idocta BVBA Roger Vansteenbruggestraat 123 8790 Waregem Tel: 056/614 604 - www@idocta.be idocta helpt bedrijven bij het intelligent beheren van documenten en data. VOORSTELLING OFFICECLOUD -hosted desktop-
2
1. Inleiding De kosten die een onderneming maakt aan IT zijn moeilijk in kaart te brengen. Ook in IT is de grootste kost niet direct zichtbaar. Cloud computing is geen trend meer, maar een snel groeiende realiteit waarbij de sky the limit is. Het laat u toe om uw ICT-structuur optimaal te laten renderen Voor uzelf, maar ook voor uw klanten. TOVER ALTIJD EN OVERAL PRODUCTIVITEIT UIT DE KRAAN Dankzij cloud computing kunnen uw medewerkers altijd en overal aan de slag met de laatste nieuwe software, zonder zware server infrastructuur. U betaalt voor wat u effectief nodig hebt en kan er altijd en overal mee aan de slag. Dit model, ook on-demand software genoemd, laat u toe om productief en efficiënt te zijn waar, wanneer en hoe u maar wilt. De toepassingen zijn alomtegenwoordig, net zoals water uit de kraan. Al wat u nodig hebt, is toegang tot het internet. Publiek of privaat. Hebt u meer functies of gebruikers nodig? Dat geeft geen probleem of tijdverlies. Draai gewoon de kraan wat meer open en u bent vertrokken. 3 PIJLERS VAN OFFICE CLOUD: Schaalbaarheid betekent dat u de computerkracht kunt vergroten of verkleinen naar uw wensen. In plaats van een eigen server met een op voorhand vastgelegde capaciteit, huurt u per maand de capaciteit die u nodig heeft. Efficiëntie, u betaalt enkel voor de capaciteit die u effectief gebruikt. Wat u een enorme besparing zal opleveren. U betaalt dus niet meer voor servers die u misschien maar enkele keren per jaar nodig heeft om die drukke periode op te vangen. On Demand, op elk ogenblik verhoogt of verlaagt u de rekenkracht die u nodig heeft voor uw applicatie of server. 3
2. Infrastructuur DCO2 Oostkamp + DCG Gent De serverinfrastructuur van idocta staat in twee datacenters. Hier heeft idocta zijn redundante serverinfrastructuur staan. In de zoektocht naar een geschikte partner heeft idocta hier hoge SLA s gevraagd: Elektriciteit: Per feed wordt een minimale beschikbaarheid van 99,9% geboden. De beschikbaarheid wordt hier gedefinieerd als de periode dat er elektriciteit wordt geleverd op minimum één van de feeds. Temperatuur: De beschikbaarheid van de juiste temperatuur wordt 100% van de tijd gegarandeerd. De temperatuur dient in alle gevallen binnen de grenzen van 18 C en 26 C te blijven. Luchtvochtigheid: De beschikbaarheid van de juiste luchtvochtigheid wordt 100% van de tijd gegarandeerd. Het minimum dauwpunt is 5 C en het maximum 15 C Onderhoud: Het datacenter is verantwoordelijk voor het gepaste onderhoud van de installaties. Het onderhoud wordt per onderdeel beschreven en vormt een deel van de ISO27001 asset management procedures. Controle en opvolging van het 4
onderhoud worden in kader van geregelde interen/externe audits van het ISO27001 systeem uitgevoerd. Geplande werken: De minimumbeschikbaarheid bij geplande werken is 100%. Toegang: De minimum beschikbaarheid is 100%. De toegang tot het datacenter wordt via een biometrisch access control systeem geregeld. Het datacenter heeft in Londen de Datacenter Dynamics Leadership Award gekregen en mag zich het groenste datacenter van Europa noemen. De prestigieuze award is niet de enige die het dit jaar in de wacht sleepte. In mei kreeg het bedrijf de 'European Code of Conduct Award for new Data Centre'. Het datacenter ondertekende de Europese gedragscode voor datacenters en trof bijzonder maatregelen om het energieverbruik te reduceren. Begin juni was het opnieuw prijs en nam het de 'New Data Center Award' in ontvangst. Het bedrijf kreeg de prijs op de Data Centers in Europe Awards, in de sector even bekend als de Oscars voor de datacenterindustrie. Het bedrijf kreeg ook Vlaamse erkenning met de 'Trends Business Tour Innovation Award'. 5
3. Services 3.1. Virtual desktop Als gebruiker kan je van om het even welke plaats op jouw persoonlijke werkplek inloggen. Op je pc op het werk, thuis op je Apple of vanop elke mobiele device. Overal heb je dezelfde functionaliteiten. INBEGREPEN: Persoonlijk bureaublad: Microsoft Remote Desktop Services. U kan steeds vanaf een website inloggen op uw persoonlijk bureaublad. Dit bureaublad ziet er precies hetzelfde uit als op uw gewone computer. Antivirus & AntispamFilter Print- en Fileserver: Voor het opslaan van bestanden en het printen bij u ter plaatse zorgen de file- en printservers. Per organisatie is een gemeenschappelijke schijf voorzien, en per gebruiker een persoonlijke. De ruimte is op basis van fair-use. De ruimte die u gebruikt wordt niet extra gefactureerd. MySQL Database: Voor specifieke toepassingen die een database vereisen is er een MySQL-cluster beschikbaar. Set-up & creatie van users. (niet inbegrepen: export van huidige configuratie naar datacenter) Microsoft OFFICE STANDARD. 6
