + bespreking van de volgende stappen Projecten makelen en schakelen dmv actieve deelname aan Europese netwerken CONTACT Kolonel Bourgstraat 122 bus 4, 1140 Brussel Jos Sterckx, directeur m +32 (0) t +32 (0) jos.sterckx@kcse.eu An Rommel, adviseur Europese projecten m +32 (0) t +32 (0) an.rommel@kcse.eu 5