3.2. Back-up Redundante hardware: Net zoals de infrastructuur van het datacenter is alle hardware ontdubbeld. Als er een server uitvalt neemt er een andere server over. Dagelijks, wekelijks wordt er een back-up gemaakt op harde schijven. Wekelijks wordt er een backup offsite meegenomen. Op deze manier vangen we de 0,01% van het datacenter op. 3.3. Fair-use De vermelde kosten zijn altijd op basis van 1 user. Wordt er een gebruiker toegevoegd of verwijderd dan zal deze de eerstvolgende maand van de factuur toegevoegd of verwijderd worden. Het datagebruik is op basis van Fair Use. Hierdoor zijn er geen onverwachte kosten. Fair use wordt gehanteerd om eenvoud en helderheid te creëren over kosten. 3.4. Application Services De omgeving is zodanig opgesteld dat we de bedrijfseigen applicaties kunnen installeren. De installatie gebeurt door de leverancier van het softwaresysteem. Wij zorgen dat ze een login en het gewenste platform krijgen om hun software optimaal te installeren en configureren. 7
4. Service garanties 4.1. Partnership Dankzij onze kleinschaligheid zijn we bijzonder flexibel, zowel naar service als naar beschikbaarheid. Onze ingesteldheid is proactief: we pikken nieuwe noden snel op en vertalen die naar innovatieve features. IDocta staat voor betrouwbaarheid, op het vlak van bedrijf, producten en mensen. Vandaar dat wij OfficeCloud-overeenkomsten zien als partnership. We vinden het belangrijk om langetermijnrelaties op te bouwen met onze klanten en dus gaan we steeds eerlijk en integer te werk. 4.2. Architectuur IDocta engageert zich in de eerste plaats om de kans op pannes tot een absoluut minimum te beperken, door een state-of-the art architectuurkeuze te maken. Onze systemen hebben buiten de onderhoudsmomenten een 99,9% uptime door toepassing van redundante onderdelen op alle niveaus. Voor de primaire processen wordt gebruik gemaakt van 24x7 monitoring met automatische signalering richting medewerkers van IDocta. OfficeCloud is zo opgezet dat er altijd voldoende capaciteit beschikbaar is. Het plaatsen van nieuwe systemen/capaciteit kost tijd, vandaar dat we bij meer dan 50% belasting al gaan bijschalen. Tevens wordt periodiek de hardware vernieuwd. 8
4.3. Monitoring 4.4. Helpdesk De Helpdesk van IDocta is het centrale punt waar problemen kunnen worden aangemeld, zolang ze binnen de scope van deze overeenkomst vallen. Support: Op werkdagen van 8:30 uur tot 17:00 uur, behalve op officiële feestdagen. Tel : 056/614 604 E-mail: helpdesk@idocta.be 9
4.5. SLA-level In gelijk wel geval zijn de SLA-bepalingen een ondergrens. We streven naar 100% beschikbaarheid en zo snel mogelijke oplostijden. In complexe omgevingen dekt de SLA de volledig beschikbaarheid van de dienst. De SLA zal als volgt opgesteld worden: Helpdesk bereikbaar: werkdagen 8u30 17u00 Reactietijd kritisch: 4u Hersteltijd kritisch: 4u Reactietijd niet kritisch: 3 werkdagen Hersteltijd niet kritisch: 3 werkdagen 10
5. Projectverloop Na de goedkeuring van de offerte wordt zo snel mogelijk een kick-offmeeting gepland: 1. Kick off meeting Op deze meeting leggen we de planning vast, die bestaat uit onderstaande stappen; 2. Reproductie We zetten uw omgeving op en creëren alle gebruikers. Deze wordt afgesloten met een functionele test 3. Installatie* Op dit moment wordt alle apparatuur bij u ter plaatse geïnstalleerd of gewijzigd. Dit omvat zowel de cliënts als de netwerkapparatuur. 4. Migratie* We spreken een moment af waarop uw bestaande IT-omgeving wordt stopgezet, vooraleer uw huidige gegevens in het nieuwe systeem geïmporteerd worden. 5. Go-live en babysitting* De eerste werkdag op het nieuwe systeem. We zijn dan op locatie aanwezig, om snel in te springen op vragen van gebruikers. Zo kunnen we de eventuele overlast tot een minimum beperken. 6. Evaluatie: Na 1 maand houden we een evaluatievergadering, om eventuele pijnpunten te herkennen en weg te werken. *De installatie ter plaatse, de migratie en babysitten gebeurt in regie volgens de supportovereenkomst. 11
idocta BVBA intelligent beheer van documenten & data Roger Vansteenbruggestraat 123-8790 Waregem TEL 056/614 604 ww.idocta.be